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UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E
INFORMÁTICA

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN III

GESTION EN EL PROCESO DE VENTAS E
INVENTARIO MEDIANTE UN APLICATIVO
“AyniPOS” PARA LA DISCOTECA ARENAS – ICA

PRESENTADA POR EL ALUMNO

ALEXANDER EDUARDO CASTRO FLORES

PARA OPTAR EL TITULO PROFESIONAL DE INGENIERIA DE

SISTEMAS E INFORMÁTICA

ICA – PERÚ

2017
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INTRODUCCIÓN
En la actualidad, existe una amplia gama de herramientas tecnológicas que permiten
satisfacer todos los requerimientos y dar solución a los problemas que se susciten,
para el presente trabajo se ha escogido la implementación de tecnologías móviles
aplicando la automatización de procesos, permitiendo a la organización alcanzar un
grado de competitividad mayor, además de generar mayor interés del público al
emplear las nuevas tecnologías como medio de interacción entre la empresa y sus
clientes.
El presente trabajo de investigación cuyo título es “Gestión del proceso de ventas e
inventario mediante el aplicativo AYNIPOS en la discoteca Arenas - Ica”
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CAPÍTULO I:
ANÁLISIS DE LA
ORGANIZACIÓN
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1.1. Datos generales de la Institución

1.1.1. Nombre de la Institución

Discoteca “Arenas”
1.1.2. Rubro o Giro del Negocio
Diversión Nocturna.
1.1.3. Breve Historia
La Discoteca Arenas fue creada en el año 2007, se creó gracias a la
gran acogida que tiene por ser un lugar turístico y cerca al único oasis
de Suramérica. Pero la Discoteca ha ido como se dice cambiando para
bien, Casa de Arena será el primer nombre por el que se decidió,
queriendo reflejar la evasión de la realidad y de los problemas que
busca la gente cuando sale de noche, el cual era el mismo nombre del
Hotel, con el tiempo nos dimos cuenta de que un solo vocablo era
suficiente para expresar su idea: ARENAS. La noche Arenera empieza
a alcanzar fama planetaria y el crecimiento de Arenas es imparable. De
2 barras se pasa a las 5 actuales, de 16 empleados a más de 50 y la
marca de Arenas crece como la espuma a nivel local.
Gráfico N° 1
Ubicación geográfica

Fuente: Google Maps - 2017

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1.1.4. Organigrama Actual

Gráfico N° 2
Organigrama actual

Fuente: Discoteca Arenas – 2017.

1.1.5. Descripción de las Áreas Funcionales

A. Gerencia
Es el individuo que dirige, controla y planifica las actividades de la
discoteca. La supervisión más que todo de la asignación de las
actividades operacionales del día a día, tanto de la discoteca y el hotel
Casa de Arena.
B. Área de Recepción
Se encargan de las consultas y reservas de habitaciones realizadas
por teléfono, por internet o por correo electrónico.
C. Área de Eventos
Son los encargados de realizar los eventos programados por la
Discoteca ya sea fiesta de cumpleaños, fiesta cachimbos, desfile de
moda, etc.
D. Área de Ventas
Esta es una de las áreas más importante dentro de la discoteca, es el
área que se encarga de realizar las ventas de entradas ya sea vip o
general y todo tipo de consumo interno.
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E. Área de Logística
Es el departamento en la cual se imparte de tener siempre el
inventario listo para las ventas.

1.1.6. Descripción general del proceso de negocio

Cada jueves, viernes y sábado de cada semana la discoteca
Arenas abre al público en general. Realizando varios eventos
programados. Haciendo las noches más divertidas con los servicios que
brinda como DJ, ventas de bebidas y seguridad más que todo y la Linda
música dando así el ambiente al lugar.

1.2. Fines de la Organización

1.2.1. Visión
Ser una Discoteca líder en la diversión y entretenimiento, preferida por
nuestra atención de calidad. (Discoteca Arenas, 2006)

1.2.2. Misión
Fidelizar a los clientes con esta temática para se sientan cómodos,
agasajados, entretenidos, y hacer sentir a los clientes que importan
mucho. (Discoteca Arenas, 2006)

1.2.3. Valores
Responsabilidad
Cumplir puntualmente con los compromisos que se adquieren.
Honestidad
Conducirnos con verdad y transparencia.
Humildad
Reconocer nuestras fallas con el propósito de corregirlas.
Respeto
Actuar según convicciones y derechos propios sin dañar a los demás.
Disciplina
Organización metódica de las tareas y cumplimiento de los deberes.
Lealtad
Ser fiel a los principios y valores que rigen a la empresa.
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1.2.4. Objetivos Estratégicos

 Lograr a posicionarse a nivel local como una discoteca líder y
recomendada por su gran servicio.
 Convertir nuestros servicios de diversión nocturna, en el mejor del
mercado.
 Alcanzar la máxima satisfacción de nuestros clientes.
1.2.5. Unidades Estratégicas de Negocios
 Muy buen ambiente laboral (Huacachina).
 excelentes ofertas para el apoderamiento del mercado.
 Con los Dj más famosos de la localidad trabajando para la
empresa.
1.3. Análisis Externo
1.3.1. Análisis del entorno general
A. Factores económicos
PBI
El análisis de los factores económicos de Ica nos muestra el sistema
económico donde se desenvuelve la empresa y como puede
influenciarla. El Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI,
2016) afirma. “En el cuarto trimestre de 2015, la economía iqueña,
medida a través del Producto Bruto Interno (PBI) a precios constantes
de 2007, registró un crecimiento de 4,7% respecto a similar periodo
del año anterior” (RUSINA UBILLUS, 2015 pág. 1).1
El desempeño de las actividades extractivas (11,7%) y de servicios
(5,1%) contribuyeron en gran parte al crecimiento del PBI durante el
último trimestre del 2015. Dentro de las actividades extractivas
destacamos el crecimiento de la pesca y agricultura (41,2%), así como
la extracción de petróleo, gas y minerales (14,7%) siendo este último
caracterizado por una mayor producción de cobre, plata, plomo y zinc.
Dentro de las actividades de servicios, se registraron incrementos en
los servicios financieros, seguros y pensiones (11,8%),
telecomunicaciones y otros servicios de información (10,9%), y los
servicios de electricidad, gas y agua (8,2%). (INEI, 2016)
Los precios en la ciudad de Ica registraron un incremento superior
tanto al de Huancavelica como al de Lima Metropolitana entre los años
2006 y 2008. La inflación acumulada para el mencionado periodo fue
de 16,85% en Ica y de 12,1% en la capital del país. Por su parte, en el

1 Rusina Ubillus gestión-economía 2015 disponible en : http://gestion.pe/economia/ica-quinta-region-

mas-competitiva-2086562
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año 2008, los precios aumentaron 8,39% en Ica y 6,65% en Lima, con
respecto al 2007.
Entre los precios que el 2008 sufrieron una mayor alza en Ica figuran
los de los rubros alimentos y bebidas (12,49%) y los servicios de
alojamiento y hoteles (4,11%). Otros sectores que registraron alzas
fueron los precios de cuidados y conservación de la salud (3,97%),
vestido y calzado (2,93%) y transportes y comunicaciones (2,07%).
(Chávez, 2008 pág. 3)2
Una menor inflación y expectativas de inflación reducen las presiones
al BCR para subir la tasa de referencia, ya que no se hace necesario
disminuir las presiones de demanda y en consecuencia las presiones
inflacionarias. En marzo la inflación se ubicó en 0.6%, la tasa mensual
más alta en un año. La tasa anual fue de 4.3%, con lo que acumuló
trece meses fuera del rango meta del BCR (entre 1% y 3%). Pese a
ello, la tasa anual continuó su tendencia decreciente y fue 331 puntos
básicos menos que el 4.6% de enero. (BCR, 2016)
Gráfico N° 4
Inflación

Fuente: BCR – 2016.

Tipo de cambio
Una razón clave por la que el BCR decidió mantener su tasa sin
cambios en marzo fue la reciente apreciación del sol, que en marzo se
apreció 2.7% por el debilitamiento del dólar. El 31 de marzo, el tipo de
cambio alcanzó el valor de S/.3.32 por dólar, su nivel más bajo en lo
que va del año. Tras una corta depreciación, el sol retomó su

2 Chavez.2008.economia-inflacion en Ica Disponible en :

http://www.monografias.com/trabajos29/economia-inflacion/inflacion-ica.html#biblio
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tendencia al alza impulsado por el resultado electoral (aunque es

probable que el dólar vuelva a fortalecerse en los próximos meses).
La tendencia apreciadora del sol ayudaría también reduce la
necesidad de un alza de tasas del BCR. El tipo de cambio suele tener
un ‘efecto traspaso’ sobre el alza de precios, ya que varios productos
de la canasta básica son bienes importados o usan insumos
importados. De hecho, una parte significativa de la aceleración de la
inflación desde el año pasado se debió al alza del tipo de cambio.
Ahora, el menor tipo de cambio reduce el precio final de los bienes y
modera así el alza de precios al consumidor. Sin embargo, es
importante tener en cuenta que el efecto traspaso es mayor en
episodios de depreciación del sol y menor en momentos de
apreciación. (Fuente: BCR, 2016)

Gráfico N° 5
Tipo de cambio

Fuente: BCR – 2015.

B. Factores tecnológicos
Las nuevas tecnologías de la información y comunicación han cambiado la
forma de hacer negocios. Los equipos electrónicos y de cómputo se han vuelto
de uso común. Siendo la tecnología uno de los factores más importantes en
una empresa. El internet, ha dado paso a conectar la información desde
distintos puntos del mundo, facilitando el acceso a la información, lo que hace
posible la comunicación efectiva, la reducción de costes y abriendo
oportunidades para la empresa. Discoteca Arenas, que promueve el uso de
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equipos e insumos nacionales e internacionales con lo último de la tecnología.

(Hurtado, 2012 pág. 1)3
La telefonía a su vez ha logrado la comunicación eficaz por voz, debido a que
los abonados reciben y realizan las llamadas a distintas partes a nivel nacional
e internacional. Las redes Sociales logran la interacción de personas de
distintas áreas geográficas, logrando con ello comunicación en tiempo real.
Estas nuevas tecnologías han permitido conocer y dar paso a nuevas ideas y
soluciones que brindan apoyo a nivel gerencial. El área tecnológica trae
consigo avances de suma importancia para el crecimiento y logro de metas.
Esto beneficia de manera importante a la empresa ya que permite la
comunicación ininterrumpida para los procesos que se realizan. Trayendo
consigo la ventaja frente a la competencia y desarrollar un clima de trabajo
basado en comunicación permanente.
Gráfico N° 6
Telefonía y comunicación por Región

FUENTE: CONCYTEC – 2015

C. Factores políticos
La situación de crisis que está pasando el país hace necesarias una serie de
medidas, con el nuevo presidente esperamos que recupere equilibrio del país y
cuyos principios son los siguientes:
• La reducción del gasto público y la austeridad y el rigor en la gestión
económica,
• La transparencia, como principio que inspira la acción del Gobierno y
que debe inspirar también la de todos los poderes públicos.
Actualmente nuestro país mantiene una estabilidad político-legal, con normas
establecidas para una reglamentación acorde a la realidad de las empresas. El

3 Hurtado. 2012. Tecnología . Perú : s.n., 2012.Disponible en: http://diariocorreo.pe/ciudad/tecnologia-

en-peru-255810/valero
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aumento del empleo y los tipos de contratos se dan de manera transparente

debido a la legislación laboral que existe. La ley Nº 30296 de reactivación
económica, contempla una reducción del impuesto a la renta para las personas
y empresas desde el 1 de enero de 2015. De esta manera la medida reducirá
el impuesto de 30% al 28% en el presente año. Además de ello existe otra
medida que se refiere a la recuperación anticipada del IGV pagado por la
importación de bienes de capital o activos nuevos. Esta nueva norma
contribuye de manera importante en la empresa lo cual permitirá contar con
efectivo disponible para poder utilizarlo en inversiones con responsabilidad y de
esta manera continuar con el avance de la empresa y logro de los objetivos
trazados. (LEY N° 30296 pág. 1)4
TASA DE IMPUESTO A LA RENTA
Ejercicio Tasa del IR Tasa del IR a los
gravable empresarial dividendos
2015-2016 28% 6.80
2017-2018 27% 8.00
2019 en 26% 9.30
adelante

D. Factores sociales
Dado que la empresa está dedicada a la diversión nocturna satisfaciendo las
necesidades de los grupos de jóvenes y adultos, es importante conocer los
cambios en el estilo de vida de estos.
Ica adelantó una posición en el índice general, superando a Tacna, debido a las
mejoras en los pilares Laboral e Instituciones. En el primero, avanzó cuatro
puestos por la caída del desempleo juvenil y una reducción en la brecha de
género en ingresos laborales. En el pilar instituciones, presentó una mejora
significativa por la mayor resolución de expedientes judiciales y al incremento
en la eficiencia de las contrataciones públicas.
Las fuerzas sindicales unificadas a nivel nacional, agudizan la situación que se
vuelve cada vez más caótica, situación que conlleva a protestas constantes lo
cual es negativo para la empresa debido a que estas manifestaciones no
permiten el trabajo diario hacia las instalaciones laborales, con el bloqueo de
cultivación de uva y todas las zonas accesibles a los puestos de trabajo. Esto
resulta complicado debido a que las horas dejadas de laborar conllevan a que
la venta de pisco a la discoteca sea más elevada. (Barboza, 2013)5

4 Ley N° 30296. Ley que promueve la reactivación de la economía. Perú : s.n.Disponible en:
http://www4.congreso.gob.pe/pvp/leyes/ley30296.pdf
5 Barboza. 2013. inclusión de los pequeños y medianos agricultores. Perú: s.n., 2013. Disponible en:
http://es.slideshare.net/cocinoin/la-propiedad-de-la-tierra-en-el-peru-2013
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E. Factores demográficos
Ica se ubica en la zona sur del Perú, en un esplendoroso valle rodeado de una
zona desértica, donde el excelente clima, la belleza de la Laguna Huacachina,
la sobriedad de la ciudad, así como sus festividades y eventos de alcance
internacional hacen de Ica uno de los lugares turísticos más importantes del
país. Teniendo en el departamento de Ica, lugares incluidos en el circuito
turístico mundial, tales como las Líneas de Nazca, Bahía de Paracas, y otras
zonas arqueológicas y ecológicas de importancia.
La provincia de Ica conformada por 14 distritos registro una población censada
de 125.189 habitantes según los datos del INEI (Instituto Nacional de
Estadística e Informática) del año 2007.
De los 125.189 habitantes de Ica, un 64.460 son mujeres y 60.729 son
hombres. Por lo tanto la cifra que representa es el 48.51% son hombres y el
51,49% mujeres. (INEI, 2000 a 2015)6
Si comparamos los datos de Ica con los del departamento de Ica concluimos
que ocupa el puesto 1 de los 43 distritos que hay en el departamento y
representa un 17,5844% de la población total de esta.
A nivel nacional, Ica ocupa el puesto 38 de los 1.833 distritos que hay en Perú
y representa un 0,4567% de la población total del país.
Según las proyecciones poblacionales del INEI al 2013, Ica alberga una
población de 771,507 habitantes, lo que representa al 2.53% de la población
nacional. La tasa total de crecimiento por mil es de 10.39%. La población
masculina representa el 50.2% de total, en tanto la femenina representa el
49.8%
Gráfico N° 7
ICA: SUPERFICIE, POBLACION Y DENSIDAD POBLACIONAL 2013

FUENTE: Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI, Estimaciones y

Proyecciones de Población 2000 al 2015, Provincia y Distrito.
1.3.2. Análisis del entorno competitivo
Para este apartado empleamos el método de estudio de análisis de las
cinco fuerzas de Porter7 creado por el profesor Michael Porter en 1980.
6 Inei. 2000 a 2015. Inei. peru : s.n., 2000 a 2015.Disponibleen:
http://www.inei.gob.pe/media/MenuRecursivo/publicaciones_digitales/Est/Lib1174/libro.pdf
7 Estas cinco fuerzas influyen en precios, costes y requisitos de inversión, que son los factores
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Donde podemos analizar detalladamente la rentabilidad de las

industrias para determinar la validez del negocio, así como los recursos
que posee.
A. Poder de negociación de los Compradores o Clientes
 Cuando los compradores adquieren grandes cantidades.
 Cuando la industria proveedora depende de los compradores en
un gran porcentaje de sus pedidos totales.
 Cuando los compradores pueden cambiar pedidos entre empresas
proveedoras a menores costos, enfrentando a las compañías
entre sí para obligarlas a bajar los precios.
 Cuando los clientes esperan a un artista famoso.
B. Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores
 Cuando el producto que venden tiene pocos sustitutos y es
importante para la compañía.
 Cuando la organización no es un cliente importante para los
proveedores.
 Cuando los productos de los proveedores se diferencian a tal
grado que para una firma es muy costoso cambiarse de
abastecedor.
 Cuando, los proveedores pueden usar la amenaza de integrarse
verticalmente hacia adelante y competir en forma directa con su
cliente.
 Cuando los compradores no pueden usar la amenaza de
integrarse verticalmente hacia atrás y suplir sus propias
necesidades como medio para reducir los precios de los insumos.
C. Amenaza de nuevos competidores entrantes
 Precios similares de los productos sustitutos.
 Costo o facilidad de cambio de la compra.
 Un mercado o segmento no es atractivo si existen productos
sustitutos
 reales o potenciales. La situación se complica si los sustitutos
pueden
 entrar a precios más bajos reduciendo los márgenes de utilidad de
la industria.

D. Amenaza de los productos sustitutos

 La rivalidad entre los competidores define la rentabilidad de un
sector: cuanto menos competido se encuentre un sector,
normalmente será más rentable y viceversa.
 Para una corporación será más difícil competir en un mercado o
en uno de sus segmentos donde los competidores estén muy bien
posicionados, sean muy numerosos y los costos fijos sean altos

básicos que determinan la rentabilidad […]. (Allen y Gorgeon, 2003, p.6)

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 Estará enfrentada a guerras de precios, campañas publicitarias

agresivas, promociones y entrada de nuevos productos.

1.3.3. Análisis de la posición competitiva - Factores claves de éxito

Ocupando el primer lugar a nivel Local y compitiendo por los clientes
con la discoteca Karolas.
La Discoteca Arenas es reconocida por ofrecer una gran variedad de
servicios de alta calidad. Ubicado en un lugar privilegiado en medio del
Oasis, Huacachina cuenta con un clima cálido todo el año y una
locación estratégica.
La Discoteca Arenas ofrece cada vez una experiencia renovada, en la
que se combinan Los mejores tragos y con Dj selectos para una buena
diversión.

1.4. Análisis Interno

1.4.1. Recursos y capacidades

Identificamos las potencialidades y factores de la organización que
generan la ventaja competitiva, siendo un factor clave para la
diferenciación frente a las empresas competidoras.
A. tangibles

1. Físicos
o 2 Movilidad (Toyota Hilux 2.5, doble cabina 4 x 4.)
o 1 Local propio.
o 1 Bar
o 1 Restaurante
o 1 Hotel
o 1 Boulevard
2. Financiero:
o Capital
Cuentan con una gran aportación de los inversionistas,
capital con el cual se puede realizar inversiones, ya sea
debido a los cambios diversos que puedan existir en
pagos, esta es de gran ayuda para la continuación de
productividad y ejecución de eventos en la discoteca.
 16

o Línea de Crédito
Cuenta con una línea de crédito amplia para acceder a
préstamos si fuera necesario debido al tipo de labor que
realiza para la empresa empleadora.

o Línea de crédito con proveedor

Puede contar con un crédito abierto para adquirir los
implementos necesarios para la realización de los
trabajos, debido a un contrato con su proveedor principal
que será amortiguado cada cierre de mes.
B. Recursos intangibles
Recursos de suma importancia que beneficiaran a la empresa:

1. Tecnología
Marcando la innovación en las áreas de la empresa el cual
permite el desarrollo de los negocios empresariales. Asumiendo
cada vez la innovación como eje de las estrategias de negocio.
Este cambio ha permitido la evaluación constante y la vigilancia
de la competitividad y el potencial tecnológico, así mismo
estudiar estrategias diversas de innovación tecnológicas nuevas
en la actualidad cambiante. Con la página web se cuenta con
una ventaja en la organización que actúa como sistema
publicitario, siendo fiable para los usuarios o consumidores
finales quienes pueden apreciar la colección de fotografías y
detalles que permitan apreciar el tipo de trabajo que se realiza.
2. Calidad
Principalmente la diferenciación del servicio que se brinda
permite que el usuario final pueda quedar satisfecho y se
establezca una confianza plena en el requerimiento del producto
final. Sin duda alguna esta viene a ser una ventaja
importantísima porque permite crear una dependencia laboral.

