1 Aspectos Generales de la Plataforma SinedUC.........

3
1.1 Naturaleza de la plataforma SinedUC ......................................................4
1.2 Servicio al cliente .................................................................................6
1.3 Protocolo de acceso a SinedUC ...............................................................7
1.4 Requisitos para el uso de la plataforma SinedUC .......................................8
1.5 Acceso al sistema .................................................................................9
1.6 Página de inicio.................................................................................. 10
1.7 Módulos de la plataforma .................................................................... 13
1.7.1 Módulo Libro de clases ................................................................. 14
1.7.2 Módulo Informes ......................................................................... 15
1.7.3 Módulo Rech ............................................................................... 16
1.7.4 Módulo Subvenciones ................................................................... 17
1.7.5 Módulo Inscripción y matrícula....................................................... 18
1.7.6 Módulo Indicadores ...................................................................... 19
1.7.7 Módulo Cierre de año ................................................................... 20
1.7.8 Módulo Dotación docente .............................................................. 21
1.7.9 Módulo Alumnos .......................................................................... 22
1.7.10 Módulo Administración.................................................................. 23
1.7.11 Módulo Horarios .......................................................................... 24
1.7.12 Módulo Biblioteca......................................................................... 25
1.7.13 Módulo Financiero ........................................................................ 26
1.7.14 Módulo Evaluación Cualitativa........................................................ 27
1.7.15 Módulo Alimentación .................................................................... 28
1.7.16 Módulo Educación Física................................................................ 29
1.8 Indicaciones generales para el manejo de los módulos............................. 30
1.9 Imprimir y enviar a Excel .................................................................... 31
1.10 Presentación del módulo Biblioteca ....................................................... 35

2 Funciones básicas de una biblioteca escolar .......... 36

2.1 Misión de una biblioteca escolar ........................................................... 37
2.2 Información en una biblioteca escolar.................................................... 38
2.3 Servicios de una biblioteca escolar ........................................................ 39
2.4 Usuarios de una biblioteca escolar ........................................................ 40
2.5 Funciones del encargado de la biblioteca escolar ..................................... 41
2.6 De la Biblioteca al Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA) .............. 41

3 Módulo biblioteca .................................................. 42

3.1 Catalogación...................................................................................... 43
3.1.1 Búsqueda en Catálogo .................................................................. 44
3.1.1.1 Búsqueda............................................................................. 44
3.1.1.2 Resultados de la búsqueda ..................................................... 52
3.1.2 Nuevo libro o publicación no seriada ............................................... 55
3.1.2.1 Clasificación ......................................................................... 55
3.1.2.2 MARC .................................................................................. 56
3.1.2.3 Edición ................................................................................ 63
3.1.2.4 Descripción Física.................................................................. 64
3.1.2.5 Ficha Bibliográfica ................................................................. 65
3.1.3 Nueva revista o publicación seriada ................................................ 66
3.1.3.1 MARC .................................................................................. 66
3.1.3.2 Edición ................................................................................ 67
3.1.4 Mantención ................................................................................. 68
 3.1.4.1 Autores/Títulos/Materias/Series/Editoriales ............................... 68
3.1.4.2 Categorías ........................................................................... 69
3.1.4.3 Colecciones .......................................................................... 70
3.1.4.4 Ubicaciones .......................................................................... 71
3.1.5 Reportes .................................................................................... 72
3.1.5.1 Copias ................................................................................. 72
3.1.5.2 Inventario ............................................................................ 74
3.1.5.3 Ingresos .............................................................................. 76
3.2 Circulación ........................................................................................ 77
3.2.1.1 ................................................................................................ 77
3.2.2 Principal ..................................................................................... 78
3.2.2.1 Préstamos............................................................................ 79
3.2.2.2 Devolución ........................................................................... 81
3.2.2.3 Multas ................................................................................. 82
3.2.3 Colecciones................................................................................. 84
3.2.4 Tipos usuario .............................................................................. 85
3.2.5 Reposición copias ........................................................................ 86
3.2.6 Reportes .................................................................................... 87
3.2.6.1 Historial Copia ...................................................................... 88
3.2.6.2 Copias no devueltas .............................................................. 89
3.2.6.3 Reporte circulación ................................................................ 90
3.2.6.4 Ranking Alumnos .................................................................. 91
3.2.6.5 Ranking Libros ...................................................................... 92
3.2.6.6 Multas impagas..................................................................... 93
3.2.7 Carta de aviso ............................................................................. 94
3.3 Catálogo en línea ............................................................................... 95
3.4 Administración ................................................................................... 97
3.4.1 Código de barras ......................................................................... 98
3.4.1.1 Imprimir .............................................................................. 98
3.4.1.2 Configuración ..................................................................... 100
3.4.2 Código de pedido ....................................................................... 101
3.4.3 Código barras alumnos ............................................................... 102
3.4.4 Credenciales ............................................................................. 103
3.4.4.1 Por curso ........................................................................... 103
3.4.4.2 Docentes / No docentes ....................................................... 104
3.4.4.3 Especificar usuarios ............................................................. 104
3.4.5 Credenciales ............................................................................. 105
3.4.5.1 Por curso ........................................................................... 105
3.4.5.2 Docentes / No docentes ....................................................... 106
3.4.5.3 Especificar usuarios ............................................................. 106
3.4.6 Carta de aviso ........................................................................... 107
3.4.6.1 Escribir una carta ................................................................ 107
3.4.7 Fichas bibliográficas ................................................................... 111
3.4.7.1 Impresión .......................................................................... 111
3.4.7.2 Configuración ..................................................................... 112
3.4.8 Revisión de Códigos ................................................................... 114
3.4.9 Carga de datos.......................................................................... 115
3.4.9.1 Subir Archivo...................................................................... 116
3.4.9.2 Diagnóstico ........................................................................ 123
3.4.9.3 Revisión de datos ................................................................ 124
3.4.9.4 Migración ........................................................................... 125
1 Aspectos Generales de la Plataforma SinedUC
1.1 Naturaleza de la plataforma SinedUC

