HERRAMIENTAS

DE TIC PARA LA
GERENCIA DE
PROYECTOS

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4. Herramientas de TIC para la Gerencia de Proyectos

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4.
Herramientas de TIC para la
Gerencia de Proyectos
Se presentan herramientas de gerencia de proyectos
asociadas específicamente a proyectos de Tecnología de la
Información y la Comunicación -TIC. Con estos conceptos y
ejemplos prácticos se aplica adecuadamente la teoría adoptada
en los tres primeros capítulos y se evidencia un resultado con la
implementación de las herramientas en el último.

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4.1. Reflexión Inicial – TIC en la
Educación

En el desarrollo de este último capítulo, se realiza una

revisión de las herramientas TIC que, al convertirse en elementos
cotidianos y de uso general, con los cuales se pueden fortalecer
la planificación, el desarrollo y la innovación en la gestión
de proyectos. Dentro de estas herramientas se encuentran
elementos propios de la infraestructura, como son los elementos
de hardware como PC’s, celulares, conexión a internet, entre
otros; y también se deben considerar los aplicativos software que
soportan su operación.

Para llevar a cabo esta revisión es importante tener en

cuentas aportes como los realizados por (Carnoy, 2006), donde
se destaca la existencia de tres aspectos fundamentales al
considerar el uso de TIC en las organizaciones, principalmente
en la gestión y el desarrollo de los proyectos, los cuales son:

• Uso de TIC en la comunicación entre los Directores de

Proyecto y su equipo de trabajo, recurriendo a herramientas
como el Internet, correo electrónico, medios de audio
conferencia, y en general herramientas de intercambio de
información.

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 • Uso de TIC para la flexibilización del trabajo y el
desarrollo de proyectos, permitiendo que los trabajadores
(equipo de proyecto) operen desde fuera de sus puestos de
trabajo, con horarios de trabajo ajustables continuamente según
los requerimientos y necesidades.

• Con las TIC se puede realizar formación y capacitación

del recurso humano de las organizaciones, recurriendo a
educación virtual, formación e-elarning; siendo este un medio
para impartir cursos y recibir realimentación del aprendizaje.

Estas condiciones descritas por Carnoy no son exclusivas

de las organizaciones del sector productivo, ya que en el campo
educativo (escuelas y universidades) han venido introduciendo
aceleradamente estas tecnologías en su diario desempeño,
permitiendo y fomentando trabajo en red, expandiendo los
medios de acceso a la información y consolidando sus estrategias
a través de las TIC. Estos avances son de constante estudio y de
un vertiginoso cambio que debe ser considerado al momento
de desempeñar funciones en las instituciones educativas.

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 En este punto, cabe reflexionar sobre la responsabilidad del
docente en la gestión de proyecto, ya que este debe garantizar el
planteamiento de estrategias para encontrar a diario como hacer
mejor su trabajo, plantear nuevas estrategias de enseñanza,
aprovechar cada recurso o herramienta para motivar a sus
estudiantes a continuar el aprendizaje, y contar con una visión
universal de la gestión del conocimiento. Reflexiones como
las presentadas por UNESCO_EUROPEAID, (2008), donde se
destaca cómo la innovación del docente se queda limitada por
su individualismo, desconociendo muchas veces lo realizado
por sus colegas, lo que se consideran buenas prácticas en el
desarrollo de proyectos en otras instituciones, entre otros.

Ahora bien, la invitación final de esta sección es a que cada

uno de los estudiante-aprendientes del módulo comprendan
que la visión que genera la gestión de proyecto, en educación
o cualquier otra área del conocimiento, debe ser considerada
de forma integral y organizada; pues solo es posible lograr
la innovación y la transformación de las instituciones, si estas
reconocen sus carencias, detectan sus atrasos, y toman
decisiones con su equipo de trabajo, para superar sus
deficiencias de forma proactiva.

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 Estrategias de Planificación

4.2. y Gestión de Proyectos

Educativos con TIC

La gestión de los proyectos asume siempre una estructura

de planeación e implementación de estrategias para realizar
seguimiento. Estas nociones han sido ampliamente exploradas en
los primeros tres capítulos del presente módulo. No obstante,
debe comprenderse que la viabilidad de los mismos se encuentra
asociada a cuestiones ligadas al proceso de toma de decisiones
y a su posterior ejecución de forma responsable y organizada.
Por esta razón, la implementación de los proyectos con TIC,
al igual que en otros casos, debe considerar las siguientes ideas:

• Desarrollar un proceso adecuado y responsable de

evaluación y autoevaluación.
• Realizar la anticipación a dificultades o riesgos que
puedan ocurrir en la ejecución y cierre del proyecto.
• Analizar y asignar de forma ordenada los recursos
disponibles para la ejecución del proyecto, priorizando
funcionalidad y costos.
• Promover innovaciones siempre favoreciendo la
implementación de estas y la consolidación de políticas
institucionales al respecto.

