Documentos Comerciales

La Empresa, al desarrollar su actividad, va generando movimiento tales como:

Compra de bienes y servicios

Pago de la compra

Venta de bienes y servicios

Cobro de la venta

Este proceso que cumple cualquier ente, con mayor o menor complejidad en su actividad, es
necesario anotarlo o registrarlo para que en el momento que se necesite la información, la misma
este disponible. Para ello hay que organizar un sistema que permita disponer en forma oportuna y
adecuada la información.

La actividad que genera el ente por medio de sus operaciones de compra, venta, cobros y pagos se
implementa por medio de comprobantes.

Estos comprobantes cumplen una función de documentación respaldatoria de cada operación y se

utiliza como dato para efectuar la anotación contable, es decir que, por medio del comprobante se
capta la información.

Clasificación
Documentos Comerciales: comprobante que instrumenta formalmente una transacción económica
ya sea por los usos y costumbres o que estén regulados por ley.

Demás comprobantes: cualquier tipo de anotación que permita una registración (memo, minuta,
diario)

Todos tienen un valor legal, se pueden usar como prueba en juicio.

Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener
un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna
acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la

comprobación de los asientos de contabilidad

Clasificación de la documentación Contable según qué lo regula

Regulados por el Código de Comercio: Ley 19550 de Sociedades Comerciales, Ley 17418 de
Seguros (título 6 del código), Títulos Cambiarios (título 10), Titulo 11: de los Vales, Billetes o
Pagares (ley 16478), Título 13: ley de cheque 24452.

Cheque, Pagare, Vale, Letra de Cambio, Factura de Crédito (Ley 24660)

Regulados por los Usos y Costumbres, reglamentados por Resolución de Afip:

Resol. 1415 (Afip), Resol. 1575 (Afip) crea las facturas tipo M, Resol. 100 regula la impresión y la
habilitación de imprentas.

Remito, Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito, Recibos, Tickets y otros.

Regulados únicamente por Usos y Costumbres: Orden de pedido, Orden de pago, Orden de compra
y recibos no regulados.

Nota de Venta

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha
vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás
condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su
cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se
obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los
términos establecidos. Es emitida por duplicado (el original para el vendedor y el duplicado para el
comprador). Este documento no origina registros contables.

Remito

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la
persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el
derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la
preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el
duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder
del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura. Por
último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se
extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para
que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.

La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra,
librado, el pago de una determinada cantidad de dinero, en una fecha determinada o de vencimiento.

El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero llamado beneficiario,

tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio.

En la emisión y circulación de una letra de cambio intervienen las siguientes personas:

El librador: Es la persona acreedora de la deuda y quien emite la letra de cambio para que el deudor
o librado la acepte y se haga cargo del pago del importe de la misma.

El librado: Es el deudor, quien debe pagar la letra de cambio cuando llegue la fecha indicada o de
vencimiento. El librado puede aceptar o no la orden de pago dada por el librador y en caso de que
la acepte, quedará obligado a efectuarlo. En este caso al librado se le denominará aceptante.

El tomador, portador, tenedor o beneficiario: Es la persona que tiene en su poder la letra de

cambio y a quien se le debe abonar.

También pueden intervenir en la circulación de la letra las siguientes personas:

El endosante: Es el que endosa una letra o la transmite a un tercero.

El endosatario: Es aquel en cuyo favor se endosa la letra (el que recibe la letra)
El avalista: Es la persona que garantiza el pago de la letra

El cheque: es un título valor que consiste en la orden de pago que se libra contra un banco a favor
de una persona o empresa. El cuentahabiente libra la orden de pago mediante un cheque para que el
banco pague el valor correspondiente a quien presente el cheque al banco, o al beneficiario que
figure en el cheque.

Llamase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador
tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en
descubierto.
Es un documento que ha de librarse contra un banco o una entidad de crédito que tenga fondos a
disposición del librador y de conformidad con un acuerdo expreso o tácito según el cual el librador
tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos.
Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente
bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden
de un tercero llamado beneficiario.
Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco.
Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque con los
fondos que el librador tiene.
Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador es el primer
tenedor).Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso
del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento
con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Requisitos del cheque
Los cheques de cuenta corriente son facilitados unidos en talonarios por las entidades de crédito a
las personas que han suscrito una cuenta corriente para que puedan disponer de los fondos
depositados en ella.
Para garantizar la seguridad y derechos de sus usuarios, y en general para los tenedores de cheques,
los bancos han establecido algunas normas, por tal razón, los cheques solo pueden ser librados o
expedidos en formularios elaborados o autorizados por los bancos.
En tal virtud, los formularios de cheques serán impresos por los bancos bajo su responsabilidad y
contendrán necesariamente el nombre del banco librado y una numeración consecutiva que permita
identificarlos plenamente.
Por lo tanto los cheques que sean expedidos en formularios diferentes a los autorizados por el banco
no producirán efectos de título valor.
Cuando excepcionalmente, los bancos autoricen a su clientela para elaborar formularios especiales
de cheques, se suscribirá un documento en que consten claramente las obligaciones que se generan
por el cuentacorrentista, los requisitos y factores de seguridad que deberán llenar los cheques, y
particularmente la necesidad de incluir la impresión del nombre del librado y del número de
identificación de los cheques, para este efecto se le señalara a cada cliente numeraciones
consecutivas y particulares, de manera que permita identificar sin lugar a duda los cheques.
Si dicho sea el caso, el banco utilizara para el procesamiento de sus cheques caracteres magnéticos
que identificaran tanto al banco como al cliente o a cualquiera de ellos, dichos caracteres serán
necesariamente impresos por el banco, aun cuando medie contrato para la elaboración de chequeras
especiales.
Contenido del cheque
Los componentes esenciales que debe presentar todo título valor denominado cheque son los
siguientes:
El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentación, que necesariamente ha de ser un banco
o entidad de crédito.
Lugar de pago.
Fecha de emisión del cheque.
Un espacio en blanco precedido del signo “$” en donde se registra el valor del cheque en números.
La indicación “PÁGUESE A” o “PÁGUESE A LA ORDEN DE”, en donde va el nombre del
beneficiario del cheque.
La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero implícita en la formula “LA
SUMA DE”, delante de la cual se registra el valor del cheque en letras.
Firma del que expide el cheque. La firma ha de ser de puño y letra no admitiéndose impresa o
estampada.
En caso de que el Girador sea una empresa legalmente constituida, la firma deberá estar acompañada
por los respectivos sellos debidamente registrados con anterioridad en el banco, ya que la falta de
alguno de ellos dará origen al no pago del cheque. Cuando se presente la cláusula “Y/O”, que tantas
veces se ha utilizado en los Títulos valores, es inadmisible que la entidad bancaria alegue
contradicción, inconveniencia o duda, pues al hacerse efectivo el derecho incorporado a uno de los
beneficiarios automáticamente se excluye a los demás.