El Plan De Auditoria

Contextualización
Los sistemas logísticos pueden tener diferentes comportamientos y una de las vías más seguras y
efectivas para supervisar las operaciones y por ende comprobar si dichos sistemas se encuentran
dentro de un marco de confiabilidad es a través de las auditorías.
La norma técnica de calidad NTC-ISO 19011:2011, define auditoría como: “el proceso sistemático,
independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría”.
En la valoración del sistema logístico, se establece la mejora de los procesos y la administración
de los recursos requeridos en su operación; estos son diseñados como respuesta a la evaluación
permanente de los procesos y de la satisfacción del cliente. Estas acciones se realizan a través del
monitoreo con indicadores de gestión, las exigencias del mercado y las auditorías logísticas de las
distintas áreas y procesos involucrados en la cadena de abastecimiento (desde la adquisición de
insumos hasta la entrega del producto final, incluyendo también los flujos de retorno) de una empresa
en particular. (Geisen, 2012)

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

Para Geisen (2012), las distintas áreas involucradas pueden tener una mirada más o menos crítica de
su desempeño, y una mayor o menor claridad de sus necesidades y oportunidades de mejora, donde
el objetivo principal es conocer cuál es la situación real de la empresa, detectar deficiencias, para
así priorizar y definir los planes de mejora. En este sentido, es una herramienta que implícitamente
lleva un proceso de mejora, ya que se obtienen resultados concretos del nivel de desempeño de las
distintas áreas de la cadena logística, orientando así la toma de decisiones hacia un mejoramiento
integral de la cadena de abastecimiento.

La Norma Técnica Colombiana NTC–ISO

19011:2012 Directrices para la auditoría de los
Economía
Auditoría
sistemas de gestión, proporciona orientaciones
sobre como programar, planear y realizar las
auditorías, así mismo presenta una guía sobre el
conocimiento y habilidades de los auditores; las operativa Eficacia
auditoras se rigen por los principios de integridad,
presentación imparcial, debido cuidado
profesional, confidencialidad, independencia y
Eficiencia
enfoque basado en la evidencia.
Figura 1. Auditoría operativa

Aspectos inherentes de las auditorías

La norma NTC ISO19011:2012 plantea que las

auditorías internas, algunas veces llamadas
auditorías por primera parte, son realizadas por
la propia organización o en nombre de ésta para
revisión por la dirección y otros propósitos in-
ternos, además, pueden formar la base de una
autodeclaración de conformidad por parte de la
organización.

Las auditorías externas incluyen las que se de-

nominan generalmente auditorías de segunda y
tercera parte. Las auditorías de segunda parte las
realizan las partes que tienen interés en la organi-
zación, tal como los clientes u otras personas en
su nombre. Las auditorías de tercera se llevan a
cabo por organizaciones auditoras independien-
tes, tales como las autoridades reglamentarias o
aquellas que proporcionan la certificación.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

 Tabla 1. Aspectos inherentes de las auditorías

Auditado Auditor Equipo auditor Experto técnico Programa de la Plan de la Alcance

auditoría auditoría

Organización que Persona con la Uno o más auditores que Persona que suministra Conjunto de una o más Las diferentes Límites de la auditoría,
es auditada competencia para llevar llevan a cabo una un conocimiento auditorías planificadas para actividades que se que áreas cubre debe
a cabo una auditoría auditoría con el apoyo específico o experiencia al un período de tiempo desarrollan en una quedar explícito.
de expertos técnicos, si equipo auditor. determinado y dirigidas auditoría.
se requiere. hacia un propósito
específico.

Fuente. Adaptada de NTC 2011:2012

Auditoría logística

Según Forrandellas (2004), la auditoría logística trabaja sobre aspectos de producción y eficiencia en
el uso de los recursos, se identifican áreas que deben mejorarse y de esta manera se promueve la
participación del personal involucrado.

