IX.
PROCEDIMIENTO Y SANCIONES Todos los colaboradores y terceros deben mantener y ejercer controles efectivos y
Sin excepción, todos los funcionarios están obligados a cumplir con las normas y
políticas contenidas en el presente Código de Ética y Conducta. En caso de
incumplimiento se procederá de la siguiente manera: El jefe inmediato procederá
a realizar una investigación para determinar el tipo de falta cometida y el resultado
de esta investigación será entregado en un informe escrito al ejecutivo
correspondiente, con quien entrará a calificar la falta, de acuerdo con los siguientes
criterios:
Faltas leves: Acciones u omisiones presentadas de manera no intencional, no
deben generar graves exposiciones o pérdidas para la Organización y deben ser
subsanables. Se debió incurrir en la acción u omisión como consecuencia de una
interpretación diferente a la normatividad de la Empresa o por motivos de fuerza
mayor o caso fortuito. Estas faltas leves serán sancionada de acuerdo con lo
establecido en el artículo 68 del Reglamento Interno de Trabajo.
Faltas graves: Acciones u omisiones realizadas con intención positiva de vulnerar
los intereses de la Organización o de causar daño sobre su buen nombre,
accionistas, clientes o colaboradores, generan graves exposiciones o pérdidas para
la Empresa, no son susceptibles de reparar de manera que se eviten graves
consecuencias financieras para la Organización. *Haber realizado acoso sexual en
el trabajo de manera verbal o por escrito, físico, No verbal, visual por parte de un
jefe, entre compañeros de trabajo o clientes. Estas faltas graves son sancionadas
con la terminación del contrato de trabajo.
X. CERTIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO
Todo el personal de la Organización Pajonales, son responsables del cumplimiento
de lo establecido en este Código dentro de sus áreas específicas de
responsabilidad y de supervisión.
El fraude involucra hechos deshonestos de clientes, proveedores, representantes,
competidores, trabajadores, ex colaboradores, administradores, directivos o
terceros en general y se define como cualquier acto, tentativa u omisión realizada
para obtener un provecho indebido, en detrimento de los principios e intereses de
la Organización Pajonales Se contextualiza en Fraude interno (al interior de la
empresa por parte de sus trabajadores, directivos, administradores o
representantes), Fraude externo (realizado por personas externas, como
proveedores, contratistas, clientes y terceros en general) y Fraude mixto (cometido
en participación de actores internos y externos e interviene la complacencia y
complicidad ya sea por acción u omisión con el propósito de cometer un fraude.
Sus categorías son:
Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de la
empresa:
- Apropiación o uso indebido de bienes, equipos o inventarios
- Malversación de fondos
- Pagos a proveedores ficticios
- Pagos dobles
- Manipulación de excedentes de tesorería
- Apropiación de dineros
- Inadecuada utilización de fondos de caja menor
- Propiedad de la empresa o administrados por ella.
Manejo inadecuado de activos de información
Crear, acceder, eliminar, modificar, alterar, divulgar o usar activos de información
digitales, medios físicos u electrónicos (videos de seguridad), elementos de
tecnología de información, entre otros, de manera inapropiada y/o dolosa con fines
indebidos o para beneficio personal.
Corrupción
Abuso de posiciones de poder o de confianza para beneficio particular, recibiendo
regalos u obsequios en dinero o en especie por parte de proveedores, clientes o
aliados de la Organización a cambio de acciones, decisiones y omisiones
Falsedad en informes
Creación, eliminación, modificación, alteración o divulgación de cualquier tipo de
información tendiente a distorsionar la realidad del desempeño propio, de la
empresa en general, o de terceros. Incluye la supresión de información material
que afecte la toma de decisiones.
eficientes en los procesos y actividades que les compete, identificando, evaluando,
monitoreando, comunicando y divulgando los riesgos asociados a la Empresa y
deben reportar a través de la LÍNEA ÉTICA cualquier tipo de información donde
se tenga duda o sospecha de actos fraudulentos, independientemente de las
cuantías, características o implicados; esta información será manejada por el
Comité Antifraude de la Organización Pajonales, quienes con ética y absoluta
reserva garantizaran la confidencialidad del comunicado como de la persona que la
presenta. El comité verificará los hechos reportados y tomará las acciones
administrativas y/o judiciales pertinentes, respetando lo establecido en la
normatividad aplicable a este código; así mismo, hará un estudio de sus causas, se
tomaran las medidas correctivas, las debilidades de control detectadas y se
presentará un plan de respuesta, garantizando que se ha administrado el riesgo y
que se fortalecerán los controles; este procedimiento generará un aprendizaje para
evitar su recurrencia en aspectos de rediseño de procesos, planes de
mejoramiento y actualización de evaluación de riesgos.