SinedUC es un Sistema de Información Educacional, orientado a apoyar la gestión de

los establecimientos escolares de nuestro país, a través del uso de tecnología basada
en la Internet.

Con él, se permite a los diferentes usuarios de la comunidad escolar ordenar y

sistematizar prácticamente toda la información vinculada a documentos físicos,
automatizando diferentes clases de procesos tradicionalmente ligados a papeles, desde
el libro de clases, hasta la generación de informes finales, pasando por el proceso de
matrícula y diversos tipos de certificados, entre otras funciones.

En una primera inspección, SinedUC tiene características propias de una plataforma

web, siendo una de las más importantes el que los datos se ingresan una sola vez, no
importando cuántas veces ni desde qué lugar físico uno las ingrese. Es decir, cada vez
que se ingresa un dato (por ejemplo, nombres de alumnos, profesores o apoderados),
éste queda registrado en el sistema para ser utilizado en la generación de todos los
informes y estadísticas que requieran ese mismo dato en el futuro.

SinedUC es un sistema que no necesita instalarse en ningún computador, ya que se

accede a él a través de Internet (al igual que un servicio de correo electrónico como
Yahoo®, Gmail™ o Windows Live Hotmail® entre otros). Esto implica que la
información puede ser ingresada y visualizada desde cualquier computador que tenga
conexión a Internet, permitiendo al usuario disponer de ésta en cuanto es ingresada o,
en otras palabras, actualizada en tiempo real.

Técnicamente, SinedUC entrega un servicio del tipo ASP (del inglés, Application Service
Provider), mediante el cual se garantiza tanto el resguardo como el acceso a la
información de diversas instituciones (colegios o corporaciones municipales y/o
privadas) a través de la Web.

Esta forma de manejar la información se contrapone a las aplicaciones tradicionales

que para su funcionamiento requieren ser instaladas en un computador específico (por
ejemplo, Microsoft Excel® o Microsoft Word®), en las cuales no se cuenta con la
capacidad de cruzar la información ingresada desde diferentes equipos, además de
correr el riesgo de perderla en su totalidad a causa de un malfuncionamiento del
computador, por ejemplo, a través de un virus que lo infecte.

En lo que atañe a la seguridad, cabe mencionar que la base de datos de cada

establecimiento se encuentra en servidores protegidos, que se ubican dentro de las
instalaciones de la Pontificia Universidad Católica, en los cuales se realizan respaldos
diarios y su almacenamiento se efectúa mediante variados medios y diferentes lugares
físicos.

Respecto a los usuarios de la plataforma, cada persona puede ingresar al sistema

sujeto a lo que denominamos "perfil de usuario", que es el conjunto de atribuciones y
restricciones que tiene alguien para acceder a los datos del sistema, de acuerdo a su
rol dentro de la organización y de SinedUC.

Asimismo, el establecimiento puede asignar perfiles combinados y permisos especiales

dentro de un mismo perfil, permitiendo personalizar las atribuciones que tiene cada
uno de los usuarios del sistema. Por ejemplo, se le puede dar acceso a un profesor
para que ingrese datos solamente a la asignatura y en el curso en que dicta clases, con
el objetivo de que su ingreso al sistema no altere el funcionamiento de otros miembros
de la comunidad educativa ni de SinedUC como tal.

SinedUC cuenta también, con un sistema de perfiles especializados para personas

responsables de un conjunto de establecimientos (sostenedores o personal DAEM).
Éstos pueden visualizar los datos y estadísticas de manera conjunta, lo que permite
aumentar la efectividad de la gestión, toda vez que la información a la que se accede
este siendo actualizada de manera constante.

Para el mejor aprovechamiento de SinedUC, cada sostenedor debiera contar con un

coordinador del sistema que supervise, controle y eventualmente capacite respecto al
uso del sistema en todos los colegios a su cargo.

Adicionalmente cada colegio debe considerar al menos un Administrador SinedUC, que

contemple dentro de sus funciones asegurarse que los datos que se ingresan sean de
calidad, es decir, estén completos y correctos.

Debido a la naturaleza propia de la plataforma, es habitual que se conforme una

cultura de trabajo en equipo en torno a SinedUC, en que diversos miembros tienen el
objetivo común de ingresar la información de calidad que se requiere, dividiendo su
trabajo según se trate de profesores jefe o de asignatura, jefes de UTP, directores,
etcétera.

Esto permite asegurar la calidad de la información, al reducir el margen de

responsabilidad de cada usuario a su propio ámbito de competencia profesional.

El uso de un sistema como SinedUC, permite dar apoyo en los procesos

administrativos, financieros y pedagógicos de los colegios, logrando un aumento en la
calidad de la gestión, que se debe fundamentalmente a la posibilidad de acceder a la
información actualizada, de calidad y además por disminuir los costos de traslado de la
información.

Esta disminución de costos, se produce debido a que muchos de los informes que son
de interés para los responsables de un establecimiento se crean automáticamente en
el sistema, ya que se elaboran a partir de la información ingresada periódicamente al
sistema por el conjunto de usuarios responsables.

Lo anterior nos lleva a señalar que para mantener un correcto registro de la

información en el sistema, ésta debe ser idéntica a los archivos físicos que el colegio
produce. Así se asegura que no hay datos ficticios o falseados que puedan llevar a
conclusiones erróneas y entorpecer los procesos de toma de decisiones propios de
cualquier establecimiento educacional.
1.2 Servicio al cliente

La filosofía de SinedUC es utilizar retroalimentación (feedback) de los usuarios a fin de

realizar mejoras de manera constante a los módulos existentes y para crear otros
nuevos según las necesidades de cada colegio.

Muchas de las funciones actuales de la plataforma no fueron contempladas en el diseño

original, sino que fueron incorporadas a petición de diferentes establecimientos que
requerían tales características para poder mejorar su gestión educacional.

Para esto, contamos con tres instancias en las que SinedUC apoya de manera directa y
personalizada a cada establecimiento:

• Mesa de ayuda

Soporte telefónico que responde en forma oportuna las dudas cotidianas de los
usuarios, permitiendo resolver problemas en la interacción con la plataforma de
manera rápida y efectiva. También se puede acceder a este servicio a través de
mensajería instantánea (Messenger) y, por supuesto, correo electrónico.

• Capacitaciones

Orientadas a presentar la plataforma al equipo sostenedor y de gestión de cada

colegio, brindando la guía necesaria para configurar los parámetros iniciales del
sistema y despejar dudas, en terreno, respecto al funcionamiento de la misma. En la
actualidad contamos con seis cursos, orientados a diferentes agentes de la comunidad
educativa: sostenedores, directores, administradores SinedUC, profesores,
recaudadores y personal bibliotecario.

• Jornadas de Actualización

SinedUC es una plataforma que se modifica constantemente para poder mantenerse

actualizada en el contexto educacional del país y al mismo tiempo, para adecuarse a la
realidad de cada establecimiento. Es por esto que cada cierto tiempo se realizan
cambios profundos en determinadas secciones. Cuando esto ocurre, se organizan
reuniones entre coordinadores SinedUC y usuarios del sistema de cada establecimiento
en que se busca dar a conocer dichos cambios y explicar los nuevos procedimientos en
el caso de ser necesario.
1.3 Protocolo de acceso a SinedUC

Para que un colegio comience a utilizar SinedUC, deben ocurrir los siguientes eventos:

Protocolo de acceso a SinedUC

• Envío de datos (archivos TXT)

• Apertura de cuentas para el director y sostenedor

• Capacitación inicial

a. Envío de datos

Con el objeto de acelerar el proceso de puesta en marcha de la plataforma en los

diferentes colegios, el equipo SinedUC puede tomar información enviada por los
colegios en formato digital y cargarla en la base de datos de la plataforma (Archivos
SE20.se2 ó TXT del RECH). Hay que mencionar que esto no siempre es posible hacerlo,
ya que a veces los datos no se encuentran con la calidad y/o el formato requerido. En
caso de que lo anterior no sea posible, el colegio deberá ingresar en el sistema la
información completa de su colegio (alumnos, notas, matrículas, altas, bajas,
apoderados, etcétera). Como referencia, se estima que un colegio de mil alumnos
debiese completar este proceso de ingreso de datos en 5 días con una persona jornada
completa dedicada a ello.

b. Apertura de cuentas para el Director y Sostenedor

Al ingresar un colegio al sistema, el equipo SinedUC le otorga cuentas al sostenedor y

al director. Este último debe designar al Administrador del sistema, quien en adelante
será el encargado de velar por el correcto funcionamiento del sistema en el interior del
establecimiento.

Entre las principales tareas del Administrador SinedUC, están:

• Revisar que la información que se ingresa al sistema sea correcta, completa y

actualizada.
• Configurar las variables que individualizan a su colegio dentro del sistema.
• Crear las cuentas para todos los usuarios del sistema (profesores, inspectores,
administrativos, etcétera).
• Asegurar el correcto uso del sistema por parte de la comunidad de usuarios.

c. Capacitación inicial.

Una vez que el colegio se encuentra con sus archivos TXT cargados en la plataforma y
ya se han creado claves para el sostenedor y director, se pueden efectuar
capacitaciones a los distintos miembros de la comunidad SinedUC, siendo
recomendable que se capacite en una primera instancia a sus Administradores, ya que
son ellos, quienes configurarán la plataforma durante el periodo de puesta en marcha.
1.4 Requisitos para el uso de la plataforma SinedUC

Para que una persona pueda acceder a SinedUC, se requiere lo siguiente:

Requisitos para que una persona ingrese al sistema

• Tener un computador con acceso a Internet.
• Estar ingresado al sistema como profesor o personal no docente
• Tener asignado un perfil
• Tener asignada una contraseña
1.5 Acceso al sistema

Para acceder a SinedUC, primero debe abrir su navegador de Internet favorito. Los
más usados hoy en día son Internet Explorer®, Mozilla Firefox® y Google Chrome®.

