IDEAS PARA AHORRAR TIEMPO









I.
AGUDICE
SU
SENTIDO
DEL
 
 A.
Considere
que
el
tiempo
es
dinero
e
inviértalo




TIEMPO
 
 
 
 





 



correctamente.




 
 
 
 
 
 B.
Establezca
prioridades,
A,
B,
C,
y
cúmplalas.




 
 
 
 
 
 C.
Divida
el
tiempo
y
las
tareas
en
secciones
mane‐


 
 
 
 
 
 



jables
y
dedíquese
a
una
sola
sección
a
la
vez.




 
 
 
 
 
 D.
Hágase
la
pregunta
de
Lakein
:


 
 
 
 
 
 



“Cuál
es
el
mejor
uso
de
mi
tiempo
ahora?
“





II.
ESTABLEZCA
PRIORIDADES










A.
Asigne


prioridades


basándose

en

las

propor‐





DE
TIEMPO
QUE
PUEDA
 
 



ciones
de
valor/tiempo.





CUMPLIR

 
 
 
 
 



1.
 Dese
 cuenta
 que
 80%
 del
 tiempo
 se
 encuen‐


 
 
 
 
 
 
 tra


por


lo


general


en


un


20%


de


las



 
 
 
 
 
 













actividades.




 
 
 
 
 
 



2.

 Comience
 
 con
 
 las
 
 partes
 
 más
 lucrativas
 de


 
 
 
 
 
 
 los
proyectos
grandes.




 
 
 
 
 
 



3.

 Pare
 
 las
 
 actividades
 
 improductivas
 
 lo
 
 más


 
 
 
 
 
 
 pronto
posible.




 
 
 
 
 
 B.
Considere
las
tareas
con
más
prioridad
al
fijar
los


 
 
 
 
 
 




horarios.


 
 
 
 
 
 




1.

 Haga
primero
lo
más
importante.


 
 
 


 
 
 
 
 
 




2.

 Dese
 suficiente
 tiempo
 para
 concentrarse
 en


 
 
 
 
 
 
 los
asuntos
con
prioridad.




 
 
 
 
 
 




3.

 Seleccione
 
 el
 
 mejor
 
 momento
 del
 día
 para


 
 
 
 
 
 
 el
tipo
de
trabajo
requerido.




 
 
 
 
 
 




4.

 Haga
 
 
 citas,
 
 
 cuando
 
 fuese
 
 necesario,
 pero



 
 
 
 
 
 
 siempre

reserve

por

lo
menos
una
hora



 
 
 
 
 
 













libre
por
día.










 
 
 
 
 
 C.
Enfoque
los
objetivos.

1. Siempre

piense

en
sus
metas
a
largo
plazo,



aún

al
hacer
pequeñas
tareas.



2. Mantenga
una
lista
de
cosas
específicas
que

debe
hacer
ese
día.



3. Pierda
 unas
 cuantas
 batallas
 con
 tal
 de
 ganar
 la

guerra.





III.
TERMINE
LAS
TAREAS
CON
 A.
Reserve

tiempo

todos

los

días

para
planear
el

MUCHO
VALOR
RÁPIDAMENTE
 



uso
del
tiempo.



1. Planee
su
trabajo
y
trabaje
en
sus
planes.



2. Busque
 todos
 los
 días
 técnicas
 que
 lo
 ayuden
 a

ahorrar
tiempo.



3. Examine
 sus
 viejos
 hábitos
 y
 si
 es
 necesario

elimínelos
o
simplifíquelos.






 
 
 
 
 
 B.
Use

la
ley
de
Lakein
para
aprovechar
más
el













 
 
 
 
 



















tiempo.

1. Recuerde
 la
 ley
 de
 Lakein:
 “Siempre
 hay

suficiente
tiempo
para
las
cosas
importantes”.



2. Trate
que
sus
metas
a
largo
plazo
sean
vividas
de

manera
 que
 puedan
 guiar
 sus
 acciones

cotidianas.



3. Examine
 el
 uso
 real
 del
 tiempo
 y
 determine
 el

tiempo
 dedicado
 a
 actividades
 triviales
 que

puede
evitar
en
el
futuro.



4. Piense
 que
 cada
 minuto
 cuenta
 y
 viva
 24
 horas

cada
día.




















C.
 Haga
 las
 pequeñas
 tareas
 cuando
 tenga
 varios

minutos
libres.



1. Cuando
 tenga
 que
 esperar
 por
 alguien
 o
 algo
 no

pierda
tiempo.



2. Siempre
tenga
a
mano
un
grupo
de
tareas
cortas

que
pueda
hacer
entre
otras
actividades.



3. Siempre
 tenga
 alguna
 pregunta
 en
 mente
 que

pueda
considerar
durante
los
ratos
libres.



4. Reconozca
 el
 valor
 del
 tiempo
 que
 pasa

descansando
de
veras.





D.
Descubra
nuevas
maneras
de
delegar.

1. Use
a
su
secretaria
para
ahorrarse
tiempo.



2. Exija
 que
 sus
 colaboradores
 le
 entreguen
 los

trabajos
completos.



3. Busque
 oportunidades
 para
 “simplificar”
 las

tareas.



4. Evite
la
tendencia
de
“hacerlo
usted
mismo”.





E.
 Considere
 los
 compromisos
 inevitables
 como

oportunidades.

1. Las
 cosas
 menos
 críticas
 ofrecen
 oportunidades

seguras
para
experimentar.



2. Trate
 de
 aumentar
 su
 ritmo
 de
 trabajo

periódicamente.






3. Puede
 aprender
 cómo
 administrar
 su
 tiempo
 si

observa
cómo
maneja
las
actividades
rutinarias.



4. Cuando
piense
en
superarse
piense
en
completar

las
tareas
necesarias.





 



IV.
SAQUE
PROVECHO
DE
LAS
 A.
No
deje
que
los
papeles
se
acumulen.






TAREAS
NECESARIAS
 
 




1.
Maneje
cada
pedazo
de
papel
una
sola
vez.








2.
 Considere
 que
 los
 informes
 y
 papeles
 son
 una








ayuda
que
lo
llevará
a
alcanzar
sus
prioridades.






3.
 Pregúntese
 “Si
 decidiera
 no
 hacer
 esto
 ahora,



















qué
 es
 lo
 que
 haría?”,
 entonces
 decida,

considerando
 el
 valor
 para
 usted
 de
 las
 dos

posibilidades.



B.
Programe
reuniones
eficaces.

1. Pregúntese,
“Es
necesaria
la
reunión?”



2. Indique
claramente
su
propósito
y
objetivos
para

la
reunión.



3. Enumere,
 como
 uno
 de
 los
 objetivos
 de
 la

reunión,
 lograr
 el
 propósito
 de
 la
 junta
 en
 el

menor
tiempo
posible.



4. Siempre
 prepare
 una
 agenda
 por
 escrito
 y

distribúyala
 con
 anticipación
 para
 que
 todos
 los

participantes
puedan
estar
preparados.



C.
Saque
provecho
de
las
reuniones.

1. Relacione
todos
los
comentarios
con
la
agenda
y

asegúrese
 que
 se
 hayan
 discutido
 todos
 los

tópicos
de
la
misma.



2. Sacrifique
 algunos
 detalles
 para
 simplificar
 la

tarea
 de
 considerar
 todos
 los
 asuntos

importantes.



3. Espere
obtener
algo
útil
de
cada
reunión.
Escriba

actas
 que
 indiquen
 las
 decisiones
 y
 próximos

pasos
que
se
deben
tomar.













 D.
Considere



la



perspectiva



correcta



de


las







llamadas
telefónicas
y
visitas
personales.

1. Pase
rápidamente
al
fin
de
la
llamada.



2. Reconozca
 que
 otros
 descansan
 haciéndole

perder
el
tiempo
a
usted.



3. Cuando
 haya
 completado
 el
 propósito
 original

reconozca
 que
 debe
atender
 de
 nuevo
 las
 tareas

con
mucha
prioridad.



4. Trate
de
arreglar
las
visitas
personales
de
manera

que
 tenga
 flexibilidad
 y
 pueda
 concluir
 la

discusión.





E.
Considere
los
beneficios
a
largo
plazo
de
la
crisis.

1. Reconozca
 que
 a
 veces
 se
 debe
 tomar
 acción

correctiva
 para
 ahorrar
 horas
 dedicadas
 a
 lograr

una
perfección
inalcanzable.



2. Observe
 los
 procedimientos
 rápidos
 que
 se

usaron
 para
 solucionar
 la
 crisis
 y
 decida
 si
 se

pueden
 revisar
 las
 rutinas
 generales
 y
 ahorrar

tiempo.



3. Busque
 oportunidades
 para
 alcanzar
 metas
 a

largo
 plazo
 que
 han
 estado
 esperando
 debido
 a

falta
de
tiempo.



4. Si
 se
 planea
 con
 anticipación
 muchas
 veces
 se

pueden
eliminar
las
crisis
a
corto
plazo.



F.
Anticipe
y
controle
las
interrupciones.

1. Reconozca
 que
 sin
 duda
 alguna
 tendrá
 que

dedicar
parte
de
su
tiempo
a
actividades
fuera
de

su
control.



2. Cuando
tenga
que
controlar
una
interrupción,
use

los
 principios
 básicos
 de
 la
 administración
 del

tiempo
para
evitar
que
se
prolongue.



3. Si
 es
 posible
 controle
 varias
 interrupciones
 a
 la

misma
vez.



 4. Trate
de
no
sentirse
culpable,
con
el
Corolario
de

Lakein:
 “Usted
 siempre
 hace
 lo
 que
 en
 el

momento
piensa
es
lo
más
importante”.





G.
Facilite
el
regreso
a
sus
prioridades.

1. Concéntrese
en
áreas
en
las
que
tiene
control
de

su
tiempo.

2. Escríbase
 una
 pequeña
 nota
 sobre
 el
 siguiente

paso
con
prioridad
antes
de
dar
su
atención
a
una

interrupción.

3. Siempre
 tenga
 una
 lista
 de
 las
 tareas
 con
 más

prioridad.

4. Sólo
concéntrese
en
una
sola
cosa
a
la
vez.



V.
DESARROLLE
UN
PROGRAMA
 A.
Controle

la

tendencia

de

dejar

las

cosas
para

DE
ADMINISTRACIÓN
DE
TIEMPO
 



mañana.

QUE
SEA
UN
ÉXITO.

 
 





1.
Hágalo
ahora.


 
 
 
 
 
 





2.Trate
 
 de
 
 encontrar
 
 algo
 
 muy
 específico
 que


 
 
 
 
 
 









pudiera
hacer
ahora.


 
 
 
 
 
 





3.
Aumente

el

valor

de
hacer
la
tarea
inmedia‐


 
 
 
 
 
 










tamente,
enumerando

los
beneficios
que
ob‐


 
 
 
 
 
 









tendrá
al
completarla.


 
 
 
 
 
 






4.
Fije
fechas
límites
para
usted
y
los
demás.



B.
Obtenga
la
colaboración
de
sus
asociados.

1. Pida
la
ayuda
de
su
secretaria
para
desarrollar
un

plan
para
usar
el
tiempo
en
forma
más
eficaz.

2. Al
 final
 de
 las
 agendas
 de
 las
 reuniones
 agregue

la
 pregunta,
 “Cómo
 podemos
 usar
 el
 tiempo
 en

forma
más
eficaz
durante
la
próxima
reunión?”

3. Ayude
a
su
jefe
a
sacar
más
provecho
del
tiempo

que
requiere
de
usted.



C.
Interese
a
los
demás
en
el
uso
eficaz
del
tiempo.



1. Pregunte
 a
 los
 demás
 “Qué
 puedo
 hacer
 para

ayudarlo
a
usar
su
tiempo
en
forma
más
eficaz?”

2. Dentro
 de
 su
 propia
 área
 de
 responsabilidad,

aplauda
 los
 esfuerzos
 por
 modificar
 las

situaciones
 que
 se
 pueden
 controlar
 para

ahorrarle
tiempo
a
los
demás.

3. Haga
 cálculos
 de
 posibilidad
 de
 tiempo
 antes
 de

comprometerse
a
hacer
algo
grande.





 

EL TIEMPO Y SU VIDA 



RESUMEN



I.‐
 HAGA
UNA
LISTA
DE
METAS
Y
FIJE
PRIORIDADES



A. Cuáles
con
las
metas
a
largo
plazo.

B. Cuáles
con
sus
metas
para
los
próximos
6
meses.

C. Seleccione
A,
B,
C.

D. En
el
grupo
de
“Aes”
seleccione
A1

Haga
una
lista
de
actividades
para
llegar
a
A1

Seleccione
A,
B,
C,
de
esa
lista
de
actividades.



II.‐
 HAGA
LISTA
“PARA
HACER
HOY”



A. Todos
los
días.

B. A
la
misma
hora.

C. Una
sola
lista.

D. Seleccione
A,
B,
C.

E. No
se
esclavice
al
tiempo.

F. Delegue
lo
que
pueda.



III.

 EMPIECE
CON
LAS
“Aes”
NOS
CON
LAS
“Ces”



∗ Ley
de
80
/
20



IV.
 CUÁL
ES
EL
MEJOR
USO
DE
SU
TIEMPO
AHORA?



V.
 MANEJE
CADA
HOJA
DE
PAPEL
SOLA
UNA
VEZ.



VI.
 HÁGALO
AHORA
!