3. Marca:
 Prestigio y reconocimiento a nivel nacional e internacional.
 Registros sanitarios.
C. Capacidades organizativas
Le empresa está organizada por jerarquías, y dividida por áreas con
un jefe que asegure e inspeccione el funcionamiento de las mismas.
Se cuenta con un ambiente amplio y agradable, con un boulevard
cerca que llega hasta la puerta a 1 cuadra de Huacachina (Oasis de
América).
E. Análisis de recursos y capacidades
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Se utilizan estrategias de Administración eficiente que aseguren el

buen manejo de los recursos económicos para abastecer cada una de
las áreas que brindan servicios.
Teniendo Seguridad permanente toda la noche 4 en la puerta de
ingreso y 4 adentro siendo un total de 8.
Contamos con 4 bármanes calificados para hacer de tu noche una
noche agradable y divertida.
1.4.2. Análisis de la cadena de valor
ANÁLISIS DE NEGOCIO

Actividades primarias
Logística Interna, aquí más que todo se dedica a la recepción
almacenamiento y distribución de las materias primas como por
ejemplo vasos, licores, cigarros, ingredientes, entradas, etc.

Operaciones, aquí se encuentra a cargo el personal de servicios de

ventas, trabajadores encargados de la seguridad de la discoteca, bar,
etc.
Logística Externa, aquí se almacena ya los productos finales como
por ejemplo Tortas, tragos cortos, pulseras, etc.

Servicios Post Venta, van desde lo administrativo como la revisión de

balances, alcances, niveles de satisfacción que se obtienen
mensualmente; como también el mantenimiento de las áreas físicas.

Actividades de apoyo

Marketing vía web, mediante esta actividad la institución busca

brindar conocimientos acerca de todos los servicios que realizan, y los
beneficios que ofrecen a sus fieles clientes dentro de la localidad.

Capacitaciones al personal, se brindan capacitaciones al personal

que conforma la institución para así poder tener mejores
conocimientos en cuanto a los problemas que se presentan a diario, y
por otra parte para lograr un mejor ambiente laboral.
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Servicio de limpieza interna y externa, gracias a este servicio se

logra mantener una mejor imagen de la institución y así poder contar
con un ambiente agradable tanto para los trabajadores y para las
personas que acuden a la discoteca.

1.5. Análisis estratégico

1.5.1. Análisis FODA

A. Fortalezas
Uso de redes sociales
La empresa cuenta con un fanspage en Facebook para estar más
conectado con sus clientes, también haciendo publicidad
sobre sus eventos.
Capacitación constante
El personal es altamente capacitado, cuenta con estudios y
experiencia en el rubro, con Recursos Humanos bien capacitados,
motivados e incentivados, para lograr que se desempeñen de
acuerdo a los objetivos deseados por la Discoteca “Arenas”.

B. Oportunidades

Ubicación estratégica
La discoteca se ubica en una zona turística como es el balneario de
Huacachina, el cual es considerado el único Oasis de América Latina
atrayendo así muchos turistas.
Días festivos
Los días festivos son fechas importantes para la discoteca, en las
que se incrementa la llegada de clientes a la empresa.

C. Debilidades

Gestión ineficiente de eventos

Mala coordinación a la hora de entrega de regalos, congestión a la
hora de ingreso.
Planificación ineficiente de suministros
Insuficiente productos en días laborales.

D. Amenazas
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Baja en el turismo extranjero

Debido a la inseguridad que se vive en la ciudad.
Incremento de negocios
El incremento de nuevas discotecas en la localidad sería perjudicial
para la empresa, porqué incrementa la competencia.

1.5.2. Matriz FODA

Tabla N° 1
Matriz FODA
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
F1. Uso de redes sociales
D1. Gestión ineficiente
F2. Capacitación constante.
de eventos.
D2. Planificación
MATRIZ
FODA ineficiente de
suministros.

OPORTUNIDADES (O) Estrategia (FO) Estrategia (DO)

Usando publicidad en los Realizar coordinaciones
O1. Ubicación
días festivos por las redes previas al evento,
estratégica.
sociales así mismo aumentando los
O2.Días festivos.
atrayendo más turistas, suministros necesarios
capacitándolos para un en los días festivos.
mejor desempeño en sus
áreas.
AMENAZAS (A) Estrategia (FA) Estrategia (DA)
Se deben realizar
A1. Baja en el turismo Uso de las redes sociales
para presupuestos y
extranjero.
Crear promociones proyecciones de
A2. Incremento de
ocasionales, para retener a suministros, para estar
negocios.
los turistas en su estadía o siempre abastecidos.
uso de los servicios.
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1.6. Descripción de la problemática

Se han identificado los siguientes problemas producto del análisis realizado en
relación al negocio.

Los colaboradores de la empresa Arenas - Ica realizan los apuntes de la

información en simples cuadernillos. El asistente de almacén es responsable
de los licores, insumos, herramientas de la discoteca, etc. Que ingresen y
salgan del almacén, revisar, controlar, realizar seguimiento y monitoreo para su
entrega oportuna a los clientes (turistas) entre otros en un cuaderno de notas,
la información no tiene ningún tipo de formato u orden, donde está expuesta a
errores y alteraciones, esto se refleja en la dificultad a la hora de generar
reportes. Al llegar toda esta información a la oficina del gerente se almacena en
hojas de cálculo de Excel sin evitar la redundancia de datos, esto dificulta el
flujo de información al momento de requerirse algún tipo de reporte o
antecedente de las ventas de cada día, produciendo demoras.

1.6.1.Problemática
2. Excesos de tiempo de espera para el ingreso.
3. Recepción de la lista de invitados se realiza de manera presencial.
4. Proceso de verificación de los invitados es manual, lo que origina
errores en el control.
5. Pérdida de clientes por ineficiencia en el proceso de acceso.

1.6.2. Objetivos

Objetivo General
Gestionar los procesos de ventas e inventario mediante la implantación
del software AYNIPOS para lograr la mejora del control de información
de los procesos venta, almacén de la Empresa Discoteca Arenas – Ica.

Objetivos Específicos
 Ejecutar la implantación del sistema AyniPos.

 Fortalecer con mayor eficacia la información del proceso de venta.

 Dotar con mayor eficacia la información del proceso de almacén de la

empresa.

 Aumentar la eficacia en los tiempos de entrega de reportes de

ventas.
 21

 Incrementar la eficacia en los tiempos de entrega de reportes del

almacén.

 Capacitar al personal para el buen manejo del Sistema AyniPOS

 Asegurar la Satisfacción del usuario con el uso de la aplicación.

1.7. Resultados esperados

Se espera que el sistema AYNIPOS gestione la empresa e integre el flujo de
información consiguiendo mejorar los procesos administrativos de la empresa
Arenas - Ica. Para lograr optimizar los procesos de la empresa, tener un mejor
acceso a la información confiable y precisa, eliminando datos y operaciones
innecesarias reduciendo los tiempos. Mejorando directamente la gestión de la
información, para la toma de decisiones.

OBJETIVO GENERAL
Gestionar los procesos de ventas e inventario mediante la implantación del software AYNIPOS
para lograr la mejora del control de información de los procesos venta, almacén de la Empresa
Discoteca Arenas – Ica.
OBJETIVOS RESULTADOS CRITERIO
ESPECÍFICOS ESPERADOS INDICADOR INSTRUMENTO FORMULA
OBJETIVOS DE GESTION
Fortalecer con Incrementar el porcentaje % de eficacia Ficha de observación. Eficacia operativa =
mayor eficacia la de eficacia en la Operativa del (Logro /meta) * 100
información del información del proceso proceso de venta
proceso de ventas. de venta en un 90%.

Dotar con mayor Incrementar el porcentaje % de eficacia Ficha de observación. Eficacia operativa =
eficacia la de eficacia en la Operativa del (Logro /meta) * 100
información del información del proceso proceso de
proceso de de Almacén en un 90%. Almacén
almacén de la
empresa.
OBJETVOS DE INGENIERIA
Ejecutar la Implantación del sistema % de eficacia total Ficha de Eficacia Total= (E.
implantación del AYNIPOS en un 90% del de la implantación observación. Operativa*E. Tiempo*E
sistema AyniPos. total de módulos a del piloto aynipos. Cualitativa)
utilizar.
 22

Aumentar la Reducir el porcentaje de % Eficacia Ficha de observación. Eficacia Tiempo

eficacia en los tiempos de entrega de Tiempo del =(Tiempo
tiempos de entrega reportes del almacén en promedio de Programado(Tp)/Tiemp
de reportes de un 90% reportes almacén o real (Tr))*100
ventas.

Incrementar la Reducir el porcentaje de % Eficacia Ficha de observación. Eficacia Tiempo

eficacia en los tiempos de entrega de Tiempo del =(Tiempo
tiempos de entrega reportes del ventas en un promedio de Programado(Tp)/Tiemp
de reportes del 99% reportes ventas o real (Tr))*100
almacén.

OBJETIVOS DE SOPORTE
Capacitar al Capacitar al personal % de eficacia total Ficha de observación. Eficacia Total= (E.
personal para el para el buen manejo del capacitación. Operativa*E. Tiempo*E
buen manejo del sistema AyniPOS en un Cualitativa)
Sistema AyniPOS 99%

Asegurar la Alto porcentaje de % Satisfacción Ficha de observación. Eficacia Cualitativa

=(%Muy bueno +
Satisfacción del Satisfacción del usuario,
%Bueno + %Regular +
usuario con el uso 70% de satisfacción. %Malo)*100
de la aplicación.
 23

CAPÍTULO II: MARCO

TEÓRICO DEL
NEGOCIO Y DEL
PROYECTO

2.1. Marco teórico del Negocio

1.1.1. Actividades de Esparcimiento

“Para disfrutar plenamente de su estancia, las visitas a lugares
interesantes son muy necesarias, pero no solamente eso,
También hacen falta actividades de ocio y esparcimiento, de
descanso y otros pequeños placeres propios de las vacaciones.
Lo que se propone son: paseos en los parques y jardines, spas,
tratamientos y masajes, degustaciones o clases de cocina,
actividades deportivas, lúdicas y discotecas.
Con estas opciones, usted tendrá la oportunidad de darle un sabor
único a sus vacaciones, sazonando sus recuerdos con
experiencias inéditas, para regresar en forma y con la cabeza
llena de bellos recuerdos”8
Las discotecas es una alternativa como actividad de

8 Enrique, C(2003) Actividades de esparcimiento en : http://www.es.lyon-france.com/Que-

hacer/Actividades-y-esparcimiento
 24

esparcimiento donde puedes darte unos placeres propios de las

vacaciones.
1.1.2. Discoteca
“Esta industria es muy diversa y emocionante encargada a la
diversión nocturna ofreciendo oportunidades en áreas tales como:
administración, ventas, seguridad, animadores, DJ, logística y
actividades recreativas.
Una discoteca es un local público con horario preferentemente
nocturno para escuchar música grabada, bailar y consumir
bebidas. También se conoce como night club, boite, disco, etc.
Generalmente en una discoteca solo se expenden bebidas
alcohólicas.”9
Un bar es algo muy parecido a la discoteca lo que este no tiene en
algunos es pista de baile generalmente su horario es más flexible.
Puesto que estos establecimientos solo pueden ingresar mayores
de edad.
En Lima los Bares y discotecas se dividen por localidades que a
su Ves están divididos en barrios y cada barrio cuenta
aproximadamente con dos bares o discotecas aproximadamente.
Se manejan distintos horarios dependiendo de la seguridad que
proporcione la alcaldía a cada bar o discoteca en estos barrios.

1.1.3. Eventos
“El significado más común de la palabra evento es el que se
refiere a un acontecimiento. No se trata de cualquier tipo de acto,
sino que se aplica a hechos que tienen una especial relevancia.”10

La discoteca realiza eventos cada semana para la satisfacción y

comodidad de sus clientes.

Eventos son acontecimientos especiales el cual la discotecas

programan para brindar un mejor servicio a sus clientes.

1.1.4. Turismo
“Se denomina turista a la persona que se desplaza hacia otras
regiones o países distintos del propio con la finalidad de pasar allí
momentos de ocio, conocer otras culturas, visitar lugares
específicos que están ausentes en la región de residencia
habitual, etc.”11

9 Carlos, Z(2007) Discoteca en : https://www.definicionabc.com/audio/discoteca-antro-boliche.php

10 Nicolas, C (2007) Eventos en discoteca en : https://definicion.mx/evento/
11 Rafael, P(2001) Turismo en : ... Via Definicion.mx: https://definicion.mx/turista/
 25

Las discotecas es una alternativa para visitar y conocer nuevos

amigos.
1.1.5. Bartender

“Un bartender es alguien que sirve bebidas con licencia detrás de

una barra a los clientes. Puedes encontrarlos en bares, antros,
restaurantes, entre otros lados parecidos.

Se encargan de mezclar y servir bebidas o lo que se llama

la coctelería, la mayoría contienen alcohol, como cerveza, vino,
whiskey, vodka, etc. También sirven bebidas o cocteles sin alcohol
para aquellos clientes que no quieren beber ni una gota de alcohol
pero quieren degustar un rico trago. Algunas veces y en algunos
establecimientos los bartenders también son responsables de
recibir el pago de las bebidas (de mano de los clientes o de los
meseros y meseras), mantener en orden los licores y la cristalería,
mantener limpia el área del bar”12
el bartender se espera que de un nuevo ambiente a la discoteca.
En algunos establecimientos, también se practica el flair
bartending, que contribuye al entretenimiento del bar. Se espera
que los bartenders sean capaces de mezclar muchas tipos de
bebidas de manera rápida y de manera creativa para el ojo del
cliente.

1.1.6. Control de Acceso

El control de acceso implica quién tiene acceso
a sistemas informáticos específicos y recursos en un momento
dado. El concepto de control de acceso consta de tres pasos.
Estos pasos son la identificación, autenticación y autorización.”
Con el uso de estos tres principios un administrador del sistema
puede controlar que recursos están disponibles para los usuarios
de un sistema Objetivos del control de acceso es Impedir el
acceso no autorizado a los sistemas de información, bases de
datos y servicios de información. Implementar seguridad en los
accesos de usuarios por medio de técnicas de autenticación y
autorización. Controlar la seguridad en la conexión entre la red del
Organismo y otras redes públicas o privadas. Registrar y revisar

12 Ricardo, C(2005) bartender en : http://www.cocteleria.com.mx/blog/bartender/142-que-es-un-

bartender
 26

eventos y actividades críticas llevadas a cabo por los usuarios en

los sistemas. Concientizar a los usuarios respecto de su
responsabilidad frente a la utilización de contraseñas y equipos.
Garantizar la seguridad de la información cuando se utiliza
computación móvil e instalaciones de trabajo remoto”13.
En toda Discoteca es muy importante contar con un control de
acceso, ya que esto les da más prestigio a la empresa y mayor
seguridad a los clientes.
1.1.7. Zona VIP, General
La discotecas tiene 2 ambientes la cual una es para personas
importantes VIP y el otro ambiente para los clientes comunes
General, ambos ambientes cuentan con los mismos servicios pero
con DJ distintos
“En muchos lugares podemos ver que hay una zona reservada
para VIP, lo cual quiere decir que se trata de un espacio destinado
sólo a dichas personas, que está dotado con más comodidades y
lujos. En algunos sitios incluso, como en los aeropuertos, es
obligatoria su existencia.”14

1.1.8. DJ
“Los disc-jockeys (DJs) son los artistas que introducen y
reproducen música para un público. Trabajan en radios, bares y
clubes y discotecas móviles. Su trabajo incluye hablar con el
público, así como controlar un equipo técnico especializado.”15

La discotecas cuentan con DJ que se encuentra ubicado

estratégicamente, y en cada ambiente ya sea zona general o zona
VIP, el cual es el encargado de la música para la satisfacción de
los clientes.

1.2. Marco teórico del Proyecto

Se pretende Implementar un sistema web que pueda ser aplicado como
una herramienta útil para la administración de la empresa. Es necesario
tener en cuenta que, en toda la implementación del sistema es de suma
importancia definir una metodología. Esta permite a la implementación a
seguir alguna especificación en cada una de las etapas de

13 Jose, T (2013) Control de acceso en : http://sisca.co/que-es-un-control-de-acceso/

14 Eduardo, C (2008) ZONA VIP Y GENREAL EN : http://www.quesignifica.org/vip/
15 Sebastian, O (2005) DISK JOKER en : http://www.educaweb.com/profesion/disc-jockey-95/
 27

implementación del sistema, desde los requerimientos iniciales hasta las

pruebas finales, que realice el software sea coherente y además formal.
En el marco teórico del proyecto abordaremos los conceptos
computacionales tomados en cuenta durante todo el proceso de
implementación del software de este proyecto. Los conceptos que a
continuación trataremos como son gestión del proyecto esta sección se
reúne información y conceptos en torno a la metodología de gestión de
proyectos basada en el PMBOK promovida por el PMI. Ingeniería del
proyecto en esta sección se reúne información y conceptos en torno a la
metodología a seguir para el grupo de procesos de Ingeniería del
Proyecto elegida para el proyecto donde la abarcara la metodología
depende del tipo de proyecto de Tesis y soporte para el proyecto en esta
sección se reúne información y conceptos en torno a los grupos de
procesos que servirán de soporte y apoyo para el correcto cumplimiento
de la Gestión e Ingeniería del proyecto.
1.2.1. Gestión del Proyecto
El PMBOK define áreas de conocimiento ("Knowledge Areas") en
función de sus prácticas y sus procesos (definidos anteriormente).
Las áreas de conocimiento de los proyectos según el PMBOK son:

 Gestión de Integración
“Se refiere los procesos requeridos para asegurar que los
elementos varios de un proyecto están coordinados
apropiadamente”16
Describe los procesos requeridos para asegurar que todos los
elementos del proyecto están propiamente coordinados.
Abarca los subprocesos: desarrollo del plan de proyecto
(Planificación), ejecución del plan del proyecto (Ejecución) y
control de cambios generales (Control).
 Gestión de Alcance
“Es el conjunto de características que debe cumplir un
proyecto. El administrador de proyecto debe asegurarse que
el proyecto cumpla con el alcance acordado y que el alcance
no se modifique sin control.
Incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido

16 C.Gutierrez(2014) Áreas del conocimiento del PMBOK de :

https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/.
 28

para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión

del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y
qué no se incluye en el proyecto”17
Describe los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto incluye todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo
requerido para completar el proyecto exitosamente. Abarca
los subprocesos: iniciación (Iniciación), planificación del
alcance (Planificación), definición del alcance (Planificación),
verificación del alcance (Ejecución) y control de cambio del
alcance (Control).

 Gestión de Tiempo
“Como su nombre lo indica, representa los tiempos
disponibles que tiene el proyecto. El objetivo del administrador
de proyectos para esta área de conocimiento consiste
simplemente en asegurar que el proyecto termine a tiempo y
en las fechas establecidas.”18
Describe los procesos requeridos para asegurar los tiempos
completados del proyecto. Abarca los subprocesos: definición
de actividades (Planificación), secuencia de actividades
(Planificación), estimación de duración de actividades
(Planificación), desarrollo del cronograma (Planificación),
control de cronograma (Control).

 Gestión de Costes
“Se refiere a los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado.
Consiste en la planificación de recursos, estimación de
costos, presupuesto de costos, y control de costos.
La administración de los costos del proyecto debe tener en
cuenta los requisitos de los interesados para la obtención de
los costos. Los diversos interesados medirán los costos del
proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes”19

17 C,Cordova(2014) Gestion del Alcance del PMOBK EN :

https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/
18 C.Gutierrez(2014) Areas del conocimiento del PMBOK de :
https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/.

19 E, Quispe(2014) Gestión de Costes en el pmbok en :

https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/
 29

Describe los procesos requeridos para asegurar que el

proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado.
Abarca los subprocesos: planificación de los recursos
(Planificación), estimación de costos (Planificación),
presupuesto del costo (Planificación), control de costos
(Control).

