Importancia Del Saneamiento de La Información Financiera Económica y Social de Los Entes Públicos y Su Papel en La Gestión Pública (102 Pág 156 KB) PDF

IMPORTANCIA DEL SANEAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,
ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS ENTES PÚBLICOS Y SU PAPEL EN LA

GESTIÓN PÚBLICA
MILYN CASTRO CÁCERES
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

ESAP
DEPARTAMENTO DE POSTGRADO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ESPECIALIZACIÓN DE GESTIÓN PÚBLICA
BOGOTÁ, D.C.
2005
1
IMPORTANCIA DEL SANEAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,
ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS ENTES PÚBLICOS Y SU PAPEL EN LA
GESTIÓN PÚBLICA
Saneamiento Contable, Contribución para la ge neración de Herramientas

idóneas de Gestión Administrativa
MILYN CASTRO CÁCERES
Monografía para optar al título de

Especialista en Gestión Pública
Director
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

ESAP
DEPARTAMENTO DE POSTGRADO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ESPECIALIZACIÓN DE GESTIÓN PÚBLICA
BOGOTÁ, D.C.
2005
2
Nota de aceptación
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
Presidente del Jurado
____________________________
Jurado
____________________________
Jurado
Bogotá, noviembre de 2005
iii
AGRADECIMIENTOS
La autora expresa sus agradecimientos a:
Luis Alonso Colmenares, Contador Público y Subcontador General de la Nación, por
sus valiosas orientaciones.
Omar Eduardo Mancipe Saavedra, Contador Público y Asesor de la Subcontaduría
General y de Investigación de la Contaduría General de la Nación, por su constante
motivación en este trabajo.
iv
CONTENIDO
Pág
INTRODUCCIÓN 9
1. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 13
2. OBJETIVOS 14
2.1. OBJETIVO GENERAL 14
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 14
3. JUSTIFICACIÓN 16
4. DELIMITACIONES 19
5. HIPÓTESIS 21
6. VARIABLES 22
7. MARCO JURÍDICO DE SANEAMIENTO CONTABLE 23
7.1. ANTECEDENTES 23
7.2. NORMAS GENERALES 26
7.2.1. Ley 716 de 2001 28
7.2.2. Ley 863 de 2003 31
7.2.3. Ley 901 de 2004 31
7.2.4. Ley 998 de 2005 35
7.2.5. Decreto 1282 de 2000 35
7.2.6. Decreto 1914 de 2003 38
v
7.2.7. Decreto 1014 de 2005 39
7.3. NORMAS CONTABLES 41
7.3.1. Circular Externa 050 de 2002 41
7.3.2. Carta Circular 042 de 2003 45
7.3.3. Circular Externa de 2004 46
8. ANTECEDENTES BIBLIOGRÁFICOS 49
8.1. EL SANEAMIENTO CONTABLE: PROCESO CONTÍNUO DE
BENEFICIO INCALCULABLE 49
8.2.“CRÓNICA DE UN SANEAMIENTO ANUNCIADO” 65
9. RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,
ECONÓMICA Y SOCIAL ANTES DE LA APLICACI ÓN DE LA LEY DE
SANEAMIENTO CONTABLE. 84
9.1.GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA 84
9.2.DISTRITO CAPITAL 87
9.3.FONDO NACIONAL DEL AHORRO 89
10. BENEFICIOS QUE ADQUIEREN LAS ENTIDADES PÚBLICAS COMO
CONSECUENCIA DE LA APLICACIÓN DEL PROCESO DE
SANEAMIENTO CONTABLE 91
10.1. CONOCER LA VERDADERA SITUACIÓN FINANCIERA,
ECONÓMICA Y SOCIAL DEL ENTE PÚBLICO 91
10.2. ESTABLECER SI LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES
REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES DEL ENTE PÚBLICO
vi
SON CIERTOS. 92
10.3. CONOCER LAS EXIGIBILIDADES Y OBLIGACIONES CIERTAS
DEL ENTE PÚBLICO 93
10.4. SOPORTAR LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES REALIZADAS
POR EL ENTE PÚBLICO Y QUE AFECTARON LA PARTE
FINANCIERA 93
10.5. LA FORMULACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
DE LAS ÁREAS FINANCIERAS PARA GARANTIZAR EL REPORTE
OPORTUNO Y ADECUADO DE LA INFORMACIÓN PARA LA
GENERACIÓN DEL PROCESO CONTABLE 94
11. BENEFICIOS DE LA INFORMACIÓN SANEADA 95
11.1. TOMA OPORTUNA Y EFICIENTE DE DECISIONES 95
11.2. EJERCICIO DE CONTROL EFECTIVO DE LOS RECURSOS
PÚBLICOS 96
11.3. PERMITE EL EJERCICIO DE LA OBLIGACIÓN DE RESPONDER A
LA COMUNIDAD SOBRE EL ADECUADO MANEJO DE LOS
RECURSO S PÚBLICOS 97
11.4. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN ÚTIL DE ACUERDO CON LAS
DIFERENTES NECESIDADES DE LOS USUARIOS
ESTRATÉGICOS 97
CONCLUSIONES 99
BIBLIOGRAFÍA 102
vii
ANEXOS 103
MATERIAL ACOMPAÑANTE 109
viii
INTRODUCCIÓN
La importancia de la aplicación de la Ley de saneamiento contable , para garantizar
que la contabilidad pública cumpla con uno de sus principales objetivos cual es el
de contribuir como herramienta para la administración de los recursos públicos y
así permitir la adecuada gestión financiera pública.
Desde antes de la promulgación de la Constitución Política del año 1991, el país
careció de un sistema de información idóneo que le permitiera conocer el grado de
eficiencia y eficacia con la que se administraban los recursos públicos por parte de
los administ radores, en beneficio de la comunidad.
De otra parte, debido a que anteriormente se utilizaba un sistema de contabilidad
presupuestal, no se contaba con una herramienta que permitiera realizar una toma
adecuada de decisiones y que garantizara ejercer de forma eficiente el control
sobre la utilización de los recursos públicos, ya que no se encontraba vestigio de
las transacciones realizadas por los gestores públicos relacionadas con la utilización
y optimización de los mencionados recursos.
Con la promulgación de la nueva Constitución Política, se dan las bases para la
9
formulación de un sistema de información que permita a los usuarios estratégicos
conocer, de la fuente primaria, todas las transacciones realizadas por los entes
públicos.
El desarrollo de éste documento pretende dar a conocer el valor agregado que
genera el hecho de que las entidades públicas apliquen la ley de saneamiento
contable a su información financiera, económica y social, de tal manera que,
cuenten con información cierta en sus Esta dos Contables, es decir, que las cifras
reveladas muestren el valor real de los bienes y derechos de propiedad de los
entes públicos y las obligaciones que le son exigibles.
En la primera parte, se analiza el grado de razonabilidad que presentaban los
estados contables de la Gobernación de Cundinamarca, el Distrito Capital de
Bogotá y el Fondo Nacional del Ahorro, estableciendo las limitaciones que para la
adecuada toma de decisiones, el ejercicio del control, la realización de análisis y
divulgación de información y el conocimiento de la ciudadanía sobre el manejo de
los recursos públicos que realizan los gestores públicos, genera el hecho de no
poseer estados contables razonables.
En la segunda parte, se darán a conocer las posibilidades o facilidades que da la
Ley 716 de 2001, previo al análisis de la información financiera, económica y social
que presentaban las entidades, antes, durante y después del saneamiento
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contable, para garantizar que finalmente, después de tanto tiempo, los entes
públicos cuenten con información que servirá como herramienta de gestión.
Adicionalmente, tomando como base la información reportada por los mismos
entes públicos, se analiza el grado de avance del proceso, la magnitud de las
partidas objeto de depuración y la inciden cia en el patrimonio al aplicar el proceso
de saneamiento contable.
Para ello, inicialmente se realizará un recorrido por la normatividad expedida en
materia de saneamiento contable, desde las leyes que dieron origen al proceso y
lo prorrogaron, pasando por los decretos que las reglamentaron, hasta los
procedimientos contables necesarios para garantizar el adecuado registro de las
operaciones que generen el desarrollo del proceso de saneamiento contable, para
finalizar analizando la información relacionada con el avance del saneamiento
contable y el formato del catálogo de cuentas de los cortes de 2002, 2003, 2004 y
2005.
Finalmente, se darán a conocer los beneficios que obtendrían los entes públicos,
que mediante la aplicación de la ley de saneamiento contable generan información
razonable sobre la situación financiera, económica y social.
Se espera que con el desarrollo del presente trabajo, se conozcan las
11
características y beneficios del proceso de saneamiento contable, para que
finalmente los entes públicos cuenten con una verdadera herramienta de gestión, y
de esta manera se garantice la adecuada administración de los recursos públicos
en beneficio de la comunidad.
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1. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿La información financiera, económica y social que es utilizada por parte de los
usuarios estratégicos para la toma de decisiones y el ejercicio del control, contiene
los estándares mínimos de calidad para garantizar que ésta contribuya a una
adecuada gestión pública respecto de los bienes, derechos y obligaciones que
administran los entes públicos?
¿Cómo garantizar que la información financiera, económica y social revelada en los
estados contables de los entes públicos pueda ser utilizada como herramienta de
gestión financiera?
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2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL:
Dar a conocer el valor agregado que genera en las entidades públicas, el hecho de
que su información financiera económica y social contenida en los Estados
Contables, a una fecha de corte, una vez sometida al proceso de saneamiento
contable, prese nte de forma razonable la situación financiera, económica y social,
de tal manera que los bienes, derechos y obligaciones allí revelados, sean ciertos,
lo cual se traduce en la obtención de herramientas gerenciales para una adecuada
toma de decisiones y el ejercicio del control.
2.2. ESPECÍFICOS:
Conocer el grado de razonabilidad de los Estados Contables de los entes públicos
objeto de análisis, antes de la aplicación de la Ley 716 de 2001, modificada y
prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de 2004.
Conocer el grado de utilización de los Estados Contables por parte del ente público
para la toma de decisiones, antes de la aplicación de la Ley 716 de 2001,
14
modificada y prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de 2004.
Conocer sobre las decisiones tomadas por los entes públicos y su efectividad, con
base en la información financiera, económica y social, antes de la aplicación de la
Ley 716 de 2001, modificada y prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de
2004.
Analizar el impacto que genera en la toma de las decisiones, el hecho de que las
cifras utilizadas, sean tomadas una vez se haya aplicado la Ley 716 de 2001,
modificada y prorrogada por las Leyes 863 de 2003 y 901 de 2004.
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3. JUSTIFICACIÓN
Existe un desconocimiento entre los gestores públicos sobre la utilidad que presta
la contabilidad pública como instrumento o herramienta de gestión, esto, debido a
que los administradores de los recursos públicos, actualmente no cuentan con
información de base contable que contenga las características y requis itos mínimos
que garanticen la idoneidad de ésta herramienta.
Desde el cambio fundamental de la contabilidad pública en Colombia, suscitado en
año de 1991 con la promulgación de la Constitución Política, la cual paso de ser
una contabilidad regida por el sistema de caja y que buscaba un control en la
ejecución del presupuesto, a ser una contabilidad regida bajo el sistema de
causación y de la cual se determinan los efectos patrimoniales cuando se realizan
los hechos financieros y sociales, se ha venido presentando una falencia en la
información generada en el proceso contable, la cual se traduce en falta de
razonabilidad en las cifras.
Esa falta de razonabilidad se origina desde la elaboración del primer Balance
General de la Nación, ya que para la obtenci ón de los saldos iniciales, la
Contaduría General de la Nación, solicitó a la totalidad de los entes públicos la
16
remisión de los saldos contables con corte a 31 de diciembre de 1995, entes que al
cumplir con tal solicitud no tuvieron en cuenta aspectos fundamentales como la
existencia real de los bienes, derechos y obligaciones, valor actual real,
documentos soportes idóneos para demostrar los derechos y exigibilidades, entre
otros, lo cual trajo como consecuencia que a partir de esa fecha la información
revelada en los estados contables, no contuvieran los estándares mínimos de
calidad para utilizar esta herramienta para una adecuada administración pública.
Aunado a lo anterior, la carencia o la falta de operatividad de manuales de
funciones y procedimient os razonablemente integrados para cada una de las
dependencias de las áreas financieras de los entes públicos, y la ausencia de una
marcada cultura contable de los administradores públicos, permitieron que la
información contable no fuera tenida en cuenta como herramienta para la
adecuada toma de decisión.
Gracias a los esfuerzos conjuntos entre la Contraloría General de la República y la
Contaduría General de la Nación, se presentó ante el Congreso de la Republica un
proyecto de Ley que buscaba la generación de una serie de mecanismos para que
los entes públicos depuraran y sanearan su información financiera, económica y
social, de tal manera que en sus estados contables se revelaran en forma
razonable y fidedigna, los bienes y derechos con que cuentan las entidades para el
ejercicio de sus funciones y las obligaciones y exigibilidades derivadas de estas.
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Así las cosas, en el año 2001 fue expedida la Ley 716 conocida como la Ley de
Saneamiento Contable cuyo objeto principal esta dado en establecer la obli gación
a los administradores de los entes públicos a desarrollar todo tipo de acciones
administrativas, de tal manera que sus estados contables a una fecha de corte
muestren la verdadera situación financiera, económica y social y así contar con
una herrami enta fundamental para la adecuada gestión de los recursos públicos.
Con el análisis que realizar é sobre el impacto positivo que genera en la información
financiera, económica y social de los entes públicos el hecho de que esta
información haya sido someti da al proceso de depuración y saneamiento, pretendo
dar a conocer los beneficios que obtendrán los gestores públicos al contar con una
herramienta idónea para un adecuado gestionar de los recursos públicos
entregados para su administración.
Basta ver la diferencia marcada entre la información presentada a la Contaduría
General de la Nación antes de ser sometida al proceso de saneamiento contable,
frente a la que ha sido depurada y saneada, demostrando ser más confiable para
la toma de decisiones.
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4. DELIMITACIONES
Para el desarrollo del presente documento analizar é la información financiera,
económica y social de tres tipos de entidades a saber: uno correspondiente a la
administración central departamental, para ello se escogió a la Gobernación del
Departamento de Cundinamarca, debido a que es una de las entidades que
muestra los mejores índices de cumplimiento en el envío de la información a la
Contaduría General de la Nación.
De otra parte, por considerar que los municipios son las entidades que más
requieren la aplicación de la mencionada Ley de saneamiento contable y su
infraestructura, toma ndo como ejemplo el Distrito Capital.
Ahora bien, teniendo en cuenta que dentro de la estructura del Estado
Colombiano, se encuentran entes públicos cuya natural eza pertenece a la de las
empresas, se toma como modelo una Empresa Industrial y Comercial del Estado,
cual es el Fondo Nacional del Ahorro.
Una vez definidas las entidades que servirán de muestra para la elaboración del
presente trabajo, se encuentran como limitantes para determinar el grado de
19
utilización de la contabilidad pública para la toma de decisiones, el hecho que en la
Contaduría General de la Nación sólo se cuenta con los saldos de las cifras a una
fecha de corte, sin que se pueda deducir como se está utilizando.
Adicionalmente, el hecho de que los entes públicos aún no hayan terminado con la
aplicación de la Ley de Saneamiento Contable hace que aún no se cuente con
información suficiente y pertinente para determinar la calidad de sus estados
contables, el tipo de decisiones que está tomando el ente público y el grado de
utilización de la información contable ya depurada.
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5. HIPÓTESIS
En la medida en que la información financiera, económica y social muestre de
forma razonable la situación financiera de los entes públicos a una fecha de corte,
y ésta pueda ser utilizada para adecuada toma de decisiones y el ejercicio del
control, los recursos públicos entregados a los diferentes gestores públicos, podrán
ser administrados de forma eficiente, eficaz y económica.
21
6. VARIABLES
En la ejecución del trabajo se encontró como variable independiente el hecho de la
necesidad ingente de realizar capacitación a los diferentes administradores
públicos sobre las herramientas que pueden utilizar para el desarrollo de la gestión
pública, entre ellas la contabilidad pública.
De otra parte, se hace necesario desarrollar programas de capacitación sobre los
beneficios que genera el hecho de aplicar el proceso de saneamiento contable a la
información financiera, económica y social, y los tipos de decisiones en los que se
pueda aplicar la contabilidad depurada y saneada.
Por último, se hace necesario, capacitar a los gestores públicos de la
responsabilidad que respecto al proceso de saneamiento contable les corresponde
sobre el mencionado proceso.
De igual forma, se determinó como variable dependiente el hecho de que por
iniciativa propia de los gestores públicos de las entidades, se garantice que de
forma permanente la información financiera, económica y social cuente con las
características y requisitos mínimos que permitan utilizarla como herramienta de gestión.
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7. MARCO JURÍDICO DE SANEAMIENTO CONTABLE
7.1. ANTECEDENTES
Con la expedición de la Constitución Política de 1991, se desarrollaron nuevos
lineamientos rel acionados con el proceso contable del sector público colombiano,
la cual, en su artículo 354, creó la figura del Contador General de la Nación,
modificando la labor que desde la creación de la Contraloría General de la
República –CGR- en el año de 1923 venía desarrollando.
A partir de la expedición de la Constitución y del desarrollo de las competencias
constitucionales, fue común el hecho de que no se feneci era la Cuenta por parte
de la Cámara de Representantes y se expidieran dictámenes negativos o adversos
proferidos por la Contraloría General de la República sobre los Estados Contables
presentados por el Contador General, hechos que evidencian una gran
incertidumbre sobre larazonabilidad de las cifras contables públicas.
Dicho de otra manera, el país no cuenta con información que revel e con cer teza su
verdadera situación financiera, económica y social representada en
disponibilidades, derechos, obligaciones y por lo tanto, su real patrimonio.
23
Ante tal situación se hace necesario emprender acciones tendientes a depurar la
mencionada información, con el objetivo de rescatar la confianza pública, contar
con una confiable herramienta para el control, la evaluación de la gestión y la
toma de decisiones, sobre lo cual en el pasado sólo se habían hecho
intr ascendentes reflexiones.
Lo a nterior trajo como consecuencia que en la Contraloría General de la República,
se iniciara un proceso para rescatar la realidad contable del sector publico, bajo el
marco de un plan estratégico, para que a través de las distin tas Contralorías
Delegadas Sectoriales se diseñara un plan de acción que involucrara las
actuaciones frente a todos los sujetos de control que habían sido objeto de
formulación de glosas contables por parte de la Comisión Legal de Cuentas a partir
de 1993, pero especialmente, como resultado del proceso de Auditoria
Gubernamental con enfoque integral adelantado por la CGR.
El proceso de saneamiento contable es una actividad que involucra toda la
administración pública. El conocimiento integral de este proce so llevó a la CGR a
elaborar conjuntamente con la CGN, una propuesta de proyecto de Ley,
posteriormente avalada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el fin
de habilitar competencias para que la administración, durante un periodo
determinado, pudiera depurar saldos insolutos que a través de la normatividad
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vigente no era posible lograr, y de esa manera evitar que no se contara con
información razonable para una adecuada administración pública .
Antecedentes normativos relacionados con el tema , se remontan a la expedición
de la Ley 94 de 1928, referida a la condonación de deudas a favor de la Nación.
Posteriormente, el Decreto Extraordinario 911 de 1932, autorizó al Contralor
General para fenecer y cancelar “todas las cuentas personales” corres pondientes a
los años anteriores a 1923 que resultaban difícil establecer por diferentes causas.
Veintiún años más tarde el Decreto Ley 3219 de 1953, sobre ejercicio de
jurisdicción coactiva, ordenó dar por terminado juicios ejecutivos y el archivo de
negocios menores de cien pesos.
Paradójicamente, como si fuera propio de una administración pública caracterizada
por la captación de voluminosos recursos, todas las normas que al respecto se
dictaron en el pasado sobre este tema, pretendían favorecer, de a lguna manera, a
las personas con acreencias a favor del tesoro público. Transcurrieron casi
cincuenta años para poder contar con un ordenamiento legal que no busca borrón
y cuenta nueva, sino, poder establecer la verdadera situación financiera del sector
público y de cada órgano que lo integra.
Tanto la CGR como la CGN, estuvieron siempre pendientes de esta trascendental
iniciativa. Después de surtir todo el proceso legislativo, el Congreso de la República
25
promulgó la Ley 716 de 2001, “Por la cual se expi den normas para el saneamiento
de la información contable en el sector público ...”.
Ahora bien, para poder interpretar la mencionada Ley, es necesario que
analicemos las razones que motivaron al legislativo a la expedición de la Ley de
Saneamiento Contable, las cuales se focalizan al hecho de que en los estados
financieros de las entidades públicas, figuran saldos con una antigüedad
significativa sin contar a la fecha con un mecanismo técnico ni legal que permita su
depuración definitiva.
7.2. NORMAS GENERALES
Como se había advertido en la justificación de este trabajo, la falta de
razonabilidad en los estados contables de los entes públicos, se origina desde la
elaboración del primer Balance General de la Nación, al momento de obtener los
saldos iniciales.
La Contaduría General de la Nación, consciente de la situación planteada, y con el
fin de darle razonabilidad a la información, expidió en el año 1996 la Circular
Externa 013, con cual establece los parámetros mínimos que deben aplicar los
entes públicos para que su información financiera, económica y social, contuviera
26
con las características y requisitos mínimos de calidad que garantizarán el
cumplimiento de los objetivos de la Contabilidad Pública.
Pero infortunadamente, el temor de los administradores públicos a que les
involucrara en procesos de responsabilidad fiscal, por detrimento en el patrimonio
de los entes que representaban, hizo que esta norma no fuera aplicada por la gran
mayoría de entes estatales.
De otra parte, con la ejecución de las auditorías integrales, las Contralorías tanto
Nacional como Territoriales, evidenciaron la falta de razonabilidad en la
