Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Reglamento Del Senado
Reglamento Del Senado
OFIMÁTICA
PROCESADORES DE TEXTO. BASES DE DATOS. HOJAS DE CÁLCULO.
INTRODUCCIÓN
1. PROCESADORES DE TEXTO
1.1. Concepto
Software es, según la definición que hace una enciclopedia electrónica de muy
extendido uso por todo el mundo, un "programa de computadora..., serie de
instrucciones responsables de que el hardware, es decir, la máquina, realice su tarea". Y
un procesador de textos es, como su nombre lo sugiere, un software creado para
"procesar", es decir, para trabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un formato
específico y enriquecerlos de mil maneras.
Podemos decir que las antiguas máquinas de escribir fueron las antecesoras directas de
los actuales procesadores de texto. Para corregir cualquier error no había más que echar
mano de los recursos tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etcétera. Con
el agregado de que cada versión era una y sólo una, aunque se hubiera usado papel
carboncillo para elaborar n copias. Realizar una nueva versión del texto significaba
escribirlo de nuevo.
La Barra de menús está compuesta por botones que, al click, despliegan una oferta de
funciones. Esta "persiana" recibe el nombre de menú porque pone a nuestra disposición
diversas opciones, entre las que podemos elegir.
Con la Barra de herramientas imagen el usuario puede controlar las características de las
imágenes que ha insertado en un texto: puede hacer que las columnas de palabras
rodeen a las imágenes, que queden detrás o delante de ellas o hacer semitransparente la
imagen y colocarla como fondo de la página.
La Barra base de datos contiene funciones que permiten al usuario crear ficheros tan
minuciosos como quiera y posteriormente cruzar a su antojo la información contenida
en ellos. Con las funciones agrupadas en la Barra de herramientas Web el usuario puede
armar sencillas páginas Web, listas para ser publicadas en Internet. La Barra
portapapeles contiene iconos correspondientes a archivos de trozos de texto que el
usuario ha cortado para luego pegar en otra parte. Las Reglas sirven para colocar
objetos en la página, alinear columnas de texto u otros elementos similares.
El área de trabajo es ese gran espacio en blanco en el que se muestra el avance y estado
de nuestra labor, y que nos brinda una idea precisa de cómo se verá nuestro texto una
vez impreso. Una función muy útil para los usuarios que no tienen mucha experiencia
en el manejo de este tipo de software, es la Ayuda a la que se puede recurrir en
momentos difíciles mediante el planteamiento de preguntas con un lenguaje sencillo
acerca de cómo utilizar las distintas herramientas.
La Barra de avance horizontal sirve para movernos de derecha a izquierda y viceversa a
lo largo del documento que tenemos en pantalla, y además contiene algunos botones que
nos ofrecen vistas diferentes de nuestro trabajo.
En la Barra dibujo se encuentran los iconos de las funciones que permiten al usuario
diseñar imágenes más o menos complejas, además de esquemas, cuadros analíticos y
organigramas, recursos todos ellos cuya aplicación en las necesidades cotidianas del
maestro es muy frecuente.
Las aplicaciones MS-DOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de
256 caracteres y que no contiene ni mayúscules acentuadas ni otros caracteres
necesarios para otros idiomas. Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI,
la cual si que posibilita estas opciones.
Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS, hay que realizar la
oportuna transformación de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan
caracteres extraños.
Windows permite manejar un gran número de tipos de letras distribuidos con el propio
Windows, con los programas y con las impresoras. Los tipos de letras de Windows se
pueden clasificar en función de varios criterios:
1.4.1. Aspecto
1. Con Serif. Son letras que tienen una base, como por ejemplo la Times.
2. De palo. Son letras sin base, como por ejemplo la Arial
1.4.2. Espaciado
Por tanto, cuando se utiliza un tipo de letra proporcional, no tiene sentido hablar de
columnas de texto, porque el número de letras que caben en una columna depende de lo
que se haya escrito. Para alinear el texto en columnas habrá que recurrir a los
tabuladores o a las tablas.
1.5. La pantalla
Barra de título. En ella aparece el título del programa y del archivo en el que se
está trabajando.
Barra de menús. En ella aparecen las opciones del menú principal, que dan
acceso a todas las funciones del programa.
Barra de herramientas. Está compuesta por iconos que dan acceso a las
funciones más utilizadas del programa. En la mayor parte de los programas, el
usuario puede decidir cuáles son los iconos que se muestran e incluso disponer
de varias barras de herramientas alternativas para las diferentes fases del proceso
de edición: edición normal, elaboración de gráficos, corrección, etc. Algunos
programas permiten mostrar varias de ellas a la vez.
Área de edición. Es donde se escriben los documentos.
Barra inferior. En ella aparece información diversa sobre el documento, la
tipografía que se está utilizando, el punto del documento en el que se encuentra
el cursor, etc.
