CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

GUÍA DE AUDITORÍA
INSTRUCCIONES DE MANEJO DEL APLICATIVO DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN
ASPECTOS GENERALES DEL APLICATIVO
ÞLa evaluación de la Gestión y resultados está contenida 2 hojas: “Calif Auditores” y “Matriz”.
ÞBásicamente las celdas sombreadas con colores no se pueden modificar y por seguridad están protegidas.
ÞSe deben diligenciar las celdas no sombreadas
ÞVerifique todos los comentarios explicitados en las columnas de encabezados que le orientarán en el trabajo a realizar.
ÞLos resultados finales obtenidos automáticamente son calculados y se presentan en color conforme a los valores de referencia indicados al final de cada
una de las hojas empleadas.
ÞSe presentan gráficos que permiten analizar y visualizar los resultados de la información cargada para efectos de comunicación al sujeto, orientar el
trabajo de auditoría, comunicar las deficiencias o plasmar resultados en el informe que se rinda.
1. HOJA DE CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES
La hoja contiene campos para que hasta 10 auditores expresen su calificación individual por cada uno de los temas exigidos (si el número de auditores es
inferior deje en blanco las celdas).
ÞDiligencie la información de identificación general exigida inicialmente.
ÞIdentifique el nombre de cada uno de los auditores que participan en la Comisión y por ende, de la evaluación.
ÞLa calificación debe expresarse en valores numéricos contenidos entre 0 y 100. Si expresa otros valores o caracteres el mismo arrojará un mensaje de
error de valor que impedirá continuar con el proceso de cargue.
ÞEl aplicativo automáticamente arrojará el promedio total de las calificaciones expresadas por los auditores frente a cada tema evaluado.
CALIFICACIONES
ÞLos totales para los dos primeros componentes (Control de Gestión y Control de Resultados) son calculados automáticamente y no se pueden modificar
porque están protegidos.
ÞEl total del Componente de Control de Legalidad debe incluirse (nótese que no está sombreada esta fila)
ÞEn el Componente de Control Financiero debe escogerse entre los 3 tipos de opinión previstos (Opinión sin Salvedades, Opinión con Salvedades u,
Opinión Negativa o Adversa u Opinión con Abstención). Recuerde que los porcentajes cambiaron en la nueva Guía.
ÞEl Componente de Evaluación SCI depende de los resultados expresados en la matriz de evaluación del SCI (ver Archivo 3.1.2.3 Matriz Evaluación
Control Interno, Hoja Cuestionario, fila 488).
Procedimiento a seguir cuando se eliminen componentes o subcomponentes
Cuando no se evalúe uno más subcomponentes (factores mínimos columna F de la hoja matriz), los demás subcomponentes deben llevarse a base 100.
Por ello se deja la posibilidad de redistribuir los porcentajes señalados de la comuna G para que se redistribuyan los porcentajes.
Ejemplo: Si del primer componente (Control de Gestión no se evalúa el ciclo presupuestal), para los otros tres factores se les debe asignar un peso del
33,33% cada uno en la columna G).
De la misma manera, cuando se decida no evaluar todo un componente, los demás componentes se califican y el total se lleva a base 100.
Ejemplo: Si el total de la calificación no se valúa el componente de control financiero que pesa el 30% del total de la calificación de gestión, debe tomarse la
calificación final ponderada, celda J20 y se procederá con la siguiente operación:
(J20*100/70) = Valor de la calificación que se debe reflejar para efectos del concepto de gestión y/0 fenecimiento de la cuenta.
Recuerde que estas modificaciones deben estar debidamente justificadas en el plan de trabajo y aprobadas en el Comité Técnico.
RESULTADOS

En esta hoja solo permite modificar los porcentajes de las celdas correspondientes a la ponderación por subcomponente (columna G). En ella se presentan
los resultados consolidados para cada uno de los componentes y subcomponentes evaluados con los resultados de la evaluación realizada.
Consolida esos resultados conforme al peso asignado cada subcomponente, así:
ÞControl de Gestión 20%
ÞControl de Resultados 30%
ÞControl de Legalidad 10%
ÞControl Financiero 30% y
ÞEvaluación del SCI 10%
Presenta resultados totales por cada proceso y el total o final consolidado.
Genera automáticamente los resultados del concepto de gestión y/o del fenecimiento de la cuenta, dependiendo de los resultados totales obtenidos.
Por último, presenta dos gráficos de la descomposición de los resultados para los dos primeros componentes, otro para los resultados de los 5
componentes sin ponderar y el resultado total de la evaluación realizada. Estos gráficos permiten visualizar rápidamente los resultados y soportar las
apreciaciones de la CGR plasmadas en los respectivos informes.
Tenga en cuenta lo enunciado previamente sobre el procedimiento a seguir cuando se eliminen componentes o subcomponentes.