¿Que es la Línea Ética?
Hace parte de los lineamientos Corporativos. Es un canal de comunicación de
hechos sospechosos de fraude e información que contraríe lo prescrito en este
Código Antifraude con el fin de detectar, prevenir y mitigar el riesgo de fraude,
dudas o necesidades de asesoría en relación con el cumplimiento del Código Ética
o hechos que se desvíen del mismo, así como también en lo relacionado con la
consulta o divulgación de información de posibles hechos fraudulentos, con el
objetivo de prevenir o minimizar su impacto, dando a conocer en forma temprana la
posible ocurrencia de hechos que contraríen lo dispuesto en estos Códigos.
¿Cuando me puedo comunicar?
La Línea Ética es un canal
habilitado los 7 días de la
semana. 24 Horas al día.
¿Cómo puedo comunicarme con la Línea?
La Organización Pajonales, ha implementado a través
de un correo corporativo linea.etica@pajonales.com
un canal de Línea Ética a disposición de sus funcionarios, proveedores,
contratistas y grupos de interés, con el propósito de incentivar el cumplimiento de
estándares éticos, así como para prevenir potenciales eventos de fraude, malas
practicas y situaciones irregulares al interior de la Empresa.
¿Cómo me garantizan que me guardaran privacidad
de la información que reporte?
La Línea Ética ha sido establecida bajo parámetros de
seguridad que garantizan la confidencialidad de la PRINCIPIOS, NORMAS Y POLÍTICAS
información suministrada y protegen la identidad de
quien la suministra.
DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
Y CÓDIGO ANTIFRAUDE
Si usted tiene conocimiento
de eventos o potenciales situaciones relacionadas con
fraude, malas prácticas, corrupción , lavado de activos
y cualquier otra situación irregular que atente la Ética
de la Organización, lo invitamos a reportar su caso a Canal de Línea Ética
través de este espacio, escribiendo un correo
electrónico al e-mail linea.etica@pajonales.com
linea.etica@pajonales.com
Organización Pajonales S.A.S
Departamento de Gestión Humana y Servicios

Preservar y Mantener la
Ética Corporativa
Este Código aplica para empleados, clientes externos y proveedores; así mismo,
para todo acto entre trabajadores y directivos.
I. ÉTICA EMPRESARIAL
Garantizar el cumplimiento de que toda Operación debe regirse bajo condiciones
de integridad, transparencia, seguridad y cumplimiento estricto de las normas
constitucionales, legales, estatutarias e institucionales, garantizando el buen uso y
correcto manejo de los recursos. Así mismo, todo documento emitido por la
empresa debe reflejar con veracidad la realidad de todas las transacciones; los
informes ante cualquier autoridad competente deben ser veraces.
Los trabajadores deben obrar de buena fe, con lealtad y diligencia en el desarrollo
de su gestión y deben abstener de participar en actos que exista conflicto de
intereses, salvo autorización expresa del Representante Legal.
II. COMPROMISO ÉTICO CON EL SECTOR AGROINDUSTRIAL
PRINCIPIOS PARA ESTABLECER RELACIONES CON LOS CLIENTES
Debe haber una clara y concisa comprensión de las actividades del cliente,
impidiendo que los clientes usen los recursos obtenidos para fines ilícitos.
1. CLIENTE EXTERNO
Conocimiento de los clientes
*Conocer la actividad económica del cliente, su magnitud y las transacciones en
que se involucran. *Establecer periódicamente el estado financiero de los clientes a
través de la central de Data crédito. *Dar cumplimiento con los requisitos exigidos
por la aseguradora según la Póliza que corresponda. Reportar a la aseguradora
los cambios que se presenten en las cuantías de los clientes señalados por el
Gobierno Nacional en la prevención y el control del lavado de dinero.
Políticas con los clientes
Conocer y cumplir la confirmación y verificación de información básica y comercial
del cliente. La aceptación y autorización de una relación de negocios con los
clientes externos lo hace el Presidente o Gerente; el Jefe de Ventas mediante la
creación de carpeta de cada uno de los clientes, debe verificar que se cumpla con
todos los requisitos exigidos por la aseguradora; se deben solicitar y verificar
referencias personales, bancarias y comerciales.
