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MANUAL DEL PROCEDIMIENTO Documento:

DEL EXPEDIENTE DE PAGO S-PGC-01

Unidad responsable de elaboración:

Gerencia de Administración y Finanzas

Revisión y autorización:
Gerencia de Administración y Finanzas

Nº documento Versión

01 S-PGC-01

Elaborado por:
MANUAL DEL Nombre C.I.
PROCEDIMIENTO DEL Edu Alvarez 25.278.750

EXPEDIENTE DE
PAGO

Ciudad Guayana, 30/06/2018

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ÍNDICE

Contenido Pág.

INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 5
1. OBJETIVO ......................................................................................... 7
2. ALCANCE .......................................................................................... 7
3. RESPONSABLE ................................................................................ 7
4. FORMULARIOS UTILIZADOS ........................................................... 7
5. NORMAS GENERALES..................................................................... 7
6. NORMAS ESPECÍFICAS ................................................................... 8
7. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................... 8
8. PROCEDIMIENTO A SEGUIR ........................................................... 9
9. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................... 13
10. FORMULARIOS UTILIZADOS ......................................................... 14

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INTRODUCCIÓN
El siguiente manual de procedimientos es un instrumento
administrativo que tiene como finalidad indicar los procedimientos y normas
que se deban seguir para el cumplimiento de las tareas o actividades
realizadas para la elaboración de los expedientes de pago de la empresa
CVG Refractarios Socialistas de Venezuela

Contiene normas y reglas específicas que regulan la ejecución de las

acciones que componen el procedimiento de elaboración de los expedientes
de pago, para mantener al mismo dentro de los parámetros establecidos,
dentro de las guías generales que afectan la actuación y el comportamiento
de los integrantes de CVG Refractarios Socialistas de Venezuela, para el
cumplimiento de sus objetivos.

El presente manual tiene como objetivo principal, establecer los

lineamientos a seguir por la organización para estandarizar la elaboración y
presentación de los Manuales de Normas y Procedimientos que se deben
realizar en el CVG Refractarios Socialistas de Venezuela, como parte
fundamental de su control interno.

Constituye una guía metodológica general, que contiene su objetivo,

alcance y el boletín de procedimiento, que debe ser revisado periódicamente
para adecuarlo a los posibles cambios organizacionales.

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OBJETIVO
Normalizar, controlar y equilibrar el procedimiento de los expedientes
de pago de proveedores de la empresa, evitando la pérdida de información
por errores debidos al desconocimiento de las normas y procedimientos,
reduciendo así el costo, tiempo utilizado, y la duplicidad de funciones para
aumentar la eficiencia general de la organización.

ALCANCE
Abarca información de la estructura organizativa de la empresa, sus
departamentos y funciones, hasta llegar al procedimiento de expediente de
pago, con todos los elementos involucrados.

BASE LEGAL
Normas y procedimientos de CVG Refractarios Socialistas de
Venezuela.
Ley de administración financiera del sector público (LOAFSP)

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BOLETÍN DE PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE DE PAGO

1. OBJETIVO

Identificar el proceso a través del cual se administra y almacena toda

la información legal y fiscal de los proveedores mediante la determinación de
los pasos a seguir y otros aspectos relevantes y determinantes para realizar
el procedimiento con eficiencia.

2. ALCANCE

Abarca el proceso desde que la unidad solicitante realiza la

Requisición de Compras y la compra propiamente dicha, hasta el momento
en que se efectúa el pago final de la factura correspondiente.

3. RESPONSABLE

Analista de Administración y Finanzas

4. FORMULARIOS UTILIZADOS

 Desglose de factura
 Solicitud de Compras
 Orden de Compra o servicios
 Cotización/Presupuesto:
 Reporte de Asiento “Factura”
 Consulta de retención de proveedores
 Reporte de Asiento “Pago automático”
 Comprobantes de retención
 Cheque

5. NORMAS GENERALES
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 La unidad solicitante deberá velar por la elaboración correcta de los

formularios de solicitud de compras para la adquisición de los
materiales antes de iniciar el proceso.

 El Analista de Administración y Finanzas es el responsable del

proceso de elaboración del expediente de pago de los proveedores,
así como de verificar que los formularios recibidos para tal efecto se
encuentren elaborados correctamente para proceder a la entrega del
cheque y posteriormente archivar el expediente de pago.

6. NORMAS ESPECÍFICAS

 El Analista de Logística deberá realizar un análisis para determinar

específicamente el tipo de material requerido y el número de
unidades, para determinar la viabilidad de la compra,
 El Gerente de Administración y Finanzas deberá considerar los
recursos disponibles para autorizar los pagos a realizar.

7. GLOSARIO DE TÉRMINOS

 Solicitud de Compras: Es el documento que permite la realización de

una solicitud de adquisición de un producto o material necesitado a
nivel interno de la empresa.
 Cotización/Presupuesto: Es el documento que indica el valor o
precio real de los materiales.
 Orden de Compra o servicios: Es un documento que actúa como
una solicitud escrita a un proveedor, por determinados materiales a un
precio convenido, en la cual se detalla la cantidad a comprar, el tipo
de material, el precio, las condiciones de pago y otros datos
importantes para realizar la operación.
 Reporte de Asiento: Es el registro de una transacción económica en
el sistema contable de la empresa.
 Consulta de retención de proveedores: Documento de verificación
de retenciones aplicables a los proveedores.
 Comprobante de Retención: Son los documentos que acreditan las
retenciones de impuestos realizadas por la empresa (ISLR, IVA,
Municipal, entre otros)
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8. PROCEDIMIENTO A SEGUIR

Responsable Pasos Actividades

Inicio del proceso
Unidad Emite “Solicitud de Compras” en original.
1
Solicitante
Envía al departamento de Logística la “Solicitud de
2
Compras” en original.
Departamento Recibe de la unidad solicitante la “Solicitud de
3
de Logística Compras” en original.
4 Analiza la “Solicitud de Compras” en original.
5 ¿Autoriza “Solicitud de Compras”?
No: Devuelve a la unidad Solicitante la “Solicitud de
5.1 Compras” en original para continuar proceso en
paso 1.
5.2 Sí: Revisa listado de proveedores.
6 Selecciona proveedores
Emite “Orden de Compra o servicios” en dos (02)
7
originales, archivando original permanentemente.
Envía a los Proveedores la “Orden de Compra o
8
servicios” en original.
Proveedores Recibe del Departamento de Logística la “Orden
9
de Compra o servicios” en original.
10 Elabora “Presupuesto/cotización” en original.
Envía al Gerente de Compras el
11 “Presupuesto/cotización” en original y la “Orden de
Compra o servicios” en original y copia.
Departamento Recibe de los Proveedores el
de Logística 12 “Presupuesto/Cotización” en original y copia,
archivando la copia permanentemente.
Elabora “Orden de Compra y servicios” en dos (02)
13 originales y copia, archivando original
permanentemente y copia temporalmente.
Proveedores Emite “Desglose de factura” en original y copia, y
14 envía al Departamento de Logística original,
archivando copia.
Departamento Recibe “Desglose de factura” en original
15
de Logística
Realiza una comprobación de “Consulta de
16
retención de proveedores” e imprime original.
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Realiza el registro de “Reporte de Asiento “Factura”

17
e imprime original
Envía a la Gerencia de Administración y finanzas
en original:
“Desglose de factura”
18 “Solicitud de Compras”
“Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
Analista de Recibe original de:
Administración “Desglose de factura”
y finanzas “Solicitud de Compras”
19
“Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
Verifica los documentos orginales recibidos e inicia
20
el expediente de pago.
Envia al analista de contabilidad el expediente de
pago:
“Desglose de factura”
21 “Solicitud de Compras”
“Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
Analista de Recibe y verifica el expediente de pago:
Administración “Desglose de factura”
y finanzas “Solicitud de Compras”
22
“Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
Realiza e imprime “Reporte de Asiento “Pago
23
Automático”
Anexa “Reporte de Asiento “Pago Automático” al
24
expediente de pago.
Envia al Analista fiscal el expediente de pago:
“Desglose de factura”
“Solicitud de Compras”
25 “Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
“Reporte de Asiento “Pago Automático”

