ENSAYO TEMA 4

ENSAYO A4
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje tratado en la presente
guía, realice un ensayo en el cual exponga su posición frente a la siguiente
pregunta: En el momento de materializarse un riesgo, ¿qué tipo de acción
debe tomar la entidad? Justifique su respuesta y exponga un caso concreto
de alguna entidad pública. No olvide argumentar el escrito con base en las
temáticas vistas.
NO CONFORMIDAD EL TEMOR DE NO SÉ QUE HACER!
En Colombia todas las instituciones públicas están obligadas a establecer un
sistema de gestión de la calidad pública con la finalidad de mejorar la atención al
público y ser transparentes en los procesos. Al implementar los sistemas de
gestión la mayoría de las entidades públicas se asesoran de entidades externas
para la planeación e implementación, pero no se interesan por el mantenimiento
del mismo ya que creen que con el solo hecho de haberlo implementado basta.
Lo que no saben es que el sistema de gestión público de la calidad está diseñado
de tal manera, que si no se verifica y no actúa dicho sistema no funciona y se llena
de no conformidades las cuales por obligación deben ser resueltas mediante
acciones correctivas dado que los riesgos que se habían generado al implementar
el sistema de gestión se materializaron. Que es eso de no conformidad de acción
correctiva, pues bien, la no conformidad es el incumplimiento (materialización de
un riesgo) de algún requisito suscrito por la entidad, bien sea legal, de las partes
interesadas o en general, del Sistema de Gestión de la Calidad y la acción
correctiva son las medidas tomadas por la entidad para evitar que la no
conformidad vuelva a ocurrir.
Para entender mejor a continuación se expone una de las no conformidades más
común en las entidades públicas: “Deficiente control de copias distribuidas.
Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o revisiones de procedimientos
obsoletos en los cajones del personal de la organización.” Como podemos ver se
materializo un riesgo que se adquirió cuando se decidió implementar el sistema de
gestión de la calidad y es el de utilizar versiones de documento obsoletas para
trámites administrativos.
Ahora la pregunta que surge es que hacer ante esto, pues bien, ya una vez
ocurrido el hecho no que más que buscar las causas, la raíz del problema
utilizando diferentes métodos como la espina de pescado, por qué por qué entre
otros que nos permitan identificar porque algunos empleados están utilizando
formatos con versiones obsoletas y una vez identificadas tomar acciones para
evitar que vuelva a ocurrir. El que hacer después de haber identificado la no
conformidad se llama la acción correctiva y es el mecanismo que nos permite
realizar la mejora continua del sistema de gestión.

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 ENSAYO TEMA 4

En conclusión, las entidades públicas no deben tenerle temor a las no

conformidades y a las acciones correctivas, hay que mirarlas como lo que son una
opción de mejora siempre y cuando se cuente con el personal capacitado y
adecuado para implantar y mantener el sistema de gestión calidad. Ahora por lo
que si deben preocuparse es por no tener un sistema de gestión pública solo en el
papel sino implementarlo, mantenerlo y mejorarlo, mediante la inclusión de todos
los interesados y participantes de modo que todos se comprometan y se
concienticen que lo que se está haciendo es para facilitarle el trabajo y no lo
hagan por obligación o por cumplir un requisito legal, lo mejor sale cuando es de
corazón y recordar que lo que mal se empieza mal termina, por eso es
indispensable realizar las actividades a conciencia de la mejor manera, así la
entidad pública evite problemas y/o obstáculos, funcione de forma exitosa.

Cordialmente,

Atte. ing. Andrés Cuasapud.