Los modernos procesadores de texto disponen de varias modalidades de visualización
de los documentos. La modalidad de más calidad, es una visualización de tipo
WYSIWYG (What You See Is What You Get), que significa que el documento una vez
impreso tendrá el mismo aspecto que el que aparece en pantalla. En la modalidad de
menos calidad o borrador se obvian algunos elementos, sobre todo gráficos, adornos y
cabeceras y pies de página en general, para acelerar la visualización del documento que
se está editando. Algunos programas permiten además la modalidad de esquema. Esta es
una herramienta muy potente que permite modificar fácilmente la organización del
documento al mover y cambiar el estilo asignado a grandes bloques de texto.
Copiar. Pasa una copia del bloque marcado al portapapeles desde donde se
puede pegar en este o en otros documentos
Cortar. Copia el bloque marcado y lo retira de su situación actual.
Asignar formato de texto al bloque, etc.
Dar formato a un texto significa, en términos generales, fijar los parámetros que
definirán su aspecto, desde el tipo de letra a su alineación en la página. Este apartado
hace referencia concretamente a la forma de modificar el aspecto de fragmentos de texto
que queremos diferenciar del resto del mismo.
Los textos a partir de un cierto volumen tienen una estructura interna. No todos los
párrafos tienen la misma importancia, sino que unos párrafos componen el cuerpo
principal del texto, mientras que otros actúan como títulos de capítulo, de apartados o de
subapartados o como partes de una enumeración. Para resaltar la función de cada uno de
los párrafos se recurre a cambiar el formato de texto (tipo de letra, cuerpo, realces
-negrita, cursiva,...-) o de párrafo (alineación, interlineado respecto a los párrafos
previos, etc.). Esto puede llevarse a cabo repitiendo el proceso para cada uno de los
párrafos, pero este es un proceso muy lento y propenso a los errores.
Los modernos procesadores de texto facilitan este proceso mediante los estilos de
párrafo. Estos consisten en especificaciones del aspecto que debe tener un determinado
tipo de párrafo que se incluyen en el código no visible del archivo. De esta forma puede
determinarse, por ejemplo, que los títulos de apartado se harán con una Arial con cuerpo
14 y en negrita y que el texto estándar será TimesNewRoman, con cuerpo 11 y sin
realces. Bastará con indicarle al programa qué párrafos son títulos de apartado y cuáles
son texto estándar para que el programa les aplique automáticamente el formato que se
ha definido previamente.
La utilidad de los estilos de párrafo van más allá del formateo de texto, ya que son la
base para algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:
Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han
definido en un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros
documentos en el futuro.
Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de página
y algunos estilos de párrafo. Todos los documentos están creados bajo las
especificaciones de una plantilla.
Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesión suele ser una página en blanco,
pero los procesadores de texto poseen muchas otras. Muchas de ellas contienen
encabezamientos gráficos y texto predefinidos en vistas a editar fácilmente documentos
vistosos de diversas índoles, tales como informes, fax, agenda, artículos en columnas,
calendarios, etc. Además, se pueden crear plantillas nuevas o modificar las existentes si
no se adaptan a las necesidades de los usuarios. Las modificaciones realizadas en el
formato del documento o de la página no alteran la plantilla y solo afectan al documento
actual.
Todos los procesadores de texto disponen de utilidades para llevar a cabo una
verificación ortográfica. Todas funcionan de forma similar. Permiten corregir errores
ortográficos comparando una a una las palabras del documento con un diccionario
interno. El que se pase la verificación ortográfica no asegura que no haya errores
ortográficos. En general, si una palabra existe en el diccionario, aunque esté mal escrita
en el contexto, no será detectada como errónea (por ejemplo se considerará correcto si
aunque la forma correcta en el contexto fuese sí). Por contra, una palabra escrita
correctamente será detectada como errónea si no se ha separado de un punto o una coma
anterior o si la forma gramatical no está recogida en el diccionario.
Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario en el que se suelen
guardar las palabras más usadas por este, incluyendo tecnicismos, abreviaturas o argot,
que pueden ser usadas por el programa como parte de las alternativas que proporciona
cuando una palabra es detectada como errónea.
Indicar por último que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de
combinar un documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar
esta fusión de archivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la
información contenida en un documento, como una carta o un informe. El típico
ejemplo es la realización del mailing o redacción de una carta que es enviada a distintos
destinatarios, personalizando para cada uno de ellos el nombre y la dirección. Con esta
función también se pueden imprimir etiquetas postales. La fusión con WordPerfect
permite imprimir también los sobres.
Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura formada por
registros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una hoja de cálculo o
una base de datos se adaptan a esta estructura y son válidos como archivo de datos.
2. BASES DE DATOS
2.1.Concepto
Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía
según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda
explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la
información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los
datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se
informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama
gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de
campos).
El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor de
base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach,
parados, u Oracle.
2.2. Características
Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa
y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.
Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los
registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
Permite realizar un listado de la base de datos.
En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:
Numéricos.
Alfanuméricos.
2.3. Funcionalidades
Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de
base de datos son las siguientes:
Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para
establecer parámetros personalizados.
3. HOJAS DE CÁLCULO
Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten una
infinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo se
pueden analizar y trabajar fácilmente con ellos. Como ejemplos tenemos a LOTUS-123,
WORKS, EXCEL, QUATTRO PRO, FRAMEWORK etc.
