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Temario
Módulo 1. Fundamentos y áreas de conocimientos de la administración de proyectos
Las buenas ideas muchas veces fracasan por cuestión de una deficiente planeación y un
inadecuado seguimiento. Por ello te invitamos a reflexionar en lo siguiente: ¿Alguna vez has
formado parte de un equipo en el desarrollo de un proyecto? ¿Qué factores deben de
considerarse para que un proyecto alcance el éxito?
Para que un proyecto logre con éxito los objetivos para los que fue desarrollado, se requiere
que cada una de sus etapas sea planeada y monitoreada en forma adecuada por personal
capaz y con experiencia. Acorde a Mustarós (2011):
La administración y el seguimiento del proyecto, así como la disponibilidad de recursos, es
responsabilidad de la empresa. Los costos siempre se mantendrán al mínimo mientras la
dirección general de la empresa esté comprometida con el proyecto y participe activamente
en él. Todo esto, aunado a una canalización adecuada de recursos financieros, materiales
y humanos, acorta de manera considerable el proceso de implantación.
Es por ello que a lo largo de este tema analizaremos en detalle todos los aspectos básicos
de la administración de proyectos.
Referencias bibliográficas
Mustarós, A. (2011, 20 de septiembre). Mitos y realidades del ISO
9000. CNNExpansion.com. Recuperado de
http://www.cnnexpansion.com/expansion/2011/09/14/mitos-y-realidades-del-iso-9000
Tema 1. Conceptos básicos de la administración de proyectos
Explicación
1.1 Definición de proyecto
Para Gray y Larson (2009) un proyecto es “un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por
el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño, y que se
diseña para cumplir con las necesidades del cliente”.
Una de las situaciones más relevantes para poder manejar ese esfuerzo complejo de
recursos y limitaciones, es el proceso que debe generarse para poder alcanzar los objetivos
del proyecto.
Características de los proyectos
Un proyecto puede definirse como un conjunto de actividades con un inicio y un fin
determinados que obtienen un producto, servicio o resultado.
Es un esfuerzo único, complejo y no rutinario que se desarrolla mediante limitaciones en
tiempo, costo y recursos.
El proyecto se desarrolla mediante especificaciones claras y precisas que cumplen con los
requerimientos de los interesados (stakeholders).
Las principales características de un proyecto son:
Haz clic sobre cada frase para revisar la información.
Principio y fin
Deben tener una fecha de inicio y una de terminación, que al no cumplirse crean la sensación
de estar realizando proyectos interminables o fuera de control.
Objetivos claros
Determina la satisfacción del cliente. Es el cumplimiento de sus requerimientos expresados
en objetivos claros, que se utilizan para planear las actividades y coordinar su desarrollo.
Desarrollo progresivo
Se desarrollan mediante incrementos, por lo que el equipo del proyecto debe desarrollar un
plan inicial y actualizarlo con más detalle a medida de que avance el proyecto.
Administrador y equipo de proyecto
Son desarrollados por un grupo de personas que son coordinadas y dirigidas por un
administrador del mismo. El administrador del proyecto asegura la calidad y el cumplimiento
de todos los factores de éxito, que son tiempo, costo y calidad en los entregables.
Cliente principal y patrocinador
La mayoría de los proyectos tienen múltiples interesados o involucrados; sin embargo,
alguno de ellos toma el papel del patrocinador, que provee la dirección y los fondos para
desarrollar el proyecto.
Único
Se hace algo no realizado anteriormente; es decir, cada proyecto es diferente.
Por ejemplo, se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalación
de un sistema de correo a todos los empleados de un departamento. Si posteriormente se
define un proyecto para instalar la misma aplicación a todos los empleados de otro
departamento, no será igual que el anterior, ya que varía el número de empleados, las
características de las computadoras, las ubicaciones de los empleados, el conocimiento
computacional previo y otros múltiples factores que hacen que el proyecto sea diferente al
anterior.
Factores críticos de éxito
Requerimientos específicos de tiempo, costo y calidad, que son administrados durante todo
el ciclo de vida del proyecto.
Paquetes de trabajo y actividades
Se lleva a cabo mediante actividades interdependientes que son realizadas por
organizaciones y equipos de trabajo. Las actividades requerirán además materiales e
instalaciones.
Incertidumbre
Incluyen un grado de incertidumbre, ya que el plan del proyecto se basa en supuestos y
estimados. El avance en el desarrollo del proyecto soluciona la incertidumbre y permite
estimados más exactos.
Tabla 1. Características principales de un proyecto
Los procesos requeridos para lograr los objetivos del proyecto, seleccionándolos de los
grupos de procesos de la administración de proyectos (Project Management Process
Groups).
El enfoque predefinido para las especificaciones del producto y los planes para lograr
los requerimientos del producto y del proyecto.
El cumplimiento con los requerimientos que satisfacen las necesidades, deseos y
expectativas de los involucrados (stakeholders).
