Diseño y Formulacion Documentos Politica

CODIGO M101PR03
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DISEÑO Y FORMULACIÓN DE POLÍTICA DE Este procedimiento rige a
CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN (CTeI) partir de su liberación en
GINA
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

2015-06-
00 Todos Se crea el documento
11
1 Se modifica el objetivo del procedimiento, creando el
Anexo 1.
Los
2 Se eliminan los documentos de referencia para su relación
cambios
y control en GINA.
rigen a
01 partir de
6 Se incluye flujograma.
su
liberación
7 Se identifican puntos de control.
en GINA
Se aclaran los criterios de verificación y validación.
Se incluye la redacción del instrumento jurídico.
Se crea el anexo técnico 1.
1. OBJETIVO:
Este procedimiento define las actividades necesarias para el diseño y formulación de
política de Estado en Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI), mediante la
elaboración de documentos de política liderados por COLCIENCIAS. Para los casos
donde Colciencias sea acompañante, se ha definido en Anexo número 1.
2. ALCANCE:
Inicia con la identificación de la necesidad de formular un documento de política y
finaliza con la socialización del documento aprobado.
3. DISPOSICIONES GENERALES
El procedimiento define la forma como deberá abordarse y organizarse, al interior de
COLCIENCIAS, la elaboración de documentos de política pública de CTeI. Se espera
que los ejercicios de diseño y formulación de dichos documentos, propicien espacios
para el análisis, la reflexión, la concertación, la articulación de actores del Sistema
Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTeI) y que definan un marco de
acción alrededor de los objetivos nacionales de CTeI, generando así un ambiente
favorable, estable y que promueva el desarrollo científico y tecnológico del país (Dapp,
2013)1
Las políticas de ciencia, tecnología e innovación, determinan y direccionan las formas
de intervención del Estado para promover la creación y difusión de conocimiento, así
como su aplicación práctica en productos, procesos y servicios. Desde finales de la
década de los años 50, cuando la política de CTI se tornó un área de política explícita,
su orientación ha cambiado de acuerdo con las mayores preocupaciones de gobiernos
y sociedades, así como de marcos teóricos que le dan fundamento.
1 Tomado de la consultoría Dopp (2013) Formulación de la Estrategia del Plan Institucional de Capacitación para el Desarrollo de
las Competencias Laborales de los empleados de Colciencias
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS
Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micro-sitio
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Para efectos de su definición, es posible diferenciar entre los “tipos ideales” de política
científica, política tecnológica y política de innovación, sin embargo, en la práctica, sus
enfoques, sus instrumentos y los actores que participan de su formulación, están en
estrecha interacción. Según Metcalfe (2003), la política de ciencia tiene como objetivo
la gestión y financiamiento de la acumulación de conocimiento a través de la creación
y el apoyo a organizaciones adecuadas como laboratorios, centros de investigación y
universidades. Por su parte las políticas de tecnología tienen que ver con el manejo,
acumulación y aplicación del conocimiento práctico necesario para actividades
productivas particulares, incluyendo la transferencia de tecnología internacional y la
transferencia de conocimiento en la creación de riqueza. Finalmente, puede
considerarse las políticas de innovación como aquellas que promueven la
transferencia de ciencia y el conocimiento tecnológico a una aplicación, usando para
ello recursos complementarios.2 La política de innovación presta atención especial a la
dimensión institucional y organizacional del sistema de innovación, incluyendo la
construcción de competencias y el desempeño organizacional3.
Durante la etapa de formulación de la política deben considerarse instrumentos de

planificación y coordinación del gobierno para llevar a cabo el proceso de diseño en un
sentido más amplio. La Figura 1 presenta instrumentos de planificación para la
formulación de políticas que parten de la visión de país y estrategias nacionales
alrededor de temáticas, identificando en este punto tendencias, escenarios y metas.
Posteriormente, como parte del proceso de planeación y consolidación de las políticas,
se diseña el Plan Nacional de Desarrollo, que involucra la planeación presupuestal e
institucional en un período comprendido entre cuatro y cinco años. Posteriormente, se
consolidan los procesos de ejecución a través de convenios de desempeño,
contratación e instrumentos de ejecución presupuestal, y finalmente se termina el ciclo
de la política con el proceso de evaluación usando para ello sistemas de monitoreo,
seguimiento y evaluación4.
En relación con el proceso de formulación de políticas en Ciencia, Tecnología e