Las columnas se denominan con letras y las filas se denominan con números ya que es
fundamental la identificación para poder realizar la inserción de datos. Así las celdas se
identifican con una letra, correspondiente a la columna y el número correspondiente a la
fila.
A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de cálculo asigna
directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda
referido al aspecto de la celda en sí, es también modificable, pudiendo trabajar con un
conjunto de celdas (se denomina “rango de celdas”) aplicando una función a todo el
conjunto.
Título de Fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante números,
que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.
Título de Columna: Está siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras,
que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene la
AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de
cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la Celda de una
esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina
opuesta. Es decir Celda inicial y Celda final del rango, separadas por dos puntos. Por
ejemplo, al rango que comprende las Celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5,
E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Formato de números.
Selección de rangos.
Relleno de rangos.
Orientar el texto
Para seleccionar una Celda, simplemente se hace un click sobre ella. Para seleccionar
una Fila completa, se hace un click sobre el Título de la Fila. Para seleccionar una
Columna completa, hacemos un click sobre el Título de la Columna.
Para seleccionar un rango lo hacemos con el llamado método del drag and drop
(arrastrar y bajar): Presionamos el botón izquierdo del mouse en la casilla de inicio de la
selección (una esquina), y con éste presionado desplazamos o arrastramos el mouse
hasta que llegue a la esquina opuesta del rango que queremos seleccionar.
Como vimos en clases los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, como
veremos más adelante los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos y
los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos,
los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se compone de una serie de Hojas donde se encuentra
albergada la información; de esta forma es posible relacionar las Hojas y compartir la
información que se guarda en ellas. Cada una de estas Hojas se denominan Hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer
simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector
inferior de la pantalla.
Excel 97 además de funcionar como una típica Hoja de cálculos nos deja insertar otros
objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos,
presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos
tipos de objetos la Hoja de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadas con
éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de cálculos existen dos
conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de
un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas los estados de la República
Mexicana-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo
números de habitantes.
Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows
correctamente, se debe ir al menú Inicio, luego entrar al submenú Programas y luego
hacer click en la opción Microsoft Excel.
Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del
modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por ejemplo,
pueden agregarse o quitarse menús y botones, crearse barras de herramientas
personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.
La barra de menús presenta los siguientes menús: Menú de control, Archivo, Edición,
Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?.
Barra de herramientas Gráfico: Contiene los siguientes íconos: Objetos del gráfico,
Formato del objeto seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla de datos, Por Filas,
Por Columnas, Texto en ángulo descendente, Texto en ángulo ascendente.
Para agregar o quitar una barra de herramientas, entramos al menú Ver, luego al
submenú Barras de herramientas, y a continuación hacemos un click en la opción con el
nombre de la barra de herramientas que queremos agregar o quitar. A este submenú
podemos entrar también clickeando cualquier barra de herramientas con el botón
derecho del mouse.
Para abrir un libro de Excel 97 entramos al menú Archivo y luego hacemos un click
sobre la opción Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botón Abrir de la barra de
herramientas. Aparecerá una caja de diálogo denominada Abrir que se divide en cinco
partes: La primera, Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual podemos
seleccionar la carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La segunda contiene
varios íconos útiles, como ser Subir un nivel, Buscar en, Buscar en Favoritos, Agregar a
Favoritos, Lista, Detalles, Propiedades, Vista previa, Comandos y configuración. Estos
íconos se dividen en cuatro grupos.
El botón Subir un nivel es el único que contiene en el primer grupo, y se utiliza para
subir un nivel de carpetas. El segundo grupo contiene los próximos tres íconos y son
utilizados para buscar en la Web. Los próximos cuatro botones están en el tercer grupo y
son utilizados para la visualización de los archivos que contiene la carpeta actual. El
último icono, Comandos y configuración, representa al cuarto grupo y despliega un
menú con diversas opciones acerca del tema.
La parte central del cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar el archivo a abrir, y
también para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres botones, que
son Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la caja de diálogo y cancela la apertura
del archivo), y Avanzada, que se utiliza para la búsqueda avanzada de archivos. La parte
inferior de la caja de diálogo Abrir también se utiliza para la búsqueda de archivos. Para
ir a esta caja de diálogo también podemos presionar la combinación de teclas Ctrl+A.
Si deseamos guardar un libro como una página Web, simplemente vamos al menú
Archivo y clickeamos la opción Guardar como HTML. Aparecerá entonces un asistente
que nos ayudará a hacerlo.
Para imprimir un libro sin pasar por la Vista preliminar, vamos al menú Archivo y
clickeamos la opción Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:
Para entrar a la caja de diálogo Imprimir también podemos hacer un click en el icono
Imprimir de la barra de herramientas Estándar: o presionar Ctrl+P.
Para enviar un libro por correo electrónico y otras opciones accedemos al menú
Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.
Para ver las propiedades del libro actual accedemos a la opción Propiedades que se
encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas:
General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.
Mover la ventana de Excel 97: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana
está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag
and drop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar) (este método ya fue explicado) sobre la
barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo
podemos hacer utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 97. Hacemos un drag and drop (arrastrar
y bajar) sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de
control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la
ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones. Para hacerlo sólo debemos presionar su
botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma
soltamos las teclas.