Las bases para lograr un balance entre las demandas competentes del proyecto, en el
desarrollo de un producto de calidad:
o Alcance
o Tiempo
o Costo
o Calidad
o Recursos
o Riesgo
Además del equipo de desarrollo del proyecto, el administrador del proyecto tiene bajo su
coordinación a otros stakeholders que son individuos u organizaciones que están
activamente relacionados con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecución o terminación del mismo.
Se incluyen en el grupo de stakeholders al administrador del proyecto, al cliente, a la
organización que hace el proyecto, al equipo de trabajo, al patrocinador, a la oficina de
proyectos, a los usuarios finales, a los proveedores y contratistas, y a las personas o grupos
que no están relacionados con el producto pero —por su posición en la organización o fuera
de ella— podrían ejercer influencia en sus resultados.
Los administradores de proyectos deben desarrollar habilidades interpersonales y ser
capaces de aplicarlas en diferentes situaciones.
Las habilidades interpersonales del administrador de proyectos son, entre otras:
Figura 3. Habilidades interpersonales del administrador de proyectos
El PMBOK® incorpora como una habilidad del administrador de proyectos la conciencia
política y cultural (Project Management Institute, 2013), es decir donde el administrador de
proyectos sea capaz de conducirse en forma adecuada en diferentes escenarios y con
personas de diferentes culturas (religión, edad, género, idioma, etc.).
Un proyecto se inicia dentro del ambiente de la empresa, que incluye:
Identificación: deben ser identificados para que sus intereses sean cubiertos.
Necesidades: identificar las necesidades de los stakeholders para que sean atendidas
y evitar cambios futuros que pueden ocasionar demoras o fallas en el proyecto.
Expectativas: representan lo que esperan del proyecto y en ocasiones no son
entendidas correctamente.
Comunicación: las necesidades de información serán usadas como base durante todo
el proyecto, para informarles mediante reportes de avance, actualizaciones y cambios
al plan de administración del proyecto.
Influencia: debe administrarse la influencia que cada uno de los involucrados ejerce
sobre los requerimientos, ya que los cambios que soliciten afectarán negativamente el
desarrollo del proyecto.
Conclusión
A través de la administración de proyectos se pueden alcanzar los objetivos que la
organización estableció dentro del tiempo, costo y recursos disponibles.
Los profesionales de la administración de proyectos deben estar preparados para hacer
frente, en forma integral y en conjunto con el equipo de proyectos, y realizar todas las
acciones buscando los mejores resultados.
Ejemplo
Se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalación de un sistema
de correo a todos los empleados de un departamento. Si posteriormente se define un
proyecto para instalar la misma aplicación a todos los empleados de otro departamento, no
será igual que el anterior, ya que varía el número de empleados, las características de las
computadoras, las ubicaciones de los empleados, el conocimiento computacional previo y
otros múltiples factores que hacen que el proyecto sea diferente al anterior.
Referencias bibliográficas
Checkpoint
Asegúrate de poder:
Introducción
¿Sabías que comprender las fases del ciclo de vida de un proyecto te
permitirá visualizar toda la labor requerida y dónde enfocarse para manejar
en forma eficiente los recursos del proyecto?
Todo proyecto requiere un proceso que se denomina ciclo de vida, el cual incluye todas las
etapas desde su origen hasta que se pone en marcha. Por ello te invitamos a reflexionar
en lo siguiente: ¿Cuáles son las fases o etapas del ciclo de vida? ¿Siempre son las
mismas fases o depende de alguna metodología específica? ¿Es lo mismo el ciclo de vida
de un producto de TI que el de un proyecto de TI?
Balarezo Consultores (2006), empresa de consultoría especializada en tecnologías de
información, menciona respecto al ciclo de vida del proyecto:
El ciclo de vida define el comienzo y fin del proyecto, también define qué técnica de trabajo
debe aplicarse en cada fase y quiénes están implicados. Se debe tener cuidado de
distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto.
Es por ello que a lo largo de este tema analizaremos los aspectos más relevantes del ciclo
de vida de los proyectos de TI.
Referencias bibliográficas
Balarezo Consultores. (2006). Gestión de proyectos de TI. bconsultores.com. Recuperado
de http://bconsultores.com/pages/gestion_de_proyectos_de_ti.pdf
Tema 2. Ciclo de vida de un proyecto de TI
Explicación
2.1 Restricciones y origen del proyecto
Causas: que se refiere a los factores que se considera que provocan la problemática y
que pueden ser clasificadas por ser similares.
Efectos: son los impactos derivados de las causas, es decir son sucesos observables
que identifican a la problemática.
Alternativas de solución: que son las acciones que se proponen para atender o
resolver la problemática.
El ciclo de vida de un proyecto consiste en una serie de pasos (etapas) que se llevan a
cabo durante su desarrollo. Esta serie de pasos o etapas permiten un mayor control
administrativo del proyecto y sus relaciones con el trabajo operacional para:
Establecer qué es lo que se necesita hacer para lograr los productos o entregables del
proyecto.
Administrar las actividades del proyecto.