información, situación que junto con los análisis realizados por la Contaduría
General de la Nación mediante la evaluación institucion al, permitió que se realizara
una alianza estratégica entre estas dos entidades para presentar ante el Congreso
de la República el proyecto de Ley de lo que más tarde se convirtió en la llamada
Ley de Saneamiento contable.
A continuación se presenta el desarrollo normativo del proceso de saneamiento
contable en estricto orden cronológico, con lo cual pretendemos dar a conocer la
intención que ha tenido el órgano legislativo como el Gobierno Nacional para
garantizar la adecuada aplicación de la Ley y el cum plimiento de sus objetivos.
27
7.2.1. LEY 716 DE 2001
Con la expedición de esta Ley, el Congreso de la República estableció la
obligatoriedad por parte de las entidades públicas de adelantar las gestiones
administrativas necesarias para depurar la información con table, con el fin de que
en los estados financieros se revele en forma consistente y razonable la realidad
económica, financiera y patrimonial del Estado.
Adicionalmente, dispuso que los entes públicos deben adelantar acciones que
permitan establecer la e xistencia real de bienes, derechos y obligaciones, a efectos
de depurar y castigar los valores que presentan un estado de cobranza o pago
incierto para eliminarlos o incorporarlos, según sea su efecto en el patrimonio
público.
Tal como lo establece el artículo 4º. de la Ley, las entidades públicas depurarán los
valores contables que resulten de la actuación anterior, cuando se cumpla algunas
de las siguientes condiciones:
• Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos,
bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
• Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no es posible
ejercer los derechos por jurisdicción coactiva.
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• Que correspondan a derechos u obligaciones con una antigüedad tal que no
es posible ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenómenos de
prescripción o caducidad.
• Los derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos
que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o
pago.
• Cuando no haya sido posible legalme nte imputarle a persona alguna el valor
por pérdida de los bienes o derechos.
• Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más
oneroso adelantar el proceso de que se trate.
De otra parte, la precitada Ley establece sobre quién recae la responsabilidad
sobre el proceso de saneamiento contable, la cual para el caso de las entidades
públicas del orden Central, será sobre el jefe o el Director de la entidad, y para el
caso de los organismos descentralizados, será sobre el Máximo Órgano Col egiado
de Dirección y el Director de la entidad.
Cómo complemento la Ley determina que las responsabilidades para los
administradores públicos se darán en el caso de la no aplicación del proceso de
saneamiento contable o la utilización indebida de las facultades otorgadas por la
Ley, lo cual implica responsabilidades desde el punto de vista administrativo y
disciplinario.
29
Cabe anotar, que esta Ley tiene unas características que van a permitir el
cumplimiento de su objetivo cuales son, las relacionadas con la temporalidad, no
es una Ley de punto final y es una Ley de carácter prevalente.
Esta Ley, de acuerdo con el artículo que determina su vigencia tendrá aplicación
hasta el 31 de diciembre del año 2003, pero dado el precario grado de avance en
el proceso de una mayoría significativa de entes públicos, se incorporó en el texto
de la Ley de la Reforma Tributaria del año 2004, “Ley 863 de 2003” un articulado
que permitió la ampliación de su primera vigencia hasta el 31 de diciembre del año
2005.
Teniendo en cuenta que en el desarrollo del proceso de saneamiento contable se
van a identificar una serie de partidas que representan bienes y derechos que de
acuerdo con los análisis realizados se podrá determinar si esos bienes son
susceptibles de retiro de la contabilidad por la acción negligente de los servidores
públicos que los tenían bajo su responsabilidad, la Ley dispone que el
Representante Legal deberá iniciar los trámites administrativos necesarios para
informar a las autoridades competentes, para que esta s en el ámbito de su
jurisdicción desarrollen las acción correspondientes desde el punto de vista fiscal,
disciplinario y penal.
30
Ahora bien, el artículo 9º de la Ley 716 dispone que esta es de carácter
prevalente, lo que implica que lo establecido en est a Ley se aplicará de preferencia
sobre las disposiciones especiales previstas para las entidades públicas, lo que
permite que se avance significativamente en la aplicación del proceso, siempre y
cuando se atienda la normatividad correspondiente.
7.2.2. LEY 863 DE 2003
Cómo se había advertido anteriormente, y dado el grado de avance del proceso de
saneamiento contable faltando pocos meses para el término de la vigencia de la
Ley 716 de 2001, el Gobierno Nacional propuso al Congreso de la República
ampliar su aplicación hasta el año 2005, lo cual, se incorporó en los artículos 65,
66 y 67 de la Ley 863 del 2003.
7.2.3. LEY 901 DE 2004
Debido a que en la Ley 716 de 2001 no se incorporaron factores necesarios para
permitir la legalización de los bienes inmuebles por parte de los entes públicos y
otros temas necesarios para realizar el seguimiento al proceso por parte de los
entes públicos competentes, el Congreso de la República aprobó la Ley 901 de
31
2004, por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley 716 de 2. 001,
prorrogada y modificada por la Ley 863 de 2003 y se modifican algunas
disposiciones:
Como características principales de esta Ley podemos destacar que da prorroga
hasta el 31 de diciembre de 2005, la vigencia de varios artículos de la Ley 716,
entre ellos los numero; 1º, 2º, 3º,4º,5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 10º, 11º y 17º.
Adicionalmente, establece que la Procuraduría General de la Nación y demás
autoridades disciplinarias realizarán, las correspondientes investigaciones en contra
de los representantes lega les y miembros del máximo órgano colegiado de
dirección, donde aplique esta ley por no haber adelantado el proceso de
Saneamiento Contable de las entidades y organismos públicos bajo su dirección en
la vigencia inicial de la Ley, con base en los informes r emitidos por la Contaduría
General de la Nación, la Contraloría General de la República o por la autoridad
fiscal correspondiente.
De otra parte, la Ley modificó y adicionó el artículo 4º de la Ley 716, estableciendo
las siguientes condiciones para la depuración de saldos contables:
Valores que afecten la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u
obligaciones ciertos para la entidad.
32
D erechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos
mediante la jurisdicción coactiva.
Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o
pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el
caso
Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de
los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su
cobro o pago.
Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la
perdida de los bienes o derechos.
Cuando evaluada y establecida la relación costo-beneficio resulte más oneroso
adelantar el proceso de que se trate.
Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales
sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar da la
información contable, según corresponda.
En su estructura se pueden identificar tres parágrafos, donde el primero ratifica la
33
posibilidad de contratación del proceso, el segundo precisa sobre el tratamiento de
aquellas partidas cuya cuantía no supera un valor mayor a 5 sala rios mínimos,
para lo cual se requiere la simple prueba sumatoria para ser depurados, y el
tercero, la novedad de incorporar en un boletín semestral de deudores morosos,
como un instrumento más de saneamiento a la cartera pública cuando la deuda
supere los 5 salarios mínimos legales vigentes, y presente una morosidad mayor a
6 meses.
En esta Ley se precisa el procedimiento a seguir para dar cumplimiento al literal g)
del artículo 4º de la Ley 716, en lo relacionado con la obtención de los títulos de
propie dad idóneos, respecto de aquellos bienes inmuebles que aparecen
registrados contablemente, y de los cuales se carezca del derecho de dominio, o
de identidad catastral y de existencia jurídica.
De otra parte, se modificó el Artículo 5 de la ley 716, en lo relacionado con la
competencia y responsabilidad administrativa, que tienen los jefes o directores de
entidades y los Comités, juntas o consejos directivos, como directos responsables
de informar detalladamente anualmente sobre la depuración al poder legislativo
correspondiente, como son el Congreso de la República, las asambleas
Departamentales y los Concejos Municipales.
34
7.2.4. LEY 998 DE 2005
Debido a que un significativo número de entidades públicas no alcanzaron a
desarrollar el 100% de las acciones admi nistrativas necesarias para la depuración y
saneamiento de las partidas que representan bienes, derechos y obligaciones, y
específicamente lo relacionado con la legalización de los bienes inmuebles y la
actualización de los pasivos laborales, el Congreso de la República aprobó la Ley
998 de 2005, en la cual se prorroga por un año más la aplicación de la Ley de
Saneamiento Contable, es decir su aplicación será hasta el 31 de diciembre de
2006.
7.2.5. DECRETO 1282 DE 2000
Decreto que reglamenta la Ley 716, estableciendo la conformación de Comités
Técnicos de Saneamiento Contable, y asignándole sus funciones.
De otra parte, establece que las actuaciones administrativas adelantadas en el
Saneamiento Contable deben quedar adecuadamente soportadas en estudios
técnicos , los cuales deben formar parte de las actas de aprobación suscritas por
los jefes de los organismos o del máximo órgano colegiado, para respaldar las
decisiones adoptadas.
35
Este Decreto precisa que se entiende por información contable depurada,
determinan do que las entidades y organismos del sector público deberán
establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten su
patrimonio público con corte a 31 de diciembre de 2000, depurando y castigando
los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su
eliminación o incorporación en la respectiva contabilidad.
Adicionalmente, precisa quienes deben aplicar la Ley de Saneamiento Contable,
disponiendo que el campo de aplicación de la Ley, comprende los organis mos que
conforman las distintas ramas del poder público en el nivel nacional; las entidades
de control, organismos electorales, entidades y organismos estatales sujetos a
régimen especial, entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y
cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo
relacionado con éstos; siempre y cuando hagan parte del balance general del
sector público.
Para garantizar la definición de hacía donde debe dirigirse el proceso de
saneamiento contable, este Decreto dispuso que los representantes legales de las
entidades y organismos públicos obligados al saneamiento contable, establecerán
las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen,
clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas
contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia
36
correspondiente para su castigo o depuración.
Con el fin de garantizar el adecuado registro contable de las operaciones
generadas en el proce so de saneamiento contable, el Decreto 1282 de 2003, en su
Artículo 8°, dispuso que el Contador General de la Nación incorpore y modifique el
Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, y establezca los procedimientos
contables que se requieran para el debido registro de la depuración contable que
realicen los distintos entes públicos.
De forma complementaria, dispuso que las actuaciones administrativas que se
adelanten para el saneamiento contable, deberán quedar adecuadamente
soportadas en estudios técni cos necesarios para sustentar la depuración y
formarán parte de las actas de aprobación suscritas por los jefes de los organismos
o los integrantes del máximo organismo colegiado, según corresponda.
En cuanto a la actualización de los valores revelados en los estados contables, en
el artículo 10º. da la potestad para que los entes públicos ajusten los saldos de las
cuentas de los estados financieros, a los valores que se establezcan en el proceso
de depuración contable. Dicho ajuste se soportará con las re spectivas actas que se
elaboren y aprueben por los comités técnicos de saneamiento y con un informe
técnico final, suscrito por sus integrantes, en el cual se presenten los resultados
del proceso.
37
7.2.6. DECRETO 1914 DE JULIO DE 2003
Este Decreto precisa entre otros aspectos, el relacionado con la información objeto
de depuración, estableciendo que toda la información que forma parte de los
estados contables hasta la fecha de vigencia de la Ley 716 del 24 de diciembre de
2001 será objeto de depuración.
De otra parte, hace la precisión respecto a que los registros contables derivados
del proceso de saneamiento contable no tendrán efectos fiscales de conformidad
con la reglamentación que expida el Contador General de la Nación.
Un aspecto fundamental que reglamenta este Decreto es el relacionado con la
aplicación de las normas de auditoría en el desarrollo de los procedimientos
relacionados con el saneamiento de la información contable, para la obtención de
una información contable que refleje razonablemente la situación financiera,
económica y patrimonial de los entes públicos, soportándolo en papeles de trabajo
que técnicamente evidencien las actividades llevadas a cabo.
Como complemento, el Decreto faculta a la Contaduría General de la Nación para
que en ejercicio de sus funciones, lleve a cabo las labores de inspección que sean
necesarias y le permitan determinar el cumplimiento de las disposiciones
relacionadas con el proceso de saneamiento contable y, en consecuencia, que los
38
entes públicos suministran información contable que refleja la realidad económica,
financiera y patrimonial. En cumplimiento de dichas labores también podrá solicitar
información relativa al proceso de saneamiento contable de cualquier entidad
pública, mediante la solicitud de informes sobre los avances logrados en desarrollo
del proceso de saneamiento de la información contable.
En relación con el apoyo que debe prestar la Contaduría General de la Nación, el
Decreto dispone que ésta entidad coadyuvará el proceso de saneamiento de la
información contable con actividades de capacitación y asistencia técnica, sin que
ello le obligue a formar parte del comité técnico de saneamiento, ni le genere
responsabilidad alguna por el incumplimiento de las entidades respecto del
saneamiento contable a que se encuentran obligadas.
7.2.7. DECRETO 1014 DE 2005
Con el fin de precisar el tratamiento que se debe dar al artículo 3o de la Ley 901
de 2004, para efectos de la titulación de bienes inmuebles, este Decreto establece
los pasos y requisitos que se deben ab ordar y cumplir para obtener el documento
soporte idóneo que permita evidenciar la pr opiedad de los inmuebles baldíos
rurales o urbanos, según se trate, que hayan sido ocupados o poseídos por una
entidad pública, con ánimo de dueño durante un período no inferior a diez (10) años.
39
Al igual que para aquellos bienes inmuebles que sin haber sido ocupados o
poseídos en el mismo período por una entidad pública, estén destinados a la
prestación de un servicio público o afectado a proyectos de desarrollo en beneficio
de la comunidad.
Adicionalmente el Decreto establece el tratamiento que se debe dar cuando se
requiera obtener el título de los bienes que carecen de identidad catastral y registral .
Constituye factor importante en este Decreto el hecho de que establec e el
mecanismo para legalizar los bienes cuando provienen de la transferencia realizada
por una colectividad, comunidad o un tercero público o privado. Si entre los
otorgantes se encuentra un tercero público, la transferencia del dominio respecto
de este se considerará a título de cesión.
Ahora bien, debido a que muchos entes públicos se encuentran bienes que han
sido construidos con recursos propios, el artículo 6o. del Decreto en mención
establece la forma de legalizar estas construcci ones, estableciend o que el acta de
liquidación del contrato de obra o el documento que haga sus veces, se elevará a
escritura pública, en la cual se dejará expresa constancia de los datos de registro
del inmueble de que se trate, la cual una vez inscrita en la Oficina de Re gistro de
Instrumentos Públicos competente será título idóneo para legalizar la construcción,
sin consideración a que la entidad pública sea o no titular del derecho real de
dominio del bien inmueble sobre el cual se construyó, en virtud de lo establecido
en el artículo 3o de la Ley 901 de 2004.
40
7.3. NORMAS CONTABLES:
7.3.1. Circular Externa 050 de 2002
La Contaduría General de la Nación, con el fin de reglamentar el procedimiento
contable, expidió la circular 050 de 2002 la cual viene derogando la Circular
Externa 032 de 2000.
Como objetivo se propuso, inducir el proceso de identificación de las partidas
inconsistentes que afectan los estados contables institucionales, con el objetivo de
revelar la magnitud y el origen de los problemas, y generar el espacio que co nlleva
a que se adelanten las acciones pertinentes y la expedición de los actos
administrativos que se requieran, para que las áreas contables procedan a efectuar
los ajustes que en cada caso correspondan, y definir los lineamientos generales
que contribuyan a la depuración de saldos antiguos y permitan la incorporación de
operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y
obligaciones.
Se deben depurar:
• Saldos pendientes de conciliar
• Valores pendientes de recaudo o pago con e levada antigüedad
41
• Acreedores y deudores no identificados
• Diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos
contables
• Inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte
• Omisión en liquidación de contrato
Para evitar y solucionar todas las falencias y deficiencias de Orden Contable,
deberá aplicarse el procedimiento relativo al debido reconocimiento, valuación y
revelación de las operaciones financieras, económicas y sociales, sin perjuicio de
las acciones fiscales correspondientes a las responsabilidades del cargo de los
funcionarios públicos.
Las acciones administrativas correspondientes se encaminan así:
• Efectuar exploración exhaustiva de archivos de los documentos soporte,
interno y externos, si se carece de esta se deben utilizar mecanismos
alternos de comprobación, como circulares y requerimientos a los entes o
terceros directa o indirectamente involucrados.
• Desarrollar procedimientos y estrategias especiales para garantizar la
evaluación, documentación y así mismo determinar las correcciones,
reclasificaciones y ajustes correspondientes, sin perjuicio de seguimiento
42
que debe adelantar la Oficina de Control Interno.
• Reproducir los documentos soporte, comprobantes de contabilidad, en
operaciones no regi stradas que hayan afectado la realidad económica de la
entidad, o en su caso obtener copias de los documentos faltantes cuando
son de origen externo.
• Adelantar los procesos de Liquidación de contratos a efectos de determinar
los derechos y obligaciones fi nales frente a terceros.
• Todos los demás que se consideren de gestión administrativa para efectos
de adelantar el proceso de depuración contable.
El tratamiento contable a aplicar es:
• Reclasificación de saldos activos a la cuenta 1996 “bienes y derechos de
responsabilidad administrativa”. Y de saldos pasivos a la cuenta 2996
“Obligaciones en investigación administrativa”.
• Constitución de Provisiones: Los bienes y derechos susceptibles de
aprovisionarse, beberán registrar una provisión equivalente al riesgo
probable o contingencia de pérdida para el ente público, la cual deberá
43
ajustarse permanentemente de acuerdo con los avances que se registren en
el proceso de depuración.
• Castigo de Activos: Los responsables deberán según la Ley ordenar el
castigo del saldo de los activos y sus cuentas complementarias, afectando a
su vez las provisiones constituidas, Debito1997 y Crédito 1996 “bienes y
derechos en investigación administrativa”.
• Ajuste a saldos de la cuenta del Pasivo: Los saldos que correspondan a
obligaciones, no pondrán desconocerse, en tanto que se concluya que
corresponden a pasivos ciertos, pero si se encuentra en alguna de las
causales del Artículo 4º de la Ley 716, y la Ley 901 de 2.004, deberán
depurarse, si no corresponde estos pasivos a obligaciones ciertas podrán
tratarse como aprovechamiento o recuperaciones determinados en el
proceso de depuración y sustentados en los actos administrativos,
registrándole en las cunetas de orden 9390 y 9915, con criterio propio de la
entidad.
Los estados contables deberán quedar depurados totalmente a 31 de diciembre de
2003.
44
7.3.2. Carta Circular 042 de 2003
El objetivo es efectuar un seguimiento al proceso de depuración de la información
contable pública, donde las entidades públicas deberán remitir una comunicación a
la Contaduría General de la Nación en la cual se informe sobre aspectos
relacionados con el proceso de saneamiento de la información financiera, contable
de la entidad, suscrita por el respectivo representante legal y el contador.
Los siguientes aspectos debe contener la comunicación:
• El mecanismo por el cual el representante legal ha definido las políticas y ha
establecido los procedimientos necesarios para identificar, clasificar y
determinar las partidas contables que serán objeto de depuraci ón, mediante
mecanismos de incorporación o anulación.
• Acto administrativo de creación y conformación del Comité Técnico de
saneamiento contable.
• Fecha de expedición del reglamento del Comité Técnico de saneamiento
contable.
• Valor a nivel de cuenta, de las partidas castigadas o incorporadas en bienes,
derechos y obligaciones.
• Valor a nivel de cuenta de las partidas castigadas o incorporadas para los
montos superiores de 5 salarios mínimos legales mensuales.
45
• Valor a nivel de cuenta, de las partidas reconocidas o incorporadas como
bienes, derechos u obligaciones, derivadas del proceso de depuración
contable.
• Estimación del porcentaje de avance en el proceso de depuración.
• Estimación de la fecha probable determinación del proceso de depuración,
de acuerdo con los cronogramas establecidos por cada entidad, dentro del
plazo prescrito por la Ley.
• Existencia de la documentación correspondiente.
Finalmente la Circular Externa 033 de 2.002, hace una síntesis referencial de las
normas expedidas por la Contaduría General de l a Nación que tienen impacto en
los procesos de saneamiento contable
7.3.3. Circular Externa No. 056 de 2004
Como consecuencia de la ampliación del plazo para el desarrollo del proceso de
saneamiento contable, y teniendo en cuenta el grado de avance y la problemática
en su aplicación, la Contaduría General de la Nación expidió la Circular Externa No.
056 de 2004 mediante la cual se dictan los procedimientos que deben ser
aplicados en el proceso de saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716
de 2001 , prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282
46
de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los valores registrados
como ajustes por inflación y de los saldos globales registrados en las cuentas de
Propiedad, Planta y Equipo.
Esta norma pretende orientar a las entidades para que adelanten la gestión
administrativa necesaria para la depuración de la información contable y para la
culminación completa del proceso de saneamiento, de acuerdo con lo establecido
en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003.
Adicionalmente, definir los registros contables que deben realizar las entidades
públicas en el proceso de saneamiento de la información contable, revelando en
una cuenta patrimonial el efecto neto de los valores depurados, precisando el
tratamiento contable de los conceptos que han sido incluidos en el proceso de
investigación administrativa y orientar el proceso de saneamiento contable hasta
su culminación.
Así como, la definición de los lineamientos generales que contribuyan a la
depuración y saneamiento de saldos antiguos, a la vez que permitan la
incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes,
derechos y obligaciones.
Finalmente, buscó definir el procedimiento contable para ajustar los saldos de las
47
propiedades, planta y equipo registrados en forma global, con los valores
determinados en la toma física de bienes.
Buscando dar claridad a los términos que se utilizan en el desarrollo del proceso de
saneamiento contable, en esta norma se hacen las precisiones relacionadas con el
proceso.
En esta parte se presentan, en el contexto de la Ley, los conceptos de: Gestión
administrativa, Depuración contable, Saneamiento contable, Normas de auditoría,
Técnicas de auditoría, Papeles de trabajo, Efectos fiscales y Valor en libros.
Finalmente, la circular externa establece los procedimientos necesarios para el
reconocimiento y revelación, que las entidades públicas deberán aplicar, teniendo
en cuenta que los mismos deberán ampararse en actos administrativos, en los
cuales se explicará en forma detallada entre otros aspectos, el origen de la
decisión, los documentos técnicos que demuestren el estudio adelantado y los
resultados de la investigación efectuada, observando que son de origen y efecto
contable y no pretenden sustituir el ejercicio de las acciones administrativas,
disciplinarias o fiscales que puedan derivarse, por la responsabilidad u omisión de
funciones de los servidores públicos, como resultado de las operaciones que
afecten el patrimonio del sector público.
48
8. ANTECEDENTES BIBLIOGRÁFICOS
Haciendo un análisis de artículos que han tratado sobre el tema de saneamiento
contable, encontramos dos de ellos publicados en la revista “Campaña
Anticorrupción ”, escritos por el doctor Iván Jesús Castillo Caicedo1, los cuales se
presenta n a continuación:
8.1. EL SANEAMIENTO CONTABLE: PROCESO CONTÍNUO DE BENEFICIO
INCALCULABLE
Introducción
A través de estas líneas quiero hacer un corto recorrido por el proceso que sin
lugar a dudas es para mí, el más importante de todos cuantos se hayan iniciado en
la vida económica, financiera y contable en el país: el saneamiento contable.
1
* Coordinador de la Subcontaduría General y de Investigación de la Contaduría
General de la Nación .
49
Está afirmación está sustentada en los beneficios y repercusiones positivas que en
el futuro representará para el sector público en las decisiones de tipo económico,
financiero e inclusive de índole administrativo, que se deban tomar, por cuanto
disponer de información contable real, razonable y verificable, apoyará los
procesos de planificación económica, de gestión financiera y de medición de los
resultados, pero por sobre todo, será una herramienta fundamental en la lucha
contra la corrupción.
En este artículo se presenta en orden lógico el proceso de saneamiento contable,
desde sus antecedentes, la expedición de la Ley 716 y sus decretos
reglamentarios, el apoyo de la Contaduría General de la Nación y de otras
entidades al proceso, el avance que hoy se advierte, su importancia, el futuro con
la posibilidad de prorrogarse la vigencia de la norma.
Aunque sin lugar a dudas muchos aspectos se pudieron haber quedado por fuera,
considero que se han destacados los más importes y significativos.
Antecedentes
Hablar hoy del proceso de saneamiento contable, hace necesario remitirnos a
conocer los antecedente s y las razones que llevaron al Congreso de la República
en el año 2001 a aprobar la Ley 716, cuyo proyecto fue trabajado en forma
50
conjunta entre la Contaduría General de la Nación y Contraloría General de la
República, entidades responsables de la elabora ción del Balance General de la
Nación y de la auditoría al mismo, respectivamente.
Corría el año 1995, y el Gobierno Nacional mediante los decretos 085 y 086 crea
en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Dirección General de la
Contabilidad Pública y define su planta de personal, estableciendo para esta
dependencia, las funciones asignadas al Contador en el Artículo 354 de la
Constitución Política.
En cumplimiento de las funciones encomendadas ésta Dirección concentra sus
esfuerzos en la exp edición del Plan General de Contabilidad Pública, el cual tuvo
lugar a finales del mencionado año, mediante la Resolución 4444, proceso que se
llevó a cabo, con la ayuda de más de un centenar de profesionales de la
Contaduría, la mayoría de los cuales repr esentaban a las principales entidades
públicas, tanto nacionales como territoriales.
En otro campo en el cual trabajó la Dirección fue en el de la preparación y
elaboración del Balance General de la Nación y del Sector Público, para lo cual, se
expidieron a partir del mes de agosto de 1995, las Resoluciones 3425, 3694 y las
circulares externas 001, 002 y 003, con las que se solicita a las entidades públicas
nacionales y territoriales, tanto del nivel central (Ministerios, municipios,
departamentos, entre otros), como descentralizadas (Establecimientos públicos,
51
Empresas Industriales y Comerciales, Sociedades de Economía Mixta, Empresas
Sociales del Estado, Empresas de Servicios Públicos), la preparación, elaboración y
envío de lo que se llamó el “Balance de Apertura” de la información
correspondiente al 31 de diciembre de 1995, cuyo plazo se fijó para el 15 de
febrero del año 1996.
Es de anotar que previamente se había realizado en el país un diagnóstico del
número de entidades que tenían verdaderos sistemas de información contable, el
cual daba unos resultados nada alagadores, al establecerse que el 95% de las
entidades públicas del país no llevaban contabilidad.
Como puede observarse, el tiempo que disponían las entidades para conformar su
primer Balance de acuerdo con las normas recientemente expedidas por la
Dirección General de Contabilidad Pública, era bastante apretado y significó para
las entidades, principalmente para las territoriales, que no tenían procesos
contables, el tener que contratar a prof esionales de la Contaduría Pública, para
realizar esta labor en tan poco tiempo. A lo anterior, se une la poca experiencia de
estos profesionales en el manejo contable del sector público.
Con el fin de cumplir con la obligación legal, antes que en present ar una
información razonable, las entidades incluyeron dentro de este primer balance,
información que en la mayoría de entidades no reunía los requisitos mínimos de
52
consistencia exigidos en el proceso contable, como son el disponer de los
documentos soportes para la incorporación de bienes, derechos y obligaciones, el
incluir información con todo el detalle necesario para un seguimiento posterior, el
disponer de inventarios actualizados, entre otros.
Con el transcurso del tiempo se fue haciendo más evident e la falta de
razonabilidad de la información contable que presentaban las entidades a la CGN,
situación que ha sido advertida por instituciones como la Contraloría General de la
República, en sus procesos de auditoría financiera, por las oficinas de control
interno en los informes que preparaban, por los contadores de las entidades
públicas en las notas a los estados contables, por los revisores fiscales en sus
diferentes dictámenes, y por la misma CGN, en los procesos de asesoría, asistencia
técnica y capacitación en los que participaba.
Estos informes daban cuenta de una información contable del sector público que
arrastraba situaciones de tiempos pasados, que la presentaban sin la consistencia
necesaria y sin la confiabilidad requerida, a pesar de que l as entidades disponían
de normas contables expedidas por el Contador General de la Nación, que les
permitían y les exigían realizar los ajustes, reclasificaciones, incorporaciones o baja
de bienes, cuando sea del caso, para mostrar una información real.
53
Algunas de las consecuencias de lo anterior, son que la información contable no
fue utilizada, en muchas entidades, principalmente las entidades de gobierno,
como la herramienta gerencial que apoya los procesos de toma de decisiones; la
pérdida del control de los bienes; el desconocimiento del valor razonable de los
obligaciones del sector público, como por ejemplo su pasivo pensional y la deuda
pública.
La expedición de la Ley 716 de 2001
Preocupados por esta situación, y como producto de los trabajos
interinstitucionales entre la Contaduría General de la Nación y la Contraloría
General de la República, se pensó en la elaboración de un proyecto de ley que le
permitiera a las entidades públicas, sanear su información contable, y revelar a
partir de allí, información consistente y razonable, el cual fue presentado en el año
1999.
Fue arduo el debate en el Congreso para hacer conocer y entender a los señores
parlamentarios y a otros organismos de control, que el país necesitaba y
reclamaba esta norma, que era urgente su expedición para la organización de las
áreas financieras y de los sistemas de información institucionales, y para la lucha
contra la corrupción, por cuanto está demostrado que el desorden contable hace
presa fácil los problemas de pérdidas de bienes y fondos públicos.
54
El sentido patriótico se impuso finalmente, ante la necesidad de disponer de
información confiable y útil en la toma de decisiones del gobierno, y fue así como
el 21 de diciembre del año 2001 se expide la Ley 716. No obstante, s e precisó en
el texto normativo que no se trataba de borrón y cuenta nueva, ni de una amnistía
para las irregularidades cometidas en el pasado, lo era motivo de preocupación en
los debates del Congreso, sino que se obligó a ser puestas en conocimiento de l as
respectivas autoridades, las irregularidades advertidas en ejecución del proceso.
Los aspectos básicos de la norma están en su artículo 1º cuando manifiesta: “Del
objeto. La presente ley regula la obligatoriedad de los entes del sector público de
adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información
contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la
realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas ”.
Por su parte, en el artículo 6º se anota: “Acciones complementarias. Los términos
de la presente ley no sustituyen el ejercicio de las acciones legales pertinentes que
se desprendan por la acción irregular u omisión de los deberes y responsabilidades
de los servidores públicos o terceros involucrados.”
Importante en esta ley es lo relacionado con la responsabilidad y la competencia
en la ejecución del proceso, cuando establece en forma expresa que le
corresponde al Representante Legal en las entidades del sector central, y al
55
máxi mo organismo colegiado de dirección y el director, gerente o presidente,
según se denomine en las entidades descentralizadas.
El Congreso consideró que esta norma no podría ser indefinida en el tiempo, por
ello, le otorgó una característica de temporalida d, y estableció la vigencia para dos
años, los cuales culminan el próximo 31 de diciembre del 2003. Igualmente, le dio
una fuerza vinculante, al establecer su prevalencia jurídica frente a otras
disposiciones específicas para las entidades públicas.
Apoyo de la Contaduría General de la Nación al proceso
La misma norma le establece a la Contaduría General de la Nación
responsabilidades a cumplir, cuando en el Artículo 7º expresa que, ésta entidad
establecerá los procedimientos para el registro contable de las operaciones que se
deriven de la aplicación de la ley.
En cumplimiento de este mandato la CGN expidió en el año 2002 la Circular
Externa 050, en la cual se precisan los procedimientos a realizar y los registros
contables que deben efectuarse en este proceso de saneamiento contable.
Ahora bien, más allá de esta función normativa, la CGN ha desplegado durante
todo el año 2003 un proceso de difusión y capacitación sobre ésta norma, teniendo
56
en cuenta, que durante el año 2002, fue muy poco el avance que presentaron las
entidades.
Dentro de este proceso se contó con el apoyo financiero y logístico de la firma
Cassalls y Asociados, quien patrocinó la realización de 16 eventos a nivel nacional,
a los cuales se hicieron presente 782 entes públicos, representados por 2.881
servidores públicos, con un gran éxito, como se puede advertir en las evaluaciones
de los mismos.
También se han adelantado otros procesos o seminarios de capacitación en
distintas ciudades del país, con recursos propios de la CGN y en mu chos casos con
recursos de las entidades interesadas en el tema.
De otra parte, han sido recepcionadas hasta el mes de noviembre de 2003, 161
consultas sobre el proceso de saneamiento contable que fueron atendidas con la
debida oportunidad, haciendo clari dad sobre los procedimientos a realizar y los
registros contables que se deben efectuar.
En este sentido, y con el fin de hacer más dinámico el proceso de consulta y
respuestas, la CGN implementó en su página WEB, un link que permite a los entes
públicos formular sus inquietudes sobre este tema y obtener por esta misma vía la
respectiva respuesta.
57
En conjunto con la Contraloría General de la República se publicó en el mes de
julio de 2003 la Cartilla denominada “Saneamiento Contable – Guía Práctica”, en la
cual se presentan los antecedentes de la norma, se destaca el procedimiento
general que las entidades deben seguir para el saneamiento contable, se
incluyeron las preguntas más frecuentes y sus respetivas respuestas, se diseñaron
los diferentes formatos que las entidades deben diligenciar y se presentaron a
manera de ejemplo, algunos casos prácticos y su respectiva contabilización.
Se han realizado asistencias técnicas directamente a diferentes Comités de
Saneamiento Contable en algunas entidades, como po r ejemplo en la Cámara de
Representantes.
Importancia del proceso
Aunque la importancia del proceso está justificado en las exposiciones de motivos
de la misma Ley 716, no sobra anotar que depurar la información contable es
supremamente necesario para el país, en la medida que permitirá conocer la
verdadera situación financiera, económica y social, es decir la situación patrimonial
del sector público, con lo cual se podrán identificar en forma detallada, los bienes,
derechos y obligaciones ciertos de cada ente público, y por esa vía, se convertirá la
información saneada en una barrera infranqueable para ese devastador flagelo de
la corrupción, que el gobierno han venido combatiendo con todos sus esfuerzos.
58
Por ello, la contabilidad pública como un sistem a de información, se convierte en
una herramienta fundamental para el ejercicio del control público en todas sus
manifestaciones, de control interno, fiscal, disciplinario, político y ciudadano.
El saneamiento contable es importante porque la información real, ayudará a los
procesos de toma de decisiones administrativas, a una mejor planificación de la
gestión financiera, y servirá de base para la construcción de verdaderos
indicadores de la gestión de los gobernantes.
El saneamiento contable es importante en la medida que una información real
permite proyectar las necesidades de ahorro, inversión y financiamiento, facilita la
integración de los sistemas de información financiera y de los procesos
administrativos y coadyuva al fortalecimiento de una verdad era cultura contable.
Avance del proceso
Aunque la Ley 716 fue expedida a finales del año 2001, las entidades le dieron la
importancia del caso solo durante el año 2003, cuando el Contador General de la
Nación, Dr. Jairo Alberto Cano Pabón posesionado e n el cargo a partir del 7 de
enero de ese año, preocupado por el poco avance del proceso durante el año
2002, y por la proximidad de terminación de la vigencia de la norma, empezó a
59
gestionar a través de organismos o entidades públicas y privadas, la conse cución
recursos que permitieran emprender un proceso urgente de capacitación.
Producto de esas gestiones fueron los convenios con Casalls, Universidad de
Antioquia, Gobernación de Cundinamarca, entre otros.
El despliegue de la capacitación liderado por Contaduría General de la Nación,
contó con el apoyo irrestricto de otras instituciones como la Procuraduría General
de la Nación y la Contraloría General de la República, quienes desplazaron a varios
eventos a funcionarios a explicar la importancia del proceso y las implicaciones que
se podrían derivar de no acatar la norma.
Todo lo anterior, conllevó a generar una dinámica y una sinergia entre los distintos
entes públicos que a partir de ese momento le han puesto un mayor interés y
entusiasmo en el cumplimiento de la Ley.
Hoy se puede afirmar que el proceso avanza bien, sin desconocer que el año 2002
fue un año prácticamente perdido para la mayoría de entidades, quizá por no tener
la suficiente claridad en la aplicación procedimental de la norma.
Para hacer claridad y recordar la necesidad de adelantar el proceso de
saneamiento el Contador General de la Nación ha expedido varias normas
60
relacionadas, insistiendo con los representantes legales de las entidades para que
adelanten las acciones de depuración de la información. Estas normas son: circular
externa 050 del 2002, carta circular 042, 043 y 045, y el instructivo 015 de 2003.
Con éste último, se solicitó a las entidades informen sobre el avance del proceso
en cada una de ellas, a fecha 30 de septiembre. Aunque se está haciendo la
consolidación de esta información que enviaron las entidades, se puede afirmar
que el avance que demuestran las entidades es bien importante.
El futuro del proceso
La vigencia de la Ley 716 y dada su temporalidad vence el próximo 31 de
diciembre de 2003. Hemos manifestado que el proceso adquirió toda su dinámica
durante el año 2003 y dada su complejidad por la responsabilidad implícita en él,
tanto en el campo jurídico como en el campo procedimental, muchas entidades
públicas han manifestado su imposibilidad de culminar el proceso al término de la
vigencia de la ley.
Esta complejidad jurídica y procedimental se advierte básicamente en los procesos
de legalización de predios, es decir, el proceso de encontrar los documentos
soportes que permitan demostrar la propiedad de los bienes, por cuanto se ha
podido comprobar que en el sector público y especialmente en los entes
61
territoriales, los predios o bienes inmuebles no están legalizados, lo cual es una
situación jurídica no fácil de resolver.
Existen otros inconvenientes que las entidades han tenido que sortear, como por
ejemplo la consecución de la documentación que respalden los derechos u
obligaciones registradas desde años anteriores, la asignación de valores reales a
los inventarios de bienes, la individualización de estos inventarios, la determinación
de la prescripción o caducidad de derechos u obligaciones.
A lo anterior, debemos agregarle los inconvenientes de índole logísticos, como por
ejemplo la falta de personal en la entidad para realizar el proceso, la falta de
recursos presupuestales para su contratación, lo cual muchas entidades lo tomaron
como excusa para no empezarlo, situación que la misma Procuraduría aclaró en el
sentido que no podrían tomarse estas razones como excusas para incumplir la ley.
También se han hecho evidentes en algunas entidades públicas, situaciones como
el temor que le asiste a los comités técnicos de saneamiento y a los representantes
legales para tomar decisiones de sanear la información, como por ejemplo, dar de
baja o retirar de la contabilidad bienes, derechos y obligaciones inexistentes o
prescritos, con el argumento que pueden verse abocados a investigaciones de
responsabilidades fiscales, por parte de las contralorías.
62
Esta situación ha sido bien aclarada por la misma Contraloría General de la
República, cuando ha manifestado que lo importante del saneamiento es allegar
las pruebas y demostrar las acciones adelantadas para soportar legalmente las
decisiones tomadas. Se ha manifestado por esta entidad, que es responsabilidad
del representante legal poner en conocimiento de las autoridades de control las
presuntas irregularidades detectadas en el proceso para ser objeto de la respectiva
investigación.
Se ha manifestado por parte de la Contraloría General de la República, que si el
proceso está bien documentado y las decisiones tomadas se han hecho
cumpliendo con la norma, las entidades no deben tener ningún tipo de temor,
frente a lo realizado.
Posibilidad de prorrogar la Ley
Las enti dades han manifestado su deseo de que se amplíe la vigencia de la norma,
por la imposibilidad de culminar al 31 de diciembre de 2003 en forma exitosa el
proceso que ya iniciaron, dado principalmente por lo manifestado antes, lo de la
complejidad del proceso, lo del año 2002 que fue un año casi perdido para
arrancar, por la falta de recursos, por la falta de personal, poca difusión o
capacitación al comienzo.
63
Se han manifestado otras razones, como por ejemplo, que el año 2003 fue un año
electoral y que esta situación conllevó a que algunas administraciones,
básicamente en el orden territorial, y ante la proximidad de su retiro no le dieran
al proceso la importancia requerida.
Estas razones, y la necesidad de culminar un proceso que ya tiene un avance m uy
significativo para disponer de información real, motivaron al Gobierno Nacional a
presentar al Congreso un proyecto de Ley que amplíe la vigencia de la norma, por
otros dos años más, el cual está siguiendo su curso normal, y se aspira que antes
de terminar la presente legislatura, sea aprobada la Ley de prórroga.
Ahora bien, el proyecto presentado contempla otras situaciones distintas a la
prórroga, como por ejemplo, se incluyó dentro del texto, procedimientos para
agilizar los trámites de legalización de predios entre entes públicos, que como
hemos advertido, es sin duda el principal problema del saneamiento contable.
Se espera que el Congreso apruebe este proyecto con estos procedimientos, para
asegurarles a las entidades unos trámites muchos más fáciles para proceder a
legalizar las propiedades.
64
No obstante la posibilidad de la prórroga, la Procuraduría ha sido enfática en
afirmar que se iniciarán las investigaciones para aquellas entidades que no le han
dado cumplimento a la norma vigente.
Finalme nte, quiero terminar este artículo retomando la importancia que tiene para
el país, que el proceso culmine en forma exitosa, para lo cual se requiere que la
norma sea ampliada en su vigencia. Esa importancia está en el beneficio o las
ventajas que traerá el disponer de información real, razonable y verificable, tanto
para las autoridades económicas, políticas, de gestión, de control y en definitiva
para la sociedad civil, pero por sobre todo, para combatir ese cruel e indeseable
flagelo de la corrupción.
El segundo artículo relacionado con el tema, es presentado a continuación:
8.2. “CRÓNICA DE UN SANEAMIENTO ANUNCIADO”
EL SANEAMIENTO CONTABLE: PROCESO CONTÍNUO DE BENEFICIO

INCALCULABLE.
A través de estas líneas se hace un corto recorrido por el proceso que, sin lugar a
dudas, es el más importante de todos, dándose como estrategia de transparencia
en la vida económica, financiera y contable del país: el saneamiento contable.
65
Está afirmación está sustentada en los beneficios y repercusiones positivas que en
el futuro representará para el sector público, las decisiones de tipo económico,
financiero e inclusive de índole administrativo, que se deban tomar por cuanto
disponer de información contable real, razonable y de verificación, apoyando así,
los procesos de planificación económica, de gestión financiera y de medición de los
resultados, pero por sobre todo, de convertirse en una herramienta fundamental
en la lucha contra la corrupción.
En esta crónica, se presenta en orden lógico el proceso de saneamiento contable,
desde sus antecedentes, la expedición de la Ley 716 y sus decretos
reglamentarios, el apoyo de la Contaduría General de la Nación y de otras
entidades al proceso, su importancia, el avance que hoy se advierte, el futuro, con
la posibilidad de pro rrogarse la vigencia de la norma.
Aunque sin lugar a dudas, muchos aspectos se pudieron haber quedado por fuera,
se han destacado los más importantes y significativos.
Antecedentes de una expedición necesaria...
Hablar hoy del proceso de saneamiento contable, hace necesario remitirnos a
conocer los antecedentes y las razones que llevaron al Congreso de la República
en el año 2001 a aprobar la Ley 716, cuyo proyecto fue trabajado en forma
66
conjunta entre la Contaduría General de la Nación y Contraloría General de la
República, entidades responsables de la elaboración del Balance General de la
Nación y de la auditoría al mismo, respectivamente.
Corría el año 1995, y el Gobierno Nacional mediante los decretos 085 y 086, crea
en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Dirección General de la
Contabilidad Pública y define su planta de personal, estableciendo, para esta
dependencia, las funciones asignadas al Contador en el Artículo 354 de la
Constitución Política.
En cumplimiento de las funciones encomendadas, ésta Dirección concentra sus
esfuerzos en la expedición del Plan General de Contabilidad Pública, el cual tuvo
lugar a finales del mencionado año, mediante la Resolución 4444, proceso que se
llevó a cabo, con la ayuda de más de un centenar de profesionales de la
Contaduría, la mayoría de los cuales, representaban a las principales entidades
públicas, tanto nacionales como territoriales.
En otro campo, en el cual trabajó la Dirección, fue en el de la preparación y
elaboración del Balance Gener al de la Nación y del Sector Público, para lo cual, se
expidieron a partir del mes de agosto de 1995, las Resoluciones 3425, 3694 y las
circulares externas 001, 002 y 003, con las que se solicita a las entidades públicas,
nacionales y territoriales, tanto del nivel central - Ministerios, municipios,
67
departamentos, entre otros -, como descentralizadas - Establecimientos públicos,
Empresas Industriales y Comerciales, Sociedades de Economía Mixta, Empresas
Sociales del Estado, Empresas de Servicios Públicos -, la preparación, elaboración y
envío de lo que se llamó el “Balance de Apertura” de la información
correspondiente, al 31 de diciembre de 1995, cuyo plazo se fijó para el 15 de
febrero del año 1996.
Es de anotar que previamente se había realizado en el país un diagnóstico del
número de entidades que tenían verdaderos sistemas de información contable, el
cual presentaba unos resultados nada halagadores, al establecerse que el 95% de
las entidades públicas de los niveles central, principalmente en el orden t erritorial
del país, no llevaban contabilidad.
Como puede observarse, el tiempo que disponían las entidades para conformar su
primer Balance de acuerdo con las normas recientemente expedidas por la
Dirección General de Contabilidad Pública, era bastante apretado y significó para
las entidades, principalmente para las territoriales, que en su mayoría no tenían
procesos contables, el tener que contratar a profesionales de la Contaduría
Pública, para realizar esta labor en tan corto tiempo. A lo anterior, se une la poca
experiencia de muchos de estos profesionales en el manejo contable del sector
público.
68
Con el fin de cumplir con la obligación legal, antes que en presentar una
información razonable, las entidades incluyeron dentro de este primer balance,
información que en la mayoría de los casos, no reunía los requisitos mínimos de
consistencia exigidos en el proceso contable, como son, el disponer de los
documentos de soporte para la incorporación de bienes, derechos y obligaciones;
el incluir información con todo el detalle necesario para un seguimiento posterior,
el contar con inventarios actualizados, entre otros.
Con el transcurso del tiempo se fue haciendo más evidente la falta de
sustentamiento de la información contable que presentaban las entidade s a la
Contaduría General de la Nación, situación que ha sido advertida por instituciones
como la Contraloría General de la República en sus procesos de auditoría
financiera; la Comisión Legal de Cuentas del Congreso, en el análisis de
fenecimiento de las cuentas; las oficinas de control interno en los informes que
preparaban; por los contadores de las entidades públicas en las notas a los
estados contables; los revisores fiscales en sus diferentes dictámenes, y por la
misma Contaduría General de la Nación, en los procesos de asesoría, asistencia
técnica y capacitación en los que participaba.
No obstante la descripción de estos antecedentes, es importante señalar que CGN
venía insistiendo con las entidades en la realización de un proceso de depuración
de saldos antiguos y de conciliación o confrontación con las existencias ciertas y
69
reales de las operaciones, que concretó con la expedición de la circular externa
013 del 02 de diciembre de 1996, con la cual se dieron instrucciones para el
debido reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones financieras,
económicas y sociales.
Más adelante, y ante la necesidad de continuar este proceso de revelar
información consistente y depurada, se expide la circular externa 032 del 14 de
enero de 2000, la cual establece el procedimiento contable para identificar y
separar en las respectivas cuentas los valores antiguos sin depuración de aquellos
depurados o reales, estableciéndose para los primeros, la obligación de adelantar
las acciones administrativas necesarias para determinar su permanencia o no de
estos saldos en la información contable.
Los informes de las distintas instancias de control daban cuenta de una
información contable del sector público, que arrastraba situaciones de tiempos
pasados, que la pres entaban sin la consistencia necesaria, y sin el grado de
confianza requerido, a pesar de que las entidades disponían de normas contables
expedidas por el Contador General de la Nación, que les permitían y les exigían
realizar los ajustes, reclasificaciones , incorporaciones o bajas de bienes, cuando
fuese el caso, para mostrar una información real.
70
Algunas de las consecuencias de lo anterior, son que la información contable no
fue utilizada en muchas entidades, principalmente las entidades de gobierno, como
la herramienta gerencial que apoya los procesos de toma de decisiones; la pérdida
del control de los bienes; el desconocimiento del valor razonable de las
obligaciones del sector público, como por ejemplo su pasivo pensional y la deuda
pública.
Se da inicio a la expedición: saneamiento contable
Preocupados por esta situación, y como producto de los trabajos
interinstitucionales entre la Contaduría General de la Nación y la Contraloría
General de la República, se pensó en la elaboración de un proyecto de ley que le
permitiera a las entidades públicas, sanear su información contable, y revelar a
partir de allí, información consistente y razonable, el cual fue presentado en el año
1999.
Fue arduo el debate en el Congreso para hacer conocer y entender a los señores
parlamentarios y a otros organismos de control, que el país necesitaba y
reclamaba esta norma, que era urgente su expedición para la organización de las
áreas financieras y de los sistemas de información institucionales, y para la lucha
contra la corrupción, por cuanto está demostrado que el desorden contable hace
presa fácil a los problemas de pérdidas de bienes y fondos públicos.
71
El sentido patriótico se impuso finalmente, ante la necesidad de disponer de
información confiable y útil en la toma de decisiones del gobierno, y fue así como
el 21 de diciembre del año 2001 se expide la Ley 716. No obstante, se precisó en
el texto normativo que no se trataba de borrón y cuenta nueva, ni de una amnistía
para las irregularidades cometidas en el pasado, que era a ciencia cierta, motivo
de preocupación en los debates del Congreso, sino que se obligó a ser puestas en
conocimiento de las respectivas autoridades, las irregularidades advertidas en
ejecución del proceso.
Los aspectos básicos de la norma están en su artículo primero, donde se
manifiesta: “Del objeto. La presente ley regula la obligatoriedad de los entes del
sector público de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar
la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en
forma fidedigna, la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades
públicas”.
Por su parte, en el artículo sexto se anota: “Acciones complementarias. Los
términos de la presente ley no sustituyen el ejercicio de las acciones legales
pertinentes que se desprendan por la acción irregular u omisión de los deberes y
responsabilidades de los servidores públicos o terceros involucrados.”
72
Lo importante en esta ley, es lo relacionado con la responsabilidad y la
competencia en l a ejecución del proceso, estableciendo en forma expresa, que le
corresponde al Representante Legal en las entidades del sector central, y al
máximo organismo colegiado de dirección y el director, gerente o presidente,
según se denomine en las entidades descentralizadas.
El Congreso consideró que esta norma no podría ser indefinida en el tiempo, por
ello, le otorgó una característica de temporalidad, y estableció la vigencia para dos
años, los cuales culminan el próximo 31 de diciembre del 2003. Igualmente, le dio
una fuerza vinculante, al establecer su prevalencia jurídica frente a otras
disposiciones específicas para las entidades públicas.
La responsabilidad de la expedición, en la Contaduría General de la

