OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DEL MANTENIMIENTO

El objetivo general de los sistemas de información para la gestión del mantenimiento es

proporcionar el medio de análisis para la optimización de la gestión y ayuda a la toma de decisiones
estratégicas, tácticas y operativas. Como objetivos particulares podríamos destacar tres básicos más
otros tres de soporte sobre los principios de los anteriores:

 Ayudar a la programación de las tareas de mantenimiento y a planificar el

aprovisionamiento de los recursos necesarios para el mantenimiento, donde se incluye la
mano de obra, los repuestos, las herramientas, los útiles y, en ocasiones, terceras empresas.
 Facilitar la mejor utilización posible de los recursos, gestionando su configuración y estado
en todo momento, generando proactivamente avisos para la correcta gestión de los
mismos.
 Optimizar y priorizar en base a históricos y a riesgos las actividades del mantenimiento,
buscando la eficacia y eficiencia en su aplicación.

Los objetivos complementarios están enfocados en el manejo y presentación de información

integrada de diferentes fuentes, dentro y fuera del propio ámbito del mantenimiento:

 Producir informes sobre el estado del sistema general de mantenimiento atendiendo a un

conjunto de indicadores, que permitan el control del mantenimiento en los diferentes
niveles de actividad.
 Manejar y generar conocimiento experto dentro de la organización soportado por
herramientas inteligentes de automatización y diagnóstico.
 Compatibilidad e integración con los restantes subsistemas de información de la compañía,
tanto a nivel de protocolos como a nivel de variables de proceso.

Por lo tanto, la correcta implantación de los sistemas de información en el mantenimiento es

necesaria por muchos motivos que condicionan la competitividad de las empresas:

 Para implantar el ciclo de gestión de mantenimiento en la empresa,

 Para la gestión de activos y logística,
 Como soporte para la gestión de contratos, o
 Para optimizar el uso de los recursos,
 Como instrumento indispensable para la correcta clasificación de los costes en el área de
mantenimiento,
 Para el desarrollo de programas de mejora de la fiabilidad operacional;
 Para realizar análisis tipo coste del ciclo de vida (inversión inicial y renovación)

Esto nos da idea de la importancia en el estudio profundo de estos sistemas.

En resumen, gracias a las facilidades y potencial desarrollo que aporta la aplicación de las
comunicaciones y sistemas de información al mantenimiento, podemos hablar de "e-
mantenimiento" (e-maintenance) como indica el ltelligent Maintenance Center "la capacidad de
vigilar los activos de planta, vincular los sistemas de operaciones de producción y mantenimiento,
reunir la retroalimentación del cliente desde sitios remotos, e integrarlo con el nivel superior de las
aplicaciones empresariales". Es decir, tomar decisiones inteligentes de distintos orígenes y tipos.
CONJUNTO DE SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO

Ante todo lo anterior, la gestión del mantenimiento tiene requerimientos necesaria, una visión
unificada extremo-a-extremo que debe ser proporcionada por un sistema de gestión integrado,
puesto que el estado que hacen y rendimiento apropiado de los recursos no tiene sentido si no se
traduce en calidad de los procesos.

La implementación de los sistemas debe realizarse de acuerdo a la organización los procesos, desde
una clara orientación hacia la obtención de los objetivos del departamento. En el desarrollo del
mismo, conviene fijar el ámbito de aplicación con y el coste disponible, valoraciones objetivas, los
requisitos mínimos frente al tiempo de ejecución y realizarse bajo los principios de:

 Flexibilidad, como para permitir asumir cambios en la organización y procesos, sin que
afecte a la totalidad del sistema.
 Modularidad, para facilitar su mantenimiento y mejora.
 Escalabilidad, en operatividad y coste, con el objetivo de adaptarlo a los requerimientos de
cada momento aprovechando las “quick-wins” y desarrollo estable ante crecimientos.
 Practicidad, favorecer su comprensión y evitar la complejidad, eliminando tareas
redundantes y carga administrativa.
 Estandarización para la integrabilidad, con los restantes sistemas de información de la
compañía, se recomienda sea diseñado con filosofía de sistema abierto, para no
comprometer eventuales cambios de equipo.
 Confidencialidad y disponibilidad, de uso y acceso del sistema y la información según
usuarios del mismo (seguridad).