2. CLIENTE INTERNO
Las decisiones de vinculación de clientes internos (funcionarios) son adoptadas por
la Presidencia, previa solicitud de los Gerentes y Jefes,. La contratación del
personal es exclusiva del área de Gestión Humana y Servicios cumpliendo y
aprobando todas las fases del procedimiento de selección y contratación.
III. NORMAS DE ÉTICA
1. NORMAS GENERALES
*Obrar de buena fe, con lealtad y diligencia en el desarrollo de sus funciones.
*Desarrollar sus funciones con principios éticos. *Atender los clientes con eficiencia
y prontitud, sin recibir retribución alguna. No intervenir en aprobaciones de compras
donde se tenga vinculo de cualquier clase. *No participar en aprobaciones de
compras que estén respaldadas con garantías de algún tipo de interés que afecten
los intereses de la empresa. *La información relacionada con la administración de
los proveedores, no podrá utilizarse a beneficio personal, ni revelada a terceros.
2. DEBERES DE ABSTENCIÓN E INFORMACIÓN
*Abstenerse de dar instrucciones contrarias a la normatividad vigente, informando a
los superiores jerárquicos de manera inmediata. *No ser complaciente a conductas
incorrectas de los demás trabajadores o terceros. *Informar al representante de
Gestión Humana toda sospecha sobre posible violación de ley, regulación, o
estándar ético de la Organización; se debe participar a los funcionarios
competentes de cualquier información o sospecha que se tenga sobre cualquier
evento de abuso interno, fraude o intento de fraude.
3. DEBERES DE SUPERVISIÓN
Los Empleados de la Organización Pajonales S.A. deberán supervisar que sus
subalternos realicen las actividades a su cargo conforme al régimen legal vigente y
a las sanas prácticas del mercado.
V. CONFLICTO DE INTERESES
Las políticas a continuación deben ser observadas con el fin de asegurar que se
ejerza la debida atención para prevenir y detectar un conflicto de intereses
(situación de interferencia en la cual un empleado pueda aprovechar para sí o para
un tercero las decisiones que él mismo tome cuya conducta implique la omisión de
sus obligaciones legales, contractuales o morales a las que este adscrito.
1. Principios generales que se deben observar
Prevenir y controlar situaciones que puedan conllevar a un conflicto de intereses por
parte de los directores, funcionarios o empleados. No se debe incurrir en: Violar la
confidencialidad debida a los clientes para obtener provecho personal; violar la
confidencialidad de las relaciones con los proveedores en precio, término o
condiciones; realizar operaciones sobre la base de amistad o relación familiar; realizar
cualquier actividad, así como el uso del nombre de la Empresa para el logro de favores
personales o beneficios personales.
2. Políticas con los Proveedores
*La selección de proveedores se rige indefectiblemente por lo establecido en el
Manual de Procedimientos de Compras de la empresa. *Los funcionarios ordenadores
de gasto deben evitar escoger proveedores con los que tengan vínculos comerciales.
*Todos los funcionarios de la Organización autorizados para ordenar gastos deben
evitar adquirir beneficio personal (regalos, dinero u otros) de proveedores escogidos.
*Todas las compras y contrataciones de servicios deberán canalizarse a través del
departamento de Compras y del área de Gestión Humana respectivamente.
V. ÉTICA EN LOS NEGOCIOS
Todo trabajador debe actuar con ética y lealtad en los negocios evitando la
competencia desleal y debe abstenerse de: *Utilizar los símbolos de otras entidades
para actos irrespetuosos, burlescos o indignos y que afecten su buena imagen.
*Utilizar cualquier práctica de competencia desleal. *Revelar a terceros información
confidencial sobre clientes, operaciones o la administración de la empresa. *Intervenir
en la realización de contratos con proveedores por interés personal o económico.
*Atentar contra los principios éticos al logro de las metas comerciales con el fin de
evitar que la Organización se vea comprometida en hechos que afecten su reputación,
credibilidad y confianza publica.
VI. NORMAS DE CONDUCTA DEL EMPLEADO
1.Acatar las normas y someterse al control interno establecido por la Organización.
2.Cumplir con sus obligaciones de crédito internas o externas a fin de que éstas no
conduzcan a sanciones o reportes que deterioren la buena imagen de la Organización.
3.No comprometer el nombre o prestigio de la Empresa ya sea por acciones directas o
indirectas en el desempeño de las funciones del cargo. 4.No utilizar el nombre de la
Organización Pajonales S.A. en la realización de actividades personales.