En términos generales, en el ciclo de vida del proyecto se definen:
Las etapas son generalmente secuenciales y están definidas por sus entregables, en
la forma de información o componentes técnicos.
En las etapas iniciales, los costos y recursos necesarios son bajos y se incrementan
en las etapas intermedias. Los recursos necesarios se reducen en las etapas finales
del proyecto.
El riesgo es mayor al inicio del proyecto y se reduce a medida que se avanza en su
desarrollo, esto debido a que la incertidumbre también se reduce.
Los interesados en el proyecto (stakeholders) pueden influir sobre las características
del producto y el costo del tiempo, principalmente al inicio del proyecto, y se hace
menor durante el avance.
Procedimientos precisos que capturan datos mediante interfaces precisas, como menús
en pantallas para seleccionar datos o preguntas para introducir respuestas.
Diseño de archivos o bases de datos para almacenar los datos que requieren los
tomadores de decisiones.
Salidas de información en forma impresa o mediante informes en pantalla.
Procedimientos de control para proteger al sistema y sus datos.
Codificación
En esta etapa el analista trabaja con los programadores para desarrollar el código (software)
que se requiere, utilizando técnicas como diagramas de flujo.
El analista también desarrolla la documentación para los programas y los manuales de
usuario, incluyendo manuales de procedimientos.
Pruebas
Para que el sistema pueda ser usado se debe probar su funcionamiento. Las pruebas que
se realizan pueden iniciar con verificaciones de los programadores y los analistas en forma
conjunta y utilizando datos reales del sistema actual.
Implementación
Etapa Comentarios/Ejemplos
Análisis de
requerimientos
Diseño de alto nivel y
el diseñodetallado
Codificación
Pruebas
Implementación
Las empresas deben dedicar esfuerzos tendientes a reducir los porcentajes de fallas en los
proyectos y los costos que esas fallan generan, por ello es necesario que dediquen
esfuerzos a mejorar sus prácticas de administración de proyectos.
Ahora bien, se pueden mencionar algunos modelos que permiten a las empresas mejorar
sus procesos de administración de proyectos, y por tanto evolucionar en la madurez de su
ciclo de vida de los proyectos. Entre los principales modelos podemos encontrar los
siguientes:
Figura 5. Principales modelos de madurez de la administración de proyectos
Globales (2007) analizó las principales diferencias entre los modelos CMM's y los MM's, y
con base en ellos determinó 5 niveles para la evolución de la empresa en su proceso de
administración de proyectos, de tal forma que sea capaz de tener una infraestructura tal que
le permitan realizar sus procesos de administración de proyectos de forma eficiente y eficaz.
Haz clic sobre cada nivel para revisar la información.
Nivel 1 Inicio
Las organizaciones en este nivel no disponen de un ambiente estable para el desarrollo y
mantenimiento de software. Aunque se utilicen técnicas correctas de ingeniería, los
esfuerzos se ven minados por falta de planificación. El éxito de los proyectos se basa la
mayoría de las veces en el esfuerzo personal, aunque a menudo se producen fracasos y
casi siempre retrasos y sobrecostos. El resultado de los proyectos es impredecible.
Nivel 2 Repetible
En este nivel las organizaciones disponen de unas prácticas institucionalizadas de gestión
de proyectos, existen unas métricas básicas y un razonable seguimiento de la calidad. La
relación con subcontratistas y clientes está gestionada sistemáticamente.
Nivel 3 Refinado
Además de una buena gestión de proyectos, a este nivel las organizaciones disponen de
correctos procedimientos de coordinación entre grupos, formación del personal, técnicas de
ingeniería más detallada y un nivel más avanzado de métricas en los procesos. Se
implementan técnicas de revisión por pares (peer reviews).
Nivel 4 Administrado
Se caracteriza porque las organizaciones disponen de un conjunto de métricas significativas
de calidad y productividad, que se usan de modo sistemático para la toma de decisiones y
la gestión de riesgos. El software resultante es de alta calidad.
Nivel 5 Optimizado
La organización completa está volcada en la mejora continua de los procesos. Se hace uso
intensivo de las métricas y se gestiona el proceso de innovación.
Es importante que las empresas consideren que estos modelos de madurez deben tener
cierto nivel de flexibilidad para adaptarse a los cambios de un mercado de las tecnologías
de información en constante evolución.
Conclusión
El ciclo de vida de la administración de proyectos permite utilizar en forma adecuada los
conocimientos, herramientas y técnicas que permitan alcanzar los objetivos de un proyecto,
para satisfacer las necesidades de la problemática que le dio origen.
Las empresas deben considerar que su proceso de administración de proyectos debe
evolucionar, es decir madurar de tal forma que todos los involucrados generen la
infraestructura que permita no sólo reducir fallas y costos, sino mejorar la calidad y eficiencia
en ese desarrollo.
Referencias bibliográficas
Checkpoint
Asegúrate de poder:
La siguiente tabla muestra los procesos para la administración del programa (calendario)
que se realizan en la administración del tiempo.
