Mapa de procesos y caracterización del área de articulación entre la educación media y

la educación superior entre el centro de “Gestión de mercados logística y tecnologías

de la información CGMLTI” del SENA, y colegios del municipio.

Ana Carolina Daza Salinas

Febrero 2018

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Análisis y desarrollo de sistemas de información SENA

Proyecto de formación Diseño y construcción de software a la medida para el

Determinar las especificaciones funcionales del Sistema de Información

Fase I – Identificación
 Mapa de procesos y caracterización del área de articulación entre la educación media

y la educación superior entre el centro de “gestión de mercados logística y

tecnologías de la información CGMLTI” del SENA, y colegios del municipio.

1. Antecedentes y generalidades

En torno al convenio existente entre el Centro de gestión de mercados y tecnologías de la

información CGMLTI del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y Ministerio de educación

Nacional, se ha estructurado programas para la articulación entre la educación superior y la

educación media vocacional- denominados Articulación con la Media Técnica; a través de los

que se busca desarrollar un modelo curricular de formación pedagógica en donde se brinde los

jóvenes matriculados en los colegios adscritos al municipio, formación práctica relacionado

con educación para el trabajo y formación práctica.

En este tipo de programas se homologa tanto las actividades académicas de los programas

PEI del Ministerio, como los contenidos prácticos estructurados por el SENA. Ello con la

finalidad de que quien recibe la formación pueda adquirir experiencia en los ámbitos

empresariales y comerciales; facilitando así no solo una futura incursión al campo laborar,

sino propiciando el acceso a otras modalidades de educación superior.

Como característica particular, la ejecución dentro del proceso de articulación con la media

técnica ejecutada por el centro de “Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la

 Información CGMLTI” del SENA y algunos colegios oficiales del municipio, presenta una

diversidad de situaciones que han impedido su adecuado desarrollo, entre las que se cuentan:

 Actualmente, la inscripción de los colegios que quieren participar en el programa

de Articulación debe hacerse directamente en el SENA, esto por cuanto no se

cuenta con un sistema específico para esto, lo que lo hace que el proceso sea

demorado por la verificación de la información entregada por el Colegio, aplazando

por un tiempo indefinido su vinculación al programa y la inscripción de los

estudiantes a los diferentes titulaciones que puedan ofrecer de acuerdo con sus

capacidades.

 Se requiere tener un medio más eficiente para tener mayor control de los

instructores que están asignados a los diferentes colegios adscritos al Centro, en

cuanto a su desempeño, puntualidad y seguimiento al contenido programático

establecido para cada programa.

 Aunque existe un supervisor asignado por el Colegio, no siempre se tiene

comunicación directa con la Coordinación de articulación y por tanto no se pueden

realizar las respectivas correcciones o registrar novedades dentro de los procesos de

formación con prontitud.

 La elaboración de informes es un poco dispendiosa, lo cual hace que con frecuencia

no se entreguen a tiempo o la información suministrada no este actualizada.

2. Fallas del proceso de articulación

De acuerdo a lo anterior, es posible determinar que el proceso de articulación con la media

técnica presenta fallas, específicamente en lo concerniente a:

 La Solicitud de vinculación: Ello por carecer de un método unificado que sea

eficaz a la hora verificar la información suministrada por los colegios interesados

en desarrollar esta articulación con la media técnica. Lo que se traduce en que los

procesos de Inscripción y el de Admisión y matricula tengan falencias en su

ejecución, pues los datos suministrados por la institución educativa no son

comprobables en tiempo real, y por el contrario para lograr este objetivo de

vinculación se necesitan de la asignación específica de un funcionario del Sena;

situación que por falta de personal es demorada, lo que sin duda ha obstaculizado

mucho la celeridad del proceso.

 La Inspección y control de cumplimiento de programa académico: se relaciona

con la falta de métodos por medio de los cuales se pueda hacer verificación de

cumplimiento a los instructores asignados a cada uno de los programas de las

actividades establecidas dentro del término previamente establecido. Dicha

verificación versa no solo al cumplimiento de los ejes programáticos establecidos

sino que atañe directamente a la calidad y puntualidad en el desempeño de cada uno

de los miembros de la cadena operativa del programa; por lo tanto incluye el diseño

de medidas donde tanto los instructores de los colegios como a los supervisores del

Sena tenga medidas de control y deban seguir lineamientos para cumplir sus

objetivos. Esta situación hace que los procesos de inscripción, admisión y

matricula, coordinación académica, gestión de recursos financieros, gestión de

recursos humanos, y asignación de recursos tecnológicos no operen correctamente

y la demora y retardo en el cumplimiento de sus funciones sea constante, pues no

 existe una inspección que se desarrolle correctamente, siendo consecuente un

control mediocre en la ejecución de objetivos.

