3.

1 Definición y tipos de inventario

Se define como inventario al documento contable, que muestra una relación detallada de

todos los bienes y derechos que posee una compañía. Proviene de la palabra “inventarium”, que

quiere decir “catálogo de cosas”. Refiere al manejo contable realizado en las empresas para

mantener un control de las mercancías y productos, con el fin de conocer la situación económica

en que se encuentra la empresa, estos son catalogados como activos corrientes. Se divide en:

activo, que son los bienes que generan dinero; pasivo, que refiere a las pérdidas; y capital, que es

lo que tiene realmente la empresa.

Los inventarios abarcan productos en proceso, materias primas, mercancías para venta,

productos terminados, accesorios, repuestos, empaques, envases, los suministros que usa la

empresa en las operaciones, etc. Los inventarios son realizados para reducir los costos de una

empresa, sea los costos de adquisición, los relacionados con el material que falta, los de calidad

por arranque, los costos por almacenaje, los costes generados por la coordinación de la

producción, los relacionados con la reducción de capacidad, y los costos de pedidos. Su función

principal es mantener el balance en las mercancías que entran y salen de la empresa.

Tipos de inventarios

Los inventarios de acuerdo al período en que se realicen se pueden clasificar de la

siguiente forma:

Inventario Inicial

Es el inventario realizado al inicio de un periodo de producción, donde se registra todos

los bienes de la empresa. Este se realiza al inicio del año fiscal -el 1 de enero-. El inventario

inicial refleja el saldo de la empresa antes de que inicie las compras, la producción o antes de que

se venda el inventario existente. Este se calcula con la información de los registros contables de
la empresa. Con su realización, se puede determinar luego del inventario final cuales fueron las

ganancias o pérdidas de la empresa.

Inventario Periódico

Es el que se lleva a cabo cada determinado tiempo llevando un conteo físico, para

conocer con claridad la cantidad de inventario que la empresa posee en un periodo determinado.

Con este conteo físico la empresa conoce el costo de venta, y el inventario exacto que posee. Se

lleva a cabo al término de cada periodo, ya sea mensual, semestral o anual. El costo de venta que

se generó en un periodo se calcula realizando un juego de inventario, donde se suman las

compras al inventario inicial, y luego se resta el inventario final y las devoluciones en compras.

Una de las desventajas de este inventario es la pérdida de los inventarios por falta de un control

constante.

Inventario Final

Es el inventario realizado al final o cierre del ejercicio económico, por lo general se

realiza el último día del año fiscal; y sirve para determinar la nueva situación del capital. Con

este se realiza un inventario físico de las mercancías o productos con su correspondiente

valoración.

3.2 Ventajas y desventajas de los inventarios

Razones por las cuales se requiere mantener inventario

 Reducir costos de pedir. Al comprar un lote de materias primas de un proveedor, se

incurre en un costo para el procesamiento de la compra, el seguimiento de la orden, y la

recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán

mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo

determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de compra

  Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para

continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos.

Entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por

retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede

mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad o inventario

mínimo.

 Reducir costos de adquisición En la compra de materiales, la adquisición de lotes más

grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos

menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor

costo de flete y manejo de materiales.

 Reducir costos de calidad por arranque. Señala Gaither: Al iniciar la producción de un

lote, el riesgo es grande. Los operarios podrán estar aprendiendo, las maquinas necesitan

ajustes pero la producción debe continuar antes que todo se estabilice. Entonces se

necesita producción en mayor tamaño y optimización en la producción.

Razones por las cuales no se quiere mantener inventario

Se desea reducir los inventarios debido a que, al aumentar los niveles, ciertos costos aumentan,

tales como:

 Costo de almacenaje. Entre los costos en los que se incurren para almacenar y administrar

inventarios se encuentran: intereses sobre la deuda, intereses no aprovechados que se

ganarían sobre ingresos, alquiler del almacén, acondicionamiento, energía eléctrica,

limpieza, mantenimiento, protección, flete, recepción, manejo de materiales, impuestos,

seguros y administración.

 Dificultad para responder a los clientes. Al existir grandes inventarios en proceso se

obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y

 entregar los pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los

cambios de pedidos de los clientes.

 Costo de coordinar la producción. Inventarios grandes obstruyen el proceso de

producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito, para

resolver congestionamiento de la producción y coordinar programas.

 Costos por reducción en la capacidad. Los materiales pedidos, conservados y producidos

antes que sean necesarios desperdician capacidad de producción.

 Costos por productos defectuosos en lotes grandes. Cuando un lote grande sale

defectuoso se almacenan grandes cantidades de inventario defectuoso. Los lotes de menor

tamaño pueden reducir la cantidad de materiales defectuosos.

3.3 Administración de los inventarios

La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de

toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes. Las tareas

correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los

métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el

modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades

a ordenar o producir, según sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son: Reducir al mínimo

"posible" los niveles de existencias y Asegurar la disponibilidad de existencias (producto

terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

3.3.1 Tipos de costos

Los costos se refieren al gasto monetario empleado en la fabricación de un bien o

servicio. Según el área donde se consume:

COSTOS DE PRODUCCIÓN: se conforman a partir del proceso mediante el cual la

materia prima se convierte en un producto finalizado.

COSTOS DE DISTRIBUCIÓN: son aquellos generados como consecuencia de trasladar

el producto finalizado hacia el consumidor.

COSTOS DE ADMINISTRACIÓN: más conocidos como gastos, este tipo de costos

tienen su origen los sectores administrativos de una empresa u organización.

COSTOS DE FINANCIAMIENTO: los costos de financiamiento se constituyen como un

producto de la utilización de recursos de capital.

De acuerdo al control que se tenga sobre su consumo:

COSTOS CONTROLABLES: se denominan de esta manera debido a que surgen como

resultado de una decisión deliberada por parte de los niveles jerárquicos superiores de una

empresa. Por ejemplo: el aumento en la cantidad de personal.

COSTOS NO CONTROLABLES: de modo contrario, sobre estos costos no se tiene

autoridad alguna. Por ejemplo, el pago del alquiler de las oficinas utilizadas.

Según su identificación: COSTOS DIRECTOS: está conformado por aquellos costos

susceptibles de identificación con el bien o servicio ofrecido por la empresa. Por ejemplo, los

costos relacionados con los materiales directos para la construcción del producto.

COSTOS INDIRECTOS: no se pueden identificar con un producto determinado, sino que

su total es conocido para una serie de productos. De acuerdo a la etapa en que se calculan:

COSTOS HISTÓRICOS: se refiere a los costos producidos durante una etapa previa,

pasada.
 COSTOS PREDETERMINADOS: estos son usados con el objeto de confeccionar

presupuestos y son calculados a partir de procedimientos estadísticos.

Según el comportamiento: COSTOS FIJOS: reciben esta denominación debido a que son

costos que se mantienen constantes a lo largo de un período específico. Es decir, que la cantidad

de producción realizada, o los materiales utilizados no tendrán injerencia a la hora de calcularlos.

Un costo fijo de una empresa es, por ejemplo, la luz gastada en las oficinas de la misma.

COSTOS VARIABLES: como su nombre lo indica, esta clase de costos varía de acuerdo al

volumen de producción realizado. Mientras mayor sea éste, más elevado será el costo variable.

3.3.2 Clasificación ABC

Vilfredo Pareto fue un sociólogo y economista italiano quien en 1897, afirmó que el 20% de las

personas ostentaban el 80% del poder político y la abundancia económica, mientras que el 80%

restante de la población (denominada "masas") se repartía el 20% restante de la riqueza y de la

influencia política. Este principio es susceptible de aplicarse a muchos entornos, dentro de los

cuales cabe destacar el control de calidad, la logística (de distribución), y la administración de

inventarios.

En el control interno de stock, este principio significa que unas pocas unidades de

inventario representan la mayor parte del valor de uso de los mismos. En toda organización se

hace necesaria una discriminación de artículos con el objetivo de determinar aquellos que por sus

características precisan un control más riguroso.

La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a

criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el

"volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos en la materia

es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificación son relativamente arbitrarios.

Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificación corresponde estrictamente al
80% de la valorización del inventario, y que el 20% restante debe dividirse entre las zonas "B" y

"C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona

respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C" con porcentajes

respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer caso es

mucho más común, por el hecho de la conservación del principio "80-20".

Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas

organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que

quién aplique cada principio de ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad de

su empresa.

Control para ZONAS "A" Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado

de rigor más alto posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que

presentan una parte importante del valor total del inventario. El máximo control puede reservarse

a las materias primas que se utilicen en forma continua y en volúmenes elevados. Para esta clase

de materia prima los agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que

aseguren un suministro constante y en cantidades que equiparen la proporción de utilización,

tomando en cuenta medidas preventivas de gestión del riesgo como los llamados "proveedores

B". La zona "A" en cuanto a Gestión del Almacenes debe de contar con ventajas de ubicación y

espacio respecto a las otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de

almacenamiento que utilice la organización.

Control para ZONAS "B" Las partidas B deberán ser seguidas y controladas mediante sistemas

computarizados con revisiones periódicas por parte de la administración. Los lineamientos del

modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia que en el caso de las unidades

correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes de existencias para este tipo de unidades
deberán ser moderados a bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un control

adecuado con el quiebre de stock, aun cuando la frecuencia de órdenes es menor.

Control para ZONAS "C" Esta es la zona con mayor número de unidades de inventario, por ende

un sistema de control diseñado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema de

punto de reórden que no requiera de evaluación física de las existencias suele ser suficiente.

3.3.3 Importancia de la exactitud de los registros

Los registros de los inventarios normalmente difieren del conteo físico real; la exactitud

de un inventario depende en la medida en que estos dos coincidan. El sistema entero de

producción debe mostrar concordancia, dentro de un rango especificado, entre las existencias que

indican los registros y las que realmente hay en el inventario. Los registros y el inventario

podrían no coincidir por muchas razones. Por ejemplo, si las existencias están en un espacio

abierto, los artículos pueden ser tomados para efectos legítimos y para otros no autorizados.

Alguien pudo haber tomado la mercancía legítimamente pero con prisa y no haber

registrado el movimiento. En ocasiones las partes son colocadas en un lugar equivocado y

aparecen meses después. Con frecuencia las partes son almacenadas en varios lugares, pero su

registro se podría perder o el registro de su ubicación podría estar equivocado. En ocasiones las

órdenes para reabastecer las existencias se registran como recibidas cuando, de hecho, no han

llegado jamás.

En ocasiones un grupo de partes es registrado como salido del inventario sin cancelar el

registro. Para conseguir que el sistema de producción fluya ininterrumpidamente sin que falten

partes y eficientemente sin que haya saldos excesivos, los registros deben ser exactos. Todos los

lugares para guardar el inventario, seas un almacén cerrado con llave o la planta de producción,

deben contar con un mecanismo para realizar los registros. Otro camino es transmitir a todo el
personal la importancia que tienen los registros exactos y confiar en que ayudarán con esta

actividad.

3.3.4 Recuento cíclico

El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a

intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de

inventario cíclico establecido en los materiales. El inventario cíclico permite contar con más

frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos.

INSTITUTO DE CIENCIAS Y ESTUDIOS SUPERIORES

DE TAMAULIPAS A.C.
GUIA
ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN I