IF0005_U4_Planeación

Versión: Febrero 2015

Revisor: Ma. de la Luz Mendoza Uribe

 Planeación de una presentación eficaz 
Por: Ma. de la Luz Mendoza Uribe

Antes de empezar a crear una presentación a través del software de presentaciones es importante que
previamente realices la planeación de la misma, en la que debes considerar aspectos como el tiempo y
lugar en el que la harás, los recursos tecnológicos con los que cuentas, la finalidad de la presentación,
el público al que va dirigida, entre otros.

La planeación de una presentación tiene como finalidad que consideres todos los aspectos relevantes
que influenciarán la misma, a fin de tener el éxito que se espera.

Aunque puedes encontrar una gran variedad de sugerencias y recomendaciones para la planeación de
una presentación, entre las más interesantes están las que proponen Beskeen, Cram, Duffy,
Friedrichsen & Reding (2005) y que son:

• Determinar el propósito de la presentación.

• Precisar el mensaje que quiere comunicar, asignar a la presentación un título

significativo y resumir su mensaje.

• Determinar el público y la ubicación de la comunicación.

• Determinar el tipo de salida que comunica mejor su mensaje, considerando las

restricciones de tiempo y la disponibilidad de equipo de cómputo.

• Definir un aspecto para su presentación que comunique su mensaje y

• Determinar cuáles materiales adicionales serán útiles en la presentación (p. 462).

A continuación se explican cada uno de estos puntos para la planeación de una presentación:

1. “Determinar el propósito de la presentación” (Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen & Reding,

2005, p. 462). Aquí es importante definir, ¿qué es lo que se desea lograr con la presentación?,
¿qué se desea mostrar?, ¿cuál es el objetivo de la presentación?, por lo que se debe establecer
el tema, alcance y el mensaje que se quiere transmitir.

2. “Precisar el mensaje que quiere comunicar, asignar a la presentación un título significativo y

resumir el mensaje” (Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen & Reding, 2005, p. 462). Es importante
resaltar que el título de la presentación debe ser congruente con el tema.

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
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Por ejemplo: 

Si vas a tratar el tema de Sugerencias para realizar presentaciones electrónicas y el título de

tu trabajo es Presentaciones, aunque estás tocando el tema, lo dejas muy amplio ya que no
específicas el entorno o el tipo de presentaciones. Podrías seleccionar como tema
Recomendaciones para utilizar eficazmente el software de presentaciones.

En este punto puedes empezar a realizar un esquema de contenido, el cual consiste en hacer
una estructura o planear tu presentación en papel, es decir, determinar los temas y subtemas,
estructurar las diapositivas, sus contenidos, así como el lugar en el que se colocarán los
gráficos. A esto se le conoce como un mapeo o esquema en papel porque generalmente es en
una libreta u hoja donde estructuras la presentación.

3. “Determinar el público y la ubicación de la comunicación” (Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen &

Reding, 2005, p. 462). En este punto se define el espacio físico (con sus características) en el
que se realizará la presentación, por ejemplo: un salón de clases, una sala de conferencias sin
ventanas, un auditorio con ventanas y mucha iluminación, entre otros. Esto es importante ya que
de esta manera sabrás el tipo de presentación y los colores que necesitas utilizar.

Por ejemplo:
Si tu presentación la realizas en un salón con luz, lo ideal es que no uses colores de fondo
obscuros; si el lugar es en una sala de negocios, ello implicará que tu presentación sea lo
más profesional, tanto en vista como en contenido.

También es de gran trascendencia el determinar la audiencia que tendrás, por ejemplo si son
adolescentes, niños, adultos, ejecutivos de una organización, etc., ya que al conocer el público al
que te vas a dirigir te permitirá realizar tu presentación tan seria o tan ocurrente como lo requieras.

Por ejemplo: 

Si vas a hacer una exposición a tu personal en una sala de conferencias pequeña con
iluminación suave, puedes crear una presentación muy simple con un esquema de colores
brillantes.

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4. “Determinar el tipo de salida que comunica mejor su mensaje, considerando las restricciones de
tiempo y la disponibilidad del equipo de cómputo” (Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen & Reding,
2005, p. 462). En este caso puedes elegir transparencias en blanco y negro o en color,
diapositivas en una pantalla o difusión en línea, pero puedes pensar ¿por qué es importante
determinar el tipo de salida?, ¿qué implica? Imagina que realizas una presentación sobre el tema
de la capa de ozono…

Por ejemplo: 

Si la presentación la vas a mostrar a través de una computadora conectada a un cañón en

un salón de clases donde está un grupo de estudiantes deberás considerar que realizarás la
exposición en el tiempo que dure la clase.

Pero si haces una presentación para un grupo de alumnos que sus clases son en línea y que
van a verla de manera individual en la computadora de su casa, en la cual pueden tener
diferentes versiones del programa de presentaciones, entonces debes desarrollar la
presentación sin usar letras complicadas, considerar imágenes y gráficos que se puedan ver en
sus computadoras, que no sea muy pesada, ya que si la conexión a Internet es lenta no podrán
descargarla o tardarán mucho tiempo.

5. “Definir un aspecto para su presentación que comunique su mensaje” (Beskeen, Cram, Duffy,
Friedrichsen & Reding, 2005, p. 462). Después de escribir el contenido de la presentación en el
programa pertinente y de anexar los gráficos es momento de elegir el aspecto que tendrá la
misma. Para hacerlo puedes utilizar las plantillas prediseñadas o cambiar el color de fondo, la
idea es que realices una presentación atractiva para la audiencia y que te permita mostrar
perfectamente el tema abordado.

Por ejemplo: 

Si tu tema es sobre el cuidado del agua se te recomienda utilizar una plantilla prediseñada
que tenga gotas de agua o bien usar un color azul claro como fondo de las diapositivas.

6. “Determinar cuáles materiales adicionales serán útiles en la presentación” (Beskeen, Cram,

Duffy, Friedrichsen & Reding, 2005, p. 462). Además de tu presentación, a veces es necesario
recurrir a otros recursos como son entregar el documento impreso con las notas al orador; o
repartir documentos que son pertinentes como tablas, esquemas o inclusive ejercicios; o
entregar hojas para hacer anotaciones; lo anterior depende en gran medida de la forma en que
tengas estructurado el tema.

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En el siguiente ejemplo puedes ver la manera en que se estructura una presentación.

Ejemplo: Lineamientos y sugerencias para crear presentaciones eficaces 

1. Propósito
Conocer los lineamientos y sugerencias que existen para crear presentaciones eficaces, ya sea para el
uso personal o dentro de una organización.

2. Esquema del contenido

 Sugerencias para una presentación eficaz:
o Tu nombre.
o Fecha en la que se mostrará la presentación.
o Puesto.

 Organización de un mensaje:
o Utiliza el tipo de fuente que te permita leer claramente los textos, como Calibri o Arial; no
uses fuentes elaboradas, cursivas o descargadas de Internet.
o El tamaño de la letra va de acuerdo a la distancia en la que se encuentra la audiencia,
por ello Microsoft Office (2012) recomienda que consideres:

• Una letra de una pulgada o de 2,54 cm se puede leer desde 3 metros.

• Una letra de dos pulgadas o 5 cm se puede leer desde 6 metros.
• Una letra de tres pulgadas 0 7,5 cm se puede leer desde 9 metros (párr. 6).

o Revisa que en tu presentación no haya errores de redacción y ortografía.

 Distribución y cantidad de texto:

o Evita saturar de texto las diapositivas.
o Procura que las líneas y frases de tu texto sean cortas.
o Utiliza listas numeradas y de viñetas.
o Usa párrafos sólo si es necesario y de un máximo de cinco líneas.
o Considera que no se requiere incluir muchas diapositivas (por ejemplo, 50) para explicar
un asunto, sino que resumiendo perfectamente el tema, éste se pudiera abordar en 10
diapositivas.

 Gráficos y colores:
o Evita saturar tus diapositivas de gráficos: imágenes, animaciones, videos, música,
diagramas, etc.
o Utiliza gráficos que sean acordes a la presentación y puntos tratados en la diapositiva.
o En caso de que tú lo elijas, usa colores tenues y similares de fondo, en toda la
presentación.
o Si usas una plantilla o tema verifica que ésta sea vea clara, que los colores sean
pertinentes y acordes a tu exposición.
o No escojas gráficos y colores llamativos porque pueden desviar la atención del mensaje.
o Evita utilizar colores de fondo, plantillas o temas que sean de tonos obscuros.
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 Tecnología utilizada:
o Investiga si para la presentación utilizarás tu computadora o te prestarán una.
o Pregunta con anticipación si vas a tener conexión a Internet, a fin de saber si puedes
incluir videos o sitios en línea web dentro de la presentación.
o Antes de crear tu presentación en el programa que elijas, investiga las características del
equipo que se usará para proyectarla.
o Llega con 30 minutos de anticipación para revisar el funcionamiento del equipo, como
computadora y cañón.
o Prueba la presentación en la computadora que se va a utilizar.
o Si es necesario realiza ajustes o modificaciones.

 Otras sugerencias:
o Muéstrate siempre seguro(a) de lo que haces y dices.
o Respeta a tu audiencia.
o Utiliza ropa que sea formal y cómoda.
o Habla pausadamente y claro.
o No grites o hables rápido.
o No leas el texto de la presentación.
o Gesticula utilizando todo tu cuerpo sin exagerar, trata de ser lo más natural posible.
o Sé puntual para iniciar y concluir tu presentación.
o Programa el tiempo para cada sección, es decir, establece el tiempo de la bienvenida,
desarrollo de la presentación, espacio de preguntas, entre otros.
o Observa atentamente la actitud de los participantes, si se están durmiendo puedes
cambiar de estímulo y tratar de llamar su atención de manera discreta.
o Siempre considera que una presentación puede ser interesante y divertida, por ello
realiza tus presentaciones como a ti te gustaría que las hiciera otra persona.

3. Público y ubicación de la comunicación

Por ejemplo: Sala de conferencias de la organización donde se va a hacer una presentación a un grupo
de personas que laboran en el área de ventas de la misma. Dicha sala cuenta con una iluminación
suave y además tiene un espacio amplio con capacidad para albergar a 100 personas; se realizará una
presentación formal.

4. Tipo de salida
Se cuenta con un tiempo de 30 minutos, por lo que se usarán diapositivas a color. Se debe considerar
que la sala tiene acceso a una computadora, a equipo de sonido y a un proyector.

Las características de la computadora son las siguientes:

o Procesador Intel® Pentium® Dual-Core E2180
o Windows Vista® Home Premium Original
o Pantalla ancha LCD de 19"
o Memoria DDR2 de 2048MB de canal dual3
o Unidad de disco duro SATA II de 500GB3
o Unidad de DVD±RW SuperMulti de 18x
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Las características del proyector son las siguientes:

o Compatibilidad con equipos informáticos VGA(640x480), SVGA(800x600), XGA(1024x768),
WXGA(1280x800), SXGA(1280x1024), WSXGA(1440x900), SXGA+(1400x1050),
UXGA(1600x1200)
o Brillo -2500 lm normal, 1800 lm eco
o Cantidad de colores 16,7 millions, couleurs vraies
o Uniformidad de brillo 95%
o Audio Altavoz de 3.0W

5. Aspecto visual
Uso de plantillas profesionales prediseñadas, uso de la animación entre el cambio de una diapositiva y
otra, así como de animaciones personalizadas de los diferentes elementos.

6. Material complementario
A cada participante se le va a dar la impresión de las diapositivas con espacio para notas, a fin de que
pueda escribir los comentarios que crea pertinentes.

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Referencias   

Beskeen, W., Cram, C., Duffy, J. A., Friedrichsen, L. & Reding, E.E. (2005).
Microsoft Office 2003 (M. Á. Martínez, A. S, Fernández-Molina, J. G.
Rivera y J. A. Núñez. trads.). México: Editorial Cengage Learning.

Microsoft Office. (2012). Sugerencias para crear una presentación eficaz.

Recuperado de http://office.microsoft.com/es-hn/powerpoint-
help/sugerencias-para-crear-y-realizar-una-presentacion-eficaz-
HA010207864.aspx

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