Innovación, la Ley 1286 de 2009 asigna a COLCIENCIAS, como entidad rectora del
sector de CTeI, las siguientes funciones (Ley 1286 de 2009. Art. 7):
- Formular e impulsar las políticas de corto, mediano y largo plazo del Estado en
ciencia, tecnología e innovación, para la formación de capacidades humanas y de
infraestructura, la inserción y cooperación internacional y la apropiación social de
la ciencia, la tecnología y la innovación para consolidar una sociedad basada en el
conocimiento, la innovación y la competitividad.
2
Metcalfe, S. (2003) "Science, Technology and Innovation Policy". En Wignaraja, G. Competitiveness Strategy in Developing
Countries: A Manual for Policy Analysis. (London: Ed. Routledge).
3 Lundvall, Bengt-Ake & Borrás, Susana (2006). Science, Technology and Innovation Policy. En: Fagerberg, J.; Mowery, D.; Nelson, R (Eds) The Oxford Handbook of Innovation.
UK. Oxford University Press.
4 CEPAL (2014). Planificación para el desarrollo en América Latina y el Caribe: regreso al futuro. CEPAL
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Figura 1: Instrumentos de planificación
Tomado de CEPAL (2014). Planificación para el desarrollo en América Latina y el

Caribe: regreso al futuro
- Adoptar, de acuerdo con la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, políticas

nacionales para el desarrollo científico y tecnológico y para la innovación que se
conviertan en ejes fundamentales del desarrollo nacional.
- Diseñar y presentar ante las instancias del Gobierno Nacional los planes y
programas del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -
COLCIENCIAS- y el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.
- Coordinar la Política Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación con las
políticas nacionales, regionales y sectoriales del Estado, en financiamiento,
educación, cultura, desarrollo económico, competitividad, emprendimiento, medio
ambiente, seguridad social, salud, agricultura, minas y energía, infraestructura,
defensa nacional, ordenamiento territorial, información, comunicaciones, política
exterior y cooperación internacional y las demás que sean pertinentes
- Diseñar, articular y estimular políticas e instrumentos para la inversión privada,
doméstica o internacional, en ciencia, tecnología e innovación.
Tomando como base el proceso de formulación y los instrumentos para consolidarlo,

se identifican como productos del mismo, documentos de política que deben ser la
base para la toma de decisiones en diferentes ámbitos así como referencias para la
formulación de planes y estrategias nacionales de corto, mediano y largo plazo en
materia de CTeI. Estos documentos de política deben ser adoptados por los actores
que participan en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación como
lineamientos del Sistema.
En este sentido, los documentos de política se revisan y discuten internamente en las

instancias de dirección definidas, tales como Dirección General, Subdirección, Comité
de Dirección, Comité de Subdirección, Secretaría General, Comités técnicos así como
con entidades del orden nacional y con actores del SNCTeI. La definición de la
instancia correspondiente depende de la naturaleza del documento de política, su
complejidad y su carácter disciplinario o multidisciplinario.
La elaboración de un documento liderado por COLCIENCIAS o la participación de la

entidad en la elaboración de un documento liderado por otra entidad puede surgir de
una propuesta de: i) las direcciones técnicas de la entidad, la Oficina Asesora de
Planeación (OAP), por solicitud externa o interna, por iniciativa propia o por disposición
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normativa, o, ii) la Alta Dirección (Oficinas del Director-Subdirector de la Entidad). En

el caso i), la iniciativa debe contar con el aval de la Subdirección General, revisión del
instrumento jurídico de la Secretaría General y la verificación de la OAP en lo
correspondiente a su coherencia con la planeación estratégica.
La participación de la Entidad en la construcción de documentos de política liderados

por otras entidades contempla el carácter transversal de la CTeI en la formulación,
diseño y ejecución de la política pública.
Como actividad transversal durante el proceso de construcción de los diferentes
documentos de política, se dispondrá de espacios abiertos para la reflexión y
retroalimentación de las diferentes instancias asesoras del SNCTeI, tales como el
Consejo Asesor, los Consejos de los Programas Nacionales de CTeI y los Consejos
Departamentales de CTeI, entre otros.
3.1 Funciones y/o Actividades del Funcionario o colaborador que coordina la

