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La Habana, 1984,
‘’Año del XXV Aniv.. Triunfo de la Revolución’’
Presentación:
I. Propósitos
Proporcionar una atención adecuada tanto del paciente que acude a recibir
servicio de carácter ambulatorio, como de los que requiera hospitalización,
custodiar y mantener en forma accesible los expedientes clínicos de los mismos,
así como recolectar y elaborar las estadísticas de salud del hospital o consultas de
especialidades, a fin de que sirvan de guía en la planificación, ejecución y
evaluación de las actividades que le han sido encomendadas a la unidad.
II. Funciones
A. Funciones del Departamento
C. Funciones de Admisión.
1. Mantener un control permanente de las camas del hospital por servicios y salas y
su disponibilidad..
2. Efectuar y controlar los ingresos urgentes y electivos.
3. Controlar los egresos y sus expedientes clínicos.
En los casos de egresos fallecidos cumplir los trámites de entrega de cadáver y
reportar a las autoridades las muertes relacionadas con cuestiones médicos-
legales.
4. Controlar los traslados de pacientes.
5. Controlar las listas de espera y efectuar las citaciones para ingresos.
6. Revisar, controlar y registrar el certificado de defunción y de defunción
perinatal.
7. Enviar la documentación, registros y expedientes clínicos a la sección de
Estadísticas.
8. Ordenar los formularios para las historias clínicas.
9. Mantener el tarjetero Índice de Pacientes en estricto orden alfabético cuando esté
se encuentre en esta sección.
10. Tramitar las incidencias del Sistema de Vigilancia Epidemiológica.
11. Realizar la entrega del turno de trabajo
E. Funciones de Archivo.
1. Conservar, controlar y custodiar los expedientes clínicos que entran o salen
del archivo.
2. Folear y controlar la numeración de los expedientes clínicos.
3. Incluir en los expedientes clínicos los resultados de las investigaciones
comlementarias.
4. Mantener una constante revisión de los procedimientos generales de archivo.
F. Funciones de Estadística
G. Funciones de Codificación.
III. Procedimientos.
A. Procedimientos de Admisión
1. Control de Camas
1.1. Realizar, teniendo en cuenta las horas de mayor número de egresos, las
rondas necesarias para conocer de los mismos y de las camas vacías
1.2. Iniciar a las 12 de la noche, una ronda para recoger en cada sala el reporte
diario movimiento de sala del día que termina, comprobar y anotar el
número de camas vacías y ocupadas y entregar a la enfermera otro modelo
con la anotación del número de pacientes que quedan ingresados. Además,
confeccione una relación de pacientes en postoperatorio, preparto y otros.
Chequee la calidad de la información del reporte diario de sala con el
movimiento hospitalario y la relación de traslado. En horas de la mañana al
entregar a estadísticas los documentos, notifique las deficiencias detectadas.
En aquellos hospitales que sus condiciones no permitan realizar la ronda a las
12 de la noche, efectuarla a las 7 a.m. con referencia a la hora antes señalada.
2. Ingreso de Pacientes
3. Egreso de Pacientes.
4. Traslado de Pacientes.
5. Lista de Espera.
5.1. Llevar un tarjetero o registro control por fechas de llegada del paciente a la
sección, tomar los datos necesarios para su futura localización.
5.2. Coordinar con los jefes de servicios médicos la planificación de citaciones.
5.3. Citar a los pacientes con un tiempo prudencial de acuerdo a la distancia a la
localidad en que éste vive y medios de transporte que empleará para su
traslado.
5.4. Anotar la fecha para la que fue citado en la tarjeta o registro control.
5.5. Dejar con vigencia la tarjeta o el nombre en el Registro Control, cuando el
paciente no acude a la cita, tantas veces como haya sido normada por el
hospital.
5.6. Destruir la tarjeta o eliminar el nombre del Registro Control sí el paciente
acude al ingreso o sí después de citado las veces normadas no ha acudido.
6.1 Recibir el Certificado Médico de Defunción y revisar cada inciso del mismo,
comprobando que no haya dato omitido o consignado incorrectamente, así
como que todo la información sea legible.