Entonces, de acuerdo a los objetivos principales y complementarios de los sistemas de soporte para
el mantenimiento, y en base a los principales autores de mantenimiento como Campbell y Jardine
(2001) o Pintelon y Gelders (1992), dentro de los también llamados (MMIS “Maintenance
Management Information System” se deben considerar al menos los siguientes módulos o
componentes:

Figura 1: conjunto de Sistemas de Soporte para la Gestión del Mantenimiento.

SISTEMAS DE ÓRDENES DE TRABAJO (GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y RECURSOS)

En respuesta al primer objetivo principal, el Sistema de Órdenes de Trabajo o Gestión de Actividades

y Recursos tiene como misión la de gestionar, planificar y documentar las actividades categorizadas,
y relacionadas con los recursos humanos y elementos de la infraestructura.

Las actividades de mayor interacción con el usuario son las compuestas por la cadena de valor de
los procesos operativos, estas deben ser automatizadas por sistemas de work-flow para
proporcionar los mayores niveles de disponibilidad, fiabilidad, flexibilidad y velocidad desde el
punto de vista técnico y económico. Este módulo es la integración entre la tecnología y las variables
sociales: tareas, recursos, personal y organización. Se gestionan las órdenes de trabajo según costes,
equipos, tipo de actividad, por riesgos o criticidades, planificaciones, repeticiones, recursos
humanos, etc. Entonces, deben existir normativas y procedimientos que los regulen y sobre los que
se basará dicho sistema. Es en este sistema donde se deben reflejar las prioridades de las
actuaciones. Además será el encargado de la gestión de los recursos humanos y la logística de
repuestos del mantenimiento. De igual forma, debe permitir el control de las empresas
colaboradores.

Este sistema se caracteriza por reflejar las criticidades de los elementos y relaciones, además de
englobar la gestión del conocimiento de históricos ante problemas (Síntomas-Causa-Solución) y de
aprendizaje.

SISTEMA DE SUPERVISIÓN O MONITORIZACIÓN

Cumpliendo con el segundo objetivo principal, el Sistema de Supervisión o Monitorización on-line

es la clave de la proactividad en el mantenimiento, proporcionando información sobre el estado de
los elementos en tiempo real, facilitando la toma de decisiones y la gestión de los recursos, en todos
los aspectos del mantenimiento:

 Por anticiparse en la detección temprana del correctivo, minimizando el impacto o la

desinformación de un fallo.
 Por optimizar el preventivo reduciendo cargas innecesarias.
 Por soportar con datos objetivos el predictivo en base a condición.

El principal objetivo de este sistema es asegurar la máxima disponibilidad con capacidad de

respuesta rápida y eficaz ante situaciones de fallo, previniendo posibles problemas antes de su
aparición.

SISTEMAS DE FIABILIDAD DE EQUIPOS

Cumpliendo con el tercer objetivo principal y en base a los análisis de fiabilidad según RCM, se han
de considerar los fallos y sus efectos (UNE 20812, 1995). Para ello deben analizarse los históricos y
frecuencias de los fallos relacionándose con sus consecuencias, y en función de los cuales
determinar los riesgos, según coste-beneficio. Para realizar en profundidad dicho análisis es
necesario auxiliarse de técnicas cuantitativas y simulaciones.

Como beneficio de este sistema se mejora la organización de las actividades, afinándolas para cada
contexto operacional. Es decir buscando un plan de mantenimiento eficiente para cada equipo
según un nivel de riesgo, centrándose en los equipos críticos que son aquellos equipos con mayor
impacto en la organización, impacto en gestión, económico, funcional, calidad, en medioambiente
o en seguridad, o en la mejora continua.

SISTEMA DE INVENTARIO (NÚCLEO DEL CONJUNTO DE SISTEMAS)

Como núcleo y apoyo de los sistemas anteriores, es necesaria una base de datos relacional como
una fuente de información única y fiable para todo el mantenimiento que permita una correcta
gestión de la configuración de los equipos, es decir, la evolución histórica de los mismo registrando
los cambios. Su fin es el de garantizar el rigor informativo y organizativo, inventariando los
elementos de forma jerarquizada y categorizada, sus configuraciones y eventos relacionados para
su trazabilidad.