elaboración del documento de política
El coordinador del proceso de elaboración del documento debe cumplir con las
siguientes funciones y/o actividades: i) identificar y coordinar el equipo de trabajo que
participará en la construcción del documento; ii) preparar la ficha técnica de la
propuesta del documento de política; iii) velar por la consolidación y presentación del
documento final de la política acorde a la estructura definida en el Anexo; iv) liderar la
totalidad de las actividades de este proceso dentro de los tiempos establecidos; v)
moderar y orientar las discusiones al interior del equipo y con los demás actores
involucrados en el tema; vi) velar por el levantamiento de registro de todas las
actividades realizadas por el equipo de trabajo y por el seguimiento del procedimiento
descrito en el presente documento; vii) ordenar y almacenar para COLCIENCIAS, los
registros de todo el proceso, desde su inicio (primera actividad), incluyendo reuniones
(comunicaciones, actas) y documentos y otros productos asociados del proceso.
Cuando se trate de la construcción de un documento en conjunto con otras entidades,

el colaborador líder del equipo de COLCIENCIAS debe: i) informar a la Subdirección
General y a las direcciones técnicas correspondiente de su participación en la
elaboración del documento de política inter-institucional liderado por una entidad
diferente a COLCIENCIAS y comunicar los avances; ii) participar en la discusión y
velar por los intereses y responsabilidades institucionales de COLCIENCIAS en la
política a elaborar, iii) revisar, comentar y ajustar el documento de acuerdo con la
visión de COLCIENCIAS los documentos interinstitucionales y comunicar cambios a la
instancia correspondiente. Por último, el líder correspondiente debe iv) presentar y
remitir a la Subdirección General de COLCIENCIAS la versión final del documento
para su aprobación e informar los compromisos de la entidad para el cumplimiento de
la política.
3.2 Funciones y/o actividades del equipo de trabajo
Este grupo, integrado por funcionarios y contratistas de COLCIENCIAS y las demás

entidades implicadas, tiene las siguientes funciones: i) Levantar, procesar y analizar la
información requerida para la elaboración del documento; ii) Establecer un comité de
redacción entre las dependencias internas de COLCIENCIAS o de las entidades
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participantes en la elaboración del documento de política, iii) Definir la metodología

más adecuada para diseñar la política, iv) Redactar el documento; v) Definir, organizar
y convocar las reuniones de discusión y negociación con los involucrados y participar
en ellas; vi) Elaborar las propuestas dirigidas a motivar la discusión de los involucrados
en las reuniones que se programen; vii) Levantar los registros de las actividades
realizadas.
3.3 Liderazgo externo en la elaboración de un documento de política
En general, en todo documento de política existe una entidad que se destaca dentro
del grupo participantes en su elaboración por asumir la responsabilidad de liderar ese
proceso. En ciertos casos puede ser COLCIENCIAS la entidad llamada a ejercer este
papel, lo que constituye el caso A presentado en el descriptivo de este procedimiento.
De ser así, la dependencia interna encargada de liderar los procesos de construcción
de políticas, además de coordinar la participación de las Direcciones Técnicas
interesadas (liderazgo interno, ver definición), tiene la responsabilidad de participar del
proceso junto con las demás instituciones y actores del sistema implicadas. Cuando el
liderazgo externo está a cargo de una entidad distinta de COLCIENCIAS, se está ante
el caso B igualmente presentado en el descriptivo del procedimiento.
3.4 Funciones de la Subdirección General
Son funciones de la Subdirección:
- Hacer seguimiento a los avances en la elaboración de los distintos

documentos, liderados por COLCIENCIAS o por otras entidades, a través de
un tablero de control.
- Establecer la alineación estratégica de las temáticas de política de acuerdo a la
visión, misión y Plan Estratégico de COLCIENCIAS
- Coordinar metodológicamente la elaboración de los documentos de política
liderados por COLCIENCIAS
- Liderar las negociaciones y acuerdos con otras entidades para la definición de
compromisos y presupuestos vinculados al documento de política elaborado
- Realizar seguimiento al proceso de construcción de los documentos de política
liderados por una entidad diferente a COLCIENCIAS
- Realizar seguimiento a los compromisos obtenidos por la entidad para el
desarrollo de la política de CTeI
- Informar el estado de seguimiento a los documentos y compromisos de política
al Comité de Dirección de la entidad
3.5 OAP
Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación
- Apoyar la gestión de información necesaria para la elaboración de la política de

