ANNY KARINA HERNANDEZ VIDES

GESTION DOCUMETAL 6

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES EMPRESAS PUBLICAS Y PRIVADAS

Es el medio por el cual las entidades públicas y privadas trasladan documentación

de un archivo a otro, una vez que estos han cumplido las normas establecidas y el
plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos y tiempos de retención señalados en las tablas de retención o
valoración documental, evitan aglomeración de documentos en las diferentes
áreas de oficina, mejoran el manejo administrativo de la documentación.

La ley 594 del 2000, Ley General de Archivo, artículo 20 dice que las entidades
públicas que se suprimen deberán entregar sus archivos a las entidades que
asumen sus funciones.

El Acuerdo 042 del 2002 establece criterios para la organización de gestión en

entidades públicas y privadas, para las transferencias primarias y secundarias y
las ocasiones por fusión y supresión de entidades o dependencias, corresponderá
a cada uno de las unidades de conservación.

El Decreto 1515 de 2013 reglamenta la Ley 80 de 1989, en lo que se refiere a las

transferencias documentales secundarias y de documentación de valor histórico al
Archivo General de la Nación.

Por todo lo anterior podemos inferir razonablemente que independientemente si

las entidades sean públicas o privadas, estas al momento de transferir
documentos o archivos deben basarse en lo estipulado en la ley y las normas
vigentes para tal fin, sin importar la función que cumplen cada una de ellas.