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 Para llevar a cabo un proyecto se debe comprender
que tan solo con planearlo se da inicio a un proceso donde se
deben construir a partir de la participación, donde exista una
democracia en el equipo de trabajo pero siempre direccionado
y sustentado por un líder del mismo. Estos procesos, en la
educación, deben ser compromiso de la comunidad educativa, y
no solo de directivas o docentes.

Para pensar en un proyecto se debe garantizar no limitarse a

la obtención de intenciones y enunciados, sino de una estrategia
de concreción del mismo, estableciendo reglas y acciones para
ejecutarlas, definiendo criterios y principios para la orientación,
así como las estrategias para desarrollarlas.

Como un ejemplo ilustrativo para el estudiante-aprendiente,

se invita a revisar el caso de un proyecto educativo; como la
formación y el desarrollo de un equipo que sea capaz de lograr
la constitución de un PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL de
una organización. UNESCO_EUROPEAID, (2008) presenta como
estrategia para la consolidación de proyectos con TIC, cuatro
momentos para su ejecución: explicativo, normativo, estratégico
y táctico operacional; donde cada uno de estos permite avanzar
de forma estructurada en la consolidación del mismo.

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 Ahora bien, planear y desarrollar no es suficiente si no se
plantean estrategias de seguimiento y evaluación de los proyectos;
los cuales se deben sustentar en el marco del desarrollo de la
innovación y la mejora educativa. Evaluar entonces debe ser
considerado como una estrategia de valoración y es consecuencia
de la generación del cambio.

La realización del proceso de evaluación suele ser

estructurada y sistematizada, refiriéndose estos a procedimiento
de investigación a que da lugar la metodología y asociada
a técnicas de obtención y registro de datos. Por otra parte, el
segundo elemento a considerar debe ser que la evaluación hace
también referencia al foco que debe asumir el seguimiento, es
decir, el tipo de información que se espera obtener a través de
la evaluación. Deben tenerse en cuenta entonces dos cuestiones
diferentes, los procesos generados por el funcionamiento del
proyecto y los resultados obtenidos en las dimensiones que se
desean estudiar.

El último aspecto fundamental tiene que ver con la necesidad

de contar con un conjunto de criterio, o puntos de referencia que
sirvan como parámetros para comparar los resultados que surjan
de la evaluación. En la siguiente subsección se destacan algunos
elementos destacables para el seguimiento de proyectos con TIC.

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 4.2.1. Criterios de evaluación de proyectos
en educación que incorporan TIC.

Existen diferentes posiciones según la referencia a la cual

se le haga seguimiento, sin embargo muchos autores concuerdan
que los principales elementos a tenerse en cuenta al evaluar
proyectos es:

Currículo fundamentado en TIC: Si el impacto del

proyecto educativo es a nivel curricular, se debe entonces mediar
el mejoramiento del currículo y de las estrategias de enseñanza
a través de las TIC; desarrollando procesos de aplicación y
experimentación de los mismos. Esta implementación debe
siempre determinar áreas curriculares a ser afectadas por el
proyecto, sobre todo si garantiza interdisciplinariedad. Este
proceso debe también contar con indicaciones para el cambio en
las prácticas de enseñanza, así como la integración de las TIC en
las actividades asociadas a esta.

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 Finalmente, debe realizarse un destacado trabajo sobre
el desarrollo de materiales digitales y productos tecnológicos
asociados al marco del proyecto.

Trabajo colaborativo en red: En este se pretende

que al desarrollar un proyecto educativo mediado en TIC debe
establecer políticas para la incorporación de cultura en trabajo en
red y desarrollo colaborativo, con otras instituciones, regiones,
países. Esto puede ser fácilmente mediado por foros o listas de
trabajo; ya sea por especialidad, área o sección territorial. Cada
una de estas ideas debe garantizar el intercambio de materiales y
experiencia intra-institucionales e inter-institucionales.

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 Desarrollo profesional de los docentes: Un proyecto
educativo mediado con TIC, sin la formación y capacitación de
los docentes es muy difícil de concebir. Se debe garantizar una
cantidad suficiente de docentes entrenados, un mejoramiento de
actitudes y aptitudes de los mismos en el uso de TIC en sus tareas
diarias; y la ejecución con pertinencia y calidad de la formación.

Cultura, nivel de uso y competencias TIC: Se debe generar

fuertes niveles de aceptación y participación en las actividades de
los proyectos, por parte de docentes, estudiantes, y personal de
apoyo.

Finalmente, y teniendo en cuenta este marco referencial,

en la siguiente sección se describen algunas herramientas TIC
que fortalecen el desarrollo y planificación de proyectos; ya sean
educativos o de otra índole.

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 Aplicaciones que Soportan

4.3. la Gestión de Proyectos

Educativos

En esta última sección del documento, se lleva a cabo la

presentación de las potencialidades de algunos aplicativos software
que ayudan o soportan la planeación, gestión y seguimiento de
proyectos. Se ha decidido presentar elementos, tanto licenciados
como gratuitos, y se invita al lector a profundizar en dichas
aplicaciones y explorar otras que considere importantes. Las
aplicaciones presentadas son:

Microsoft Project (Licenciado): Aplicación reconocida

como un software de gestión de proyectos, siendo este uno de
los productos “bandera” de Microsoft. Esta herramienta ha sido
desarrollada y actualizada para dar soportes a los gerentes de
proyecto en el desarrollo de planes, la asignación de recursos
a actividades específicas, seguimiento de los progresos de uno
o más proyectos, la gestión del presupuesto y el análisis de
tiempos del mismo. La versión más reciente del aplicativo es la
2013 y puede descargar un trial o prueba de 30 días del link:
http://technet.microsoft.com/en-US/evalcenter/hh973401. En la
Figura 27 se presenta una ilustración sobre el entorno de trabajo
del software descrito.

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Figura 27
Imagen Ilustrativa del Software MS Project

Nota Fuente: Recuperado de http://easytasksync-ms-project-outlook-sync.soft32download.com/screenshot/, 2010.

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 Oracle Primavera (licenciado): Sistema primavera es
una marca que compila una serie de paquetes de aplicativos
software para la gestión y planeación de proyectos; actualmente
propiedad de la Corporación Oracle. El enfoque de la herramienta,
y su principal objetivo, es el de apoyar eficazmente a las
organizaciones para realizar el seguimiento de programas y
proyectos. Se destaca por su capacidad de trabajo en tiempo real y
permite gestionar cartera, determinar recursos usados, asegurar
equipos de proyectos en programas macro, entre muchas otras
actividades.

Se destaca de esta aplicación la posibilidad de integración son

el ERP SAP, muy reconocido a nivel organizacional y de amplio
uso en Colombia.

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Figura 28
Software Oracle Primavera- Imagen Ilustrativa

Nota Fuente: Recuperado de Recuperado de http://www.file-extensions.org/p3-file-extension

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 Palisade @ Risk (licenciado): Aplicación de propósito
específico que utiliza las simulaciones de Monte Carlo para
mostrar escenarios posibles para un proyecto y su probabilidad
de ocurrencia. Este aplicativo fundamenta su operación en la
incertidumbre propia de los proyectos, generando panoramas
sólidos y completos. El aplicativo permite también determinar
tareas críticas y permite hallar la mejor estrategia basada en la
información disponible.

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Figura 29
Imagen Ilustrativa de @Risk

Nota Fuente: Recuperado de http://www.file-extensions.org/p3-file-extension

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 OpenProj (GPL): es un proyecto libre y de código
abierto de gestión de programas de software Serena Software
Incorporated. El desarrollador afirma que OpenProj es un
reemplazo de Microsoft Project y otras soluciones de proyectos
comerciales. Ha sido descargado más de 1.250.000 veces en
pocos meses desde su lanzamiento y se está utilizando en más
de 142 países. Aunque no es igual a MS Project, este programa
ofrece varias funciones útiles para la planificación de proyectos,
programación y gestión.

Open Workbench: sido diseñado para la programación y

gestión de proyectos. Se encuentra patrocinado por la División
Clarity de CA. Se trata de una aplicación de código abierto que
se ejecuta en la plataforma Windows, incluyendo Windows
2000 y XP. El software se puede descargar y utilizar de forma
gratuita. Revisión Open Workbench.

GanttProject: tiene una interfaz fácil de usar,

simplemente se puede iniciar la planificación de proyectos
de inmediato después de la instalación. Este programa es
una herramienta de gestión publicada bajo la licencia GPL. Por
tanto, puedes descargarlo y utilizarlo de forma gratuita. Está
disponible para múltiples plataformas, incluyendo Windows,
Linux y Mac.

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 FusionDesk Starter Edition: FusionDesk Starter
proporciona la planificación del proyecto básico y algunas
características de gestión. No podrá ser la solución adecuada si
estás buscando un programa de gestión de proyectos completo,
ya que carece de algunas características de gestión como los
diagramas de Gantt y de gestión de recursos.