CTeI
- Apoyar la revisión de los compromisos establecidos en la política teniendo en
cuenta las metas del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Institucional
y recursos de inversión de la entidad

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3.6 Secretaría General

Son funciones de la Secretaría General
- Brindar orientación para la elección del Instrumento Jurídico más adecuado
para garantizar la adopción de la política de CTeI
- Apoyar el trámite y expedición de dicho instrumento
4. DEFINICIONES
Componente de ciencia y tecnología (CyT) del PND: corresponde a la definición de

los objetivos y estrategias de CTeI en el Plan Nacional de Desarrollo que servirán
como ejes orientadores a las acciones de todos los actores del Sistema Nacional de
Ciencia, Tecnología e Innovación para el respectivo periodo gubernamental.
Documento de política: es la definición de principios, objetivos, estrategias, acciones,

instrumentos, metas y mecanismos de seguimiento y evaluación con el propósito de
orientar el comportamiento de los actores -individuos, colectivos e instituciones-
involucrados en un marco institucional determinado, para alcanzar una situación
deseada.
Documentos CONPES: son documentos de política pública que establecen

lineamientos generales, programas y proyectos, orientados a la solución de
problemáticas identificadas por uno o varios sectores administrativos y aprobados por
el Consejo Nacional de Política Económica y Social –CONPES. El proceso de
formulación es coordinado por el DNP, como Secretaría Ejecutiva del CONPES, en
compañía de la entidad líder del sector correspondiente.
Acto Administrativo: toda manifestación unilateral de voluntad de quienes ejercen

funciones administrativas, tendientes a la producción de efectos jurídicos.
Resolución: es un Acto Administrativo de carácter general o particular firmado por

quien tiene la facultad para hacerlo en COLCIENCIAS y que genera efectos jurídicos.
Circular: es un acto administrativo, todo lo que se trate de conductas y abstenciones

capaces de producir efectos jurídicos y en cuya realización influyen de modo directo o
inmediato la voluntad o la inteligencia y si además, han sido publicadas.
Comunicación Interna: es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al

trabajador, al empleado, a los miembros internos de las organizaciones, con capacidad
de producir efectos jurídicos.
Diario Oficial: es la publicación institucional de la Imprenta Nacional. En este diario se

deben publicar los actos administrativos que disponga la ley.
Actores involucrados: en el contexto de la elaboración de documentos de política,

hace referencia a los actores que se ven afectados directa o indirectamente por el
problema que se resuelve mediante la política o por la implementación de sus
acciones y/o instrumentos. Dependiendo de su rol en el Sistema Nacional de CTeI y
de su capacidad para influenciar la ejecución y resultados de la política deberán ser
integrados al proceso de formulación.
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Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación: es el documento que establece

los objetivos y programas que en el mediano plazo permitirán la integración de
esfuerzos de los diversos sectores y actores para impulsar las actividades de CTI en el
país, así como las áreas de conocimiento estratégicas para el desarrollo nacional.
Plan Nacional de Desarrollo: el Plan Nacional de Desarrollo se define como el pacto

social que se establece entre la comunidad y el Estado para planificar el desarrollo,
que a su vez contiene: i) los objetivos nacionales y sectoriales de la acción estatal a
mediano y largo plazo según resulte del diagnóstico general de la economía y de sus
principales sectores y grupos sociales; ii) las metas nacionales y sectoriales de la
acción estatal a mediano y largo plazo y los procedimientos y mecanismos generales
para lograrlos; iii) las estrategias y políticas en materia económica, social y ambiental
que guiarán la acción del Gobierno para alcanzar los objetivos y metas que se hayan
definido; y, iv) el señalamiento de las formas, medios e instrumentos de vinculación y
armonización de la planeación nacional con la planeación sectorial, regional,
departamental, municipal, distrital y de las entidades territoriales indígenas así como
de aquellas otras entidades territoriales que se constituyan en aplicación de las
normas constitucionales vigentes.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos asociados (Normas legales y documentos externos controlados)
Consultar en GINA los documentos asociados al procedimiento:
Documentos/Consultar/Explorar documento/documentos asociados.

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6. FLUJOGRAMA: DESARROLLAR DOCUMENTOS DE POLÍTICA BAJO LIDERAZGO DE COLCIENCIAS

Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micro-sitio S.G.C. o en GINA
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7. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLAR DOCUMENTOS DE POLÍTICA BAJO LIDERAZGO DE COLCIENCIAS
(CASO A)
Responsa D Descripción de la tarea. Tiempos
No Registro
ble Cx Punto de Control.
IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE
FORMULAR UN DOCUMENTO DE
POLÍTICA.
Jefe/Direct
Inicia cuando las áreas técnicas, la
or de Área
Subdirección General o la Alta Permanen
1 N.A. D
Dirección, por iniciativa propia, solicitud te
Subdirecci
externa o interna, identifican la
ón General
necesidad de elaborar un nuevo
documento de política que deberá ser
liderado por COLCIENCIAS.
ELABORAR LA FICHA TECNICA
PARA PROPUESTA DE
DOCUMENTO DE POLITICA
Elabora la ficha técnica del documento,
la cual contiene:
D
1. Problema Central
2. Objetivo General y específicos
3. Política actual (Si aplica).
4. En caso de existir una política
del tema, justificación de su
actualización o modificación.
5. Referencias internacionales de
políticas similares (Dos)
Ficha 6. Instrumento jurídico propuesto
Técnica para adoptar la política:
Jefe/Direct De 2 a 5
2 documentos CONPES, Decreto, Ley,
or de Área días
de política Resolución, Circular
(borrador) 7. Población objetivo
8. Responsables
9. Tiempos estimados
10. Entidades involucradas
11. Relación con otros documentos
de política (ejemplo:
documentos Conpes)
Revisa que la ficha técnica contenga

C1 los elementos de entrada para el
diseño de la política. Envía el
documento a la Subdirección para
verificación.

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(CASO A)
No Registro
REVISA LA PERTINENCIA TÉCNICA
Y ESTRATÉGICA DE LA POLÍTICA
Revisa el contenido de la Ficha
Técnica Propuesta de Documento de
Política, verificando la necesidad
identificada y su coherencia
estratégica.
¿Es un documento de política?
Sí: Da su visto bueno a la ficha técnica

e ingresa la iniciativa en el Tablero de
Control, el cual será actualizado
Ficha
permanentemente durante el ciclo de
Técnica
diseño y formulación del documento de
documentos
D política. Continúa el procedimiento
Comité de de política
actividad 4. De 3 a 8
3 Subdirecci
días
ón Tablero de
C2 No: Solicita ajustes correspondientes o
Control
termina el procedimiento, dependiendo
Documentos
los resultados de la revisión.
de Política
Nota: En este punto, con el apoyo de
la Oficina Asesora de Planeación,
revisa que el documento de política a
formular este articulado con la
Planeación Estratégica de la Entidad y
que no entre en conflicto con otros
documentos de política existentes
Con el apoyo de la Secretaría General,

revisa la pertinencia del instrumento
jurídico adecuado para la adopción de
la política
ESTABLECER LA METODOLOGÍA
DE TRABAJO
Identifica las entidades externas y
Subdirecci Documento
áreas internas que deberán sumarse a
ón General Metodología
la discusión-formulación del
(Unidad de de trabajo De 15 a
4 D documento de política, a partir de un
Política) y 30 días
análisis de actores involucrados.
Jefe/Direct Correo
Ejemplos de actores y entidades
or de Área electrónico
incluyen: representantes de
Ministerios, Departamentos
Administrativos, Academia, Gremios,
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(CASO A)
No Registro
Entidades Territoriales, Sociedad Civil,
entre otros.
En esta actividad debe definirse la

forma como será analizado el
problema y el proceso para la
definición de las estrategias y acciones
de la política. En otras palabras,
deberá definirse un método de trabajo
que garantice el desarrollo adecuado
de las diferentes secciones que
componen el documento de política.
Para efectos de articulación de las

diferentes instancias involucradas,
debe establecerse un plan de trabajo
que considere los tiempos estimados
para la elaboración del documento y
que estipule las diferentes etapas y
actividades que deben surtirse dentro
del proceso.
Nota 1: Cuando se trate de un

documento CONPES, deberá utilizarse
la “Guía metodológica para la
elaboración de documentos CONPES”,
de DNP.
Nota 2: En caso de ser requerido, la

Oficina Asesora de Planeación
brindará apoyo en el suministro de la
información necesaria durante el
proceso de elaboración del documento,
siempre que sea de su competencia.
Nota 3: La Unidad de Diseño y