 Gestión de Calidad
“Los entregables del proyecto deben cumplir con un estándar
o nivel de calidad, implícito y/o explícito. El administrador de
proyectos debe garantizar que así sea. Se refiere los
procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a
satisfacer las necesidades para lo cual fue desarrollado.
Consiste en la planeación de la calidad, aseguramiento de la
calidad, y control de calidad.”20
Describe los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto satisfará las necesidades para las cuales fue
concebido y puesto en marcha. Abarca los subprocesos:
planificación de la calidad (Planificación), aseguramiento de la
calidad (ejecución), control de calidad (Control).

 Gestión de Recursos Humanos

“Los proyectos requieren trabajo en equipo y especialización
en las tareas. Los proyectos generalmente no permiten
procesos detallados de aprendizaje. Esta área de
conocimiento involucra al manejo de las personas que
participan en el proyecto: medir su eficiencia, capacitarlas,
coordinarlas adecuadamente, mantenerlas motivadas”21
Describe los procesos requeridos para hacer el uso más
efectivo de las personas involucradas en el proyecto. Abarca
los subprocesos: planificación organizacional (Planificación),
adquisición del personal
(Planificación) y desarrollo de equipo (Ejecución).
 Gestión de los Recursos de Comunicación

20 C, Gutierrez(2014) Gestion de Calidad en el pmbok en :

https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/
21 E, Diaz(2014) Gestion de recursos Humanos del pmbok en :
https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/
 30

“La comunicación se debe manejar en forma pro-activa por el

director del proyecto, debe estar planeada y ser ejecutada con
un propósito en mente.
Las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos
requeridos para garantizar que la generación, la recopilación,
la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la
disposición final de la información del proyecto sean
adecuados y oportunos.”22
Describe los procesos requeridos para asegurar la
generación, recopilación, difusión, almacenamiento y
disposición de la información del proyecto de una manera
puntual y apropiada. Abarca los subprocesos: planificación de
la comunicación (Planificación), distribución de la información
(Ejecución), reportes de desenvolvimiento (Control) y cierre
administrativo (Cierre).

 Gestión de Riesgos
Describe los procesos concernientes con la identificación,
análisis y respuesta hacia los riesgos que podrían afectar al
proyecto. Abarca los subprocesos: planificación de gestión de
riesgos (Planificación), identificación de riesgos
(Planificación), análisis cualitativo de riesgos
(Planificación), análisis cuantitativo de riesgos (Planificación),
planificación de respuesta a riesgos (Planificación), monitoreo
y control riesgos (Control).
 Gestión de Adquisiciones
“El administrador de proyectos debe garantizar que los
recursos materiales necesarios para el proyecto se
encuentren disponibles en tiempo y forma, con los precios
acordados. La administración de proveedores y contratistas
entra en esta área de conocimiento.”23
Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y
servicios de entidades externas a la organización. Abarca los
procesos: planificación de consecución (Planificación),
planificación de solicitación (Planificación), solicitación

22 C, Verastgui(2014) Recursos de Comunicación en Pmbok en :

https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/
23 F, Lopez(2015) Gestión de adquisiciones del pmbok en :
https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/
 31

(Ejecución), selección de la fuente (Ejecución), administración

de contrato (Ejecución) y cierre del contrato (Cierre).
 Gestión de Interesados
“Esta área de conocimiento incluye los procesos necesarios
para identificar todas las personas y organizaciones afectadas
por el proyecto, analizar sus expectativas y potencial impacto
sobre el proyecto y desarrollar estrategias adecuadas para
implicarles de forma efectiva en las decisiones y ejecución del
proyecto.”24
Describe los procesos para la comunicación adecuada entre
los interesados y los gerentes del proyecto. Abarca los
procesos de inicio de identificar a los interesados (Iniciación),
planificar la gestión de los interesados (planificación),
gestionar la participación de los interesados (ejecución) y
controlar la participación de los interesados (monitoreo y
control).

1.2.2. Ingeniería del Proyecto

El aplicativo AyniPOS será la aplicación de la discoteca que se
encargará de dar un apoyo a la gestión de la información en la
empresa discoteca “ARENAS” - Arenas este se desarrollará en el
lenguaje de programación PHP conjuntamente con el sistema de
gestión de datos MySQL. Para esto trabajaremos conjuntamente
con la metodología RUP y las practicas PMBOK, pues esta se
orienta al desarrollo de sistemas de escritorios y web totalmente
orientado a objetos con una buena distribución y mecanismos
aptos para esta misma. De tal manera procederemos a describir
sobre aquellas tecnologías que se utilizaran para el proyecto y
conceptos que nos ayudaran a entender a lo que se quiere llegar.

A. Sistemas de información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware
necesario para que el sistema de información pueda operar. El
recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el

24 T, Marquez (2014) Gestion de los interesados del pmbok en :

https://daviddmb.wordpress.com/2013/07/24/23-areas-del-conocimiento-pmbok-5-edicion/
 32

cual está formado por las personas que utilizan el sistema. Un

sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de
información.
1. Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual
el Sistema de Información toma los datos que requiere
para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas
2. Almacenamiento de información: El almacenamiento
es una de las actividades o capacidades más importantes
que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior.
3. Procesamiento de Información: Es la capacidad del
Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida.
4. Salida de información: La salida es la capacidad de un
Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior.
Como mencionamos anteriormente las actividades de un sistema
de información ya podemos proceder otros elementos que entran
interactuar para la manipulación de esa información y el almacén
de la información, procederemos a mencionar las tecnologías
que se aplicaran.
B. Aplicaciones web
En este proyecto la manipulación de la información será
mediante aplicaciones web y un gestor de base de datos.
“Una aplicación es un programa ejecutado en una
máquina o PC utilizada con algún objetivo en concreto.
Aquellas aplicaciones informáticas que los usuarios
utilizan accediendo de forma remota se denominan
aplicaciones web. Éstas se encuentran contenidas en un
servidor web cuyo acceso se realiza a través de Internet
o una Intranet.”[CITATION Ign06 \p 3 \l 3082 ].
Una de las razones más relevantes de la popularidad de las
aplicaciones Web es su capacidad de actualizarse y mantenerse
sin distribuir e instalar software en miles de potenciales clientes.
 33

Procesamiento de páginas web con acceso a una base de

datos
Un servidor de aplicaciones permite trabajar con recursos de
lado del servidor como las bases de datos. Por ejemplo, una
página dinámica puede indicarle que extraiga datos de una base
de datos y los inserte en el código de la página.
Una consulta SQL de una base de datos se escribe del lado del
servidor de la página. El servidor de aplicaciones no puede
ejecutar directamente una consulta en la base de datos. Para
poder obtener los datos de la consulta, se comunica con un
controlador que actúa de inmediato. Una vez que el controlador
establece la comunicación, la consulta se ejecuta en la base de
datos y se extraen un conjunto de registros, el conjunto de
registros se devuelve al servidor de aplicaciones, que emplea los
datos para completar la página con consulta a base de datos.
 Gráfico Nº 1 Procesamiento de una Página Web Dinámica

Fuente: Adobe Dreamweaver.

C. Cliente / Servidor
“Cliente/Servidor es una arquitectura que separa el
procesamiento entre clientes y servidores en una red. Los
tres componentes esenciales del esquema son: los
clientes (usualmente computadoras, laptop, Smartphone),
el servidor (donde reside por ejemplo la base de datos) y
la red que transporta requerimientos y posteriormente
datos.”[CITATION Lic97 \p 2 \l 3082 ].
Esta es la arquitectura que utilizaremos en el proyecto ya
consiste básicamente en que un programa “el cliente” realiza
peticiones a otro programa “el servidor” que le da respuesta.
Aunque esta idea se puede aplicar a programas que se ejecutan
 34

sobre una sola computadora es más ventajosa en un sistema

operativo multiusuario distribuido a través de una red de
computadoras.
Características de un cliente
En la arquitectura cliente servidor el remitente de una solicitud es
conocido como cliente. Sus características son:
1. Es quien inicia solicitudes o peticiones, tienen por tanto
un papel activo en la comunicación (dispositivo maestro o
amo).
2. Espera y recibe las respuestas del servidor.
3. Por lo general, puede conectarse a varios servidores a la
vez.
4. Normalmente interactúa directamente con los usuarios
finales mediante una interfaz gráfica de usuario.
Características de un servidor
En los sistemas cliente servidor el receptor de la solicitud
enviada por cliente se conoce como servidor. Sus características
son:
1. Al iniciarse esperan a que lleguen las solicitudes de los
clientes, desempeñan entonces un papel pasivo en la
comunicación (dispositivo esclavo).
2. Tras la recepción de una solicitud, la procesan y luego
envían la respuesta al cliente.
3. Por lo general, aceptan conexiones desde un gran
número de clientes (en ciertos casos el número máximo
de peticiones puede estar limitado).
4. No es frecuente que interactúen directamente con los
usuarios finales.
En conclusión, aplicando esta arquitectura tenemos posibilidades
de realizar escalabilidad horizontal (agregar o quitar clientes que
accedan datos en el servidor) y escalabilidad vertical (posibilidad
de migrar el servicio a una máquina servidora más grande o
rápida) sin tener que afectar para nada la funcionalidad de los
clientes.

D. El lenguaje PHP
“PHP es un lenguaje de programación interpretado, diseñado
originalmente para la creación de páginas web dinámicas. Es
usado principalmente en interpretación del lado del servidor”.
[CITATION Car04 \p 187 \l 3082 ].
 35

PHP es un lenguaje ideal tanto para aprender a desarrollar

aplicaciones web como para desarrollar aplicaciones web
complejas.
MySQL
La parte esencial de cualquier sistema de información la
constituyen sus datos almacenados, ya que nos proporcionan
información para poder tomar decisiones sobre procesos
administrativos o técnicos, así como también ayudan a darnos
una idea completa sobre el giro que lleva la empresa. Es por ello
que los datos, deberán estar almacenados de una forma legible,
fácil y accesible.
“MySQL es un sistema de administración de bases de datos para
bases de datos relacionales. Así, MySQL no es más que una
aplicación que permite gestionar archivos llamados de bases de
datos.
MySQL, como base de datos relacional, utiliza múltiples tablas
para almacenar y organizar la información. También es muy
destacable, la condición de Open Source de MySQL, que hace
que su utilización sea gratuita e incluso se pueda modificar con
total libertad, pudiendo descargar su código fuente.”[CITATION
Ian08 \p 33 \l 3082 ]
MySQL es uno de los sistemas de bases de datos más
populares en el desarrollo de aplicaciones web ligeras por su alto
rendimiento para trabajar con bases de datos sencillas. Gran
cantidad de aplicaciones web de consulta, etc. están
desarrolladas con el dúo PHP MySQL. Por eso el API de acceso
a MySQL de PHP está altamente desarrollado.

 Gráfico Nº 2 Integración de Php y MySql

 36

Fuente: [ CITATION Car04 \l 3082 ]

E. La metodología OPENERP
La metodología que se aplicara es OpenERP para la
implantación del sistema AyniPOSla cual cuenta con las
siguientes fases:
1. Análisis de requerimientos
Análisis de las necesidades y la planificación son las claves
para el éxito de una implementación. En esta etapa, se debe
establecer un equipo de gestión para definir los costos y
beneficios del proyecto, seleccionar un equipo de proyecto, y
establecer las etapas detalladas que tendrán que llevar a
cabo.
OpenERP es tan fácil de empezar a utilizar que no siempre
es evidente, sobre todo para el personal de TI, que un plan
de necesidades claro es necesario para implementar el
sistema con éxito. La dificultad no es todo en la instalación
del software, ni en la configuración de él, sino más sobre:
 Saber qué configurar.
 Decidir si debe adaptar el software, o tal vez cambiar su
método de trabajo, para algunos de sus procesos
especializados.
 La formación de equipos que pueden especificar y trabajar
en algunos de los cambios.
 Asegurando que sus usuarios se comprometen con el
cambio.
Implementación del sistema ERP es un proyecto llevado a
cabo utilizando tecnología de la información, pero es un
 37

proyecto empresarial en lugar de un proyecto de TI en sí

mismo. El reto de este tipo de proyecto es cambiar el
comportamiento de los involucrados en todos los niveles de
la empresa.
La gente en el departamento de TI sin duda será una parte
integral del proyecto, pero deben ser administrados por una
persona en un cargo superior, que comprende tanto el
impacto en el negocio en toda la organización y tiene la
experiencia de los proyectos técnicos. Idealmente, el director
del proyecto debe conocer la empresa, así, tanto en sus
peculiaridades específicas y sus diferentes procesos
multisociedades estándar.
Si la empresa no tiene su propio grupo de TI, usted es
probablemente mejor optar por una oferta SaaS. Esto
significa que usted subcontrata toda la tecnología difícil,
desde la instalación del servidor para su mantenimiento, a la
vez que se aseguró de la instalación de una arquitectura
robusta con su redundancia, los servidores de copia de
seguridad, y la separación de la autenticación y de datos.25
a. Metodología de Planificación
Métodos de planificación varían en su grado de complejidad,
la formalidad y el nivel de automatización. No es la intención
de este capítulo para dirigirlo hacia un método u otro.
Menús de OpenERP se organizan para llevar a través de una
aplicación en un orden sensible, por lo que la información
que se debe introducir primero se encontró por primera vez
en el sistema de menús. Los formularios también están
organizados de manera que si se introducen los datos en el
orden natural, obtendrá campos posteriores completados
automáticamente por los anteriores siempre que sea posible.
Y los datos de demostración ilustran cómo las áreas
funcionales de OpenERP están vinculados de una a la otra
Los menús mismos apuntan a varias sugerencias de
aplicación útiles, por ejemplo, los submenús de Ajustes ‣
técnica son útiles para la configuración del software. Nuevas
funciones, como la grabadora módulo le permiten acelerar de
forma significativa la configuración de datos.

25 https://doc.odoo.com/es/book/8/8_21_Implem/8_21_Implem_planning/
 38

2. Implementación
Como se ha visto, la arquitectura completa de OpenERP
incluye los siguientes elementos:
 Un servidor de base de datos.
 Un servidor de aplicaciones OpenERP.
 Un servidor cliente web OpenERP.
El despliegue es el proceso de poner una base de datos de
OpenERP en un estado listo para la producción, en los que
puede ser utilizado por todo el mundo en su negocio para su
trabajo diario. Usted suele configurar OpenERP y cargar datos
en ella en un sistema de desarrollo, capacitar al personal en
ese u otro sistema de formación y desplegarlo en un sistema
de producción que tiene una mejor protección contra el fracaso,
una mayor seguridad y un mayor rendimiento.
a. Opciones de Implementación
Para implementar OpenERP en su empresa, hay varias
opciones disponibles para usted:
 SaaS (Software as a Service) o la oferta On-Demand, que
incluye el equipo, el alojamiento, el mantenimiento y el
apoyo en un sistema configurado a sus necesidades con
antelación.26
 Una instalación interna, que la gestión de sí mismos o ha
gestionado por una empresa de servicios de TI, tales como
un socio OpenERP.
 Alojamiento por un proveedor de servidor en el que está
instalado OpenERP, que le permite proceder a añadir
adaptaciones en su servidor.
Los dos primeros métodos son los más comúnmente utilizados.
 Oferta SaaS (Software Como Servicio)
SaaS es un paquete completo alojado en un proveedor, que
incluye los siguientes servicios: hardware de servidor, hosting
de la solución genérica, la instalación y la configuración inicial,
la redundancia de la arquitectura, las copias de seguridad,
mantenimiento y soporte del sistema. También se conoce como
On-Demand.
 Una rentabilidad inmejorable de la inversión (costo de
implementación: 0, coste de las licencias: 0),

26 https://doc.odoo.com/es/book/8/8_21_Implem/8_21_Implem_deployment/
 39

 Costos que son controlados y sin sorpresas (la oferta

incluye el mantenimiento, migraciones frecuentes y
soporte),
 Una solución llave en mano, instalada en menos de
veinticuatro horas;
 Paquetes adaptados y preconfiguradas para los
diferentes sectores de actividad,
 Una arquitectura muy sólida garantía de tener un
acceso constante y permanente, accesible desde
cualquier lugar.
b. Hospedaje por Proveedor
A primera vista, un sistema alojado OpenERP parece similar a
SaaS: proporciona OpenERP desde una instalación remota a
través de un navegador web. Pero, en general, las similitudes
terminan ahí.
Para compararlo con un paquete de SaaS, debe comprobar si
la oferta de alojamiento incluye correctamente los siguientes
elementos:27
 Hardware de servidor.
 Hosting.
 Mantenimiento.
 Migraciones futuras.
 Copias de seguridad.
 Redundancia de servidor.
 Teléfono y por correo electrónico.
 Actualizaciones frecuentes a los módulos.

También se consigue hasta velocidad en los siguientes puntos:

 La versión de OpenERP propuso.
 Los costos de aplicación (configuración, carga de datos,
formación).
 El coste de la configuración (si se propone).
 La tecnología y el procedimiento utilizado para la
seguridad de su base de datos.
 La tecnología y el procedimiento para la prevención de
fallos del sistema.

27 https://doc.odoo.com/es/book/8/8_21_Implem/8_21_Implem_deployment/#internal-installation
 40

 La tecnología y el procedimiento para restaurar un sistema

defectuoso.
 Limitaciones en el número de usuarios, el número de
usuarios simultáneos, y el tamaño de la base de datos.
 El nivel de apoyo y sus costos.
 El procedimiento utilizado para actualizar OpenERP (a
versiones de falla-fijo).
 El procedimiento adoptado para las actualizaciones de
OpenERP (a las versiones que tienen ambas correcciones
de fallos y nuevas funcionalidades).
Llamar a dichos proveedores puede ser una buena solución si
estás dispuesto a confiar todas las especificaciones técnicas
para el funcionamiento de OpenERP a ellos, especialmente si
usted necesita utilizar módulos personalizados o extensiones
que no están en la versión estable liberada por Tiny.
c. Instalaciones Internas
Las grandes y medianas empresas grandes suelen instalar
OpenERP usando sus propios recursos internos de la empresa.
Por lo general, prefieren tener su propio servicio de TI a cargo
del mantenimiento.
Estas empresas pueden hacer trabajar la ejecución
internamente, o recurrir a un socio OpenERP quién hará el
trabajo de implementación de ERP o ayudarles con ella. En
general, las empresas prefieren adoptar una solución
intermedia que consiste en:
 Encendido de la implementación inicial a un socio para
limitar los riesgos y los retrasos de la integración. Que les
permite ser manejados por expertos y obtener una
configuración de alta calidad.28
 Hacerse cargo de las necesidades simples por sí mismos
una vez que el software ha sido implementado. Es mucho
más conveniente para que sean capaces de modificar las
tablas de bases de datos, formularios, plantillas y flujos de
trabajo internos que dependen de forma rutinaria en un
proveedor.
Una instalación interna probablemente será más costoso que
un paquete de SaaS o servicio alojado. Incluso si usted se

28 https://doc.odoo.com/es/book/8/8_21_Implem/8_21_Implem_deployment/#internal-installation
 41

pone a cargo de todo, usted tomará un poco de tiempo en

aprender a gestionar la ejecución a menos que el equipo ya
tiene una experiencia de OpenERP. Esto representa un riesgo
significativo.
Sin embargo, una implementación interna puede ser
particularmente interesante cuando:
 Desea mantener sus datos dentro de su empresa.
 Usted piensa que usted desea modificar su software.
 Quieres un paquete específico de los módulos.
 Desea un tiempo de respuesta muy rápido.
 Desea que el software esté disponible, incluso si su
conexión a Internet se cae.
Estos factores, y el acceso a los recursos necesarios para
manejar una implementación y el mantenimiento posterior, son
las razones por las que las grandes y medianas empresas
grandes por lo general lo hacen por sí mismos, al menos en
parte.
d. Procesos de implementación
La instalación de una versión de OpenERP es bastante simple
cuando el servidor se ha configurado en su entorno de
producción. La seguridad de los datos será entonces un
elemento clave.
Cuando se ha instalado el servidor, debe crear al menos dos
bases de datos:
 Una base de datos de prueba o el desarrollo, en el que los
usuarios pueden probar el sistema y familiarizarse con ella.
 Una base de datos de producción, que será la utilizada por
la empresa en el uso diario.
 Versión Numeración
OpenERP utiliza un modelo de numeración versión que consta
de 3 números de ABC (por ejemplo, 4.2.2 o 5.0.0) donde los
cambios en el número A significan un cambio importante de
funcionamiento, los cambios en el número B significan una
actualización que incluye un lote de correcciones de fallos y
algunos nueva funcionalidad, y el número C generalmente se
refiere a algunos cambios limitados o correcciones a la
funcionalidad existente.
 42

El número B es especial: si se trata de un número impar, (por

ejemplo, 4.3.2 o 5.1.0) que es para una versión de desarrollo
que no está diseñado para un entorno de producción. Los
números pares son para las versiones estables.
Si usted se ha preparado un módulo de datos para OpenERP
(es un módulo que consta sólo de datos, no funcionalidad
alterada), usted debe probar en su versión de desarrollo y
comprobar que no requiere ningún ajuste más manuales. Si la
importación se ejecuta correctamente, muestra que usted está
listo para cargar sus datos en la base de datos de producción.
Usted puede utilizar el procedimiento de copia de seguridad de
base de datos OpenERP en diferentes etapas de configuración
(consulte Instalación y configuration inicial). Entonces, si usted
ha hecho un paso en falso que no se puede recuperar de,
siempre se puede volver a un estado anterior.
Desde sus datos describe mucho de valor de su empresa,
tenga especial cuidado tanto cuando necesita transferirlo (en
las copias de seguridad y en la red) y cuando usted está
manejando la contraseña de super-administrador. Asegúrese
de que la conexión entre un cliente de PC y los dos servidores
se fija correctamente. Puede configurar OpenERP para utilizar
el protocolo HTTPS, que proporciona seguridad para la
transferencia de datos.
 HTTPS
El protocolo HTTPS (Secured Protocolo de transferencia de
hipertexto) es el protocolo estándar HTTP asegurado utilizando
el protocolo SSL (Secure Socket Layer) o TLS (Transport Layer
Security) protocolos de seguridad. Se permite a un usuario
para verificar su identificar al sitio al que quiere acceder,
usando un certificado de autenticación. Además, garantiza la
integridad y confidencialidad de los datos enviados entre el
usuario y el servidor. Se puede, opcionalmente, proporcionar la
autenticación del cliente de alta seguridad mediante el uso de
un certificado numerado.

 El puerto HTTPS predeterminado es 443.

 43

También puede utilizar la base de datos PostgreSQL

directamente a la copia de seguridad y restaurar los datos en el
servidor, en función de los derechos de acceso y la
disponibilidad de contraseñas para el servidor.
3. Entrenamiento de usuarios
Hay dos tipos de entrenamiento son proporcionados por la
empresa Tiny y sus socios:
 Formación técnica en OpenERP: el objetivo de este
entrenamiento intensivo es para que pueda desarrollar
sus propios módulos modificando y adaptando los
existentes. Cubre la creación de nuevos objetos, menús,
informes y flujos de trabajo, y también de interfaces con
software externo. Tiene una duración de cinco días y
está diseñado para personas de TI.
 Formación de usuarios: esto le permite ser productivo lo
más rápidamente posible en el uso de OpenERP. Todos
los módulos no están detalladas con ejemplos concretos
y diferentes ejercicios. Por el bien de realismo, la
formación utiliza los datos para una empresa ficticia. Esta
capacitación también tiene una duración de cinco días.
Está diseñado para los responsables de un proyecto de
ERP, que entonces será capaz de formación de los
empleados internos.
Ambos Tiny, los creadores de OpenERP, y los socios de
OpenERP también pueden proporcionar capacitación
personalizada. Esto, aunque más caro, se centra en sus
propias necesidades.
Sus necesidades de formación dependen del tipo de
despliegue que ha elegido. Si ha optado por un desarrollo
SaaS, la capacitación técnica no es muy útil.
En resumen, se debe organizar tanto la formación de
usuarios y formación autodidacta (quizás basado en esta
serie de libros), si puede. La formación técnica es muy
recomendable si os veis desarrollar sus propios módulos.
Aunque no es obligatorio, que le da una ventaja bastante
tiempo en cualquier compromiso serio OpenERP.
4. Soporte y mantenimiento
 44

Es cuando realmente utiliza su ERP que obtendrá el valor de

su inversión. Por esa razón, el mantenimiento y el apoyo son
fundamentales para su éxito a largo plazo.
 Soporte objetivo es garantizar que los usuarios finales
obtienen la máxima productividad de su uso de OpenERP,
respondiendo a sus preguntas sobre el uso del sistema. El
apoyo puede ser de carácter técnico o funcional.
 Mantenimiento tiene como objetivo garantizar que el propio
sistema sigue funcionando como se requiera. Incluye
actualizaciones del sistema, que le dan acceso a las últimas
funcionalidades disponibles.
Algunos socios ofrecen un mantenimiento preventivo. Esto
asegura que todos los desarrollos específicos para su sistema
son revisados y probados para cada nueva versión para que
sean compatibles con la base de OpenERP.
Tiny mismos han cambiado su estrategia de apoyo de vez en
cuando. En el momento de la escritura, que proponen un
contrato de mantenimiento que se realizan tanto directa al
usuario final oa través de socios que garantiza una solución
rápida a los fallos descubiertos en el código cubierto. Aunque
se puede esperar que estas soluciones estén disponibles para
todos los usuarios del código de tiempo, el mantenimiento
garantiza una atención rápida. Y es probable que obtenga más
rápido soporte para la migración a nuevas actualizaciones.
Si usted no ha anticipado a sus necesidades con un contrato
de mantenimiento preventivo, los costos de la migración
después de unos años pueden llegar a ser significativa. Si los
módulos especiales que ha desarrollado han permitido llegar a
ser demasiado viejo, puede llegar a necesitar un nuevo
desarrollo de acuerdo a sus especificaciones.
a. Actualizaciones y mejoras
Hay cuatro fuentes de cambio de código para OpenERP:
 Parches suministrados por Tiny para corregir fallas:
después de la validación de estos parches no deben
causar efectos secundarios.
 Actualizaciones menores, que se reúnen las correcciones
de fallos juntos en un solo paquete, y por lo general se
 45

anuncian con una modificación del número de versión, por

ejemplo de 6.0.0 a 6.0.1.
 Actualizaciones, las cuales vinculan tanto las correcciones
de fallos y las mejoras a la funcionalidad en una versión
principal, como de 6.0.3 a 6.2.0.
 Nuevas funciones, generalmente puestos en libertad en la
forma de nuevos módulos.
Usted debe establecer un procedimiento con su proveedor para
definir la forma de responder a los cambios en el código de
OpenERP.
Para actualizaciones simples, su equipo de mantenimiento
evaluará los parches para determinar si son beneficiosas para
el uso de su OpenERP. Estos parches deben ser probados en
una instancia sin conexión de OpenERP antes de ser instalado
en su versión de producción en vivo.
El equipo de mantenimiento también se haría cargo de las
actualizaciones periódicas del software.
Parches y actualizaciones sólo se puede instalar si tiene el
acceso necesario al servidor OpenERP.
Una vez Tiny ha lanzado una nueva versión mejorada, su
respuesta debe ser cautelosa. Si usted es perfectamente
satisfecho con el sistema existente, sería mejor no tocar la
nueva versión. Si usted desea tener acceso a la nueva
funcionalidad proporcionada por una versión mejorada, tiene
una delicada operación para llevar a cabo. La mayoría de las
actualizaciones requieren sus datos a migrar, ya las bases de
datos antes y después de la actualización puede ser un poco
diferente.
b. Migración de Versión
OpenERP tiene un sistema para gestionar las migraciones de
forma semiautomática. Para actualizar los módulos específicos,
o toda la base de datos, sólo tiene que iniciar el servidor con el
argumento: --update = NAME_OF_MODULE o --update = todo
(es decir cambios de módulos menores).
Las nuevas versiones estables de OpenERP a veces requieren
operaciones que no se ofrecen en la migración automatizada.
Tiny, el creador y sustentador de OpenERP, tiene una política
de apoyo a la migración de todos los comunicados oficiales
 46

estables a más tardar. Scripts se proporcionan para cada

nuevo lanzamiento de una versión estable. Estos llevan a cabo
la actualización desde la versión principal anterior a la nueva
versión principal.
Los responsables de la migración entre dos versiones de
OpenERP encontrarán la documentación y los scripts
necesarios en el directorio doc / migrate del servidor OpenERP.
Los cambios entre la versión 4 y 5 hacen el proceso de
migración más difícil que en el pasado, así que había un mayor
retraso en la prestación de asistencia en la migración y el
trabajo más manual que de costumbre.

El procedimiento para la migración se ejecuta así:

 Creando ONU Respaldo de la BASE DE DATOS de la
versión antigua de OpenERP
 Detenga el servidor que ejecuta la versión antigua.
 Inicie el script llamado pre.py para las versiones de que
está moviendo entre.
 Inicie la nueva versión del servidor utilizando la opción
--update = all .
 Detenga el servidor que ejecuta la nueva versión.
 Inicie el script llamado post.py para las versiones de que
está moviendo entre.
 Inicie la nueva versión del servidor y probarlo.
Una migración nunca es un proceso fácil. Puede ser posible
que su sistema no funciona como lo hacía antes, o que algo
requiere nuevos desarrollos en la funcionalidad de los módulos
que ya se han instalado. Por lo que sólo debe mover a una
nueva versión si tiene una necesidad real, y debe involucrar a
un socio competente para ayudar si la versión que se utiliza es
muy diferente de la versión básica de OpenERP.
Del mismo modo, se debe tener cuidado de que esta migración
no cambia de forma incorrecta cualquier ajuste que ya ha sido
hecho. La estructura del menú principal podría haber sido
modificado en su lugar sin el adecuado registro de los cambios.
Así que usted podría encontrar que usted está haciendo las
suposiciones erróneas acerca de que la estructura cuando la
 47

carga de datos posteriores que fue grabado con la grabadora

de módulo.
 48

CAPÍTULO III: INICIO Y

PLANIFICACION DEL
PROYECTO

3.1. Gestión del proyecto

Para continuar con el proceso de gestión del proyecto se realiza las
coordinaciones con los interesados dando paso al proceso de iniciación y
planificación del proyecto. En la fase de iniciación se informa sobre los hitos
importantes que se abarcan en la iniciación del proyectos tales como la
especificación de la entrega del producto, mediante el documento de acta de
constitución del proyecto indicando la fecha de inicio y fin con la entrega de las
especificaciones. Teniendo ya detallado el acta de constitución se procede a
realizar la proyección del trabajo, tomando en cuenta el tiempo, alcance,
calidad, recursos, riesgos y un cronograma que nos permita desarrollar un
producto que cumpla las expectativas esperadas.
Iniciación
Nacimiento del proyecto.

El siguiente proyecto nace para poder satisfacer la necesidad del área de

eventos con el cual se podrá superar obstáculos que impiden el continuo
 49

funcionamiento del área, resolviendo problemas que pudieran suscitarse

y de esta manera lograr introducir un cambio en el proceso actual.

Lo que se espera conseguir mediante la propuesta de solución:

 Diseñar un nuevo producto innovador.

 Desarrollar un sistema de información.

 Llevar a cabo un cambio en la forma de trabajo de la organización,

sobre el área de eventos.

El área de Eventos necesita implementar un sistema que le permita

controlar el control de acceso los días de evento.
La identificación de los requisitos para la elaboración del proyecto es de
suma importancia, ya que mediante estas características se podrá
conocer que está faltando o fallado en el proceso actual.
Y con ello llevar a cabo una buena focalización de la solución y hacer
uso de los recursos disponibles para el óptimo desarrollo.
A. Acta de Constitución del proyecto
1. Objetivo del Acta de Constitución
Como sabemos el objetivo principal del Acta de constitución es la
aprobación del inicio del proyecto, de modo que se elaboró un
documento formal donde se establecieron lineamientos y
entregables relevantes que se detallaron en el documento formal
del acta de constitución (ver anexo 1). Seguidamente se le presentó
al Sponsor y al presidente de la asociación del proyecto el
documento en donde tuvo una rigurosa evaluación que consistió de
la siguiente manera:
 Se analizó de forma completa el proceso de la discoteca Arenas
- ICA.
 Se decidió profundizar el proceso de la recepción de la lista de
invitados que también involucra al proceso de control de acceso,
al encontrar deficiencias en su desarrollo como lo es la entrega
la lista de forma presencial, ocasionando pérdidas de tiempo y
de dinero.
 Se planteó el rediseño del proceso.
 Se llegó a la conclusión de implantar un sistema web para mejor
el desarrollo del proceso elegido.
 Por último se verifica recuperar los gastos de la asociación y
durante qué tiempo se realizar.
 50

Además de algunas sugerencias que nos brindaron por parte de

ellos y conocimiento de sus políticas de empresas en cuanto a la
información de sus procesos y otros, a modo que se aceptó dicha
política y además de la aprobación del Acta de constitución para dar
inicio del proyecto.
2. Descripción del Acta de Constitución
En el acta de constitución se dio a conocer la situación actual en
que se encontraba la empresa que se detalla de la siguiente
manera:
 Todos los procesos de la discoteca se realizan de forma manual
el cual es de forma correcta pero generan demasiada pérdida de
tiempo.
 El proceso de control de acceso empieza en el arribo del cliente
a la discoteca para pasar un momento agradable con sus
amistades.
 Los clientes son atendidos por seguridad quien verifica los datos
del cliente y da luz verde a la discoteca.
 El cliente si no se encuentra en lista se acerca hacia la caja para
adquirir su respectiva entrada ya sea general o VIP, es atendido
por la cajera quien registra la venta.
 El cliente también puede emitir reclamos para evitar las colas.
 El cliente ingresa a la discoteca.
Después de ver la situación actual ahora damos conocimiento de la
necesitad que se tenía en la Discoteca Arenas - ICA:
 La necesidad de la discoteca recae en disminuir el tiempo de
espera del control de acceso y automatizar el proceso de
recepción de lista de invitados de manera que sea eficiente para
la satisfacción de los clientes y de la Discoteca.
De la misma manera se presentó la descripción del proyecto, dando
sus respectivas justificaciones de por qué optar con un rediseño del
proceso de control de acceso implementando un sistema web
responsiva:
 Se disminuirá el tiempo de espera en un 90%.
 Se incrementara la asistencia de los clientes en un 80%.
 Se incrementaran las ganancias en un 10%.
 Se obtendrá lista de cumpleañeros en tiempo real.
 Se incrementara la comunicación en un 15% entre los clientes y
la Discoteca.
Los requerimientos principales que se identificaron son:
 Disminución del tiempo en las colas.
 Incremento de las ganancias.
 Incremento de comunicación.
Los supuestos riesgos iniciales son:
 Cambios de metodología de implementación.
 Cambios de requerimientos.
 Variación del costo del proyecto.
 51

 Variación del tiempo de culminación del proyecto.

 Cambio de software de implementación.
 Cambio de personal que está desarrollando el proyecto.
 Cancelación del proyecto por parte de la Discoteca y/o del
gerente del proyecto.
Los hitos del proyecto son:
 Presentación de Acta de Constitución.
 Análisis detallado de los procesos.
 Simulación de la red y funcionamiento.
 Compra de hardware requerido.
 Desarrollo y documentación del software
 Prueba y mantenimiento del sistema
 Implementación y evaluación del sistema
 Culminación del proyecto.
Los hitos del proyecto tienen fechas de presentación cada uno de
acuerdo al avance del proyecto (Ver anexo 1).
Las autoridades principal quien dirige el proyecto es:
 Castro Flores Alexander Eduardo.
El tiempo establecido para la elaboración del proyecto es de 344
días laborables donde se asegura la calidad del mismo. Por ende
entregando una lista de las interacciones con nuestros clientes para
completar los cambios y sobre todo el costo, calidad y tiempo que
es fundamental para tener en cuenta durante el desarrollo del
proyecto como:
 Reuniones establecidas con la discoteca.
 Reunión establecidas entre el grupo del desarrollo del proyecto.
 Reuniones establecidas en general

1.1.2. Planificación
La planificación del proyecto se vale del cronograma que se visualiza en
el diagrama de Gantt (ver anexo 14) que se ha planeado y
subsecuentemente informa del progreso dentro del entorno del proyecto.
En el proceso se cuantifica el tiempo y las actividades que se están
desarrollando en el proyecto. La finalidad del planeamiento de proyecto
fue para crear un plan de proyecto que el gestor de proyectos usa para
acompañar el progreso del equipo de trabajo.
A. Integración – Plan de gestión del proyecto
En la integración del proyecto identificamos las diversas áreas que
están dentro de la discoteca como son:
 Recepción.
 Eventos.
 Administración.

El área que definimos para implementar es la de eventos quien está

directamente enfocado al desarrollo del proyecto, para eso se
identificaron las entradas, actividades y salidas del proceso elegido.
1. Entradas:
 Dinero.
 52

 Requerimientos.
 Cliente.
2. Actividades:
 Verificación al cliente.
 Revisar y dar acceso al cliente.
 Cobrar por entradas.
 Registrar los pagos de los clientes.
3. Salidas:
 Dinero.
 Reportes de cantidad de asistentes por cumpleañero.
 Reportes de listas.
 Cliente satisfecho.
GRÁFICO N° 10
Diagrama de Entrada y Salidas del Proceso Control de
Acceso

B. Alcance – Plan de gestión del alcance

La gestión del alcance del proyecto contiene todos los procesos
necesarios que garantiza que el proyecto contiene todo el trabajo
requerido que se complementa con el éxito los cuales se detallan a
continuación:
 El Inicio del Proyecto se dio el día Sábado 3 de febrero del 2017 y
culminando el viernes 7 de marzo del 2017, teniendo una duración
de 26 días.
 La Planificación del Proyecto se lleva a cabo con éxito Iniciando el
sábado 8 de marzo del 2017 y culminando el domingo 25 de abril
del 2017, teniendo una duración de 47 días.
 El Análisis de Requerimientos para el desarrollo del proyecto se
analizó a partir del viernes 30 de abril del 2017 y culminando el
martes 14 de mayo del 2017, teniendo una duración de 15 días.
 El Rediseño del proceso de Control de acceso se inicia el 15 de
mayo del 2017 y culminando el miércoles 28 de mayo del 2017,
teniendo una duración de 16 días.
 53

 La Implementación del sistema web en la Discoteca Arenas - ICA se

realizara el jueves 29 de agosto del 2017 y culminara el viernes 19
de enero del 2018, teniendo una duración de 99 días.
 La Capacitación y Entrega del proyecto en funcionamiento dentro
de la discoteca Arenas – ICA se realizara el lunes 22 de enero del
2018 y culmina el viernes 17 de febrero del 2018, teniendo una
duración de 25 días.
Todas las fechas indicadas se llevaran acabo de acuerdo al tiempo de
trabajo en la que se consideran feriados los que se toman como días
no laborables, se realizó y desarrolló una descripción detallada del
proyecto. Nuestro objetivo principal fue controlar todo lo que incluye en
el proyecto, lo cual permitió lograr los objetivos del proyecto (ver anexo
14).
1. Alcance del producto
El alcance del producto es dirigido al proceso de control de acceso
de la discoteca Arenas - ICA y cuenta con las siguientes
características y funciones:
Las características son:
 Listas vía Online.
 Respuesta en tiempo real.
 Rapidez de servicio.
 Ordenado.
 Entendible.
 Completo.
 Puntual.
 Preciso.
Las funciones son:
 Crean y mantienen la relación con cada usuario y los entienden.
 Coordinan los equipos internos y externos que participan en la
elaboración de eventos.
 Profundizan el conocimiento sobre el servicio que se brinda y las
mejoras que se están desarrollando.
2. Alcance del proyecto
Se está trabajando de acuerdo a los requerimientos iniciales en el
desarrollo del proyecto, es decir se está cumpliendo con las
expectativas por la que fue encomendada el desarrollo del proyecto
para poder entregar el servicio con las características y funciones
específicas.
a. Entregables
Los entregables en su totalidad se desarrollaron de acuerdo al
avance del proyecto, cada entregable se encuentra descritos
específicamente (ver anexo 10).
Los entregables en general se muestran a continuación:
 Avance de la implementación del Sistema donde se realizan
las diversas integraciones con las diferentes áreas existentes
dentro de la organización.
 54

 Se respetan las actividades del cronograma de actividades

(ver anexo 14).
 Procesos revisados se están siendo revisados por el gerente
del proyecto y por el patrocinador de acuerdo a los avances
que se presentan.
 Se realizan las pruebas necesarias dentro de la organización
y a los procesos involucrados, para supervisar el avance del
proyecto y que todo se esté cumpliendo de acuerdo con lo
que se ha propuesto.
 Capacitación del Personal quienes utilizaran el sistema web,
la capacitación se dará después de la implementación del
sistema para que puedan ejecutarlo sin ninguna dificultad.

b. EDT
La estructura de desglose del trabajo se llevan a cabo etapa por
etapa, de acuerdo como se ha establecido para poder cumplir
con todos los entregables que se han propuesto el equipo de
trabajo, para así cumplir cada uno de los objetivos, desde que
se inició el proyecto se rige a lo que es la estructura de desglose
del trabajo hasta culminar todo el proyecto.
c. Diccionario de la EDT
El diccionario es utilizado como soporte a la organización
jerárquica del trabajo cada vez que se tiene duda de algún
proceso que se lleva en el EDT se visualiza en el diccionario de
la EDT donde se resuelve las diversas dudas, para encontrar
los procesos de manera eficiente se buscan por los diversos
componentes:
 Identificador o código.
 Descripción corta del trabajo a realizar.
 Responsable del trabajo.
 Hitos principales.
d. Matriz de trazabilidad de requerimientos
La siguiente herramienta de matriz de trazabilidad nos permite
observar que los requerimientos queden cubiertos por una
prueba para cumplir con cada uno de ellos.
 Pruebas
P1. Verificación del sistema web funcionando.
P2. Revisar el proceso del antes y después.
P3. Revisar los documentos de reuniones.
 Requerimientos
R1. Implantación del sistema web RUMB.

R2. Reunión con el administrador de la discoteca.

R3. Reunión con los usuarios.

R4. Configuración del sistema RUMB.

 55

R5. Capacitación de los usuarios.

R6. Verificar los resultados del rediseño.

TABLA N° 3
Matriz de Requerimientos

P1 P2 P3
R1 X
R2 X
R3 X
R4 X
R5 X
R6 X
Observamos que todos los requerimientos están cubiertos por
las pruebas que se realizan en el proyecto.

C. Tiempo – Plan de gestión tiempo

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos
para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Los procesos del
desarrollo del proyecto interactúan con los procesos de las otras áreas
de conocimiento. Las necesidades del proyecto están cubiertas en
general, cada proceso implica el esfuerzo del grupo. Cada proceso se
ejecutara por lo menos una vez en el proyecto y en una o más fases
del proyecto, los datos y cálculos nos están permitiendo desarrollar el
cronograma con éxito, designando al sistema en el que se cargan los
datos del proyecto.
1. Elaborar cronograma del proyecto
En el cronograma del proyecto se realizará contemplando la EDT y
las fases del proyecto, además de la metodología de
implementación elegida. Estableciendo tiempos pesimistas, para
realizar cada actividad al detalle. Para su realización se empleara
MS Project.
En el proyecto se presenta el diagrama de Gantt que nos permite
visualizar mejor el tiempo de cada actividad (ver anexo 14), de esta
manera aseguraremos que el proyecto inicie y finalice en la fecha
indicada asegurando el éxito.

2. Determinar hitos del proyecto

La elaboración de los hitos del proyecto se enfocará en las fases
del ciclo de vida del proyecto que serán acompañadas de
capacitación para dar cierre a estas. Además de enfatizar en el
cierre de las actividades de implementación de módulos.
 56

Los hitos del proyecto en nuestras tareas tienen una duración cero
ya que los mismos no consumen ni tiempo ni recursos, los cuales
simbolizan cada logro importante que estamos consiguiendo en el
proyecto. De esta manera conocemos el avance del proyecto,
dentro del cronograma están establecidos los hitos que nos
informan la fecha estimada en que se están cumpliendo y
verificando con la fecha real que se ejecutaron.

Para el administrador de la discoteca se muestran solo los hitos del

proyecto y no el cronograma total ya que los avances se presenta
en una reunión con el mismo y con la junta directiva de la discoteca,
para que ellos lo puedan revisar y verificar el avance. En tal sentido,
los hitos son la forma de monitorear la ejecución del proyecto y
sirve como la herramienta de comunicación entre el grupo del
trabajo del proyecto y la asociación.

El formato de los hitos del proyecto es desarrollado del siguiente

modo (Véase también Formato N °12):
a. Primer hito.- Por medio de este entregable se dará inicio al
desarrollo del Proyecto.

b. Segundo hito Plantear cuales son los requerimientos que

va a contemplar nuestro Software (Aplicación Web).

c. Tercer hito.- Permitir conocer todos los recursos que vamos

a emplear para la realización del Proyecto.

d. Cuarto hito.- Conocer el tiempo de duración del proyecto

por fases y actividades.

e. Quinto hito.- Conocer el presupuesto por fase y por

proyecto final.

f. Sexto hito.- Conocer detalladamente todo lo que realizará

la Aplicación Web.

g. Séptimo hito.- Se comenzará a desarrollar la Aplicación

Web.

h. Octavo hito.- Se elaborarán diversas pruebas para ver si el

funcionamiento de la Aplicación Web es la correcta.
 57

i. Noveno hito.- Enseñar a los usuarios cuales son las

funcionalidades de la Aplicación Web y que sepan cómo

usarlo de la manera correcta y adecuada.

3. Gestión de cambio en el cronograma

El análisis de la variación del cronograma, junto con la revisión de
los informes de avance, los resultados de las mediciones del
rendimiento y las modificaciones en el cronograma del proyecto,
dan como resultados cambios solicitados en la línea base del
cronograma del proyecto. Los cambios en el cronograma del
proyecto requieren en los diversos componentes del plan de gestión
del proyecto. Los cambios que se solicitan se procesan para su
revisión y disposición de acuerdo al grupo del desarrollo del
proyecto y la asociación a través del proceso de Control Integrado
de Cambios que se muestra
En el siguiente diagrama.

GRÁFICO N° 12
Proceso para La Gestión De Cambio
En El Cronograma

D. Costo – Plan de gestión del costo

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos
involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado de S/
9,200.00 nuevos soles. Brinda una descripción general de los
procesos de la gestión de los costos del proyecto.
 58

Los procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de

conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto. Los
procesos se presentan como componentes diferenciados con
interfaces bien definidas. El trabajo involucra la ejecución de los tres
procesos de la Gestión de los Costos del Proyecto que se muestran a
continuación que está precedido por el esfuerzo realizado de
planificación del equipo de dirección del proyecto. Este esfuerzo de
planificación es parte del proceso desarrollar el plan para la dirección
del proyecto, lo cual nos produjo un plan de gestión de costos que
determina el formato y establece los criterios necesarios para
planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del
proyecto.
1. Cuadro de Costos
Estimar los Costos es el proceso para desarrollar una aproximación
de los recursos monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto. Incluyeron la identificación y consideración
de diversas alternativas de cómputo de costos para iniciar y
completar el proyecto. A continuación observamos la tabla de los
costos y actividades que las generaron.

TABLA N° 4
Cuadro de Costos

Actividad Responsable Costo Tiempo

Analizar el Analista de S./ Una
estado actual de Sistemas. 1,200.00 semana.
la discoteca.

Adquisición de Gerente del S/. Un día.

un ordenador. proyecto. 1,500.00

Configurar el Analista S/. Dos

sistema web programador. 1,250.00 semanas.
RUMB.
Gestión de Ingeniero de S/. Durante el
cambios en el Software. 1,250.00 desarrollo
sistema web. del
proyecto.
Reuniones con Equipo general S/. Durante el
la junta directiva del proyecto. 1,500.00 desarrollo
de la discoteca. del
proyecto.
 59

Informes Gerente del S/. 500.00 Una vez por

mensuales del proyecto. mes.
grupo de
proyectos hacia
la discoteca.
Reserva de Gerente del S/. Durante el
contingencia. proyecto. 1,000.00 desarrollo
del
proyecto.
Reserva de Gerente del S/. Durante el
gestión. proyecto. 1,000.00 desarrollo
del
proyecto.

2. Forma de pago
La forma de pago del proyecto se llegó a un acuerdo, el 50% al
comenzar y el 50% al finalizar el proyecto. El primer pago se recibió
el 04 de abril del 2017 a las 9.00 am con la suma de S/. 4,600.00
nuevos soles y el otro porcentaje se dará el 17 de febrero del 2018,
esto se dará en el establecimiento de la discoteca Arenas - ICA en
reunión de la junta directiva, el presidente y el gerente del proyecto
mediante un contrato de por medio y el acta de constitución
presentado donde se dio fe del mismo, de esta manera se dio el
inicio y el cierre del proyecto de forma que se dé el proyecto con
éxito.
3. Gestión de cambio en los costos
Antes de los cambios en los costos estamos controlándolos durante
cada proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea
base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los
costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier
incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo puede
aprobarse mediante el proceso realizar el control integrado de
cambios. El análisis del cambio de los costos, junto con la revisión
de los informes de avance, los resultados de las mediciones del
rendimiento y las modificaciones en los costos del proyecto. Los
cambios en los costos del proyecto requieren en los diversos
componentes del plan de gestión del proyecto. Los cambios que se
solicitan se procesan para su revisión y disposición de acuerdo al
grupo del desarrollo del proyecto y la discoteca a través del proceso
 60

de Control Integrado de Cambios que se muestra en el siguiente

diagrama.

GRÁFICO N° 13
Proceso Para La Gestión De Cambio En Los Costos

E. Calidad – Plan de gestión de la calidad.

La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y
actividades de la organización ejecutante que determinan las
responsabilidades, objetivos y políticas de calidad de esta manera está
satisfaciendo las necesidades por la cuales fue emprendido.
Implementar el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y
procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos
llevados a cabo durante todo el proyecto. Gestionando este proceso
se está generando un plan de inspección de calidad con el objetivo de
planificar, verificar y controlar que se cumplan con las especificaciones
de calidad establecidas en el proyecto.
1. Aseguramiento de la calidad
Para asegurar la calidad del proyecto se están respetando las
métricas, metodologías y estrategias establecidas para la
implementación del sistema web responsiva la cual va ser
supervisada por el gerente del proyecto las cuales son las
siguientes:
 Métricas del número de páginas web estáticas.
 Métricas del número de páginas web dinámicas.
 Métricas del número de vínculos internos de la página.
 Métricas del número de sistemas externos en interfaz.
 Métricas del número de funciones ejecutables.
 Métricas de corrección del sistema.
 Métricas de integridad del sistema.
 Métrica de facilidad de uso del sistema.
 Metodología de calidad ITIL.
 61

 Metodología de implementación DCU.

 Estrategias de capacitación.
 Estrategias de trabajo en equipo.
 Estrategias de comunicación.
 Estrategias de motivación.
2. Control de calidad
Realizar el Control de Calidad es el proceso por donde
monitoreamos y registramos los resultados de la ejecución de
actividades de calidad, por el cual evaluamos el desempeño y
recomendamos los cambios que sean necesarios. El control de
calidad se está llevando a cabo durante todo el proyecto. Los
estándares de calidad que incluyen las metas de los procesos y del
producto del proyecto. Los resultados del proyecto contienen los
entregables y los resultados de la dirección de proyectos, tales
como el desempeño de costos y del cronograma. El equipo realiza
el control de calidad. Las actividades de control de calidad están
permitiendo identificar las causas de una calidad deficiente del
proceso o del producto, y recomiendan y/o implementan acciones
que nos permiten eliminarlas.
El equipo de dirección del proyecto lleva los siguientes aspectos,
son útiles para asegurar la calidad del proyecto:
 Prevenimos (evitamos que hayan errores en el proceso) e
inspeccionamos (evitamos que los errores lleguen a manos del
cliente).
 Realizamos muestreos por atributos (el resultado cumple o no
con los requisitos) y muestreos por variables (el resultado se
clasifica según una escala continua que mide el grado de
conformidad).
 Toleramos (rango especificado de resultados aceptables) y
tenemos límites de control (umbrales que pueden indicar si el
proceso está fuera de control).
F. Recursos Humanos – Plan de gestión de los recursos humanos
La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los
procesos que organizamos, gestionamos y conducimos conjuntamente
con el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está asignado a los
roles y responsabilidades para completar el proyecto. Los miembros
del equipo del proyecto varían con frecuencia, a medida que el
proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto también se
denominan personal del proyecto. Si bien se asignaron roles y
responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del
proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de
decisiones y en la planificación del proyecto resulta beneficiosa. La
 62

intervención y la participación tempranas de los miembros del equipo

nos aportan su experiencia profesional durante el proceso de
planificación y fortalecen su compromiso con el proyecto.

1. Organigrama del proyecto

El organigrama refleja de forma gráfica cuáles son los diferentes

departamentos que tienen el proyecto y quién está encargado de
cada área, al igual que las relaciones que hay entre estos (ver
anexo 9). En la estructura y jerarquía de las distintas
responsabilidades y roles en que se desempeñaran cada integrante
del proyecto, demostrando de esa manera un organigrama donde
se especifica el cargo que ocupa y los nombres de cada uno de
ellos.

2. Roles y responsabilidades
Los roles y responsabilidades son el conjunto de actividades
relacionadas que están asociación el tipo de trabajo en el proyecto.
Un integrante del equipo ejecuta una o varios roles y un rol puede
ser cubierto por varios integrantes. Los roles están bien definidos y
son conocidos para cada uno de los integrantes del proyecto.
Los roles y responsabilidades se muestran a continuación:
 Jefe de proyecto (JP): Establecen un conjunto de prácticas que
aseguran la integridad y calidad del proyecto.
 Analista de sistemas (AS): Elabora el Modelo de Análisis y
Diseño. Colaborando en la elaboración de las pruebas
funcionales y el modelo de datos.
 Analista – Programador (AP): Modela los datos y en las
validaciones con el usuario.
 Ingeniero de software (IS): Elabora modelos de implantación y
despliegue.

3. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM)

La siguiente herramienta de asignación de responsabilidades nos
permite observar que las actividades queden cubiertos por los
responsables para cumplir con cada uno de ellos.

TABLA N° 5
Matriz de asignación de responsabilidades

Actividad Roles y
Responsabilidades
ID Actividad JP AS AP IS
 63

Actividad
01 Asignar los recursos. X
02 Gestionar las prioridades. X
03 Coordinar las interacciones con los
X
clientes y usuarios.
04 Mantener al equipo del proyecto
X
enfocado en los objetivos.
05 Supervisar el establecimiento de
X
arquitectura del sistema.
06 Gestiona los riesgos. X
07 Planificar y controlar el proyecto. X
08 Captura, especifica y valida requisitos X
09 Interactúa con el cliente y los usuarios
X
mediante entrevistas.
10 Construye prototipos. X
11 Elabora las pruebas funcionales. X
12 Gestión de requisitos. X
13 Gestión de configuración y cambios. X
14 Elabora el modelo de datos. X
15 Prepara pruebas funcionales. X
16 Elabora documentación. X

G. Comunicación – Plan de gestión de comunicaciones

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos
para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el
almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la
información del proyecto son adecuados y oportunos. El director del
proyecto pasa la mayor parte del tiempo comunicándose con los
miembros del equipo y otros interesados en el proyecto. La
comunicación es eficaz el cual ha creado un puente entre los
diferentes interesados involucrados en el proyecto, conectando
diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de
experiencia, y perspectivas e intereses diversos en lo que se está
ejecutando los resultados del proyecto.
1. Directorio de Stakeholders
El directorio de Stakeholders es importante durante el desarrollo del
proyecto porque permitió establecer las comunicaciones entre el
equipo de proyecto y la asociación como entre ellos mismos. El
directorio contiene detalladamente los medios de comunicación de
cada persona, así como teléfonos, correo electrónico, etc. Cuando
necesitamos comunicarnos con alguien del proyecto recurrimos a él
y nos facilita los datos en un tiempo eficiente y sin errores (ver
anexo 23).
Tabla N° 5
Directorio de Stakeholders
 64

Nombre Empresa Puesto Localización

Jose Discoteca Administrador 965645894

Rodriguez Arenas - ICA
Flores
Alexander ---------- Gerente del 989356106
Castro Flores Proyecto

2. Medios de comunicación
La comunicación durante el desarrollo del proyecto se está dando
por los siguientes medios:
 Correo electrónico.
 Teléfono de la empresa.
 Celulares de la junta directica en conjunto.
 Juntas directivas.
 Reuniones generales.
 Redes sociales.
H. Riesgos – Plan de gestión de riesgos
La Gestión de los Riesgos del Proyecto están los procesos
relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la
identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos,
estamos monitoreando y controlando el proyecto. Los objetivos de la
Gestión de los Riesgos del Proyecto es aumentar la probabilidad y el
impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto
de eventos negativos para el proyecto.
Los riesgos del proyecto se ubican en el desarrollo del proyecto.
Si alguno de estos eventos inciertos se produce, puede haber un
impacto en el costo, el cronograma o el desempeño del proyecto. Las
condiciones de riesgo pueden incluir aspectos del entorno del proyecto
o de la organización que pueden contribuir a poner en riesgo el
proyecto, tales como prácticas deficientes de dirección de proyectos,
la falta de sistemas de gestión integrados, la concurrencia de varios
proyectos o la dependencia de participantes externos que no podemos
controlar.
1. Fuente de riesgos
Nuestras fuentes de riesgos para el desarrollo del proyecto se dan
en diversos componentes, dentro de la asociación y fuera de la
misma existiendo diversas situaciones que pueden o no estar bajo
el control del equipo de proyecto.
2. Matriz de descomposición de riesgos (RBS)
La matriz de descomposición de riesgos nos ayuda a ver con
claridad los riesgos que pueden afectar demasiado el proyecto para
poder afrontar sin percances y resolver los riesgos que se puedan
presentar durante el desarrollo del proyecto (ver anexo 26).
3. Categorías, criterios para priorizar y levantar los riesgos
 65

Los riesgos existentes durante el desarrollo del proyecto son

realizadas en categorías: baja, media y alta. Los criterios para
realizar esta priorización son de acuerdo como afecta al desarrollo
del proyecto los cuales van a ser resueltos por el personal
encargado de supervisión en este caso será el gerente del
proyecto.
4. Estrategias para la respuesta de los riesgos

Las estrategias para resolver los riesgos se realizan mediante

reuniones con todo el equipo del proyecto para planificar las
estrategias que ya están establecidas para el desarrollo del
proyecto con la junta directiva de la asociación para las respuestas
ante los riesgos que se presenten y resolviéndolos con éxito.

Tabla N° 6
Estrategias para la respuesta de los Riesgos

Riesgos Respuestas

Poco conocimiento Proporcionar manuales, guías

tecnológico del personal. o capacitaciones.
Retraso de las fechas Agilizar algunos entregables o
pactadas del cronograma. trabajar entregables en fechas
adelantadas.
Caída del servidor del Comunicarse con el
hosting. Proveedor.
Personal sin capacidad de Capacitación y Supervisión
generar las alertas. del funcionamiento por parte
del gerente del proyecto.

5. Identificación, seguimiento y control de riesgos

Los riesgos identificados en el proyecto que se suscitan como los
cambios de los costos, en el cronograma o en las diferentes
entregas del proyecto se están realizando seguimientos y se
llevaran un control los cuales van a ser supervisados por el gerente
del proyecto para el éxito del sistema web.
I. Adquisiciones – Plan de gestión de adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto contienen los procesos
de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que
es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.
Estamos desarrollando y administrando contratos u órdenes de
compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. El
proceso de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto implica
 66

contratos, que son documentos legales que se establecen entre un

comprador y un vendedor. El contrato representa el acuerdo vinculado
a la asociación y a quien se está realizando la compra o recurriendo a
un servicio. El contrato de adquisición incluye términos y condiciones,
que incorporar otros aspectos especificados por el comprador para
establecer lo que el vendedor realiza o proporciona. Es
responsabilidad del equipo de dirección del proyecto asegurar que
todas las adquisiciones satisfacen las necesidades específicas del
proyecto, a la vez que se respetan las políticas de la organización en
materia de adquisiciones.
J. Interesados del proyecto – Plan de gestión de los interesados
El plan de gestión de los interesados ha proveído un lazo crítico entre
las personas y las ideas necesarias en el éxito del proyecto, en donde
todas las personas están preparadas para recibir y enviar información.
La gerencia de la comunicación en el proyecto asegura la información
es generada en el momento, con la calidad y cantidad adecuada y que
sigue el proceso consecuente para su distribución, almacenamiento y
final eliminación.
Los interesados del proyecto están observando cómo se está llevando
a cabo el proyecto, quienes brindan sus opiniones y consultas para
realizar algún cambio que beneficia al sistema o resolver las dudas
que se presenten, ellos brindan información antes y después del uso
del sistema comprobando mediante la herramienta utilizada que es la
encuesta, por ultimo serán los beneficiados con la implantación del
sistema web.

 Interesados del Proyecto

 Equipos de Trabajo del Proyecto
3.2. Ingeniería del Proyecto
En la Ingeniería del Proyecto se dará a conocer las dos primeras fases de
nuestra metodología a trabajar RUP, cuyas fases son Inicio o Concepción y
Elaboración, donde realizaremos una serie de actividades para cumplir con los
requerimientos de estas dos fases.
.2.1. Inicio
En esta fase primera fase de Inicio vamos a realizar las siguientes
actividades:
A. Entrevista. - La entrevista fue el primer medio que utilizamos para
obtener información de la discoteca, donde hemos tomado en cuenta
los temas relacionados con los problemas que presenta la discoteca
Arenas - ICA.
B. Modelo de Uso del Negocio. – Una vez obtenida la información por
medio de la entrevista, graficamos el proceso actual que hemos
 67

escogido con sus respectivas actividades, en este caso graficaremos las

actividades del proceso de control de acceso.

C. Especificación de Requerimientos de Software

Una vez conocidas las actividades del proceso seleccionado a mejorar,

plantearemos y especificaremos todos los requerimientos que va a tener
nuestro software (Aplicación Web responsiva), donde los
requerimientos tienen que estar relacionados a los problemas a
resolver.

1. Requerimientos de Alto Nivel

REQUERIMIENTO DE ALTO
DESCRIPCIÓN
NIVEL
2. La aplicación debe contemplar las
funcionalidades que se vienen
1. RAN-0001 utilizando, a excepción de las
funcionalidades que se realizan
inadecuadamente.
4. La aplicación permitirá registrar
3. RAN-0002 usuarios, registro de cliente,
registro de administrador / gerente,
6. La aplicación permitirá registrar
5. RAN-0003
listas de manera Online.
8. La aplicación permitirá reconocer
7. RAN-0004 las fechas de cumpleaños de sus
clientes.
10. La aplicación permitirá conocer el
9. RAN-0005 estado de las listas de cumpleaños
ya sea activa o cancelada.
12. La aplicación permitirá obtener en
11. RAN-0006 cualquier momento la información
de los cumpleañeros.

2. Requerimientos Funcionales

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
REQF-001  Registrar Usuario. - La Aplicación Web deberá
registrar a los usuarios con los siguientes datos:
 68

apellidos, nombres, edad, celular, correo.

ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
 Registrar Cliente. - La Aplicación Web deberá registrar
a los usuarios, con los siguientes datos: Apellidos,

REQF-002 nombres, fecha de nacimiento, celular, correo

electrónico.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
 Registrar Administrador. - La Aplicación Web deberá
registrar a los administradores que trabajan para la
discoteca, con los siguientes datos: Nombres y Apellidos
REQF-003 , Fecha de Nacimiento, Ubicación, Correo, Teléfono /
Celular, etc.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
 Registrar Mensajes - La Aplicación Web deberá
registrar los mensajes ya sea por problemas, consulta
etc. Con los siguientes datos: Nombres completos,
REQF-004 descripción del mensaje, Fecha del Problema en el caso
lo tuviera y la Descripción.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
REQF-005  Registro de gerente. - La Aplicación Web deberá
registrar al gerente con los siguientes datos: apellidos y
nombres, celular, correo, teléfono, etc.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
 69

Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
 Reportes. - La Aplicación Web registrara reportes de
cantidad de cumpleañeros asistentes, cantidad de

REQF-006 invitados asistentes por cumpleañero, cantidad de

exacta de clientes asistentes dicho día.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
 Controlar la fecha de nacimiento del cliente. - La
Aplicación Web deberá dar a conocer la fecha de

REQF-007 cumpleaños del cliente para saber si cumple o no los

requisitos puestos por la discoteca.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
 Registros de listas Online. - La Aplicación Web
permitirá registrar de manera Online las listas de
invitados del cumpleañeros con los datos: nº DNI,
REQF-008 nombres y apellidos completos.

ESCENARIOS DEL NEGOCIO:

Proceso de Administración

CÓDIGO DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL

REQUER.
 Generar Alertas. - La Aplicación Web deberá enviar
alertas para cuando el invitado no se encuentre en lista:

REQF-009  Conocer que el invitado no está en lista.

 Enviarlo a caja para la compra de su entrada.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración
 70

1. Requerimientos No Funcionales
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO FUNCIONAL
REQUER.
REQUERIMIENTOS DESCRIPCIÓN
 Generar Reportes. - La Aplicación Web deberá generar
NO FUNCIONALES
reportes con la información:
REQ-0001 Permitir que los formatos de salida sean compatibles con
 Todos losdecumpleañeros.
herramientas ofimática (licenciado y libre)
REQ-0002 La Aplicación
Todos lasWeb debe ser agradable, entendible y fácil de
listas.
usar.
 Todos los invitados.
REQ-0003 La Aplicación Web debe contar con un buen diseño.
REQ-0004
REQF-010 La Aplicación
CantidadWeb
de listas.
debe brindar facilidad de navegación.
REQ-0005 La Aplicación
Cantidad de Web debe ser compatible con los
invitados.
navegadores más usados por los usuarios (Google Chrome,
 Cantidad de invitados asistentes ha dicho evento.
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera).
 Cantidad de cumpleañeros.
 Cantidad de invitados asistentes por cumpleañero.
ESCENARIOS DEL NEGOCIO:
Proceso de Administración
 71

D. Modelo de Uso del Sistema

Una vez especificado los requerimientos que va a tener nuestro
software, pasaremos a graficar el modelo de Uso del sistema donde
se visualizará todos los requerimientos funcionales de nuestro
software, estos requerimientos funcionales serán realizados por los
usuarios (Personal de la Discoteca).

Grafico N° 14
Modelos de Uso del Sistema

.2.2. Elaboración

Registro de clientes
Reporte de cantidad de invitados Administrador
asistentes por cumpleañero

Cliente
Login

Registro de mensajes de atencion

al cliente

Reporte de listas

Registro de invitados

Espacio publicitario

Marketing

Lista de cumpleaños digital

Reporte de cantidad de
cumpleañeros de la semana

En esta segunda fase de Elaboración detallaremos todo acerca al

Modelo de Uso del Sistema realizado en la fase de inicio.
A. Casos de Uso del Sistema. – Viene hacer la representación gráfica
detallada del modelo de uso de nuestro sistema (Aplicación web),
donde se va a graficar un caso de uso para cada funcionalidad que
realizará el software.

B. Especificación del Caso de Uso del Sistema. – En la

especificación del caso de uso del sistema se va a describir en forma
general el caso de uso, donde se identificará cuáles son los actores
que se involucran dentro del caso de uso y detallará el flujo principal
 con sus respectivos pasos y acciones que contenga el caso de uso
del sistema.

C. Diseño del Sistema. – El diseño del sistema viene ser la estructura

grafica no funcional de nuestro software.

3.3 Soporte del Proyecto

En el Soporte del Proyecto realizaremos un conjunto de actividades para la
realización de las métricas que están enfocadas a la propuesta de mejora para la
Discoteca “Arenas - ICA” y estándares que evidencien la calidad de nuestro
producto.
.3.1. Asegurar la calidad de los procesos de la gestión de la Ingeniería del
Proyecto. - Para asegurar la calidad de los procesos de gestión de la
ingeniería del proyecto vamos a tomar todos los indicadores que hemos
presentado en la tabla de resultados (Ver Tabla N° 4).
Para Gestión tenemos los siguientes indicadores:
 Tiempo de espera: Este indicador lo estamos planteando para reducir
los tiempos de espera de los invitados para el acceso al evento de 30
min a 5 min.
La fórmula para este indicador es la siguiente:
Tiempo de espera = (Hora Llegada – Hora Entrada)

 Niveles de satisfacción del cliente: Este indicador lo vamos a utilizar

para incrementar los niveles de satisfacción de los clientes en un 90%,
tanto de los promotores, así como de los asistentes a los eventos.
Nivel de satisfacción del cliente=

( NºNº dedeinvitados asistentes

personas invitadas )
x 100
 Niveles de eficiencia: Este indicador lo vamos a utilizar para
incrementar los niveles eficiencia en los procesos de recepción de la
lista de invitados.
Nivel de eficiencia = ( NºNºdedepersonas
personas satisfechas
encuestadas )
x 100

Para Ingeniería los indicadores son los siguientes:

 Control de invitados: Lograr niveles de control precisos del número

de invitados asistentes a cada evento.
Las fórmulas para este indicador son las siguientes:
Control de invitados=
Nº de invitados asistentes−Nº de personas invitadas
Y por último los indicadores de Soporte son:
  Nivel de desempeño del personal: Lograr niveles de desempeño
óptimo del personal a través de las actividades de capacitación que se
desarrollen.
(Personal Aprobado)
Nivel de desempeño del personal= ∗100
(Total de Personas).
.3.2. Realizar el monitoreo y control de la gestión e ingeniería a través de
métricas. - - Para realizar el monitoreo y control de todas las actividades,
utilizaremos las plantillas de los instrumentos de los indicadores. Los
indicadores que vamos a realizar son:
 Ficha de Tiempo de espera.

Encuesta sobre el tiempo de espera en cola de los clientes

Nombres y apellidos :

Hora de llegada Hora de entrada

Tiempo de espera

Tiempo total

 Nivel de satisfacción del cliente.

Encuesta a los clientes para medir el nivel de satisfacción

Nombres y apellidos :

Fecha:

las preguntas tendrán este puntaje :

Malo 1-3
Regular 4-5
Bueno 6-7
excelente 8-10
Califique según su criterio Puntaje

¿Qué les parece el nuevo sistema de recepción de lista

Online?

¿Qué les parece el nuevo método de control de acceso?

 ¿Qué les parece el diseño de la página?

¿Qué impresión tiene de nuestros servicios?

 Ficha de monitoreo para evaluar el desempeño del personal

Esta ficha nos ayudará a medir el rendimiento del trabajo del personal
durante las horas trabajadas en relación al índice de desempeño que
tenemos como indicador y cuya fórmula es la siguiente:

Fórmula = (puntaje obtenido/ puntaje óptimo)*100

FICHA DE MONITOREO PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

DE ALOJAMIENTO

NOMBRE DE LA EMPRESA:


AREA:


APELLIDOS Y NOMBRES DEL EMPLEADO:



NOMBRE DEL PROCESO:



FICHA DE MONITOREO Y EVALUACION EVALUACIÓN

DESEM ITEM DESCRIPCIÓN SI NO Final

Relaciones interpersonales

¿Saluda al momento de acercarse el

1
cliente?

¿Responde amablemente a las

2
preguntas de los clientes?

¿Evita el trabajador cualquier tipo de

3
conflicto?
 4 ¿Posee un escritorio organizado y

limpio?

Organización
¿El trabajador se preocupa por
5
alcanzar los objetivos de la

discoteca?
¿El trabajador asiste puntualmente al

6 trabajo?

7 ¿Utiliza los recursos necesarios para

la

realización de su trabajo?

8 ¿Realiza sus deberes sin la necesidad

de ser supervisado?
Calidad

9 ¿Muestra siempre un

comportamiento profesional y ético?

¿Se adapta fácilmente a cualquier

10 tipo de cambio en la empresa?

Iniciatva

11 ¿Tiene la capacidad para resolver

problemas?

PUNTAJE TOTAL

.3.3. Controlar las versiones, accesos, nomenclatura de entregables y líneas

base. –

Para llevar un control de la entrega de los documentos

correspondientes y su respectiva aceptación y aprobación en cada
fase del proyecto no apoyaremos en la siguiente plantilla.

Plantilla de control de entrega de documentos

Fuente: SlideShare
De igual manera para llevar un control de las versiones de la
aplicación que se van desarrollando a lo largo del proyecto.

Gráfico N° 26
Plantilla Historial de versiones
Historial de Versiones
Ítem Nombre Tamaño Creador Fecha Estado Cambios

Fuente: Elaborado por el investigador

 CAPITULO IV
EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y
CONTROL DEL PROYECTO
.1. Gestión del Proyecto
En la Gestión del Proyecto aplicaremos todos los conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas que nos proporciona la Guía de PMBOK para poder
realizar un adecuado proyecto, donde para este capítulo partiremos desde la
tercera fase del ciclo de vida de un proyecto que viene hacer Ejecución y a su
vez también vamos a emplear la cuarta fase que viene hacer Seguimiento y
Control. Donde la fase de Ejecución va a estar vinculada con la fase de
Desarrollo de nuestra metodología OPENERP, ya que aquí se va a controlar y
evidenciar como nuestro Producto (AinyPOS) está siendo ejecutado. Una vez de
comprobar la ejecución de nuestro producto, pasaremos a darle un seguimiento y
control adecuado para que llegue correctamente a su finalización.
4.1.1. Ejecución
En Ejecución utilizaremos algunas plantillas ya presentadas, con el fin de
actualizarlas por motivo al desarrollo de nuestro Producto (AinyPOS).
Todos estos cambios a actualizar, fueron Autorizados por el Gerente General
de la Discoteca “Arenas - ICA” y por el Jefe del Proyecto.
Dichas Plantillas son:
A. Cronograma Actualizado. – Durante el desarrollo del proyecto no se
realizaron reprogramaciones dentro del cronograma, a pesar de retrasos
con la obtención de información para la configuración de la aplicación,
fueron previstos con anterioridad por lo que no alteraron el desarrollo de
las actividades del cronograma.
B. Cuadros de Costos Actualizado. – Anteriormente en el acta de
constitución se presentó el costo del proyecto, con su respectiva
clasificación. En el transcurso del proyecto, se han planteados nuevos
costos, tanto por la gestión y capacitaciones. Los costos Actualizados
serían:

A. Cuadro de Costos del Proyecto

B. Clasificación C. Costos
D. Software E. S/. 1600
F. Personal G. S/. 1000
H. Gestión I. S/. 800
J. Capacitación K. S/. 300
L. Hosting M. S/. 149
N. Dominio O. S/. 47
P. TOTAL Q. S/. 3896
 C. Actas de Reunión de Equipo. – El acta de reunión se presenta para
saber que fechas vamos a tener las respectivas reuniones para conocer
el avance del proyecto y del producto. Cada fecha debe ser respetada
con su determinada hora de comienzo. En caso un miembro no pueda
asistir, debe enviar a una persona de confianza.
Estas reuniones no solo se darán dentro del transcurso del desarrollo del
proyecto, sino también cuando este concluya, motivo para hablar sobre
mejoras del producto, cambios o incluir nuevas cosas para una mejor
funcionalidad.
4.1.2. Seguimiento y Control
En Seguimiento y Control vamos a utilizar la plantilla del Modelo de Maynard
para la mejora de algunas actividades ya identificadas al principio del
Proyecto.
A. Solicitud a Cambio
Las solicitudes de cambio se recibirán solo si se contienen los
siguientes datos:
 Nombre del proyecto y fecha.
 Categoría del cambio.
 Causa del cambio
 Descripción de la propuesta del cambio.
 Justificación de la propuesta del cambio.
 Impacto del cambio en la línea base.
 Implicaciones del recurso.
 Implicaciones del interesado.
 Aprobación o rechazo.
 Firma del Project Manager
B. Riesgos Actualizados
Los riesgos de proyecto se actualizaron y no se encontraron
cambios.
C. Informes de Estado
El desarrollo del proyecto va según lo planificado, los retrasos en la
obtención de datos para la configuración no representaron
contratiempo alguno, y no se ha visto alterado ningún entregable
actualizado.
4.2. Ingeniería del Proyecto
Para Ingeniería de Proyecto nos centraremos en conocer cuáles son los módulos
importantes de nuestro Producto (AinyPOS), cuales son los resultados al
interactuar con esos módulos y cuál es la funcionalidad de impacto de nuestro
producto que beneficiara a la Discoteca “Arenas” de la Ciudad de Ica.
 Módulos Importantes del cliente
Nuestra Aplicación cuenta con solo cuatro módulos Principal,
Administrador, herramientas, sistema), donde el módulo Administrador
es el más importante.

A. Principal

En el módulo principal se desglosa en 5 sub módulos el cuales son:

Ventas, Editar Ventas, Clientes, Movimientos de caja, Cerrar caja.

B. Eventos
 En el módulo principal se desglosa en 5 sub módulos el cuales son:
Reportes de Clientes, Reportes de Inventarios, Reportes de ventas,
Mantenimiento, Control de asistencias.

C. Herramientas

Dentro del módulo Herramientas se desglosa en sub módulos.

 D.

Sistema

Este Modulo Sistema se divide en 5 Sub Módulos el cual son:

Cambiar clave, Configuración, Impresora, Ingreso/Salida, Salir.
 Resultados de los Módulos Importantes
A. Reportes de las ventas diarias

Mediante este reporte se agrupan por fecha donde muestra los

campos de precio, cantidad, importe, zona y código
autogenerado por venta

B. Reporte de ventas por gráficos

 C. Informe y Mantenimiento de inventario

.2.3. Impacto del Producto

Lo mejor de este aplicativo es todos los informes que tiene de

ventas ya sea cierre de caja o ventas por productos, categorías
los impuestos etc.

.3. Soporte del Proyecto

Hasta el momento se ha realizado el llenado de los 47 formatos del proyecto,

que se pueden visualizar en los anexos generales.
Describiremos los avances que se tienen como soporte del proyecto los cuales
son programados en determinadas fechas.

1.1.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración

actualizado

Roles de la Gestión de la Configuración

 Niveles de
Nombre del Rol Cargo Responsabilidades
Autoridad
GP Supervisar el funcionamiento de la Toda autoridad
Gestión de la Configuración. sobre el
Project Manager
proyecto y sus
funciones.
GP Ejecutar todas las tareas de Autoridad para
Gestión de la Configuración. operar las
Gestor de
funciones de
Configuración
Gestión de la
Configuración.
GP,Sponsor Consultar la información de Depende de
Miembros del Gestión de la Configuración cada miembro.
Equipo del Según sus niveles de autoridad.
Proyecto
Plan de Documentación
Documentos Acceso Disponibilida Seguridad Recuperación Retenció
Rápido d de n de
información informaci
ón
Project Manager Disponible Todos los Lectura Backup y Durante
stakeholders general almacenamient todo el
o Proyecto
Plan de Disponible Todos los Lectura Backup y Durante
Proyecto stakeholders general almacenamient todo el
o Proyecto
Informe de Disponible Todos los Lectura Backup y Durante
Performance stakeholders general almacenamient todo el
del o Proyecto
proyecto
Ítem de Configuración
Categoría
Nombre 1=Documento
Código de Ítem Formato Observaciones
Ítem 2=registro
3=formato
Documentac
1 ión de 1 Original impreso Firmado
requisitos
Informe de
2 Control de 2 PDF Firmado
Calidad
Manual de
Instalación y
3 3 PDF Firmado
Configuració
n
Seguimiento Firmado y
4 1 PDF
y Control Aprobado
Roles de la Gestión de la Configuración
Niveles de
Nombre del Rol Cargo Responsabilidades
Autoridad
GP Supervisar el funcionamiento de la Toda autoridad
Gestión de la Configuración. sobre el
Project Manager
proyecto y sus
funciones.
GP Ejecutar todas las tareas de Autoridad para
Gestión de la Configuración. operar las
Gestor de
funciones de
Configuración
Gestión de la
Configuración.
GP,Sponsor Consultar la información de Depende de
Miembros del Gestión de la Configuración cada miembro,
Equipo del Según sus niveles de autoridad. se
Proyecto específica cada
CI
Plan de Documentación
Documentos Acceso Disponibilida Seguridad Recuperación Retenció
Rápido d de n de
información informaci
ón
Project Manager Disponible Todos los Lectura Backup y Durante
stakeholders general almacenamient todo el
o Proyecto
 Plan de Disponible Todos los Lectura Backup y Durante
Proyecto stakeholders general almacenamient todo el
o Proyecto
Informe de Disponible Todos los Lectura Backup y Durante
Performance stakeholders general almacenamient todo el
del o Proyecto
proyecto
Ítem de Configuración
Categoría
Nombre 1=Documento
Código de Ítem Formato Observaciones
Ítem 2=registro
3=formato
Documentac
1 ión de 1 Original impreso Firmado
requisitos
Informe de
2 Control de 2 PDF Firmado
Calidad
Manual de
Instalación y
3 3 PDF Firmado
Configuració
n
Seguimiento Firmado y
4 1 PDF
y Control Aprobado
1.1.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad
actualizado

DESCRIPCION E IMPORTANCIA
Contar con indicadores de la productividad de los empleados, la
calidad de los productos y servicios, la rentabilidad del negocio, el
cumplimiento de plazos, la eficacia de los procesos, los tiempos de
desarrollo de trabajos, el uso de los recursos, el crecimiento, control
de costos, el nivel de innovación y desempeño de la infraestructura
tecnológica.
VARIABLES DE EXITO

Los indicadores clave de desempeño son métricas financieras o no

financieras, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el
rendimiento de una organización, y que generalmente se recogen en
su plan estratégico.
Variables:
1. EFICACIA TIEMPO
2. EFICACIA OPERATIVA
3. EFICACIA CUALITATIVA
4. EFICACIA TOTAL
Eficacia operativa =(Logro /meta) * 100
Eficacia Tiempo =(Tiempo Programado(Tp)/Tiempo real (Tr))*100
Eficacia Cualitativa =(%Muy bueno + %Bueno + %Regular +
%Malo)*100
Eficacia Total= (E. Operativa*E. Tiempo*E Cualitativa)
1.1.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño
actualizado

Estos registros de evaluación han sido realizados por el sponsor,

administrador de la clínica y el gerente del proyecto para lo cual
cada uno realizo su evolución y aquí podemos ver los resultados.
Puntos a Evaluar Sponsor Gerente del proyecto
Avance y desarrollo del B B
proyecto
Personal del proyecto B B
Entregables B B
Herramienta presentada B B
“Consulta Practica”
Cumplimiento en la fecha de B B
la presentación de
entregables.
Resultados obtenidos con el B B
desarrollo del proyecto
Facilidades prestadas por B B
parte del personal de la
clínica para el desarrollo y
avance del proyecto.
Leyenda
B Bueno
R Regular
M Malo
CAPITULO V
CIERRE DEL
PROYECTO

5.1 GESTIÓN DEL PROYECTO:

En este capítulo se desarrollan el proceso de Cierre utilizando la Guía de los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos PMBOK® 5ta Edición, en cada uno
de las áreas de conocimiento del Proyecto.

