Auditoria de Sistemas

Unidad 1 Fase 1 Inicial

Presentado a:
Francisco Nicolás Solarte
Tutor

Entregado por:

José Yecid Verjan Código: 80809021

Ereyde Paladinez Chávez
Johan Sebastián Florez Código: 1121918510
Juan Camilo Tobón Código:
Luis Gabriel Jiménez

Grupo N°: 90168_30

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Escuela de Ciencias Básicas Tecnología e Ingeniería
Febrero de 2018
Florencia Caquetá
 Introducción

La auditoría de sistemas consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar

si se mantiene la integridad de los datos, además de que toda la información de una compañía se
guarda en los ordenadores, y con el fin de establecer si estos llevan a cabo eficazmente los fines
de la organización, se utilizan eficientemente los recursos, se cumple con las leyes y regulaciones
establecidas se realiza una auditoria.

También nos permiten conocer el uso de los recursos y los flujos de información en una
empresa y determinar qué importante y necesario para el cumplimiento de los objetivos
empresariales, identificando sus necesidades, la información correcta o falsa, el costo de sus
inversiones, y las barreras que obstaculizan el flujo de información necesaria.

Encontraremos a continuación el algunas propuestas de empresas analizadas, con el fin de

elegir una opción para auditar, también se muestra la relación de diferentes conceptos
relacionados.
MAPAS MENTALES
Para evaluar.
 PROPUESTAS DE LAS EMPRESAS

Propuesta Nº 1

Para evaluar.

CENTRAL ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

FLORENCIA

FUNCION:

Concentrar la función administrativa a través de la ordenación del gasto, la ejecución de la

cadena presupuestal y de los procesos contractuales, contables, de tesorería y de control de
inventarios, inherentes a la operación y funcionamiento de las Unidades dependientes
administrativamente, dentro del marco normativo vigente, bajo premisas de mejora continua a
través de una centralización competitiva y efectiva.

➢ LICENCIA WINDOWS 7 PROFESSIONAL

➢ SISTEMAS DE INFORMACION:

• Sistema Integrado de Información Financiera SIIF nación: El Sistema Integrado de

Información Financiera - SIIF Nación constituye una iniciativa del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información
financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer
el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la
Administración Central Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de
propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar
información oportuna y confiable.

• Sistema Aplicativo de procesos SAP: El Sistema SAP o “Systems, Applications, Products

in Data Processing”, es un Sistema informático que le permite a las empresas
administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más,
las principales empresas del mundo utilizan SAP para gestionar de una manera exitosa
todas las fases de sus modelos de negocios.
 Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario con todas las
tareas administrativas de su empresa y, a través del funcionamiento interno, crear un
entorno integrado que permita aumentar la eficiencia de sus usuarios.

• Sistema de información que maneja: SECOP II (SISTEMA ELECTRONICO PARA

LA CONTRATACION PUBLICA) es una plataforma que permite a las Entidades
Estatales adelantar Procesos de Contratación y a los proveedores participar en ellos,
mediante el envío de observaciones, la presentación de las ofertas, y la firma de los
contratos, entre otras actividades. La información de los Procesos de Contratación que se
adelantan en SECOP II está disponible para consulta de todos los partícipes del Sistema
de Compra Pública y de la ciudadanía en general.

La plataforma permite adelantar todos los Procesos de Contratación derivados de todas

las modalidades de contratación, salvo las compras por catálogo realizadas por medio de
la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

• Sistema de información que maneja: plataforma SIATH, (SISTEMA DE

INFORMACION PARA LA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO), se
basa en toda la información biográfica, salarial, perfil ocupacional, experiencia laboral
etc., del personal que labora en la entidad.
 ORGANIGRAMA DE LA CENTRAL ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

DIRECCION-GERENCIA

Tics

Control Interno

Ayudantía Gestión Documental

Planes Presupuesto Contratacion Contabilidad Tesorería Control de Inventarios

PROCESOS:

❖ Dependencia de Dirección - Gerencia: Dentro del proceso su función específica es la de

orientar el cumplimiento de las políticas y normas impartidas, con el fin de asegurar la debida
realización de los procedimientos a cargo del tren administrativo institucional y la ejecución
eficiente y transparente de los recursos presupuestales asignados a la unidad especial ,
actuando como el representante legal y ordenador del gasto ante los entes de control y
vigilancia fiscal, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Se encuentra conformada por un profesional con el perfil de administrador de empresas

Funciones:

➢ Dirigir el planeamiento y control de los procedimientos adelantados por las

diferentes Áreas del tren administrativo, con el fin de asegurar el
cumplimiento de la normatividad vigente.

➢ Responder como Ordenador del Gasto, con el fin de adelantar procesos de

selección, celebrar contratos y verificar su ejecución con las implicaciones
procedimentales hasta su liquidación y recepción de bienes y servicios, en el
marco normativo establecido.

➢ Coordinar en forma efectiva la ejecución de los recursos asignados, con el fin

de coadyuvar al cumplimiento de la misión institucional, teniendo en cuenta los
lineamientos establecidos

➢ Establecer los canales de interacción entre el CENAC y las Unidades que

apoya administrativamente, con el fin de instaurar puntos de enlace y
protocolos de coordinación entre los funcionarios pares en forma permanente,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos

➢ Orientar la implementación de herramientas de control y monitoreo de todas las

Áreas funcionales de la central administrativa, con el fin de establecer los
procedimientos inherentes al Sistema Integrado de Gestión y al Seguimiento y
Evaluación de la gestión administrativa, de acuerdo a la normatividad vigente.

➢ Responder por la optimización y pleno empleo de los aplicativos informáticos

dispuestos, con el fin de facilitar el cumplimiento de la misión de la central
administrativa, de acuerdo a la normatividad vigente.

➢ Ordenar el cumplimiento de los protocolos de gestión documental, su

organización y actualización, con el fin de facilitar la información en el
momento requerido, de acuerdo con la normatividad vigente.