Evaluación de Políticas, podrá orientar
la definición de la metodología de
trabajo, incluyendo estrategias y
métodos para el levantamiento y
análisis de información, así como el
alcance que deberá tener cada una de
las secciones del documento.
Nota 4: La Secretaría General brindará

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(CASO A)
No Registro
acompañamiento y orientación para el
cumplimiento de los procedimientos
normativos y jurídicos necesarios de
acuerdo con el instrumento que haya
definido para la oficialización y
divulgación de la política.
REVISAR METODOLOGÍA DE
TRABAJO
Considera las actividades planteadas,
D fechas y responsables, definiendo para
Acta de
cada una la instancia de revisión
Reunión,
pertinente (reunión con la Dirección,
Lista de
Subdirecci Comité de Subdirección o escalar al De 3 a 15
5 asistencia
ón General Comité de Dirección, si es requerido). días
(Ver GINA) o
correo
¿Se aprueba la propuesta de
electrónico
C3 metodología de trabajo?
Si: Continua con la actividad 6.
No: Solicita ajustes y regresa actividad
4.
EJECUTAR METODOLOGÍA DE
TRABAJO PARA LA
CONSTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO
De acuerdo con la metodología
establecida y con el apoyo de la
Unidad de Diseño y Evaluación de
Política de la Subdirección General,
desarrolla la metodología y plan de
trabajo, comenzando por la
Jefe/Direct
Acta de convocatoria a las entidades externas
or de Área
Reunión, que deben sumarse a la discusión-
y
Lista de formulación del documento de política, Según
Funcionari
6 asistencia D a quienes se presenta la ficha técnica plan de
oo
(Ver GINA) o del documento, detallando el papel y trabajo
colaborado
correo tipo de intervención de cada uno.
r líder del
electrónico
documento
Adelanta la construcción del
documento de política según la
metodología establecida, sometiéndolo
a las discusiones pertinentes ante las
partes interesadas, internas y externas.
Recoge los comentarios y
observaciones sobre el documento,
realizando los ajustes requeridos y
ejerciendo los controles sobre dichos
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(CASO A)
No Registro
cambios.
Nota 1: La estructura de un documento
de política cuya adopción no se prevea
mediante un documento CONPES,
deberá incluir las siguientes secciones:
i) portada ii) resumen; iii) tabla de
contenido, iv) tabla de siglas; v)
introducción; v) antecedentes; vi)
marco de política, vii) justificación viii)
marco teórico, ix) diagnóstico; x)
objetivos y alcance de la política; xi)
definición de lineamientos de política;
xii) mecanismos de seguimiento y
evaluación; xiii) glosario; xiv)
referencias bibliográficas, y xv) anexos
en caso de ser necesarios (Ver en
Anexo la guía para la elaboración de
este documento).
Nota 2: La Subdirección General

directamente, o a través de su Unidad
de Diseño y Evaluación de Políticas,
hará el seguimiento a los avances en
la elaboración del documento.
VALIDAR DOCUMENTO DE
POLÍTICA PRELIMINAR CON
ACTORES DEL SISTEMA
De acuerdo con la metodología
definida en el plan de trabajo para la De
Jefe/Direct elaboración de la política, se valida el acuerdo
Acta de
or de Área documento preliminar con los actores con la
Reunión, D
y pertinentes, estratégicos y objeto de la metodolog
Lista de
Funcionari política. Revisa si el documento ía y plan
7 asistencia
oo requiere ajustes. de trabajo
(Ver GINA) o
colaborado del
correo C4
r líder del ¿El documento requiere ajustes? document
electrónico
documento Sí: Solicita los ajustes del caso y o de
regresa actividad 6. política
No: Valida el documento preliminar de
política, dejando evidencia en el actas
de reunión y/o ayudas de memoria,
correo electrónica, lista de asistencia.

