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De tal manera que para entrar en materia, es decir lucubrar sobre la importancia del
archivo, lo primero será consignar la definición de la palabra archivo y lo que esta
definición conlleva. Se seguirá con un bosquejo de lo que serían la aparición y desarrollo de
la conformación de archivos y el presente de la actividad archivística, prestando atención
especial a las nuevas técnicas de almacenamiento y uso de la documentación surgidas con
el auge de las herramientas ofimáticas y de telecomunicaciones. Subsiguiente, se tratará
sobre características relevantes de los archivos. Para llevar a cabo lo propuesto, se ha
consultado en internet material bibliográfico que versa sobre la gestión documental,
presente en sitios de entidades estatales, enciclopedias virtuales y diccionarios.
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Otra obra lexicográfica en internet, con gran cantidad de consultas, es Diccionario Español
en WordReference. Este sitio en la red ofrece el “Diccionario de la lengua española ©
2005 Espasa Calpe, un diccionario publicado por una de las editoriales más reconocidas del
mundo”. Allí encontramos que la palabra archivo se define de la siguiente manera:
Desde este punto de vista, la información y el conocimiento, el manejo que se les diera, su
importancia capital en el proceso evolutivo del homo sapiens no es algo nuevo, ni mucho
menos perteneciente en exclusiva a esta etapa de nuestra Historia que erróneamente se le
llama “era de la información y el conocimiento”, por más que los lineamientos teóricos, los
recursos técnicos y tecnológicos hayan alcanzado una sofisticación mucho mayor a la de
los sumerios, el hasta ahora primer pueblo con un lenguaje escrito conocido.
A partir del Siglo XX y en lo que va corrido del XXI, la gestión documental se renueva
profundamente con los avances de la ciencia, la tecnología y en especial la informática. Ya
los archivos no constan sólo de tablillas, rollos, legajos y libros, todo esto conteniendo texto
e ilustraciones; aparecen otros métodos de almacenamiento como las fotografías en placas,
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las cintas cinematográficas, las grabaciones de audio en vinilos y cintas magnetofónicas, los
distintos sistemas de almacenamiento informáticos, la internet. Los muebles y espacios para
guardar e interactuar con los documentos y la misma información y conocimientos que
estos contienen ha variado; la gran biblioteca de Alejandría, que se dice atesoraba todo el
saber del mundo antiguo, ve hoy los inmuebles donde se instalan los servidores de
megacorporaciones como Google o Microsoft y quedaría impresionada.
Los archivos son indispensables puesto que sirven para la administración de cualquier
entidad que necesite verificar información que le permita tomar las decisiones más
convenientes. Muestra de la importancia de los archivos es que Napoleón Bonaparte
pretendió establecer en París un archivo que guardara los documentos de todos los estados
europeos bajo su dominio (Fernández García, 2011). Ya Napoleón sabía que el
conocimiento es poder, lema muy en boga en esta “era de la información y el
conocimiento”, y por ello quiso concentrar los archivos de Europa bajo su dominio. Es
decir, un buen archivo debe contener documentos con valor práctico, de consulta frecuente,
pertinentes, que correspondan con las necesidades de sus usuarios, sean personales
naturales o jurídicas, así como tener en sus fondos documentación que sea menos
frecuentemente manejada e incluso mantener en custodia documentos cuyo valor va más
allá del uso cotidiano. Estos son los archivos de gestión, central y permanente, en su orden.
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En el ámbito colombiano, el Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2.001 (“Por el cual se
establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”), considera, en su capítulo de
Considerando, párrafo 7, que
Los archivos son, en consecuencia, entes que deben estar equipados de manera idónea con
instalaciones, utensilios, aparatos y personal humano dedicado al almacenamiento,
preservación y usos correctos, eficaces y eficientes de los documentos. La información
contenida en los archivos debe ser catalogada de manera rigurosa, exacta, sistematizada,
para evitar errores en el manejo de los mismos, conforme a la naturaleza de éstos, ya que
existen archivos de uso restringido y archivos abiertos al público general.
El archivo, como el mismo ser humano, ha debido transitar un proceso evolutivo pasando
de la guarda en la memoria y difusión oral del conocimiento a los documentos escritos, o
sea el advenimiento de la literatura, con la consecuente creación de muebles e inmuebles
donde se guardarían y consultarían tales documentos. Sólo a finales del Siglo XIX en
adelante empiezan a surgir nuevas clases de documentos y métodos para la conservación y
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consulta de éstos: aparecen las primeras máquinas mecánicas, las electromecánicas y más
reciente en este proceso las electrónicas, con gran capacidad de almacenamiento y
funcionalidad en el uso de la información.
Queda claro que la importancia de los archivos radica en que teniendo un buen archivo,
éstos permiten tener control y manejo de la información y el conocimiento para la toma de
decisiones en asuntos concretos tanto en lo personal como lo corporativo, la actividad
intelectual se beneficia mucho con la concentración de saberes en lugares de fácil
accesibilidad y siendo la información y el conocimiento parte inherente del proceso
evolutivo humano, no se puede desestimar que siendo cada vez mayores los saberes, es
imprescindible hacer un manejo adecuado de éstos para que el desarrollo de la humanidad
siga su curso.