Gestión del Alcance

Gerencia de Proyectos

Actualizado al 26/10/2018
 Corrupción del Alcance

Sin una clara definición del alcance, “un pequeño

cambio o adición” aparentemente inofensivo
puede corromper el alcance hasta agotar el
tiempo y el presupuesto.

Cada cambio puede sonar tan simple que se

acepta sin revisión. Pero la suma de todos los
cambios pequeños tiene un gran impacto.
Objetivos de aprendizaje

1 Comprender la importancia de la Gestión del

Alcance.

Entender los procesos clave de la Gestión del

2 Alcance y las buenas prácticas para su
aplicación.
Agenda

Importancia de la Gestión del Alcance

Procesos de la Gestión del Alcance

Caso Práctico

Aspectos Clave

Recursos
 Importancia de la Gestión del Alcance

• Garantiza que el proyecto contenga todo el trabajo

requerido para complementarlo con éxito.

• Formaliza y documenta las definiciones, acuerdos y

aceptaciones del trabajo realizado y de los productos
finales.

• Orienta el trabajo realizado hacia los objetivos y

entregables previamente acordados.

• Asegura que se realice solamente el trabajo previsto y se

obtenga la aceptación del mismo.
Gestión del Alcance del Proyecto
 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del
Producto

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino

Interamericano (INTER)”

Proyecto
Meta
• Diseño, implementación y puesta en
marcha de la ampliación de la capacidad
de transmisión del INTER.
Objetivo
• Integrar todos los componentes de
proyecto a la actividad principal del
negocio.
• Homologación del equipamiento en cada
país antes de la implementación.
Producto
Meta
• Infraestructura y equipamiento para
proporcionar las condiciones necesarias
para la ampliación del INTER.
Objetivo
• Obtener velocidades de transmisión hasta
70 Gb/s.
• Porcentaje de inoperatividad del sistema
máxima de 0.4% (5 min 11 seg. por día.)
• Utilizar equipamiento de transmisión
estandarizado según norma ITU-T.
 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del
Producto

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino

Interamericano (INTER)”

Alcance del Proyecto Alcance del Producto

• Realizar el diseño del sistema
• Realizar la instalación, integración,
configuración y pruebas del sistema de
gestión remoto.
• Ejecutar pruebas en fábrica del
equipamiento de telecomunicaciones.
• Integrar el sistema de transmisión
existente al nuevo sistema.
• Capacitar al personal de cada una de las
estaciones.
Exclusión: No se realizarán trabajos en la
planta submarina (planta seca y planta
húmeda)
• Cable Submarino Interamericano
funcionando a las siguientes capacidades:
Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s
• Estaciones terminales implementadas con
sistema de redes de datos de categoría 6,
energía eléctrica de -48 V dc y 220 Vac .
• Equipamiento debe cumplir con las
recomendaciones de la ITU-T y los
estándares.
• Personal capacitado en el mantenimiento
operativo el sistema de cable marino.
Exclusión: No se contempla la distribución
de la capacidad de transmisión a cada
operadora.
Planificar la Gestión del
Alcance
Planificar la Gestión del Alcance
 Plan de Gestión del Alcance
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Explicación del
proceso detallado para Nombre del Proyecto
elaborar el enunciado Código
Plan de Gestión del Alcance
del alcance el Página

proyecto.
Procesos de Definición del Alcance

Explicación del
proceso que permite la
Proceso para la Elaboración de la EDT
creación de la EDT a
partir del enunciado
detallado del alcance
del proyecto. Proceso para la Elaboración del Diccionario EDT Explicación del proceso
cómo se aceptarán
formalmente los
Explicación del proceso
Proceso para la Verificación del Alcance entregables.
que establece como se
mantendrá y aprobará Explicación del
la EDT. procesos cómo se
Proceso para Control del Alcance
procesarán las
solicitudes de cambio
relativas al enunciado
del alcance proyecto.
 Plan de Gestión de Requisitos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del proyecto

Explicación de cómo
Código
serán planificadas, Plan de Gestión de Requisitos Página
monitoreadas y
reportadas las Actividades para la Identificación de los
actividades. Requisitos

Explicación de cómo
se iniciarán los Actividades de Gestión de Configuración
cambios del producto,
cómo se analizará el Explicación de las
impacto, cómo será el Proceso de Priorización de Requisitos métricas del producto
monitoreo y reporte. que se utilizarán y el
fundamento de su uso.
Métricas de Producto
Explicación del proceso Explicación de la
para priorizar estructura de
requisitos. Estructura de Trazabilidad trazabilidad para
reflejar qué atributos
de los requisitos se
presentarán.
Recopilar Requisitos
Recopilar Requisitos
 Clasificación de Requisitos
Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de la
organización en su conjunto.

Requisitos de los interesados, describen las necesidades de un

interesado o grupo de interesados.

Requisitos de transición, describen capacidades temporales, tales como

conversión de datos y requisitos de capacitación.

Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones y

características del producto, servicio o resultado.

Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otras

condiciones que el proyecto debe cumplir.

Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios para

validar la finalización exitosa de un entregable del proyecto.
 Prototipos
Objetivo
Obtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, a través
de la creación de maquetas o modelos.

Desafío: ¿Cómo construir algo tan rápido?

 Utilizando un desarrollo rápido, de bajo desempeño, que servirá de

base para el desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo de
prototipo (En sistemas se conoce como 4GL).
 Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad de
editar los datos, sólo para ilustrar las interfaces y funcionalidad)
 Crear sólo los componentes o módulos clave

Tipos
 Prototipos no operacionales
 Prototipos operacionales
 Documentación de Requisitos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Los requisitos de la Código
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS Página
empresa incluyen
objetivos, reglas y
Requisitos de la Empresa
principios rectores

Objetivos
Empresa Proyecto
Para los requisitos
debe documentarse:
Requisitos Funcionales Los requisitos no
los interesados,
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle funcionales pueden
prioridad, impacto y
descripción ser rendimiento,
Requisitos No Funcionales
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle seguridad,
usabilidad,
Requisitos de Calidad operatividad, entre
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle otros.

Criterios de Aceptación
Ítem Criterio

Criterios de Restricciones de Requisitos

Ítem Restricción
 Matriz de Trazabilidad
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Objetivos Desarrollo
Descripción de Necesidades Entregables Diseño del Caso de
ID del del
Requerimientos del Negocio EDT Producto Prueba
Proyecto Producto

• Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta los

entregables.
• Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con los
objetivos del proyecto.
• Medio para realizar seguimiento.
• Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados
con el alcance del producto.
Definir el Alcance
Definir el Alcance
 Enunciado del Alcance
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Características del Nombre del Proyecto

producto, servicio o Código
ENUNCIADO DEL ALCANCE
resultado. Página

Descripción del Alcance del Producto

Identifica
Criterios de Aceptación del Producto explícitamente lo
Condiciones que Ítem Criterios de Aceptación que está fuera del
deben cumplirse antes alcance del
de que se acepten los proyecto.
Entregables del Proyecto
entregables.
Fase Entregable

Exclusiones del Proyecto Factores limitantes

Cualquier producto,
que afectan la
resultado o capacidad
Restricciones ejecución del
que resulta del
proyecto.
proyecto (único y
verificable). Supuestos
Factor Impacto Descripción Son factores de la
planificación que son
considerados
verdaderos.
 Ejemplo: Enunciado del Alcance
Descripción del Enunciado del Alcance del Producto
Desarrollo e implementación de Software Logístico SX que gestione la integración del área
de compras brindando información en tiempo real.
Se desarrollarán las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde
dispositivos portátiles (PDA’s).
El sistema contará con una interfaz que permita al usuario consultar dinámicamente la
información del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas.
Criterios de Aceptación del Producto
Diseño: Arte gráfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa.
Usabilidad: Uso intuitivo y personalización de dashboard.
Interoperabilidad: integración con sistemas de la empresa. De igual forma exportación de
reportes y datos en formatos estándar,
Desempeño: Acepta 100 sesiones de usuarios simultáneos sin disminuir mas del 70% de
rendimiento respecto a un usuario único.
Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3.
Supuestos
Los usuarios dispondrán de tiempo suficiente para participar activamente en el análisis,
diseño, pruebas y capacitación.
 Ejemplo: Enunciado del Alcance
Entregables del Proyecto
Documentación del desarrollo e implementación.
Manuales de uso
Manuales de operación y administración
Capacitación del personal
Garantía escrita para corrección de errores ocultos, sin cargo y durante un año.
Exclusiones
Licencias de Software
No incluye los equipos de cómputo, ni los PDA's en donde se instalará el sistema,.
Una vez implementada la aplicación se tendrá un periodo de 60 días de soporte técnico,
vía telefónica; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será cubierto por parte
del Cliente.
No se incluye mantenimiento a la aplicación una vez implementada.
Restricciones
El presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000.
El plazo de implementación no puede exceder 10 meses.
Buenas Prácticas en la Definición del
Alcance

1 2 3
Mantener un Involucrar Tecnología
alcance a los usuarios estable y
realista finales probada
Crear la EDT
Crear la EDT
 Descomposición

Determinar la estrategia para la actividad de descomposición

¿Quiénes participan?, ¿Cuánto tiempo?

Identificar el nivel mas alto de componentes

Ejemplo: Productos, fases, funciones.

Descomponer los niveles

¿Cómo nombrar los componentes?, ¿Cuántos niveles?, ¿Cuánto detalle? ¿Hasta
qué nivel descomponer?

Revisar y asegurar
Se debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle deseados acorde
con los requerimientos del proyecto.
 Actividades de la Descomposición

Actividades EDT

1 Identificar y analizar los entregables y

el trabajo relacionado

2 Estructurar y organizar la EDT

Descomponer los niveles superiores

3 de la EDT en componentes detallados

Desarrollar y asignar códigos de

4 identificación a los componentes de la
EDT
Verificar que el grado de Paquete de trabajo: Es el trabajo
5 descomposición de los entregables
definido a nivel más bajo del EDT, se
puede estimar y gestionar el costo y
sea el adecuado duración.
 Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo

1. Bicicleta

1.1 1.4 1.6

1.2 1.3 1.5
Conjunto Sistema de Gestión de
Cadena Ruedas Integración
de marcos frenos proyecto

1.1.1 Marco 1.3.1 Rueda delantera 1.5.1 Concepto

1.1.2 Manillar 1.3.2 Rueda trasera 1.5.2 Diseño

1.1.3 Tenedor 1.5.3 Montaje

1.1.4 Asiento 1.5.4 Pruebas

1.5.4.1 Componentes

1.5.4.2 Producto

1.5.4.3 Cliente
 Componentes de la Línea Base del
Alcance

Enunciado del alcance del proyecto

El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, los
entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.

EDT/WBS
Es una descripción jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el
equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.

Diccionario de la EDT/WBS
Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables,
actividades y planificación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
 Diccionario de la EDT
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Código
Qué es, cómo es, DICCIONARIO WBS Página

características, entre
Nombre del Paquete
otros. Código de Cuenta (EDT)
de Trabajo (EDT)
El equipo que
interviene y el rol que
Descripción
desempeñan
Supuestos y restricciones

Responsables

Hitos del cronograma

Actividades Quién, y cómo se

obtendrá la validación
Recursos y aceptación del
Estimaciones de costo paquete de trabajo
Qué relaciones
precedentes y Criterios de aceptación
subsecuentes tiene el Referencias técnicas
paquete de trabajo
Acuerdos

Dependencias EDT
 Diccionario EDT (Simplificado)

NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto:

DICCIONARIO EDT (Simplificado)
Nivel Código EDT Nombre Descripción Entregables Presupuesto Recursos
 Ejemplo: Diccionario de la EDT

Número
Nombre
Niv Código de Organización
del Definición
el EDT control responsable
elemento
de costo
Todos los componentes y
subconjuntos necesarios para
EDT Ventas cliente y
1 1 especificar el diseño, montaje y 30512
Bicicleta soporte
pruebas de una bicicleta
personalizada
los componentes individuales que
Conjunto Ventas cliente y
2 1.1 juntos constituyen el marco una vez 30513
de marcos soporte
se reúnen
La estructura de acero tubular unidad
Departamento de
3 1.1.1 Marco a la que se unen otros componentes. 30513
ingeniería
Proporciona diseño básico y la fuerza
Utilizado por el piloto para dirigir la
bicicleta. También sirve como punto
Ventas cliente y
3 1.1.2 Manillar de unión para los frenos, la luz y otros 30513
soporte
accesorios. Estilo para ser
seleccionado por el cliente
WBS Chart Pro
Facilita la comunicación y
documentación de la EDT
y del diccionario de la
EDT

Información de la
EDT

Información de las
actividades
WBS Chart Pro
Se integra fácilmente con
MS Project.

Ejemplo: Diagrama EDT

Una vez desarrollada la

EDT, se puede exportar a
MS Project.

La información ingresada
en el MS Project se reflejará
en el WBS Chart Pro.
WBS Chart Pro
Permite personalizar la presentación de la EDT, con información adicional
como porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.
Validar el Alcance
Validar el Alcance
 Controlar la Calidad Vs. Validar el
Alcance

Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validar
el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo

Controlar la Calidad Validar el Alcance

 Se ocupa principalmente de corroborar
la corrección de los entregables y su
cumplimiento con los requisitos de
calidad.
 Validar el Alcance es el proceso de
formalizar la aceptación de los
entregables del proyecto que se hayan
completado.
 Se ocupa de la aceptación de los
entregables.
 Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance
El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el
proceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable.
Controlar el Alcance
Controlar el Alcance
 Controlar el Alcance

• Permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del

producto, y la gestión de cambios a la línea base del alcance.

• Asegura que las acciones preventivas o correctivas se

procesen a través del proceso de Realizar el Control Integrado
de Cambios.

• Se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y

se integran con los otros procesos de control.
 Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance
El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el
proceso, con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajo
realizado.
Caso Práctico
 OLPC Perú - Una Laptop por Niño
Iniciativa del programa OLPC:
• Media Lab del MIT, 2005 – Laptop XO.
Principios esenciales del programa
OLPC
• Los niños son dueños de las laptops
• Los niños tienen de 6 a 12 años
• Cada niño y cada profesor recibe una
laptop
• Los niños pueden conectarse a través de
una red local o de Internet
• El software es de gratuito y de código
abierto
Equipo ejecutor:
• Ministerio de Educación del Perú.
Inversión del 2007 al 2011:
• S/. 693,165,473 (Codesi, 2011)
Número de laptops:
• 797,352 (PerúEduca, s.f.).
Objetivo General OLPC Perú:
• Mejorar la calidad de la educación
pública primaria en especial la de los
niños de los lugares más apartados de
extrema pobreza, prioritariamente de las
escuelas unidocentes multigrados.
Objetivos específicos:
• Generar capacidad de gestión
pedagógica a las instituciones educativas
para el acceso a las TIC.
• Desarrollar capacidades, habilidades y
destrezas en los estudiantes a través de
la aplicación pedagógica de las
computadoras portátiles.
• Capacitar a los docentes en el
aprovechamiento pedagógico de la
computadora portátil para mejorar la
calidad de enseñanza y aprendizaje.
“Una computadora no es una varita mágica para mejorar
el rendimiento escolar”

Link:
http://efectonaim.ntn24.com/?videos=una-computadora-no-es-una-varita-magica-para-mejorar-
el-rendimiento-escolar
 Proyecto: OLPC Perú - Una Laptop por Niño

Una laptop
por niño

Energía
Distribución de Capacitación a Infraestructura
eléctrica e
laptops (XOs) docentes de soporte
internet

Se entregaron laptops No todos los La alta dirección conocía Se implementó un

en colegios que no profesores recibían de la necesidad instalar soporte pero no tenía
tenían electricidad ni capacitación paneles solares y las características
internet antenas para la necesarias para
Sin verificación no se conexión, pero no se llegar oportunamente
La cantidad de XOs podía identificar que consideró en el a zonas alejadas
entregadas no las horas de desarrollo del proyecto
correspondía al número capacitación no eran
de alumnos del colegio suficientes

No existió un proceso claro de La definición del alcance no incluía

validación y control del alcance todo el trabajo necesario
Aspectos Clave
Aspectos clave

1 ¿Por qué es importante la Gestión del

Alcance?

2 ¿Qué procesos clave y buenas prácticas se

recomiendan para la Gestión del Alcance?
Aspectos Clave

 Una adecuada gestión del alcance permite realizar sólo el

trabajo necesario para cumplir con el objetivo del proyecto.

 El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes de

que inicie el trabajo.

 La participación de los interesados en la definición del

alcance es importante y necesaria.

 Luego de cada fase o al completar un entregable se debe

validar el trabajo realizado. Como resultado se tendrá la
aceptación formal del cliente o sponsor.

 Controlar el alcance implica comparar el trabajo completado

con la línea base del alcance. Las variaciones pueden
indicar que no se está realizando el trabajo planeado o que
se desarrollan actividades fuera del alcance.
Recursos
 Recursos
WBS Chart Pro
http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm

WBS: The Foundation for Project

http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/9780470432723.app3/pdf

Project Scope Planning

http://www2.cdc.gov/cdcup/library/practices_guides/CDC_UP_Scope_Planning_Pra
ctices_Guide.pdf

Lectura: Dirigir efectivamente el alcance de un proyecto

https://americalatina.pmi.org/latam/KnowledgeCenter/Articles/~/media/CE194558C1
104E5789DE521CAC1F7086.ashx