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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
UNIDAD I
INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
IDENTIFICACION DE NECESIDADES
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La IDENTIFICACION DE
NECESIDADES es la fase inicial del
ciclo de vida de un proyecto, el cual
inicia con el reconocimiento de:
▪ UNA NECESIDAD.
▪ UN PROBLEMA.
▪ UNA OPORTUNIDAD.
Y termina con la emisión de una
SOLICITUD DE PROPUESTA (SDP).
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PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE UNA
NECESIDAD
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LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE
PROPUESTA
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El propósito de una SOLICITUD DE PROPUESTA es describir en
forma amplia y detallada lo que desea obtener el cliente con el
proyecto
Una solicitud de propuesta debe incluir:
1. OBJETIVOS DEL PROYECTO: Resultados o
productos que deben alcanzar con el proyecto.
2. DESCRIPCION DEL TRABAJO (DDT): Alcance
del proyecto, exponiendo en forma muy general
las tareas que el cliente desea que realice el
contratista o el equipo de proyecto, para
alcanzar el objetivo.
3. REQUISITOS DEL CLIENTE: Se refieren a las
especificaciones de calidad del trabajo que se
exigirán en el proyecto.
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LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE
PROPUESTA
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1. Competencia:
• ¿ Qué otros contratistas podrán presentar también una propuesta
como respuesta a la SDP ?
• ¿ Cuál es su posición en el mercado ?
• ¿ Tienen ventaja competitiva debido a esfuerzos de mercadeo previos
a la SDP o por su trabajo anterior con el cliente
2. Riesgo:
• ¿ Existe el riesgo de que el proyecto no se autorice ?
• ¿ Desea realmente la empresa dar a concurso el proyecto u obtener
información ?
• ¿ Tiene experiencia compradora el cliente ?
3. Misión:
• ¿ El proyecto sería coherente con la misión del negocio o le llevaría a
dispersión de recursos ?
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LICITAR O NO LICITAR POR PARTE DEL
CONTRATISTA
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4. Ampliación de capacidades y mercado:
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SECCION
TECNICA
CONTENIDO DE SECCION
LA PROPUESTA ADMINISTRATIVA
SECCION DE
COSTOS
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LA SECCION TECNICA
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OBJETIVO: Convencer al cliente de que el contratista o equipo de proyecto
comprende la necesidad o el problema y que puede proporcionarle la solución
menos riesgosa y más benéfica.
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LA SECCION ADMINISTRATIVA
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OBJETIVO: Convencer al cliente de que puede hacer el trabajo propuesto ( el
proyecto) y lograr los resultados deseados.
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LA SECCION DE COSTOS
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OBJETIVO: Convencer al cliente de que el precio o costo del proyecto para el
cliente es realista y razonable.
1. COSTOS DE MANO DE OBRA: Salarios u honorarios de las personas que
trabajarán en el proyecto, incluyendo cargas
sociales y prestaciones.
Puede presentarse por etapas, para mayor
claridad y comprensión.
2. MATERIALES: Incluye todo tipo de materiales que se requieran.
Igual que los anteriores, pueden presentarse por
etapas, para mayor claridad y comprensión.
3. SUBCONTRATISTAS Y ASESORES: Honorarios de subcontratistas y asesores que
será necesario utilizar para el proyecto.
Se justificará su conveniencia y los beneficios que
aportará su intervención.
4. ALQUILER DE EQUIPOS E Incluye el costo del alquiler de equipos,
INSTALACIONES: instalaciones, herramientas que serán necesarias
para el proyecto.
5. VIAJES: Incluye los viáticos que será necesario erogar.
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6. DOCUMENTACION: Costo de impresión de manuales, dibujos, informes,
publicaciones, videos…
7. GASTOS Se calcula un porcentaje sobre la suma de los costos
INDIRECTOS: anteriores y se añade al presupuesto. Este porcentaje será
suficiente para cubrir los gastos de operación del contratista.
Obviamente, esta partida no existirá cuando se utiliza un
equipo interno de proyecto.
8. AUMENTOS: En el caso de proyectos que abarquen tiempos largos, en
épocas de economías rápidamente cambiantes. Deberán
proponerse índices para el ajuste de precios, por ejemplo:
aumentos de la inflación general, o inflación al fabricante,
inflación en determinada rama de negocios, paridad
monetaria…
9.CONTINGENCIAS: Es una cantidad o reserva administrativa que el contratista
quiera incluir para cubrir lo inesperado.
10. HONORARIOS O Las partidas anteriores, son costos. Ahora el contratista
UTILIDADES: añadirá sus honorarios, es decir, la utilidad que pretende
obtener por la ejecución del proyecto.
Obviamente esta partida no existirá cuando se trabaja con
equipo interno de proyecto.
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LA EVALUACION DE LA PROPUESTA
POR PARTE DEL CLIENTE
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Los clientes evalúan las propuestas en diferentes
formas:
• Algunos, observan primero los precios de las
diversas propuestas y seleccionan por ejemplo,
sólo las tres de precios más bajos, para proceder
después a una evaluación técnica.
• Otros, eliminan inicialmente las propuestas con
precios que exceden a sus presupuestos o
aquellas otras, cuya sección técnica no cumpla con
todos los requisitos establecidos en la SDP., para
proceder luego a evaluarlas en base a factores de
evaluación bien definidos.
• En otras ocasiones se evalúan las propuestas
técnicas y administrativas, sin tomar en cuenta el
costo. Después, las que alcancen mayor
puntuación en la revisión técnico / administrativa,
se evalúan ya nada más en cuanto a sus costos.
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CRITERIOS MAS USUALES USADOS POR LOS
CLIENTES PARA EVALUAR PROPUESTAS
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• Cumplimiento de la descripción del trabajo y los requisitos del cliente,
establecidos en la SDP.
• Comprensión por parte del proyectista del problema o necesidad del cliente.
• La adecuación y practicidad del enfoque propuesto por el proyectista para
solucionar el problema.
• Experiencia y referencias obtenidas del proyectista en proyectos similares.
• Experiencia del personal clave que será asignado a trabajar en el proyecto.
• Capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del proyectista para planear y
controlar el proyecto.
• Realismo del programa del proyectista.
• Metodología y realismo para calcular los precios.
• Competitividad del precio ( en un juicio de costo beneficio).
Muchas veces es conveniente pedir a las personas que presentaron propuestas, que
realicen, además de la presentación escrita del proyecto, una presentación oral de
las mismas, para que el cliente tenga oportunidad de ampliar información
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EJEMPLO DE TABLA PARA LA EVALUACION DE
PROPUESTAS
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Proyecto: Fecha de recibido:
Presentado por: Fecha de evaluación:
Califique los siguientes criterios con base en una escala de 1 ( bajo ) a 10 ( alto )
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