A continuación, digite la siguiente dirección en la barra de direcciones:

http://www.sineduc.cl/<nombre>

Donde <nombre>, se reemplaza por la dirección que se le asigne al conjunto de

establecimientos al cual pertenece.

Se recomienda NO ingresar a través de buscadores como Google o Msn, sino digitar la

dirección en la barra de direcciones, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Recomendación para el correcto ingreso a la plataforma

Una vez ingresada la dirección, se abrirá la página de inicio del sistema, en la cual se
le solicitará que ingrese su nombre Usuario y su Contraseña.

Nombre de usuario y contraseña

Usuario es siempre el RUN sin puntos, sin guión y sin dígito verificador, mientras que
la contraseña es entregada por la persona designada como Administrador SinedUC en
su respectivo establecimiento.
1.6 Página de inicio

Cuando recién ingresemos a la plataforma, llegaremos a la página de inicio que se

detalla a continuación.

Conviene señalar antes que SinedUC ordena la información en categorías que

llamaremos “módulos”, dentro de los cuales encontraremos subcategorías que
llamaremos “secciones”. Los módulos no contienen información de por sí, sino que
contienen a las secciones, en las que ingresaremos los diferentes datos requeridos.

Página de inicio SinedUC

1. Logo SinedUC: al hacer clic sobre él, volvemos a la página de
inicio del sistema.

2. Nombre de usuario: en la parte superior aparece el nombre del usuario que está
accediendo al sistema.

3. Mesa de ayuda: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece la

información de contacto de este servicio (correo, teléfono y fax).

4. Capacitación: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece la información

de contacto de este servicio (correo y fax).

5. Administración: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece la

información de contacto del responsable del área de post-venta (correo).

6. Este botón sirve para esconder la barra superior del sistema que muestra los
ítems 1, 2, 3, 4 y 5.

7. Este botón sirve para cerrar sesión. Se recomienda presionarlo cada

vez que el usuario abandone el computador en el cual está trabajando. Esto garantiza
que otras personas no puedan acceder al sistema con una cuenta ajena.

8. Este botón sirve para esconder el menú con los módulos que aparece a la
izquierda (12).

9. Este botón sirve para esconder la barra superior y la barra de la izquierda. Es

equivalente a presionar el botón (6) y (8).

10. Este menú desplegable sirve para seleccionar el año académico en que se
va a trabajar. Se sugiere que antes de comenzar a utilizar el sistema, se verifique qué
año se encuentra seleccionado.

11. Este
menú desplegable, permite a los sostenedores elegir el establecimiento del cuál desean
obtener estadísticas. Para el resto de los usuarios, aparece únicamente su colegio de
procedencia.

12. En la barra de la izquierda aparece el listado con todos los módulos.

13. Este botón nos permite abrir todos los módulos, con lo que aparecen todas
las secciones dentro de éstos.

14. Este botón nos permite cerrar todos los módulos, con lo que se esconden
todas las secciones que se encuentren abiertas. Se recomienda utilizar este botón en
caso de tener dificultades para encontrar un módulo determinado.

15. Al presionar este botón, se desplegará una ventana con la lista de

todos los módulos y todas las secciones, desde las que podremos acceder.
16. En la página de inicio del sistema, podremos observar las noticias que se
publiquen, ya sea por parte del propio establecimiento o de la corporación a cargo del
colegio, como también por parte del equipo SinedUC.

17. Al presionar este botón, seremos enviados a una nueva ventana

en la que podremos leer todas las noticias que se hayan publicado para un
establecimiento, ordenadas por fecha.

18. En amarillo, aparecerá la última noticia publicada, con su respectivo título y fecha
de publicación.

19. El número que aparece en la parte inferior indica la cantidad de visitas al sistema
que ha realizado el usuario.
1.7 Módulos de la plataforma

La plataforma despliega visualmente su información a través de “Módulos” que están

divididos en "Secciones", las cuales nos permitirán acceder a la información, es decir,
hacer clic sobre un módulo no muestra información, simplemente despliega las
secciones que contiene.

Los Módulos tienen funciones de "recolección de datos", de "despliegue de datos" o

una combinación de ambas, es decir, existen partes del sistema que están diseñadas
para el ingreso de datos por parte del usuario y que facilitan esta labor, y a su vez,
existen partes que procesan la información ingresada y que la presentan al usuario de
manera estructurada.

Una de las ventajas de separar la funcionalidad de esta manera, es que permite que la
conexión a Internet sea lo menos lenta posible. Otra ventaja es que permite restringir
funcionalidades a los diferentes usuarios de manera específica. Por ejemplo, se puede
restringir la modificación de datos, sin afectar el acceso a visualizar dicha información.
1.7.1 Módulo Libro de clases

Este módulo recrea el libro de clases tradicional, incorporando algunas secciones

originales que permiten calificar al alumno en alguno de los ámbitos en que se
desenvuelve a nivel escolar.

Este módulo no está diseñado para presentar informes estructurados, pero presenta
alguna información procesada para un primer análisis por parte del usuario.

Módulo Libro de clases

1.7.2 Módulo Informes

Este módulo permite desplegar la información que se encuentra en el sistema a través

de variados informes.

Este módulo no está diseñado para el ingreso de datos por parte del usuario porque es
un módulo que cumple solamente la función de “despliegue de datos”.

Módulo Informes
1.7.3 Módulo Rech

Este módulo permite trabajar los datos que corresponden al envío de matrícula inicial y
actas de calificaciones electrónicas al ministerio de educación, además de la
generación del acta en papel.

Aunque en general es un módulo que cumple funciones de "despliegue de datos", tiene

algunas partes para ingresar datos solamente con el objeto de asegurarse que los
archivos que se envíen al ministerio tengan la información correcta.

Módulo Rech
1.7.4 Módulo Subvenciones

Este módulo permite generar el Anexo al Boletín de Subvenciones con asistencias

diarias e ingresar los datos que corresponden a alumnos integrados que se declaran en
boletines separados.

Este módulo mezcla funciones de "recolección de datos" con "despliegue de datos".

Módulo Subvenciones
1.7.5 Módulo Inscripción y matrícula

Este módulo permite ingresar a los alumnos regulares del establecimiento al sistema,
junto a sus respectivos números de matrícula, de lista, fechas de ingreso, de retiro y
cambios de curso entre otros datos.

Módulo Inscripción y matrícula

1.7.6 Módulo Indicadores

En este módulo se pueden visualizar todas las estadísticas relacionadas con el

funcionamiento de un grupo de establecimientos a cargo de un sostenedor, las que
incluyen cantidad de matrículas, vacantes, características de los alumnos y asistencia,
así como comparaciones entre diferentes años de un mismo establecimiento.

Se trata de un módulo de “despliegue de datos” exclusivamente.

Módulo Indicadores
1.7.7 Módulo Cierre de año

En este módulo se llevan a cabo las actividades de finalización del año académico, las
que incluyen la promoción de los alumnos actuales, la inscripción de los mismos para
el próximo año, la obtención de concentraciones de notas, etcétera.

Se trata de un módulo que cumple funciones de “recolección de datos” con “despliegue

de datos”.

Módulo Cierre de año

1.7.8 Módulo Dotación docente

Este módulo permite ingresar la cantidad de horas trabajadas por la planta docente
dentro del establecimiento, diferenciando las horas hechas en aula y las otras
actividades complementarias. Este módulo tiene funciones solo de "recolección de
datos".

Módulo Dotación docente

1.7.9 Módulo Alumnos

En este módulo se ven las fichas de todos los alumnos matriculados, las cuales pueden
modificarse para agregar datos faltantes o corregir errores de digitación.

Este módulo además permite agregar expedientes de calificaciones de años anteriores

para un alumno proveniente de otra escuela.

Módulo alumnos
1.7.10 Módulo Administración

En este módulo se ingresan los datos del establecimiento y su estructura académica

completa, desde los datos generales del colegio, hasta los más específicos.

Se trata de un módulo de “recolección de datos”.

Módulo Administración
1.7.11 Módulo Horarios

Este módulo permite ingresar la carga horaria del establecimiento, la que una vez
ingresada, puede ser desplegada a nivel de curso, asignatura o profesor.

Se trata de una combinación de recolección y despliegue de datos.

Módulo Horarios
1.7.12 Módulo Biblioteca

Este módulo tiene como finalidad la administración y gestión de la información que

manejan las bibliotecas de los colegios. Permite ingresar al sistema los datos de
nuevos libros o series, administrar los préstamos, conocer la disponibilidad de los libros
o series mediante un sistema de búsqueda e imprimir los códigos de barra para ser
colocados a los libros.

Módulo Biblioteca
1.7.13 Módulo Financiero

Este módulo permite al usuario registrar y administrar los ingresos de dinero que
recibe un establecimiento por parte de los apoderados.

Módulo Financiero
1.7.14 Módulo Evaluación Cualitativa

Este módulo permite al usuario diseñar evaluaciones de carácter cualitativo, orientadas

a medir el progreso en áreas que no se vinculan a determinados sectores o
subsectores de aprendizaje.

Además, permite establecer la calificación propiamente tal, así como desplegar el

conjunto de informes de los alumnos que ya han sido evaluados.

Módulo Evaluación Cualitativa

1.7.15 Módulo Alimentación

Este módulo ha sido dispuesto para el manejo de los datos que corresponden al
trabajo con la Junaeb.

Módulo Alimentación
1.7.16 Módulo Educación Física

Este módulo permite ingresar información sobre las mediciones de peso y estatura que
se realizan en la clase de educación física.

Módulo Educación Física

1.8 Indicaciones generales para el manejo de los módulos

Existen características generales a la mayoría de los módulos del sistema que conviene
detallar antes de explicar todas las secciones.

Tomaremos como ejemplo la sección Inscritos y matriculados, del módulo Inscripción y

matrícula.

Elementos comunes a la mayoría de los módulos

1. Sobre una franja gris, se podrá observar que

aparece el nombre del módulo y de la sección sobre la que estamos trabajando. Si
pasamos el cursor sobre el nombre del módulo, se desplegará un pequeño menú con
todas las secciones, a las que podremos acceder directamente con un clic. En el caso
de este ejemplo, leemos “Inscripción y matrícula > Inscritos y matriculados”.

2. Sobre una franja de color

amarillo, se aprecia el módulo y la sección sobre la que estamos trabajando. Esto
permite orientarse al estar trabajando en varias secciones de manera simultánea.

3. Estas pestañas celestes son parte de

algunos módulos dentro del sistema y al ingresar a ellas encontraremos más
información que registrar o más opciones para el despliegue de datos de dicha sección.

4. Ayuda: al hacer clic sobre este botón, emergerá una ventana que contiene un
tutorial con instrucciones para la sección en la cual nos encontremos. Esta información
de ayuda no es la misma que aparece en el presente manual, de manera que ambas se
complementan.

5. Impresión: este botón nos permitirá imprimir la información que veamos en

pantalla. El procedimiento completo se detallará en el capítulo siguiente.

6. Exportar a Excel: este botón nos permitirá exportar los datos que veamos en
pantalla a una planilla Excel. El procedimiento completo se detallará en el capítulo
siguiente.
1.9 Imprimir y enviar a Excel

Opción imprimir Opción enviar a Excel

La gran mayoría de los informes tienen estas opciones sobre su encabezado.

Pasos para imprimir un informe

• Generar un informe.
• Chequear la configuración de la página en el navegador.
• Hacer clic en la opción Imprimir.
• Seleccionar las opciones en el cuadro de diálogo de la impresora.
• Confirmar la impresión.

El primer paso para imprimir un documento, es identificar alguna sección o pestaña

celeste que cuente con el ícono de impresión. Si posee dicho ícono, podremos recurrir
a las opciones de impresión que brinda la plataforma.

Para configurar aspectos de la impresión es necesario ir a las opciones del navegador,

en el menú “Archivo” o “File” a la opción “Configurar página” o “Page Setup”.

Archivo → Configurar página

Para que los documentos aparezcan en la cantidad de páginas que corresponda se

recomienda eliminar los encabezados y pie de página (“Header” y “Footer”), y colocar
los márgenes en cero.
 Configuración de impresión

Encabezado en
blanco

Pie de página en
blanco

Márgenes en
cero

Al hacer clic en la opción Imprimir aparece una nueva ventana que presenta el
informe en la forma en la que quedará impreso. Mientras esto sucede se está cargando
la ventana de diálogo que corresponde a la impresora. Una vez que este cuadro de
diálogo aparece se puede seleccionar la impresora que se desea ocupar, además del
intervalo de las páginas a imprimir y las configuraciones de que disponga la impresora
seleccionada.
 Confirmar impresión

Pasos para enviar a Excel y guardar en un directorio específico

• Generar el informe.
• Hacer clic en la opción Enviar a Excel.
• Elegir la opción “Guardar” o "Save" en el cuadro de diálogo.
• Seleccionar el directorio en el cual desea guardar.
• Elegir el nombre para la planilla Excel donde se guardan los datos.
• Confirmar haciendo clic en la opción “Guardar” del cuadro anterior.

Al hacer clic en la opción Enviar a Excel aparece una nueva ventana del navegador y
además un cuadro de diálogo con las opciones (si se desea abrir directamente el
archivo Excel donde se guarda el informe puede elegir esa opción en ese momento).

Una vez que se elige la opción “Guardar” o "Save" en el cuadro de diálogo anterior
aparece el cuadro de diálogo típico para guardar un archivo, el cual permite elegir el
directorio en el que se almacena el archivo además de su nombre.

Al abrir el archivo (desde el directorio donde se ha almacenado) es probable que

ciertas características propias de la página web no se puedan exportar a Excel. En este
caso aparece un aviso de error que indica este problema. En el cuadro de diálogo
correspondiente simplemente hay que aceptar el mensaje (OK) y podrá abrir la planilla
Excel con el informe.

Algunas observaciones importantes para trabajar en Excel

• Los informes aparecen con un punto como separador decimal, puede ser
que en su configuración esté trabajando con la coma como separador
decimal. En este caso puede tener problemas al trabajar con números. Una
posible solución es reemplazar todos los puntos por comas en la opción
reemplazar del menú “Edición” de Excel para que lo haga automáticamente.
• Algunas celdas aparecen combinadas, esto podría presentar problemas al
querer eliminar columnas enteras que contengan estas celdas combinadas.
Para deshacer la combinación de algún conjunto de celdas en particular hay
que seleccionarlas y, con el botón derecho de mouse, hacer clic y elegir la
opción que da acceso a cambiar el formato de celdas. Elegir las opciones de
celdas y desactivar la casilla de verificación que combina celdas.
1.10 Presentación del módulo Biblioteca

Este módulo tiene como finalidad la administración y gestión de la información que

manejan las bibliotecas escolares. Permite ingresar al sistema los datos de nuevos
libros o series, administrar los préstamos, conocer la disponibilidad de los libros o
series mediante un sistema de búsqueda, así como imprimir los códigos de barra para
ser colocados a los libros.

Módulo Biblioteca

Este módulo presenta las secciones

• Catalogación
• Circulación
• Catálogo en línea
• Administración.

Se recuerda que para ingresar a la plataforma es necesario, entre otras cosas, tener
asignado un perfil acorde con la función que se desempeñará, en este caso el perfil de
Bibliotecario.

Asignación perfiles autorizados

Este perfil deberá ser provisto por el encargado del sistema SinedUC en su
establecimiento.

Una vez que se le asigna el perfil y la contraseña respectiva por parte del
administrador de la escuela, el bibliotecario podrá modificar su clave. Esto deberá
realizarse en módulo “Administración” sección “Cambiar mi Contraseña”.

El usuario con el perfil bibliotecario podrá ver el módulo completo, es decir, con todas
sus secciones. El resto de los perfiles incluidos sostenedor, director, profesor jefe y
profesor de asignatura, entre otros, podrán acceder sólo a la sección catálogo en línea.
2 Funciones básicas de una biblioteca escolar
2.1 Misión de una biblioteca escolar

La biblioteca escolar es una institución al servicio del proyecto educativo del colegio al
que pertenece.

Su función es contribuir al logro del proyecto educativo, poniendo a disposición de los

usuarios la información que requieran.
2.2 Información en una biblioteca escolar

La información con que la biblioteca escolar deberá estar provista estará

íntimamente ligada a los programas de estudio del establecimiento; el encargado de
biblioteca deberá estar interiorizado de los contenidos, actividades, objetivos
fundamentales, así como de los programas de estudio del colegio con el fin de tener
preparado con anticipación el material bibliográfico que le será solicitado durante el
semestre escolar.

También deberá cultivar una estrecha comunicación con el personal docente para
coordinar el uso de la biblioteca y de los materiales bibliográficos.

Es deseable que planifique su trabajo en la misma forma en que lo hace el colegio

para que su acción se inscriba efectivamente en la labor escolar.

Toda planificación de constar, al menos, de los siguientes pasos:

• Objetivos
• Contenidos
• Actividades
• Evaluación
• Seguimiento

Los objetivos deben estar en concordancia con los propósitos del proyecto educativo
del colegio, los objetivos de los subsectores y los objetivos propuestos por los
profesores del establecimiento, para el período lectivo.

Los contenidos deben representar los medios, a través de los cuales, se logren estos
objetivos; las actividades son las acciones que los alumnos realizan para lograr los
objetivos; la evaluación es la constatación del logro de los objetivos y finalmente el
seguimiento consiste en vigilar, a través del tiempo, que la planificación se lleve a
cabo en la forma óptima en que fue concebida.

Cuando el encargado de biblioteca no posee personal que le secunde en su labor, es

aconsejable que busque apoyo en alumnos de cursos superiores como “amigos de la
biblioteca” o bien en apoderados que pudieran hacer un “voluntariado” en trabajos
tales como guardar libros, ordenar estanterías, pegar marbetes, reparar libros,
etcétera, previo entrenamiento en estas tareas.

Cuando hay carencias en la colección, el encargado puede hacérselo saber a las

autoridades pertinentes con una adecuada fundamentación, en lo posible apoyada por
el o los profesores del área correspondiente; otras opciones son solicitarlo al Centro de
Padres, a “amigos o ex alumnos de la escuela” que estén en condiciones de hacer las
donaciones, solicitándolo a la comunidad en que se encuentra el colegio, etcétera.
2.3 Servicios de una biblioteca escolar

Los servicios de la biblioteca se pueden ir incrementando, esto es, además de la

circulación o préstamo que puede ser en la sala de lectura de la biblioteca, a la sala de
clases y bibliotecas de aula o a domicilio, se puede incorporar el servicio de “consulta o
referencia” que consiste en asesorar a los usuarios en la búsqueda de información,
contestando preguntas, enseñándoles el uso del catálogo y de la biblioteca para que
saquen el máximo provecho.
2.4 Usuarios de una biblioteca escolar

Los usuarios de la biblioteca escolar serán los alumnos, docentes, personal no

docente de la escuela y según la política del colegio también podrían considerarse
como tales a los apoderados y otros miembros de la comunidad en que está inserta la
escuela.

Es aconsejable que a los usuarios de la biblioteca se les entregue un “carné de

biblioteca”, que es un documento que los acredita como tales. Éste debe contener la
fotografía del usuario, su nombre completo, el nombre del colegio, timbre de la
biblioteca, su categoría de usuario, curso y el año lectivo.
2.5 Funciones del encargado de la biblioteca escolar

El encargado de la biblioteca escolar deberá velar por el uso racional de los recursos
físicos que posee ésta, vale decir, el espacio, equipamiento y mobiliario con que
cuenta, así como los recursos financieros o el presupuesto de que se dispone para el
funcionamiento, considerando que las inversiones requeridas deben estar de acuerdo a
las necesidades del colegio en particular.

Para la consecución del uso racional de los recursos es muy importante llevar
estadísticas del movimiento de la biblioteca: préstamos a domicilio, en sala, material
más demandado, pedidos no satisfechos, asistentes a la sala de lectura, etcétera;
éstas demuestran el movimiento de la biblioteca y son la base para la fundamentación
de la necesidad de nuevos recursos.

2.6 De la Biblioteca al Centro de Recursos para el Aprendizaje

(CRA)

La concepción de la biblioteca escolar en un sentido moderno y actual la lleva a

convertirse en un Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA).

El Ministerio de Educación definió en 1995 el Centro de Recursos para el Aprendizaje

como el lugar del establecimiento donde se reúne, en un espacio dinámico y de
encuentro, una diversidad de recursos educativos, que contiene información
actualizada y apoya, a través de múltiples servicios, el proceso de enseñanza
aprendizaje.