5.No utilizar los equipos de cómputo para instalar programas o software cuya licencia
no se haya adquirido a nombre de la Organización; todo trabajador esta en la
obligación de conocer y seguir las políticas generales de sistemas de la
Organización. 6.Respetar las normas sobre derechos de autor, propiedad intelectual,
publicaciones y otros servicios que sean utilizados por la Empresa.
7.Realizar negociaciones con terceros acatando los límites de cupos autorizados a los
clientes y grupos económicos y los límites individuales de negociación que haya
asignado la Administración. 8.No se puede expedir o recibir comprobantes (facturas,
recibos, etc.) por montos superiores o inferiores al verdadero valor de la transacción
realizada, ni expedir certificaciones, recibos o documentos con anotación de conceptos
diferentes a los realmente registrados en los libros y soportes de las operaciones.
9.No otorgar créditos o realizar cualquier operación que se encuentre por fuera del
nivel de atribuciones. 10.Los créditos, ventajas y beneficios que otorga la Organización
a los empleados no se podrán utilizar a favor de otras personas. 11.Se respetará y no
se discriminará a cualquier persona, empleados, clientes o proveedores, por
diferencias de sexo, religión, raza, inclinación política, nacionalidad, nivel social,
científica o de jerarquía. 12.La firma, autorización o aprobación de operaciones o
transacciones, exige que el funcionario al cual se le han dado atribuciones para ello,
haya verificado previamente la legitimidad de ésta y se ajuste a las normas y
procedimientos internos. 13.Los funcionarios que tengan a cargo la revisión de
facturas o cuentas de cobro provenientes de proveedores deberán proteger los
intereses de la Organización revisando y verificación los valores cobrados.
14.Los gastos por atenciones sociales deben ser razonables, autorizados por los
niveles correspondientes y se deben registrar en los medios utilizados para el registro
contable. 15.A los clientes se les debe atender con eficiencia y prontitud de acuerdo
con los procedimientos establecidos y no se podrá recibir retribución o favores por el
cumplimiento de este deber. 16.En caso de recibir atenciones por parte de los
clientes, derivadas de la labor comercial, financiera o de cualquier otro orden que
adelanten los ejecutivos de la Organización, debe tenerse cuidado de no comprometer
decisiones o autorización de productos o servicios ofrecidos por la Empresa.
17.No se debe intervenir en aprobaciones de créditos para familiares u organizaciones
donde se tenga participación o vinculación de cualquier clase. 18.No esta permitido
utilizar la autoridad o influencia para dar un trato preferencial a un cliente que implique
desacatar las normas internas de la Organización. 19.Los funcionarios deben
abstenerse de recibir, sugerir o exigir para sí cualquier tipo de beneficio de parte de los
clientes, asesores, gestores, usuarios o proveedores con los cuales se tengan vínculos
comerciales. 20.Los servicios financieros prestados únicamente serán para
transacciones legítimas y legales; las transacciones que se presenten como
sospechosas deberán reportarse de conformidad con los procedimientos descritos en
el Manual de Procedimientos para la Prevención en Lavado de Activos.
21.Las normas y principios de la Organización Pajonales S.A. están enmarcados
dentro de las leyes provenientes de los entes gubernamentales y de control bajo las
cuales se rige el mercado financiero en Colombia. 22.Todo funcionario debe dar
cumplimiento a las normas sobre seguridad bancaria existente y en su
desconocimiento se debe acudir al superior inmediato o a la entidad responsable para
su consulta.
23.Las claves de acceso a cajas fuertes, bóvedas, sistemas
computacionales de transferencias o comunicaciones, son personales e
intransferibles y están enmarcados dentro de los principios y normas de
seguridad emitidos por la Organización. 24.Todos los funcionarios deben
responder por los valores, claves, documentos, manuales, equipos y
elementos que le fueron asignados para su manejo o estén bajo su
responsabilidad en relación con sus funciones. 25.Todo funcionario debe
colaborar en las investigaciones que se adelanten para resolver ilícitos
presentados y que hayan afectado los intereses de la Organización. 26.Los
funcionarios deben reportar inmediatamente por escrito a la Presidencia de
la Organización cualquier hecho que conozca con el cual se incumplan las
disposiciones establecidas en este documento.