✓ Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

✓ Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros
 ✓ Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados , y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas,

✓ Sistema de información que maneja: no aplica

❖ Dependencia de Tics: Dentro del proceso su función específica es la de asesorar, soportar y

administrar tecnologías y redes informáticas, para que sean efectivas y seguras, con el fin de
optimizar los procesos institucionales, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Se encuentra conformada por un profesional en el área de sistemas

Funciones:

➢ Supervisa y coordina la ejecución de actividades con el análisis, desarrollo y

mantenimiento de sistemas informáticos, de acuerdo a los requerimientos

➢ Dirige y supervisa la formulación y evaluación del plan estratégico de

tecnología de información, proponiendo las políticas y normas referidas al
ámbito informático, coordinando y estableciendo las prioridades para su
ejecución.

➢ Propone los estudios de factibilidad de los proyectos y requerimientos

informáticos.

➢ Supervisa el desarrollo, mejora, implementación y correcto funcionamiento de

los sistemas informáticos, verificando que cumplan las normas y estándares
establecidos

➢ Vela por la adecuada utilización, seguridad y conservación del software,

hardware e información, proponiendo las políticas correspondientes.

➢ Supervisa el control de las licencias de software y las actividades relacionadas

con el soporte y mantenimiento del software instalado.

➢ Dirige las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, de los equipos

de cómputo y supervisa el control de las ganancias presentadas por los
proveedores de equipos

✓ Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

✓ Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

✓ Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados , y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas,

✓ Sistema de información que maneja: no aplica

❖ Dependencia de Control Interno: Dentro del proceso de control interno se gestiona el

conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y
 métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con
el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan la entidad.

Se encuentra conformada por un profesional con énfasis en gestión de calidad

Funciones:

➢ Responde por la difusión, capacitación y gestión procedimental en todos los

aspectos inherentes a la aplicación del sistema de gestión de calidad SGC de
acuerdo a lo establecido en la ley 872 de 2003 y parámetros internos
institucionales
➢ Verifica los avances en el desarrollo de las actividades formuladas.
➢ Realiza medición y evaluación de los indicadores de gestión de la central
administrativa.
➢ Documenta y actualiza la información del Sistema Integrado de Gestión de la
central administrativa
➢ Realiza la verificación del cumplimiento de los procesos y diferentes
procedimientos aplicados a la central administrativa
➢ Coordina, orienta, acompaña y prepara las auditorias de los entes de control, de
entes certificadores, inspecciones adelantadas por estos mismos
➢ Informe bimestral de plan de acción componente estratégico y por procesos
brindando información que permita a través de indicadores de gestión constituir
insumos para la toma de decisiones.
➢ Informes periódicos de la Gestión de riesgos que facilitan la administración de
las posibles desviaciones identificadas como hechos o acciones que afecten la
gestión e imagen institucional.
➢ Las visitas de evaluación y seguimiento a las Centrales Administrativas y
Contables son ejercicios de monitoreo e inspección a los procesos y
procedimientos que adelantan las áreas funcionales de las Centrales
Administrativas y Contables.
➢ A través de un cuadro de control se hace seguimiento al cumplimiento de los
plazos y hacer clasificación entre la eficiencia del ente
➢ Estructuración y ejecución de los planes de mejoramiento resultado de los
informes producto de revistas, auditorias o visitas
➢ Seguimiento y verificación de la ejecución presupuestal a través del
observatorio que permite hacer un seguimiento real.

✓ Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,
✓ Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible
acceso por parte de terceros
✓ Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados , y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas,
✓ Sistema de información que maneja: no aplica

❖ Dependencia de Ayudantía: Dependencia encargada del manejo y gestión de administración

del personal perteneciente a la empresa.

Se encuentra conformada por un tecnólogo capacitado en gestión del talento humano

 Funciones:

➢ Garantiza trabajo motivado, coordinado, cooperativo, productivo y efectivo a

través de la integración de capacidades
➢ Determina las necesidades reales de personal de apoyo a la Gestión (asesores) y
el cumplimiento del objeto contractual.
➢ Recomienda la asignación de responsabilidades por competencias y
disponibilidad
• Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en
uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,
• Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible
acceso por parte de terceros
• Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.

• Sistema de información que maneja: plataforma SIATH, (SISTEMA DE

INFORMACION PARA LA ADMINISTRACION DEL TALENTO
HUMANO), se basa en toda la información biográfica, salarial, perfil
ocupacional, experiencia laboral etc., del personal que labora en la entidad.
A la persona encargada del uso de este sistema de información le es asignado
un usuario y contraseña personal e intransferible, para la actualización
constante de los datos del personal que labora en la entidad.

❖ Dependencia de Gestión Documental: Dependencia encargada del manejo y clasificación de

la documentación generada administrar, organizar, preservar y gestionar el patrimonio
documental de la central administrativa, con el fin de facilitar la consulta de la diferente
información, teniendo en cuenta la normatividad vigente

Se encuentra conformada por dos técnicos capacitados en archivo

Funciones:

➢ Divulgar a los funcionarios de la central administrativa y contable las Tablas

de Retención Documental correspondientes, con el fin de mantener
organizado el archivo, de acuerdo a la normatividad vigente.

➢ Salvaguardar los archivos bajo su custodia, con el fin de facilitar su

integridad y consulta de acuerdo con los niveles de acceso permitido,
teniendo en cuenta la normatividad vigente

➢ Difundir a los funcionarios los procedimientos relacionados con recepción,

catalogación, mantenimiento, consulta y transferencia de los archivos, con el
fin de mantener un correcto registro de la documentación, teniendo en
cuenta las normas legales vigentes

➢ Coordinar el cumplimiento de las directrices impartidas en el empleo de

herramientas informáticas para la gestión documental, con el fin de cumplir
las reglas relativas a clasificación, para que la documentación se lleve de
acuerdo a la normatividad

➢ Orientar a los usuarios, suministrando la información, los documentos o

elementos que sean solicitados con el fin de facilitar el flujo de información,
 de acuerdo con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos
establecidos.