6.2 Anotar en el libro Registro correspondiente los datos requeridos del
Certificado Médico de Defunción.
6.3 Ordenar los certificados médicos de defunción por el número consecutivo de
la unidad para su posterior envío a Estadística.
7. Enviar de los documentos a Estadística.
7.1. Enviar los certificados médicos de defunción del día anterior a Estadística,
ordenados por el número consecutivo de la unidad.
7.2. Enviar en las primeras horas de las mañana el modelo del movimiento
Hospitalario, acompañado de los expedientes clínicos de los pacientes egresados
el día anterior, a excepción de aquellos correspondientes a fallidos a los cuales se
les haya realizado necropsia. Además, los formularios del Movimiento de sala,
relación de traslados del día, relación de pacientes a las 12 de la noche en post-
operatorio o pre-parto y resumen del movimiento de sala.
7.3. Controlar los expedientes clínicos enviados, a través del modelo Movimiento
Hospitalario
8.1 Agrupar y ordenar los formularios que se utilizan para las historias clínicas de
pacientes ingresados, de acuerdo a la secuencia establecida por el hospital y
especialidades correspondientes.
10.1. Comunicar en horas no laborables por la vía más rápida a la unidad o centro de
Higiene y epidemiología, las incidencias epidemiológicas orientadas por el Sistema
de Información Directa.
11.1. Hacer entrega personal y por escrito al terminar cada turno de trabajo al personal
entrante, dejando debidamente aclarado todo lo que se encuentre pendiente,
incluido fallecidos del turno anterior, número de camas vacías, traslados pendientes
a otras unidades y otros.
2.1. Confeccionar los listados control de turnos por servicios, especialidades y médicos.
2.2. Reservar los turnos a pacientes nuevos y referidos, para ello anotar en el listado
control de turnos los datos necesarios en las primeras líneas del modelo.
2.3. Reservar los turnos a pacientes de reconsulta. Anotar en el listado control de turnos
los datos necesarios en las líneas para los casos nuevos.
2.4. Anotar día, hora, servicio y médico asignado, en el listado control de turnos y en el
volante de los pacientes remitidos de un servicio a otro.
2.5. Citar los casos remitidos antes del inicio de la consulta en el día que van a ser
atendidos por primera vez, a fin de hacer la Inscripción respectiva en los casos que
sea necesario.
2.6. Citar los casos referidos y de reconsulta teniendo en cuenta la hora del inicio de la
consulta y el número de turno del paciente (turno por hora o turno escalonado).
Considerar para las consultas ilimitadas y casos imprevistos, dos alternativas:
Cuando el paciente es nuevo se hará la inscripción.
. Cuando el paciente es antiguo, solicítese su expediente clínico al archivo.
2.8. Enviar el registro de actividades de consulta externa al archivo con antelación al día
de la consulta.
3.1. Mantener para cada paciente con Expediente Clínico en el hospital una tarjeta en el
tarjetero índice de pacientes.
3.2. Archivar la totalidad de las tarjetas antes de las 24 horas de confeccionadas.
3.3. Archivar los apellidos en estricto orden alfabético hasta llegar al final de este,
primer apellido y después el segundo. Para los efectos de archivo considérense los
apellidos compuestos como uno solo y archívense después de los apellidos únicos,
por ejemplo: García Rafael, archívese primero que García-Rangel, Alfonso García-
Ferrer, José (apellido compuesto único), que para el archivo debe considerarse
García Ferrer, José, archívese en tercer lugar y García Ferrer Díaz Pedro, en cuarto
lugar.
En aquellos apellidos compuestos como Mc. Fedden o como D. Strampres,
considérese como una sola palabra, no así del real, en que no se toma en cuenta
“del” sino sólo Real.
Cuando se archivan apellidos alfabéticamente considérese cada letra de ellos cada
letra de ellos para poder ubicar la tarjeta correctamente. Deletrear mal el apellido
trae como consecuencia que se archiven incorrectamente apellidos con pequeñas
variaciones en la manera en que se escriben.
