Capitulo 5. Gestion PDF

Funcionalidades del sistema de información
Programar el plan de mantenimiento

Programar el mantenimiento
Sistemas de Información en Mantenimiento

Programación del mantenimiento
David Alfredo Fuentes Dı́az
Escuela de Ingenierı́a Mecánica

Especialización en Gerencia de Mantenimiento
April 3, 2013
1 Funcionalidades del sistema de información

Módulo de Recurso Humano.
Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de mercadeo o Marketing
Módulo de Contabilidad y Finanzas
Módulo de Producción
Módulo de Inventarios
Módulo de Mantenimiento
2 Programar el plan de mantenimiento
¿Qué trabajos deben ser Planificados?
Seguridad
Información
3 Programar el mantenimiento
Prioridad
Disponibilidad de materiales
Disponibilidad de Recursos/Tiempo Estimado
Disponibilidad del Equipo
Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Funcionalidades del sistema de información Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
La división de las áreas funcionales de una empresa:

Recurso humano
Contabilidad y finanzas
Comercialización, Marketing y ventas
Producción e ingenierı́a
Almacén y compras
David Fuentes Dı́az Sistemas de Información en Mantenimiento

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Funcionalidades del sistema de información Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Áreas funcionales y División jerárquica.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Recurso Humano Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
El módulo de Recurso Humano, debe respaldar las siguientes actividades:

1 Planeación y selección de personal, con el objetivo de satisfacer las
necesidades de la empresa.
2 Evaluación y desarrollo de talentos de los empleados, para conseguir
su máximo potencial.
3 El control de pagos y ejecución de nómina.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Recurso Humano Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de recurso humado

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Ventas Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Hace parte del paquete comercial
Esta área se encarga de

la relación con los clientes,
la venta de los productos del ejercicio de la actividad de la empresa,
toma pedidos y de llevar un registro de las ventas.
la forma de pago, la cantidad de producto,
las especificaciones según el cliente,
verificar la viabilidad de aceptar un pedido.
Ejercer control de los detalles de entrega

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Ventas Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de ventas

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Compras Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento

la relación con los proveedores,
tiempos de entrega de los productos,
la compra de suministros de acuerdo a la información entregada por
inventarios en relación a
materia prima,
repuestos,
insumos,
la calidad de los insumos comprados,
etc.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Compras Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de compras

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de mercadeo o Marketing Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento

identificar los clientes para los productos,
planear y desarrollar nuevos productos,
hacer estudios de mercadeo,
anunciar y promover estos productos.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de mercadeo o Marketing Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de mercadeo

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Contabilidad y Finanzas Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
La contabilidad está contemplada como la principal herramienta de gestión

de una organización, además de ser una obligación fiscal. Dependiendo del
tamaño de la organización, esta gestión puede ser más o menos
complicada.

dar cuenta del flujo de fondos de la organización,
realizar la gestión del libro mayor contable,
generar reportes como hojas de balance, listados de cuentas, etc..
Lleva el control de los activos fijos de la empresa, maquinaria,
propiedades, entre otros.
Gestiona cobros y pagos, la ejecución del pago de nómina,
Generar reportes para el nivel estratégico de la empresa.
Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
El sistema de información de contabilidad debe estar ı́ntimamente

relacionado con la totalidad de los sistemas de información de la empresa
ya que de éstos, depende el volumen de información que éste necesita para
realizar sus actividades.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de contabilidad y finanzas

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Producción Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento

Manejar de los bienes y servicios de la misma;
la programación de equipos, materiales, y mano de obra para obtener
el producto terminado.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de producción

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Se debe proveer a mantenimiento los formularios para programación de

máquinas, ası́ como recibir reportes por parte del módulo de
mantenimiento de las máquinas que están siendo intervenidas para su
programación.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Inventarios Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Normalmente los sistemas de gestión de inventarios son tenidos en cuenta

en los sistemas de producción, es conveniente desarrollarlo en un módulo
aparte que permita poder tener un mejor control sobre el inventario y que
se pueda desempeñar para una área especifica que requiere de gran ayuda
para la ejecución de sus actividades.