N ación
La misma norma, le establece a la Contaduría General de la Nación, que en esta
lectura será enunciada como la CGN, responsabilidades a cumplir cuando en el
Artículo séptimo se expresa que, ésta entidad, establecerá los procedimientos
para el registro contable de las operaciones que se deriven de la aplicación de la
ley.
73
En cumplimiento de este mandato, la CGN, expidió en el año 2002 la Circular
Externa 050, en la cual se precisan los procedimientos a realizar y los registros
contables que deben efectuarse en este proceso de saneamiento contable.
Ahora bien, más allá de esta función normativa, la CGN ha desplegado durante
todo el año 2003 un proceso de difusión y capacitación sobre ésta norma, teniendo
en cuenta, que durante el año 2002, fue muy poco el avance que presentaron las
entidades.
Dentro de este proceso se contó con el apoyo financiero de la Agencia de los
Estados Unidos para el Desarrollo Internacional – USAID, a través de la firma
Casals & Associates Inc quienes patrocinaron la realización de 16 eventos en el
ámbito nacional, a los cuales se hicieron presente 782 entes públicos,
representados por 2.881 servidores públicos, con un gran éxito, como se puede
advertir en las evaluaciones de los mismos.
También se han adelantado otros procesos o seminarios de capacitación en
distinta s ciudades del país, con recursos propios de la CGN y en muchos casos, con
recursos de las entidades interesadas en el tema, atendiendo todas las solicitudes
presentadas.
74
De otra parte, han sido recibidas hasta el mes de noviembre de 2003, 161
consultas sobre el proceso de saneamiento contable, que fueron atendidas con
buena disponibilidad, haciendo claridad sobre los procedimientos a realizar y los
registros contables que se deben efectuar.
En este sentido, y con el fin de hacer más dinámico el proceso de consulta y
definiciones, la CGN implementó en su página WEB, un “link” que permite a los
entes públicos formular sus inquietudes sobre este tema y obtener por esta misma
vía la respectiva respuesta.
En conjunto con la Contraloría General de la República se publicó en el mes de
julio de 2003 la Cartilla denominada “Saneamiento Contable – Guía Práctica”, en la
cual se presentan los antecedentes de la norma, destacando el procedimiento
general que las entidades deben seguir para el saneamiento contable, incluyendo
las preguntas más frecuentes y sus respectivas respuestas; de igual manera, se
diseñaron los diferentes formatos que las entidades deben diligenciar, presentando
a manera de ejemplo, algunos casos prácticos y su respectiva contabilización.
Se han realizado asistencias técnicas y acompañamientos directamente a
diferentes Comités de Saneamiento Contable en algunas entidades, como por
ejemplo, en la Cámara de Representantes, Instituto de los Seguros Sociales,
Ministerio de Defensa Nacional, Ministerio de Hacienda, municipio de Medellín,
75
Beneficencia de Antioquia, Empresas Públicas de Medellín, Lotería del Valle, entre
otras.
La importancia del proceso de saneamiento y su permanente expedición
Aunque la importancia del proceso está justificado en las exposiciones de motivos
de la misma Ley 716, no sobra anotar que la depuración de la información
contable es supremamente necesaria para el país, en la medida que permitirá
conocer la verdadera situación financiera, económica y social, es decir, la situaci ón
patrimonial del sector público, con lo cual se podrán identificar, en forma
detallada, los bienes, derechos y obligaciones ciertos de cada ente público, y por
esa vía, se convertirá la información saneada en una barrera infranqueable para
ese devastador flagelo de la corrupción, que el gobierno colombiano ha venido
combatiendo con todos sus esfuerzos.
Por ello, la contabilidad pública como un sistema de información, se convierte en
una herramienta fundamental para el ejercicio del control público en to das sus
manifestaciones: control interno, fiscal, disciplinario, político y ciudadano.
El saneamiento contable es importante, porque la información real, ayudará a los
procesos de toma de decisiones administrativas a una mejor planificación de la
gestión financiera y, servirá de base, para la construcción de verdaderos
indicadores de la gestión de los gobernantes.
76
Su relevancia es crucial en la medida que una información real, permite proyectar
las necesidades de ahorro, inversión y financiamiento, facili tando así, la
integración de los sistemas de información financiera, de los procesos
administrativos cooperando sobre el fortalecimiento de una verdadera Cultura
Contable.
Mensaje del C ontador General de la N ación ante las comisiones terceras