3.4 Archivar en orden del primer nombre sí hay más de un paciente con el o los mismos
apellidos.
3.5 Archivar en orden del segundo nombre sí hay más de un paciente con los apellidos
y primer nombre idéntico.
3.6 Archivar según fecha de nacimiento sí hay más de un paciente con los apellidos y
nombres iguales.
3.7 No extraer por motivo alguno las tarjetas del tarjetero mientras el expediente
Clínico exista en la institución.
C. Procedimientos de Archivo
1.1 Conservar los expedientes clínicos en forma ordenada, sustituyendo las carátulas
rotas o sucias y evitando que los documentos que estén incluidos sobresalgan de las
mismas.
1.2 Controlar la entrada y salida de los expedientes clínicos del archivo, mediante
tarjetones de reemplazo, registro control de historias Clínicas, solicitudes de
Historias en casos de préstamo y otros.
1.4 Cuando necesite sacar expedientes clínicos para trámites judiciales, policiales u
otros de carácter legal, deberán ser solicitados oficialmente por escrito y
autorizados por la Dirección del Hospital. En los casos anteriores y en los
amparados por una Resolución Ministerial el expediente clínico deberá ser foleado
y hacer una relación de su contenido así como dejar acuse recibo, como constancia
de quién recibió el original.
1.5 Impedir que personas ajenas al departamento puedan archivar o extraer expedientes
clínicos.
Control de la numeración de los Expedientes Clínicos.
2.1. Utilizar para la numeración del expediente clínico, el sistema de numeración única,
en el cual se asigna un número a cada paciente cuando se inscribe, ya sea en la
consulta o para su ingreso; este es un Expediente Clínico unificado y continuo.
2.2 Folear la carátula del expediente, la historia clínica general, la tarjeta y demás
documentos. En caso de los Expedientes destinados para Admisión, se le foliarán
los tarjetones de reemplazo, correspondientes a esos Expedientes, incluyéndolos en
ellos.
2.5 Llenar el listado “Control de Expedientes Clínicos” con el nombre del paciente en el
espacio en blanco a continuación del número del expediente clínico que le
correspondió .Una vez actualizado el listado envíe la tarjeta al tarjetero índice de
paciente.
2.6 Folear un conjunto de expedientes comenzando cada año por el mismo número para
los pacientes que no esten inscritos en el hospital. Los mismos se retiran del
archivo 12 meses posteriores a su inicio. Los números que se eliminan del archivo,
no podrán ser utilizados hasta que les corresponda por el consecutivo del año
siguiente.
3.3 Incluir diariamente los informes en los expedientes clínicos, verifique que tanto el
nombre como el número de la investigación corresponden con los del expediente.
3.4 Enviar a las salas correspondientes los informes recibidos de pacientes que están
hospitalizados. Deje un listado o documento como constancia del envío.
4.2.2 Al final del día, los expedientes deben permanecer en el archivo, excepto aquellos
de pacientes hospitalizados y préstamos autorizados.
4.2.6 Ubique el tarjetón de reemplazo enviados por admisión y que fueron realizados a
pacientes nuevos.
4.2.7 Recibir los expedientes clínicos que salieron del archivo, cotejar el número y
nombre de cada expediente, para ello utilizar uno de los expedientes formularios
para este fin. Cuando se trate de expediente clínico de consulta externa enviar las
hojas de actividades a la sección de estadística.
4.2.10 Exigir que la solicitud de préstamo de los expedientes clínicos, se haga por escrito
contemplando: número del expediente clínico, nombre del paciente, fecha de
solicitud y devolución, persona solicitante y aprobación de la dirección del hospital.
4.2.11 Pasar una comunicación al Jefe del Departamento, para que éste tome las medidas
oportunas, cuando no sean reintegrados los expedientes clínicos prestados en las
fechas establecidas.
4.3.1- Unir los expedientes de un mismo paciente, en caso de duplicidad anotar el número
del más reciente. La carátula del expediente que se unificó quedará en su lugar
correspondiente en el Archivo con una nota que señale a qué número ha pasado y
comunique a rayos x y a cualquier otro departamento que tenga archivos de
informes con la numeración de los expedientes clínicos el cambio producido para
que haga la unificación de la misma forma.
4.3.2- Cambiar el número de uno de los dos expedientes clínicos con igual numeración
para dos pacientes diferentes . Se cambiará el del paciente que está en el hospital en
el momento que se detecta. Sí se detecta antes de que acuda alguno de ellos al
hospital, se cambiará el número al menos importante
4.4.1 Revisar durante el año la totalidad de los expedientes clínicos del archivo por las
personas que su contenido habitual de trabajo sea esta actividad
4.4.2 Determinar que hacer con cada expediente del archivo activo según las normas
vigentes para la eliminación de documentos del expediente clínico, pueden
presentarse las alternativas siguientes:
4.4.3 Determinar el número de años que los expedientes deben permanecer en el archivo
activo de acuerdo a las normas de cada especialidad médica.
4.4.4 Determinar los expedientes clínicos del archivo activo que forman el conjunto de
expedientes clínicos candidatos a pasivos: para ello localice el número del primer
expediente clínico del año que no formará parte de los candidatos a pasivos, todos
los expedientes clínicos con número inferior a este considérese candidatos a
pasivo.
Actualizar con la nueva tarjeta el tarjetero índice de paciente, la que quedará con 2
números el anterior anulado y el nuevo.
Dejar en el lugar del expediente clínico la carátula vieja con indicación del cambio
realizado.
4.4.6 Archivar los expedientes clínicos en el archivo pasivo por el método convencional
y por separado los expedientes de egresos vivos de los egresos fallecidos.
4.4.7 Enviar a otro hospital los expedientes clínicos del archivo pasivo que sean
solicitados y eliminar de este archivo los expedientes después de transcurrido el
tiempo máximo establecido para su permanencia en este local.
4.4.8 Controlar la llegada del expediente clínico de los fallecidos al archivo y comprobar
que las historias clínicas anteriores a la del ingreso en que ocurrió la muerte se le
extrajeron los documentos normados. En caso negativo, realice la extracción y
deje en todos los casos intacta la del último ingreso.
D. Procedimiento de Estadística
1.1. Realizar por lo menos cada seis meses, una supervisión de la fidelidad de los datos
primarios de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos, evaluar la
integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y
recolección. Utilizar para ello las guías que aparecen en cada sistema.
2.1.2-Comprobar que no existen omisiones y que los datos registrados cumplen las
definiciones establecidas en los manuales del sistema. Sí existen deficiencias
repárela información.
2.1.6-Revisar los aspectos en los reparos del Nivel Superior y al dar respuesta cumplir
las disposiciones establecidas.
2.2.1 -Recibir en las primeras horas de la mañana los documentos de la ronde realizada
por admisión.
2.2.2 -Revisar el resumen diario del movimiento de sala “Reporte diario de sala”,
cotejándolo con los datos del Movimiento Hospitalario, el registro de traslado. Sí se
detectan errores, haga las rectificaciones correspondientes.
2.2.3 -Actualizar el registro de paciente por sala, en la columna de traslado debe señalarse
en caso de ingreso su procedencia y en caso de egreso su destino.
2.2.4 Anotar en las tablas diario-mensual “Registro diario de censo de pacientes” de cada
sala y servicios los correspondientes al día.
2.2.6 Hacer cada diez días un cuadre del registro diario del censo de pacientes,
cotejándolos con los resultados del censo realizado.
2.2.7 Realizar como mínimo una vez al mes una ronda física general, comprobando en las
salas del hospital nombre a nombre que los pacientes que estaban ingresados antes
de las 12 de la noche aparecen anotados en el Registro de pacientes por sala estadía.
3. Inscripción de Nacimiento
3.1. Anotar en las hojas de Registro de nacimiento los nombres y otros datos de las
madres que tuvieron un nacido vivo en las 24 horas anteriores, tomar los datos del
libro de parto y realizar las inscripciones siguiendo las instrucciones del Ministerio
de Justicia.