En determinados sectores donde la ubicación física de los equipos pueda ser representativa, sería
aconsejable incluir un Geographic Information System (GIS), donde se facilite el conocimiento de la
infraestructura de una forma más intuitiva, relacionada con la ubicación física de los elementos, sus
interacciones, entorno y clientes.

SISTEMA DE INFORMES (CUADRO DE MANDO INTEGRADO)

Dentro de los objetivos complementarios, el sistema Cuadro de Mando e Informes Integrado,

Operativo y Ejecutivo, se basa en información distribuida en el resto de sistemas y de otros sistemas
de la emp0resa para mostrar la contribución o los resultados del departamento a la organización.
El cuadro de mando es una pieza muy importante en la evaluación y control de cumplimiento de los
objetivos del mantenimiento. Persigue la alineación del mismo con la estrategia de la empresa;
trasladándola a un conjunto determinado y jerarquizado de indicadores, relacionando todas las
actividades, procesos, sistemas y recursos (UNE 66174, 2003) (UNE 66175, 2003)

Los informes deben ser estandarizados para facilitar el seguimiento de los indicadores y buscando
la mejora continua, tomando especial cuidado con la calidad, cantidad y frecuencia de la
información presentada, puesto que existe un elevado número de situaciones en las que no se ha
conseguido alcanzar los objetivos.

SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y DOCUMENTAL

Como cumplimiento de los objetivos complementarios, dada la variedad de conocimiento que

constantemente se está generando en el mantenimiento, lo ideal es disponer de un Sistema de
Gestión del Conocimiento y documental propio o incluido dentro de la empresa. El conocimiento es
una de los activos claves para la mejora del mantenimiento y su administración facilita la adaptación
a los cambios en el entorno y su difusión de forma dirigida, ordenada, estandarizada y eficaz.

Para que sea eficiente la información debe estar bien organizada en un “árbol de conocimiento”
temático, depurado con calidad y de rápido acceso, relacionando la información de distintas fuentes
y departamentos.

SISTEMAS DE SOPORTE Y EXPERTOS

Como sistemas complementarios, profundizando automatización y soporte en inteligencia artificial,

los Sistemas Expertos y de Soporte para la toma de decisiones en los tres niveles (estratégicos,
tácticos y operativos), sirven de apoyo para el modelado, simulación y automatización de tareas
emulando el razonamiento humano en la decisión de un experto en la toma de decisiones. Debido
a las grandes evoluciones de las TIC’s, cada vez es más difícil marcar la frontera entre sistemas
operativos y expertos. Están basados en modelos científicos según unos criterios marcados,
proporcionando los resultados de los cálculos realizados para que el usuario sea quien tome la
decisión en el caso de los Sistemas de Soporte o bien, aplicando una serie de reglas a un conjunto
de circunstancias para escoger la mejor decisión, con el fin de automatizarlas para intentar reducir
tiempos en el caso de sistemas expertos. Considerando dentro de los objetivos complementarios,
es crucial tener en cuenta la integración entre los propios sistemas de mantenimiento y con el resto
de sistemas de la empresa, más que considerarse un sistema propio se podría considerar un módulo
de adaptación o interconexión entre las distintas fuentes de información existentes en la empresa
facilitando la trasparencia y transferencia de conocimiento.

Desde el punto de vista del mantenimiento, la interconexión del Sistema de Gestión del
Mantenimiento se debe realizar al menos con los siguientes sistemas del resto de la organización:
Sistemas Económico, Sistema de Gestión de Recursos Humanos, Logística, Sistema CRM (Customer
Relantionship Management), Sistema de Gestión de Documental, Sistema de Gestión del
Conocimiento.

Luego, debemos usar estándares para normalizar las comunicaciones y la información entre los
diferentes niveles de la empresa y los equipos, mediante definiciones uniformes con independencia
del fabricante. A continuación acorde a esta estructuración de sistemas integrados definiremos los
principales estándares de interoperabilidad de referencia para el mantenimiento.