El sistema logístico en la empresa, está determinado por los procesos de aprovisionamiento,

producción y distribución, y aquellos que les son transversales en la cadena de abastecimiento. Si
bien las organizaciones implementan sistemas de gestión de calidad, la programación de auditorías
se constituyen en el punto de partida para tener un diagnostico confiable y pertinente.

Una auditoría del sistema logístico cubre toda la cadena y se fundamenta en los principios y las
políticas de la empresa, en su propósito de prevenir defectos y la ocurrencia de no conformidades
detectadas por los clientes (Forrandellas, 2004).

Características fundamentales en la auditoría

En el primer paso se establece el diagnóstico del estado actual de la logística de una empresa, en
este, se deben tener en cuenta todos los factores que intervienen en la cadena logística, empezando
por la compra y transporte de la materia prima e insumos, la producción o transformación, hasta la
entrega de los productos a los clientes. Esto se hace con el fin de examinar cada uno de los factores
que retardan o estimulan las funciones logísticas en la organización.

La auditoría debe ser independiente e imparcial, las organizaciones realizan auditorías internas para
detectar oportunidades de mejora, pero para la certificación de calidad, acuden a organismos externos
o llamados organismos de certificación para equilibrar los compromisos internos entre las áreas y dar
cumplimiento a las políticas, procesos y procedimientos.

Referenciando desde la norma técnica de calidad NTC-ISO 19011:2011, se considera que la auditoría
logística se enfoca en el levantamiento de información para establecer el estado de los procesos y se
acoge al procedimiento de auditorías elaborado por la empresa donde se evalúan:

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

 • Los procesos misionales que son los que están directamente relacionados con los productos o
servicios que ofrece la organización.
• Los procesos estratégicos que dan las directrices u orientación de la organización.
• Los procesos de soporte que son los que ayudan al cumplimiento de la misión de la organización.

De igual forma, en la norma técnica de calidad NTC-ISO 19011:2011 se establecen algunos principios
para el desarrollo de las auditorías:

• Definir el programa de auditorías, los objetivos de la auditoría, las responsabilidades, los

recursos y los procedimientos.
• Establecer las competencias de los auditores.
• Implementar el programa de auditorías, incluyendo evaluación de los auditores, asignación
de equipos auditores, dirección de las actividades de auditoría y registro de actividades de la
auditoría.
• Realizar el seguimiento y revisión del programa de auditoría para identificar las
oportunidades de mejora.
• Establecer mejora del programa de auditorías.

De acuerdo con el programa de auditorías se realizan las entrevistas en las diferentes áreas involucradas
en los procesos logísticos; se deja constancia de las evidencias encontradas y se elaboran los soportes
necesarios para la posterior verificación o seguimiento.

Esta constancia es un informe con el detalle de las

no conformidades detectadas, las conclusiones,
sugerencias y recomendaciones de mejora de
los procesos; una vez elaborado el informe de
las auditorías, se procede a la consolidación y
análisis de las no conformidades detectadas
para generar los planes de acción con fechas de
seguimiento y su posterior verificación.

Estas auditorías se deben hacer a intervalos

planificados, es decir, la organización define
cada cuánto hacer auditoría, mínimo una vez al
año. La verificación de las no conformidades y
mejoras presentadas en las recomendaciones se
debe hacer permanentemente. Estas deben ser
supervisadas por los responsables del proceso
de calidad, el comité de calidad y altos directivos
asignados para la toma de decisiones.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

 Ámbito de actuación de una auditoría en logística

El entorno de una auditoría logística, se desarrolla teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

• Los equipos y las instalaciones que se deben inventariar.

• El análisis de cada una de las áreas que intervienen en la cadena, especialmente, en su parte operativa.
• Organigrama y relación de los recursos técnicos.
• Establecer las debilidades por áreas.
• Elaborar las sugerencias de mejoramiento

Flujo de la mercancìa

Proveedores Compras Gestión stock Almacén Transporte Cliente

Flujo de la información
Flujo inverso de mercancía
Figura 2. Sistema de información

Aspectos a tener en cuenta al programar una auditoría logística

La programación de auditorías se encuentra referenciada en la norma técnica de calidad NTC-ISO

19011:2011 y desde su respectivo análisis se establece:
1. Elaborar un programa de auditorías en el año
2. Elaborar el alcance y el plan de las auditorías
3. Estudiar la documentación de las auditorías anteriores
4. Verificar el listado de mejoras sugeridas y de no conformidades
5. Hacer la reunión de apertura indicando el alcance de la auditoría y las áreas que van a ser auditadas
6. Trabajo de campo recolectando las evidencias
7. Elaborar listado de los hallazgos encontrados (no conformidades) y presentarlo a la dirección de la
empresa
8. Realizar reunión de cierre presentando las conclusiones y sugerencias de mejoramiento
9. Presentar un informe que contenga la metodología empleada, los hallazgos y no conformidades,
sugerencia de las mejoras y conclusiones
10. Hacer seguimiento de las acciones a seguir en cada auditoría logística.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

¿Por qué es importante la auditoría logística?

Porque:

• Involucra el diagnostico general de la cadena de

abastecimiento.
• Permite auditar a los proveedores de materia prima y
suministros.
• Necesariamente, audita la producción.
• Obliga la disposición y almacenamiento de productos,
puntos de venta y distribución.
• Audita los procesos de la logística externa de transporte
y operadores logísticos.
• Se preocupa por el servicio post venta (servicio al
cliente).

Existen algunos procesos propios de la auditoría

que permiten reconocer los procesos y planes de
mejora, algunos de ellos son:

Auditoría de proveedores
Tiene en cuenta los convenios establecidos con los proveedores: precios, fecha de entrega, solicitudes
de compra, calidad de los productos y fechas de pago, así como la evaluación de los mismos,
verificando la documentación al azar o muestras selectivas de los proveedores más representativos.

Auditoría a la producción
Tiene en cuenta los procedimientos establecidos como fechas de solicitud de materia prima e insumos,
fechas de entrega del producto terminado, pruebas de calidad, indicadores de costos y mano de obra
utilizada.

Auditorías de las áreas de almacenamiento y puntos de ventas

Tiene en cuenta el stock mínimo que se debe tener de los productos, el estado del empaque, la
clasificación de los productos, la seguridad de las bodegas, los procedimientos de recepción y
entrega, y el análisis del sistema de información.

Auditoría de logística externa

Análisis de las empresas, tanto de transporte como de los operadores logísticos, contratos,
cumplimiento de las normas de seguridad en el transporte, elaboración de la documentación para
productos de exportación y bodegajes.

Auditoría de servicio al cliente

Tiene en cuenta las canales de comunicación, los análisis a los reclamos, las estadísticas de entrega,
las solicitudes de los clientes en cuanto a calidad de los productos y servicios.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.

Conclusiones
El desarrollo de un plan de auditoría de los procesos y procedimientos logísticos permite la valoración
de las buenas prácticas logísticas, desarrolladas por cada uno de los actores que la integran y la
definición de los planes de mejora, para lograr cada día la optimización de recursos y una respuesta
eficiente a los clientes, garantizando así, la participación y permanencia de la organización en el
mercado.

Los planes de auditoria se establecen como una estrategia de la alta dirección de las organizaciones
para verificar el impacto del desempeño de cada uno de los participantes del proceso en el cumplimento
de los objetivos de la organización. Estos resultados constituyen los soportes para la optimización de
recursos y el aumento de su rentabilidad en los mercados.

Fuentes

• Forrandellas, R. (2004). Proveedores, almacenes y servicio al cliente. Argentina: Universidad

Nacional de Cuyo.
• Geisen, R. (2012). Negocios globales: Logística transporte y distribución. Obtenido de http://www.
emb.cl/negociosglobales/articulo.mvc?xid=609&edi=25&xit=en-que-consiste-una-auditoria-
logistica
• ISO.org. (2011). Norma internacional ISO 19011:2011. Suiza: ISO.org.
• ISO.org. (2012). Norma Internacional ISO 19011:2012. Suiza: ISO.org.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2014.