económicas conjuntas del Congreso de la Republica
Logros de la exploración, en el proceso de saneamiento
Aunque la Ley 716 fue expedida a finales del año 2001, las entidades le dieron la
importancia del caso solo durante el año 2003, cuando el Contador General de la
Nación, Dr. Jairo Alberto Cano Pabón posesionado en el cargo a partir del 7 de
enero de ese año, preocupado por el poco avance del proceso durante el año
2002, y por la proximidad de terminación de la vigencia de la norma, empezó a
gestionar a través de organismos o entidades públicas y privadas, la consecución
de recursos que permitieran emprender un proceso urgente de capacitación.
Producto de esas gestiones, fueron los convenios con Casals, Universidad de
Antioquia, y los recursos del proyecto MAFP, entre otros.
77
El despliegue de la capacitación, liderado por Contaduría General de la Nación,
contó con el apoyo estricto de otras instituciones como la Procuraduría General de
la Nación y la Contraloría General de la República, quienes desplazaron a vario s
eventos a funcionarios a explicar la importancia del proceso y las implicaciones que
se podrían derivar de no acatar la norma.
Todo lo anterior, conllevó a generar una dinámica y una sinergia entre los distintos
entes públicos que, a partir de ese momento, han puesto un mayor interés y
entusiasmo en el cumplimiento de la Ley.
Hoy se puede afirmar que el proceso avanza bien, ha concebido importantes
logros, sin desconocer que el año 2002 fue un año prácticamente perdido para la
mayoría de entidades, quizá por no tener la suficiente claridad en la aplicación
procedimental de la norma.
Para hacer claridad y recordar la necesidad de adelantar el proceso de
saneamiento, el Contador General de la Nación, ha expedido varias normas
relacionadas, insistiendo con los representantes legales de las entidades para que
adelanten las acciones de depuración de la información. Estas normas son: circular
externa 050 del 2002, carta circular 042, 043 y 045, y el instructivo 015 de 2003.
Con éste último, se solicitó a las entidades informar sobre el avance del proceso en
cada una de ellas, a la fecha 30 de septiembre del año en curso. Aunque se está
78
haciendo la consolidación de esta información que enviaron las entidades, se
puede afirmar que el avance que demuestran las entidades es bien importante.
De la exploración, a la correcta explotación contable
La vigencia de la Ley 716 y dada su temporalidad, vence el próximo 31 de
diciembre de 2003. Se ha manifestado que el proceso adquirió toda su dinámica
durante el año 2003 y dada su complejidad por la responsabilidad implícita en él,
tanto en el campo jurídico como en el campo procedimental, muchas entidades
públicas han manifestado su imposibilidad de culminar el proceso al término de la
vigencia de la ley.
Esta complejidad jurídica y procedimental, se advierte básicamente en los procesos
de legalización de predios, es decir, el proceso de encontrar los documentos
soportes que permitan demostrar la propiedad de los bienes, por cuanto se ha
podido comprobar que, en el secto r público y especialmente en los entes
territoriales, los predios o bienes inmuebles no están legalizados, lo cual es una
situación jurídica difícil de resolver.
Existen otros inconvenientes que las entidades han tenido que sortear, como por
ejemplo, la consecución de la documentación que respalda los derechos u
obligaciones registrados desde años anteriores; la asignación de valores reales a
79
los inventarios de bienes, la individualización de estos inventarios; la determinación
de la prescripción o caducidad de derechos u obligaciones.
A lo anterior, debemos agregarle los inconvenientes de índole logísticos, como por
ejemplo, la falta de personal en la entidad para realizar el proceso y la carencia de
recursos presupuestales para su contratación, lo cual muchas entidades lo tomaron
como excusa para no empezarlo, situación que la misma Procuraduría, aclaró en el
sentido de no poderse tomarse estas razones como excusas para incumplir la ley.
También se han hecho evidentes en algunas entidades públicas, situa ciones como
el temor que asiste a los comités técnicos de saneamiento y a los representantes
legales para tomar decisiones de sanear la información, como por ejemplo, dar de
baja o retirar de la contabilidad bienes, derechos y obligaciones, inexistentes o
prescritos, con el argumento que pueden verse abocados a investigaciones de
responsabilidades fiscales, por parte de las contralorías.
Esta situación ha sido bien aclarada por la misma Contraloría General de la
República, cuando ha manifestado que lo imp ortante del saneamiento es allegar
las pruebas y demostrar las acciones adelantadas para soportar legalmente las
decisiones tomadas. Igualmente, esta entidad ha aclarado, que es responsabilidad
del representante legal poner en conocimiento de las autoridades de control las
80
presuntas irregularidades detectadas en el proceso, para ser objeto de la
respectiva investigación.
Del mismo modo, se ha manifestado por parte de la Contraloría General de la
República, que si el proceso está bien documentado y las deci siones tomadas se
han hecho cumpliendo con la norma, las entidades no deben tener ningún tipo de
temor, frente a lo realizado.
De la posibilidad de continuar la expedición: saneamiento contable
Las entidades han manifestado su deseo de que se amplíe la v igencia de la norma,
por la imposibilidad de culminar al 31 de diciembre de 2003 en forma exitosa el
proceso que ya iniciaron, dado principalmente por lo manifestado antes, la
complejidad del proceso, lo acaecido en el año 2002, un tiempo casi perdido para
arrancar, por la falta de recursos, personal, difusión y capacitación en un
comienzo.
Han salido a la luz otras razones, como por ejemplo, que el año 2003 fue un año
electoral y que esta situación conllevó a que algunas administraciones,
básicamente en el orden territorial, y ante la proximidad de su retiro, no le dieran
al proceso la importancia requerida.
81
Estas razones, y la necesidad de culminar un proceso que ya tiene un avance muy
significativo, para disponer de información real, motivaron al Go bierno Nacional a
presentar al Congreso un proyecto de Ley que prorrogue la vigencia de la norma,
por otros dos años más, el cual está siguiendo su curso normal, y se aspira que
antes de terminar la presente legislatura, sea aprobada esa esperada Ley de
prórroga.
Ahora bien, el proyecto presentado contempla otras situaciones distintas a la
prórroga, por ejemplo, se incluyó dentro del texto procedimientos para agilizar los
trámites de legalización de predios entre entes públicos, que como hemos
advertido, son sin duda el principal problema del saneamiento contable. Se espera
que el Congreso apruebe este proyecto con estos procedimientos, para asegurarles
a las entidades unos trámites muchos más fáciles para proceder a legalizar las
propiedades.
No obstante, ante la posibilidad de la prórroga, la Procuraduría ha sido enfática en
afirmar que se iniciarán las investigaciones para aquellas entidades que no le han
dado cumplimento a la norma vigente.
Finalmente, es importante retomar la importancia que tiene pa ra el país, que el
proceso culmine en forma exitosa, para lo cual se requiere que la norma sea
ampliada en su vigencia. Esa importancia está en el beneficio o las ventajas que
82
traerá el disponer de información real, razonable y verificable, tanto para las
autoridades económicas, políticas, de gestión y control, en definitiva, para la
sociedad civil, pero por sobre todo, para combatir ese cruel e indeseable flagelo de
la corrupción.
83
9. RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA
Y SOCIAL ANTES DE LA APLICACIONES DE LA LEY DE
SANEAMIENTO CONTABLE.
9.1. GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA
Teniendo en cuenta la información presentada por la entidad a la Contaduría
General de la Nación para los cortes de 2001 a 2005, se evidencia que la entidad
ha trasladado de sus cuentas que representan activos a las cuentas creadas
especialmente para el tratamiento del proceso de saneamiento contable, partidas
objeto de depuración, valores significativos y progresivos para estos periodos.
Tal como se puede ver en el Anexo No. 1, para el año 2001 se trasladaron de las
cuentas que representan bienes y derechos la suma de $511, 7 millones,
presentando aumentos significativos año tras año, de tal manera que para el año
2002 se realizó el traslado por $588 ,7 millones, para el año 20 03 $869, 3 millones,
para el año 2004 un aumento significativo pasando a $90.517,6 millones,
finalizando con corte a septiembre 30 de 2005 por un valor de $123.436,9
millones.
84
Estas variaciones significativas se presentan principalmente en dos rubros del
balance: el primero relacionado con los deudores, los cuales para el año 2001
mostraban un valor de $1,0 millones pasando a $85.973,0 millones para el 2005.
El otro rubro que presentó variación significativa es el referido a la propiedad de
planta y equipo pasando de $510,7 millones en el año 2001 a $2.233, 4 millones
en el 2005.
Otro rubro significativo que durante los tres primeros años objeto de análisis que
no tuvo movimientos, es el de otros bienes y derechos en investigación
administrativa, el cual, representa para el año 2005 $35.085,1 millones.
Por su parte, los pasivos presentan un comportamiento similar, iniciando en el año
2001 con un valor de $56,2 millones llegando hasta los $63.592,4 millones
cobrando importancia por su representatividad las cuentas por pagar que en año
2001 revelaban un valor de $1.300,6 millones, alcanzando los $55.973,8 millones a
2005.
Ahora bien, respecto al impacto patrimonial reflejado en la dinámica de las cuentas
creadas para reconocer el efecto del saneamiento conta ble podemos observar que
durante los años 2004 y 2005 el patrimonio ha sido afectado negativamente
en -$117,1 millones para 2004 y de forma positiva por $5.009,6 millones para el
año 2005.
85
Cobra importancia dentro de las variaciones patrimonial es, el hecho de que para el
año 2005 se hayan incorporado $4.804,6 millones en las cuentas que representan
las propiedades, planta y equipo, generando un aumento patrimonial significativo.
Respecto a las contingencias relacionadas con bienes y derechos en investigación
administrativa, para el año 2005 se revela una variación significativa que
representa $5.579,5 millones de los cuales se espera que una vez se culmine el
proceso de saneamiento contable, se obtenga el documento soporte idóneo para
proceder a incorporarlos a las cuentas que representan los bienes y derechos y
como consecuencia se obtenga un aumento patrimonial.
Situación contraria presenta la cuenta relacionada con los bienes pendientes de
legalizar, la cual muestra una poca significativa disminución en el periodo
analizado, pasando de $281.669,6 millones en el 2001 a $226.239,1 en el año
2005.
Por lo anterior podemos concluir, que la información financiera, económica y social
de la Gobernación de Cundinamarca, para los periodos comprendido s entre el año
2001 y el año 2005, no es razonable, debido a que se encuentran partidas
significativas en proceso de investigación administrativa sin que se tenga la certeza
que una vez culminado este proceso dichas partidas vuelvan a formar parte de los
86
activos y pasivos de la entidad.
9.2. DISTRITO CAPITAL
Para el Distrito Capital, durante el mismo periodo objeto de análisis la situación no
dista mucho de la presentada por la Gobernación de Cundinamarca, encontrándose
variaciones muy significativas año a añ o tanto para los bienes y derechos como
para las obligaciones.
Tal como lo revela el Anexo No. 2, para el año 2001 en el Distrito Capital se
realizaron reclasificaciones de las cuentas bienes y derechos a las cuentas de
investigación administrativa sumas cercanas a los $3.136,0 millones, pasando a un
monto muy significativo de $5.565.454,6 millones para el año de 2002, y como se
avecinaba la terminación de la vigencia de la Ley en el año de 2003, se evidencio
una disminución significativa de $10.465,2 mill ones.
Con la prórroga de la Ley, nótese que hay una tendencia nuevamente al aumento
pasando a $18.256,4 millones en el año de 2004 y $44.011,9 millones para el año
2005.
Internamente, se puede deducir que el rubro más significativo se encuentra en los
87
deudores y las propiedades, planta y equipo, las cuales han presentado una
tendencia hacia el aumento y la disminución dependiendo del momento en el
avance del proceso de saneamiento contable.
Respecto a las cuentas que representan las obligaciones al igual que para los
bienes y derechos, se evidencia una variación fluctuante, de tal manera que para
el año 2001 representaban $535,2 millones, pasando a $21.241,3 millones en el
2002, disminuyendo a $4.515,1 millones en el 2003, aumentando nuevamente en
el 2004 a $21.790,9 millones para finalizar en el 2005 con $17.992,7 millones.
En lo relativo al efecto patrimonial, para el Distrito Capital se genera un aumento
significativo para los años 2004 y 2005, alcanzando cifras de $17.433,2 millones y
$18.180,9 millones respectivamente, destacándose aumentos en los bienes de
beneficio y uso público, propiedades, planta y equipo y disminuciones en los
deudores.
La dinámica que presentan los bienes pendientes de legalizar, muestra la gestión
realizada por el Distrito Ca pital para obtener los documentos soportes e idóneos de
bienes, que si bien estaban contablemente registrados, no representaban activos
que fueran de propiedad del ente público, los cuales pasaron de $838.577,9
millones en el 2001 a $264.200,1 millones en el 2005, siendo los terrenos el rubro
más significativo, seguido por las vías de comunicación y acceso y otros bienes
88
pendientes por legalizar.
Tal como se puede deducir del análisis anterior, la información financiera,
económica y social del Distrito Ca pital, en el periodo comprendido entre el año
2001 y el 30 de septiembre de 2005, aún no es razonable, pues como se puede
observar, aún se requiere depurar y sanear, partidas relacionadas con los bienes,
derechos y obligaciones significativas.
9.3. FONDO NACIONAL DEL AHORRO
Para el estudio de la información correspondiente al Fondo Nacional del Ahorro,
dado que el grado de desagregación en su presentación no es suficiente, ya que
las reclasificaciones fueron realizadas en su totalidad a las subcuentas de otro s
bienes, derechos, obligaciones, y en investigación administrativa, no se puede
profundizar en el análisis presentado.
Esta entidad, tal como se deduce en el Anexo No. 3, en los años 2001 y 2002 no
aplicó el proceso de saneamiento contable, sólo para el año 2003 muestra saldos
en las cuentas que fueron reclasificadas de las cuentas que representan bienes y
derechos por valor de $1.727,4 millones, revelando un significativo aumento para
el año 2004 el cual paso a $17.482,6 millones, y como producto de la aplicación
89
del proceso presenta una disminución hasta lograr una cifra cercana a los $4.123,0
millones.
Por su parte, las cuentas que representan las obligaciones que serán objeto de
depuración y saneamiento, muestran un comportamiento muy similar al de bi enes
y derechos, destacándose que para los años de 2004 y 2005 presentan saldos por
$3.205,6 millones y $4.552,1 millones, respectivamente.
En cuanto a las contingencias relacionadas con los bienes y derechos en
investigación, de igual manera se evidencia aumentos para los años 2003, 2004 y
2005, representando valores que oscilan entre los $2.500 y los $3.700 millones.
Las anteriores cifras demuestran que aún, en el Fondo Nacional del Ahorro, a
pesar de los avances en el proceso de saneamiento contable, l a información
financiera, económica y social, no es razonable.
90
10. BENEFICIOS QUE ADQUIEREN LAS ENTIDADES PÚBLICAS COMO
CONSECUENCIA DE LA APLICACIÓN DEL PROCESO DE
SANEAMIENTO CONTABLE
Una vez las entidades públicas apliquen y desarrollen el proceso de saneamiento
contable atendiendo los aspectos legales, administrativos y contables que
establece la normatividad vigente, se espera que los entes públicos cuenten con
información que permita:
10.1. CONOCER LA VERDADERA SITUACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA

Y SOCIAL DEL ENTE PÚBLICO.
Tal como se había precisado en los antecedentes, el país no contaba con
información que revel ará con certeza su verdadera situación financiera, económica
y social, debido a que no se contaba con instrumentos que permitieran desarrollar
las acciones administrativas necesarias para determinar si los bienes, derechos y
obligaciones revelados en los estados contables a una fecha de corte, eran ciertos.
Con la aplicación del proceso de saneamiento contable, y ante la obligatoriedad y
facilidad que otorga la Ley 716 de 2001, modificada y prorrogada por la Ley 901
de 2004, para la ejecución o realización de las acciones administrativas
91
pertinentes, se espera que a partir del 31 de diciembre de 2005, los entes públicos
cuenten con información razonable, que le permita conocer la situación financiera
a una fecha de corte, para la toma de decisiones de forma eficiente, eficaz y
económica.
10.2. ESTABLECER SI LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES

REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES DEL ENTE PÚBLICO SON
CIERTOS.
Con la expedición de la normatividad relacionada en el marco jurídico, la Ley de
saneamiento contable establece la obligatoriedad por parte de los administradores
públicos de realizar todas aquellas acciones administrativas tendientes a obtener
informaci ón suficiente y pertinente por la cual se pueda probar la existencia y
propiedad de los bienes y derechos del ente público.
En este orden de ideas, una vez culminado el proceso, los saldos revelados en los
estados contables que representen los bienes y derechos del ente público deberán
estar debidamente soportados para determinar si son claros, expresos y exigibles.
92
10.3. CONOCER LAS EXIGIBILIDADES Y OBLIGACIONES CIERTAS DEL
ENTE PÚBLICO.
Igualmente que en el punto anteriormente tratado, se espera que con la aplicación
de la normatividad, y la realización de las acciones administrativas pertinentes, una
vez culminen la aplicación del saneamiento contable, las entidades cuenten con la
información necesaria determinar si las obligaciones y exigibilidades revelada s en
sus estados contables son ciertas.
10.4. SOPORTAR LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES REALIZADAS

POR EL ENTE PÚBLICO Y QUE AFECTARON LA PARTE FINANCIERA
Como se había advertido anteriormente, la Ley de saneamiento contable obliga a
los administradores públicos a desarrollar todas aquellas gestiones administrativas
necesarias que permitan sustanciar las partidas que una vez hayan sido
depuradas, serán sometidas al proceso de saneamiento. Lo anterior implica que
una vez se culmine el proceso, las partidas que sean presentadas en los estados
contables del ente público sean tomadas fielmente de los libros de contabilidad, los
cuales, deberán estar debidamente soportados por comprobantes internos y
externos respaldados en documento soporte idóneos .
93
10.5. LA FORMULACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
LAS ÁREAS FINANCIERAS PARA GARANTIZAR EL REPORTE
OPORTUNO Y ADECUADO DE LA INFORMACIÓN PARA LA
GENERACIÓN DEL PROCESO CONTABLE.
Con la ejecución del proceso de saneamiento contable, se ha podido evidenciar
que en la gran mayoría de los entes públicos no existen o si existen se encuentran
desactualizados, o no son operativamente viables, manuales de procedimientos
que permitan interactuar a las dependencias que integran las áreas financieras de
los entes públicos.
A medida que se va ejecutando el proceso, y ante la evidencia de la falta o
inoperatividad de los mencionados manuales de procedimientos, se espera que los
entes públicos tomen los correctivos del caso para que se actualicen, elaboren y
apliquen los instrumentos de acción, de tal manera que se garantice el adecuado
flujo de la información en las áreas involucradas en el proceso de saneamiento
contable.
94
11. BENEFICIO DE LA INFORMACIÓN SANEADA
Una vez las entidades públicas culminen el proceso de saneamiento contable y
como consecuencia sus estados contables presenten de forma razonable la
información financiera, económica y social, los administradores públicos podrán
contar con una herramienta que, entre otros beneficios, podrá generar los
siguientes:
11.1. TOMA OPORTUNA Y EFICIENTE DE DECISIONES.
Con base en la información que se obtiene una vez se haya aplicado el proceso de
saneamiento contable, y con el hecho de que en los estados contables se puede
conocer realmente cuales son los bienes y derechos de propied ad del ente público
con los que cuenta para el adecuado ejercicio de sus funciones, los
administradores públicos podrán optimizar la administración de estos recursos,
permitiendo utilizarlos de una forma eficiente, eficaz y económica, lo cual
redundará en beneficios para la comunidad, coadyuvando en el cumplimiento de
los fines esenciales del Estado.
95
Respecto a las obligaciones, al igual que para los bienes y derechos, el hecho de
que el ente público cuente con información real, le permitirá atender de for ma
oportuna todos aquellos compromisos que han celebrado las entidades bien sea
con proveedores nacionales o extranjeros, empleados, entidades públicas que
administran recursos parafiscales, corporaciones financieras públicas y privadas,
entre otros.
Teniendo en cuenta, que con el desarrollo del proceso de saneamiento contable se
hace necesario que las entidades públicas formulen, adopten o actualicen los
procedimientos que garanticen el adecuado flujo de la información entre las
dependencias del área financiera, y como consecuencia se genere una dinámica
que permita generar estados contables en tiempos óptimos, la información
contable pública estará disponible para la toma de decisiones de una forma
oportuna.
11.2. EJERCICIO DE CONTROL EFECTIVO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS
Una vez los estados contables de los entes públicos posean las características y
requisitos mínimos que garanticen su razonabilidad, y en la medida en que todos
los bienes, derechos y obligaciones se encuentren debidamente identificados y
valorizados, los entes de control, la ciudadanía y la propia entidad, contarán con
96
una herramienta idónea para el ejercicio del control tanto fiscal, como ciudadano e
interno.
11.3. PERMITE EL EJERCICIO DE LA OBLIGACIÓN DE RESPONDER A LA
COMUNIDAD SOBRE EL ADECUADO MANEJO DE LOS RECURSOS
PÚBLICOS.
Cuando los administradores públicos cuenten con información de base contable en
la cual puedan evidenciar que recursos poseen, la cuantía de los mismos para ser
administrados y la forma como fueron empleados, podrán respon der ante los
ciudadanos por la eficacia, eficiencia y economía aplicada en la administración de
los recursos públicos que les fueron entregados para el desarrollo de las funciones
sociales que deben cumplir las entidades.
11.4. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN ÚTIL DE ACUERDO CON LAS
DIFERENTES NECESIDADES DE LOS USUARIOS ESTRATÉGICOS
Teniendo en cuenta que la contabilidad pública, de acuer do con los objetivos que
persigue, pretende satisfacer las diferentes necesidades de los usuarios, se hace
necesario que la inform ación producida en el proceso contable y que es requerida
por parte de los mencionados usuarios sea, razonable y muestre la situación
97
financiera, económica y social de forma real.
Para esto, aplicando la normatividad relacionada con el proceso de saneamie nto
contable, se espera que la información una vez sometida al proceso, cuente con
todas aquellas características de racionalidad, universalidad, comparabilidad y
medibilidad, y con los requisitos mínimos de oportunidad, objetividad, consistencia,
relevancia, verificabilidad y comprensibilidad, para que los usuarios estratégicos las
puedan utilizar en cualquier momento para lo de sus fines pertinentes.
98
CONCLUSIONES
1. Una vez analizada la información presentada por las entidades en estudio, en el
periodo comprendido entre los años de 2001 y 2005, se puede evidenciar
claramente que dicha información no posee la suficiente razonabi lidad para que
ésta sea considerada como herramienta para la adecuada toma de decisiones.
2. El hecho de que las entidades públicas estén aplicando el proceso de
saneamiento contable, les ha permitido establecer que en su información
estaban registrado contablemente una serie de bienes, derechos y obligaciones
que en algunos casos no eran ciertos, y en otros a pesar de ser de su
propiedad no se encontraban reconocidos.
Lo anterior, trajo como consecuencia que los administradores públicos al
momento de tomar decisiones, no contaran con información que les generara
la suficiente confianza, y por ende se rechazara buscando información en otros
sistemas.
3. Una vez la información contable pública haya sido sometida al proceso de
saneamiento contable, teniendo en cuenta que ésta revelará los bienes,
99
derechos y obligaciones del ente público que se consideran ciertos,
imprimiendo significativas medidas de razonabilidad, se convertirá en una pieza
clave para la adecuada administración de los recursos públicos, toda vez que
proveerá la información suficiente y pertinente sobre la cantidad y valor real de
los recursos que administra en desarrollo de su cometido estatal.
4. Con el desarrollo del proceso contable se hace evidente la ingente necesidad
que tienen los entes públicos de formular, adoptar o actualizar tanto los
manuales de funciones como los de procedimientos, relacionados con los
procesos administrativos aplicados para la administración de los recursos
públicos, de tal manera que, dicha formulación, adaptación o actualización
permita una óptima gestión en la utilización de los recursos públicos.
5. Es evidente que la información contable pública antes de la aplicación del
proceso de saneamiento contable, revelaba cifras poco confiables que en
algunos casos sobreestimaban o subestimaban los valores de los bienes,
derechos y obligaciones de forma significativa, generando incertidumbre sobre
la ba se con la cual se tomaban decisiones por parte de los entes públicos. Ésta
situación cambia significativamente a medida que se aplica el proceso de
saneamiento contable.
100
6. Teniendo en cuenta lo establecido en la normatividad sobre saneamiento
contable, en lo relacionado con la sostenibilidad del proceso contable, para que
se garantice la producción de información razonable de forma continúa, se
hace necesario que los entes públicos desarrollen políticas que permitan
mantener el adecuado reconocimiento y revelación de la información financiera,
económica y social, mediante la elaboración de documentos idóneos que
soporten todas y cada una de las transacciones realizadas por las entidades, de
tal manera que se tenga una evidencia sobre la adecuada gestión de l os
recursos públicos.
101
BIBLIOGRAFÍA
• CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991.
• PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. Contaduría General de la Nación.
Versión 2005.
• NIETO SANCHEZ, Edgar Fernando. La Contabilidad Pública: Una Estrategia de
Modernización y Control. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia. 1998. 87p.
• GUÍA PRÁCTICA DE SANEAMIENTO CONTABLE. Contaduría General de la
Nación y Contraloría General de la República. 2003.
• INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Tesis y
otros tra bajos de grado. Bogotá: ICONTEC, 2002. NTC 1486.
• MÉNDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología. Guía para elaborar diseños de
investigación en Ciencias Económicas, Contables, Administrativas. Bogotá:
McGraw Hill, 127p.
102

Importancia Del Saneamiento de La Información Financiera Económica y Social de Los Entes Públicos y Su Papel en La Gestión Pública (102 Pág 156 KB) PDF

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IMPORTANCIA DEL SANEAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,

ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS ENTES PÚBLICOS Y SU PAPEL EN LA

MILYN CASTRO CÁCERES

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Saneamiento Contable, Contribución para la ge neración de Herramientas

MILYN CASTRO CÁCERES

Monografía para optar al título de

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Bogotá, noviembre de 2005

La autora expresa sus agradecimientos a:

Luis Alonso Colmenares, Contador Público y Subcontador General de la Nación, por

sus valiosas orientaciones.

Omar Eduardo Mancipe Saavedra, Contador Público y Asesor de la Subcontaduría

General y de Investigación de la Contaduría General de la Nación, por su constante

motivación en este trabajo.

1. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 13

2.1. OBJETIVO GENERAL 14

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 14

7. MARCO JURÍDICO DE SANEAMIENTO CONTABLE 23

7.2. NORMAS GENERALES 26

7.2.1. Ley 716 de 2001 28

7.2.2. Ley 863 de 2003 31

7.2.3. Ley 901 de 2004 31

7.2.4. Ley 998 de 2005 35

7.2.5. Decreto 1282 de 2000 35

7.2.6. Decreto 1914 de 2003 38

7.3. NORMAS CONTABLES 41

7.3.1. Circular Externa 050 de 2002 41

7.3.2. Carta Circular 042 de 2003 45

7.3.3. Circular Externa de 2004 46

8.1. EL SANEAMIENTO CONTABLE: PROCESO CONTÍNUO DE

8.2.“CRÓNICA DE UN SANEAMIENTO ANUNCIADO” 65

9. RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,

ECONÓMICA Y SOCIAL ANTES DE LA APLICACI ÓN DE LA LEY DE

9.3.FONDO NACIONAL DEL AHORRO 89

10. BENEFICIOS QUE ADQUIEREN LAS ENTIDADES PÚBLICAS COMO

CONSECUENCIA DE LA APLICACIÓN DEL PROCESO DE

10.1. CONOCER LA VERDADERA SITUACIÓN FINANCIERA,

ECONÓMICA Y SOCIAL DEL ENTE PÚBLICO 91

10.2. ESTABLECER SI LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES

REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES DEL ENTE PÚBLICO

10.3. CONOCER LAS EXIGIBILIDADES Y OBLIGACIONES CIERTAS

DEL ENTE PÚBLICO 93

10.4. SOPORTAR LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES REALIZADAS

POR EL ENTE PÚBLICO Y QUE AFECTARON LA PARTE

10.5. LA FORMULACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

DE LAS ÁREAS FINANCIERAS PARA GARANTIZAR EL REPORTE

OPORTUNO Y ADECUADO DE LA INFORMACIÓN PARA LA

GENERACIÓN DEL PROCESO CONTABLE 94

11. BENEFICIOS DE LA INFORMACIÓN SANEADA 95

11.1. TOMA OPORTUNA Y EFICIENTE DE DECISIONES 95

11.2. EJERCICIO DE CONTROL EFECTIVO DE LOS RECURSOS

11.3. PERMITE EL EJERCICIO DE LA OBLIGACIÓN DE RESPONDER A

LA COMUNIDAD SOBRE EL ADECUADO MANEJO DE LOS

11.4. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN ÚTIL DE ACUERDO CON LAS

DIFERENTES NECESIDADES DE LOS USUARIOS

MATERIAL ACOMPAÑANTE 109

La importancia de la aplicación de la Ley de saneamiento contable , para garantizar

de contribuir como herramienta para la administración de los recursos públicos y

así permitir la adecuada gestión financiera pública.

Desde antes de la promulgación de la Constitución Política del año 1991, el país

careció de un sistema de información idóneo que le permitiera conocer el grado de

los administ radores, en beneficio de la comunidad.