Ejemplo de la utilización del método estimación con tres puntos (three-point estimates):
Los tres puntos clarifican el rango de incertidumbre y pueden ser más exactos.
3.2 Administración de costos y calidad
En esta área de conocimientos se describen los procesos relacionados con la planeación,
estimación, determinación del presupuesto y control del costo para que el proyecto se
concluya dentro del presupuesto aprobado. El costo puede influirse en mayor grado en las
primeras etapas del proyecto, con estas bases se desarrollan las actividades para la
administración del costo:
Planear la Administración del Costo (Plan Cost Management): es el proceso para establecer
las políticas, procedimientos y documentación para planear, desarrollar, administrar,
ejecutar y controlar los costos del proyecto (Project Management Institute, 2013).
Mediante el juicio de expertos, técnicas analíticas del costo y juntas con el equipo de trabajo,
se produce el plan administrativo del costo, que incluye:
Figura 1. Elementos del plan administrativo del costo
Estimar los costos (Estimate Costs)
Este proceso consiste en desarrollar una aproximación del dinero necesario para realizar las
actividades del proyecto.
Se basa en una predicción o pronóstico de acuerdo a la información conocida en un
momento dado y presenta alternativas de costo para iniciar y terminar el proyecto (Project
Management Institute, 2013).
Con las alternativas generadas se realizan negociaciones que pueden ser, por ejemplo,
hacer, comprar o rentar el producto o resultado que se obtiene con el paquete de trabajo.
Los estimados de costos normalmente se presentan en unidades de moneda, pero
alternativamente se pueden usar horas/persona o días/persona.
Los estimados pueden refinarse durante el tiempo del proyecto de acuerdo a la información
disponible y a medida en que se resuelve la incertidumbre, y debe de incluir los siguientes
costos:
Costos directos:
o Servicios
o Instalaciones
o Categorías especiales como inflación permitida y contingencias
Con base en los tiempos y los recursos requeridos para cada uno de ellos, y tomando en
consideración los costos de cada uno de los recursos, se determina el presupuesto de las
actividades del proyecto.
Conclusión
Como se ha comentado a lo largo de este tema, los recursos del proyecto son elementos
críticos para el éxito del proyecto; se relacionan con el alcance, tiempo y costo. En este tema
se analizaron los principales procesos de las áreas de conocimiento que generan los planes
y los resultados que servirán como criterios de evaluación del proyecto.
En los temas siguientes se analizará la forma en que se pueden administrar estos recursos
con el uso de herramientas de software tales como OpenProj o Microsoft Project.
Referencias bibliográficas
Project Management Institute (2013). A Guide to the Project Management Body of
Knowledge. (5ª ed.). Pennsylvania, USA: PMI.
Checkpoint
Asegúrate de poder:
OpenProj Tiene una amplia gama de Cada equipo del proyecto puede
características de gran alcance. instalar la herramienta y decidir qué
Permite tener toda la información características quieren usar; algunas
del proyecto de forma segura y de ellos son las principales
accesible desde cualquier lugar en características, algunas son plugins
cualquier momento. dedicados.
Hacer ajustes a los tiempos de las tareas (esto genera aumento en el costo de la tarea).
Asignar los niveles de avance a la hoja de control de tareas.
Agregar más recursos a la tarea (esto genera aumento en el costo de la tarea).
Por lo anterior, podemos concluir que en la medida que el mecanismo de control sea
efectivo, se pueden evitar costos adicionales en el presupuesto derivados de ajustes, para
poder completar en tiempo y forma las tareas del proyecto.
Conclusión
El software orientado a la administración de proyectos constituye un elemento esencial para
la planeación y el control de los proyectos.
Así como no es conveniente utilizar una herramienta de software sin el fundamento de la
administración de proyectos, tampoco es conveniente que un administrador de proyectos
utilice el juicio y la intuición para administrarlo. Una aplicación de software le facilita la
planeación y el seguimiento del proyecto.
Las herramientas para la administración de proyectos pueden obtenerse de maneras
independientes o integradas en una sola aplicación, que incluye los datos necesarios para
procesar la información del proyecto, controlar el avance en las actividades y registrar
rápidamente los cambios aceptados en el proyecto.
Para que la información que se administra en una aplicación para la administración de
proyectos sea la que representa la situación del proyecto, deben aplicarse las herramientas
y técnicas de la administración de proyectos en diferentes etapas o fases del proyecto, como
las descritas en el PMBOK del PMI® que serán analizadas en el siguiente módulo.
Referencias bibliográficas
Checkpoint
Asegúrate de poder:
Introducción
¿Sabías que la planeación adecuada de un proyecto permite a las
organizaciones y equipos de trabajo administrar eficientemente los recursos
del proyecto, y por tanto lograr las metas y objetivos que se establezcan?
Cuando se realiza la planeación de un proyecto se deben considerar entre otros muchos
aspectos los siguientes: ¿Cuántas y cuáles variables críticas deben ser consideradas para
considerar exitoso el proyecto? ¿Qué pasa cuando existen elementos que generan
ambigüedad en un proyecto? ¿Qué etapas deben ser consideradas
para definir el plan del proyecto?
