DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. * Permiten
el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos
de contabilidad

1. FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual
una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa
comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio, para
efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa información
que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden a las
facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

2. Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso
más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperación
económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura
debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.
 3. Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o
agregar algún dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la
devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los
requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, también se debe emitir una factura rectificativa en
caso que se produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos,
devoluciones, etc.

4. Factura recapitulativas

Una factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo
destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es necesario anular
dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir los mismos
requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las
ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de todas las operaciones que está
agrupando.
Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación, pero
siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

5. ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio
convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una
factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.Por lo general se
incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la
compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha
del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos
solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de
seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma autorizada
 6. REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente
de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber
recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en
formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega
de las mercaderías es previa a la facturación.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos
datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
“DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior

7. RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un
servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características.
Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el
duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como
por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque
emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido,
descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la
emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias
al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de
los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.
 8. NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier
otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

9. NOTA DE CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito
significa una erogación.

10. CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que
es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

11. CHEQUE A LA ORDEN

A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del
legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El
incluir la cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto
explicitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un
tercero.