➢ Mantener actualizado y organizado el archivo de acuerdo a la normatividad

vigente

➢ Las demás funciones que sean asignadas por la autoridad competente, de

acuerdo con la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

✓ Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

✓ Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

✓ Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.

• Sistema de información que maneja: no aplica

❖ Dependencia de Planes: Dependencia encargada de consolidar los planes de necesidades de

las unidades, con el fin de elaborar los planes de adquisiciones de la central administrativa e
iniciar el proceso de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con los protocolos

Se encuentra conformada por un profesional en administración financiera

Funciones:

➢ Elaborar, ajustar y actualizar de acuerdo al Plan Administrativo de Partidas

fijas el Plan de Adquisiciones del central administrativa

➢ Solicitar los candidatos a gerentes de proyecto y comités técnicos a las

Unidades apoyadas administrativamente, con el fin de llevar a cabo los
procesos contractuales con el personal idóneo, de acuerdo a la normatividad
vigente

➢ Elaborar y actualizar bases de datos con la información de los contratos

efectuados en las vigencias anteriores, con el fin de que sirva como
referencia de precios históricos para calcular los valores estimados de los
bienes y/o servicios, de acuerdo a los lineamientos

➢ Hacer seguimiento al cubrimiento de las necesidades de las Unidades

apoyadas administrativamente, verificando el estado de los procesos
presupuestales, contractuales y contables a través de estadísticas y reportes,
con el fin de facilitar la toma de decisiones, de acuerdo a los lineamientos

✓ Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

✓ Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

✓ Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.
 • Sistema de información que maneja: no aplica

❖ Dependencia de Presupuesto: Dependencia encargada de responder por el manejo del

componente presupuestal de la central administrativa y contable, con el fin de coadyuvar al
cumplimiento de la misión institucional, de acuerdo con los protocolos y directrices
impartidas al uso del sistema de información financiera ordenado según el marco normativo
vigente.

Se encuentra conformada por un profesional en contaduría , un auxiliar contable

Funciones:

➢ Desagregar la apropiación disponible en el Sistema de Información

Financiera proveniente del Plan Administrativo de Partidas Fijas, con el fin
de dar inicio a la cadena presupuestal, teniendo en cuenta los lineamientos
normativos

➢ Ejecutar la cadena presupuestal en lo inherente al manejo de la apropiación,

solicitudes de PAC, expedición de CDP y CRP, de las partidas asociadas a
los diferentes recursos y objetos del gasto, con el fin de facilitar el
cumplimiento de los objetivos institucionales, en el marco de las políticas de
eficiencia

➢ Verificar la creación de beneficiarios en el Sistema de Información Financiera,

con el fin de asegurar el oportuno pago de obligaciones a los beneficiarios
finales, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

➢ Elaborar solicitudes de cupos PAC y Apropiación a la Dirección de

presupuesto en los diferentes rubros y PAC Rezago año anterior, con el fin
de dar cumplimiento al planeamiento correspondiente, teniendo en cuenta la
normatividad vigente

➢ Monitorear la ejecución presupuestal elaborando reportes y estadísticas, con

el fin de permitir hacer seguimiento a la actividad de la central
administrativa y contable de acuerdo a la normatividad vigente

✓ Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

✓ Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

✓ Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.

• Sistema de información que maneja: (SISTEMA INTEGRADO DE

INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN): constituye una iniciativa
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación
consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el
 Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución
presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración
Central Nacional y sus subunidades descentralizadas, con el fin de propiciar
una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar
información oportuna y confiable.

• Al funcionario le es asignado un token digital (llave), que certifica su

identificación ante el ministerio de hacienda y crédito público, como método de
verificación y validación, además le es asignado un usuario y contraseña para
el ingreso al sistema una vez se valide su token, y poder realizar todos los
movimientos presupuestales, como solicitudes de dineros, gestionar pagos,
realizar consultas etc.

❖ Dependencia de Contratacion: Dependencia encargada de proponer, implementar y

desarrollar de manera oportuna los procedimientos e instrumentos requeridos en materia de
contratación estatal en cada una de sus distintas etapas, con el fin de dar cumplimiento a los
parámetros establecidos, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos.

Se encuentra conformada por tres profesionales del derecho con especialidad en derecho
administrativo.

Funciones:

➢ Efectuar labores de coordinación en el desarrollo del plazo contractual a

cargo de la central administrativa y contable en todas sus etapas, con el fin
de hacer seguimiento a su cumplimiento, de acuerdo a la normatividad
vigente

➢ Realizar seguimiento, impulso y trámite de los procesos y contratos, con el fin

de facilitar el desarrollo oportuno y transparente de los procesos de adquisición
de bienes y servicios, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente.

➢ Realizar asesoría permanente en todo lo relacionado con los procedimientos

contractuales para adquisición de los bienes y/o servicios, con el fin de orientar
los diferentes requerimientos, en plena observancia y aplicación de la
normatividad vigente.

➢ Consolidar la información estadística necesaria para elaborar informes y

estudios, con el fin de facilitar la toma de decisiones, de acuerdo con la política
institucional en materia contractual.
➢ Orientar las relaciones de interdependencia e interacción entre los servidores
públicos y comités que confluyen en el área, recibiendo las propuestas
presentadas por los oferentes, con el fin de disponer de la información
necesaria para poder hacer el análisis de las mismas, de acuerdo a lo
establecido en la ley.

➢ Efectuar el planeamiento contractual organizando por bloques, con el fin de

establecer las actividades, de acuerdo al plan de adquisiciones a cargo del
central administrativa

➢ Recopilar la información de todos y cada uno de los procesos en las etapas que
deben surtir, con el fin de realizar la publicación de las mismas en SECOP II
 (Sistema Electrónico de Contratación Pública), para dar cumplimiento con lo
exigido en la ley y el plazo establecido para el efecto.

➢ Realizar el seguimiento de la ejecución de los cronogramas de contratación, las

observaciones de los proponentes, miembros de los diferentes comités, con el
fin de programar y alistar los elementos y equipos necesarios y dar las
respuestas correspondientes en el tiempo oportuno para llevar a cabo las
actividades propias de la contratación, teniendo en cuenta la normatividad legal
vigente.

• Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

• Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

• Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.

• Sistema de información que maneja: SECOP II (SISTEMA ELECTRONICO

PARA LA CONTRATACION PUBLICA) es una plataforma que permite a las
Entidades Estatales adelantar Procesos de Contratación y a los proveedores
participar en ellos, mediante el envío de observaciones, la presentación de las
ofertas, y la firma de los contratos, entre otras actividades. La información de
los Procesos de Contratación que se adelantan en SECOP II está disponible
para consulta de todos los partícipes del Sistema de Compra Pública y de la
ciudadanía en general.

La plataforma permite adelantar todos los Procesos de Contratación derivados

de todas las modalidades de contratación, salvo las compras por catálogo
realizadas por medio de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

• Al funcionario le es asignado un usuario y contraseña para registrar toda la

información conforme al proceso contractual que se designe.

❖ Dependencia de Contabilidad: Dependencia encargada de analizar e interpretar la

información contable y financiera de la unidad, con el fin de verificar que los registros
contables sean veraces, coherentes y estén de acuerdo con la normatividad vigente

Se encuentra conformada por un contador y un auxiliar contable

Funciones:

➢ Responder ante la Dirección de la central administrativa por la rendición de la

cuenta fiscal aplicando las normas vigentes en materia contable, presupuestal,
tributaria y financiera, con el fin de dar cumplimiento de los plazos
establecidos, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos.

➢ Responder administrativamente por la gestión contable de inventarios de todas

las unidades centralizadas, con el fin de asegurar su gestión, teniendo en cuenta
la normatividad vigente.
➢ Asesorar al personal del tren administrativo en aspectos presupuestales,
contables, financieros y de inventarios, con el fin de atender los diferentes
requerimientos, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

➢ Atender las visitas y requerimientos de los Entes de Control suministrando toda

la información pertinente, con el fin de asegurar el buen estado financiero de la
Unidad, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

➢ Aplicar los procesos y procedimientos contables establecidos para el manejo

de las propiedades, planta y equipo, con el fin de dar cumplimiento a los
diferentes procesos, teniendo en cuenta los lineamientos

➢ Aplicar los procesos y procedimientos contables establecidos para el manejo

de las propiedades, planta y equipo, con el fin de dar cumplimiento a los
diferentes procesos, teniendo en cuenta los lineamientos

➢ Realizar los registros contables por depreciaciones y reclasificación de cuentas

según corresponda, con el fin de mantener actualizada la información, teniendo
en cuenta la normatividad vigente.

➢ Verificar el cruce de cuentas entre las Áreas de Presupuesto, Contabilidad y

Tesorería, con el fin de realizar los informes mensuales establecidos de
acuerdo a la normatividad vigente

• Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

• Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

• Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.

• Sistema de información que maneja: (SISTEMA INTEGRADO DE

INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN): constituye una iniciativa
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación
consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el
Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución
presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración
Central Nacional y sus subunidades descentralizadas, con el fin de propiciar
una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar
información oportuna y confiable.

• Al funcionario le es asignado un token digital (llave), que certifica su

identificación ante el ministerio de hacienda y crédito público, como método de
verificación y validación, además le es asignado un usuario y contraseña para
el ingreso al sistema una vez se valide su token, y poder realizar todos los
movimientos presupuestales, gestionar pagos, realizar consultas, hacer cruces,
validar cuentas etc.

• Sistema Aplicativo de procesos SAP: El Sistema SAP o “Systems, Applications,

Products in Data Processing”, es un Sistema informático que le permite a las
 empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables,
productivos, logísticos y más, las principales empresas del mundo utilizan SAP
para gestionar de una manera exitosa todas las fases de sus modelos de
negocios.

Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario con
todas las tareas administrativas de su empresa y, a través del funcionamiento
interno, crear un entorno integrado que permita aumentar la eficiencia de sus
usuarios.

• A los funcionarios se les asigna un usuario y contraseña, para ingresar al

sistema, y validar la información realizando el cruce contable y presupuestal
entre el sistema de información SIIF y SAP, verificando que todos los
movimientos contables de pagos y abonos en las cuentas de los beneficiarios
sean correctos.

❖ Dependencia de Tesorería: Dependencia encargada de efectuar de manera oportuna la

gestión de pagos de la central administrativa y contable, con el fin de controlar los saldos para
la correcta ejecución del presupuesto, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Se encuentra conformada por un contador y un auxiliar contable

Funciones:

➢ Verificar la documentación (certificados de disponibilidad, registro

presupuestal, contratos, facturas, obligación, egresos y nominas) por diferentes
conceptos del gasto, con el fin de iniciar el proceso de pago, teniendo en cuenta
los lineamientos establecidos

➢ Validar y verificar en el Sistema de Información Financiera las diferentes

obligaciones de acuerdo con la programación, con el fin de hacer efectivos los
pagos al beneficiario final verificando que la información corresponda al pago
que se va a efectuar, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos

➢ Verificar los recaudos que ingresan a la cuenta de la Unidad, con el fin de

establecer su procedencia e identificarlos para darle ingreso en el sistema de
información financiera elaborando boletín consolidado de ingresos mensual y
hacer el análisis respectivo para la constitución de los valores en Títulos de
Tesorería TES, teniendo en cuenta la normatividad vigente

➢ Coordinar la elaboración de órdenes de pago extensivas para los pagos cuyo

endoso se haga a la tesorería, con el fin de asegurar el cumplimiento de las
políticas de finanzas del Ministerio de Hacienda

➢ Autorizar el lanzamiento de los pagos para el correspondiente abono en la

cuenta del beneficiario final y empleando los medios electrónicos de pago y
consulta de las entidades bancarias, con el fin de asegurar el cumplimiento de
los parámetros de seguridad establecidos en cada entidad, teniendo en cuenta
los lineamientos establecidos

➢ Presentar la información exógena de las entidades competentes, así como la

declaración y pago de las deducciones a la DIAN, entidades distritales y
municipales utilizando los programas necesarios, con el fin de mantener
actualizada la información, de acuerdo al calendario tributario establecido por
cada entidad
 • Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en
uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

• Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

• Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.