Se realiza el cierre formal a todas las actividades del Proyecto, o alguna fase del
mismo.

Los procesos se Planificación, Ejecución y Seguimiento y Control se encuentran

en un ciclo de mejora continua. Cuando el proceso de seguimiento y control
define que ya no hay trabajo por realizar, entonces se pasa al proceso del cierre
del Proyecto o una Fase del mismo.

Cuando se termine el proyecto, se tiene que cerrar apropiadamente la

documentación, se terminen todas las actividades y dejar un apartado acerca de
qué problemas y soluciones se han encontrado de tal forma que cuando alguien
se encuentre con la documentación del Proyecto en algún momento pueda ver
los resultados del Proyecto y así poder aprovecharlo.

5.1.1 Gestión de Cierre del Proyecto:

El Proyecto denominado “Gestión del proceso de ventas e inventario
mediante un aplicativo “AinyPOS” en la discoteca Arenas - Ica”, fue
finalizado exitosamente.

Se finalizaron todas las actividades realizadas en las fases de Inicio,

Planificación, Ejecución y Seguimiento y Control del Proyecto, por lo
que se completó formalmente el Proyecto

El Gerente del Proyecto revisó la información en una reunión de revisión

y se mostró el plan para la dirección del proyecto, el alcance, el costo, el
cronograma y los calendarios del proyecto, los registros de riesgos, la
documentación de la gestión de cambios, las acciones planificadas de
respuesta a los riesgos y el impacto de los riesgos, órdenes de compra,
cotizaciones de proveedores, minutas y agendas de las reuniones más
importantes, listas de eventos y problemas y como se resolvieron,

Todo lo mencionado anteriormente serán documentos que permita

aclarar cualquier duda en el futuro y que se puedan llegar a utilizar para
futuros proyectos.

El proyecto realizado se concluyó satisfactoriamente en tiempo y

presupuesto asignado en cada una de las actividades esto se observa
de acuerdo lo que se planifico y ejecuto.

A. Acta de Reunión de Cierre:

Mediante esta acta de cierre del Proyecto se deja constancia los

entregables del proyecto y como principal entregable se da a conocer
nuestro producto ante los interesados del proyecto y dan la
aceptación de la misma.

B. Lecciones Aprendidas:
El Gerente del Proyecto utilizó el instrumento de “Lecciones
Aprendidas” para documentar las situaciones favorables y
desfavorables durante el desarrollo del proyecto, analizar lo que se
puede aprender de ellas, analizar su causa raíz, el impacto que
tuvieron en el proyecto y determinar qué acciones fueron efectivas
para mitigar sus efectos en el caso de las amenazas y mejorarlos en
el caso de oportunidades.

Con la fase de inicio se logró establecer el estudio del negocio en las

cuales se realizó en cada uno de los procesos de la organización los
diagramas de entrada y salida luego se realizó una lista de los
distintos problemas encontrados y se procedió a realizar el diagrama
de Pareto y se identificó el problema principal y se dio a conocer al
Sr José Flores Quispe que es el gerente general de la empresa y se
procedió a elaborar el acta de constitución del proyecto en el cual se
da inicio a la realización del proyecto que lleva como nombre
“Gestión del proceso de ventas e inventario mediante un aplicativo
“AinyPOS” en la discoteca Arenas - Ica”.

Con la planificación en la gestión del recurso humano se lograron

establecer y aclarar las responsabilidades y alcance de funciones de
cada integrante del equipo en el proyecto, logrando con ello una
herramienta clave al momento de la asignación del recurso que se
necesita

El proceso de comunicación con los interesados del proyecto se

identificó como medio de comunicación vía celular, al inicio no se
tenía muy claro cuál era el medio viable en la cual se pidió a cada
uno correo electrónico, celular, teléfono fijo, redes sociales.

En el desarrollo del proyecto no se tenía un registro de los riesgos

que presentaba el proyecto, los cuales se resolvían conforme se
presentaran, para prever y anticiparse, en la propuesta de
planificación se presenta la planificación de la gestión de riesgos, en
la cual se identifica la severidad de incidencia de los riesgos, así
como también se plantea la respuesta frente a ellos.

En el desarrollo del proyecto las cotizaciones y adquisición para el

manejo en el proyecto se realizaron en paralelo al avance de la
misma.
 C. Certificado de Conformidad:

En este documento se dejó constancia que se ha recibido a

conformidad por el Gerente General de la empresa Sr José Flores
Quispe el producto de software generado por el Proyecto.

5.2 INGENIERÍA DEL PROYECTO:

Como se indicó en la realidad problemática, la discoteca “Arenas”, no hace uso
de las tecnologías de información para la gestión del proceso de ventas y
además la poca fomentación del uso de nuevas tecnologías, genera que muchos
de los servicios que ofrece en este caso, el servicio de ventas, sean deficientes.
Es por ello que en esta propuesta se plantea el Gestión en el Proceso de ventas
e inventario el Aplicativo AinyPOS para la empresa Arenas - ICA, que contribuya
en mantener un proceso más eficiente y continuo, así como también la
automatización del proceso.
En la elaboración del presente proyecto se utilizó la metodología OPENERP
porque permite mediante sus fases conocer cómo se manejan los procesos
dentro de la empresa es una metodología que se basa en la interacción, entrega
y implantación del producto.
Considerando esto se incluyó el detalle para las fases de análisis, requerimientos
y planeación y adicionalmente se esbozaron las fases posteriores de Despliegue
y Entrenamiento para dar una visión global de todo el proceso.
Por cada fase de la metodología se trabajó con los flujos de trabajo
correspondientes al modelado del negocio, los requisitos, el análisis y diseño, y
la implementación; presentando los respectivos artefactos que son requeridos.

 Fase de Análisis de requerimientos y planeación:

Durante esta fase, se desarrolló una descripción del producto final a partir de
una buena idea y se presenta el análisis de negocio para el producto.
Esencialmente, esta fase responde a las siguientes preguntas:
 ¿Cuáles son las principales funciones del sistema para sus usuarios más
importantes?
 ¿Cómo podría ser la arquitectura del sistema?
 ¿Cuál es el plan de proyecto y cuando constaría desarrollar el producto?

 Fase de Despliegue.
Durante esta fase, Se especificó en detalle la mayoría de los casos de uso del
producto y se diseña Instalación servidor y base de datos. La arquitectura se
expresa en forma de vistas de todos los modelos del sistema, los cuales
juntos representan al sistema entero. El resultado de esta fase es una línea
de base de la arquitectura. Al final de la fase de elaboración, el director de
 proyecto está en disposición de planificar las actividades y estimar los
recursos.

 Fase de Entrenamiento.
En esta fase la descripción evoluciono hasta convertirse en un producto
preparado para ser entregado a la comunidad de usuarios.
Técnico para los desarrolladores que implementarán las modificaciones
solicitadas, y de usuario, para que lo usen lo más rápido posible. Los recursos
requeridos se emplean durante esta fase de desarrollo. Al final de esta fase,
el producto contiene todos los casos de uso que la dirección y el cliente han
acordado para el desarrollo de esta versión. Sin embargo, puede que no esté
completamente libre de defectos.
La pregunta decisiva es: ¿Cubre el producto las necesidades de algunos
usuarios de manera suficiente como para hacer una primera entrega?

 Fase de Soporte y mantenimiento.

Asegurar la disponibilidad del sistema y los usuarios vayan obteniendo
respuestas a sus preguntas.
Cubre el periodo durante el cual el producto se convierte en la versión beta.
En la versión beta un número reducido de usuarios con experiencia prueba el
producto e informa de defectos y deficiencias. Se corrigen los problemas e
incorporan algunas de las mejoras sugeridas en una versión general dirigida a
la totalidad de la comunidad de los usuarios.
Al aplicar nuestra propuesta no se identificaron problemas referentes al
Diseño en la propuesta de Implementación del Sistema, por lo tanto, las
pruebas de sistema fueron satisfactorias, es así que su implementación fue
definitiva.
Los resultados obtenidos de acuerdo a nuestra propuesta realizada en este
proyecto se darán a conocer en el capítulo VI del proyecto.

5.3 SOPORTE DEL PROYECTO:

Durante el proyecto se utilizaron indicadores para los cuales se construyó
instrumentos para recoger los datos correspondiente para luego poder aplicar las
formulas planteada.

A continuación se darán a conocer los indicadores:

 Porcentaje de nivel de pérdidas.

El siguiente indicador se utilizara para dar a conocer el nivel de pérdidas en
cuanto al servicio recibido por parte de la empresa lo cual se recolectara los
datos mediante un análisis documental que consta de cinco preguntas en
relación al servicio.
 El objetivo de este indicador es poder medir el nivel de pérdidas en la
empresa.

 Porcentaje de nivel de volumen de ventas

Este indicador se utilizara para dar a conocer que tanto incrementa el
volumen de ventas con la nueva aplicación ya implantada.

 Instrumento para medir el nivel de productividad del trabajador

Este indicador se utilizara con el objetivo de dar a conocer que tan eficiente
desarrollan sus labores los trabajadores de la discoteca Arenas – Ica.
Este indicador tiene como finalidad dar a conocer el porcentaje de
productividad en conjunto con la elaboración de los pedidos solicitados.
 Productividad de los colaboradores
Este indicador se utilizara con el objetivo de poder medir el total de
producción entre el número de colaboradores por horas hombre y por días
empleados.
 Instrumento para medir tiempo de atención al cliente
Este indicador se utilizara con el objetivo de poder medir el tiempo en cual se
realiza la atención al cliente el pre y el post.

Se realizó Inspección de Calidad con la finalidad de verificar si se cumplían las

actividades establecidas en la Planificación del Proyecto, así como el Informe del
Desempeño.

5.3.1 Plantilla de Seguimiento a la Gestión de Configuración Actualizado:

Revisión Supervisado
Actividad: Fecha:
Realizada?: Por:
Avance de
1/09/17
documentación. Si
Llenado de los
formatos del
Gerente del 28/10/17
PMBOK 5ta NO
Proyecto.
Edición.
Revisión la data
extraída de la 21/10/17
Si
empresa.
Se revisó la Analista de 21/10/17
Herramienta. Sistemas.
 Si
Llenado de la
Gerente del
data en el 15/10/17
Si Proyecto.
Software.

5.3.2 Plantilla de Seguimiento al Aseguramiento de la Calidad

Actualizado:
Aprobación Validado para
Entregable: Revisión:
realizada por: ser entregado

Formatos del
PMBOK 5ta SI
Edición.
Gerente del
Desarrollo de SI
Si Proyecto
documentación.

Casos de uso de
Si
negocio.

5.3.3 Plantilla de Seguimiento a Métricas y Evaluación del Desempeño

Actualizado:
A evaluar: Evaluación: Realizado Por:

Avance y Desarrollo del

REGULAR Gerente del Proyecto.
Proyecto.

Entregables del Gerente del Proyecto.

BUENO
Proyecto y del Producto. Patrocinador del Proyecto.

Como ven el desarrollo

del Proyecto el Patrocinador del Proyecto y
Patrocinador y los BUENO los otros miembros del
demás miembros del negocio.
negocio.

Resultados obtenidos BUENO Gerente del Proyecto.

 del Proyecto hasta el
momento.
Patrocinador del Proyecto.

Capítulo 6:
Evaluación y resultados
esperados
 Indicadores claves de éxito del Proyecto

Tenemos los siguientes indicadores

 Implantación del OERP AYNIPOS.

Se han usado las siguientes fórmulas para llegar a hallar el resultado
final de la implantación del OERP AYNIPOS.
La Eficacia Total del Proceso de Implantación es el resultado del total
de la eficacia operativa, eficacia tiempo y eficacia Cualitativa.
Eficacia Total= (E. Operativa*E. Tiempo*E Cualitativa)
E. Operativa E. Tiempo E. Cualitativa Eficacia Total
100% 100% 90% 90%

Eficacia operativa:- Se obtuvo mediante el cumplimiento de todos

los formatos propuestos en todo el proceso de implantación.
Cuadro resumen
ETAPAS FORMATOS ¿SE
CUMPLIO?
Iniciación 3 Si
Planificación 29 Si
Ejecución 4 Si
Seguimiento 3 Si
y Control
Cierre 8 Si
TOTAL 47 Si
Eficacia operativa = (Logro /meta) * 100
Logro Meta Eficacia Operatva
47F 47F 100%

Eficacia Tiempo:- Se obtuvo mediante el cumplimiento del todos los

tiempos programados para el proceso de implantación.
Cuadro Resumen
Cronograma Duración Comienzo Fin ¿Se Cumplió?
Proyecto
51 días vie 02/08/16 vie 12/07/2017 Si
GPVIMAADAI
INICIACIÓN 6 días vie 02/11/16 vie 09/05/2017 Si
PLANIFICACIO
27 días lun 12/11/16 mar 17/08/2017 Si
N
EJECUCION 6 días mié 18/12/16 mié 25/10/2017 Si
CONTROL 6 días jue 26/12/16 jue 03/11/2017 Si
CIERRE 6 días vie 04/07/17 vie 11/012/2017 Si

Eficacia Tiempo = (Tiempo Programado (Tp)/Tiempo real (Tr))*100

TP TR Eficacia Tiempo
51Dias 51Dias 100%

Eficacia Cualitativa:- Se encuesto a todo el personal involucrado en

este proceso y en base a esto se obtuvo una media aritmética del
porcentaje de aceptación de todos los resultados.
Cuadro Resumen
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Muy Bueno 23 77%
Bueno 3 10%
Regular 3 10%
Malo 1 1%
Total 30 100%

Eficacia Cualitativa = (%Muy bueno + %Bueno + %Regular +

%Malo)*100
Media Aritmética
Respuesta % respuesta Promedio Porcentaje
Muy bueno 77% 77%
Bueno 10% 8%
Regular 10% 5%
Malo 1% 1%
Total 100% 90%

Gráfico de Aceptación
 Aceptacion del la implantacion del OERP

5.56%

8.33%

0.93%

85.19%

Muy bueno Bueno Regul ar Mal o

Fuente: El Investigador, 2017

Resultados Esperados
Resultado Esperado % de Efectividad de la implantación
99% 90%

Gráfico de Implantación del OERP AYNIPOS

Fuente: El Investigador, 2017

 Se ha podido llegar a un 90% de implantación del OERP AYNIPOS
del 99% que se esperaba lograr, debido a la resistencia al cambio en
las primeras instancias, este resultado está expuesto a una constante
mejora continua lo cual ira subiendo el porcentaje del indicador.
Véase Anexos Pag. 233
 Eficacia Operativa del proceso de Ventas.
Se ha usado la siguiente fórmula en la empresa Arenas - Ica para
llegar a hallar el resultado final de la Eficacia Operativa del proceso
de Ventas.
La Eficacia Operativa del Proceso de Ventas es el resultado del total
de logro obtenido entre la meta propuesta
Eficacia operativa:- Se obtuvo fortaleciendo con mayor eficacia el
proceso de ventas.
Cuadro Resumen
¿Se mejoró el proceso de ventas?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 5 83%
No 1 17%
Total 6 100%

Eficacia operativa = (Logro /meta) * 100

Logro Meta Eficacia Operatva
83% 99% 84%

Gráfico de Eficacia total Ventas

Eficacia Operativa Ventas

105%

100%

95%

90%

85%

80%

75%
Meta Eficaci a Operativa
Se llego a un 84% de Eficacia Operativa del Proceso de Ventas

Fuente: El Investigador, 2017

 Se ha evidenciado que se ha llegado a un 84% de eficacia Operativa
del proceso de Ventas de un 99% que se esperaba lograr, debido a la
resistencia al cambio en las primeras instancias, este resultado está
expuesto a una constante mejora continua lo cual ira subiendo el
porcentaje del indicador.
Véase anexos pag. 238

 Eficacia Operativa del proceso de Almacén.

Se ha usado las siguientes fórmulas para llegar a hallar el resultado

final de la Eficacia Operativa del proceso de Almacén.
La Eficacia Operativa del Proceso de Ventas es el resultado del total
de logro obtenido entre la meta propuesta
Eficacia operativa:- Se obtuvo dotando de mayor eficacia proceso
de almacén.
Cuadro resumen
¿Se mejoró el proceso de Almacén?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 5 83%
No 1 17%
Total 6 100%
Eficacia operativa = (Logro /meta) * 100
Logro Meta Eficacia Operatva
83% 99% 84%

Gráfico de Eficacia total Almacén

Eficacia Operativa Almacén

105%

100%

95%

90%

85%

80%

75%
Meta Eficaci a Operativa
Se llego a un 84% de Eficacia Operativa del Proceso de Almacén

Fuente: El Investigador, 2017

 Se ha evidenciado que se ha llegado a un 84 % de eficacia Operativa
del proceso de Almacén de un 99% que se esperaba lograr, debido a
la resistencia al cambio en las primeras instancias, este resultado
está expuesto a una constante mejora continua lo cual ira subiendo
el porcentaje del indicador.
Véase anexo pag. 239

 Indicadores de gestión e Ingeniería del Proyecto

Tenemos los siguientes indicadores.