3. ASPECTOS PARA MANEJO O EXPORTACIÓN DE RESULTADOS

Teniendo en cuenta que la mayor parte de las celdas están protegidas, si Usted quiere manejar, ajustar o exportar datos, gráficos o resultados totales o
parciales debe hacer lo siguiente:
Copiar toda la hoja de este aplicativo a un libro de Excel nuevo y en éste último ya puede hacer las modificaciones que quiera.
Recuerde que en la nueva hoja de Excel ya no estará formulada por lo que debe tener un cuidado especial al momento de manejar esos datos.
Para cualquier inquietud comuníquese con la Oficina de Planeación de la CGR.
Diseñó: HERNÁN AGUIRRE FERNÁNDEZ, Contraloría Delegada para el Sector Social, Agosto 2011. Ajustó: JOSÉ MIGUEL ZAMBRANO, MARÍA JUDITH REYES GOMEZ, JAIME RODRÍGUEZ TIBOCHA Y AGOBARDO CAGUA
 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CGR ACTUALIZADA AL CONTEXTO SICA
CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
Contraloría Delegada
CD ENTE O ASUNTO A AUDITAR XXXX
o Gerencia Departamental Colegiada:
Período Terminado en: Preparado por: COMISIÓN DE AUDITORÍA
Fecha: Supervisor: XXX
CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y
PROMEDIO
RESULTADOS Responsable
Auditor 1
Auditoría

CONTROL DE GESTIÓN

Procesos Administrativos

Indicadores

Gestión Presupuestal y Contractual

Prestación del Bien o Servicio

CONTROL DE RESULTADOS

Objetivos misionales

Cumplimiento e impacto de Políticas Públicas,

Planes Programas y Proyectos

CONTROL DE LEGALIDAD

CONTROL FINANCIERO

EVALUACIÓN DE LA CALIDAD Y EFICIENCIA

DEL CONTROL INTERNO
Nota: La calificación que de cada auditor debe estar soportada y sustentada en Papeles de Trabajo; además ser validada por el Responsable de Auditoría.
Diseñó: HERNÁN AGUIRRE FERNÁNDEZ, Ajustó: JOSÉ MIGUEL ZAMBRANO, MARÍA JUDITH REYES GOMEZ, JAIME RODRÍGUEZ TIBOCHA Y AGOBARDO CAGUA
 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CGR ACTUALIZADA AL CONTEXTO SICA

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS

CD
XXXX
Ponderación Calificación Consolidación Ponderación
Factores
COMPONENTE PRINCIPIOS OBJETIVO DE EVALUACIÓN Variables a Evaluar Subcomponente Equipo de la Calificación
Mínimos
% Auditor Calificación Componente %

Dirección, planeación,
Procesos organización, control
Administrativos (seguimiento y
15%
monitoreo) y ejecución.

Formulación;
Oportunidad;
Confiabilidad de la
información o datos de
Indicadores las variables que los 25%
conforman; Calidad;
Utilidad; Relevancia y;
Pertinencia de los
resultados.

Manejo de recursos
Gestión
públicos (planeación,
Presupuestal y
Contractual
asignación, ejecución y 35%
Determinar la eficiencia y la evaluación) y Adquisición
eficacia mediante la evaluación de Bienes y Servicios
de sus procesos
administrativos, la utilización de
Control de Eficiencia, Eficacia indicadores de rentabilidad
Gestión 20% pública y desempeño y la
identificación de la distribución
del excedente que éstas
producen, así como de los
beneficiarios de su actividad.