• Sistema de información que maneja: (SISTEMA INTEGRADO DE

INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN): constituye una iniciativa
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación
consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el
Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución
presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración
Central Nacional y sus subunidades descentralizadas, con el fin de propiciar
una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar
información oportuna y confiable.

• Al funcionario le es asignado un token digital (llave), que certifica su

identificación ante el ministerio de hacienda y crédito público, como método de
verificación y validación, además le es asignado un usuario y contraseña para
el ingreso al sistema una vez se valide su token, y poder realizar todos los
movimientos presupuestales, gestionar pagos, realizar consultas, hacer cruces,
validar cuentas etc.

• Sistema Aplicativo de procesos SAP: El Sistema SAP o “Systems, Applications,

Products in Data Processing”, es un Sistema informático que le permite a las
empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables,
productivos, logísticos y más, las principales empresas del mundo utilizan SAP
para gestionar de una manera exitosa todas las fases de sus modelos de
negocios.

Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario con
todas las tareas administrativas de su empresa y, a través del funcionamiento
interno, crear un entorno integrado que permita aumentar la eficiencia de sus
usuarios.

A los funcionarios se les asigna un usuario y contraseña, para ingresar al

sistema, y validar la información realizando el cruce contable y presupuestal
entre el sistema de información SIIF y SAP, verificando que todos los
movimientos contables de pagos y abonos en las cuentas de los beneficiarios
sean correctos.

❖ Dependencia de Control de inventarios: dependencia responder ante la dirección de la

central administrativa y contable por la normalización de inventarios de acuerdo con los
cargos registrados en la plataforma SAP en coordinación con las direcciones técnicas, con el
fin de asegurar su plena utilización por parte de los almacenistas de las unidades, en
cumplimiento de las órdenes impartidas

Se encuentra conformada por un tecnólogo en logística

Funciones:

➢ Coordina la verificación de inventarios y actas de actualización de cargos

mensuales enviados por las Unidades apoyadas administrativamente cruzando
la información reportada por las Direcciones Técnicas con la registrada por los
almacenistas en el aplicativo SAP, con el fin de elaborar los informes y
reportes correspondientes en coordinación con el Área de Contabilidad ,
teniendo en cuenta la normatividad vigente.

➢ Efectuar seguimiento y coordinar la rendición de informes bimestrales

correspondientes a la situación de utilización de los equipos y elementos
asignados a los almacenes, con el fin de sistematizarlos inventarios y las
novedades en la organización del material por la técnica WM estandarizada
para la sección deberán presentar los almacenistas, de acuerdo con los
instructivos

➢ Establecer mecanismos de coordinación, control, seguimiento y verificación de

los bienes que hacen parte de las Propiedades, Planta y Equipo de la central
administrativa y contable, en coordinación con los Jefes de Bienes en Servicio,
con el fin de verificar la coherencia que debe existir entre la información
contable y los inventarios físicos, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

➢ Coordinar la verificación mensual del reintegro de bienes (devolutivos y de

consumo) que no fueron utilizados, con el fin de sanear la gestión de
inventarios, focalizando el esfuerzo de los almacenes en la depuración de
elementos y control de materiales que efectivamente se llevan al gasto,
teniendo en cuenta los lineamientos vigentes.
➢ Recibir de las Secciones el estado de las Investigaciones Administrativas por
pérdida y/o daño de bienes que se adelantan al interior de cada una de ellas
conforme al cuadro formato preestablecido y en coordinación con el contador,
con el fin de actualizar los registros contables, de acuerdo a la normatividad
vigente.

• Para el desarrollo de su actividad cuenta con un equipo de cómputo todo en

uno, con la licencia correspondiente para su perfecto funcionamiento,

• Le es suministrada una contraseña que solo él conoce, para evitar el posible

acceso por parte de terceros

• Como medida preventiva para evitar la fuga de información sus puertos fueron
deshabilitados, y el recurso adoptado para el manejo de la información es a
través del uso de carpetas compartidas.

• Sistema de información que maneja: Sistema Aplicativo de procesos SAP: El

Sistema SAP o “Systems, Applications, Products in Data Processing”, es un
Sistema informático que le permite a las empresas administrar sus recursos
humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más, las principales
empresas del mundo utilizan SAP para gestionar de una manera exitosa todas
las fases de sus modelos de negocios.

Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario con
todas las tareas administrativas de su empresa y, a través del funcionamiento
interno, crear un entorno integrado que permita aumentar la eficiencia de sus
usuarios.
 Al usuario le es asignado un usuario y contraseña, para el ingreso al
aplicativo, una vez ingresa puede verificar los movimientos contables
referentes a los bienes de las dependencias.

Propuesta Nº 2:

EMPRESA.

❖ Institución Educativa los Andes.

ACTIVIDAD ECONOMICA.

❖ Servicios Educativos.

UBICACIÓN.

❖ Carrera 3 Calle 21 Esquina Barrio Los Alpes

Florencia – Caquetá.

ORGANIGRAMA.

DESCRIPCION DEL AREA INFORMATICA.