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(CASO A)
No Registro
VERIFICAR EL DOCUMENTO DE
POLÍTICA PRELIMINAR
De acuerdo con el avance del plan de
trabajo, verifica técnicamente la
versión preliminar del documento de
política de acuerdo con el alcance y
estructura esperados del documento.
Revisa si el documento requiere
ajustes.
D
Comité de Acta de
¿Requiere ajustes? De 3 a 15
8 Subdirecci Reunión
Sí: Solicita los ajustes del caso y días
ón (Ver GINA)
regresa actividad 6.
C5
No: Avala técnicamente el documento
de política, dejando evidencia en el
Acta del Comité y continua actividad 8.
Nota: El Subdirector General pueden

decidir la pertinencia de escalar la
revisión estratégica del documento
borrador al Comité de Subdirección o
Comité de Dirección General.
REDACCIÓN INSTRUMENTO
JURÍDICO
En caso de requerir la generación de
un acto administrativo, la Secretaría
General de Colciencias verifica el aval
técnico dado en el Comité de
Subdirección y realiza las actividades 6
Ver Ver
a la 10 previstas en el procedimiento
9 Secretaría procedimient D procedimi
Elaboración de Actos
General o ento
Administrativos (Ver GINA).
Nota: En caso de que el documento de

política genere un Conpes, Decreto o
Ley, la Entidad gestiona la emisión de
este tipo de documentos ante la
instancia externa competente.
Jefe/Direct CIRCULAR LA VERSIÓN FINAL DE
or de Área DOCUMENTO
Página web,
y Circulan el documento a todas las
correo
10 Funcionari D partes interesadas, identificando los 10 días
electrónico o
oo medios adecuados de divulgación. De
publicación
colaborado ser necesario, solicita apoyo del
r líder del Equipo de Comunicaciones, de
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(CASO A)
No Registro
documento acuerdo con lo establecido en el
Proceso Gestión de
Comunicaciones (ver GINA). Solicita
apoyo de la Secretaría General, de ser
requerida la publicación del documento
en el Diario Oficial y/o en la página
Web de la entidad.
DISPONER, ALMACENAR Y
CONTROLAR EL DOCUMENTO
Jefe/Direct FINAL
or de Área De acuerdo con lo establecido en la
y Ley General de Archivo y en el
Documento
Funcionari Proceso de Gestión Documental (Ver
11 de Política D 3 días
oo GINA), dispone, almacena y controla la
Publicado
colaborado versión final física o magnética del
r líder del documento de política. Entrega al
documento Centro de Documentación digital
CENDOC para publicación en su sitio
web.

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Anexo 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE POLÍTICA LIDERADO POR OTRA

ENTIDAD (CASO B)
N Responsabl D Descripción de la tarea. Tiempos

Registro
o e Cx Punto de Control.
IDENTIFICAR PARTICIPACIÓN Permanente
Dirección La Dirección General, Subdirección
General, General o las áreas técnicas reciben la
Subdirección Correo/ invitación de alguna entidad externa u
1 D
o Oficio otros actores, solicitando la
Áreas participación de COLCIENCIAS en el
Técnicas desarrollo de un Documento de
Política.
VERIFICAR LA PARTICIPACIÓN DE
COLCIENCIAS
En caso de ser recibida por el área
técnica, ésta informa a la Subdirección
General sobre la solicitud de
participación de COLCIENCIAS en la
elaboración de un documento de
política.
Acta de
reunión o La Subdirección verifica la pertinencia
Lista de de que COLCIENCIAS participe en la
Subdirección
2 asistencia D construcción del documento de 1 día
General
(ver GINA) política, adopta una posición sobre la
o correo intervención de la Entidad y designan
electrónico la dependencia que debe ejercer el
liderazgo interno de la participación en
la elaboración del documento.
¿Se aprueba la participación?

Si: Continua con la actividad 3
No: Finaliza el proceso.
RECIBIR PLAN DE TRABAJO Y

DESIGNAR COORDINADOR LIDER
La Subdirección General junto con el
área técnica, reciben de la Entidad
líder el plan de trabajo para el
Subdirección Correo
3 D desarrollo de documento de política y, 5 días
General electrónico
en consecuencia, designa el
funcionario o colaborador encargado
de coordinar el desarrollo de las
actividades identificadas en el Plan de
Trabajo.
S.G.C. o en GINA
CODIGO M101PR03
Versión 01
GINA
Página 17 de 18