controlar y gestionar de existencias en almacén, ya sea de materias
primas o repuestos de máquinas,
recepcionar las materias primas o componentes.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Este sistema tiene una fuerte relación con

compras
producción.
sistema de financiero
Debe disponer de enlaces con los módulos de mantenimiento, producción y

compras, para apoyar las actividades que en esos módulos dependen de
inventarios.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de inventarios

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo de Mantenimiento Módulo
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento

Planear las actividades para evitar paradas inesperadas por fallos,
ası́ como también el optimizar el tiempo y los recursos necesarios que
se empleen en esta actividad.
Objetivo del CMMS

Vincular directamente el área de mantenimiento en el flujo de información
que tiene la empresa, para disponer de forma inmediata de la información
que por parte de mantenimiento se maneja.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Debe dar apoyo a

programación de mantenimientos preventivos,
historial de los trabajos realizados a los equipos,
codificación de equipos,
emisión de órdenes de trabajo,
programas de lubricación, inspección,
etc.

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Actividades soportadas por el módulo de mantenimiento

Módulo de Ventas
Módulo de Compras
Módulo
de
de
Inventarios
Mantenimiento
Figure: Flujo de información entre el mantenimiento y otras áreas.

Programar el plan de mantenimiento ¿Qué trabajos deben ser Planificados?

Sı́ntomas comunes que hacen perder tiempo antes, durante y después de
efectuar un Mantenimiento. Algunas de las causas más comunes son:
1 Múltiples viajes al Almacén de Repuestos en busca de materiales.
2 Múltiples viajes al Taller de Mantenimiento en busca de herramientas
para efectuar el trabajo.

3 Comunicaciones incompletas que hacen que no se sepa exactamente
el trabajo a realizar.
4 Pobre coordinación de los Planificadores/Ingenieros responsables.
5 Falta de documentación técnica.
6 Pérdidas de tiempo en espera del trabajo asignado.
7 Materiales que se necesitan y no están disponibles en Almacén de
Repuestos.
8 Incompleta descripción de trabajo realizado.

Por término medio, se acepta una pérdida de dos horas entre todas las
causas anteriores. Esto es sin lugar a dudas una pérdida de la
productividad del equipo y un costo extra.

¿Qué es lo que hay que hacer y cómo lo tenemos que hacer?.
Se debe conocer: cómo, dónde y cuándo se deber realizar el trabajo.

Mantenimiento de Emergencia
Todos aquellos trabajos de Mantenimiento de Emergencia (Fallos
fundamentalmente), y Mantenimientos Crı́ticos, es decir, todos aquellos
trabajos que se tengan que realizar en las próximas 24 horas, no se
pueden planificar.
Mantenimiento basados en un Calendario

Los trabajos de Mantenimiento basados en un Calendario,
aquellos que surjan de las inspecciones de rutina,
solicitudes de mantenimiento
Se pueden planificar todos los Mantenimientos que incluyan Predictivo,
Preventivo y Correctivo.

Planificar un trabajo consiste en

un detallado análisis del trabajo que hay que realizar,
del sitio donde se va a realizar,
descripción de cómo tiene que realizarse el trabajo,
qué actividades se van a desarrollar,
quién o quiénes tienen que hacerlo,
en qué orden,
materiales que se requieren,
y finalmente en qué equipo hay que hacer el trabajo.

Se debe tener claro los siguientes aspectos de cada trabajo sobre:

Seguridad.
Información.
Material.
Personal.
Herramientas.
Cuando.
Dónde.

Seguridad
Qué precauciones se deben tener al efectuar el trabajo. Por ejemplo si el

trabajo va a realizarse en :
Superficies deslizantes.
Ambientes calientes o frı́os.
Espacios cerrados o confinados.
Qué permisos y requerimientos adicionales son necesarios:
Desconexión de equipos eléctricos.
Desconexión fı́sica de lı́neas.
Bloqueo de válvulas.
Ventilaciones Forzadas.
Protección contra fuego.

Información
Esquemas de información necesarios:

Equipos
Materiales
Personas
Herramientas
Cuándo Por ejemplo:
Hacerlo en Marcha.
Hacerlo en Parado.
Aprovechar paradas (Oportunidades)
Paradas Planificadas.
Dónde

Prioridad
Programar el Mantenimiento significa determinar cuándo un trabajo debe

ser ejecutado en relación al tiempo, de ésta forma se proveerá de un Plan
secuencial que permitirá ejecutar un número determinado de trabajos
durante el mismo periodo de tiempo, además de proveer de la información
necesaria para empezar un nuevo trabajo cuando otro es completado.

