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PROCESO DE INVENTARIO DE

BIENES MUEBLES
TOMA DE INVENTARIO

El Inventario es el procedimiento que


consiste en verificar físicamente la
existencia de los bienes muebles con que
cuenta cada entidad a una determinada
fecha; contrastar su resultado con el
registro contable, investigar las
diferencias que pudieran existir y
proceder a las regularizaciones que
correspondan.
(Artículo 121 del Reglamento de la Ley N°29151)
TIPOS DE INVENTARIO

• INVENTARIO FISICO PATRIMONIAL


Todos los bienes patrimoniales
(se regula por normas de la SBN).

• INVENTARIO FISICO DE ALMACEN


Todas las existencias de almacén
(se regula por normas del Sistema de
Abastecimiento).
(Resolución Jefatural 335-90/INAP-DNA)
OBJETIVOS DEL INVENTARIO

 SUSTENTAR Y ACTUALIZAR LOS REGISTROS CONTABLE Y


PATRIMONIAL (actualización de la asignación al usuario,
ubicación, revaluación por efectos de mejoras, etc.).

 IDENTIFICAR BIENES SOBRANTES Y FALTANTES.


 REALIZAR UNA EFICAZ ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES
(identificar los bienes que no se usan, que requieren
mantenimiento o reparación, etc.).

 CONTRATAR PÓLIZA DE SEGUROS.


 OTROS.
ÓRGANO RESPONSABLE PARA LA
TOMA DE INVENTARIO

Bajo responsabilidad del Jefe de la


Oficina General de Administración
(OGA) o la que haga sus veces, se
efectuará un inventario anual en la
entidad pública, con fecha de cierre al 31
de diciembre del 2014, a fin de
presentarlo a la SBN entre enero y
marzo del 2015.
Asimismo, la Oficina de Control
Patrimonial debe coordinar e informar a
la OGA las acciones previas a realizar,
hasta antes de la conformación de la
Comisión de Inventario.
COMISIÓN DE INVENTARIO

El inventario será realizado por una Comisión, la misma que


será designada mediante Resolución de la Oficina General
de Administración de la entidad pública.

Puede estar
Puede estar integrada
integrada por
por personal
personal de:
de:

••Administración.
Administración.
••Contabilidad.
Contabilidad.
••Abastecimiento.
Abastecimiento.
••Oficina
OficinadedeControl
Control Patrimonial
Patrimonial
(Secretario-Facilitador).
(Secretario-Facilitador).
--Personal
Personalde
deotras
otrasáreas
áreasdesignadas.
designadas.

EQUIPO DE VERIFICADORES (campo):


 Compuesto por 01 ó 02 personas por
equipo o brigada.
COMISIÓN DE INVENTARIO

FUNCIONES
FUNCIONES


Realizar
Realizary/oy/ogestionar
gestionarelelinventario
inventariodedebienes
bienesmuebles.
muebles.

Elaborar
Elaborar yy suscribir
suscribir el
el Acta
Acta de
de Instalación,
Instalación, Acta
Acta dede Inicio
Inicio yy
Acta
ActadedeCierre
Cierrede deInventario.
Inventario.

Conformar
Conformarlos losequipos
equiposde detrabajo.
trabajo.

Supervisar
Supervisarel elproceso
procesode deinventario.
inventario.

Realizar
Realizar la la conciliación
conciliación físico-contable
físico-contable yy suscribir
suscribir la
la respectiva
respectiva
Acta
ActadedeConciliación.
Conciliación.

Elaborar
Elaborar el el Informe
Informe Final
Final del
del Inventario
Inventario yy sus
sus respectivos
respectivos
anexos.
anexos.

Evaluar
Evaluar loslos resultados
resultados yy emitir
emitir conformidad
conformidad al al inventario
inventario en en
caso
caso que
que éste
éste sea
sea realizado
realizado por
por un
un tercero
tercero (persona
(persona natural
natural oo
jurídica).
jurídica).
ETAPAS DEL PROCESO DE INVENTARIO

2 CAMPO

1 3

PLANIFICACIÓN PROCESO DE GABINETE


INVENTARIO

CONCILIACIÓN
Acta de Instalación de Inventario

En las instalaciones de (.… nombre de la entidad ….), ubicadas en ………………… del distrito de
………………., provincia de ………………. y departamento de ……………….; siendo las …..
horas del día …… de ……………… del 200…, se reunieron los integrantes de la Comisión de
Inventario 2014, designados mediante Resolución N° …………………, de fecha .... de
……………. del 200…, en cumplimiento de sus funciones y atribuciones señaladas en la
Directiva N°……………………, de fecha ….. de ………………. del 200… , a fin de proceder a
instalar la Comisión de Inventario en cumplimiento al Artículo 121° del Reglamento de la Ley N°
29151, aprobado por Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA y modificatorias.
INTEGRANTES:
……………………………………….., en su condición de Presidente.
……………………………………….., en su condición de Miembro.
……………………………………….., en su condición de Miembro.
……………………………………….., en su condición de Veedor.
ACUERDOS:
(Para elaborar y/o culminar el plan de trabajo, definir metodología de inventario, elaborar
cronograma, definir personal y conformación de equipos de trabajo, determinar recursos
materiales y financieros necesarios, información y/o documentación a solicitar a Contabilidad,
Logística, Control Patrimonial; definir plazos para el inicio, culminación y presentación del
inventario; comunicación a oficinas; otros).
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
No habiendo otro punto a tratar, se levanta la sesión siendo las …… horas del día …. de
…………del 200….; procediéndose a firmar la presente Acta en señal de conformidad.
..……………….. ..………………..
(Presidente) (Miembro)
PLANIFICACIÓN

ELEMENTOS
ELEMENTOS


Elaborar
ElaborarPlan
Plande deTrabajo
Trabajoyymetodología
metodologíade deinventario.
inventario.

Elaborar
Elaborarcronograma
cronogramade deactividades.
actividades.

Elaborar
Elaborarformatos
formatosy/o y/oformularios.
formularios.

Elaborar
Elaboraretiquetas
etiquetasde deverificación
verificaciónaapegar
pegaraaloslosbienes.
bienes.

Solicitar
Solicitar aa la
la Oficina
Oficina de
de Personal
Personal la la relación
relación dede trabajadores
trabajadores
por
porlocal,
local,área
áreayyoficina,
oficina,así
asícomo
comosu sumodalidad
modalidadlaboral.
laboral.

Identificar
Identificar yy codificar
codificar los
los ambientes
ambientes (local,
(local, área
área yy oficina)
oficina) aa
inventariar,
inventariar,tomando
tomandocomo comoreferencia
referenciael elorganigrama.
organigrama.

Comunicar
Comunicaraalas lasoficinas
oficinasdedelalainstitución
institución(memorando).
(memorando).

Determinar
Determinar los los RR.HH.
RR.HH. yy RR.MM.
RR.MM. (catálogo,
(catálogo, wincha,
wincha, tablero,
tablero,
waipe,
waipe,espejo,
espejo,útiles
útilesde
deoficina,
oficina,etc.).
etc.).

Capacitación
Capacitaciónal alpersonal
personalquequeparticipará
participaráen enelelinventario.
inventario.
Cronograma de Actividades
Herramientas de Trabajo

Tablero Catálogo Cámara Etiqueta de


fotográfica verificación

Útiles de
Wincha Espejo Lupa oficina
Formato de Inventario
Formato de Inventario de Vehículo….
….Formato de Inventario de Vehículo
Formato de Inventario de Motocicleta
PLANIFICACIÓN


Cuentas
Cuentas contables
contables que
que deben
deben trabajarse
trabajarse de
de acuerdo
acuerdo aa los
los bienes
bienes
descritos
descritosenenel
elCatálogo
CatálogoNacional
NacionaldedeBienes
BienesMuebles
Mueblesdel
delEstado:
Estado:
PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN

a)
a)Solicitar
Solicitar aa lala Oficina
Oficina de
de Contabilidad
Contabilidad loslos estados
estados
financieros
financieros del
del ejercicio
ejercicio anterior
anterior (al
(al 31-12-2013),
31-12-2013), que
que
incluye,
incluye, entre
entreotros:
otros:


Balance
Balancegeneral.
general.

Notas
Notas aalos
losestados
estados financieros.
financieros.

Movimiento
Movimiento durante
durante elel ejercicio
ejercicio 2013,
2013, en
en relación
relación aa
compras
compras yy mejoras,
mejoras, donaciones,
donaciones, transferencias
transferencias yy
otros,
otros,depreciación,
depreciación,amortización
amortizaciónyyagotamiento.
agotamiento.

Relación
Relación detallada
detallada yy valorizada
valorizada de de bienes
bienes porpor
cuenta
cuentacontable
contable (activos
(activosfijos
fijosyyno
nodepreciables).
depreciables).

Asimismo,
Asimismo, solicitar
solicitar aa dicha
dicha Oficina
Oficina el
el Auxiliar
Auxiliar Estándar
Estándar
de
delos
losbienes
bienesdel
del ejercicio
ejercicio2014,
2014,por
porcuenta
cuentacontable.
contable.
BALANCE GENERAL
PLANIFICACIÓN

b)
b)Solicitar
Solicitar aa la
laOficina
Oficinadede Control
Control Patrimonial
Patrimonial los
los resultados
resultados
del
delinventario
inventario del
del ejercicio
ejercicio anterior
anterior(al
(al 31-12-2013):
31-12-2013):

 Informe
Informefinal.
final.

 Acta
Actade
deconciliación.
conciliación.

 Registro
Registropatrimonial
patrimonial (SIMI
(SIMI3.5).
3.5).

 Resoluciones
Resolucionesde de altas
altasyy bajas.
bajas.

 Resoluciones
Resolucionesdisposición
disposiciónyyadministración.
administración.

c)
c) Solicitar
Solicitar aa la
la Oficina
Oficina de
de Logística
Logística oo alal área
área que
que
corresponda
corresponda laslas ordenes
ordenes de
de compra,
compra, facturas,
facturas, guías
guías de
de
remisión,
remisión,facturas,
facturas,pecosas,
pecosas,etc.
etc.de
detodo
todo el
el ejercicio
ejercicio2014.
2014.
PROHIBICION DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES

Para que todos los bienes patrimoniales sean


debidamente inventariados y registrados,
queda suspendido, mientras dure el proceso
de inventario, el desplazamiento interno y
externo de dichos bienes. En caso sea
necesario, podrá realizarse previa
autorización y por escrito de la Oficina de
Control Patrimonial y con conocimiento de la
Comisión de Inventario.
Acta de Inicio de Inventario

En las instalaciones de (.… nombre de la entidad ….), ubicadas en ………………… del distrito de
………………., provincia de ………………. y departamento de ……………….; siendo las …..
horas del día …… de ……………… del 200…, se reunieron los integrantes de la Comisión de
Inventario 2014, designados mediante Resolución N° …………………, de fecha .... de
……………. del 200…, en cumplimiento de sus funciones y atribuciones señaladas en la
Directiva N°……………………, de fecha ….. de ………………. del 200… , para dar inicio a las
actividades del proceso de toma de inventario conforme al cronograma establecido y en
cumplimiento al Artículo 121° del Reglamento de la Ley N° 29151, aprobado por Decreto
Supremo N° 007-2008-VIVIENDA y modificatorias.
INTEGRANTES:
……………………………………….., en su condición de Presidente.
……………………………………….., en su condición de Miembro.
……………………………………….., en su condición de Miembro.
……………………………………….., en su condición de Veedor.
ACUERDOS:
(Para aprobar el plan de trabajo, contenido del informe final, cronograma de actividades,
metodología de inventario, personal y conformación de equipos de trabajo, recursos a utilizar,
plazos para la culminación y presentación del inventario, otros).
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
No habiendo otro punto a tratar, se levanta la sesión siendo las …… horas del día …. de
………………….. del 200….; procediendo los participantes a firmar la presente Acta en señal de
conformidad.
..……………….. ..………………..
(Presidente) (Miembro)
ETAPA DE CAMPO

Durante la fase de campo del inventario se


verificará:
• Marca

 Existencia
Existencia del
del bien
bien mueble.
mueble. • Modelo

 Tipo
Tipo de
de bien
bien mueble.
mueble. • Tipo
 • Serie
 Detalle
Detalle técnico
técnico • Color

 Estado
Estado dede conservación.
conservación. • Motor

 Ubicación
Ubicación (local,
(local, área,
área, oficina).
oficina). • Dimensiones
 • Otros
 Usuario.
Usuario.

 Condiciones
Condiciones de de seguridad.
seguridad.
ETAPA DE GABINETE
(Procesamiento de Datos y Análisis Contable)

1. Los datos obtenidos en la fase de campo del


inventario deben ser procesados haciendo uso de
una adecuada metodología y apoyado por un
programa de computadora.

2. Contar con los estados financieros del ejercicio


anterior (31-12-2013), a fin de realizar el respectivo
análisis del Balance, notas a los estados financieros y
otros y tener el analítico de los bienes a dicha fecha.
Analizar el auxiliar estándar del ejercicio actual (2014).

3. Contar con los resultados del inventario del ejercicio


anterior (2013), a fin de realizar el respectivo análisis.
ETAPA DE GABINETE
(Análisis y Procesamiento de Datos)

4. Realizar el análisis contable y técnico de la


documentación referida al ejercicio actual (2014)
(órdenes de compra, facturas, guías, resoluciones de
alta, resoluciones de baja, auxiliar estándar de activos
fijos y no depreciables).
5. Realizar el cálculo de la depreciación de los bienes
del activo fijo al 31-12-2014.

6. Contar con el analítico de los bienes al 31-12-2014,


para realizar la conciliación del inventario físico con el
Registro Contable, a fin de determinar los bienes
conciliados, sobrantes y faltantes, principalmente.
CONCILIACIÓN

REGISTRO CONTABLE INVENTARIO FISICO


LO QUE SE DEBERIA TENER LO QUE SE TIENE

AÑO 1980 AÑO 1980


AÑO 1981 AÑO 1981
................. …………
AÑO 2012 AÑO 2012
AÑO 2013 AÑO 2013
AÑO 2014 (año actual) AÑO 2014 (año actual)
Bienes muebles NO ubicados en la
FALTANTES
toma de inventario físico
Bienes muebles que se desconoce su
SOBRANTES procedencia o que no cuentan con
documentación suficiente
INFORME FINAL DEL INVENTARIO

Es elaborado por la Comisión de Inventario, el cual es


remitido a la OGA. Partes:
 Bienes de propiedad de la entidad.
 Bienes Faltantes.
 Bienes Sobrantes.
 Bienes en uso por otras entidades.
 Bienes prestados por otras entidades.
 Bienes dados de baja y en custodia.
 Bienes en proceso de disposición.
 Personal responsable del inventario.
 Bienes propuestos para el Catálogo.
 Otros resultados
Acta de Cierre de Inventario

En las instalaciones de (.… nombre de la entidad ….), ubicadas en ………………… del distrito de
………………., provincia de ………………. y departamento de ……………….; siendo las …..
horas del día …… de ……………… del 200…, se reunieron los integrantes de la Comisión de
Inventario 2014, designados mediante Resolución N° …………………, de fecha .... de
……………. del 200…, en cumplimiento de sus funciones y atribuciones señaladas en la
Directiva N°……………………, de fecha ….. de ………………. del 200… , para realizar el cierre
de las actividades del proceso de toma de inventario conforme al cronograma establecido y en
cumplimiento al Artículo 121° del Reglamento de la Ley N° 29151, aprobado por Decreto
Supremo N° 007-2008-VIVIENDA y modificatorias.
INTEGRANTES:
……………………………………….., en su condición de Presidente.
……………………………………….., en su condición de Miembro.
……………………………………….., en su condición de Miembro.
……………………………………….., en su condición de Veedor.
ACUERDOS:
(Referido a las actividades realizadas, etiquetado, procesamiento de datos, dificultades que
hubieron; resultados: informe final, acta de conciliación, bienes sobrantes y/o faltantes;
recomendaciones para el próximo inventario, otros).
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
No habiendo otro punto a tratar, se levanta la sesión siendo las …… horas del día …. de
………………….. del 200….; procediendo los participantes a firmar la presente Acta en señal de
conformidad.
..……………….. ..………………..
(Presidente) (Miembro)
INFORMACIÓN A REMITIR A SBN

La OGA o la que haga sus veces en la entidad


pública es la responsable de remitir a la SBN
el Inventario de Bienes Muebles al 31 de
diciembre del 2014.

 Plazo máximo: 31 de marzo del 2015.


 Se remite:

Base de Datos (SIMI 3.5).


Informe Final del Inventario.
Acta de Conciliación.