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Analista de Recibe y verifica el expediente de pago:

Administración “Desglose de factura”
y finanzas “Solicitud de Compras”
26 “Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
“Reporte de Asiento “Pago Automático”
Elabora “Comprobantes de retención” imprime
27
original y dos copias, firmadas y selladas.
Incluye “Comprobantes de retención” originales y
28
copia al expediente de pago
Envia a la Gerente de Administracion y Finanzas el
expediente de pago:
“Desglose de factura”
“Solicitud de Compras”
29 “Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
“Reporte de Asiento “Pago Automático”
“Comprobantes de retención”
Gerente de Recibe, y verifica la existencia de errores en el
Administracion expediente de pago:
y Finanzas el “Desglose de factura”
“Solicitud de Compras”
30 “Orden de Compra o servicios”
“Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
“Reporte de Asiento “Pago Automático”
“Comprobantes de retención”
31 ¿Autoriza pago?
No: Devuelve expediente de pago al departamento
correspondiente según la falla detectada, para su
31.1 corrección. El proceso se reanuda con su
corrección. Si: Firma y continua con el proceso de
elaboración del expediente de pago.
Si: Firma y continua con el proceso de elaboración
31.2
del expediente de pago.
Analista de Elabora el “cheque” al proveedor y emite copia para
Administración 32 archivo
y finanzas
33 Entrega el cheque al proveedor y el expediente de

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pago para su verificación

Proveedor 34 Recibe el cheque
Verifica y firma la conformidad con el expediente de
35
pago
Analista de Incluye copia del “cheque” al expediente de pago:
Administración “Desglose de factura”
y finanzas “Solicitud de Compras”
“Orden de Compra o servicios”
36 “Reporte de Asiento “Factura”
“Consulta de retención de proveedores”
“Reporte de Asiento “Pago Automático”
“Comprobantes de retención”
“Cheque”
Archiva copia de “Comprobantes de retención” y
37 “Desglose de factura” en las carpetas
correspondiente de retención.
Archiva expediente de pago en la carpeta de
38
egresos del año correspondiente.
39 Fin

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9. DIAGRAMA DE FLUJO

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10. FORMULARIOS UTILIZADOS

 Desglose de factura

1. Cumpla con lo establecido en la providencia administrativa 71 sobre la

emisión de facturas en formatos y formas libres.
2. Cumpla con la Ley del SENIAT, IVA, ISLR y sus reglamentos.

 Solicitud de compras

 Orden de compra o servicios

 Cotización/presupuesto:

 Reporte de asiento “factura”

 Consulta de retención de proveedores

 Reporte de asiento “pago automático”

 Comprobantes de retención

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 Cheque

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CONSIDERACIONES

El presente manual de procedimientos fue elaborado con l a

información suministrada por la Gerencia de Administración y Finanzas de la
empresa CVG Refractarias Socialistas de Venezuela a través de varias
entrevistas realizadas al personal y la información recabada por medio de
observación directa durante 4 meses.

En la empresa se explicaron las normas generales y políticas de

calidad, los procedimientos de compras, retención de impuestos, y
realización del pago a los proveedores, necesarios para el expediente de
pago de los mismos. También fueron suministrados los formatos y
documentos utilizados en los mismos y demás información necesaria para
elaborar los boletines y diagramas de flujos presentes en este manual.

Los diagramas de flujos presentados en el manual son de autoría

propia, ya que no habían sido elaborados previamente por la empresa, se
efectuaron siguiendo la información recabada.

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