Registro
ASISTIR A REUNIONES DE
ESTRUCTURACIÓN DE
DOCUMENTO
Según
Coordinador Una vez identificado el plan de trabajo,
4 N.A D programació
líder el coordinador asiste a reuniones
n
programadas por la entidad líder, para
la construcción y concertación del
Documento de Política.
VERIFICAR DOCUMENTO
Acta de BORRADOR
reunión o Revisa el documento, verificando la
Lista de D coherencia de los compromisos
Subdirección De 5 a 15
5 asistencia adquiridos por COLCIENCIAS con
General días
(ver GINA) C1 respecto a sus objetivos y metas
o correo estratégicas. Solicita ajustes en caso
electrónico de ser requerido.
CONCERTAR DOCUMENTO DE
POLÍTICA CON ENTIDAD LÍDER
Acta de Cuando exista un acuerdo pleno entre
reunión o las entidades involucradas y la entidad
Lista de líder convoque a reuniones de
Coordinador
6 asistencia D concertación, participa en la 30 días
líder
(ver GINA) formalización de tal acuerdo. Si se
o correo requiere, coordina la participación del
electrónico Director Técnico, Subdirección o
Dirección General en dichas
reuniones.
APOYAR LA APROBACIÓN DEL
DOCUMENTO DE POLÍTICA
Una vez la entidad líder haya realizado
toda la formalización del documento,
ésta lo presentará ante la instancia
requerida para su aprobación. En tal
momento COLCIENCIAS apoyará en
Dependenci Correo/Ofic
7 D lo pertinente para la aprobación del 20 días
a designada io
Documento de Política y estará al
tanto del estado final del documento.
¿El documento es aprobado?

SI: Continua con la actividad 10.
NO: Informa a la Subdirección General
y finaliza el procedimiento.
Publicación APOYAR LA SOCIALIZACIÓN DEL
Dependenci de DOCUMENTO APROBADO
8 D 40 días
a designada Documento La dependencia líder desde
de Política COLCIENCIAS, apoya la circulación
S.G.C. o en GINA
CODIGO M101PR03
Versión 01
GINA
Página 18 de 18

Registro
del documento a todas las partes
interesadas, y con la utilización de los
medios adecuados para su difusión. Si
es requerido, solicita apoyo de la
Oficina de Comunicaciones.
8. PUNTOS DE CONTROL
Punto de Control Responsable Registro/Evidencia

C1: Verificar que la política que se quiere Ficha Técnica
diseñar no entre en conflicto con otros documentos de
documentos de política existentes política
Subdirección
General
Tablero de Control
Documentos de
Política
C2: Revisión de la metodología de Trabajo por Acta de Reunión,
parte de la Subdirección General. Subdirección Lista de asistencia
General (Ver GINA) o correo
electrónico
C3: Documento de política revisado por el Comité de Acta de Reunión
Comité de Subdirección. Subdirección (Ver GINA)
C4: Verificación y aprobación por parte del Comité de Acta de Reunión
Comité de Dirección. Dirección (Ver GINA)
C5: Verificación de los compromisos que Acta de reunión o
adquiere la Entidad frente a la política en Subdirección Lista de asistencia
construcción. General (ver GINA) o correo
electrónico
Elaboró Revisó Aprobado por

Nombre: Nombre:
Nombre:
Laura López María Isabel Vélez
Alejandro Olaya
Gloria Pereira Alejandro Olaya
Cargo:
Cargo:
Contratista Subdirección Cargo:
Contratista Subdirección
General Subdirector General
Subdirector General
Contratista OAP

S.G.C. o en GINA

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3.6 Secretaría General

Componente de ciencia y tecnología (CyT) del PND: corresponde a la definición de

Documento de política: es la definición de principios, objetivos, estrategias, acciones,

Documentos CONPES: son documentos de política pública que establecen

Acto Administrativo: toda manifestación unilateral de voluntad de quienes ejercen

Resolución: es un Acto Administrativo de carácter general o particular firmado por

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Comunicación Interna: es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al

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Revisa que la ficha técnica contenga

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DESARROLLAR DOCUMENTOS DE POLÍTICA BAJO LIDERAZGO DE COLCIENCIAS

¿Es un documento de política?

Sí: Da su visto bueno a la ficha técnica

Con el apoyo de la Secretaría General,

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En esta actividad debe definirse la

Para efectos de articulación de las

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Nota 2: En caso de ser requerido, la

Nota 3: La Unidad de Diseño y

Nota 4: La Secretaría General brindará

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Nota: El Subdirector General pueden

Nota: En caso de que el documento de

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Anexo 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE POLÍTICA LIDERADO POR OTRA

N Responsabl D Descripción de la tarea. Tiempos