TaskJuggler: está desarrollado principalmente para

los sistemas Linux y Unix-like. El programa proporciona la
planificación del proyecto y la solución de seguimiento de
manera superior a las herramientas de uso común, como la
edición de gráficos de Gantt. Se trata de un programa de gestión
de proyectos de software para administradores de proyectos
serios. Se trata de una aplicación de código libre y abierto.
Puedes descargarlo y utilizarlo de forma gratuita.

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 Finalmente, las siguientes seis aplicaciones son destacadas
en una sección diferente por ser software que se ejecutan online
(línea) y son otra alternativa para las organizaciones. Cada una
de las propuestas mostradas está desarrollada con licenciamiento
libre o GPL.

Intervals: ofrece el Plan gratuito para las personas y

trabajadores independientes que buscan la gestión de proyectos
libre. El plan libre te permite gestionar un número ilimitado
de tareas y hacer el seguimiento de forma gratuita sin límite de
tiempo.

Basecamp: es una de las más populares aplicaciones

basadas en la gestión de proyectos a través de una web. Se ofrece
la gestión de recursos, gestión de documentos y solución de
colaboración. Además de ofrecer suscripción de pago, Basecamp
también ofrece un plan gratuito que tiene un proyecto, sin límite
de usuarios, pero no permite compartir archivos.

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 Goplan: proporciona características útiles, tales como la
gestión de tareas, hitos, seguimiento de problemas, el tiempo
de seguimiento, el calendario y las versiones de archivos. El
programa se carga como servicio de suscripción, hay varios
planes disponibles para que elijas como inicio, profesional y
sin límites. También hay plan gratuito que proporciona las
características básicas, tales como gestionar 3 proyectos, 2
usuarios, 2 colaboradores y 100 MB de almacenamiento.

Proyectos Net Easy: ofrece características que incluyen

plantillas de proyecto, auto asignación de los permisos, los hitos a
nivel de proyecto, el indicador de puntualidad, las operaciones, el
cálculo automático de los avances sobre la base de las actividades,
un número ilimitado de campos personalizados, estados
personalizados, categorías y prioridades y Diagrama de Gantt
interactivo. Está disponible en varios idiomas, incluyendo Inglés,
francés, alemán y ruso. Existe la cuenta gratuita que permite un
solo usuario con 100 MB de espacio de almacenamiento y número
ilimitado de proyectos y actividades.

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 AceProject: ofrece gestión de recursos, gestión de tareas,
estadísticas e informes de proyectos, diagramas de Gantt, el
calendario, el seguimiento de tiempo, las soluciones de gestión
de documentos. Puedes obtener plan básico de forma gratuita
con funciones limitadas: 5 usuarios, 5 proyectos, 50 tareas y 50
MB de espacio de almacenamiento.

Zoho Projects: proporciona el almacenamiento de la

información básica del proyecto, así como las tareas y la gestión
de la documentación. Esta versión gratuita permite un proyecto,
sin límite de usuarios, 100 MB de almacenamiento, 1 Wiki y 1
gráfico.

Finalmente, como cierre de este capítulo, se invita al lector

a revisar estos ejemplos y a determinar estrategias de uso de los
mismos en su desempeño en la gestión de proyectos.

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 Términos Claves

Software de Gestión de Proyectos

Proyectos Educativos Mediados por TIC
Cultura Organizacional y Paradigmas Educativos
V
HERRAMIENTAS DE TIC PARA
LA GERENCIA DE PROYECTOS

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 Lecturas Recomendadas

Universidad autónoma de Manizales (2012). Política de incorpora-

ción de TIC en la universidad autónoma de manizalez. Recuperado
de: http://repositorio.autonoma.edu.co/jspui/bitstream/11182/172/1/
Pol%C3%ADtica%20de%20Incorporaci%C3%B3n%20de%20TIC%20
V UAM%202012.pdf

HERRAMIENTAS DE TIC PARA Miranda, M. (2011). Escenario de la incorporación de las TIC al pro-
LA GERENCIA DE PROYECTOS ceso de enseñanza-aprendizaje. ¿Qué papel juega las TIC en el aula?
Recuperado de http://juandomingofarnos.wordpress.com/2011/04/30/
escenario-de-la-incorporacion-de-las-tic-al-proceso-de-ensenan-
za-aprendizaje/

Bucheli, A., & Gutiérrez, L. (2010). Incorporación de las TIC en edu-

cación superior. Experiencia Institucional Universidad de los andes.
Recuperado de http://www.slideshare.net/rancruel027/incorpora-
cin-de-las-tic-en-educacin-superior

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