VII. PRACTICAS PROHIBIDAS Y CONTROLADAS
Practicas Prohibidas
a) Competencia con la Organización Pajonales S.A. y sus Filiales:
*Los directivos y funcionarios no deben ubicarse en una posición de
competencia con la Organización Pajonales S.A. y sus filiales.
Actividades de esta categoría: *Hacer uso del cargo para prevenir u
obstaculizar la competencia legal de la Organización con otros. *Desviar
negocios de la Organización o de sus filiales. *Recibir comisiones de
terceros por una transacción de la Empresa o sus filiales. *Obtener
beneficio propio directa o indirectamente en actividades que afecte los
intereses o involucre a la Empresa o sus filiales. b) Abuso de Funciones:
*Los funcionarios no podrán obtener tratamiento favorable para la compra o
venta de valores por cuenta propia, de su familia o de sus relacionados.
c) Regalos y Propinas: *Todo funcionario debe evitar recibir regalos en
especie o en dinero, préstamos, materiales, servicios, reparaciones o
mejoras gratuitas o a precios por debajo del mercado; viajes, regalos de
cualquier organización, firma o individuo que haga o procure hacer negocios
con la Organización Pajonales S.A. d) Parentesco entre funcionarios: No es
permitido que trabajen simultáneamente parejas de esposos, ni parientes
dentro del tercer grado de consanguinidad (sobrinos- tíos), o segundo grado
de afinidad (cuñado) y único civil (adopción); es la Presidencia de la
Organización quien decidirá de acuerdo a el grado de relación laboral que
haya entre los funcionarios parientes, la ubicación geográfica de sus puestos
y el impacto de dichas posiciones en los resultados de la Empresa.
e) Sobornos y complicidad para evadir leyes: Ningún funcionario en nombre
de la Organización Pajonales S.A. hará acuerdo de pago por comisión,
consultor o rebaja, servicio, soborno para obtener o retener un negocio.
f) Incumplimiento Legal: Ningún funcionario dará curso a las solicitudes de
un cliente cuando se sepa o se sospeche razonablemente que el propósito
es evadir las leyes o reglamentaciones aplicables.
Practicas Controladas
La Junta Directiva o la Presidencia de la Organización debe autorizar por
escrito: *La vinculación de un directivo o empleado que tenga intereses
financieros o de otra naturaleza con individuos o empresas con quienes la
Organización Pajonales S.A. y sus filiales realice o esté tratando de efectuar
negocios. *La aceptación por parte de un funcionario de trabajos
remunerados para terceros. *La utilización de equipos procesadores de
información o software en actividades ajenas al trabajo propio que cada uno
desempeñe dentro de la Organización. *A los funcionarios para servir como
miembro de la Junta Directiva o asesor de organizaciones que afecten los
intereses de la Empresa. *El empleado de la Organización que a su vez sea
accionista, deberá informar expresamente al solicitar su credencial para
ingresar a una reunión de asamblea, o en el respectivo poder para efecto de
que su voto no sea tenido en cuenta en la aprobación de los estados
financieros. En concordancia el desarrollo de lo previsto en la Resolución
0116 del 27 de febrero de 2002 expedida por la Superintendencia de
Valores, todos los funcionarios deben abstenerse de cualquier práctica que
viole estos principios. *La Organización Pajonales S.A. prohíbe a jefes,
compañeros de trabajo o clientes el acoso sexual en el lugar de trabajo.
VIII. INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
Todo funcionario debe abstenerse a dar a conocer información confidencial
del cliente o de la Empresa. Se establecen las siguientes normas:
1. Los funcionarios deben guardar absoluta reserva de la información y no
divulgar: a) Reportes de visitas efectuadas por la Superintendencia
Bancaria, Revisoría Fiscal o áreas de control interno y externo.
b) Información de la entidad o de los clientes relacionadas con finanzas,
mercadeo y políticas. c) información que exponga la seguridad, la de los
empleados o clientes. 2. hacer comentarios en sitios o lugares públicos que
pongan en peligro la información confidencial de la Empresa. 3. recibir
beneficios por información a la que haya tenido acceso en el desempeño de
sus funciones. 4. Cada funcionario podrá usar la información para la cual ha
sido autorizado. 5. es prohibido suministrar información que no pueda
validar la identificación del solicitante. 6. Sólo se podrá divulgar la
información a solicitud de organismos de vigilancia y control del Estado o
autoridades competentes. 7. Ningún funcionario podrá dar a conocer
información que dé ventaja competitiva a terceros sobre ofertas,
cotizaciones, precios y propuestas.