Capacidad para atender

la demanda de los bienes
o servicios ofrecidos;
para satisfacer
Prestación del adecuadamente a los
Bien o Servicio beneficiarios y usuarios,
25%
en condiciones de
E cantidad, calidad, ,
V oportunidad, costo,
A cobertura y beneficios
L
U
A
C
I
Ó
N

D CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN 100%

E

G Grado de cumplimiento
en términos de Cantidad,
E
Objetivos Calidad, Oportunidad y
S misionales Coherencia con el Plan 50%
T Nacional de Desarrollo
I y/o Planes del Sector.
Ó
N Eficacia,
Establecer en qué medida los
Efectividad,
Y Control de sujetos de la vigilancia logran y Grado de avance y
Economia,
cumplen los planes, programas cumplimiento de las
Resultados Eficiencia,
y proyectos adoptados por la
R Valoración de metas establecidas en
30% administración en un período Cumplimiento e términos Cantidad,
E Costos Ambientales
determinado. impacto de Calidad, Oportunidad,
S y Equidad
Políticas resultados y satisfacción
U Públicas, Planes de la población
50%
L Programas y beneficiaria y coherencia
T Proyectos con los objetivos
A misionales.
D Efectividad del Plan de
O Mejoramiento
S
CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE RESULTADOS 100%

Cumplimiento
Control de Establecer aplicación normativa
de normatividad
en las operaciones financieras, Normas externas e
Legalidad Eficacia
administrativas, económicas y
aplicable al ente
internas aplicables 100%
10% o asunto
de otra índole.
auditado

CALIFICACIÓN COMPONENTE LEGALIDAD 100%

Establecer si los Estados

Financieros reflejan
razonablemente el resultado de
sus operaciones y sus cambios
en su situación financiera
Control Razonabilidad o
Establecer si el ente objeto de
Financiero Economía, Eficacia
control fiscal realizó un uso
Evaluación Opinión o Concepto 100%
30% Financiera
eficiente y racional de los
recursos asignados y
ejecutados en una política, plan,
programa, proyecto y/o
proceso.
 CALIFICACIÓN COMPONENTE FINANCIERO 100%

Obtener suficiente comprensión

Evaluación del sistema de control interno o
Calidad y
del Control Eficacia, Eficiencia de los mecanismos de control
Confianza
Concepto 100%
Interno 10% según la metodología descrita
en esta Guía.

CALIFICACIÓN COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO 100%

CALIFICACIÓN FINAL DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS PONDERADA

Nota: Cuando no se evalúe uno más subcomponentes (factores mínimos columna F de la hoja matriz), los demás subcomponentes deben llevarse a base 100. Por ello se deja la posibilidad de
redistribuir los porcentajes señalados de la comuna G para que se redistribuyan los porcentajes.
Ejemplo: Si del primer componente (Control de Gestión no se evalúa el ciclo presupuestal), para los otros tres factores se les debe asignar un peso del 33,33% cada uno en la columna G).
De la misma manera, cuando se decida no evaluar todo un componente, los demás componentes se califican y el total se lleva a base 100.
Ejemplo: Si el total de la calificación no se valúa el componente de control financiero que pesa el 30% del total de la calificación de gestión, debe tomarse la calificación final ponderada, celda J20 y
se procederá con la siguiente operación:
(J20*100/70) = Valor de la calificación que se debe reflejar para efectos del concepto de gestión y/0 fenecimiento de la cuenta.
Recuerde que estas modificaciones deben estar debidamente justificadas en el plan de trabajo y aprobadas en el Comité Técnico.

MAYOR A 80 PUNTOS
CONCEPTO DE GESTIÓN
MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS

MAYOR A 80 PUNTOS
FENECIMIENTO DE LA CUENTA
MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS
XXXX

ÍTEMS EVALUADOS EN CONTROL DE GESTIÓN (SIN PONDERAR) ÍTEMS EVALUADOS EN CONTROL DE RESULTADOS (SIN PONDERAR)
12.0 12.0

10.0 10.0

8.0 8.0

6.0 6.0

4.0 4.0

2.0 2.0

0.0 0.0
Procesos Indicadores Gestión Presupuestal Prestación del Bien o Objetivos misionales Cumplimiento e impacto de
Administrativos y Contractual Servicio Políticas Públicas, Planes
Programas y Proyectos

CALIFICACIÓN DE GESTIÓN SIN PONDERAR

12.00 CALIFICACIÓN FINAL DE GESTIÓN PONDERADA

10.000
10.00

9.000
8.00
8.000

6.00
7.000

4.00 6.000

2.00 5.000

4.000
0.00
Control de Resultados 30%
Control de Gestión 20%

Control de Legalidad 10%

Control Financiero 30%

Evaluación del Control Interno 10%

3.000

2.000

1.000

0.000

Diseñó: HERNÁN AGUIRRE FERNÁNDEZ. Ajustó: José Miguel Zambrano, María Judith Reyes, Jaime Rodríguez Tibocha y Agobardo Cagua c.