 La Desarticulación y/o desactualización en la comunicación: esta se presenta

entre el Sena y la institución educativa donde se está ejecutando el programa. Ello

pues no se cuenta con la información actualizada de las actividades realizadas o de

las novedades presentadas dentro del desarrollo curricular; lo cual hace que las

falencias no se corrijan en tiempo real. Los procesos que fallan en este

desarticulación de comunicación son los mismos que en el del ítem anterior, es

decir en el de inspección y control; ello pues si no hay supervisión y control de

cumplimiento, difícilmente se podrán actualizar las novedades que se presenten en

lo que respecta a la inscripción, la admisión y matricula, la coordinación

académica, gestión y asignación de recursos tecnológicos, etc.

3. Objetivos

Verificar, aprobar y mejorar los procedimientos de las solicitudes de articulación con la

media técnica por parte de los colegios adscritos al municipio al Centro de gestión de

mercados y tecnologías de la información CGMLTI del Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
4. Alcance

Surtir verificación y mejoramiento en la ejecución de los procedimientos efectuados en las

solicitudes de articulación con la media técnica, presentadas al Sena por los colegios adscritos

al municipio; y aprobar los procedimientos en torno a dichas solicitudes.

5. Responsables

Como encargados directos de la ejecución de este proceso de articulación con la media

técnica entre el Centro de gestión de mercados y tecnologías de la información CGMLTI del

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y los colegios adscritos al municipio se tienen, al

Área de Coordinación académica de esta regional del Sena, y a los Coordinadores académicos

designados por las instituciones educativas oficiales que pretendan vincularse a los programas

de articulación media técnica.

6. Identificación de procesos

En consecuencia se ha establecido la necesidad de implementar software operativo para

tales fines; los cuales deben estar soportados en la gestión del proceso de articulación entre el

Sena y los colegios adscritos al municipio que pretendan vincularse a estos programas

formación media técnica; siendo pertinente determinar como prioritaria la identificación de

procesos, en la cual se tienen como fundamentales las siguientes actividades:

 Inspección y verificación de requisitos para inscripción del centro educativo en el

programa

 Admisión y matricula

 Gestión de talento humano

  Gestión de recursos tecnológicos

 Gestión financiera

De acuerdo a estas actividades, se pueden identificar dentro de la articulación con la media

técnica entre el Centro de gestión de mercados y tecnologías de la información CGMLTI del

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y los colegios adscritos al municipio, los procesos

que a continuación se mencionan:

 Dirección académica: Determina los programas de media técnica a implementar

en la formación a recibir por los interesados; ello teniendo en cuenta la oferta y

demanda de la zona en donde se encuentra ubicado el colegio y la población

beneficiaria de los programas.

 Dirección de inspección y control de cumplimiento para inscripción de

colegios: inspecciona y supervisa que las Instituciones Educativas cumplan con los

requisitos académicos y de planta física necesarios para que los programas de

capacitación para el trabajo sean implementados dentro de sus instalaciones y por

parte de personal debidamente vigilados por ambos entes, es decir el colegio y el

Sena a través de las coordinaciones académicas. En este sentido el resultado final es

la correspondiente inscripción del establecimiento educativo oficial dentro del

programa de articulación con la media técnica.

 División de admisión y matriculas: Verifica que los estudiantes beneficiarios de

los programas cumplan con las exigencias establecidas para acceder a este tipo de

formación. Del mismo modo inspecciona a los colegios que pretendan participar en
 la articulación con la media técnica, a fin de cumplir el procedimiento de

inscripción dentro de los programas.

 División de talento humano: Tiene el objetivo de incorporar instructores,

coordinadores, supervisores y personal operativo para verificar el cumplimiento de

los objetivos del programa; en este sentido se requiere que tanto el Sena como los

colegios interesados cuenten con personal en las áreas académicas, disciplinarias,

tecnológicas, a fin de ejecutar los objetivos y alcances trazados.

 División de recursos tecnológicos: compra, instalación y actualización constante

de software operativo que permita verificar en tiempo real no solo el cumplimiento

de los requisitos de la Institución Educativa adscrita a los programas de articulación

media técnica; sino que los alumnos objeto de esta capacitación estén dentro de los

criterios establecidos por la norma para ser beneficiarios de esta, es decir se pueda

verificar asistencia, entrega de trabajos, calificaciones, realización de informes, etc.

 División Gestión financiera: su labor consiste en gestionar la correspondiente

asignación presupuestal tanto del Sena como de los colegios, a fin de conseguir los

recursos exigidos y cumplir el alcance determinado previamente.

6.1. Inventario de procesos.

Una vez identificados los procesos, se procede a inventariarlos, a fin de determinar las

prioridades dentro del procedimiento de articulación con la media técnica, señalando en orden

de importancia cuáles son los procesos a ejecutar en torno a los programas originados en los

convenios Sena – Colegios del municipio en los cuales se implementará la articulación

académica. Siendo en este sentido los siguientes:

  Dirección académica.

 Dirección de inspección y control de cumplimiento para inscripción de colegios

 División de admisión y matriculas.

 División de talento humano.

 División de recursos tecnológicos

 División Gestión financiera.

6.2. Clasificación de procesos en la articulación con la media técnica entre el

Centro de gestión de mercados y tecnologías de la información CGMLTI del Servicio

Nacional de Aprendizaje SENA y los colegios adscritos al municipio.

Teniendo en cuenta el inventario, la prioridad y la correspondiente naturaleza de los

procesos, se tiene la clasificación que abajo se relaciona:

 Procesos estratégicos: Procesos que orientan y dirigen los procesos clave y de

soporte; destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y

estrategias.

1. Dirección académica

2. Dirección de inspección y control

 Procesos misionales: Son la razón de ser de nuestra empresa o unidad, el objetivo

principal de actividad. Procesos que permiten generar el producto/servicio que se

entrega al cliente. Aportan valor al cliente. Son los que generan en los productos
 resultantes, percibidos por una persona u organización externa a la entidad.

Constituyen el valor agregado con el que la organización satisface las necesidades

de los clientes.

1. Inscripción de colegios

2. Admisión

3. Matriculas

 Procesos de apoyo: son los que brindan apoyo a uno o más de los procesos clave.

Abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos

operativos.

1. Talento humano.

2. Recursos tecnológicos

3. Gestión financiera.

7. Mapa de procesos

Una vez identificados los procesos, se procede a elaborar el correspondiente

mapa de procesos, el cual permite obtener una visión global del programa de

articulación, pues expresa gráficamente la relación entre cada uno de los procesos que se

presentan en orden de estratégicos, misionales y de apoyo. Aquí se incluyen a tanto al entre el

Centro de gestión de mercados y tecnologías de la información CGMLTI del Servicio

Nacional de Aprendizaje SENA y a los colegios adscritos al municipio que están interesados

en ser partícipes del programa de articulación con la media técnica.

 Adicionalmente, nos facilita tener claridad sobre las operaciones y funciones que cumplen

cada uno de los procesos dentro del programa; y el rol que pueden desempeñar los miembros

externos e internos dentro de él.

Para realizar el mapa del proceso lo primero que se debe hacer es delimitar los

procesos: Recuperado de: (Arias Coello, http://docplayer.es/, pág. 24)

1. Identificar quiénes son los dueños del proceso, sus clientes y sus proveedores

2. Plantear cuál es el objetivo que debe alcanzar el proceso

3. Qué y quién da impulso al proceso

4. Conocer cuáles son los elementos de entrada del proceso

5. Saber cómo y a través de quién (responsable), y con quién (interrelaciones) se ej

ecuta el proceso

6. Cuáles son los resultados del proceso (salidas)

7. Cómo y cuándo se mide, visualiza y evalúa su funcionamiento

8. Saber que el proceso es claro y comprensible (realización de un flujograma)

9. Tener evidencias de que el cliente está satisfecho

En este sentido se procede a desarrollar el correspondiente mapa de procesos, para

posteriormente estructurar un diagrama de flujo en donde se desarrolla el proceso de

articulación con la media técnica entre el Centro de gestión de mercados y tecnologías de la

información CGMLTI del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y los colegios adscritos al

municipio interesados en participar; los que se indican a continuación:

Mapa de procesos y diagrama de flujo caracterización.

.
 Bibliografía

1. https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-98514528-dt-content-rid-

107471385_4/institution/semillas/228106_2_VIRTUAL-

2015/contenido/oaaps/oaap1/aa2/oa_mapa_de_procesos/index.html

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