 ❖ 5 diferentes modelos de equipos de cómputo enlazados en la misma plataforma la cual,
no se actualiza regularmente, algunos de los equipos de trabajo tienen una antigüedad
de 5 años.
Maneja el S.O de Windows 8.1, con antivirus McAfee versión 8.8 licenciado, 5
impresoras en uso, los dispositivos de entrada y salida son funcionales en cada uno de
los equipos.

SISTEMAS DE INFORMACION.

❖ SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL.

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de
gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para
la gestión de documentos administrativos.

CARGOS Y FUNCIONES.

❖ Rector.
➢ Liderar el comité escolar de convivencia.

➢ Incorporar en los procesos de planeación institucional el desarrollo de los

componentes de prevención y de promoción y los protocolos o procedimientos
establecidos para la implementación de la ruta de atención integral para la
convivencia escolar.

➢ Liderar la revisión y ajuste del proyecto educativo institucional, el manual de

convivencia y el sistema institucional de evaluación anualmente, en un proceso
participativo que involucre a los estudiantes y en general a la comunidad
educativa.

❖ Secretaria.

➢ Digitar la correspondencia y documentos que se generen en la dependencia.

➢ Radicar y archivar correspondencia y demás documentos recibidos y enviados.

➢ Organizar el archivo y la correspondencia de la Institución en forma funcional,

manejando con discrecionalidad la información.

➢ Participar en la ejecución de los trabajos de acuerdo a los programas

establecidos por el Rector o Director inmediato.

➢ Orientar a los usuarios y suministrar información y/o documentos que sean

solicitados de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los
procedimientos establecidos.

➢ Colaborar con el diseño de formatos y cuestionarios para la recolección de

datos y en la verificación de información.

➢ Operar eficientemente los sistemas asignados para el desarrollo de sus labores.

➢ Solicitar oportunamente los insumos y recursos requeridos para el normal
funcionamiento de la Institución.

➢ Elaborar y presentar los informes, oficios, documentos y certificaciones

requeridas.

➢ Aplicar los sistemas de información, clasificación y actualización de la

información académica SIMAT

➢ Adelantar y presentar informes académicos y demás requeridos por las distintas

instancias sobre la población estudiantil.

➢ Diligenciar los libros de matrículas, registros académicos, recuperaciones,

validaciones.
➢ Elaborar la lista de los alumnos para conocimiento y aplicación en los distintos
procesos manejados por los docentes y administrativos.

➢ Actualizar la documentación de los alumnos, personal docente y

administrativo.

➢ Elaborar las certificaciones y constancias que le sean solicitadas.

➢ Refrendar con su firma las certificaciones y constancias expedidas por el

Rector del plantel.

➢ Elaborar documentos en procesadores de texto, presentaciones, aplicativos de

Internet que faciliten el desarrollo de las actividades propias del cargo.

➢ Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del

Rector o Director y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.

➢ Manejar con discreción la información y la correspondencia de la Institución.

➢ Aplicar el Sistema de Gestión Documental.

➢ Suministrar al público y personal de la institución, así como a quienes soliciten

información dentro de los términos reglamentarios.

➢ Atender personal y telefónicamente al público y fijar las entrevistas que sean

autorizadas por el Rector o Director

➢ Ejercer las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. Así: (De
Secretario ejecutivo, Cod. 425; gr 22):

✓ Apoyar al Rector o Director en la ubicación de archivos y documentos

requeridos para el normal desempeño de las funciones.

✓ Apoyar al Rector o Director en la preparación y presentación de

informes.
✓ Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la
elaboración de estudios e investigaciones que se realicen.

✓ Prestar apoyo logístico al Rector o Director cuando lo requiera.

 ✓ Aplicar los métodos, tecnologías y procedimientos que garanticen la
eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas propias del cargo.

✓ Mantener informado al Rector o Director de todos los procesos que se

desarrollen y suministrar la información que se requiera para la toma de
decisiones.

✓ Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.

✓ Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia.

✓ Manejar con discreción la información y la correspondencia del Rector

o Director.

✓ Mantener actualizado el directorio telefónico del Rector o Director.

✓ Realizar los procesos de admisión y matrícula y realizar el registro y

control académico de los estudiantes.

✓ Realizar todos los procesos necesarios en los aplicativos SIMAT sobre

ingreso, retiro, promociones y transferencias de estudiantes; carné
estudiantil, eficiencia interna, relación de personal docente y
administrativo, entre otros.

✓ Diligenciar los formularios del DANE de la Institución Educativa.

✓ Aplicar el sistema SAGE de valoración de competencias, desempeños,

boletines académicos, carnet y otros.

✓ Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos,

procedimientos y actividades de la institución.
✓ Registrar en la agenda del Rector o Director los compromisos que deba
cumplir.

✓ Asistir al Rector en el desarrollo de las actividades que deba realizar

para el cumplimiento misional de la Institución.

✓ Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Rector.

✓ Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal

funcionamiento de área.

✓ Diligenciar y refrendar con su firma las actas de grado, diplomas de

bachiller y certificados de grado noveno, garantizando su custodia; así
mismo verificar y firmar todos los certificados de estudio que emita la
Institución Educativa.

✓ Responder por el debido diligenciamiento de los libros de matrículas y

demás libros reglamentarios de la dependencia.

❖ Coordinador.
 ➢ Participar en la revisión y ajuste del proyecto educativo institucional, el manual
de convivencia y el sistema institucional de evaluación anualmente, en un
proceso participativo que involucre a los estudiantes y en general a la
comunidad educativa.

➢ Auxilia y colabora con el rector en las labores propias de su cargo yen las funci
ones de disciplina de los alumnos o en funciones académicas o curriculares no l
ectivas.

➢ Supervisa el cumplimiento de los reglamentos internos, expuestos en el manual

de convivencia.

➢ Estudia y aprueba la programación del año escolar presentada por los docentes
a su cargo.

➢ Supervisa la ejecución de programas complementarios para la educación de los

alumnos.

➢ Vela por el cumplimiento de la programación según el plan académico anual.