Prioridad
Figure: Formación de la lista de tareas o backlog

Prioridad
Para manejar el histórico de tareas pendientes o Backlog, se deben tener

en cuenta los siguientes parámetros,
Prioridad.
Fecha en que debe realizarse.
Ubicación Funcional.
Disponibilidad de Materiales.
Disponibilidad de recursos.
Tiempo previsto para realizar el Trabajo.
Disponibilidad del Equipo.

Prioridad
Prioridad
Todos los trabajos deben ser ejecutados en algún tipo de orden, se requiere
establecer parámetros de prioridad.
Seguridad Calidad Producción
Emergencia Peligro personal o Producto Fuera del lı́mite de especifi- Parada de Producción
Medio Ambiente cación
Urgente Potencial Daño a Producto con alta Variabilidad pero Impacta en la Planificación de Pro-
Equipos no fuera Lı́mites ducción
Rutina Reparaciones nor- El Producto puede verse alterado No impacta en producción
males
Table: Matriz de prioridades

Prioridad
Prioridad
La reacción ante cada una de estas prioridades es la que se detalla a

continuación:
Emergencia La programación se interrumpe, el trabajo empieza
inmediatamente.
Urgente El trabajo debe ser planificado y programado entre las 24 y
72 próximas horas.
Rutina El trabajo es planificado y programado usando el proceso
normal.
Parada El trabajo debe ser realizado durante las paradas de
producción programadas.

Prioridad
Prioridad
Un Backlog con poco contenido indica generalmente que no se está

planificando bien las actividades de Mantenimiento, por el contrario, si
tiene demasiado, puede indicar un alto grado de tareas realizadas como
resultado de Emergencias, con lo que el resultado es el mismo, poca
planificación de mantenimiento.
Algunas de las medidas que indican que el contenido de un Backlog es el

adecuado son:
Cero fallos.
Cero paradas de producción no programadas.
Todo el trabajo Programado está Planificado.

Prioridad
El Planificador de Mantenimiento debe asegurarse que los repuestos

necesarios para efectuar un trabajo estarán disponible en la fecha
requerida. No se debe programar una Orden de Trabajo sin tener la
seguridad de que los materiales necesarios para realizarlo están en la
Planta. El sistema debe ser capaz de informar al Planificador de cuando
podrá tener los materiales a su disposición.

Prioridad
Debe asegurarse de que los recursos humanos planificados para el trabajo

también están disponibles cuando sea necesario. Debe también estimar el
tiempo de ejecución.
Se podrá estimar un Coste por cada trabajo que deba realizarse. No se ha

de olvidar en ningún momento que el objetivo básico es la reducción de
Costes de Mantenimiento.

Prioridad
¿Los trabajos han de realizarse con el Equipo en Marcha o Parado.?
Oportunidades de Mantenimiento. Este concepto aplica cuando los

equipos o instalaciones paran por causas que le son ajenas, que fallen otros
equipos por ejemplo, y tenga que parar el proceso de producción completo.

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David Alfredo Fuentes Dı́az

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La división de las áreas funcionales de una empresa:

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Figure: Actividades soportadas por el módulo de ventas

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Figure: Actividades soportadas por el módulo de compras

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Hace parte del paquete comercial

Esta área se encarga de

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Figure: Actividades soportadas por el módulo de mercadeo

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La contabilidad está contemplada como la principal herramienta de gestión

Esta área se encarga de

El sistema de información de contabilidad debe estar ı́ntimamente

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Se debe proveer a mantenimiento los formularios para programación de

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Normalmente los sistemas de gestión de inventarios son tenidos en cuenta

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Debe disponer de enlaces con los módulos de mantenimiento, producción y

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Objetivo del CMMS

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Debe dar apoyo a

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Figure: Actividades soportadas por el módulo de mantenimiento

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para efectuar el trabajo.

5 Falta de documentación técnica.

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