 Capacitación al usuario.
Se ha usado las siguientes fórmulas para llegar a hallar el resultado
de la Eficacia Total del proceso capacitación del usuario final.
La Eficacia Total del Proceso de Capacitación del usuario es el
resultado del total de la eficacia operativa, eficacia tiempo y eficacia
Cualitativa.
Eficacia Total= (E. Operativa*E. Tiempo*E Cualitativa)
E. Operativa E. Tiempo E. Cualitativa E. Total
100% 92% 94% 86%

Eficacia operativa:- Se obtuvo mediante el cumplimiento de todos

los objetivos Operativos propuestos en este proceso.
Cuadro resumen
¿Cómo tomo el Personal la capacitación?
Frecuenci Porcentaj
Respuesta a e
Muy
Entendible 6 100%
Entendible 0 0%
Poco
Entendible 0 0%
No entendió 0 0%
Total 6 100%

Eficacia operativa = (Logro /meta) * 100

Logro Meta Eficacia Operativa
6 6 100%

Eficacia Tiempo:- Se obtuvo mediante el cumplimiento del todos los

tiempos programados en este proceso.
Cuadro resumen Capacitación
Eficacia Tiempo = (Tiempo Programado (Tp)/Tiempo real (Tr))*100
TR TP Eficacia Tiempo
3,6 4 92%

Eficacia Cualitativa:- Se encuesto a todo el personal involucrado en

este proceso y en base a esto se obtuvo una media aritmética del
porcentaje de aceptación de todos los resultados de la encuesta
realizada
Cuadro resumen Aceptación
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Muy Bueno 24 80%
Bueno 5 17%
Regular 1 3%
Malo 0 0%
Total 30 100%
Eficacia Cualitativa = (%Muy bueno + %Bueno + %Regular +
%Malo)*100
Media Aritmética
Respuesta % respuesta Peso Promedio Porcentaje
Muy bueno 18% 100% 80%
Bueno 17% 75% 13%
Regular 3% 50% 2%
Malo 0% 25% 0%
Total 100% 94%

Gráfico de Aceptación Capacitación usuario

Aceptación a un 94 %

1.77%
13.27%

84.96%

Muy bueno Bueno

Regul ar Mal o

Fuente: El Investigador, 2015

Resultado final.
Resultado esperado % Eficacia total de Capacitación
99% 86%
Gráfico de Eficacia total capacitación
 Eficacia Total Proceso Capacitación
105%

100%

Nivel de Porcentaje
95%

90%

85%

80%

75%
Res ul tados es perado % Eficaci a total de Ca pa ci ta ci on
Se llego a un 86% en el Proceso de Capacitacíon

Fuente: El Investigador, 2017

Se ha podido evidenciar que se ha llegado a un 86 % de eficacia total
de capacitación de un 99% esperado, debido a la resistencia al
cambio en las primeras instancias, este resultado está expuesto a
una constante mejora continua lo cual ira subiendo el porcentaje del
indicador.
Véase el los anexos pag. 240

 Satisfacción del usuario.

Se ha usado la siguiente fórmula para hallar el resultado de la

Eficacia Total del proceso Satisfacción del usuario final.

Eficacia Cualitativa:- Se encuesto a todo el personal (6) involucrado

en este proceso y en base a esto se obtuvo una media aritmética del
porcentaje de aceptación de todos los resultados de la encuesta
realizada.
Cuadro resumen Aceptación
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Muy Satisfecho 48 76%
Satisfecho 6 10%
Poco Satisfecho 5 8%
Insatisfecho 1 2%
Total 60 100%
 Eficacia Cualitativa = (%Muy bueno + %Bueno + %Regular +
%Malo)*100
Eficacia Cualitativa
Respuesta % respuesta Promedio %
Muy bueno 80% 76%
Bueno 10% 11%
Regular 8% 4%
Malo 2% 0%
Total 100% 90%
Gráfico de Aceptación del Usuario

Aceptación a un 90%

5.21% 0.28%
16.74%

77.77%

Muy bueno Bueno Regul ar Mal o

Fuente: El Investigador, 2017

Se ha podido evidenciar que se ha llegado a un 90 % de satisfacción
del usuario de un 99% debido a la resistencia al cambio en las
primeras instancias, este resultado está expuesto a una constante
mejor continua lo cual ira subiendo el porcentaje del indicador.
Véase anexos pag. 241

 Indicadores claves de éxito del Producto

Tenemos los siguientes indicadores

 Tiempo promedio de Reportes Ventas

Se ha usado las siguientes fórmulas para llegar a hallar el resultado

de la Eficacia Total del Tiempo promedio de Reportes de Ventas.
Eficacia Tiempo:- Se obtuvo mediante el cumplimiento del todos los
tiempos programados en la entrega de reportes del proceso de
ventas.
Cuadro Resumen de tiempos
Tiempo minutos
T1 0:01:51
T2 0:01:51
T3 0:01:50
T4 0:01:47
T5 0:01:53
T6 0:01:49
T7 0:01:47
T8 0:01:54
T9 0:01:50
T10 0:01:51
Total 0:01:50
Ver anexo pag 244
Se obtuvo la media aritmética de todos los tiempos tomados en los
reportes de ventas.
Media Aritmética
0:01:50

Eficacia Tiempo = (Tiempo Programado (Tp)/Tiempo real (Tr))*100

TP TR Eficacia Tiempo
0:02:00 0:01:50 109%

Gráfico de Tiempos en los Reportes de Ventas

 Tiempos en minutos
0:01:56

0:01:54 0:01:54
0:01:53
0:01:52
0:01:510:01:51 0:01:51
0:01:51 0:01:50 0:01:50
0:01:49
Minutos 0:01:49

0:01:47 0:01:47 0:01:47

0:01:45

0:01:44

0:01:42
1
Muestra

Fuente: El Investigador, 2015

Se puede apreciar una muestra de todos los tiempos del reporte de

venta, donde los tiempos más bajos son de 0:01:47 y los más altos
0:01:54
Resultados esperados
Resultado Esperado % de Eficacia Tiempo Ventas
99% 109%

Gráfico de Eficacia Total Tiempos Reportes Ventas

Eficacia Tiempo Reportes Ventas

110%

108%

106%

104%

102%

100%

98%

96%

94%
Res ul tado Es perado % de Eficaci a Tiempo
Se llego a un 109 % el tiempo programa en la entrega de reportes de Almacen

Fuente: El Investigador, 2017

 Se ha podido evidenciar que se ha llegado a un 109 % de
satisfacción de los Tiempos reportes ventas de un 99% esperado
superando las expectativas, este resultado está expuesto a una
constante mejora continua lo cual ira variando el porcentaje del
indicador.

 Tiempo promedio de Reportes Almacén

Se ha aplicado las siguientes fórmulas para llegar a hallar el resultado
de la Eficacia Total del Tiempo promedio de Reportes de Almacén.
Eficacia Tiempo:- Se obtuvo dividiendo el tiempo programado entre el
tiempo real, para la generación de reporte en el proceso de almacén

Cuadro Resumen de tiempos

Tiempo minutos
T1 0:01:56
T2 0:01:57
T3 0:01:55
T4 0:01:51
T5 0:01:53
T6 0:01:50
T7 0:01:53
T8 0:01:53
T9 0:01:52
T10 0:01:51
Total 0:01:53
Ver anexo pag. 242

Se obtuvo la media aritmética de todos los tiempos tomados en los

reportes de ventas.

Media
0:01:53

Eficacia Tiempo = (Tiempo Programado (Tp)/Tiempo real (Tr))*100

TP TR Eficacia Tiempo
0:02:00 0:01:53 106%
 Gráfico de Tiempos en los Reportes de Ventas

Tiempos en Minutos
0:01:59
0:01:57
0:01:58
0:01:56
0:01:56 0:01:55
0:01:54 0:01:53 0:01:53
0:01:53
0:01:52
Minutos
0:01:52
0:01:51 0:01:51
0:01:51 0:01:50

0:01:49

0:01:47

0:01:45
1

Muestra

Fuente: El Investigador, 2017

Se puede apreciar una muestra de todos los tiempos del reporte de
Almacén, donde los tiempos más bajos son de 0:01:50 y los más altos
0:01:57

Resultados Finales
Resultado Esperado % de Eficacia Tiempo Almacén
99% 106%

Gráfico de Eficacia Total Tiempo Reportes Almacén

Eficacia Tiempo Reportes Almacen

108%
106%
106%

104%

102%
Minutos

100% 99%
98%

96%

94%
Res ul ta do Es pera do % de Eficacia Ti empo
Se llego a un 106 % el tiempo programa en la entrega de reportes de Almacen

Fuente: El Investigador, 2017

Se ha podido evidenciar que se ha llegado a un 106 % de

satisfacción de los Tiempos de reportes Almacén de un 99%
esperado superando las expectativas, este resultado está expuesto a
una constante mejora continua lo cual ira variando el porcentaje del
indicador.
CAPÍTULO VII
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
7.1. Conclusiones
Se implantó una alternativa OERP AYNIPOS el cual no ameritó gastos por
licencias. Se capacitó al personal para manejar la herramienta, al ser una
herramienta modular tiene muchas características y en base a la parametrización
solo se instalaron los módulos requeridos para que sean usados por los usuarios
pertinentes. Se implantaron pilotos con los cuales se probó el funcionamiento del
programa y su comparación con diferentes alternativas también libres, de los
cuales ERP AYNIPOS es el que más se adecua a las necesidades que tiene la
empresa.
Siguiendo las pautas del PMBOK 5edicion se pudo comprobar la Eficacia de la
implantación del ERP AYNIPOS, el cual nos permitió gestionar la empresa e
integrar el flujo de información consiguiendo mejorar los procesos administrativos
de la empresa minera Exploraciones Richards. Logrando mejorar los procesos
de venta, almacén, teniendo un mejor acceso a la información confiable y
precisa, eliminando los datos, operaciones innecesarias, reduciendo los tiempos.
Lo cual impactara directamente en la gestión de coste e información, para la
toma de decisiones.
Para concluir podemos decir que gracias a los indicadores de eficacia total:

 Se implanto el piloto Aynipos en un 90%

 Se logró satisfacer al usuario en un 90 %
 Se superó el tiempo promedio de reportes ventas y Almacén en un 106% y
109% respectivamente.
 Se capacito al personal en un 86 % en el uso del ERP AYNIPOS.
 Se fortaleció con mayor eficacia el proceso de ventas y almacén en un
84% respectivamente.

7.2 Recomendaciones:
El Proyecto de implantación no termina con la puesta en marcha del producto.
Partir del momento en que comienza la operación real del ERP AYNIPOS, se debe
prestar soporte a los usuarios finales del sistema.
 Se recomienda la implantación del sistema AYNIPOS en su totalidad para
así aumentar el valor de la Eficacia en la gestión de la información en la
empresa discoteca Arenas - Ica.
 Se recomienda el uso de todos los módulos del sistema AYNIPOS, pues
esto permitirá una mejor interacción a los usuarios con el ERP.
 Se recomienda una capacitación constante al personal encargado de usar
el sistema AYNIPOS.
  Se recomienda continuar con el monitoreo del proyecto GPVIMAADAI,
para poder evaluar la eficacia en los cambios dados por la implantación del
ERP AYNIPOS.
 Se recomienda la participación constante del sponsor en el proyecto
 Se recomienda autorizaciones a usuarios para la realización de tareas.
 La constante actualización para mejorar la interacción del usuario.
 Se recomienda hacer copias de seguridad de periódicamente
 Se recomiendas establecer niveles de usuarios.

GLOSARIO DE TÉRMINOS
 Del proyecto de investigación
 Aprovisionamiento: Abastecimiento de minerales.

 Coste: Son todos los esfuerzos económicos llevados para obtener un

objetivo operativo.

 Cronograma: Calendario de actividades o trabajos

 EDT: Estructura de descomposición del trabajo.

 Eficacia Total: Mide la productividad total.

 Eficacia Operativa: Mídela productividad.

 Eficacia Tiempo: Mide el Tiempo.

 Eficacia Cualitativa: Mide la calidad.

 Hitos: Permiten definir las Etapas Principales del proyecto

 Know how: Saber Hacer.

 Leyes de los Minerales: La ley en minería, es la medida que describe el

grado de concentración de los recursos naturales.

 Tester: Probar el software

 Maquila: Es el proceso de tratamiento al que se somete el cobre.

 Sponsor: Patrocinadores o auspiciadores.

 Stakeholders: Involucrados o interesados.

 Presupuesto: Control financiero del Proyecto

 Project Manager: Gestor del proyecto

 PMBOK: Guía de los fundamentos de gestión de Proyectos

 Optimizar: Intervenir en un proceso o sistema para que su resultado sea

el mejor posible.

 WBS: Estructura de descomposición del Trabajo

 Del producto

 CRM: Administración basada en la relación con los clientes.

 Data WareHouses: Almacén de datos.

 ERP : Sistema de planificación de recursos empresariales

 Partner: Socio, consultor.

 Piloto : Prueba del sistema

 TQM : Gestión de la Calidad Total

ANEXOS
 ENCUESTA
Buenos días señor(a) a continuación mediante la siguiente encuesta me dirigiré
a usted para que con su ayuda pueda recopilar información respecto a la
implantación del sistema AyniPOS, el cual tiene por objeto la gestión de los
procesos administrativos de la empresa Arenas - Ica. La información que usted
nos proporcione es de carácter confidencial, únicamente con fines de estudio.
Responda las siguientes preguntas marcando con un aspa la alternativa de su
preferencia:

Implantación del sistema AYNIPOS ficha de observación

¿Se cumplió con el Cronograma Programado?

a) Si
b) No
¿Qué le pareció la implantación del ERP Aynipos?

a) Muy bueno
b) Bueno
c) Regular

d) Malo

Capacitación del personal

¿Qué le pareció la capacitación en el uso del ERP Aynipos?

a) Muy bueno
b) Bueno
c) Regular

d) Malo

Satisfacción del usuario

¿Está satisfecho con el ERP Aynipos?

a) Muy Satisfecho
b) Satisfecho
c) Poco Satisfecho

d) Insatisfecho

Instrumentos de implantación del ERP AYNIPOS

¿Implantación del producto

AyniPOS?
Iniciación
Frecuenci Porcentaj
Respuesta a e
Muy Bueno 4 67%
Bueno 1 17%
Regular 1 17%
Malo 0 0%
Total 6 100%
Planificació
n
Frecuenci Porcentaj
Respuesta a e
Muy Bueno 3 50%
Bueno 1 17%
Regular 1 17%
Malo 1 17%
Total 6 100%
ejecución
Frecuenci Porcentaj
Respuesta a e
Muy Bueno 5 83%
Bueno 1 17%
Regular 0 0%
Malo 0 0%
Total 6 100%
Control
Frecuenci Porcentaj
Respuesta a e
Muy Bueno 5 83%
Bueno 0 0%
Regular 1 17%
Malo 0 0%
Total 6 100%
Cierre
Frecuenci Porcentaj
Respuesta a e
Muy Bueno 6 100%
Bueno 0 0%
Regular 0 0%
Malo 0 0%
Total 6 100%

Instrumentos para el Proceso de ventas

Se mejoró el proceso de ventas con el ERP AYNIPOS ¿Cuánto le calificarías del 1

al 5?

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 0
No 1
Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Resumen
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 5 83%
No 1 17%
Total 6 100%

Instrumentos para el Proceso de Almacén

Se mejoró el proceso de Almacén con el ERP AYNIPOS ¿Cuánto le calificarías

del 1 al 5?

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 0
No 1

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0
Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Respuesta Frecuencia
Si 5
No 0

Resumen
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 5 83%
No 1 17%
Total 6 100%

Instrumentos de Capacitación

Como tomo el personal la capacitación

Respuesta Frecuencia
Muy Entendible X
Entendible
Poco Entendible
No Entendió

Respuesta Frecuencia
Muy Entendible X
Entendible
Poco Entendible
No Entendió

Respuesta Frecuencia
Muy Entendible X
Entendible
Poco Entendible
No Entendió

Respuesta Frecuencia
Muy Entendible X
Entendible
Poco Entendible
No Entendió

Respuesta Frecuencia
Muy Entendible X
Entendible
Poco Entendible
No Entendió

Respuesta Frecuencia
Muy clara X
Clara
Poco Clara
No Entendió

Instrumentos de Aceptación
Respuesta Frecuencia Respuesta Frecuencia
Muy Bueno 5 ¿Qué le pareció Muy Bueno 3 la Implantación
Bueno 1 del ERP Bueno 1 aynipos?
Regular 0 Regular 1
Malo 0 Malo 1
Total 6 Total 6
Respuesta Frecuencia Respuesta Frecuencia
Muy Bueno 6 Muy Bueno 4
Bueno 0 Bueno 1
Regular 0 Regular 1
Malo 0 Malo 0
Total 6 Total 6
Respuesta Frecuencia Respuesta Frecuencia
Muy Bueno 5 Muy Bueno 5
Bueno 1 Bueno 1
Regular 0 Regular 0
Malo 0 Malo 0
Total 6 Total 6
Respuesta Frecuencia Respuesta Frecuencia
Muy Bueno 5 Muy Bueno 4
Bueno 0 Bueno 1
Regular 1 Regular 1
Malo 0 Malo 0
Total 6 Total 6
Respuesta Frecuencia Respuesta Frecuencia
Muy Bueno 6 Muy Bueno 5
Bueno 0 Bueno 0
Regular 0 Regular 1
Malo 0 Malo 0
Total 6 Total 6
Tiempo promedio de Reportes Almacén del ERP AyniPOS

Se inició el test del tiempo promedio de reportes del proceso de Almacén el jue
26/06/17 y se finalizó el jue 03/07/2017 a cargo del analista de sistema con el usuario
final.

Tiempo minutos Tiempo minutos

T1 0:01:59 T1 0:01:58
T2 0:02:25 T2 0:01:57
T3 0:01:55 T3 0:01:59
T4 0:01:49 T4 0:01:55
T5 0:01:55 T5 0:01:55
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:02:00
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:39 T10 0:01:58
Total 0:01:56 Total 0:01:57
Tiempo minutos Tiempo minutos
T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:55 T2 0:01:25
T3 0:01:50 T3 0:01:59
T4 0:01:51 T4 0:01:45
T5 0:01:57 T5 0:01:49
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:46
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:57 T10 0:01:56
Total 0:01:55 Total 0:01:51
Tiempo minutos Tiempo minutos
T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:45 T2 0:01:55
T3 0:01:55 T3 0:01:35
T4 0:02:00 T4 0:01:45
T5 0:01:45 T5 0:01:35
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:47
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:51 T10 0:01:52
Total 0:01:53 Total 0:01:50

Tiempo minutos Tiempo minutos

T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:45 T2 0:01:45
T3 0:01:56 T3 0:01:48
T4 0:01:45 T4 0:01:55
T5 0:01:55 T5 0:01:57
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:46
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:49 T10 0:01:51
Total 0:01:53 Total 0:01:53
Tiempo minutos Tiempo minutos
T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:45 T2 0:01:25
T3 0:01:57 T3 0:01:47
T4 0:01:35 T4 0:01:48
T5 0:01:45 T5 0:01:55
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:46
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:59 T10 0:02:00
Total 0:01:52 Total 0:01:51
Tiempo promedio de Reportes Ventas del ERP AYNIPOS

Se inició el test del tiempo promedio de reportes del proceso de ventas el jue 26/06/17
y se finalizó el jue 03/07/2017 a cargo del analista de sistema con el usuario final.

Tiempo minutos Tiempo minutos

T1 0:01:59 T1 0:02:00
T2 0:02:25 T2 0:01:57
T3 0:01:55 T3 0:01:59
T4 0:01:49 T4 0:01:55
T5 0:01:55 T5 0:01:55
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:00:56
T8 0:00:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:49 T10 0:01:58
Total 0:01:51 Total 0:01:51
Tiempo minutos Tiempo minutos
T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:55 T2 0:01:25
T3 0:01:50 T3 0:01:59
T4 0:01:15 T4 0:01:45
T5 0:01:45 T5 0:01:05
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:46
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:57 T10 0:01:56
Total 0:01:50 Total 0:01:47
Tiempo minutos Tiempo minutos
T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:45 T2 0:01:55
T3 0:01:55 T3 0:01:55
T4 0:01:55 T4 0:01:15
T5 0:01:45 T5 0:01:35
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:47
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:51 T10 0:01:52
Total 0:01:53 Total 0:01:49

Tiempo minutos Tiempo minutos

T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:45 T2 0:01:45
T3 0:01:56 T3 0:01:48
T4 0:01:45 T4 0:01:55
T5 0:01:55 T5 0:01:57
T6 0:00:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:46
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:49 T10 0:01:55
Total 0:01:47 Total 0:01:54
Tiempo minutos Tiempo minutos
T1 0:01:59 T1 0:01:59
T2 0:01:45 T2 0:01:25
T3 0:01:57 T3 0:01:47
T4 0:01:15 T4 0:01:55
T5 0:01:45 T5 0:01:55
T6 0:01:58 T6 0:01:58
T7 0:01:46 T7 0:01:46
T8 0:01:55 T8 0:01:55
T9 0:01:59 T9 0:01:59
T10 0:01:59 T10 0:01:48
Total 0:01:50 Total 0:01:51