Hernández et. al. (2006) nos comentan respecto al plan de un
proyecto lo siguiente:
“Afinar más la idea principal y estructurarla de una mejor forma, este
paso puede darse en automático o bien se requiere de gran
cantidad de tiempo, depende de qué tan familiarizado este el
investigador con el tema”.
Un proyecto nace de una necesidad especifica que tiene una persona, una familia, una
organización, una ciudad, una región o bien toda la humanidad. Medina (2008) define un
problema como:
[…] es una necesidad no satisfecha de una persona o grupo de personas, es una situación
indeseable que resta bienestar a las personas afectadas por la misma.
Así que es el analizar una determinada situación lo que genera la idea inicial de un proyecto.
En relación a las características que generan esa idea inicial, es posible que se fundamenten
en un análisis del tipo CPC (Causa-Efecto-Causa), en el que los elementos de ese análisis
son los siguientes (Medina, 2008):
Causas: que se refiere a los factores que se considera que provocan la problemática y
que pueden ser clasificadas por ser similares.
Efectos: son los impactos derivados de las causas; es decir, son sucesos observables
que identifican a la problemática.
Alternativas de solución: que son las acciones que se proponen para atender o resolver
la problemática.
1. Un proyecto siempre debe tener un objetivo, el cual debe presentar de forma clara y
completa aquello que se pretende alcanzar. El objetivo principal debe proveer la guía
base del proyecto. Adicionalmente a esto se deben establecer objetivos específicos para
el proyecto, los cuales estarán relacionados con las principales características,
funcionalidades o especificaciones del proyecto.
2. Los objetivos, que se definen en la parte inicial del proyecto, es posible que requieran
ser ajustados una vez que el proyecto comienza, en función de los avances o situaciones
que se vayan presentando.
3. Los objetivos deben comenzar con un verbo en infinitivo, debido a que representan
acciones específicas. El objetivo principal debe tener tres elementos identificables que
son el qué, el cómo y para qué del proyecto.
Ejemplo de un objetivo:
Neoris (2012) estableció un objetivo relacionado
con un proyecto para la gestión de emergencias (en
el cual participa en forma conjunta con el gobierno
de España y con la Unión Europea):
Desarrollar un sistema integrado de gestión de
emergencias capaz de mejorar en hasta un 30 % los
tiempos de respuesta de los vehículos de
emergencia que operan en las principales ciudades
europeas.
Los pasos que se pueden seguir para la delimitación de un proyecto pueden ser:
En relación a la comunicación que debe darse entre los responsables del proyecto y los
clientes (sponsors), Rodríguez (2013) destaca que los clientes son quienes invertirán sus
recursos en el proyecto, y por lo tanto siempre se debe pensar en ello cuando se les presente
información sobre el mismo.
No basta realizar una buena planeación del proyecto, se debe considerar que se requerirá
convencer a los clientes, ya que ellos, como se mencionó anteriormente, serán los
responsables de la aprobación y liberación de los recursos económicos.
5.3 El proceso de planeación de un proyecto
La planeación de proyectos debe contemplar las siguientes fases:
Las tres primeras fases del proceso de planeación (definición, estructura y requerimientos
del proyecto) se deben realizar tomando en cuenta los siguientes puntos:
Prioridades en un proyecto
Es necesario considerar la elaboración de una matriz de prioridades del proyecto, que
permitirá identificar aquellos aspectos base del proyecto y cómo se deben manejar dentro
del plan.
Restringido
Optimizado
Aceptable
Imagen 5. Matriz de prioridades del proyecto
Por ejemplo, en la figura anterior podemos apreciar un proyecto que tiene una restricción de
tiempo importante y por ello debe ponerse especial atención en el cumplimiento de las
asignaciones.
Enfoque técnico del proyecto
De acuerdo con establecido por la FBO (2012), el enfoque técnico (technical approach) se
define como la oferta de productos o servicios que satisfacen plenamente todas las
características y requerimientos de los clientes en un proyecto.
Los elementos que debe contener un enfoque técnico son los siguientes:
Soporte técnico
Que se ofrecera al cliente para garantizar el adecuado funcionamiento del producto
o servicio.
Documentación
Manuales y documentación técnica que se entregará al cliente para el uso y manejo
del producto o servicio.
Quiénes son los clientes (sponsors) del proyecto y quiénes son responsables de
establecer los requerimientos y la aceptación del proyecto.
Los responsables administrativos de los beneficios del proyecto, ya que son ellos los
impulsores del proyecto y los principales beneficiarios.
Equipo del proyecto en función de las características del proyecto y los perfiles del
recurso humano disponible.
Finalmente, como parte de la estructura del proyecto, también es importante considerar que
se debe crear una estructura para la descomposición del trabajo (EDT), la cual permitirá
analizar el detalle de todas las actividades y subactividades del proyecto, de tal forma que
puedan ser programadas y asignadas en forma adecuada por los responsables. En la
siguiente figura se muestra un ejemplo parcial de una EDT.
Conclusión
La planeación de un proyecto es un proceso que requiere de un trabajo coordinado entre los
responsables del proyecto y las áreas beneficiadas por el mismo. Pero que cuando se
desarrolla en forma adecuada establece las bases para el adecuado desarrollo y
seguimiento del proyecto, a fin de que se alcancen los objetivos establecidos.
Referencias bibliográficas
Doolphy. (2010). Establece los objetivos de tus proyectos. The Doolphy Team, Granada,
España. Recuperado el 3 de octubre de 2013, de
http://blog.doolphy.com/es/2010/08/10/establece-los-objetivos-de-tus-proyectos/
FBO. (2012). Digital Asset Management System. Recuperado de
https://www.fbo.gov/index?s=opportunity&mode=form&id=30c6e570800fac41d8ceea99
a5d0bd6f&tab=core&_cview=1
Medina, M. (2008, septiembre). El análisis de la problemática como estrategia para
generar ideas de proyectos. Trabajo presentado en el V CONGRESO INTERNACIONAL
DE GERENCIA DE PROYECTOS, Bogotá, Colombia. Recuperado de
http://cayein.com/wp-content/uploads/2011/02/El-an+%C3%ADlisis-de-la-
problem+%C3%ADtica-como-estrategia-para-generar-ideas-de-proyectos.pdf
Neoris. (2012). Neoris participa en el proyecto Vi@libre para la gestión de emergencias.
Recuperado de http://www.neoris.com/es/newsspain/2012
Partida, A. (2013, abril). Definición de objetivos. Claves en el éxito de un
proyecto. Mantenimiento & Mentoring Industrial, Madrid, España. Recuperado de
http://mantenimiento-mi.es/2013/definicion-de-objetivos-claves-en-el-exito-de-un-
proyecto
Rodríguez, E. (2013, 11 de enero). 35 preguntas que un emprendedor debe responder
a un inversor. Expansión.com. Recuperado de
http://www.expansion.com/2013/01/11/emprendedores-
empleo/emprendimiento/1357928987.html
SUPORT ASSOCIATIU. (2011). ¿Qué son los objetivos generales, específicos y
operativos de un proyecto? Mejora de la gestión de entidades no lucrativas. Recuperado
de
http://gestio.suport.org/index.php?option=com_content&view=article&id=105%3Aque-
es-el-pla-estrategic&catid=34%3Apmf-activitats&Itemid=44&lang=es
Checkpoint
Asegúrate de poder:
Comprender los diferentes aspectos que deben ser considerados para iniciar un
proyecto.
Explicar la relación que debe generarse entre el equipo del proyecto y los clientes
(sponsors) del mismo.
Desarrollar una planeación de un proyecto tomando en consideración el proceso que
permita asegurar el éxito en su ejecución.
Tema 6. Ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos
Introducción
Es por ello que a lo largo de este tema analizarás cómo realizar el seguimiento, control y
cierre de un proyecto de TI.
Referencias bibliográficas
Orozco, S. (2012). El seguimiento del proyecto: En Dios confiamos, los demás traigan sus
datos. LiderDeProyecto.com. Recuperado de
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/el_seguimiento_del_proyecto.html
Tema 6. Ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos de tecnologías
de información
Explicación
Siempre que sea necesario realizar ajustes al proyecto, se deben documentar de tal forma
que generen un aprendizaje para el equipo y los administradores del proyecto. Otro aspecto
que se debe considerar es nunca perder de vista la definición inicial del proyecto,
principalmente los objetivos, limitaciones y requerimientos de los clientes y beneficiarios del
proyecto.
6.2 Conceptos y herramientas para el seguimiento y control
En el tema 4 estudiamos lo referente al software para la administración de proyectos, en
este punto retomaremos dicho tema ya que no sólo son útiles para la planeación del
proyecto, sino también para su seguimiento y control.
El seguimiento de un proyecto considera que se deben revisar los siguientes aspectos (Gray,
2009):
Figura 1. Aspectos relevantes en la supervisión de un proyecto
Algunas de las herramientas que pueden ser útiles para llevar a cabo el seguimiento de un
proyecto son:
Diagrama de Gantt
Hacer ajustes a los tiempos de las tareas (esto genera aumento en el costo de la tarea).
Asignar los niveles de avance a la hoja de control de tareas.
Agregar más recursos a la tarea (esto genera aumento en el costo de la tarea).
Por lo anterior, se concluye que en la medida que el mecanismo de control sea efectivo se
pueden evitar costos adicionales en el presupuesto, derivados de ajustes para poder
completar en tiempo y forma las tareas del proyecto. Para ello ilustraremos en qué forma las
actividades, tareas y recursos del proyecto pueden impactar el conservar clientes e
inversionistas, o perderlos.
Ejemplo relacionado con el seguimiento y control de un proyecto
Entre las acciones que se deben realizar para llevar a cabo el cierre del proyecto se
encuentra las siguientes:
Los puntos anteriores permiten demostrar que los objetivos y expectativas del proyecto
fueron cubiertos y que todos los involucrados quedaron satisfechos con los resultados del
mismo, así como con la experiencia y conocimiento adicional que se desarrolló por parte del
equipo del proyecto y que debe haber quedado documentado.
Conclusión
Es importante que los proyectos no sólo sean planeados para buscar el éxito en su
implementación, sino asegurarse que en su ejecución no se pierda el rumbo y más todavía
que una vez concluido queden las evidencias de toda la labor realizada y del cumplimiento
de los objetivos.
El uso de herramientas para la administración de proyectos también puede ser de utilidad
para el seguimiento y control de los mismos.
Referencias bibliográficas
Gray, C. y Larson, E. (2009). Administración de Proyectos (4a ed.). México: Mc Graw Hill.
Checkpoint
Asegúrate de poder:
Introducción
Es por ello que en este tema revisarás los diversos aspectos relacionados con el liderazgo,
los equipos del proyecto y la administración del riesgo.
Referencias bibliográficas
Muñoz, F. (2008). Doce características de un equipo de alto rendimiento. IAAP.com,
Universidad para la Cooperación Internacional, Costa Rica. Recuperado de
http://iaap.wordpress.com/2008/03/06/doce-caracteristicas-de-un-equipo-de-alto-
rendimiento/
Tema 7. Administración de equipos de proyectos y el riesgo del proyecto
Explicación
7.1 Desarrollo de equipos de alto rendimiento
1. Analizar los objetivos del proyecto, las características del producto o servicio y el
cronograma de actividades propuesto.
2. Definir el modelo de organización que mejor convenga al proyecto (ver la tabla 1).
3. Determinar los requisitos que debe cubrir el responsable de cada una de las actividades.
4. Asignar a cada uno de los miembros del equipo en las diferentes actividades, acorde a
su perfil.
5. Realizar una reunión de integración que contemple a todas aquellas personas que
formaran parte del equipo.
6. Presentar claramente las ideas relevantes del proyecto, pero dejar espacio para la
reflexión y generar ideas acerca del porqué están ellos siendo llamados y qué pueden
aportar para enriquecer el proyecto.
1. Propósito claro:
Todos los miembros del equipo deben saber exactamente cuál es el objetivo a
alcanzar.
2. Comunicación efectiva hacia adentro y hacia afuera:
El intercambio ágil de la información permite asegurar que se adoptarán
oportunamente las decisiones correctas.
3. Voluntad de aprender de los demás:
Los integrantes del equipo tengan voluntad de aprender nuevas técnicas o
métodos para ser aplicados en el proyecto.
4. Participación en el grupo:
Deben sentirse involucrados en la discusión de los problemas y en las
decisiones que se adopten.
5. Orientación a la solución de problemas:
Orientación a la solución de problemas y no a la búsqueda de culpables.
6. Búsqueda de la excelencia:
En aspectos técnicos, relaciones entre sus integrantes y con otros involucrados,
responsabilidad por el trabajo y resultados.
7. Celebración de los logros:
Es una oportunidad para que el gerente de proyecto destaque en forma especial
a quienes han contribuido al éxito alcanzado más allá de lo esperado.
8. Involucrar a todas las personas relevantes:
Nadie es capaz de entender o resolver un problema solo.
9. Equipos multidisciplinarios-problemas multidisciplinarios:
La búsqueda de una solución debe ser abordada por un equipo que incorpore
representantes de las distintas áreas funcionales.
10. Búsqueda de la innovación:
Genera nuevas formas de ver y solucionar los problemas.
11. Descontento con el status quo:
Queremos buscar nuevas y más eficientes formas de llevarlo a cabo, la
capacidad innovadora de un equipo es la mejor forma de hacerlo.
12. Compromiso:
Los integrantes de éste sienten un compromiso no sólo con el trabajo a realizar,
sino que también con sus compañeros.
Es importante considerar el papel de los integrantes del equipo del proyecto, ya que es
necesario tener presente tres aspectos relevantes:
Interacción constante con el cliente en forma especial en la etapa inicial y cierre del
proyecto.
Planeación del proyecto en respecto de las actividades, recursos, asignaciones,
presupuesto, etc.
Ejercer la dirección y liderazgo del equipo del proyecto.
Comunicación constante con clientes y beneficiarios del proyecto, así como con
participantes externos que intervengan en las tareas del proyecto.
Toma de decisiones personales y de equipo que se requieran para evaluar el avance
del proyecto.
Coordinar los esfuerzos para realizar en los objetivos o alcances del proyecto, cuando
sea necesario o a solicitud de los clientes y beneficiarios del proyecto.
El administrador del proyecto debe ser un líder que posea ciertas características que lo
califiquen no sólo desde el punto de vista técnico del dominio de las etapas de la
administración de proyectos, sino de liderazgo respecto del equipo de trabajo al cual se
dirigirá.