3.2. Realizar la inscripción de los nacidos vivos del día anterior en la sala, mediante la
declaración de la madre, el padre o de ambos.
3.3. Realizar la inscripción de oficio, cuando la madre o el padre no pudieran o quisieran
hacerla mediante declaración que prestará ante el director de la institución, el
médico o la enfermera que asistió el parto, esto se hará siempre antes del egreso del
recién nacido y dentro de un termino máximo de 20 días posteriores al parto y se
comunicaría a la madre o al padre del recién nacido que éste ha quedado inscripto y
por tanto debe abstenerse de inscribirlo de nuevo.
3.4. Realizar la inscripción de los nacidos vivos que mueren antes del egreso y que no
habían sido inscripto, aplicando los procedimientos anteriores.
3.7. Enviar los originales de la inscripción de nacimiento al Registro Civil y las copias
al Comité Estatal de Estadística según las normas establecidas.
3.8. Completar los datos de las hojas del Libro Registro de Nacimiento.
3.9. Revisar cada día las inscripciones que le falten por realizar de los días anteriores.
3.10. Archivar las hojas del libre registro en orden cronológico y con ellos confeccionar
el libro Registro de Nacimientos de la Institución.
4.1 Programar y hacer llegar por escrito la oferta de turnos a las áreas de Salud.
4.2-Comprobar la utilización que las áreas de salud hacen de los turnos que se le
enviaron por medio de las estadísticas continuas o por muestreo.
5. Conservación de documentos
5.2 Archivar los registros diarios mensuales en orden cronológico, los que
permanecerán en el archivo un mínimo de 12 meses.
5.3 Archivar los manuales de cada sistema (modelos e instructivos).
5.4 Archivar las instrucciones y circulares por separado, por año y para cada año según
número de orden. En caso de utilizar otro método es necesario realizar un control
de recepción para las instrucciones y otro para las circulares con los datos de años
de emisión, número de orden y asunto.
5.5 Archivar copia de los informes mensuales, trimestrales y anuales que envía al nivel
superior. Los informes con periodicidad menor a la anual permanecerán en el
archivo un mínimo de 2 años.
5.6 Archivar las series cronológicas. Mantenga las series con los datos mensuales como
mínimo 10 años, las series anuales no se eliminan.
5.7 Archivar los planes de trabajo mensual y anual, los primeros se eliminan al año.
5.8 Archivar las actas por tipo de reunión y eliminarlas a los 2 años.
5.9 Archivar los informes de las supervisiones a los sistemas, los realizados por
personal de la institución y por los niveles superiores. Elimínese a los 5 años.
E. -Procedimientos de Codificación
1.4. Anotar en una libreta las dudas que tenga en relación al trabajo diario para
aclararla posteriormente con el nivel superior.
1.6. Relacione al final de cada semana las historias clínicas que no se pudieron
codificar por no estar aún cerradas o no haberse recibido. Enviar esta relación al
Jefe inmediato superior.
2. Confeccionar el tarjetero índice de diagnóstico.
3.1 Revisaran las historias clínicas de los egresos vivos siguiendo las normas
establecidas por el Comité de Actividades Científicas.
3.2 Confeccionar el informe mensual del resultado de las evaluaciones por salas y
servicios.
4. Control de integridad y revisión de la calidad.
Entregar al jefe inmediato superior para su envío las cartas reparo y los
informes de discusión diagnóstica de los fallecidos.
Confeccionar las listas con los números de las historias clínicas en que aparecen
consignados él o los diagnósticos que se desean para un trabajo científico previa
autorización del Jefe.
NORMAS PARA REGISTROS MEDICOS Y ESTADÍSTICAS
EN UNIDADES BASICAS DE AREAS.
OBJETIVOS GENERALES:
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
5. Coordinar con los departamento o sección que sea necesario para la recolección de
los datos primarios sobre las actividades realizadas en la institución.
6. Coordinar, con otros frente cualquier trabajo especial de orden estadístico aprobado
por el Director.
10.Asistir al Consejo de Dirección, y a cualquier otra que se le cite por los niveles
superiores.
FUNCIONES DE ESTADÍSTICAS:
FUNCIONES DE INFORMACIÓN:
1. Ofrecer información al público sobre los servicios que se brindan dentro y fuera de
la unidad.
FUNCIONES DE INSCRIPCIÓN:
FUNCIONES DE TURNO:
1. Distribuir los turnos por día y hora para las especialidades que se ofertan dentro del
área.
4. Orientar a los pacientes sobre los exámenes complementarios que se realizan fuera
de la institución, para los cuales no existe una programación en el área indicándole
a que institución debe dirigirse.
PROCEDIENTOS DE ESTADÍSTICAS
1. Realice, por lo menos cada seis meses, una supervisión de la fidelidad de los datos
recogido en cada fuente de los datos primarios de cada sistema en los diferentes
servicios y departamentos, evaluar la integridad, cumplimiento de las definiciones y
procedimientos de registro y recolección. Utilice para ello las guías que aparecen en
cada sistema.
2. Realice un informe escrito de la supervisión en el que se exprese las conclusiones y
recomendaciones
.
3. Programe y ejecute los seminarios de readiestramiento de aquellos sistemas que en
la supervisión se detectaron problemas.
4. Reciba los informes diario, semanal o mensual de los diferentes departamentos o
secciones de la Unidad Básica de área según esté establecido.
5. Compruebe que no existen omisiones y que los datos registrados cumple las
definiciones establecidas en los manuales del sistema. Si existen deficiencias repara
la información.
7. Pase a las series históricas la totalidad de los indicadores de cada sistema. Si detecta
deficiencias
Realice los arreglos correspondientes.
9. En caso de recibir reparo del nivel superior proceda a revisar los aspectos
señalados y al dar
Respuesta cumpla todas las disposiciones establecidas.
DE INFORMACIÓN:
Hospitales
Laboratorios Sanitarios
Base de ambulancias
Unidades de Asistencia Social
Instituciones Infantiles
Centros de Trabajos priorizados del área
Centros de Higiene y Epidemiología
Farmacias
Funeraria
Otras
1.7- Nombre y estado de los pacientes ingresados y relación de las altas y traslados a
otras unidades producidas en las últimas semanas en aquellas unidades que cuenten
con camas.
DE INSCRIPCIONES:
1.2.En el caso afirmativo consultar el mapa para identificar el sector y manzana a que
corresponde al usuario.
1.3.Revisar el libro registro del censo de población del área en el sector y manzana a
que corresponde el usuario y anotar el código compuesto por manzana-vivienda-
persona, anotando en la casilla correspondiente la fecha en que se realiza la
inscripción y el número del carné de identidad (11 dígitos) en la columna de
observaciones.
1.4.Iniciar el expediente clínico, llenando los datos de identificación y administrativos
que ésta solicita y colocando el código confeccionado y el número de identidad en
el expediente clínico y formulario que ésta contenga.
1.6.En caso de que el usuario haya sido inscripto anteriormente y se hubiese extraviado
los documentos que acrediten su inscripción iniciar un nuevo documento siguiendo
los pasos descriptos anteriormente.
1.7.Una vez terminado el proceso de inscripción se orientará a los pacientes hacia los
locales de consulta o de hospitalización, en caso de tratarse de una Unidad Básica
con Dotación Normal de camas.
2.1 Solicitar el carné de identidad para comprobar que el usuario pertenece el área.
DE TURNOS:
Procedimientos Generales:
La distribución de turnos debe hacerse de forma tal que se evite al máximo las
aglomeraciones de público, para lo cual se entregarán los turnos de las consultas del
mismo día.
1. Desarchivo:
2. Archivo:
Tramitar los resúmenes de historias clínicas que sean solicitados a los médicos de la
unidad.
Otros Procedimientos:
Bajas:
Si la baja es del núcleo completo localice la hoja y anúlela no extrayéndola del libro
e informe al archivo los datos necesarios para que proceda a la pasivación de los
expediente clínicos.
Altas:
Localícese el libro de la manzana correspondiente.
Si el alta es de un miembro de un núcleo se localizará la hoja de éste y se
registrarán los datos correspondiente al paciente, procediéndose a su inscripción
por los procedimientos descriptos anteriormente.
Si el alta es de un núcleo completo, se localizará la hoja correspondiente a la
vivienda, se da baja al núcleo anterior, se informa al archivo de las bajas
realizadas para que proceda a la pasivación de los expedientes clínicos.
Agregue la hoja correspondiente al nuevo en el lugar de la hoja perteneciente al
núcleo anterior.
Si es una nueva vivienda, intercale una hoja en el lugar que corresponda con los
datos del núcleo, continuando la numeración dada en el proceso del censo.
Se colocará dentro de los libros de las manzanas todos los indicativos que se
estimen necesario para la localización de la incorporación de las nuevas viviendas.
- Censo de Población:
1. Se localizará un mapa del área de salud, diseñado en una escala amplia, de tal forma
que permita realizar las anotaciones necesarias durante la planificación y ejecución
del censo.
Los formularios necesarios para registrar los habitantes censados en cada núcleo
familiar, debiéndose registrar la información en formularios independientes por
vivienda.
9- Confeccione un registro por orden alfabético de los jefes de núcleos de áreas rural
extensas, para la localización.
4. Archive las instrucciones y circulares por separado, por año y para cada año según
numero de orden. En caso de utilizar otro método es necesario realizar un control
de recepción para las instrucciones y otra para las circulares con los datos de años
de emisión, numero de orden y asunto.
5. Archive, copia de los informes mensuales, trimestrales y anuales que envía al nivel
superior. Los informes con periodicidad menor a la anual permanecerán en el
archivo un mínimo de 1 año.
6. Archive las series cronológicas. Mantenga las series con los datos mensuales como
mínimo 10 años, Las series anuales no se eliminan.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
FUNCIONES GENERALES:
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1.- Procesar las cifras completas, veraces y oportunas que permitan una acción
inmediata higiénico-epidemiológica frente a situaciones de riesgo.
3.- Controlar y tramitar de inmediato los datos solicitados por el Sistema de Vigilancia
Epidemiológica a través del Sistema de Información Directa (SID).
4.- Efectuar los convenios para la obtención de los datos del Sistema de Información
Centros y Unidades de Higiene y Epidemiología, los que serán firmados por los
Directores Estadístico Oficial, destinados al análisis de los Planes Técnico
Administrativos de los de ambas instancias.
5. Participar en las reuniones programadas y a cualquier otra que se cite por los niveles
metodológicos y técnicos administrativos superiores.
7. Elaborar y presentar los datos solicitados para el cumplimento del Plan Técnico
Administrativo de la institución.
8. Promover una constante superación técnica y científica entre los integrantes del
colectivo de trabajo.
18.Desarrollar cualquier otra función especifica asignada por su jefe inmediato y que
se encuentre concebido en el perfil de formación y contenidos de cargos del
personal asignado.
PROCEDIMIENTOS GENERALES:
5. Procesar, analizar y trasmitir los datos estadísticos para ser utilizados en el Consejo
de Dirección, Técnicas Administrativas, Reuniones de Servicio, Grupo Funcionales
de la institución que la requieren y otros.
8. Realizar al menos cada 6 meses, una supervisión a las fuentes de los datos primarios
de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos, para evaluar la
integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registros y
recolección. Utilizar para ello las guías que aparecen en cada sistema, dejando
constancia escrita de los mismos.
De la Vigilancia Epidemiológica:
i. Organizar las actividades para recolectar, procesar y trasmitir los aspectos que se
incluyan en el Sistema de Vigilancia Epidemiológica a través del SID.
16. Recepcionar las incidencias reportadas por los Higienistas Epidemiológicos y otros
funcionarios de la inspección Sanitaria Estatal, sobre los factores sometidos a
vigilancia , por ejemplo: Decomisos, interrupción del abasto de agua , etc.
18.Trasmitir de inmediato según se establece, los datos solicitados por este Sistema.
De los Laboratorios Sanitarios:
20. Implantar los Registros Primarios adecuados para la recolección de los datos
estadísticos del Laboratorio.
26.Archivar las Series Cronológicas de los informes que la quieran. Mantener las series
con datos mensuales como mínimo 10 años. Las Series anuales no se eliminan.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Procesar las cifras completas, veraces y oportunas que permitan una acción
inmediata higiénico-epidemiológica frente a situaciones de riesgo.
4. Efectuar los convenios para la obtención de los datos del Sistema de Información
Estadístico Oficial, destinados al análisis de los Planes Técnicos Administrativos de
los Centros y Unidades de Higiene y Epidemiología, los que serán firmados por los
Directores de ambas instancias.
5. Participar en las reuniones programadas y a cualquier otra que se cite por los niveles
metodológicos y técnicos administrativos superiores.
6. Garantizar el procedimiento de la información estadística especifica de la
institución, así como mantener debidamente actualizado el Manual de modelos e
instrucciones de los Sistemas Estadísticos y toda la documentación de carácter
normativo enviada por los niveles superiores.
7. Elaborar y presentar los datos solicitados para el cumplimiento del Plan Técnico
Administrativo de la Institución.
8. Promover una constante superación técnica y científica entre los integrantes del
colectivo de trabajo.
18.-Desarrollar cualquier otra función especifica asignada por su jefe inmediato y que
se encuentre concebido en el perfil de formación y contenidos de cargos del
personal asignado.
PROCEDIMIENTOS GENERALES:
1. Recolectar los datos estadísticos de las actividades generadas en la institución,
Unidad y Centros de Higiene y Epidemiología, cumpliendo con las normas técnicas
establecidas para garantizar la calidad y veracidad de los datos recogidos en las
fuentes primarias de información.
8. Realizar al menos cada 6 meses, una supervisión a las fuentes de los datos primarios
de cada sistema en los diferentes servicios y departamentos, para evaluar la
integridad, cumplimiento de las definiciones y procedimientos de registro y
recolección. Utilizar para ello las guías que aparecen en cada sistema.
De La Vigilancia Epidemiológica:
13.-Organizar las actividades para recolectar, procesar y trasmitir los aspectos que se
incluyan en el Sistema de Vigilancia Epidemiológica a través del SID.
14.-Recepcionar la información sobre incidencias higiénico epidemiológicas sometidos
a vigilancia, que se producen en las unidades asistenciales y otras unidades del
Sistema Nacional de Salud, tales como: Enfermedades trasmisibles de notificación
inmediata, problemas higiénico sanitarios con alimentos y otras.
17.-Trasmitir de inmediato según se establece, los datos solicitados por este Sistema.
25-.Archivar las Series Cronológicas de los informes que la requieran. Mantener las
series con datos mensuales como mínimo 10 años. Las Series anuales no se
eliminan.
26-.Archivar las actas e informes de Supervisión por un termino de 2 años, el resto de
los documentos administrativos deben ser eliminados a los 12 meses.
Código de Flujos a
través
Los modelos de:
Udad.Sect.
241. Actividad C.H.E. Salud del
P.P.
041 SID x
041 Ctrol. Inf. Hospitalario x
190 Lab.Salud Pública x
191 Láminas examinadas
por el Lab. de SNEP x
192 Láminas enviadas al
Lab. de SNEP. x
195 Ctrol. Sanitario Internacional x
200 Notificación de EDO x
220-221 Ctrol. de Lepra x
240 Ctrol. De Tuberculosis x
260-262 Vacunación x
290 Actividades de Zoonosis x x
298 Ctrol. de Vectores en
Ptos. Y Aeropuertos x
299 Ctrol. De Vectores x
300-302 Red Aire-Cuba x
320 Higiene Comunal x
321 Análisis Potabilidad de Agua x
322 Trabajos Term. A.
Aegypti. x
325-330 Cuadros Higiénicos x
340 Act. Hig. Escolar x
350-354 Act. Hig. Alimentos x
360 Vigilancia Nutricional x
500 Act. Educ. para Salud x
501 Act. a través de los medios
de difusión masiva x