Manual

W
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF CENTRAL-
Y UNIDADES DESCONCENTRADAS DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN INTERNA
Guatemala, agosto 2016
7ª. Av. 10-90, zona 13, Edificio Monja Blanca

Manual de Normas y Procedimientos
Contrataciones y Adquisiciones
INDICE
DESCRIPCIÓN PÁGINA
Presentación 5
Marco Legal 6
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
Objetivo General 8
Objetivos Específicos 8
Alcance 8
Normas Generales 9
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES “UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CENTRAL”
Compra Directa de Baja Cuantía a través del Fondo Rotativo Interno 11
por medio de vale
por medio de cheque
Compra Directa por medio de Oferta Electrónica 18
Compra por Contrato Abierto 26
Contratación de Servicios Técnicos individuales para Subgrupo 18 32
Compra y/o Contratación régimen de cotización fase de elaboración y 39
publicación de bases de cotización
Compra y/o Contratación por régimen de cotización fase de
44
publicación de documentos de adjudicación
Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 1

Director de Planeamiento Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería
y Alimentación
INDICE
Compra y/o Contratación por régimen de licitación fase de elaboración

48
y publicación de bases de licitación
Compra y/o Contratación por régimen de licitación fase de publicación 55
de documentos de adjudicación
Modalidad de adquisición con proveedor único 59
Gestión de pago para adquisiciones régimen de cotización, licitación y 64
proveedor único
Envío de Contratos y Acuerdos a CGC y solicitud de Nombramiento 67
Comisión Receptora y Liquidadora
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES “UNIDADES
DESCONCENTRADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA”
por medio de vale
Compra Directa de Baja Cuantía a través del Fondo Rotativo Interno
77
por medio de cheque
Compra Directa por oferta electrónica 80
Compra por Contrato Abierto 88
Contratación de Servicios Técnicos individuales para Subgrupo 18 93
Compra y/o Contratación régimen de cotización fase de elaboración y 100
publicación de bases de cotización
Compra y/o Contratación por régimen de cotización fase de 106
publicación de documentos de adjudicación
Compra y/o Contratación por régimen de licitación fase de elaboración 109
y publicación de bases de licitación
Compra y/o contratación por régimen de licitación fase de publicación 116
de documentos de adjudicación
Modalidad de Adquisición con proveedor único 120
Gestión de pago para adquisiciones régimen de cotización, licitación y 125
proveedor único
Glosario de Términos 128

y Alimentación
INDICE
Glosario de Siglas 129

Glosario de Símbolos 130
ANEXOS
1 Solicitud de Pedido 132
2 Reverso de Solicitud de Pedido 133
3 Oficio mediante el cual se solicita realizar la compra y/o 134
contratación
4 Resolución AF-001-2016, Constitución de Fondo Rotativo 135
5 Oficio para solicitar VALE de Fondo Rotativo Interno 139
6 Formulario de Vale de Fondo Rotativo 140
7 Check List trámite de VALE del Fondo Rotativo Interno 141
8 Check List liquidación de VALE del Fondo Rotativo Interno 142
9 Forma 1-H 144
10 Tarjeta de Responsabilidad para control de activos fijos 145
11 Oficio para solicitar trámite de CHEQUE del Fondo Rotativo Interno 146
12 Check List trámite de CHEQUE del Fondo Rotativo Interno 147
13 Términos de Referencia para Compra Directa 148
14 Formulario de Oferta 151
15 Cuadro de calificación de Ofertas y Adjudicación de la Compra 152
16 Check List “compromiso” Compra Directa 153
17 Orden de Compra 154
18 Comprobante Único de Registro -CUR- 155
19 Check List “devengado” Compra Directa 156
20 Orden de Compra (de liquidación) 157

y Alimentación
INDICE
21 Check List “compromiso” Contrato Abierto 159
22 Check List “devengado” Contrato Abiero 160
23 Contenido de expediente subgrupo 18, Servicios Técnicos 161
Individuales
24 Contenido de expediente subgrupo 18, Servicios Profesionales 162
Individuales
25 Check List “compromiso” Subgrupo 18 163
26 Check List “devengado” Subgrupo 18 164
27 Guía de contenido de expedientes de Cotización y Licitación 165
28 Modelo de Oficio de solicitud de Junta de Cotización y Licitación 167
29 Check List “compromiso” Cotización o Licitación 169
30 Check List “devengado” Cotización o Licitación 170

y Alimentación
PRESENTACIÓN
El Manual de Normas y Procedimientos es una herramienta administrativa que sirve de

guía a los Servidores y Funcionarios Públicos en la realización de las actividades
necesarias para la adquisición de bienes y servicios, conforme a lo establecido en la
Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado 122-2016.
La Administración Interna del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, es la

responsable de la emisión de normas, procedimientos, lineamientos y controles que
garanticen el cumplimiento de las acciones de Contrataciones y Adquisiciones, razón
por la cual en el presente Manual se establecen las normas y procedimientos que
ayudarán a desarrollar las actividades que se llevan a cabo para la adquisición de
bienes y contratación de servicios que requieran las Unidades solicitantes que integran
la Unidad de Administración Financiera -UDAF CENTRAL- y de las Unidades
Desconcentradas de Administración Financiera y Administrativa.
Este instrumento normativo orienta a que las adquisiciones y contrataciones se realicen

con eficiencia y eficacia, cumpliendo con la normativa legal, lo que coadyuva a la
transparencia y calidad del gasto público del MAGA.

y Alimentación
MARCO LEGAL
Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado

Decreto No. 54-2010, Artículo 66
Decreto No. 33-2011, Artículo 20
Decreto No. 14-2015
Del Congreso de la República
Acuerdo Gubernativo No. 122-2016,

Reglamento De La Ley De Contrataciones Del Estado
Acuerdo Gubernativo No. 338-2010

Reglamento Orgánico Interno Del Ministerio De Agricultura, Ganadería Y Alimentación
Acuerdo Ministerial 7-2014

Ministerio de Finanzas Públicas de fecha 8 de enero de 2014
Acuerdo Ministerial No. 284-2015

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación.
Resolución 11-2010
Uso del sistema GUATECOMPRAS, Emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas

y Alimentación
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

y Alimentación
OBJETIVO GENERAL
Dotar de un instrumento administrativo que guíe el trabajo de los Servidores Públicos,

técnicos y profesionales de las Unidad de Administración Financiera -UDAF
CENTRAL- y de las Unidades Desconcentradas de Administración Financiera y
Administrativa, facilitándoles las normas y los procedimientos que rigen los procesos
bajos su responsabilidad, en cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Proveer a los Servidores Públicos de Contrataciones y Adquisiciones los

procedimientos a utilizar en la realización de las actividades asignadas.
2. Responsabilizar a cada Servidor Público en la observancia y cumplimiento de las

normas y procedimientos establecidos, para el desarrollo de las actividades de
contrataciones y adquisiciones en todas las unidades que integran la Unidad de
Administración Financiera -UDAF CENTRAL- y de las Unidades
Desconcentradas de Administración Financiera y Administrativa.
ALCANCE
El presente Manual está dirigido a la Unidad de Administración Financiera -UDAF

CENTRAL- y las Unidades Desconcentradas de Administración Financiera y
Administrativa, así como a los entes externos que mantienen relación con la
Dependencia, para el buen desempeño de las actividades relacionadas a la ejecución
presupuestaria del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación.

y Alimentación
NORMAS GENERALES
1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria

para la Unidad de Administración Financiera -UDAF CENTRAL y de las
Unidades Desconcentradas de Administración Financiera y Administrativa.
2. El Administrador Interno y el Jefe de Contrataciones y Adquisiciones, socializan

y verifican la aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento
que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones
administrativas que correspondan.
3. El Administrador General traslada el Manual de Normas y Procedimientos a la

Autoridad Administrativa Superior de las Unidades Desconcentradas de
Administración Financiera y Administrativa.
4. La Autoridad Administrativa Superior de las Unidades Desconcentradas de

Administración Financiera y Administrativa traslada el Manual de Normas y
Procedimientos al Jefe Financiero Administrativo de cada Unidad Ejecutora,
para socializar el contenido de este documento y verificar el cumplimiento del
mismo.

y Alimentación
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
“UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CENTRAL”

Director de Planeamiento Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería 0
y Alimentación
Contrataciones y Adquisiciones Fecha agosto

2016
COMPRA DIRECTA DE BAJA CUANTÍA A TRAVÉS DEL Páginas 4
FONDO ROTATIVO INTERNO POR MEDIO DE VALE
OBJETIVO:
Agilizar las adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios cumpliendo con la Ley
de Contrataciones del Estado y lo establecido en la Resolución Vigente para el manejo
del Fondo Rotativo Interno, en el tiempo oportuno y a los precios más convenientes
para el MAGA.
NORMAS:
1. El Encargado de Compra Directa recibe únicamente el expediente que

cumplan con los requisitos indicados en el Instructivo para elaborar la solicitud
de pedido (Ver Anexos 1 y 2).
2. El Analista de Compra Directa realiza el trámite de las compras a través del

Fondo Rotativo Interno, por medio de Vale, conforme a lo establecido en la
Resolución vigente emitida por la Administración Financiera del MAGA (Ver
Anexo 3).
3. El Analista de compra directa solicita una (1) cotización para realizar las
adquisiciones de bienes o contratación de servicios, cuando el valor de la
adquisición esté comprendido entre UN QUETZAL y DOS MIL QUETZALES
(Q1.00 a Q2,000.00).
4. El Analista de Compra solicita dos (2) cotizaciones para realizar las

adquisición esté comprendida entre DOS MIL QUETZALES CON 01/100 a
DIEZ MIL QUETZALES EXACTOS (Q2,000.01 a Q10,000.00) (Ver anexo 4).
5. El Analista de Compra Directa gestiona el pago mediante oficio dirigido al

Administrador Financiero (Ver Anexo 5).
6. El Analista de Compra Directa recibe notificación de Tesorería para llenar el

formulario Vale de Fondo Rotativo Interno y consigna la información requerida
en el mismo.

y Alimentación
7. El Analista de Compra Directa realiza la liquidación de los vales en el plazo de

cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción del mismo (Ver
Anexo 6).
8. El Analista de Compra Directa conforma el expediente, lo ordena

cronológicamente, verifica que esté completo y foliado, sin alteraciones,
tachones, manchas, borrones ni deterioro y con la documentación necesaria
para realizar el pago (Ver Anexo 7).
9. El Analista de Compra Directa es el responsable de realizar la liquidación del

vale, con la documentación requerida (Ver Anexo 8).
10. El Analista de Compra directa solicita al Departamento de Almacén e

Inventarios la constancia de ingreso, Forma 1-H cuando proceda (Ver Anexo
9).
11. El Analista de Compra Directa solicita a Almacén e Inventarios copia de la

Tarjeta de Responsabilidad para control de activos fijos, cuando se trata de
adquisición de activos fijos. (Ver Anexo 10).
12. El Analista de Compra Directa escanea todos los documentos de respaldo de

la compra para generar el Número de Publicación GUATECOMPRAS -NPG- .

y Alimentación
COMPRA DIRECTA DE BAJA CUANTÍA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO

INTERNO POR MEDIO DE VALE
RESPONSABLE Núm. PROCEDIMIENTO
Recibe y revisa el expediente con documentación
1 de soporte (Ver Norma 1).
Encargado de Compra Si: Sigue paso 2
A
Directa
s
No: Devuelve el expediente a Unidad Solicitante
i
s 2 Asigna número de control interno y traslada
t expediente al Analista de Compra Directa.
e
n
3 Recibe expediente y solicita cotización. (Ver
c
i Normas 2, 3 y 4)
a Recibe cotización, solicita autorización de la
A 4 cotización al Administrador Interno o al
d
m Administrador General.
i
n
5 Solicita pago a Tesorería, mediante oficio. (Ver
i
s Noma 5
t Traslada expediente completo a Contabilidad para
r 6
a su revisión.
t
Analista de Compra
i 7 Recibe notificación de Tesorería para llenar vale
v
Directa
a Llena el formulario de vale conforme la información
:
D
8 solicitada y el monto de la cotización ganadora.
i (Ver Norma 6).
r
e
9 Notifica al proveedor para que entregue el bien,
c
t suministro y/o servicio.
o
r 10 Notifica a la Unidad Solicitante acerca del ingreso
d
del bien, suministro y/o servicio solicitado.
e Escanea el expediente completo y lo traslada en
P 11 forma electrónica al Operador de
l
a GUATECOMPRAS. (Ver Normas 7, 8 y 9).
n
Operador de Recibe expediente, genera NPG, publica en el
e
a 12 sistema y traslada a Analista de Compra de
GUATECOMPRAS
m
i Directa.
e
Analista de Compra
n
Recibe reporte, lo adjunta al expediente original y
t 13 lo traslada a Contabilidad.
Directa
o
---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Autorizó: Aprobó: 1
Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería 3
y Alimentación
COMPRA DIRECTA
I DE BAJA CUANTÍA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO POR MEDIO B
N DE VALE
I
12. Reci
C Encargado de Compra Operador de
Analista de Compra Directa be expedi
I GUATECOMPRAS
Directa ente, gene
O
A ra NPG lo
publica en Sistema GUATECOMPRAS y lo
1. Revisa expediente con documentación de traslada al
soporte 3. Recibe expediente y solicita cotización Analista de Compra Directa
NO
4. Recibe cotización y solicita autorización del
Administrador Interno o al Administrador General
Devuelve
expediente SI
2. Asigna número de control al expediente y lo 5. Solicita pago a Tesorería, mediante oficio

traslada al
Analista de Compra Directa

6. Traslada expediente completo a Contabilidad
A 7. Recibe notificación de Tesorería para llenar el

vale.
8. Llena formulario de vale
9. Notifica al proveedor para que entregue el bien,

suministro y/o servicio
10. Notifica a la Unidad Solicitante acerca del

ingreso del bien y/o servicio solicitado
11. Escanea expediente completo y lo traslada

en forma electrónica al
Operador de GUATECOMPRAS
13. Recibe reporte, lo adjunta al expediente

original y lo traslada a Contabilidad
FIN

y Alimentación

2016
FONDO ROTATIVO INTERNO POR MEDIO DE CHEQUE
OBJETIVO:
para el MAGA cuando se cuente con factura.
NORMAS:
1. El Encargado de Compra Directa recibe únicamente el expediente que

cumplan con los requisitos indicados en el Instructivo para elaborar la
solicitud de pedido (Ver Anexos 1 y 2).
2. El Analista de Compra Directa efectúa las gestiones de pago de las

adquisiciones de bienes o contratación de servicios por medio de cheque,
con una cotización por un monto de UN QUETZAL (Q1.00) hasta DOS MIL
QUETZALES EXACTOS (Q2,000.00).
3. El Analista de Compra Directa efectúa las adquisiciones de bienes o

contratación de servicios por medio de cheque hasta por un monto de DIEZ
MIL QUETZALES EXACTOS (Q10,000.00) (Ver Anexo 4).
4. El Analista de Compra Directa escanea el expediente completo para generar

el número de publicación GUATECOMPRAS -NPG-.
5. El Analista de Compra Directa gestiona el pago mediante Oficio dirigido al

Administrador Financiero (Ver Anexo 11).

para realizar el pago (Ver Anexo 12).

y Alimentación

INTERNO POR MEDIO DE CHEQUE
1 Revisa y recibe el expediente con documentación

Encargado de Compra de soporte (Ver Normas 1 y 2).
Directa 2 Asigna número de control interno y traslada el
expediente al Analista de Compra Directa.
Recibe expediente y solicita autorización de la
3 cotización ganadora al Administrador Interno o al
Analista de Compra Administrador General.
4 Solicita a Almacén e Inventarios la constancia de
Directa
ingreso, Forma 1-H cuando proceda.
Escanea expediente completo y traslada en forma
5 electrónica al Operador de GUATECOMPRAS.
(Ver Norma 4).
6 Recibe expediente en forma electrónica, genera
Operador de NPG y publica en GUATECOMPRAS.
GUATECOMPRAS 7 Imprime reporte de publicación de NPG y traslada
al Analista de Compra Directa.
8 Recibe reporte de publicación y adjunta al
expediente.
Analista de Compra Elabora Oficio solicitando la emisión de cheque
9
Directa (Ver Norma 5).
Conforma expediente original, ordena y traslada a
10 Contabilidad. (Ver Norma 6).
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------

y Alimentación
COMPRA DIRECTA DE BAJA CUANTÍA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO

POR MEDIO DE CHEQUE
I B
Encargado
N de Compra Operador de
I Directa GUATECOMPRAS
C 6. Recibe e
A
IO
xpediente en forma electrónica,
genera NPG y lo publica en
3. Recibe expediente y solicita autorización de la GUATECOMPRAS
1. Revisa y recibe expediente con
cotización
documentación de soporte
2. Asigna número de control al expediente y lo 4. Solicita a Almacén e Inventarios la constancia

de ingreso, Forma 1-H cuando proceda traslada al
Analista de Compra Directa Analista de Compra Directa
7. Imprime reporte de publicación de NPG y lo

traslada al 5. Escanea expediente completo y lo traslada
en forma electrónica al
A Operador de GUATECOMPRAS
C C
8. Recibe reporte de publicación y lo adjunta al

expediente
9. Elabora oficio solicitando la emisión del

cheque
10. Conforma expediente original lo ordena y

traslada a Contabilidad
FIN

y Alimentación

2016
COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE OFERTA Páginas 8
ELECTRÓNICA
OBJETIVO:
Realizar las adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios por medio de Oferta
Electrónica en el tiempo oportuno y a los precios más convenientes para el MAGA.
NORMAS:
1. El Encargado de Compra Directa cumple con lo establecido en el artículo 43,

literal b), de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
2. El Encargado de Compra Directa verifica que los expedientes cuenten con la

Solicitud de Pedido y el Oficio requiriendo el bien o servicio, así como las
especificaciones técnicas, términos de referencia o características especiales de
los productos y/o servicios solicitados (Ver Anexos 1 y 2).
3. El Encargado de Compra Directa verifica que las especificaciones técnicas,

términos de referencia o características de los bienes solicitados, no hagan
referencia a marcas.
4. El Encargado de Compra Directa verifica que las especificaciones técnicas,

términos de referencia y demás documentos de respaldo, estén firmados y
sellados por las autoridades correspondientes (Ver anexo 13).
5. El Operador de Guatecompras, es el responsable de registrar en el sistema los

términos de referencia y especificaciones técnicas para que los proveedores
oferten a través del sistema.
6. El Analista de Compra Directa descarga del sistema e imprime el formulario de

oferta que el proveedor publica en el sistema GUATECOMPRAS (Ver Anexo
14).

y Alimentación
7. El Analista de Compra Directa verifica que la oferta electrónica cumpla con los
requisitos siguientes:
a) Descripción del producto ofertado, precio unitario y valor total de lo

cotizado.
b) La cotización es presentada en el formulario de oferta consignando la
información siguiente:
i. Dirigido al Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, o

solamente MAGA.
ii. Número de Identificación Tributaria (NIT) del oferente
iii. Nombre del oferente
iv. Teléfono y dirección actual del oferente
v. Firma y sello del oferente.
8. El Analista de Compra Directa elabora el cuadro de calificación de ofertas y

adjudicación de la compra (Ver Anexo 15).
9. El Jefe de Contrataciones y Adquisiciones revisa y firma el cuadro de calificación

y adjudicación de ofertas electrónicas.
10. El Jefe de Contrataciones y Adquisiciones y el Administrador Interno o el

Administrador General, adjudican la compra conforme a lo establecido en los
términos de referencia y criterios de calificación.
11. El Operador de SIGES verifica que el expediente incluya todos los documentos
para generar la Orden de Compra y gestiona la autorización de la orden de
compra en SIGES, por parte del Jefe de Contrataciones y Adquisiciones (estado
registrado) (Ver anexo 16).
12. El Jefe de Contrataciones y Adquisiciones, autoriza la orden de compra en el

sistema SIGES (estado aprobado) (Ver Anexo 17).

tachones, manchas, borrones ni deterioro.

y Alimentación
14. El Analista de Compra Directa no puede solicitar la entrega de bienes y/o

servicios hasta contar con la notificación de Contabilidad a través de correo
electrónico, de la aprobación del CUR de compromiso. Después de recibir dicha
notificación, solicita al Proveedor la entrega de los bienes y/o servicios (Ver
Anexo 18).
15. El Analista de Compra Directa solicita la constancia de ingreso a Almacén e

Inventarios (Forma 1-H) y constancia de bienes cuando proceda y lo incorpora al
expediente (Ver Anexo 9).

para realizar la orden de liquidación (CUR de Devengado) (Ver Anexo 19).
17. El Operador de SIGES realiza la orden de liquidación en el sistema SIGES.

(estado registrado)
18. El Operador de SIGES traslada la Orden de Liquidación al Jefe de

Contrataciones y Adquisiciones para Autorización Electrónica en SIGES (estado
aprobado) (Ver Anexo 20).
19. El Analista de Compra Directa escanea el expediente de pago completo y lo

traslada al Operador de GUATECOMPRAS, para publicar en el portal de
GUATECOMPRAS, en el NOG generado al inicio del proceso.

y Alimentación
COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE OFERTA ELECTRÓNICA

Revisa y recibe el expediente con documentación
A
s 1 de soporte (Ver Normas 1, 2, 3 y 4)
i
Encargado de Compra
s Si: Sigue paso 2
t
Directa No: Devuelve el expediente a Unidad Solicitante
e
n
2 Asigna número de control interno y lo traslada al
c
i Analista de Compra Directa
a
Analista de Compra 3 Recibe expediente y lo traslada al Operador de
A
Directa
d
GUATECOMPRAS.
m Recibe expediente y lo registra en el sistema
i
n 4 GUATECOMPRAS, el cual genera el NOG para
i
Operador de
s solicitar oferta electrónica. (Ver Norma 5)
t
GUATECOMPRAS
r Traslada expediente al Jefe de Contrataciones y
a 5 Adquisiciones para publicación en
t
i GUATECOMPRAS.
v
a
6 Recibe expediente, revisa documentación de
:
Jefe de Contrataciones y
D soporte y publica en sistema GUATECOMPRAS.
i
Adquisiciones
r 7 Traslada expediente y reporte de publicación al
e Analista de Compra Directa.
c
t Revisa sistema para verificar si ingresaron ofertas.
o
r 8 Si: Sigue paso 9
d
No: Procede conforme lo estipulado en el Art. 27
e del Reg. De la LCE.
Analista
P de Compra Recibe expediente, descarga del sistema
l
Directa
a
9 GUATECOMPRAS el formulario de ofertas
n recibidas y lo imprime. (Ver Norma 6)
e
a Traslada el expediente, al Operador de
m
i 10 GUATECOMPRAS, para publicar cuadro de
e
n oferentes.
Operador de
t
o 11 Recibe el expediente, publica cuadro de oferentes
GUATECOMPRAS y lo traslada al Analista de Compra Directa
12 Recibe expediente y elabora cuadro de calificación
de ofertas. (Ver Norma 8)
Analista de Compra Gestiona firma en cuadro de calificación y
13
Directa adjudicación de ofertas (Ver Normas 9 y 10)
14 Traslada expediente a Operador de
GUATECOMPRAS.
y Alimentación

Recibe expediente, publica en sistema
Operador de 15 GUATECOMPRAS la adjudicación y cambia el
GUATECOMPRAS
A estado del expediente a Finalizado Adjudicado.
s
i
16 Traslada expediente al Analista de Compra Directa.
s Recibe expediente original, archiva reporte de
t 17
Analista de Compra
e publicación de Adjudicado.
n
Directa
c
18 Traslada expediente al Operador de SIGES para
i
a generar la orden de compra.
A 19 Recibe expediente y genera orden de compra en
d SIGES (Ver Norma 11).
m
Operador de SIGES
i Imprime orden de compra aprobada por el Jefe de
n
i 20 Contrataciones y Adquisiciones y la traslada al
s
t Analista de Compra Directa (Ver Norma 12).
r Recibe expediente, gestiona firmas y sellos del Jefe
a
t 21 de Contrataciones y Adquisiciones, del
i
v Administrador Interno y del Administrador General.
a
: Traslada expediente a Contabilidad para la
D
i
22 autorización del CUR de Compromiso (Ver Norma
r 13).
Analista de Compra
e
c
23 Recibe notificación de aprobación del CUR de
Directa
t
o Compromiso.
r
24 Notifica al proveedor para que entregue lo cotizado
d
e
(Ver Norma 14).
Solicita constancia de ingreso a Almacén y traslada
P
l 25 expediente al Operador de SIGES (Ver Normas 15
a
n
y 16).
e
26 Recibe expediente y genera orden de liquidación
a
m (Ver Norma 17).
i
e Solicita autorización de la orden de liquidación en el
n 27
t
SIGES al Jefe de Contrataciones y Adquisiciones
o
Operador de SIGES (Ver Norma 18).
Imprime orden de compra, gestiona firmas y sellos
28 del Jefe de Contrataciones y Adquisiciones,
Administrador Interno y del Administrador General.
29 Traslada expediente completo a Contabilidad.
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------
y Alimentación
Encargado de Analista de Compra Operador de Jefe de Contrataciones

Compra Directa Directa GUATECOMPRAS y Adquisiciones
INICIO A B C
1. Revisa y recibe expediente 3. Recibe expediente y lo traslada 4. Recibe expediente lo registra 6. Recibe expediente, lo revisa y
al en el publica en el
Operador de GUATECOMPRAS Sistema GUATECOMPRAS y

genera el NOG para solicitar Sistema GUATECOMPRAS
NO oferta electrónica
Devuelve
expediente SI 7. Traslada expediente y reporte
5. Traslada expediente al Jefe de
de publicación al
2. Asigna número de control
interno y lo tralada al Contrataciones y Adquisiciones Analista de Compra Directa
A B C
D D
8. Revisa en el sistema para

verificar ingreso de ofertas
NO
Art. 27 del
Reg. De la
SI
LCE
9.Recibe expediente, descarga

del sistema cuadro de ofertas y lo
imprime
10. Traslada expediente para E

publicar cuadro de oferentes al
Operador de GUATECOMPRAS 11. Recibe expediente publica

cuadro de oferentes y lo
traslada al
E

y Alimentación

F H
Operador de
Analista de Compra Directa Operador de SIGES
GUATECOMPRAS 19. Recibe
1
G
expediente y genera orden de
2. Recibe expediente y elabora cuadro de
compra en
calificación de ofertas
15. Recibe expediente publica en el sistema
GUATECOMPRAS la adjudicación y cambia el

13. Gestiona firma en cuadro de calificación
y adjudicación de ofertas
16. Traslada expediente al 20. Imprime orden de

SIGES
compra autorizada y la
14. Traslada expediente al estado del expediente a Finalizado Adjudicado
traslada al
Operador de GUATECOMPRAS Analista de Compra Directa
H H
I
17. Recibe expediente original y
Archiva reporte
de publicación
de Adjudicado
18. Traslada expediente para generar orden

de compra al
Operador de SIGES

y Alimentación
Analista de Compra Directa Operador de SIGES
I J
21. Recibe expediente y gestiona firmas y 26. Recibe expediente y genera Orden de
sellos liquidación
22. Traslada expediente para la autorización 27. Solicita autorización de la orden de

del CUR de compromiso a liquidación en el sistema SIGES al Jefe de
Contabilidad
28. Imprime orden de compra y gestiona firmas y

sellos
23. Recibe expediente y notificación de
aprobación del CUR de compromiso
24. Notifica al proveedor para que entregue lo 29. Traslada expediente completo a
cotizado
Contabilidad
25. Solicita constancia de ingreso al Almacén

y traslada expediente al
Operador de SIGES
J FIN

y Alimentación

2016
COMPRA POR CONTRATO ABIERTO Páginas 6
OBJETIVO:
Realizar las adquisiciones y/o contrataciones cumpliendo con lo establecido en la Ley

de Contrataciones del Estado, a través de la modalidad de compra de Contrato Abierto
conforme a las normas establecidas en el Ministerio de Agricultura Ganadería y
Alimentación.
NORMAS:
1. El Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentación a través del Contrato Abierto,

compra en forma directa sin límites de montos y que éstos sean aprobados por la
autoridad competente.
2. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones realiza las gestiones para las

adquisiciones por medio de Contrato Abierto de acuerdo a lo regulado en el artículo
46 del Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del
Estado, y por el artículo 25 del Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado. Ambos documentos se encuentran disponibles
para consultas en el portal de GUATECOMPRAS en la dirección siguiente:
www.GUATECOMPRAS.gt.
3. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones es el responsable de recibir y verificar que

el expediente esté completo para efectuar el proceso de adquisición.
4. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones conforma el expediente con la

documentación indicada para generar la orden de compra y CUR de compromiso
(Ver Anexo 21).
5. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones, no puede solicitar la entrega de bienes

y/o servicios hasta contar con la notificación de Contabilidad a través de correo
electrónico o físico de la aprobación del CUR de compromiso.

y Alimentación
6. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones solicita la constancia de ingreso a

Almacén e Inventarios Forma 1-H y constancia de bienes cuando proceda y la
traslada a Operador de SIGES (Ver Anexo 9).
7. El Operador de SIGES imprime orden de Liquidación aprobada por el Jefe de

Contrataciones y Adquisiciones y gestiona la firma del Jefe de Contrataciones y
Adquisiciones, del Administrador Interno o del Administrador General.
8. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones escanea el expediente completo y lo

publica en el portal de GUATECOMPRAS.
9. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones conforma el expediente, lo ordena

cronológicamente, verifica que esté completo y foliado, sin alteraciones, tachones,
manchas, borrones ni deterioro y con la documentación necesaria para realizar el
CUR de Devengado (Ver anexo 22).

y Alimentación
COMPRA POR CONTRATO ABIERTO

A RESPONSABLE Núm. PROCEDIMIENTO
s
i
s Revisa y recibe el expediente con documentación
t
Encargado de
e 1 de soporte (Ver Norma 1).
n Si: Sigue paso 2.
Cotizaciones y
c
i No: Devuelve el expediente a Unidad Solicitante.
Licitaciones
a
A
d Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
m Recibe expediente y verifica en el Portal de
i
n
i 3 GUATECOMPRAS que el bien o suministro se
s
Analista de Cotizaciones encuentre en Contrato Abierto (Ver Normas 2, 3
t
r y 4).
y Licitaciones
a
t
4 Tramita generación y aprobación de CDP.
i Traslada expediente al Operador de SIGES para
v 5
a generar orden de compra.
:
D
6 Recibe expediente y genera orden de compra en
i
r SIGES.
e
c 7 Traslada orden de compra para autorización del
t Jefe de Contrataciones, en estado registrado.
Operador de SIGES
o
r Imprime orden de compra aprobada en el sistema
d 8 SIGES por el Jefe de Contrataciones y
e
Adquisiciones.
P
9 Traslada expediente original al Analista de
l
a Cotizaciones y Licitaciones.
n
e Recibe expediente, gestiona firmas y sellos del
a
m 10 Jefe de Contrataciones y Adquisiciones, del
i Administrador Interno y del Administrador
e
n General.
t
o 11 Traslada expediente a Contabilidad para la
autorización del CUR de Compromiso.
Analista de Cotizaciones 12 Recibe notificación de aprobación del CUR de
Compromiso.
y Licitaciones
13 Solicita al Proveedor la entrega de los bienes y/o
servicios (Ver Norma 5).
14 Solicita constancia de ingreso a Almacén e
Inventarios, Forma 1-H (Ver Norma 6).
Recibe constancia de ingreso a Almacén e
15 Inventarios y la adjunta al expediente y lo
traslada al Operador de SIGES.
y Alimentación
16 Recibe expediente y genera orden de liquidación en

sistema SIGES, en estado de registrado.
Traslada orden de liquidación para autorización del
Operador de SIGES 17 Jefe de Contrataciones y Adquisiciones, en estado
registrado.
Imprime orden de Liquidación, gestiona firmas y
18 traslada expediente al Analista de Cotizaciones y
Liquidaciones (Ver Norma 7).
Recibe expediente, escanea documentos de pago
Analista de Cotizaciones 19 para publicación en GUATECOMPRAS (Ver Norma
8).
y Licitaciones
20 Traslada expediente en forma electrónica a
operador de GUATECOMPRAS.
21 Recibe expediente electrónico, crea NPG y publica
Operador
A de en GUATECOMPRAS.
s
GUATECOMPRAS
i 22 Imprime reporte de publicación del expediente y
s
t
traslada a Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
e
n
Recibe orden de liquidación, la adjunta al
Analista de Cotizaciones
c
23 expediente y lo traslada a Contabilidad (Ver Norma
i
y Licitaciones
a 9).
A ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
dministrativa: Autorizó: Aprobó: 2
y Alimentación
C OM P RA P O R C O NT R AT O ABIERTO
Encargado de Cotizacione Analista de Cotizaciones y

Operador de SIGES
Licitaciones
sy
Licitaciones
INICIO A B
1. Revisa y recibe expediente 3. Recibe expediente y verifica que lo solicitado 6. Recibe expediente y gener a or den de
se encuentre en Contrato Abierto en el compr a en el
Portal de G UATECOMPRAS Sistema SIGES
NO
Devuelve
expediente SI 4. Tramita generación y aprobación de C DP 7. Traslada orden de compr a para autorización
en estado registrado
2. Asigna númer o de control interno y lo

tralada al
5. Traslada expediente para generar orden de 8. Imprime or den de compra autorizada en el
Analista de Cotizaciones y Licitaciones compr a al
Oper ador de SIGES Sistema SIGES por el Jefe de

9. Traslada expediente original al

A B
Analista de Cotizaciones y Licitaciones
C C
10. Recibe expediente y gestiona firmas y sellos
11. Traslada expediente a Contabilidad para

autorización del CUR de compromiso a D
Contabilidad
12. Recibe notificación de aprobación del C UR

16. Recibe expediente y gener a orden de
de compr omiso
liquidación en el
13. Solicita al Proveedor la entrega de los bienes Sistema SIGES, en estado registrado
y/o servicios
17. Traslada orden de liquidación para

14. Solicita constancia de ingreso del Almacén
autorización en estado registrado
15. Recibe constancia, la adjunta al expediente y 18. Imprime or den de liquidación autorizada, la
lo traslada al adjunta al expediente y lo traslada al
Oper ador de SIGES Analista de Cotizaciones y Licitaciones
D E

y Alimentación
Analista de Cotizaciones y Licitaciones Operador de GUATECOMPRAS
E F
19. Recibe expediente escanea documentos

de para publicación en GUATECOMPRAS 21. Recibe expediente electrónico, crea NPG y
lo publica en GUATECOMPRAS
20. Traslada expediente en forma 22. Imprime reporte de publicación del

electrónica al expediente y lo traslada al
G G
23. Recibe reporte de publicación, lo adjunta

al expediente y lo traslada a
Contabilidad
FIN

y Alimentación

2016
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Páginas 7
TÉCNICOS INDIVIDUALES PARA SUBGRUPO 18
OBJETIVO:
Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado para realizar la contratación de Servicios Técnicos Individuales, para las
distintas Unidades Solicitantes.
NORMAS:
1. La contratación de los servicios técnicos se realiza conforme a lo establecido en

el Artículo 44, literal e) de la Ley de Contrataciones del Estado; Artículo 32,
literales a), b), c) y d), del Reglamento de la LCE.
2. El Director o el Jefe de la Unidad Solicitante, elabora los términos de referencia

que contengan el objeto de la contratación, el detalle de las actividades a
realizar y resultados esperados.
3. El Encargado de Contrataciones del Subgrupo 18, verifica que el expediente

contenga los documentos siguientes:
a. Solicitud de pedido, debidamente firmado y sellado.

b. Oficio solicitando realizar la contratación, con lista de invitados a participar en
el proceso.
c. Justificación de la Contratación.
d. Términos de referencia para la contratación.
4. El Encargado de Contrataciones del Subgrupo 18, es el responsable de registrar

en el sistema GUATECOMPRAS, los términos de referencia y la convocatoria a
presentar ofertas.
5. El Encargado de Contrataciones del Subgrupo 18, publica en el sistema

GUATECOMPRAS la lista de invitados a más tardar el día hábil antes de la
fecha fijada para la presentación de las ofertas. (Resolución 11-2010 Emitida por
el Ministerio de Finanzas Públicas, Art. 11, literal b. Imprime reporte de
publicación).

y Alimentación
6. El Encargado de Contrataciones del subgrupo 18, es el responsable de verificar

que el expediente contenga toda la documentación necesaria (Ver Anexo 23).
7. El Encargado de Contrataciones del subgrupo 18, es el responsable de

escanear y publicar el oficio de envío del contrato y acuerdo a la CGC y de crear
el NPG, para publicar los contratos de servicios profesionales individuales,
después de haberlos enviado a la CGC.
8. El Encargado de Contrataciones del subgrupo 18, es el responsable de verificar

y archivar el expediente de contratación de servicios profesionales
individuales, conforme a los requisitos para este tipo de contratación (Ver
Anexo 24).
9. El Encargado de Contrataciones Subgrupo 18 adjunta orden de compra al

expediente y gestiona firma y sello del Jefe de Contrataciones y Adquisiciones,
Administrador Interno y Administrador General.
10. El Encargado de Contrataciones del subgrupo 18, no recibe facturas e informes

de los contratados, hasta contar con el CUR de compromiso aprobado.
11. El Encargado de Contrataciones del subgrupo 18, verifica que los informes de
avance estén autorizados por la Autoridad Administrativa de la Unidad
Solicitante.

y Alimentación
A
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
s TÉCNICOS INDIVIDUALES PARA SUBGRUPO 18
i
s
t
e
n
c
i de soporte (Ver Normas 1, 2 y 3 y 4)
a
2 Crea NOG modalidad “Concurso Restringido”
Encargado
A de Registra en el sistema GUATECOMPRAS la
d
Contrataciones
m Subgrupo 3 solicitud de pedido, términos de referencia y
i
18
n justificación de la contratación.
i
s Traslada expediente original a Jefe de
t 4
r
Contrataciones y Adquisiciones, para publicación
a en GUATECOMPRAS.
t
i
5 Recibe, revisa documentación de soporte y publica
v
a el concurso en el portal de GUATECOMPRAS
:
Adquisiciones
D 6 Imprime reporte de publicación y traslada al
i Encargado de Contratación subgrupo 18
r
e Publica invitaciones con firma y fecha de recibido y
c
t 7 el listado de concursantes a participar. (Ver
o
r Norma 5)
Recibe oferta técnica y económica en sobre
d
e 8 cerrado, en la fecha y hora indicada en el portal
P de GUATECOMPRAS.
l
a 9 Traslada expediente y ofertas a Comisión
n Calificadora.
e
a
10 Recibe y publica Acta de calificación en portal
m
i GUATECOMPRAS. (Art. 11, literal l)
e
11 Imprime reporte de publicación, lo adjunta al
Encargado de
n
t expediente y traslada al Administrador General.
Contrataciones Subgrupo
o
Recibe del Administrador General el expediente
18
12 completo, con contrato, acuerdo y fianza de
cumplimiento de contrato.
13 Elabora oficio con el que envía a la Contraloría
General de Cuentas el contrato y acuerdo.
14 Publica en GUATECOMPRAS el oficio de envío
del contrato y el acuerdo. (Ver Norma 6)
Ordena, folia y prepara la documentación de
15 respaldo para realizar la gestión de pago. (Ver
Norma 7)
Genera orden de compra en SIGES y la traslada
16 para autorización del Jefe de Contrataciones y
Adquisiciones, en estado registrado.
y Alimentación
17 Recibe expediente y Autoriza la orden de compra

Jefe de Contrataciones y en el sistema SIGES.
Imprime orden de compra aprobada y se la
Adquisiciones
18 traslada al Encargado de Contrataciones
Subgrupo 18
19 Recibe orden de compra y gestiona firmas. (Ver
Norma 8)
20 Traslada expediente original completo y foliado a
A Contabilidad para generar CUR de compromiso.
s
i Recibe notificación vía electrónica o física de
s
t 21 aprobación del CUR de Compromiso. (Ver Norma
e
n 9)
c
22 Notifica al proveedor de servicios para emisión de
i
a factura e informe.
A Recibe y revisa facturas e informes. (Ver norma
d
m 10)
i 23 Si: Sigue paso 24
n
Encargado de
i No: Devuelve documentos al Contratado para
s
Contrataciones Subgrupo
t correcciones
r
18
a 24 Genera orden de liquidación en sistema SIGES, en
t
i
estado de registrado.
v
a
Traslada orden de liquidación para autorización del
: 25 Jefe de Contrataciones y Adquisiciones, en estado
D
i registrado.
r
e 26 Recibe del Jefe de Contrataciones y Adquisiciones
c la orden de liquidación aprobada.
t
o Gestiona firmas y sellos en orden de liquidación
r
27 del Jefe de Contrataciones y Adquisiciones, del
d
e
Administrador Interno y del Administrador General.
28 Publica en GUATECOMPRAS la documentación
P
l de soporte de la liquidación.
a
n 29 Traslada expediente de liquidación a Contabilidad.
e
a
miento
y Alimentación
Encargado de Contrataciones Subgrupo 18 Jefe de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO A
5. Recibe expediente revisa documentación de soporte y publica

1. Revisa y recibe expediente con documentación de soporte
el concurso en el
Portal de GUATECOMPRAS
2. Crea NOG modalidad “Concurso Restringido”
6. Imprime reporte de publicación y traslada el expediente al

3. Registra en el sistema GUATECOMPRAS la solicitud de
pedido, términos de referencia y justificación de la contratación Encargado de Contratación Subgrupo 18
4. Traslada expediente original para publicación en

GUATECOMPRAS al
Jefe de Contrataciones y Adquisiciones
B B
7. Recibe expediente y publica invitaciones con firma y fecha de

recibido y el listado de concursantes a participar.
8. Recibe oferta técnica y económica en sobre cerrado, en la

fecha y hora indicada en el portal de GUATECOMPAS
9. Traslada expediente y ofertas a
Comisión Calificadora
10. Recibe y publica Acta de calificación en
Portal GUATECOMPRAS
11. Imprime reporte de publicación. lo adjunta al expediente y lo

traslada al
Administrador General

y Alimentación
TÉCNICOS INDIVIDUALES, SUBGRUPO 18
Encargado de Contrataciones Subgrupo 18 Jefe de Contrataciones y Adquisiciones
C
D
12. Recibe del Administrador General el expediente completo,

17. Recibe expediente y autoriza la orden de compra en el
con contrato, acuerdo y fianza de cumplimiento
Sistema SIGES
13. Elabora oficio con el que envía a la CGC el contrato y el
acuerdo
18. Imprime orden de compra autorizada y la traslada al

14. Publica en GUATECOMPRAS el oficio de envió del contrato
y el acuerdo Encargado de Contratación Subgrupo 18
15. Ordena, folia y prepara la documentación de respaldo para

realizar la gestión de pago
16. Genera orden de compra en SIGES y la traslada para

autorización, en estado registrado al
E E
19. Recibe orden de compra y gestiona firmas y sellos
20. Traslada expediente original completo y foliado, para generar

CUR de Compromiso a
Contabilidad
21. Recibe notificación vía electrónica o física de la aprobación

del CUR de Compromiso
22. Notifica al proveedor de servicios para emisión de factura e

informe

y Alimentación
Encargado de Contrataciones Subgrupo 18
23. Recibe y revisa facturas e informes
NO
Devuelve para
SI
correcciones
24. Genera orden de liquidación en sistema

SIGES, es estado de registrado
25. Traslada orden de liquidación para

autorización, en estado registrado al
26. Recibe del Jefe de Contrataciones y

Adquisiciones la orden de liquidación autorizada
27. Gestiona firmas y sellos en orden de

liquidación
28. Publica en GUATECOMPRAS la

documentación de soporte de la liquidación
29. Traslada expediente de liquidación a
Contabilidad
FIN

y Alimentación

2018
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN RÉGIMEN DE
COTIZACIÓN FASE DE ELABORACIÓN Y Páginas 5
PUBLICACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN
OBJETIVO:
Elaborar y gestionar la autorización de las bases que servirán para la realización de la

adquisición de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de
cotización, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento.
NORMAS:
1. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones revisa que la solicitud de pedido

esté conforme al instructivo incluido en el reverso del formulario (Ver Anexos 1
y 2).
2. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones recibe únicamente los

expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos indicados en la
Guía de Contenido del Expediente (Ver Anexo 27).
3. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones elabora el proyecto de bases de

cotización y las bases de cotización definitivas, conforme a la documentación de
respaldo que integra el expediente.
4. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones gestiona con las Unidades Solicitantes

para que respondan las preguntas relacionadas a especificaciones técnicas del
proyecto de bases de cotización y las preguntas relacionadas con aspectos de
contratación contenidos en el proyecto de bases las responde el Jefe de
Contrataciones y Adquisiciones, con el Visto Bueno del Administrador Interno.
5. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones imprime el reporte de finalización del

plazo de presentación de observaciones y lo adjunta al expediente.

y Alimentación
6. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones revisa que los formularios, bases

y demás documentos de cotización estén aprobados por el Ministro o
Viceministro según el caso y lo estipulado en la Ley de Contrataciones del
Estado, Art. 9 numeral 3.1, 3.3, 3.4 y 3.5
7. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones solicita el nombramiento de la Junta,

de Cotización al día siguiente de la publicación en GUATECOMPRAS, se
adjunta listado con nombres de las personas que intervienen en la elaboración
de documentos que conforman el expediente (Ver anexo 28).
8. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones adjunta al expediente el Acuerdo de

nombramiento de la Junta de Cotización.
9. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones traslada expediente original a la Junta

de Cotización debidamente foliado, mediante conocimiento.
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN RÉGIMEN DE COTIZACIÓN FASE DE

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN
A
s
i Revisa y recibe el expediente completo (Ver
s
Encargado de
t 1 Normas 1 y 2).
e Si: Sigue paso 2.
Cotizaciones y
n
c No: Lo devuelve a la unidad solicitante.
Licitaciones
i
a 2 Asigna número de control y traslada el expediente
A
al Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
d
m
Recibe, elabora proyecto de bases de cotización y
i 3 las traslada al Operador de GUATECOMPRAS
y Licitaciones
n
i (Ver Norma 3).
s
t Recibe el proyecto de bases, lo registra y publica
r 4 en GUATECOMPRAS, e imprime reporte de
a
t publicación.
i
v Revisa diariamente en el Sistema
a
Operador de
: 5 GUATECOMPRAS si hay preguntas sobre el
D
GUATECOMPRAS
i
proyecto de bases.
r Imprime formulario de preguntas generadas por el
e
c
6 sistema GUATECOMPRAS, lo traslada también en
t
o forma electrónica al Analista de Cotizaciones y
r
Licitaciones.
de Planeamiento Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería 0
y Alimentación
7 Recibe formulario y verifica tipo de preguntas (Ver

Analista de Cotizaciones Normas 4 y 5).
y Licitaciones 8 Traslada formulario escaneado con respuestas al
Operador de GUATECOMPRAS.
9 Recibe y publica las respuestas firmadas y
A
Operador de selladas en el sistema GUATECOMPRAS.
s
i
Imprime reporte de publicación en
GUATECOMPRAS
s 10 GUATECOMPRAS y lo traslada al Analista de
t
e Cotizaciones y Licitaciones.
n
c
Analista de Cotizaciones Recibe, archiva reporte y traslada expediente de
i
a 11 cotización al Administrador General para gestión
y Licitaciones
A
de aprobación de bases definitivas.
d
Encargado de Recibe del Administrador General el expediente
m
i
12 con Resolución de Aprobación de bases definitivas
Cotizaciones y
n
i y lo traslada a Analista de Cotizaciones y
Licitaciones
s
t
Licitaciones (Ver Norma 6).
r
a 13 Recibe expediente, lo escanea y lo traslada al
y Licitaciones
t Operador de GUATECOMPRAS.
i
v
Operador de Recibe expediente en forma electrónica, lo registra
a
: 14 en el sistema GUATECOMPRAS y traslada al Jefe
GUATECOMPRAS
D
i
de Contrataciones y Adquisiciones.
r Recibe expediente, revisa y publica bases
e
c 15 definitivas y documentos de cotización en el
t
Adquisiciones
o sistema GUATECOMPRAS.
r Imprime constancia de publicación y la traslada al
16
d Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
e
17 Recibe constancia de publicación y la adjunta al
P
l expediente.
a Elabora Oficio para solicitar al Ministro la emisión
n
y Licitaciones
e
18 del nombramiento de la Junta de Cotización (Ver
a
m Normas 7, 8 y 9).
i
e --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
nto
y Alimentación
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN RÉGIMEN DE COTIZACIÓN

I
N
FASE DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN
Encargado
I de Cotizaciones y Analista de Cotizaciones y Operador de
C 4. R
Licitaciones Licitaciones GUATECOMPRAS
I
A ecibe
O
proyectos de bases, lo registra y

publica en
3. Recibe expediente, elabora proyecto de bases
1. Recibe y revisa el expediente de cotización y las traslada al GUATECOMPRAS, e imprime reporte de
puclicación
NO
5. Revisa diariamente en el sistema
GUATECOMPRAS, si hay preguntas al
proyecto de bases
Devuelve
2. SIcontrol y traslada el
Asigna número de
expediente 6. Imprime formulario de preguntas de
expediente al GUATECOMPRAS y lo traslada también en
forma electrónica al
Analista de Cotizaciones y Licitaciones Analista de Cotizaciones y Licitaciones
A B
C C
7. Recibe formulario y verifica tipo de preguntas
8. Traslada respuestas escaneadas al
D
D
9. Recibe y publica las respuestas firmadas
y selladas en GUATECOMPRAS
10. Imprime reporte de publicación en

GUATECOMPRAS y lo traslada al

y Alimentación
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE COTIZACIÓN

(FASE DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN)
Analista de Encargado de
Operador de Jefe de Contrataciones
Cotizaciones y Cotizaciones y
GUATECOMPRAS y Adquisiciones
Licitaciones Licitaciones
E F H I
11. Recibe y 14. Recibe expediente en 15. Recibe expediente, revisa y

12. Recibe del Administrador
archiva reporte General expediente con forma electrónica lo registra en publica bases y documentos de
traslada Resolución de Aprobación de el Sistema GUATECOMPRAS cotización en el
expediente al bases y lo traslada al y lo traslada al
Jefe de Contrataciones y Sistema GUATECOMPRAS
Administrador General Analista de Cotizaciones y Adquisiciones
Licitaciones
16. Imprime constancia de

publicación y la traslada al
F Analista de Cotizaciones y
Licitaciones
G G
13. Recibe expediente, lo I

escanea y lo traslada en forma
electrónica al
J J
17. Recibe constancia de

publicación y la adjunta al
expediente
18. Elabora oficio para solicitar la

emisión del nombramiento de la
Junta de Cotización al
Ministro
FIN

y Alimentación

2016
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE
COTIZACIÓN FASE DE PUBLICACIÓN DE Páginas 4
DOCUMENTOS DE ADJUDICACIÓN
OBJETIVO:
Cumplir con las normas para el uso del sistema de información de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, específicamente lo relacionado a los
documentos elaborados por la Junta de Cotización.
NORMAS:
1. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones escanea el acta de recepción de ofertas

y cuadro de oferentes, que la Junta de Cotización le traslada.
2. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones recibe y escanea el acta de

adjudicación o no adjudicación, que la Junta de Cotización le traslada.
3. El Operador de GUATECOMPRAS, revisa diariamente para verificar si hay

inconformidades publicadas en el sistema GUATECOMPRAS.
4. El Analista de cotizaciones y Licitaciones recibe del Administrador General el

expediente completo con la resolución de aprobación o improbación de lo actuado
por la Junta de Cotización.

y Alimentación
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE COTIZACIÓN FASE DE

PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ADJUDICACIÓN
Encargado
A de compras y Recibe documentos, los escanea y traslada al
s 1
contrataciones
i Operador de GUATECOMPRAS (Ver Norma 1).
s
t
2 Recibe documentos escaneados y los publica en
e
Operador
n de el sistema GUATECOMPRAS.
c
GUATECOMPRAS
i 3 Imprime reporte y constancia de publicación y los
a traslada al Encargado de compras y contrataciones .
A
4 Recibe reporte y constancia y los traslada a la
d
Encargado
m
de compras y Junta de Cotizaciones.
contrataciones
i
n Recibe Acta de Adjudicación o No Adjudicación y
i 5
s
la traslada al Operador de GUATECOMPRAS
t (Ver Norma 2).
r
a
6 Recibe Acta de Adjudicación y la publica en el
t
i
Operador de sistema GUATECOMPRAS.
v
a Imprime reporte con inconformidades e informa a
GUATECOMPRAS
:
D
7 Encargado de compras y contrataciones (Ver
i Norma 3).
r
e
8 Recibe y revisa inconformidad y traslada a Junta
Encargado
c de compras y de Cotización.
t
contrataciones
o Recibe la respuesta a inconformidad y la traslada
r 9
al Operador de GUATECOMPRAS.
d
Operador
e de 10 Recibe y publica en GUATECOMPRAS la
GUATECOMPRAS
P respuesta a la inconformidad.
l
a
Recibe expediente con resolución (Ver Norma 4).
n
11 Si: Sigue paso 12.
Encargado
e de compras y No: Procede conforme a lo estipulado en el Art. 36
a
contrataciones
m
de la LCE.
i
e
n 12 Traslada la resolución escaneada al Operador de
t GUATECOMPRAS.
o
13 Recibe resolución escaneada y la publica en
GUATECOMPRAS 14 Imprime reporte de publicación y lo traslada al
Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
15 Recibe reporte y lo adjunta al expediente.
Encargado de compras y Traslada expediente al Administrador General para
contrataciones 16 elaboración de contrato.
--------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
y Alimentación

FASE DE PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ADJUDICACIÓN
INICIO A
1. Recibe de la Junta de Cotización 2. Recibe documentos escaneados y los

documentos, los escanea y los traslada al
publica en el sistema GUATECOMPRAS
3. Imprime reporte y constancia de publicación y

los traslada al
A
B B
4. Recibe reporte y constancia y los traslada a

la
Junta de Cotizaciones
5. Recibe acta de adjudicación o no

adjudicación y la traslada al
C C
6. Recibe acta de adjudicación y la publica en

D
el sistema GUATECOMPRAS
8. Recibe y revisa inconformidad y la traslada

a la 7. Imprime reporte de inconformidades e informa
al
Junta de Cotizaciones
9. Recibe la respuesta a inconformidades y la

traslada al D

y Alimentación

(FASE DE PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ADJUDICACIÓN)
Operador de GUATECOMPRAS Analista de Cotizaciones y Licitaciones
E F
10. Recibe y publica en 11. Recibe expediente con resolución

GUATECOMPRAS, la respuesta a las
inconformidades
NO
F
Art. 36 de la
LCE SI
12. Traslada la Resolución escaneada al
G
13. Recibe resolución escaneada y la

publica en GUATECOMPRAS
14. Imprime reporte de publicación y lo

traslada al
H H
15. Recibe reporte y lo adjunta al expediente
16. Traslada expediente para elaboración de

contrato al
FIN

y Alimentación

2016
LICITACIÓN FASE DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN Páginas 7
DE BASES DE LICITACIÓN
OBJETIVO:
Elaborar y gestionar la autorización de las bases que servirán para la realización de las
adquisiciones de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de
licitación. De acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento.
NORMAS:
1. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones revisa que la solicitud de pedido esté

llenada conforme al instructivo incluido en el reverso del formulario (Ver Anexos 1
y 2).
2. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones recibe únicamente los expedientes

que cumplan con los primeros ocho requisitos indicados en la Guía de Contenido
del Expediente (Ver Anexo 27).
3. Analista de Cotizaciones y Licitaciones elabora el proyecto de bases de licitación

y las bases de cotización definitivas, conforme a la documentación que integra el
expediente.
4. Analista de Cotizaciones y Licitaciones gestiona con las Unidades Solicitantes las

respuestas a las preguntas relacionadas a especificaciones técnicas del proyecto
de bases de licitación y las preguntas relacionadas con aspectos de contratación
contenidos en el proyecto de bases las responde el Jefe de Contrataciones y
Adquisiciones, con el Visto Bueno del Administrador Interno.
5. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones imprime el reporte de finalización del

plazo de presentación de observaciones y lo adjunta al expediente.

y Alimentación
6. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones revisa que los formularios, bases y

demás documentos de licitación estén aprobados por el Ministro o Viceministro
según el caso, de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del
Estado, Art. 9 numeral 3.1, 3.3, 3.4 y 3.5.
7. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones solicita el nombramiento de la Junta, al

día siguiente de la publicación en el Diario de Centroamérica, se adjunta listado
con nombres de las personas que intervienen en la elaboración de documentos
que conforman el expediente (Ver Anexo 28).
8. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones es el responsable de adjuntar al

expediente el Acuerdo de nombramiento de la Junta de Licitación.
9. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones es el responsable de trasladar el

expediente original a la Junta de Licitación debidamente foliado, mediante
conocimiento.

y Alimentación
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE LICITACIÓN FASE DE

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN
A
s
Revisa y recibe el expediente completo (Ver
i Normas 1 y 2).
Encargado de
s 1
t Si: Sigue paso 2.
Cotizaciones y
e
n No: Lo devuelve a la unidad solicitante.
Licitaciones
c
i 2 Asigna número de control y traslada el expediente
a al Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
A
Analista de Cotizaciones Recibe, elabora proyecto de bases de licitación y
d
m 3 las traslada al Operador de GUATECOMPRAS
yi Licitaciones
n (Ver Norma 3).
i Recibe el proyecto de bases, lo registra y publica
s
t 4 en GUATECOMPRAS, e imprime reporte de
r
a publicación.
t
i Revisa diariamente en el Sistema
Operador de
v
a
5 GUATECOMPRAS si hay preguntas sobre el
GUATECOMPRAS
:
D
proyecto de bases.
i Imprime formulario de preguntas y lo traslada en
r
e 6 forma electrónica al Analista de Cotizaciones y
c
t Licitaciones.
o Recibe formulario y verifica tipo de preguntas (Ver
r 7
Analista de Cotizaciones Norma 4).
d
ye Licitaciones 8 Traslada formulario escaneado con respuestas al
P Operador de GUATECOMPRAS.
l
9 Recibe y publica las respuestas firmadas y
a
n
Operador de selladas en el sistema GUATECOMPRAS.
e
a Imprime reporte de publicación en
GUATECOMPRAS
m
i
10 GUATECOMPRAS y lo traslada al Analista de
e
n
Cotizaciones y Licitaciones.
t
Analista de Cotizaciones Recibe, archiva reporte y traslada expediente de
o
11 Licitación al Administrador General para la
y Licitaciones
aprobación de bases definitivas (Ver Norma 5).
Encargado de Recibe del Administrador General el expediente
Cotizaciones y 12 con Resolución y lo traslada a Analista de
Licitaciones Cotizaciones y Licitaciones (Ver Norma 6).
Analista de Cotizaciones 13 Recibe expediente, lo escanea y traslada al
y Licitaciones Operador de GUATECOMPRAS.
y Alimentación
Operador de Recibe expediente en forma electrónica, lo registra

14 en el sistema GUATECOMPRAS, y traslada al
GUATECOMPRAS
Jefe de Contrataciones y Adquisiciones.
Recibe expediente, revisa y publica bases
Jefe de Contrataciones y 15 definitivas y documentos de licitación en el sistema
Adquisiciones GUATECOMPRAS.
16 Imprime constancia de publicación y la traslada al
17 Recibe constancia de publicación y la adjunta al
expediente.
18 Elabora borrador de arte para la convocatoria a
A licitar y lo traslada a Comunicación Social.
s
i 19 Recibe de Comunicación Social el arte final para
s publicación de convocatoria a licitar.
t
e
20 Solicita cotización al Diario de Centroamérica para
n
c la publicación de la convocatoria a Licitar.
i
a Realiza trámite de cheque para pago de
21
yA Licitaciones convocatoria a Licitar.
d Adjunta copia de la publicación de la convocatoria
m 22
i del Diario de Centroamérica al expediente.
n
i
23 Liquida cheque de pago de publicación de
s
t convocatoria.
r
a
Elabora Oficio para solicitar al Ministro la emisión
t del nombramiento de la Junta de Licitación (Ver
i 24
v Normas 7, 8 Y 9).
a
: ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Director de Planeamiento Autorizó: Aprobó: 5
y Alimentación
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE LICITACIÓN

I B
N
FASE DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN
Encargado
I de Cotizaciones y Analista de Cotizaciones y Operador de
C 4. Recib
Licitaciones Licitaciones GUATECOMPRAS
I
O A e proyecto
s de bases, las registra y

publica en
3. Recibe expediente, elabora proyecto de bases
1. Recibe y revisa el expediente de licitación y las traslada al GUATECOMPRAS, e imprime reporte de
puclicación
NO
GUATECOMPRAS, si hay preguntas al
proyecto de bases
Devuelve
2. SIcontrol y traslada el
Asigna número de
expediente 6. Imprime formulario de preguntas de
expediente al GUATECOMPRAS y lo traslada también en
forma electrónica al
Analista de Cotizaciones y Licitaciones Analista de Cotizaciones y Licitaciones
A B
C C
7. Recibe formulario y verifica tipo de preguntas
8. Traslada formulario escaneado con

respuestas al
Operador de GUATECOMPRAS D
D
9. Recibe y publica las respuestas firmadas
y selladas en GUATECOMPRAS
10. Imprime reporte de publicación en

GUATECOMPRAS y lo traslada al

y Alimentación
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE LICITACIÓN FASE DE ELABORACIÓN Y

PUBLICACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN
Analista de Encargado de
Operador de Jefe de Contrataciones
E F H I
12. Recibe del Administrador 14. Recibe expediente en 15. Recibe expediente, revisa
11. Recibe y
General expediente con forma electrónica, lo registra
archiva reporte, y publica bases y documentos
Resolución y lo traslada al en el Sistema
traslada de cotización en el Sistema
GUATECOMPRAS y lo
expediente al GUATECOMPRAS
traslada al
Analista de Cotizaciones y Jefe de Contrataciones y
Licitaciones Adquisiciones
Administrador General 16. Imprime constancia de
publicación y la traslada al
Analista de Cotizaciones y
Licitaciones
F
G G
13. Recibe expediente, lo I

escanea y lo traslada en forma
electrónica al
J J
17. Recibe constancia de

publicación y la adjunta al
expediente

y Alimentación
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE LICITACIÓN FASE DE ELABORACIÓN Y

PUBLICACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN
18. Elabora borrador de arte para la convocatoria

a licitar y lo traslada a
Comunicación Social
19. Recibe de Comunicación Social el arte final

para publicación de convocatoria a licitar
20. Solicita cotización al Diario de Centroamérica

para la publicación de la convocatoria a licitar
21. Realiza trámite de cheque para pago de

convocatoria a licitar.
22. Adjunta copia de la publicación de la

convocatoria del Diario de Centroamérica al
expediente
23. Liquida cheque de pago de publicación de

convocatoria
24. Elabora oficio para solicitar la emisión del

nombramiento de la Junta de Licitación al
Ministro
FIN

y Alimentación

2016
LICITACIÓN FASE DE PUBLICACIÓN DE Páginas 4
OBJETIVO:
documentos elaborados por la Junta de Licitación.
NORMAS:
1. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones recibe de la Junta de Recepción el

Acta de Recepción de ofertas, cuadro de oferentes y documentación de soporte
que contiene el expediente de licitación y lo escanea.
2. El Operador de GUATECOMPRAS, es el responsable de realizar las

publicaciones que le son trasladadas por parte del Analista de Cotizaciones y
Licitaciones.
3. El Operador de GUATECOMPRAS, revisa diariamente para verificar si hay

inconformidades publicadas en el sistema GUATECOMPRAS.
4. El Analista de cotizaciones y licitaciones recibe del Administrador General el

expediente original con la resolución de aprobación o improbación de lo actuado
por la Junta de Licitación.

y Alimentación

A
Analista de Cotizaciones Recibe, escanea y los traslada al Operador de
s 1
yi Licitaciones GUATECOMPRAS (Ver Norma 1).
s
t
2 Recibe documentos y los publica en el sistema
e
Operador
n de GUATECOMPRAS (Ver Norma 2).
c
GUATECOMPRAS
i 3 Imprime reporte y constancia de publicación y los
a traslada al Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
A
4 Recibe reporte y constancia y los traslada a la
d
m Junta de Licitación.
i
Analista
n
de Cotizaciones Recibe de la Junta de Licitación el Acta de
5
yis Licitaciones Adjudicación o No Adjudicación y la escanea.
t
6 Traslada el Acta de Adjudicación al Operador de
r
a GUATECOMPRAS.
t
i
7 Recibe Acta de Adjudicación y la publica en el
v
Operador
a de sistema GUATECOMPRAS.
: Imprime reporte con inconformidades y traslada a
D
GUATECOMPRAS
i 8 Analista de Cotizaciones y Licitaciones (Ver
r
e Norma 3).
c
t 9 Recibe y revisa inconformidad y traslada a Junta
Analista
o
r
de Cotizaciones de Licitación.
y Licitaciones 10 Recibe la respuesta a inconformidades y traslada
d
e a Operador de GUATECOMPRAS.
Operador
P de 11 Recibe y publica en GUATECOMPRAS la
lGUATECOMPRAS respuesta a la inconformidad.
a
n Recibe expediente con resolución (Ver Norma 4).
e
a 12 Si: Sigue pago 13.
m
Analista
i de cotizaciones No: Procede conforme a lo estipulado en el Art. 36
e de la LCE.
yn licitaciones
t
13 Traslada la resolución escaneada al Operador de
o
GUATECOMPRAS.
14 Recibe resolución y la publica en
GUATECOMPRAS 15 Imprime reporte de publicación y lo traslada al
16 Recibe reporte y lo adjunta al expediente.
Analista de cotizaciones Traslada expediente al Administrador General para
y licitaciones 17 elaboración de contrato.
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------
y Alimentación

INICIO A
1. Recibe de la Junta de Cotización 2. Recibe documentos y los publica en el sistema

documentos y los traslada al
Operador de GUATECOMPRAS GUATECOMPRAS
A 3. Imprime reporte y constancia de publicación y

los traslada al
B B
4. Recibe reporte y constancia y los traslada a

la
Junta de Licitaciones
5. Recibe de la Junta de Licitaciones el acta

de adjudicación o no adjudicación y la
escanea
6. Traslada el Acta de Adjudicación al
Operador de GUATECOMPRAS C
C 7. Recibe acta de adjudicación y la publica en el

sistema
D GUATECOMPRAS
9. Recibe y revisa inconformidad y la traslada

a la
8. Imprime reporte de inconformidades y lo
Junta de Licitaciones traslada al

10. Recibe de la Junta de Licitaciones
respuesta a inconformidades y la traslada al
Operador de GUATECOMPRAS D

y Alimentación

E F
11. Recibe y publica en 12. Recibe expediente con resolución

GUATECOMPRAS, las respuestas a las
incoformidades
NO
F Art. 36 de la
LCE SI
13. Traslada la Resolución escaneada al
G G
14. Recibe resolución y la publica en

GUATECOMPRAS

traslada al
H H
16. Recibe reporte lo adjunta al expediente
17. Traslada expediente para elaboración de

contrato al
FIN

y Alimentación

2016
MODALIDAD DE ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR Páginas 5
ÚNICO
OBJETIVO:
Realizar las adquisiciones de bienes y/o la contratación de servicios a través de la

modalidad de proveedor único, de conformidad a lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento.
NORMAS:
1. El Encargado de Cotizaciones y licitaciones revisa que la Unidad solicitante

indique mediante Oficio, que la compra y/o contratación que necesita realizar
es a un proveedor único.
2. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones recibe únicamente los

expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos indicados en la
Guía de Contenido del Expediente (Ver Anexo 27).
3. El Encargado de Cotizaciones y licitaciones establece la existencia de

proveedor único, para lo cual procede conforme a lo estipulado en el Artículo
43, literal c) de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
4. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones elabora las bases de cotización o

términos de referencia e invitación para presentar manifestación de interés
en ofertar, para establecer el proveedor único.
5. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones solicita el nombramiento de la

Comisión Receptora, conforme a lo establecido en el Art. 46, segundo
párrafo del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
6. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones adjunta al expediente el Acuerdo

de nombramiento de la Comisión Receptora.
7. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones traslada expediente original a la

Comisión Receptora debidamente foliado, mediante conocimiento.

y Alimentación
8. La Autoridad Administrativa Superior, de cada Unidad Desconcentrada de

Administración Financiera y Administrativa, es la responsable de aprobar la
compra y/o contratación (Art. 9, numeral 3.1, 3.3 y 3.5 de la LCE).
A
s MODALIDAD DE ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO
i
s
t RESPONSABLE Núm. PROCEDIMIENTO
e
n Revisa y recibe el expediente (Ver Normas 1, 2 y
c
i
Encargado de 1 3)
a
Si: Sigue paso 2.
Cotizaciones
A
y
No: Devuelve con anotaciones.
licitaciones
d
m
i
n Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
i
s 3 Recibe expediente y elabora documentos (Ver
t
r
Norma 4).
y licitaciones
a
4 Escanea y traslada expediente al Operador de
t
i GUATECOMPRAS.
v
a
5 Recibe expediente y registra en sistema
:
Operador de
D GUATECOMPRAS.
i
GUATECOMPRAS Traslada expediente al Jefe de Contrataciones y
r 6
e Adquisiciones.
c
t
7 Recibe y revisa que la documentación registrada
o
r esté correcta y publica en GUATECOMPRAS.
Adquisiciones
d 8 Traslada el expediente al Analista de Cotizaciones
e y Licitaciones.
P Recibe expediente y elabora borrador de arte para
l
a
9 publicación en Diario de Centroamérica y en otro
n de mayor circulación.
e
a
10 Traslada el borrador del arte a Comunicación
m
i Social.
y Licitaciones
e
n 11 Solicita proformas para la publicación en medios
t escritos.
o
12 Tramita pago de publicación y solicita la
publicación de la convocatoria.
Encargado de Elabora Oficio dirigido al Ministro para solicitar el
Cotizaciones y 13
nombramiento de la Comisión Receptora.
Licitaciones
14 Recibe de la Administración General el
Analista de Cotizaciones nombramiento y notifica a la Comisión Receptora.
Recibe de la Comisión Receptora el Acta de
y Licitaciones
15 recepción la escanea y la traslada al Operador de
GUATECOMPRAS.
y Alimentación
16 Recibe el Acta escaneada y la publica en el

Operador de sistema GUATECOMPRAS.
Imprime el reporte generado por
GUATECOMPRAS
17 GUATECOMPRAS y lo traslada al Analista de
Cotizaciones y Licitaciones.
18 Recibe y verifica que el expediente esté completo,
ordenado y foliado.
Traslada el expediente a la Autoridad
19 Administrativa Superior para adjudicación de la
Analista Cotizaciones y
negociación (Ver Norma 5).
Licitaciones
20 Recibe expediente con contrato, acuerdo y fianza
de cumplimiento de contrato.
21 Escanea y traslada expediente al Operador de
GUATECOMPRAS.
22 Recibe el expediente escaneado y publica en
GUATECOMPRAS
A
23 Imprime reporte de publicación y lo traslada a
s
i Analista de Cotizaciones y Licitaciones.
s
t
Recibe y conforma expediente para trámite de
e 24 pago.
y Licitaciones
n
c --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
i Autorizó: Aprobó: 6
a Administrativa: Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería 1
Director de Planeamiento y Alimentación
MODALIDAD DE ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO

Encargado de Analista de Operador de Jefe de Contrataciones
INICIO A B C
3. Recibe Expediente y elabora 5. Recibe expediente y lo 7. Recibe, revisa expediente y

1. Revisa y recibe expediente registra en el Sistema lo publica en Sistema
documentos
GUATECOMPRAS GUATECOMPRAS
NO
Devuelve
expediente SI 4. Escanea expediente y lo
6. Traslada expediente al 8. Traslada expediente al
traslada al
2. Asigna número de control Operador de GUATECOMPRAS Jefe de Contrataciones y Analista de Cotizaciones y

interno y lo tralada al Adquisiciones Licitaciones
Analista de Cotizaciones y
Licitaciones
A B C
D D
9. Recibe expediente y elabora

arte para publicación
10. Traslada el borrador del arte a

11. Solicita proformas para la

publicación en medios escritos
12. Tramita pago de publicación y

E solicita publicar la convocatoria
13. Elabora oficio para solicitar E

nombramiento de la Comisión
Receptora al
Ministro

y Alimentación
F G
14. Recibe del Administrador General nombramiento y notifica

16. Recibe acta escaneada y la publica en el
a la Comisión Receptora
Sistema GUATECOMPRAS
15. Recibe de Comisión Receptora acta de recepción, la 17. Imprime reporte generado en GUATECOMPRAS y lo
escanea y la traslada al traslada al
H H
18. Recibe reporte y verifica que el expediente esté completo,

ordenado y foliado
19. Traslada expediente a la Autoridad Administrativa

Superior para adjudicación
20. Recibe expediente con contrato, acuerdo y fianza de

cumplimiento
21. Escanea y traslada expediente al
Operador de GUATECOMPRAS 22. Recibe expediente escaneado y lo publica en el Sistema

GUATECOMPRAS
I
23. Imprime reporte de publicación y lo traslada al
J
24. Recibe y conforma expediente para trámite de pago

J
FIN

y Alimentación

2016
GESTIÓN DE PAGO PARA ADQUISICIONES
RÉGIMEN DE COTIZACIÓN, LICITACIÓN Y Páginas 3
PROVEEDOR ÚNICO
OBJETIVO:
Realizar la gestión de pago para las adquisiciones efectuadas por medio del Régimen
de Cotización, Licitación y Proveedor Único, cumpliendo con la normativa interna del
Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentación.
NORMAS:
1. Analista de Cotizaciones y Licitaciones conforma el expediente para la

generación de la orden de compra, con los documentos indicados en el Check
List Compromiso (Ver Anexo 29).
2. El Jefe de Contrataciones y Adquisiciones autoriza la orden de compra en el

Sistema SIGES.
3. El Operador de SIGES imprime la orden de compra posteriormente a la

autorización en el sistema.
4. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones conforma el expediente para la

generación de la orden de liquidación, con los documentos indicados el Check
List Devengado (Ver Anexo 30).
5. El Jefe de Contrataciones y Adquisiciones autoriza la orden de Liquidación en

el Sistema SIGES.

y Alimentación

RÉGIMEN DE COTIZACIÓN, LICITACIÓN Y PROVEEDOR ÚNICO
Analista de Cotizaciones Escanea documentos de respaldo para generar

1 orden de compra y los traslada al Operador de
y Licitaciones
SIGES (Ver Norma 1).
A
s 2 Recibe expediente, genera orden de compra y
i
s
solicita autorización electrónica. (Ver Norma 2)
t
3 Imprime orden de compra en estado de aprobado.
e
n (Ver Norma 3)
c
Operador de SIGES
i Gestiona firmas y sellos del Jefe de
a
4 Contrataciones y Adquisiciones, del Administrador
A Interno y del Administrador General
d
m
5 Traslada expediente completo y firmado al Analista
i
n de Cotizaciones y Licitaciones
i
s 6 Recibe expediente, lo fotocopia y escanea.
t
r 7 Traslada el expediente a Contabilidad (Ver Norma
a 4).
t
y Licitaciones
i Recibe reporte vía correo electrónico de CUR de
v
a 8 compromiso aprobado y lo traslada a Operador de
:
D SIGES.
i Recibe expediente, genera orden de liquidación en
r
e 9 SIGES y solicita autorización en el sistema. (Ver
c
t Norma 5)
o
r 10 Imprime orden de liquidación en estado de
Operador
d de SIGES aprobado.
e Gestiona firmas y sellos del Jefe de
P 11 Contrataciones y Adquisiciones, del Administrador
l
a Interno y del Administrador General.
n Traslada expediente al Analista de Cotizaciones y
e 12
a Licitaciones
m
i
Analista de Cotizaciones Recibe expediente completo, lo folia y lo traslada
e
n
13 a Contabilidad para pago.
y Licitaciones
t
o
-------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------
y Alimentación

Analista de Cotizaciones y Licitaciones Operador de SIGES
INICIO A
1. Escanea documentos para generar orden 2. Recibe expediente genera orden de compra
de compra y los traslada al y solicita Autorización Electrónica
Operador de SIGES
3. Imprime orden de compra en estado de
aprobado
A
4. Gestiona firmas y sellos
5. Traslada expediente completo y firmado al
B Analista de Cotizaciones y Licitaciones
6. Recibe expediente, lo fotocopia y escanea

B
7. Traslada expediente a
Contabilidad
C
8. Recibe reporte vía correo electrónica de 9. Recibe expediente, genera orden de

CUR de compromiso aprobado y lo traslada liquidación en
al
SIGES y solicita autorización en el sistema
Operador de SIGES
C 10. Imprime orden de liquidación en estado de

aprobado
12. Traslada expediente al

13. Recibe expediente completo, lo folia y lo
traslada a
Contabilidad
D
FIN

y Alimentación

2016
ENVÍO DE CONTRATOS Y ACUERDOS A CGC Y
SOLICITUD DE NOMBRAMIENTO COMISIÓN Páginas 5
RECEPTORA Y LIQUIDADORA
OBJETIVO:
Adquisiciones del Estado, específicamente lo relacionado al envío y publicación en
GUATECOMPRAS, del Contrato y Acuerdo a la Contraloría General de Cuentas, de
las adquisiciones realizadas a través de las modalidades de cotización licitación y
proveedor único.
NORMAS:
1. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones realiza el trámite para el envío del

contrato y acuerdo a la CGC, conforme el plazo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado.
2. El Encargado de Cotizaciones y Licitaciones es el responsable de verificar que el

Contrato, Acuerdo y Oficio de traslado a la Contraloría General de Cuentas, sea
publicado en el sistema GUATECOMPRAS, en el plazo establecido en la LCE.
3. El Analista de Cotizaciones y Licitaciones se encarga de coordinar la entrega de los

bienes y/o servicios conforme a lo estipulado en el contrato suscrito para el efecto.
4. El Operador de GUATECOMPRAS, es el responsable de publicar todos los

documentos que se relacionan al envío de los contratos y acuerdos a la Contraloría
General de Cuentas.

y Alimentación
ENVÍO DE CONTRATOS Y ACUERDOS A CGC Y SOLICITUD DE

NOMBRAMIENTO COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA
1 Recibe del Administrador General el contrato,

acuerdo y fianza.
A
s 2 Elabora oficio para enviar contrato y acuerdo a la
Encargado de
i
s
CGC (Ver Norma 1)
Cotizaciones y
t
3 Envía copia de contrato y acuerdo de aprobación
e
Licitaciones
n al Registro de Contratos de la CGC.
c
i Traslada a Analista de Cotizaciones, el oficio
a
4 firmado de recibido y copia de contrato enviados a
A la CGC (Ver Norma 2)
d
m
5 Recibe y escanea copia del oficio, acuerdo y
i
n contrato enviado a la CGC
i
y Licitaciones
s 6 Traslada en forma electrónica el expediente al
t
r
a Recibe documentación escaneada, la pública en el
t
Operador de
i
7 sistema GUATECOMPRAS y traslada el reporte
v
GUATECOMPRAS
a de publicación al Analista de Cotizaciones y
:
D Licitaciones.
i Recibe reporte de publicación y lo adjunta al
r 8
e expediente original.
c
t
9 Coordina con el proveedor la entrega de los bienes
o
r y/o servicios (Ver Norma 3)
d
Elabora el oficio para solicitar al Ministro, el
e 10 nombramiento de la Comisión Receptora y
P Liquidadora.
l
Analista
a
de Cotizaciones Recibe del Administrador General el
n
ye Licitaciones 11 nombramiento de la Comisión Receptora y
a Liquidadora y lo adjunta al expediente.
m
i
12 Notifica a la Comisión Receptora y Liquidadora la
e
n
fecha para recibir el objeto del contrato.
t
13 Recibe el acta de recepción de la Comisión
o
Receptora y Liquidadora y la escanea.
14 Traslada el Acta de recepción al Operador de
GUATECOMPRAS.
y Alimentación
15 Recibe acta de recepción y publica en portal de

Imprime reporte de publicación y lo traslada al
GUATECOMPRAS
16 Analista de Cotizaciones y Licitaciones (Ver
Norma 4)
Analista de Cotizaciones Recibe constancia de publicación y lo adjunta al
17 expediente original.
y Licitaciones
----------------- DEL PROCEDIMIENTO------------------

y Alimentación
ENVÍO DEI CONTRATOS Y ACUERDOS A CGC Y SOLICITUD DE NOMBRAMIENTO COMISIÓN B

N RECEPTORA Y LIQUIDADORA
I 7. Recibe
Encargado
C de Cotizaciones y Analista de Cotizaciones y Operador de document
I Licitaciones Licitaciones GUATECOMPRAS ación esca
O neada, la
A pública en el sistema GUATECOMPRAS y
traslada el reporte de publicación al
1. Recibe del Administrador General el
5. Recibe y escanea copia del oficio, acuerdo y Analista de Cotizaciones y Licitaciones
contrato, acuerdo y fianza
contrato recibido en la CGC
2. Elabora oficio para enviar contrato y

acuerdo a la CGC 6. Traslada en forma electrónica el expediente
al
3. Enviar copia del contrato y acuerdo de
aprobación al Registro de Contratos de la
Contraloría General de Cuentas
4. Traslada el oficio firmado de recibido y

copia de contrato enviados a la CGC al
A
C
8. Recibe reporte de publicación y lo adjunta al

expediente original
9. Coordina con el proveedor la entrega de los

bienes y/o servicios
10. Elabora oficio para solicitar nombramiento

de la Comisión Receptora y Liquidadora al
Ministro

y Alimentación
ENVÍO DE CONTRATOS Y ACUERDOS A CGC Y SOLICITUD DE NOMBRAMIENTO COMISIÓN

RECEPTORA Y LIQUIDADORA
D E
11. Recibe del Administrador General el nombramiento 15. Recibe acta de recepción y publica en el
de la Comisión Receptora y Liquidadora y lo adjunta al
expediente
Portal de GUATECOMPRAS
12. Notifica a la Comisión Receptora y Liquidadora la

fecha para recibir el objeto del contrato
16. Imprime reporte de publicación y lo traslada al
13. Recibe el acta de recepción de la Comisión

Receptora y Liquidadora y la escanea.
14. Traslada el Acta de recepción al
F F
17. Recibe constancia de publicación y la adjunta al

expediente original
FIN

y Alimentación
CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

“UNIDADES DESCONCENTRADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA”

y Alimentación

2016
COMPRA DIRECTA DE BAJA CUANTÍA
A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO Páginas 4
POR MEDIO DE VALE
OBJETIVO:
para el MAGA.
NORMAS:
1. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones no recibe el expediente que no

cumpla con los requisitos indicados en el Instructivo para elaborar la solicitud de
pedido (Ver Anexos 1 y 2).
2. El Auxiliar de Contrataciones realiza el trámite de las compras a través del Fondo

Rotativo Interno, por medio de Vale, conforme a lo establecido en la Resolución
vigente emitida por la Administración Financiera del MAGA.
3. El Auxiliar de Contrataciones solicita una (1) cotización para realizar las

adquisición esté comprendido entre un quetzal y dos mil quetzales (Q1.00 a
Q2,000.00).
4. El Auxiliar de Contrataciones solicita dos (2) cotizaciones para realizar las

adquisición está comprendido entre dos mil quetzales con 01/100 a diez mil
quetzales (Q2,000.01 a Q10,000.00) (Ver anexo 4).
5. El Auxiliar de Contrataciones gestiona el pago mediante oficio dirigido al Jefe

Financiero Administrativo (Ver Anexo 5).

y Alimentación
6. El Auxiliar de Contrataciones realiza la liquidación de los vales en un plazo de cinco

días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción del mismo (Ver Anexo 6).
7. El Auxiliar de Contrataciones conforma el expediente, lo ordena cronológicamente,

verifica que esté completo y foliado, sin alteraciones, tachones, manchas, borrones
ni deterioro y con la documentación necesaria para realizar el pago (Ver Anexo 7).
8. El Auxiliar de Contrataciones es el responsable de realizar la liquidación del vale,

con la documentación requerida (Ver Anexo 8).
9. El Auxiliar de Contrataciones solicita a Almacén e Inventarios, copia de la Tarjeta

de Responsabilidad Para Control de Activos Fijos, cuando se trata de adquisición
de activos fijos (Ver Anexo 10).
10. El Auxiliar de Contrataciones escanea todos los documentos de respaldo de la

compra para generar el Número de Publicación GUATECOMPRAS -NPG- .

y Alimentación

INTERNO POR MEDIO DE VALE
Recibe y revisa el expediente con documentación
Encargado de 1 de soporte (Ver Norma 1).
Si: Sigue paso 2.
Contrataciones y
No: Devuelve el expediente a Unidad Solicitante.
Adquisiciones
2 Traslada el expediente al Auxiliar de
Contrataciones.
3 Recibe expediente y solicita cotización (Ver
Normas 2, 3 y 4).
Recibe cotización, solicita autorización de la
4 cotización al Jefe Financiero Administrativo o
Director de la Unidad.
5 Solicita pago a Tesorería, mediante Oficio (Ver
Noma 5).
6 Traslada expediente completo a Contabilidad para
su revisión.
7 Recibe notificación de Tesorería para llenar vale.
Llena el formulario de vale conforme la información
Auxiliar de
8 solicitada y el monto de la cotización ganadora (Ver
Contrataciones
Norma 6).
9 Notifica al proveedor para que entregue el bien,
suministro y/o servicio.
10 Notifica a la Unidad Solicitante acerca del ingreso
del bien, suministro y/o servicio solicitado.
11 Escanea expediente completo, crea NPG y lo
publica en el sistema GUATECOMPRAS.
12 Realiza la liquidación del vale (Ver Normas 6, 7 y
8).
Traslada expediente original completo al Encargado
13 de Tesorería.
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

y Alimentación
CO MP RA DIRECTA DE B AJA CU ANTÍA A TRAVÉS DEL F ON DO ROTATIVO INTERNO POR ME DIO

DE VALE
Encargado de Contrataciones y Adquisiciones Auxiliar de Contrataciones
INICIO A
1. Recibe y revisa expe diente 3. Recibe expediente y solicita

cotización
SI
4. Recibe cotización y solicita

NO
autorización de la cotización
Devuelve
expediente a
Unidad 5. Solicita pago a Tesorería mediante
Solicitante
Oficio
Auxiliar de Contrataciones
6. Traslada expediente completo para
revisión a
Contabilidad
6. Notifica al proveedor para que

entregue el bien, suministro y/o
servicio.
7. Recibe notificación de Tesorería

para llenar el vale
8. Llena formulario de vale conforme a

información solicitada y monto de
cotización
9. Notifica al proveedor para que

entregue el bien, suministro y/o
servicio

y Alimentación

2016
FONDO ROTATIVO INTERNO POR MEDIO DE CHEQUE
OBJETIVO:
para el MAGA cuando cuenta con factura.
NORMAS:
1. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones no recibe el expediente que no

cumpla con los requisitos indicados en el Instructivo para elaborar la Solicitud de
Pedido (Ver Anexos 1 y 2).
2. El Auxiliar de Contrataciones realiza el trámite de adquisiciones a través del Fondo

Rotativo Interno, por medio de cheque, con una (1) cotización, cuando el monto de
la compra está comprendido entre UN QUETZAL a DOS MIL QUETZALES
EXACTOS (Q1.00 a Q2,000.00).
3. El Auxiliar de Contrataciones realiza el trámite de adquisiciones a través del Fondo

Rotativo Interno, por medio de cheque, con dos (2) cotizaciones, cuando el monto
de la compra está comprendido entre DOS MIL QUETZALES hasta DIEZ MIL
QUETZALES EXACTOS ((Q2,000.01 hasta Q10,000.00) (Ver anexo 4).
4. El Auxiliar de Contrataciones escanea el expediente completo para generar el

número de publicación GUATECOMPRAS -NPG-.
5. El Auxiliar de Contrataciones gestiona el pago mediante Oficio dirigido al Jefe

Financiero Administrativo (Ver Anexo 11).

verifica que esté completo y foliado, sin alteraciones, tachones, manchas, borrones
ni deterioro y con la documentación necesaria para realizar el pago (Ver Anexo
12).

y Alimentación

INTERNO POR MEDIO DE CHEQUE
Encargado de 1 Revisa el expediente con documentación de soporte
Contrataciones y (Ver Norma 1).
Adquisiciones 2 Traslada el expediente a Auxiliar de Contrataciones.
Recibe expediente y solicita autorización de la
3 cotización ganadora al Jefe Financiero
Administrativo.
4 Solicita a Almacén e Inventarios la constancia de
ingreso, Forma 1-H cuando proceda.
5 Escanea expediente y genera NPG en
Auxiliar de
GUATECOMPRAS.
Contrataciones
6 Imprime reporte de publicación de NPG e incorpora
al expediente original.
7 Elabora Oficio solicitando la emisión de cheque (Ver
Norma 5).
Conforma expediente original, ordena y traslada al
8 Encargado de Tesorería (Ver Norma 6).
-----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------

y Alimentación
COMPRA DIRECTA DE BAJA CUANTÍA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO POR MEDIO
DE CHEQUE
INICIO A
1. Revisa el expediente con 3. Recibe expediente y solicita

documentación de soporte autorización de la cotización al Jefe
Financiero Administrativo
4. Solicita a Almacén e Inventarios
constancia de ingreso forma 1H
5. Escanea expediente y genera

A NPG en GUATECOMPRAS
6. Imprime reporte de publicación de

NPG e incorpora al expediente original
7. Elabora Oficio solicitando la emisión

del cheque
8. Conforma expediente original,

ordena y traslada al
Encargado de Tesorería
FIN

y Alimentación
Enero
Contrataciones y Adquisiciones Fecha
2018
COMPRA DIRECTA POR OFERTA ELECTRÓNICA
OBJETIVO:
Realizar las adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios cumpliendo con lo

establecido en el artículo 43, literal b), de la Ley de Contrataciones del Estado, en el
tiempo oportuno y a los precios más convenientes la municipalidad.
NORMAS:
1. El Encargado de Compras y Adquisiciones verifica que todos los

expedientes cuenten con la Solicitud de Pedido y el Oficio requiriendo el bien o
servicio, así como las especificaciones técnicas, términos de referencia o
características especiales de lo solicitado (Ver Anexo 1 y 2).
2. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones verifica que las

especificaciones técnicas, términos de referencia o características de los bienes
solicitados, no hagan referencia a marcas.
3. El Encargado de Compras y Adquisiciones verifica que las

especificaciones técnicas, términos de referencia y demás documentos de
respaldo, estén firmados y sellados por las autoridades correspondientes (Ver
Anexo 13).
4. El Auxiliar de Compras, debe registrar en el sistema GUATECOMPRAS los

términos de referencia y especificaciones técnicas para que los proveedores
oferten a través del sistema.
5. El Auxiliar de Contrataciones descarga del sistema e imprime el formulario de

oferta que los Proveedores envían a través del sistema GUATECOMPRAS (Ver
Anexo 14).
6. El Auxiliar de Contrataciones verifica que la oferta electrónica cumpla con los
requisitos siguientes:
a) Descripción del producto ofertado, precio unitario y valor total de lo cotizado.

b) La cotización es presentada en el formulario de oferta consignando la
información siguiente:
i. Dirigido al municipalidad de cabañas

ii. Número de Identificación Tributaria (NIT) del oferente.
iii. Nombre del oferente.
iv. Teléfono y dirección actual del oferente.
v. Firma y sello del oferente.
7. El Auxiliar de Contrataciones elabora el cuadro de calificación de ofertas y

adjudicación de la compra (Ver Anexo 15).
8. Con la aprobación de la autoridad administrativa superior el jefe financienro y

El encargado de compras, adjudican la compra conforme a lo establecido en
Los terminos de referencia y criterios de calificacion.
9. Secretaría redacta la aprobación de la autoridad superior según lo dicte la ley de .

co contrataciones del estado.
Asistencia Administrativa: 8
Director de Planeamiento 2
A
s COMPRA DIRECTA POR OFERTA ELECTRÓNICA
i
s
e
n Revisa y recibe el expediente con documentación
c
i
Encargado de 1 de soporte (Ver Normas 1, 2 y 3).
a
Si: Sigue paso 2.
Compras
A y
d
Adquisiciones
m
2 Traslada el expediente al Auxiliar de
i
n Compras
i
s . Recibe expediente y lo registra en el sistema
t
r
3 GUATECOMPRAS, el cual genera el NOG para
Auxiliar de
a
t
solicitar oferta electrónica (Ver Norma 4).
Compras
i Traslada expediente al Encargado de
v
a 4 Compras y Adquisiciones para publicación
:
D en GUATECOMPRAS.
i
r 5 Recibe expediente, revisa documentación de
e soporte y publica en sistema GUATECOMPRAS.
c
t
Encargado de 6 Traslada expediente a Auxiliar de Compras.
o
r Revisa sistema para verificar si ingresaron
Compras y
d
ofertas.
Adquisiciones
e 7 Si: Sigue paso 8.
P No: Procede conforme lo estipulado en el Art.3 2
l
a De la LCE.
n Recibe expediente, descarga e imprime el
e
a 8 formulario de oferta del sistema
m
i GUATECOMPRAS (Ver Norma 5).
e
n Gestiona firmas de la Autoridad Administrativa
t Superior, o Jefe Financiero Administrativo y del
o 9
Encargado de compras y Adquisiciones.
(Ver Norma 7 y 8 ).
Auxiliar de
Compras Ese mismo dia Traslada el expediente a secretaraia
10 para realizar La aprobacion definitiva de la
adjudicacion
8
3
8
4

Realiza el acuerdo u ordenanza segun sea el caso
11
(Ver norma 9) traslada el expediente con la
Secretaria La aprobacion firma y sellada al axuliar de compras
A mas tardar el dia seguiente a la adjudicacion.
Publica en sistema GUATECOMPRAS la

Auxiliar de compras 12 adjudicación y cambia el estado del expediente a
Finalizado Adjudicado para respetar los tiempos
segun lo dicata la resolucion 11-2010 art.11
Traslada el expediente a secretaria para la
13 elaboracion del contrato
Sucribe el contrato o acta de compromiso segun
14 Sea el caso:
Secretaria a) Art.47 LCD. Y Envia el contrato a contraloria
general de Cuentas para su aprobacion ver
Norma 10
b) Art.50 LCD acta de compromiso

luego de la aprobacion por contraloria o auntoridad
15 administrativa superior traslada el expendiente
completo al auxiliar de compras.
Publica el contrato o acta de compormiso y demas
documentos en El sistema guatecompras, luego:
Auxiliar de compras a) En el caso de compras de bienes y servicios
--------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------
16
b) En el caso de contratos de obra fisica seguir
Con el proceso tal como lo establece la
Resolucion 11-2010 art. 10 y Resolucion
1-2014 art.1.
INICIO A
1. Recibe y revisa expediente 3. Recibe expediente y lo registra para

solicitar oferta electrónica en
SI GUATECOMPRAS
NO
Devuelve expediente
a Unidad Solicitante Encargado de Contrataciones y
Adquisiciones
Auxiliar de Contrataciones B
A C
B 7. Revisa sistema para verificar si

ingresaron ofertas
SI
5. Recibe expediente, revisa
docu mentación y publica en
NO
GUATECOMPRAS
Procede según Art. 27
del Reg. De la LCE
6. Traslada expediente al 8. Recibe expediente, descarga e

imprime el formulario de ofertas en
GUATECOMPRAS
C 9. Gestiona firmas
10. Publica en GUATECOMPRAS

adjudicación y cambia estado de
expediente a Finalizado Adjudicado
11. Adjunta publicación al expediente

y Alimentación
C OM PR A D IR ECTA POR OFER TA ELECTRÓN ICA
E D
14. Recibe expediente y autoriza

12. Genera orden de compra en
orden de compra en SIGES
SIGES
15. Imprime orden de compra Encargado de Contrataciones y

autorizada, firma y traslada al Adquisiciones
E
F
16. Recibe orden copra y traslada

expediente a
Contabilidad
17. Recibe notificación de aprobación
21. Recibe expediente de liquidación

y autoriza en el sistema
18. Recibe constancia de ingreso
SI GES
19. Genera orden de liquidación en

22. Imprime orden de liquidación,
autoriza, firma y gestiona firma y sello estado de registrado en
SIGES

Encargado de Contrataciones y
Adquisiciones
H
G

y Alimentación
C OM PR A DIREC TA POR OFER TA ELEC TRÓN ICA
24. Recibe expediente y publica

documentaci ón del evento en
GUAT EC OMP RAS
25. Traslada expediente completo a
Contabilidad
FIN

y Alimentación

2016
COMPRA POR CONTRATO ABIERTO Páginas 5
OBJETIVO:
Realizar las adquisiciones y/o contrataciones cumpliendo con lo establecido en la Ley

de Contrataciones del Estado, a través de la modalidad de compra de Contrato Abierto
para obtener el mejor precio y calidad convenientes al Ministerio de Agricultura
Ganadería y Alimentación.
NORMAS:
1. El Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentación a través del Contrato Abierto,

compra en forma directa sin límites de montos y que éstos sean aprobados por la
autoridad competente.
2. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones realiza las gestiones para las

adquisiciones por medio de Contrato Abierto de acuerdo a lo regulado en el
artículo 46 del Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones
del Estado, y por el artículo 25 del Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de
la Ley de Contrataciones del Estado. Ambos documentos se encuentran
disponibles para consultas en el portal de GUATECOMPRAS en la dirección
siguiente: www.GUATECOMPRAS.gt.
3. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones es el responsable de recibir y

verificar que el expediente esté completo para efectuar el proceso de adquisición.
4. El Auxiliar de Contrataciones conforma el expediente con la documentación

indicada para generar la orden de compra y CUR de compromiso (Ver Anexo 21).
5. El Auxiliar de Contrataciones, no puede solicitar la entrega de bienes y/o servicios

hasta contar con la notificación de Contabilidad a través de correo electrónico o
físico de la aprobación del CUR de compromiso.
6. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones solicita la constancia de ingreso a

Almacén e Inventarios Forma 1-H y constancia de bienes cuando proceda y la
traslada a Operador de SIGES (Ver Anexo 9).

y Alimentación

verifica que este completo y foliado, sin alteraciones, tachones, manchas, borrones
ni deterioro y con la documentación necesaria para realizar el CUR de Devengado.
(Ver Anexo 22).
A
s COMPRA POR CONTRATO ABIERTO
i
s
e
n Revisa y recibe el expediente con documentación
c
i
Encargado de 1 de soporte (Ver Normas 1, 2 y 3).
a
Si: Sigue paso 2.
Contrataciones
A y
d
Adquisiciones
m
i 2 Asigna número de control interno y lo traslada al
n Auxiliar de Contrataciones.
i
s Recibe expediente y verifica en el Portal de
t
r 3 GUATECOMPRAS que el bien o suministro se
a
t
encuentre en Contrato Abierto.
i
4 Genera la cabecera de la Constancia de
v
Auxiliar de
a Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
:
Contrataciones
D 5 Gestiona autorización de CDP ante Presupuesto.
i
r 6 Recibe CDP aprobada y genera orden de compra
e en SIGES.
c
t Traslada orden de compra para autorización del
o
r 7 Encargado de Contrataciones y Adquisiciones, en
d SIGES, en estado registrado.
e Recibe expediente y autoriza la orden de compra en
8
P SIGES.
l
Encargado de
a Imprime orden de compra, firma, sella y gestiona
n
9
Contrataciones
e firma del Auxiliar de Contrataciones.
a Traslada expediente original al Auxiliar de
m 10
i Contrataciones
e
n
11 Recibe expediente y ordena documentos de
t
o respaldo.
12 Traslada expediente a Contabilidad para la
Auxiliar de autorización del CUR de Compromiso.
Contrataciones 13 Recibe notificación de aprobación del CUR de
Compromiso (Ver Norma 4).
14 Solicita al Proveedor la entrega de los bienes y/o
servicios (Ver Norma 5).
y Alimentación

Encargado de Recibe constancia de ingreso a Almacén e
Contrataciones y 15 Inventarios y lo traslada al Auxiliar de
Adquisiciones Contrataciones (Ver Norma 6).
16 Recibe y genera orden de liquidación en sistema
Auxiliar de SIGES, en estado registrado.
Solicita al Encargado de Contrataciones y
Contrataciones
17 Adquisiciones la autorización de la orden de
liquidación en SIGES.
18 Autoriza en el sistema SIGES la orden de
Encargado de liquidación.
Contrataciones y 19 Imprime orden de Liquidación aprobada, firma, y
Adquisiciones gestiona firma y sello del Auxiliar Contrataciones.
20 Traslada expediente a Auxiliar de Contrataciones.
21 Recibe expediente y escanea documentos de pago.
22 Publica en GUATECOMPRAS todos los
documentos de soporte del pago.
Auxiliar de Imprime reporte de publicación, lo adjunta al
Contrataciones 23 expediente y lo ordena cronológicamente (Ver
Norma 7).
A
s 24 Traslada expediente completo a Contabilidad.
i
s ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------
tencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 9
y Alimentación
INICIO A
1. Recibe y revisa expediente 3. Recibe expediente y verifica bien o

suministro en
SI GUATECOMPRAS
NO
4. Genera cabecera de CDP

Devuelve expediente
a Unidad Solicitante
5. Gestiona autorización de CDP ante

2. Asigna número de control y lo
traslada al Presupuesto
6. Recibe CDP autorizada y genera

orden de compra en
A
SIGES
B 7. Traslada orden de compra al
Adquisiciones
8. Recibe expediente y autoriz
a
orden de compra en
B
SIGES C
11. Recibe expediente y ordena

9. Imprime orden de compra, firma, documentos de respaldo
sella y gestiona firma

Contabilidad

del CUR de compromiso
C
14. Solicita al proveedor la entrega de

los bienes y/o servicios
Asistencia Administrativa: y Alimentación
Director de Planeamiento
D E
16. Recibe y genera orden de

15. Recibe constancia de ingreso a
liquidación en estado registrado en
Almacén y lo traslada al
SIGES
17. Solicita al Encargado de

E Contrataciones y Adquisiciones
autorización de orden de liquidación en
SIGES
F F
G
18. Autoriza orden de liquidación en
SIGES 21. Recibe expediente y escanea

documentos de pago
19. Imprime orden de liquidación 22. Publica documentos de soporte de

autorizada, firma y gestiona firma y pago en
sello
GUATECOMPRAS

23. Imprime reporte, lo adjunta a
expediente y ordena cronológicamente

G
Contabilidad
FIN

y Alimentación

2016
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Páginas 7
OBJETIVO:
Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado para realizar la contratación de Servicios Técnicos Individuales, para las
distintas Unidades Solicitantes.
NORMAS:
1. La contratación de los servicios técnicos se realiza conforme a lo establecido en el

Artículo 44, literal e) de la Ley de Contrataciones del Estado; Artículo 32, literales
a), b), c) y d), del Reglamento de la LCE; Artículo 9, numeral iii, literal b., de la
Resolución 11-2010.
2. El Director o el Jefe de la Unidad Solicitante, elabora los términos de referencia

que contengan el objeto de la contratación, el detalle de las actividades a realizar
y resultados esperados.
3. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones, verifica que el expediente

contenga los documentos siguientes:
a. Solicitud de pedido, debidamente firmado y sellado.

b. Oficio solicitando realizar la contratación, con lista de invitados a participar en el
proceso.
c. Justificación de la Contratación.
d. Términos de referencia para la contratación.
4. El Auxiliar de Contrataciones, es el responsable de registrar en el sistema

GUATECOMPRAS, los términos de referencia, convocatoria a presentar ofertas y
justificación de la contratación.

y Alimentación
5. El Auxiliar de Contrataciones, publica en el sistema GUATECOMPRAS

invitaciones con firma y fecha de recibido y el listado de concursantes a participar
a más tardar un día hábil antes de la fecha fijada para la presentación de las
ofertas (Resolución 11-2010 Emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas, Art.
11, literal b. Imprime reporte de publicación).
6. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones es el responsable de escanear y

publicar el oficio de envío del contrato y acuerdo a la CGC.
7. El Auxiliar de Contrataciones es el responsable de verificar que el expediente

contenga toda la documentación necesaria para generar la orden de compra (Ver
Anexos 23 y 25).
8. El Auxiliar de Contrataciones, no recibe facturas e informes de los contratados,

hasta contar con el CUR de compromiso aprobado.
9. El Auxiliar de Contrataciones, verifica que los informes de avance estén

autorizados por la Autoridad Administrativa de la Unidad Solicitante.
10. El Auxiliar de Contrataciones es el responsable de crear el número de

publicación Guatecompras -NPG-, para publicar el contrato de las contrataciones
de servicios profesionales individuales.

y Alimentación
A CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
s
i
s
e
Encargado de
n
c
Contrataciones y
i de soporte (Ver Normas 1, 2 y 3)
a
Adquisiciones 2 Traslada expediente al Auxiliar de Contrataciones
A
d 3 Recibe expediente y crea NOG, modalidad
m
i
“Concurso Restringido”
n
Auxiliar de 4 Registra en el sistema GUATECOMPRAS
i
s documentos. (Ver Norma 4)
Contrataciones
t
r Traslada expediente original al Encargado de
a 5
t
Contrataciones y Adquisiciones, para publicación
i en GUATECOMPRAS.
v
a
Encargado de 6 Recibe, revisa documentación de soporte y publica
:
D en el sistema GUATECOMPRAS.
Contrataciones y
i
r 7 Imprime reporte de publicación y traslada al
Adquisiciones
e
c
Auxiliar de Contrataciones.
t
8 Recibe expediente y publica en el sistema
o
r GUATECOMPRAS. (Ver Norma 5)
d 9 Recibe oferta técnica y económica en sobre
e cerrado.
P
10 Traslada expediente y ofertas a Comisión
Auxiliar
l de
a Calificadora.
Contrataciones
n
e 11 Recibe Acta de Comisión Calificadora y publica en
a
m
portal GUATECOMPRAS. (Art. 11, literal l)
i Imprime reporte de publicación y lo entrega a la
e
n 12 Comisión Calificadora para incorporar al
t
o
expediente.
Recibe del Administrador General el expediente
13 completo, con contrato, acuerdo y fianza de
Encargado de cumplimiento de contrato.
Contrataciones y 14 Elabora oficio para enviar a la Contraloría General
Adquisiciones de Cuentas el contrato y acuerdo. (Ver Norma 6)
15 Envía acuerdo y contrato a la CGC y traslada a
Auxiliar de Contrataciones.
16 Recibe y publica en GUATECOMPRAS el oficio de
envío del contrato y el acuerdo.
Auxiliar de Ordena, folia y prepara documentación de
Contrataciones 17 respaldo para realizar la gestión de pago. (Ver
Norma 7)
18 Genera orden de compra en SIGES
y Alimentación
Traslada orden de compra para autorización del
19 Encargado de Contrataciones, en estado
A registrado.
s
i 20 Recibe y Autoriza la orden de compra en el
s
Encargado
t de sistema SIGES.
e Imprime orden de compra aprobada, firma,
Contrataciones
n y
c
21 gestiona firma y sello del Auxiliar de
Adquisiciones
i
a Contrataciones y traslada al Auxiliar de
A Contrataciones
d Recibe orden de compra y traslada expediente a
m
i 22 Contabilidad para generar el CUR de
n
i Compromiso.(Ver Norma 8)
s
t 23 Recibe notificación vía electrónica o física de
r
a
aprobación del CUR de Compromiso.
t Notifica al proveedor de servicios para emisión de
i 24
v factura e informe.
a
Auxiliar
: de Recibe y revisa facturas e informes (Ver Norma
D
Contrataciones
i 9)
r
e
25 Si: Sigue paso 26
c No: Devuelve documentos a proveedor para
t
o correcciones
r
26 Genera orden de liquidación en sistema SIGES, en
d estado de registrado.
e
27 Traslada orden de liquidación a Encargado de
P
l Contrataciones y Adquisiciones.
a
n 28 Recibe expediente de liquidación, autoriza en el
e SIGES.
Encargado
a de
m Imprime orden de liquidación aprobadda, firma y
Contrataciones
i y
e 29 gestiona firma y sello del Auxiliar de
Adquisiciones
n
t
Contrataciones.
o 30 Traslada expediente a Auxiliar de Contrataciones
Recibe expediente y publica en
31 GUATECOMPRAS, la documentación de soporte
Auxiliar de de la liquidación.
Contrataciones Traslada expediente de liquidación a Contabilidad.
32 (Ver Anexo 26)
y Alimentación
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS INDIVIDUALES PARA SUBGRUPO 18
INICIO A
1. Recibe y revisa expediente 3. Recibe expediente y crea NOG en

modalidad de Concurso Restringido en
GUATECOMPRAS
Auxiliar de Contrataciones 4. Registra documentos en el

sistema GUATECOMPRAS
A
Adquisiciones
B
B
6. Recibe, revisa docu mentación y
publica en el sistema C
GU ATE C OM PR AS
8. Recibe expediente y publica en
7. Imprime reporte de publicación y

traslada al GUATECOMPRAS
9. Recibe oferta técnica y económica
en sobre cerrado
11. Recibe y publica Acta de

calificación en el portal de
GUATECOMPRAS
12. Imprime reporte y o entrega a la

y Alimentación
C ON TR ATA C IÓN D E SERVIC IOS TÉC N IC OS INDIVIDUALES PA R A SU B GR U PO 18
D E
13. Recibe expediente completo del 16. Recibe y publica Oficio de envío de
Administrador General contrato y acuerdo en
GUATECOMPRAS
14. Elabora Oficio para enviar a la

CGC contrato y acuerdo
17. Ordena, folia y prepara
documentación de respaldo
15. Envía acuerdo y contrato a la CGC

y traslada al
SIGES
19. Traslada orden de compra al
F Encargado de Contrataciones y
Adquisiciones
20. Recibe expediente y autoriza orden

de compra en F
SIGES
G
21. Imprime orden de compra,
autorizada, firma y gestiona firma y 22. Recibe orden de compra y traslada
sello expediente a
Contabilidad
G
del CUR de compromiso
24. Notifica al proveedor de servicios

para emisión de factura e informe

y Alimentación
C ON TR ATA C IÓN D E SERVIC IOS TÉC N IC OS INDIVIDU ALES PA R A SU B GR U PO 18
I H
28. Recibe expediente de liquidación y 25. Recibe y revisa facturas e

autoriza en el sistema informes
SIGES SI
NO
Devuelve documentos al
29. Imprime orden de liquidación
proveedor para
autorizada, firma y gestiona firma y
correcciones
sello
estado registrado en
SIGES
27. Traslada orden de liquidación al
J
Adquisiciones
31. Recibe expediente y publica

documentación de soporte en
GUATECOMPRAS
Contabilidad
FIN

y Alimentación

2018
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN RÉGIMEN DE
COTIZACIÓN FASE DE ELABORACIÓN Y Páginas 6
PUBLICACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN
OBJETIVO:
Elaborar y gestionar la autorización de las bases que servirán para la realización de la

adquisición de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de
cotización. De conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
NORMAS:
1. El Encargado compras y Adquisiciones revisa que la solicitud de pedido

esté conforme al instructivo incluido en el reverso del formulario (Ver Anexos 1 y
2).
2. El Encargado compras y Adquisiciones recibe únicamente los

expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos indicados en la Guía
de Contenido del Expediente (Ver Anexo 27).
3. El Encargado compras y Adquisiciones o el Auxiliar de compras

elabora el proyecto de bases de cotización y las bases de cotización definitivas,
conforme a la documentación de respaldo que integra el expediente.
4. El Encargado compras y Adquisiciones gestiona con las Unidades

Solicitantes para que respondan las preguntas relacionadas a especificaciones
técnicas del proyecto de bases de cotización.
5. El Encargado compras y Adquisiciones responde las preguntas

relacionadas con aspectos de contratación contenidos en el proyecto de bases, con
el visto bueno del Jefe Financiero Administrativo.
6. El Auxiliar de compras imprime el reporte de finalización del plazo de

presentación de observaciones y lo adjunta al expediente.

y Alimentación
0
7. El Encargado de compras y Adquisiciones revisa que el expediente cuente con

los primeros 14 requisitos del anexo 27 guia de contenido de expediente de
cotizacion y licitacion.
8. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones traslada el expediente

Al la autoridad admistrativa Superios según el caso, segun lo estipulado en la ley
De contrataciones del Estado, Art.9 numeral 6 literales a y b, para la aprobacion de
Definitivas, meidnate oficio con el visto bueno del jefe Financiero Administrativo.
9. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones solicita el nombramiento de la

Junta, de Cotización al día siguiente de la publicación en GUATECOMPRAS, se
adjunta listado con nombres de las personas que intervienen en la elaboración de
documentos que conforman el expediente (Ver Anexo 28).
10. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones adjunta al expediente el Acuerdo

de nombramiento de la Junta de Cotización.
11. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones traslada expediente original a la

Junta de Cotización debidamente foliado, mediante conocimiento.

y Alimentación
1
A
s COMPRA Y/O CONTRATACIÓN RÉGIMEN DE COTIZACIÓN FASE DE
i ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN
s
t
e RESPONSABLE Núm. PROCEDIMIENTO
n
c Revisa y recibe el expediente completo (Ver
i
a 1 Normas 1 y 2).
Encargado de compras Si: Sigue paso 2.
A
d No: Lo devuelve a la Unidad Solicitante.
m
i
2 Asigna número de control y traslada el expediente
n
i al Auxiliar de compras (Ver Norma 3).
s
t 3 Recibe expediente y registra el proyecto de bases,
r
a
en el sistema GUATECOMPRAS.
t
i
Revisa diariamente en el Sistema
Auxiliar de compras
v 4 GUATECOMPRAS si hay preguntas sobre el
a
: proyecto de bases.
D
i Imprime formulario de preguntas y lo traslada en
r
e
5 forma electrónica al Encargado de compras
c
t
o
6 Recibe formulario y verifica tipo de preguntas (Ver
Encargado de compras
r
Norma 4).
d
e
Gestiona respuesta a preguntas, escanea y
7 traslada a Auxiliar de compras (Ver Norma
P
l 5).
a
n 8 Recibe formulario escaneado y publica las
e
a
respuestas en el sistema GUATECOMPRAS.
Auxiliar de compras
m 9 Imprime reporte (Ver Norma 6).
i
e Traslada expediente al Encargado de compras
n
10
t
o
11 Recibe expediente y traslada a la autoridad
administrativa superior segun se el caso, segun ley
Encargado de compras De Contrataciones del estado Art.9 numral 6 literales
a y b.
Recibe de la autoridad administrativa
12 (Ver Normas 7 y 8).
superior el expediente__con Resolución de
Aprobación de bases definitivas_y lo traslada al
Auxiliar de compras
Recibe expediente, escanea todos los
13 documentos requeridos por el sistema
GUATECOMPRAS.
Auxiliar de compras Registra en el sistema GUATECOMPRAS, y lo
14 traslada al Encargado Encargado de compras
Recibe expediente, revisa y publica bases

Encargado de compras 15 definitivas y documentos de cotización en el
sistema GUATECOMPRAS.
y Alimentación 2
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN RÉGIMEN DE COTIZACIÓN FASE DE

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN
16 Imprime constancia de publicación y archiva en el
expediente.
Elabora Oficio con visto bueno del Jefe Financiero
Administrativo, para solicitar a la autoridad
17 administrativa superior
el nombramiento de la Junta de Cotización (Ver
Normas 9, 10 y 11).

y Alimentación 3
C O M P R A Y/O CONT RATACI ÓN RÉGIMEN DE COTI ZA CIÓN

FASE DE EL A BO RA CIÓ N Y PU BLIC ACIÓ N DE BA SES D E COTIZ ACIÓ N
INICIO A
1. Re cib e y revisa exp edie nte 3. Recibe expediente y registra

proyecto de bases en el sistame
GUATECOMP RAS
SI
NO
Devuelve
GUATECOMP RAS
expediente a
Unidad
Solicitante
2. Asigna númer o de control y traslada

5. Imprime formulario de pr eguntas y lo
expediente al traslada al
Auxiliar de Contrataciones Encar gado de Contrataciones y
Adquisiciones
A
B
B
C
6. Recibe formulario y verifica tipo de

preguntas 8. Recibe formulario y publica
respuestas en el sistama
GUATECOMP RAS
7. Gestiona respuestas, escanea y
traslada al
9. Imprime reporte de publicación
Encar gado de Contrataciones y

Adquisiciones

y Alimentación
4
C OM PR A Y/O C ON TR ATA C IÓN R ÉGIM EN D E COTIZA CIÓN

FA SE D E ELA B OR AC IÓN Y PUB LIC AC IÓN D E B A SES D E COTIZAC IÓN
D E
13. Recibe expediente y escanea

11. Recibe expediente y lo traslada al
documentos
14. Registra en el sistema

12. Recibe expediente con resolución y GUATECOMPRAS y lo traslada al
lo traslada al
Auxiliar de Contrataciones Adquisiciones
E F
15. Recibe expediente, revisa y publica

bases y documentos en el sistema
GUATECOMPRAS
16. Imprime constancia de publicación

y adjunta en expediente
17. Elabora oficio de solicitud de

nombramiento de Junta de Cotización
FIN

y Alimentación
5

2018
COTIZACIÓN FASE DE PUBLICACIÓN DE Páginas 3
OBJETIVO:
documentos elaborados por la Junta de Cotización.
NORMAS:
1. El Encargado de Compras y Adquisiciones, escanea el acta de recepción de

ofertas y cuadro de oferentes, que la Junta de Cotización le traslada.
2. El Auxiliar de Compras escanea el acta de adjudicación, que la Junta de

Cotización le traslada.
3. El Auxiliar de Compras, revisa diariamente para verificar si hay

inconformidades publicadas por los proveedores en el sistema GUATECOMPRAS.
4. La Junta de Cotización es la responsable de responder las inconformidades

realizadas sobre la adjudicación.
5. La Junta de Cotización es la responsable de trasladar el expediente a la

Administración General, para aprobación o improbación de lo actuado.
6. El Encargado de Compras recibe del la resolución de

aprobación o improbación de lo actuado por la Junta de Cotización.

y Alimentación
6
COMPRA Y/O CONTRATACIÓN POR RÉGIMEN DE COTIZACIÓN FASE DE

Encargado de Recibe documentos y los traslada al Auxiliar de
Compras y 1
Contrataciones (Ver Normas 1).
Adquisiciones
2 Recibe documentos escaneados y los publica en el
A sistema GUATECOMPRAS.
s
i 3 Imprime reporte de publicación y adjunta al
Auxiliar
s de expediente.
t
Compras
e
4 Recibe acta de adjudicación de ofertas y publica en
n
c GUATECOMPRAS (Ver Normas 2).
i
a Imprime el reporte con inconformidades e informa al
A
5 Encargado de Compras y Adquisiciones (Ver
d Norma 3).
m
i
6 Recibe y revisa inconformidad y traslada a Junta de
n
i Cotización.
s
t 7 Recibe respuesta a inconformidades, escanea y
r
publica en GUATECOMPRAS (Ver Normas 4 y 5).
Encargado
a de
t Recibe resolución de aprobación o improbación
Compras
i
v (Ver Norma 6).
a
: 8 Si: Sigue pago 10.
D
i
No: Procede conforme a lo estipulado en el Art. 36
r de la LCE.
e
c 9 Traslada resolución a Auxiliar de Conpras.
t
o
10 Recibe resolución, escanea y Publica en
r
Auxiliar de GUATECOMPRAS.
d Imprime reporte de publicación, lo adjunta al
Compras
e
11 expediente y lo traslada al Encargado de
P
l Compras.
a
Encargado
n
de Recibe expediente, elabora Oficio y traslada a la
Compras
e 12 autoridad superior para la suscripción de contrato.
a
m ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------
i
e
n
t
o
y Alimentación 7
C OM PR A Y/O C ON TR ATA C IÓN POR R ÉGIM EN D E COTIZAC IÓN

FA SE D E PUB LIC AC IÓN D E D OC U M EN TO S D E A D JUD IC A CIÓN
INICIO A
1. Recibe acta y cuadro de oferentes, 2. Recibe documentos escaneados y

escanea y los traslada al los publica en el sistema
Auxiliar de Contrataciones GUATECOMPRAS
A
3. Imprime reporte y adjunta en
expediente
B
6. Recibe, revisa inconformidades y las

traslada a 4. Recibe acta de recepción de ofertas,
la escanea y publica en
Junta de Cotización
GUATECOMPRAS
7. Recibe respuesta de
inconformidades, escanea y publica en
5. Imprime reporte de inconformidades
e informa al Encargado de
GUATECOMPRAS
8. Recibe resolución de Junta de

B
Cotización
SI
C
NO
Procede conforme
Art. 36 de la LCE 10. Recibe resolución, escanea y
publica en
9. Traslada resolución al GUATECOMPRAS
11. Imprime reporte de publicación,

C adjunta a expediente y lo traslada al
D Adquisiciones
12. Recibe expediente, elabora oficio y

traslada al
Administrador General D
FIN

y Alimentación
8

2016
LICITACIÓN FASE DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN Páginas 7
DE BASES DE LICITACIÓN
OBJETIVO
Elaborar y gestionar la autorización de las bases que servirán para la realización de las
adquisiciones de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de
licitación, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento.
NORMAS
1. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones revisa que la solicitud de pedido

esté llenada conforme al instructivo incluido en el reverso del formulario (Ver
Anexos 1 y 2).
2. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones recibe únicamente los

expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos indicados en la Guía
de Contenido del Expediente (Ver Anexo 27).
3. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones o el Auxiliar de Contrataciones

elabora el proyecto de bases y las bases de licitación definitivas, conforme a la
documentación que integra el expediente.
4. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones gestiona con las Unidades

Solicitantes las respuestas a las preguntas relacionadas a especificaciones
técnicas del proyecto de bases de licitación y las preguntas relacionadas con
aspectos de contratación contenidos en el proyecto de bases las responde el Jefe
de Contrataciones y Adquisiciones, con el Visto Bueno del Jefe Financiero
Administrativo.
5. El Auxiliar de Contrataciones imprime el reporte de finalización del plazo de

presentación de observaciones y lo adjunta al expediente.

y Alimentación
9
6. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones revisa que los formularios, bases

y demás documentos de licitación estén aprobados por el Ministro o Viceministro
según el caso, de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del
Estado, Art. 9 numeral 3.1, 3.3, 3.4 y 3.5.
7. El Auxiliar de Contrataciones solicita el nombramiento de la Junta, al día siguiente

de la publicación en el Diario de Centroamérica, se adjunta listado con nombres de
las personas que intervienen en la elaboración de documentos que conforman el
expediente (Ver anexo 29).
8. El Auxiliar de Contrataciones es el responsable de adjuntar al expediente el

Acuerdo de nombramiento de la Junta de Licitación.
9. El Auxiliar de Contrataciones es el responsable de trasladar el expediente original a

la Junta de Licitación debidamente foliado, mediante conocimiento.

y Alimentación
0
A
s
i ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN
s
t
e
n
c Revisa y recibe el expediente completo (Ver
i
a
Encargado de 1 Normas 1 y 2).
A
Si: Sigue paso 2.
Contrataciones y
d No: Lo devuelve a la Unidad Solicitante.
Adquisiciones
m
i
2 Asigna número de control y traslada el
n
i expediente al Auxiliar de Contrataciones.
s
t 3 Recibe el expediente, elabora proyecto de bases
r de licitación (Ver Norma 3).
a
t Registra y publica el proyecto de bases en el
i
v 4 sistema GUATECOMPRAS, e imprime reporte de
a
: publicación.
Auxiliar de
D
i
Revisa diariamente en el Sistema
Contrataciones
r 5 GUATECOMPRAS si hay preguntas sobre el
e
c proyecto de bases.
t
o Imprime formulario de preguntas y lo traslada en
r 6 forma electrónica al Encargado de
d Contrataciones y Adquisiciones.
e
7 Recibe formulario y verifica tipo de preguntas
P
Encargado
l de (Ver Norma 4).
a 8 Gestiona y/o responde preguntas.
Contrataciones
n
y
Adquisiciones
e
9 Traslada el formulario con respuestas a Auxiliar
a
m de Contrataciones.
i
e Recibe, publica respuestas, imprime reporte de
n 10 publicación en GUATECOMPRAS y lo adjunta al
Auxiliar de
t
o expediente (Ver Norma 5).
Contrataciones
11 Traslada expediente de licitación al Administrador
General para la aprobación de bases definitivas.
Encargado de Recibe del Administrador General expediente y lo
Contrataciones y 12 traslada a Auxiliar de Contrataciones (Ver Norma
Adquisiciones 6).
Recibe el expediente, lo escanea y registra
Auxiliar de 13 bases definitivas y documentos de licitación en
GUATECOMPRAS.
Contrataciones
14 Traslada expediente original al Encargado de
Contrataciones y Adquisiciones.
Encargado de Recibe expediente original, revisa bases
15 definitivas y documentos de licitación y publica en
Contrataciones y
GUATECOMPRAS.
Adquisiciones
y Alimentación 1

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN
Imprime reporte de publicación en
16 GUATECOMPRAS y traslada al Auxiliar de
Contrataciones.
Recibe el expediente, elabora borrador del arte
17 para la convocatoria a licitar y lo traslada a
Comunicación Social.
18 Recibe de Comunicación Social el arte final para
publicación de convocatoria a licitar.
19 Solicita cotización al Diario de Centroamérica
Auxiliar de para la publicación de la convocatoria a Licitar.
20 Realiza trámite de cheque para pago de
Contrataciones
convocatoria a Licitar.
21 Adjunta al expediente copia de la publicación de
la convocatoria del Diario de Centroamérica.
22 Liquida el cheque de pago de la publicación de la
convocatoria.
A 23 Traslada expediente a Encargado de
s Contrataciones y Adquisiciones.
i
s
Encargado de Elabora Oficio para solicitar al Ministro la emisión
t
e 24 del nombramiento de la Junta de Licitación (Ver
Contrataciones
n y
c Normas 7, 8 y 9).
Adquisiciones
i
a
-------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------
Administrativa: Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería 1
Director de Planeamiento y Alimentación 2
C O M P R A Y/O C O N T R ATA C I Ó N P O R R É GI M EN D E LIC ITA C IÓN

FA S E D E E L A B O R A C I Ó N Y PU B LI C A C I Ó N D E B A S E S D E LIC ITAC IÓN
Encarga do d e Contrataciones y Adquisiciones Auxiliar d e Contrataciones
INICIO A
1. Recibe y revisa expediente 3. Recibe expediente y elabora

proyecto de bases de licitación
SI
4. Registra y publica proyecto de

NO
bases en GUATECOMPR AS e
Devuelve imprime reporte de publicación
expediente a
Unidad
Solicitante
5. Revisa diariamente si hay

preguntas sobre el proyecto en el
2. Asigna número de control y traslada sistema GUATECOMP RAS
expediente al
6. I mprime formulario de preguntas y lo

traslada al
A
Adquisiciones
B
B
7. Recibe formulario y verifica tipo de

preguntas C
10. Recibe, publica respuestas,

8. Gestiona y/o responde preguntas
imprime reporte de publicación en
GUATECO MPRA S y adjunta a
expediente
9.Traslada formulario con respuestas

al
Auxiliar de Contrataciones 11. Traslada expediente al
C
D

y Alimentación
3
C OM PR A Y/O C ON TRATAC IÓN POR R ÉGIMEN D E LICITACIÓN

FA SE D E ELA B OR AC IÓN Y PUBLICAC IÓN D E B A SES D E LICITACIÓN
D E
12. Recibe expediente con resolución 13. Recibe expediente, escanea

de aprobación de bases y lo traslada al documentos y registra bases en
Auxiliar de Contrataciones GUATECOMPRAS
E
F Encargado de Contrataciones y
Adquisiciones
15. Recibe expediente, revisa y publica

bases y documentos en el sistema
F
GUATECOMPRAS
G
16. Imprime reporte de publicación
en GUATECOMPRAS y lo traslada
al
17. Recibe expediente, elabora
Auxiliar de Contrataciones borrador de arte y lo traslada a
18. Recibe arte final de Comunicación

Social.
19. Solicita cotización al Diario de

Centroamérica para publicación de
convocatoria

y Alimentación
4
C OM P R A Y/O C ON TR ATA C I ÓN P O R R ÉG I M EN D E LIC ITA C IÓN

FA SE D E ELA B OR A C I ÓN Y PU B LIC A C IÓN D E B A S E S D E LIC ITAC IÓN
J I
24. Elabora oficio de solicitud de la

20. Realiza trámite de cheque para
emisión del nombramiento de Junta de
pago de convocatoria a licitar
Licitación
21. Adjunta al expediente copia de la

publicación en el Diario de
FIN Centroamérica
22. Liquida cheque de pago de la

publicación de la convocatoria
Adquisiciones

y Alimentación
5

2016
LICITACIÓN FASE DE PUBLICACIÓN DE Páginas 4
OBJETIVO:
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, respecto a la publicación de los
documentos elaborados por la Junta de Licitación.
NORMAS:
1. El Auxiliar de Contrataciones, escanea el acta de recepción de ofertas y cuadro

de oferentes, que la Junta de Licitación le traslada.
2. El Auxiliar de Contrataciones, escanea el acta de adjudicación, que la Junta de

Licitación le traslada.
3. El Auxiliar de Contrataciones, revisa diariamente para verificar si hay

inconformidades publicadas por los proveedores en el sistema
GUATECOMPRAS.
4. La Junta de Licitación es la responsable de responder las inconformidades

realizadas sobre la adjudicación.
5. La Junta de Licitación es la responsable de trasladar el expediente a la

Administración General, para aprobación o improbación de lo actuado.
6. El Encargado de Contrataciones recibe del Administrador General la resolución de

aprobación o improbación de lo actuado por la Junta de Cotización.

y Alimentación
6

1 Recibe de la Junta de Licitación el acta de
recepción de ofertas y cuadro de oferentes.
2 Escanea los documentos y publica en el sistema
GUATECOMPRAS (Ver Norma 1).
A 3 Imprime reporte de publicación y adjunta en el
s expediente.
i
s
4 Traslada a la Junta de Licitación el reporte de
t
e publicación de los documentos.
n
El
c
Auxiliar de Recibe de la Junta de Licitación el acta de
i
5
Contrataciones
a adjudicación y la escanea (Ver Norma 2).
A
Publica acta de adjudicación en el sistema
d 6 GUATECOMPRAS y traslada reporte a Junta de
m
i Licitación.
n
i Revisa en el sistema si hay inconformidades, e
s 7
t
imprime reporte y traslada a la Junta de Licitación.
r (Ver Norma 3).
a
t
8 Recibe la respuesta a inconformidades y publica en
i
v GUATECOMPRAS (Ver Norma 4).
a
:
Recibe resolución de aprobación o improbación
D (Ver Norma 5 y 6).
i
r
Encargado de 9 Si: Sigue pago 10.
e
c No: Procede conforme a lo estipulado en el Art. 36
Contrataciones
t y
o
de la LCE.
Adquisiciones
r
10 Traslada la resolución escaneada al Auxiliar de
d Contrataciones.
e
11 Recibe resolución y la publica en
P
l
GUATECOMPRAS.
a
Auxiliar de 12 Imprime reporte de publicación y lo adjunta al
n
e expediente.
Contrataciones
a
m Traslada expediente al Administrador General para
i 13
e
elaboración de contrato.
n ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------
t Autorizó: Aprobó: 1
o Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería 1
y Alimentación 7

Auxiliar de Contrataciones Encargado de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO A
1. Recibe acta y cuadro de oferentes

9. Recibe expediente del Administrador
General con resolución de aprobación
o improbación
2. Escanea documentos y publica en SI
GUATECOMPRAS
NO
Procede conforme
Art. 36 de la LCE
3. Imprime reporte y adjunta a
expediente
10. Traslada resolución al
4. Traslada reporte de publicación de
los documentos a
Junta de Licitación
B
5. Recibe acta de adjudicación y la

escanea
6. Publica acta de adjudicación en

GUATECOMPRAS y traslada
reporte a
7. Revisa en el sistema si hay

inconformidades, imprime reportes y
traslada a:
8. Recibe respuesta de
inconformidades y publica en
GUATECOMPRAS

y Alimentación
8
C OM PR A Y/O C ON TRATAC IÓN POR R ÉGIMEN D E LICITACIÓN

FA SE D E PUBLICAC IÓN D E D OC U M EN TOS D E ADJUD ICA CIÓN
11. Recibe expediente y resolución y

publica en
GUATECOMPRAS

adjunta al expediente
FIN

y Alimentación
9

2016
MODALIDAD DE ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR Páginas 5
ÚNICO
OBJETIVO:
Realizar las adquisiciones de bienes y/o la contratación de servicios a través de la

modalidad de proveedor único, de conformidad a lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento.
NORMAS:
1. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones revisa que la Unidad solicitante

indique mediante oficio, que la compra y/o contratación que necesita realizar es a
un proveedor único.
2. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones recibe únicamente los

expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos indicados en la Guía de
Contenido del Expediente (Ver Anexo 27).
3. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones establece la existencia de

proveedor único, para lo cual procede conforme a lo estipulado en el artículo 43,
literal c) de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
4. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones o el Auxiliar de Contrataciones

elabora las bases de cotización o términos de referencia e invitación para
presentar manifestación de interés en ofertar y establecer el proveedor único.
5. El Auxiliar de Contrataciones es el responsable de registrar en el sistema

GUATECOMPRAS, las bases de cotización o términos de referencia.
6. El Auxiliar de Contrataciones solicita el nombramiento de la Comisión Receptora,

adjuntando el listado con nombres de las personas que intervienen en la
elaboración de documentos que conforman el expediente.
7. El Auxiliar de Contrataciones adjunta al expediente el Acuerdo de nombramiento

de la Comisión Receptora.

y Alimentación
0
8. El Auxiliar de Contrataciones traslada expediente original a la Comisión

Receptora debidamente foliado, mediante conocimiento.
9. La Autoridad Administrativa Superior, de cada Unidad Desconcentrada de

Administración Financiera y Administrativa, es la responsable de aprobar la
compra y/o contratación (Art. 9, numeral 3.1, 3.3 y 3.5 de la LCE).
A MODALIDAD DE ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO

s
i
s RESPONSABLE Núm. PROCEDIMIENTO
t
e
n
Revisa y recibe el expediente (Ver Normas 1, 2 y
c
Encargado de 1 3).
i
a Si: Sigue paso 2.
Contrataciones y
A No: Devuelve con anotaciones.
Adquisiciones
d
m 2 Asigna número de control interno y lo traslada al
i Auxiliar de Contrataciones.
n
i
3 Recibe expediente y elabora documentos (Ver
s
t Norma 4).
r
Auxiliar de
a 4 Escanea el expediente y lo registra en el sistema
t
Contrataciones GUATECOMPRAS (Ver Norma 5).
i
v
5 Traslada expediente al Encargado de
a
: Contrataciones y Adquisiciones.
D
i Recibe expediente, revisa que la documentación
r
Encargado de 6
e
registrada esté correcta y publica en
Contrataciones y
c GUATECOMPRAS.
t
Adquisiciones
o
7 Imprime reporte de publicación y traslada el
r
expediente al Auxiliar de Contrataciones.
d Recibe expediente y elabora borrador de arte para
e
8 publicación en Diario de Centroamérica y en otro de
P
l mayor circulación.
a
n 9 Traslada el borrador del Arte a Comunicación
e Social.
Auxiliar de
a
m
10 Solicita proformas para la publicación en medios
Contrataciones
i
e escritos.
n
t 11 Tramita pago de publicación y solicita la publicación
o de la convocatoria.
12 Elabora oficio dirigido al Ministro para solicitar el
nombramiento de la Comisión Receptora.
Encargado de Recibe del Administrador General el nombramiento
Contrataciones y 13
y notifica a la Comisión Receptora.
Adquisiciones
y Alimentación 1

Recibe de la Comisión Receptora el acta de
Auxiliar de 14 recepción, la escanea y publica en
GUATECOMPRAS.
Contrataciones
15 Imprime el reporte generado por GUATECOMPRAS
y lo traslada a la Comisión Receptora.
Recibe de la Administración General, el expediente
Encargado de 16 original con contrato, acuerdo y fianza de
Contrataciones y cumplimiento de contrato.
Adquisiciones 17 Revisa que el expediente esté completo y foliado y
traslada a Auxiliar de Contrataciones.
18 Recibe y elabora Oficio para envío de Acuerdo y
Contrato a la CCG.
19 Escanea Oficio, Contrato, Acuerdo y publica en
Auxiliar de GUATECOMPRAS.
Contrataciones Imprime reporte de publicación y lo adjunta al
20
expediente.
21 Conforma expediente para trámite de pago.
---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------

y Alimentación 2
M OD A LI D A D D E A D QU I SIC I ÓN C O N P R O V E E D O R Ú N IC O
INICIO A
1. Recibe y revisa expediente 3. Recibe expediente y elabora

documentos
SI
4. Escanea el expediente y lo
registra en el sistema
NO GUATECOMPRAS.
Devuelve
con
anotaciones
2. Asigna número de control interno y Adquisiciones
lo traslada al
B
A
C
B
8. Recibe expediente y elabora
borrador de arte para publicación
6. Recibe expediente, revisa

documentación y publica en
GUATECOMPRAS 9. Traslada borrador de arte
7. Imprime reporte de publicación y

traslada expediente al
Auxiliar de Contrataciones 10. Solicita proformas para la

publicación en medios escritos.
C
11. Tramita pago y solicita publicación
de convocatoria.
12. Elabora oficio para solicitar

nombramiento de la Comisión
Receptora

y Alimentación
3
MO D ALI D AD DE ADQUISICIÓN C O N PROVEEDO R Ú NICO
D E
13. Recibe nombr amiento y notifica a 14. Recibe acta de recepción, escanea
la Comisión Receptora y publica en
GUATECOMP RAS
15. Imprime reporte gener ado por

GUATECOMP RAS y traslada a
F Comisión Calificadora
16. Recibe de la Administración F

Gener al expediente original con
contrato, acuerdo y fianza
17. Revisa que el expediente esté

completo y foliado y traslada al
G
Auxiliar de Compr as
18. Recibe y elabora oficio par a envío

G de acuer do y contrato a CGC.
19. Escanea oficio, contrato, acuerdo y

publica en
GUATECOMP RAS

adjunta al expdiente
21. Conforma expediente para trámite

de pago
FIN

y Alimentación
4

2016
RÉGIMEN DE COTIZACIÓN, LICITACIÓN Y Páginas 3
PROVEEDOR ÚNICO
OBJETIVO
Realizar la gestión de pago para las adquisiciones efectuadas por medio del Régimen
de Cotización, Licitación y Proveedor Único, cumpliendo con la normativa interna del
Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentación.
NORMAS
1. El Auxiliar de Contrataciones conforma el expediente para la generación de la

orden de compra, con los documentos indicados el Check List Compromiso (Ver
Anexo 30).
2. Encargado de Contrataciones y Adquisiciones, imprime la orden de compra

posteriormente a la autorización en el sistema.
3. El Auxiliar de Contrataciones conforma el expediente para la generación de la

orden de liquidación, con los documentos indicados el Check List Devengado
(Ver Anexo 31).
4. El Encargado de Contrataciones y Adquisiciones autoriza la orden de Liquidación

en el Sistema SIGES.

y Alimentación
5

1 Escanea documentos de respaldo (Ver Norma

Auxiliar de 1).
Genera orden de compra en SIGES y traslada al
Contrataciones
2 Encargado de Contrataciones y Adquisiciones
para autorización.
Encargado de 3 Autoriza e imprime Orden de Compra en estado
A de aprobado (Ver Norma 2).
Contrataciones
s y
i
4 Gestiona firmas del Auxiliar de Contrataciones
Adquisiciones
s
t traslada al Auxiliar de Contrataciones.
e 5 Recibe expediente lo fotocopia y escanea.
n
c
i 6 Traslada el expediente a Contabilidad con la
a documentación de respaldo.
Auxiliar
A de Recibe reporte vía correo electrónico o
d
7
Contrataciones
m físicamente de CUR de compromiso aprobado.
i Genera orden de liquidación en SIGES y traslada
n
i 8 al Encargado de Contrataciones y Adquisiciones
s
t (Ver Norma 3).
r
a Recibe, autoriza en el sistema e imprime orden
t
Encargado de
i
9 de liquidación en estado de aprobado (Ver
v Norma 4).
Contrataciones y
a
:
10 Gestiona firmas y sellos del Auxiliar de
Adquisiciones
D
i Contrataciones.
r
e 11 Traslada expediente al Auxiliar de
c Contrataciones.
t
o
Auxiliar de Recibe expediente completo, lo folia y traslada a
r
12 Contabilidad para pago.
Contrataciones
d
e --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------
Planeamiento Autorizó: Aprobó: 1
y Alimentación 6
GESTIÓN D E PA G O PA R A ADQU ISIC ION ES R ÉGIM EN D E COTIZACIÓN, LIC ITACIÓN Y

PR OVEED OR ÚN IC O
Auxiliar de Contrataciones Encargado de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO A
3. Autoriza e imprime orden de compra

1. Escanea documentos de respaldo
en estado aprobado

SIGES y traslada al 4. Gestiona firmas y traslada al
Adquisiciones Auxiliar de Contrataciones
A
B
B
C
5. Recibe expediente lo fotocopia y
escanea
9. Recibe autoriza en el sistema e

imprime orden de liquidación en
6. Traslada expediente con estado aprobado
documentación a
Contabilidad
7. Recibe reporte de CUR de

compromiso aprobado.

SIGES y traslada al Auxiliar de Contrataciones
Adquisiciones
D
12. Recibe expediente, folia y lo

traslada a para pago a
Contabilidad
FIN

y Alimentación
7
GLOSARIO DE TÉRMINOS
TÉRMINO SIGNIFICADO
Adquisición y/o contratación de bienes
Compra de baja cuantía y servicios en forma directa. El monto
A no sobrepasa los Q10,000.00. Aprob 1
s ó:
i
Modalidad de compra y/o contratación Minist
2
8
s establecida en el artículo 43, literal b) ro de
t Agric
Compra Directa, a través de oferta
e de la Ley de Contrataciones del ultura,
n Gana
electrónica
c Estado, cuyo monto está comprendido dería
i y Alim
a entre Q10,000.01 a Q90,000.00 entaci
ón
A
d Modalidad de Compra y/o
m
i
Contrato Abierto contratación, establecida en el artículo
n
i 46 de la ley de Contrataciones del
s
t
Estado y su Reglamento
r Modalidad de compra establecida en el
a
t Artículo 38 de la Ley de
i
v Contrataciones del Estado y su
a
Cotización
: Reglamento. El monto para esta
D modalidad de compra está
i
r comprendido entre Q900,000.01 hasta
e
c Q900,000.00
t
o
Modalidad de compra establecida en el
r Artículo 17 de la Ley de
d
Licitación Contrataciones del Estado y su
e
Reglamento. El monto para esta
P modalidad de compra es a partir de los
l
a Q900,000.01 en adelante.
n
e Sistema de Adquisición y
a
GUATECOMPRAS
m contrataciones del Estado de
i Guatemala
e
n Documento mediante el cual se realiza
t
Solicitud de pedido
o una petición con el fin de obtener
productos, bienes o servicios.
Autorizó:
Administrador Interno
GLOSARIO DE SIGLAS
SIGLA SIGNIFICADO
ART. Artículo
CDP Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
CGC Contraloría General de Cuentas
CUR Comprobante único de registro
FRI Fondo rotativo interno
LCE Ley de Contrataciones del Estado
MAGA Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación
NIT Número de Identificación Tributaria
NOG Número de Operación GUATECOMPRAS
NPG Número de publicación GUATECOMPRAS
REG Reglamento
SIGES Sistema de Gestión

y Alimentación
9
GLOSARIO DE SÍMBOLOS
No. Símbolo Significado

1. Inicio o término: Indica el principio o fin del
flujo
Actividad: Describe las funciones que
2. desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento ejemplo revisión, análisis, etc.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro
3. del flujo en donde se debe tomar una
decisión entre dos o más opciones
Documento: Representa cualquier
4. documento, Leyes, acuerdos, cartas oficios
memos circulares, etc.
Conector: Significa una conexión o enlace de
A 5. una parte del diagrama de flujo con otra parte 1
s
i de la misma. 3
0
s Conector de página: Simboliza una conexión
t
e 6. o enlace con otra hoja diferente, en la que
n
c continúa el diagrama de flujo.
i
a
7. Transportación: Indica el movimiento de
A personas, material o equipo.
d
m 8. Archivo: Significa resguardo de documentos.
i
n
i
s 9. Manejo de información digital.
t
r Autorizó: Aprobó:
ativa: Administrador Interno Ministro de Agricultura, Ganadería
Director de Planeamiento y Alimentación
ANEXOS

y Alimentación
1
Anexo 1
Solicitud de Pedido

y Alimentación
2
Anexo 2
Reverso de Solicitud de Pedido

y Alimentación
3
Anexo 3
Oficio mediante el cual se solicita realizar la compra y/o contratación

y Alimentación
4
Anexo 4
Resolución AF-001-2016, Constitución de Fondo Rotativo

y Alimentación
5

y Alimentación
6

y Alimentación
7

y Alimentación
8
Anexo 5
Oficio para solicitar VALE de Fondo Rotativo Interno

y Alimentación
9
Anexo 6
Formulario de Vale de Fondo Rotativo

y Alimentación
0
Anexo 7
Check List trámite de VALE del Fondo Rotativo Interno

y Alimentación
1
Anexo 8
Check List liquidación de VALE del Fondo Rotativo Interno

y Alimentación
2

y Alimentación
3
Anexo 9
Forma 1-H

y Alimentación
4
Anexo 10
Tarjeta de Responsabilidad para control de activos fijos

y Alimentación
5
Anexo 11
Oficio para solicitar trámite de CHEQUE del Fondo Rotativo Interno

y Alimentación
6
Anexo 12
Check List, trámite de CHEQUE del Fondo Rotativo Interno

y Alimentación
7
Anexo 13
Términos de Referencia para Compra Directa

y Alimentación
8

y Alimentación
9

y Alimentación
0
Anexo 14
Formulario de Oferta

y Alimentación
1
Anexo 15
Cuadro de calificación de Ofertas y Adjudicación de la Compra

y Alimentación
2
Anexo 16
Check list, “compromiso” Compra Directa

y Alimentación
3
Anexo 17
Orden de Compra

y Alimentación
4
Anexo 18
Comprobante Único de Registro –CUR-

y Alimentación
5
Anexo 19
Check List, “devengado”, Compra Directa

y Alimentación
6
Anexo 20
Orden de Compra (de liquidación)

y Alimentación
7

y Alimentación
8
Anexo 21
Check List, “compromiso” Contrato Abierto

y Alimentación
9
Anexo 22
Check List, “devengado”, Contrato Abierto

y Alimentación
0
Anexo 23
Contenido de expediente subgrupo 18, Servicios Técnicos Individuales

y Alimentación
1
Anexo 24
Contenido de expediente subgrupo 18, Servicios Profesionales Individuales

y Alimentación
2
Anexo 25
Check List “compromiso” Subgrupo 18

y Alimentación
3
Anexo 26
Check list “devengado” Subgrupo 18

y Alimentación
4
Anexo 27
Guía de contenido de expedientes de Cotización y Licitación

y Alimentación
5

y Alimentación
6
Anexo 28
Modelo de Oficio de solicitud de Junta de Cotización y Licitación

y Alimentación
7

y Alimentación
8
Anexo 29
Check List “compromiso” Cotización o Licitación

y Alimentación
9
Anexo 30
Check list “devengado” Cotización o Licitación

y Alimentación
0

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W

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, agosto 2016

7ª. Av. 10-90, zona 13, Edificio Monja Blanca

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 1

Compra y/o Contratación por régimen de licitación fase de elaboración

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 2

Glosario de Siglas 129

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 3

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 4

El Manual de Normas y Procedimientos es una herramienta administrativa que sirve de

La Administración Interna del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, es la

Este instrumento normativo orienta a que las adquisiciones y contrataciones se realicen

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 5

Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado

Acuerdo Gubernativo No. 122-2016,

Acuerdo Gubernativo No. 338-2010

Acuerdo Ministerial 7-2014

Acuerdo Ministerial No. 284-2015

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 6

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 7

Dotar de un instrumento administrativo que guíe el trabajo de los Servidores Públicos,

1. Proveer a los Servidores Públicos de Contrataciones y Adquisiciones los

2. Responsabilizar a cada Servidor Público en la observancia y cumplimiento de las

El presente Manual está dirigido a la Unidad de Administración Financiera -UDAF

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 8

1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria

2. El Administrador Interno y el Jefe de Contrataciones y Adquisiciones, socializan

3. El Administrador General traslada el Manual de Normas y Procedimientos a la

4. La Autoridad Administrativa Superior de las Unidades Desconcentradas de

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 9

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 1

Contrataciones y Adquisiciones Fecha agosto

1. El Encargado de Compra Directa recibe únicamente el expediente que

2. El Analista de Compra Directa realiza el trámite de las compras a través del

4. El Analista de Compra solicita dos (2) cotizaciones para realizar las

5. El Analista de Compra Directa gestiona el pago mediante oficio dirigido al

6. El Analista de Compra Directa recibe notificación de Tesorería para llenar el

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 1

7. El Analista de Compra Directa realiza la liquidación de los vales en el plazo de

8. El Analista de Compra Directa conforma el expediente, lo ordena

9. El Analista de Compra Directa es el responsable de realizar la liquidación del

10. El Analista de Compra directa solicita al Departamento de Almacén e

11. El Analista de Compra Directa solicita a Almacén e Inventarios copia de la

12. El Analista de Compra Directa escanea todos los documentos de respaldo de

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 1

COMPRA DIRECTA DE BAJA CUANTÍA A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO

2. Asigna número de control al expediente y lo 5. Solicita pago a Tesorería, mediante oficio

Analista de Compra Directa

A 7. Recibe notificación de Tesorería para llenar el

8. Llena formulario de vale

9. Notifica al proveedor para que entregue el bien,

10. Notifica a la Unidad Solicitante acerca del

11. Escanea expediente completo y lo traslada

13. Recibe reporte, lo adjunta al expediente

Asistencia Administrativa: Autorizó: Aprobó: 1

Contrataciones y Adquisiciones Fecha agosto

1. El Encargado de Compra Directa recibe únicamente el expediente que

2. El Analista de Compra Directa efectúa las gestiones de pago de las

3. El Analista de Compra Directa efectúa las adquisiciones de bienes o

4. El Analista de Compra Directa escanea el expediente completo para generar

5. El Analista de Compra Directa gestiona el pago mediante Oficio dirigido al

6. El Analista de Compra Directa conforma el expediente, lo ordena