Pero, ¿qué características como encargado de las negociaciones hacia el exterior e interior
del equipo debe tener este líder? En la siguiente tabla se muestran las características de
un buen negociador (BIC GALICIA, 2010).
Recuerda que un líder debe ser reconocido no solamente por la asignación formal del
mismo, sino por la aceptación informal de quienes estarán dentro del equipo, para que
realmente se logren los objetivos del proyecto.
7.3 Administración del riesgo de un proyecto
Se dice que un riesgo es un evento o condición incierta que si se presenta puede afectar
positiva o negativamente al menos a un objetivo del proyecto.
En materia de proyectos, Weeks (2010) indica que se pueden reconocer dos tipos de riesgo:
La probabilidad de la ocurrencia.
El impacto correspondiente en los objetivos si el riesgo ocurre.
Otros factores como el tiempo de respuesta y la tolerancia de la organización al riesgo.
Las respuestas al riesgo se ejecutan durante todo el ciclo de vida del proyecto, pero debe
darse seguimiento al trabajo continuamente para encontrar riesgos nuevos, otros que
requieran cambios y actualizando los riesgos.
Para el seguimiento se utilizan técnicas y análisis como el uso de varianzas y los análisis de
tendencias que utilizan la información generada durante la ejecución del proyecto.
El plan de respuesta al riesgo atiende el riesgo de acuerdo a su prioridad, insertando
recursos y actividades en el presupuesto, en el programa y en el plan administrativo del
proyecto, de acuerdo a las necesidades que se presenten.
Las respuestas al riesgo deben lograr un balance entre la significancia del riesgo, el costo
para lograr el reto, que sea realista en el contexto del proyecto, aprobado por todas las
partes involucradas y asignado a alguna persona.
Conclusión
En este tema se analizó primeramente cómo integrar y desarrollar equipos de proyecto de
alto rendimiento capaces de ofrecer las mejores condiciones para el desarrollo de los
proyecto. Después se revisaron los principales aspectos relacionados con el liderazgo del
administrador de proyectos para que las acciones del proyecto produzcan los beneficios
esperados por los clientes y beneficiarios.
Por último, se consideró el proceso que debe seguirse para la administración de los riesgos
del proyecto. Se contempló lo relativo a la integración de planes de acción para los riesgos
conocidos y de planes de contingencia para los no conocidos, de tal forma que se alcancen
los resultados mediante acciones correctivas y solución de conflictos.
La administración del riesgo se considera una actividad proactiva que permite que el
programa del proyecto sea más realista, considerando los eventos anticipadamente.
Referencias bibliográficas
BIC GALICIA. (2010). Cómo presentar un proyecto en público. Galicia, España: Xunta
de Galicia. Recuperado de
http://www.bicgalicia.org/files/FerramentasEmprender/cast/Presentar_Proyectos_enPu
blico_cas.pdf
Clausse, A. (2002). Organización de equipos de trabajo de investigación y
desarrollo. ISISTA, Facultad de Ciencias Exactas, Universidad Nacional del Centro,
7000 Tandil, Argentina. Recuperado de
http://www.exa.unicen.edu.ar/catedras/manageit/docs/Equipos.pdf
James, T. (2010). Análisis de riesgos fácil. PMI América Latina. Recuperado
de http://americalatina.pmi.org/sitecore/content/latam/KnowledgeCenter/Articles/~/medi
a/48D5C51A2FA24FDD8A2EE77734881EB8.ashx
Muñoz, F. (2008). Doce características de un equipo de alto rendimiento. IAAP.com,
Universidad para la Cooperación Internacional, Costa Rica. Recuperado de
http://iaap.wordpress.com/2008/03/06/doce-caracteristicas-de-un-equipo-de-alto-
rendimiento/
Weeks, B. (2010). Determinación de riesgos en entornos muy interactivos. ¿Cómo evitar
el factor Titanic en su proyecto?. PMI América Latina. Recuperado de
http://americalatina.pmi.org/sitecore/content/latam/KnowledgeCenter/Articles/~/media/7
26EB975FA494F2EA7BC96AD09D9398D.ashx
Checkpoint
Asegúrate de poder:
Introducción
Introducción
Finalidad dela GUÍA de/PMBOK®
¿Qué es un proyecto?
¿Qué es la dirección de proyectos?
La estructura de la Guía del PMBOK®
Áreas de experiencia
Contexto dela dirección de proyectos
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Ciclo de vida del proyecto
Interesados en el proyecto
Influencias dela organización
Introducción
Diagramas de flujo
Documentos principales del proyecto
Planificación de Calidad
Realizar Aseguramiento de Calidad
Realizar Control de Calidad
Estándares PMI. (2014). Guía PMBOK® y estándares. PMI América Latina. Recuperado
de http://americalatina.pmi.org/latam/PMBOKGuideAndStandards.aspx
PMI. (2014). Certificaciones. PMI América Latina. Recuperado de
http://americalatina.pmi.org/latam/CertificationsAndCredentials.aspx
Checkpoint
Asegúrate de poder: