Lectura N°7

Plan Operativo Institucional

Documento de gestión institucional de corto plazo, que permite orientar el

desarrollo de las actividades y tareas, así como el uso de recursos, para el
cumplimiento de objetivos y metas institucionales programados para el año fiscal,
a partir de la articulación de los objetivos establecidos en el Plan Estratégico
Institucional, lineamientos de política regional y otros, enmarcados en el Plan de
Desarrollo Regional Concertado.

El POI es la base para la asignación de los recursos públicos (Presupuesto

Institucional) enmarcado en el proceso de la Modernización del Estado, lo que
implica y exige una adecuada gerencia en la gestión y uso racional de los recursos
disponibles. Esto implica que deben elaborarse con la participación de todos los
servidores vinculados a la programación, ejecución, seguimiento y evaluación de
las actividades que se desarrollan en cada una de las dependencias del Gobierno
Regional, generando mecanismos de concertación y coordinación que contribuyan
los propósitos propuestos.

Características del POI

a. Globalidad e Integridad.- Comprende todas las Unidades Orgánicas y

Dependencias de la organización.

b. Flexibilidad.- Susceptibilidad de admitir cambios justificados en las diferentes

etapas de ejecución por efecto de situaciones imprevistas debidamente
justificadas.

c. Racionalidad.- Orientada a los procesos de cambios que se viene

experimentando en la gestión administrativa regional, a fin de lograr las metas al
menor costo posible, con oportunidad y máxima eficiencia.

d. Coordinación.- Debe ser formulado en estrecha relación con las instancias

respectivas, en sus diferentes etapas.

1
 Directiva de Formulación del POI 2012

“LINEAMIENTOS METODOLÓGICOS PARA LA FORMULACIÓN,

APLICACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO
INSTITUCIONAL 2012 -DEL GOBIERNO REGIONAL DE ANCASH”

Definiciones

1. OBJETIVOS: Son los cambios, resultados, fin o fines que se desean lograr
con las acciones a emprender.

2. INDICADORES: Constituye una medida para comparar los avances o

resultados cuantitativos y cualitativos obtenidos con relación a un
determinado objetivo. Se construyen como respuesta a preguntas que se
deben formular sobre las ideas fuerzas contenidas en el objetivo. Entre los
tipos de indicadores de resultado y de producto, que en conjunto permiten
medir la evolución del desempeño de la institución.
3.
a) Indicadores de Resultado: Se vinculan a los Objetivos Estratégicos
Específicos y se relacionan con las distintas dimensiones que abarca el
propósito del objetivo.

b) Indicadores de Producto: Se vinculan a las actividades operativas, y

miden los cambios que se van a producir durante su ejecución. Refleja los
Cuantificables previstos para determinada intervención y en consecuencia,
por una determinada institución.

c) Indicadores de Impacto: Se vinculan a los lineamientos de Política y

miden los cambios que se espera lograr a mediano y largo plazo. Muestra
los efectos (directos o indirectos) producidos como consecuencia de los
resultados y logros de las acciones sobre un determinado grupo de
beneficiarios o población.

3. LINEA BASE : Son los cambios, resultados, fin o fines que logrados sirven
como punto de partida a los logros por obtener con las acciones a ejecutar.

4. LINEAMIENTOS DE POLITICA REGIONAL : Enmarcados en el Plan de

Desarrollo Regional Concertado, son disposiciones priorizadas que sirven de
guía en la gestión institucional, que deben ser tomadas en cuenta para
orientar el curso de los planes operativos y del presupuesto institucional.
Constituyen ejes del Planeamiento Estratégico sectorial e Institucional de
Gobierno Regional de Ancash.

5. SERVICIO POBLACIÓN: Es la población beneficiaria (usuarios), a ser

atendida por las unidades orgánicas y dependencias del Gobierno Regional de
Ancash, para el cumplimiento de los objetivos institucionales a corto plazo
2
 (incluye instituciones, unidades orgánicas, personal, administrados, población
en general, etc.).

6. ESTRATEGIA: Es el conjunto de políticas y planes de acción que, partiendo

de lo que la organización es hoy, muestran lo que se propone ser en un
mañana concreto. Es la voluntad de tomar un conjunto de decisiones
concretas y de comprometer a las personas miembros de una organización.

Mecánica Operativa

1. Acopio de información. ( Planes Operativos anteriores, normas, documentos

de gestión).
2. Diagnóstico.
3. Plan de Desarrollo Concertado y Plan Estratégico. Articulación de objetivos.
4. Lineamientos de Política.
5. Presupuesto.
6. Determinación de objetivos: Generales y Específicos.
7. Determinación de actividades, metas y tareas.
8. Formulación del Plan Operativo - Matrices.
9. Aprobación.
10. Aplicación.
11. Evaluación.

3
ESQUEMA Y MATRICES PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO”

ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL PLAN OPERATIVO

UNIDADES ORGANICAS Y DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO REGIONAL

PRESENTACION
INDICE
a. GENERALIDADES
I. VISIÓN
II. MISIÓN
III. OBJETIVOS ESTRATEGICOS, OBJETIVOS GENERALES Y
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
IV. POLITICA INSTITUCIONAL/LINEAMIENTOS DE POLITICA
SECTORIAL
V. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD ORGANICA O
DEPENDENCIA
b. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
c. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
a. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE
APERTURA (PIA 2011)
b. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE
APERTURA POR GRUPO GENÉRICO Y TIPO
DE GASTO.
c. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE
APERTURA POR FUENTE DE
FINANCIAMIENTO POR CATEGORÍA DE
GASTO:
d. CAPACIDAD OPERATIVA (INDICANDO: NOMBRE DE LA UNIDAD
ORGÁNICA O DEPENDENCIA, CARGOS ESTRUCTURALES,
CÓDIGOS, NUMERO TOTAL NECESARIO SEGÚN CAP. Y POR
OPERATIVIDAD.
e. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES (Desarrollar el contenido del
plan operativo de acuerdo a los formatos y matrices contenidas en la
presente directiva.

ANEXO Nº 01

4
5
6
7
8
 “PROCESO DE EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL”

REFLEXIONES

Si no se miden los resultados las organizaciones van a la deriva, NO APRENDEN

y tampoco permiten o exigen que los individuos que pertenecen a ellas lo hagan.

“Lo que no se mide, no se conoce, lo que no se conoce no se administra; lo que

no se administra no se mejora”

“Lo que midas es lo que obtienes”

Monitoreo

El monitoreo consiste en el seguimiento periódico de las actividades y proyectos

del Plan Operativo; busca hacer correcciones y ajustes a tiempo, utiliza
indicadores de insumo, proceso y producto principalmente.

Es una herramienta para la recolección de datos en diferentes momentos de un

proceso.

Su función es medir la eficiencia de los objetivos planteados, las metas de las

actividades planteadas y los resultados esperados, a partir de los indicadores
formulados. Se realiza sobre la base de instrumentos específicos.

Los avances obtenidos del monitoreo, van a permitir comparar las actividades y
metas programadas versus las ejecutadas a la fecha de corte, con el fin de
analizar el grado de cumplimiento de los objetivos planteados y realizar los ajustes
correspondientes de ser el caso.

9
 Diferencias entre Monitoreo y Evaluación

Monitoreo Evaluación

 Permanente  Puntual y por etapas

 Afecta las decisiones  Afecta decisiones
operativas programáticas
 Mide tendencias de las  Mide los avances hacia el
actividades logro de objetivos
 Reporta información constante  Refleja el estado situacional
y de corta extensión de un determinado momento
 Sus objetivos son las del POI
actividades, metas, medios,  Reporta información periódica
recursos y resultados y de gran extensión
 Sus objetivos son los efectos
y los impactos

10
“FORMATOS PARA LA EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

11
12
13
14
15
16
17
 Diseño Metodológico de la Evaluación del Plan Operativo

* El contenido mínimo del Informe de Evaluación del Plan Operativo es el

siguiente:

1. Resumen Ejecutivo.

2. Análisis del Periodo de evaluación del Ejercicio Fiscal.

3. Avance de la Ejecución de Metas Física y Financieras.

4. Logros obtenidos.

5. Enumeración de problemas presentados.

6. Determinación de problemas presentados.

7. Conclusiones.

8. Recomendaciones.

9. Anexos.

18
“FORMATOS PARA EL MONITOREO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL”

19
20
21