➢ Organiza y evalúa con los maestros acompañantes y grupo docente el

comportamiento y el proceso de convivencia escolar del estudiante en forma
periódica.

➢ Atiende a los padres de familia o acudientes y profesores en diferentes aspectos

de los estudiantes después de haber seguido el conducto regular (según el
Manual de Convivencia).

➢ Fomenta en el estudiante comportamientos de autocontrol y auto regulación a

través de proyectos y/o programas que contribuyan a la formación integral de
su personalidad.

➢ Vigila y asiste a los ingresos, salidas, descanso y formación de los estudiantes.

➢ Informar diariamente al Rector sobre los problemas de convivencia presentados

en el Colegio.

➢ Vela por el buen funcionamiento de la biblioteca.

❖ Bibliotecario.

➢ Elaborar, presentar al consejo Académico para su aprobación e implementar el

plan de trabajo anual para la biblioteca de la Institución Educativa.

➢ Responder por la administración de los bienes muebles e inmuebles, equipos de

oficina y de ayudas educativas, textos, mapas, láminas y libros en general,
confiados a su cuidado que se encuentran a cargo de la Institución.

➢ Elaborar y disponer públicamente el reglamento de la biblioteca, para su

conocimiento, conservación y uso adecuado del material disponible, así como
su organización y fortalecimiento.
➢ Registrar, inventariar, catalogar y clasificar todo el material bibliográfico,
equipos y ayudas educativas que lleguen a la biblioteca Institucional. Mantener
un catálogo informatizado actualizado.

➢ Viabilizar el préstamo oportuno de textos a todos los estudiantes y personal de

la comunidad educativa, a través de carné, documento de identidad o listado de
estudiantes matriculados.

➢ Planear, organizar y desarrollar acciones para el fortalecimiento de la biblioteca

de la Institución.

➢ Planear, organizar y desarrollar actividades pedagógicas con estudiantes para

incentivar y motivar el uso de la lectura.

➢ Colaborar con los docentes organizando actividades, especialmente dirigidas a

los alumnos con dificultades de aprendizaje, ofreciéndoles una ayuda
individualizada.

➢ Mantener los textos y demás recursos de la biblioteca debidamente ordenados.

➢ Mantener actualizado el fichero de préstamos, que permita, cuando se estime

conveniente, estudiar el tipo de lecturas de un determinado grupo de alumnos,
su frecuencia y otros estudios estadísticos.

➢ Establecer un horario de utilización de la biblioteca mediante el que puedan

acceder a su uso, acompañados de su profesor, todos los grupos de alumnos el
máximo número de ocasiones posible, desarrollándose tanto tareas de consulta
y estudio como de animación a la lectura y préstamo.

➢ Confeccionar y aplicar un horario de consulta en sala, dirigido tanto a alumnos

individualmente como en grupos, con presencia y disposición del
bibliotecario(a).

➢ Conseguir que la biblioteca forme parte de la vida Institución Educativa,

estimulando que los profesores decidan utilizarla como una herramienta
fundamental en su trabajo y desarrollando con ellos actividades concretas sobre
distintos aspectos del currículo.
➢ Mantenerse al día en el conocimiento de las novedades que se vayan
publicando sobre libros y otros documentos utilizables desde la biblioteca
escolar.

➢ Elaborar guías de lectura con variedad y amplitud de criterios: curriculares,

géneros literarios, autores, ilustradores, temas interdisciplinares.

➢ Organizar desde la biblioteca la conmemoración de fechas o acontecimientos

que merezcan la pena destacar, mediante la exposición de libros y otros
documentos relacionados con el tema, elaboración de guías de lectura,
celebración de algún acto especial, entre otros.

➢ Ejercer las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. Así:
 ✓ Elaborar certificados de estudio, constancias, diligenciamiento de
formularios de Acción social, Comfaca y otros, correspondientes a
estudiantes, egresados y comunidad educativa en general.

✓ En días de receso estudiantil, apoyar las actividades de la secretaría de

la Institución.

✓ Clasificar, catalogar y ordenar los equipos y materiales bibliográficos

y/o laboratorio.

❖ Tesorero.
➢ Apoyar al Rector o director inmediato en: Elaboración, presentación y
sustentación del proyecto anual del Presupuesto de Fondos de Servicios
Educativos, los informes de rendición de cuentas y el estado de ejecución
presupuestal a los organismos de control de la respectiva Institución.

➢ Responder y garantizar por la correcta ejecución de ingresos y gastos de los

Fondos de Servicios Educativos.

➢ Responder por la administración de los bienes muebles, equipos de oficina,

inmuebles confiados a su cuidado que se encuentran a cargo de la Institución o
centros educativos.

➢ Responder por el debido diligenciamiento de los boletines diarios de la caja y

demás libros reglamentarios.

➢ Elaborar mensualmente el balance de ingresos y egresos de la institución.

➢ Liquidar y pagar oportunamente las cuentas de cobro de las obligaciones

contraídas por la institución Educativa y girar los cheques respectivos.

➢ Hacer los descuentos de Ley y los demás que sean solicitados por la autoridad
competente y enviarlos oportunamente a las entidades correspondientes.

➢ Consignar en las cuentas bancarias institucionales los dineros recaudados a más

tardar el día hábil siguiente de su recaudo.

➢ Expedir y firmar constancias de pago, descuentos y certificados de la

institución.

➢ Elaborar y mantener al día los inventarios de acuerdo con las normas vigentes.
➢ Operar eficientemente los sistemas asignados para el desarrollo de sus labores.

➢ Solicitar oportunamente los insumos y recursos requeridos para el

funcionamiento de la Institución.

➢ Elaborar documentos en procesadores de texto y manejar aplicativos de

Internet.

➢ Llevar el registro y control de los documentos y los archivos de la oficina a su

cargo.

➢ Organizar el archivo y la correspondencia a su cargo, manejando con

discrecionalidad la información.
➢ Colaborar en el desarrollo de actividades y eventos que realice la dependencia
para el cumplimiento de sus objetivos.

➢ Suministrar información al público y al personal de la entidad, así como a

quienes soliciten, dentro de los términos legales.

➢ Ejercer las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. Así:

✓ Verificar el estado de la planta física, mobiliario y dotación en general

de la Institución y apoyar al rector en el diagnóstico, cotización y
contratación para el mantenimiento, reparaciones y/o adquisición de
recursos y materiales para el mejoramiento.

✓ Apoyar al rector en el informe de rendición de cuentas cada mes en el

Concejo Directivo y en la Audiencia pública anual.

✓ Ejercer las funciones de almacenista de la Institución.

✓ Velar porque se efectúen los pagos de las obligaciones que por

cualquier concepto se presenten observando las normas fiscales,
presupuestales y contables.

✓ Prestar apoyo logístico al rector cuando lo requiera.

✓ Manejar, controlar y administrar los pagos, cobros y vencimiento de las

pólizas de seguros.

✓ Ejecutar el aplicativo contable institucional ELISA

✓ Recaudar los dineros que por diferentes conceptos ingresan a la

institución.

✓ Manejar y controlar las cuentas corrientes y de ahorros de la Institución

y custodiar los títulos, valores.

✓ Elaborar y presentar los informes, oficios, documentos, certificaciones

requeridas.

✓ Asistir a las reuniones del Consejo Académico y Directivo y elaborar

las respectivas actas.

✓ Adelantar actividades de asistencia técnica, administrativa u operativa

de acuerdo con las necesidades institucionales.

✓ Apoyar y colaborar en el diseño de los reglamentos y manuales

necesarios para la conservación y uso adecuado del archivo académico
Institucional, así como su organización y fortalecimiento.

✓ Seleccionar, organizar, recibir y dar trámite a la correspondencia de la

dependencia.
✓ Atender inquietudes y suministrar al público y al personal de la
Institución la información requerida dentro de los términos
reglamentarios.

✓ Elaborar las certificaciones y constancias de su dependencia que le sean

solicitadas.

✓ Presentar al rector anteproyecto del presupuesto para la vigencia

siguiente.

✓ Apoyar al rector en la administración de los bienes muebles e

inmuebles del plantel.

✓ Diseñar y presentar anualmente al Rector el plan general de necesidades

de la Institución.

✓ Elabora y/o actualizar la lista de proveedores.

✓ Aplicar los sistemas de información, clasificación y actualización de la

información académica SIMAT.
Propuesta Nº 3

Actividad económica
Cm Conectado con el Mundo
La empresa desarrolla su actividad económica prestando un servicio de alquiler de ordenadores en el
mismo establecimiento donde se ubica.
Ubicación
Meta-Villavicencio Barrio Ciudadela San Antonio calle 11B # 43-62
Organigrama

Gerente

Secretario

Dpto. Informática

Dpto. Administrativo

Ing. Sistemas

Administrador

Área Informática
Departamento informático:
Encargado Ingeniero de sistemas:
1) Provee de actualizaciones de softwares a los 7 ordenadores que hacen partes del
establecimiento.
2) Tiene a su cargo el operador, que periódicamente está revisando el circuito CCTV
3) Vela por el mantenimiento preventivo del cableado de la red, analizando el nodo con un
analizador de energía eléctrica, para evitar futuros daños.
4) Repara los ordenadores averiados y está pendiente de que tengan un buen funcionamiento los
periféricos del ordenador para dar una mejor experiencia a los usuarios.
5) Está pendiente de instalar y actualizar los congeladores de los ordenadores, para evitar que los
virus se queden guardados en los ordenadores.
6) Esta encargado de comprar y actualizar las licencias de los programas con los que trabajan los
ordenadores del establecimiento.
Sistemas Operativo
Todos los ordenadores cuentan con las licencias originales de Windows 7 Home Basic
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS):
Es un sistema informático empresarial para recibir, almacenar, recuperar y cancelar
información adquirida por las transacciones que se realizan en la empresa. Es muy importante
porque el colapso del sistema puede generar quiebra en la empresa.
Entrada de información: la empresa a diario entra información como el número de recargas
que se realizó, la cantidad de impresiones, la cantidad de copias, la cantidad de llamas, entre
otros productos que ofrece la empresa.
Almacenamiento de Información: La empresa recolecta toda la información recibida a diario
como las llamadas, las copias, el tiempo en internet y guarda todas estas acciones con sus
precios.
Procesamiento de Información: la empresa toma la información almacenada, la analiza, la
evalúa y toma una decisión en cuanto al comportamiento de la información como por ejemplo
el número de llamadas que se realiza, la frecuencia con al que entra el cliente a internet entre
otros productos.
Salida de información: la empresa tiene en cuenta el procesamiento de la información para
hacer reajustes a los productos que vende o simplemente hacer cambios administrativos.
CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICO FORMANDO CONDUCTORES

CEAD ACACIAS

El auditor de sistemas es el encardo de valorar los diversos procesos informáticos que se llevan
en una empresa así como la seguridad, rendimiento de todos los equipos y en caso de que estos falle
de su mantenimiento, provienen las actualizaciones de software, revisa las condiciones de circuitos.

ORGANIGRAMA
 CONCLUSIONES

➢ Con la elaboración de la presente actividad , definimos conceptos como amenaza, vulnerabilidad,

riesgos, control informático
➢ Conceptos que se deben tener en cuenta , para el óptimo funcionamiento de los sistemas de
información
➢ Se obtuvieron nuevos conocimientos, con el fin de ponerlos en práctica, y de esta manera optimizar
los procesos.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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➢ OVA Unidad 1: El objeto virtual de aprendizaje presenta los conceptos de vulnerabilidad,

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➢ Solarte, F. N. J. (Productor). (2016). Riesgos informáticos y su clasificación.

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