En el CRA se hallarán tanto libros, revistas, mapas, videos, DVD, cassettes, CD ROM,
software educativo, etcétera, como también los aparatos necesarios para hacer uso de
estos recursos, tales como equipos de video, DVD, computadores, retroproyectores,
entre otros.

En el CRA, además de los servicios básicos de una biblioteca escolar, se enfatizan las
actividades de extensión entre cuyos destinatarios se encuentra la comunidad en su
conjunto, tales como talleres literarios, programas de fomento de la lectura,
actividades de amigos de la biblioteca, etc.

De acuerdo a lo señalado por el Ministerio de Educación, la gestión del CRA se

encuentra en manos de un equipo de trabajo, liderado por un profesor coordinador y
en el que participan todos los profesores del establecimiento quienes, con su
participación, articularán las diversas acciones que resultan de la implementación de
un currículum escolar en constante desarrollo.
3 Módulo biblioteca
3.1 Catalogación

La catalogación consiste en describir una obra, tanto en su aspecto físico como

temático, teniendo por objeto generar un catálogo que muestre al usuario qué obras
de un autor hay en la biblioteca, qué títulos existen en la colección, y qué obras se
pueden consultar sobre un tema determinado.

En esta sección de SinedUC es posible buscar información de obras ingresadas

previamente al sistema o bien ingresar un nuevo libro o una nueva revista.

La sección se divide en las siguientes 5 pestañas, a manera de “sub-secciones”:

• Búsqueda en catálogo
• Nuevo libro o publicación no seriada
• Nueva revista o publicación seriada
• Mantención
• Reportes
3.1.1 Búsqueda en Catálogo

Se abre la pantalla Búsqueda en Catálogo, acompañada del listado de las obras que
componen la colección. Aquí se encuentran tanto las obras que aparecen en el
“Catálogo en línea” o catálogo público como las obras que están en proceso de
catalogación y que aún no han sido puestas a disposición de los usuarios.

3.1.1.1 Búsqueda

Puede buscar por todas y por cada una de las opciones de búsqueda que allí aparecen:

1. Código de pedido
2. Título
3. Autor
4. Materia
5. Categorías
6. Colección
7. Código de barras

Búsqueda en Catálogo
1. Búsqueda por Código de Pedido

Si cuenta con la información exacta del código de pedido, lo llevará directamente al

ítem buscado, ya que los códigos de pedido son precisos. Una vez que ha digitado el
código, deberá presionar el botón “Buscar”.

Búsqueda por código de pedido

2. Búsqueda por título

Si busca por título, el catálogo le mostrará todos los títulos que coincidan con sus
términos de búsqueda. Puede buscar por una palabra del título o por el título completo.
La búsqueda la realizará por todo tipo de título, vale decir título, subtítulo, título
secundario y títulos adicionales, información que se recomienda se ingrese de la
manera más completa posible, como veremos mas adelante. Una vez que ha escrito
una palabra del título o el nombre completo de la obra, presione el botón “Buscar”.

Búsqueda por título

3. Búsqueda por Autor

Si busca por autor, el catálogo le entregará todas las obras que existen en la biblioteca
y que coincidan con el término de búsqueda. Puede buscar por el nombre completo del
autor o por una palabra de su nombre. Similar al caso de la búsqueda por título, el
motor de búsqueda lo hará también en autores secundarios. Una vez que ha escrito el
nombre del autor o una parte del mismo, presione el botón “Buscar”.

Búsqueda por autor

4. Búsqueda por Materias

Si busca por materias, deberá seleccionar alguna de las que aparecen en el menú
desplegable para tal efecto. Luego, usted podrá seleccionar de entre todas las materias
que han sido registradas en la biblioteca de su establecimiento. Una vez seleccionada
la materia que desea explorar, haga clic en el botón “Buscar”.

Búsqueda por materias

5. Búsqueda por categorías

Permite realizar una búsqueda dentro de cualquiera de las categorías que se

encuentren habilitadas para la biblioteca del establecimiento (Módulo “Biblioteca”,
sección “Catalogación”, pestaña “Mantención”, opción “Categorías”). Al seleccionar una
categoría, podrá hacer clic en el botón “Buscar”.

Búsqueda por categorías

6. Búsqueda por colección

Permite realizar una búsqueda dentro de cualquiera de las colecciones que se

encuentren habilitadas para la biblioteca del establecimiento (Módulo “Biblioteca”,
sección “Catalogación”, pestaña “Mantención”, opción “Colección”). Una vez
identificada una colección, presione el botón “Buscar”.

Búsqueda por colección

7. Búsqueda por código de barras

Si busca por código de barras el catálogo le informará de ese ítem específico. Es

necesario digitar el número completo, en caso de contar con un lector de códigos de
barra compatible con el formato EAN-13, podría ser utilizado para el ingreso de la
información. Cuando ya se ha ingresado el código de barras, podrá ver los resultados
presionando el botón “Buscar”.

Búsqueda por código de barras

3.1.1.2 Resultados de la búsqueda

Los datos que arroja la búsqueda, ya sea mediante código de pedido, título, autor,
materia, categorías, colección, código de barras, ofrecen la siguiente información:

• Título
• Autor
• Material
• Categoría
• Editorial
• Notas

Información de disponibilidad

Junto a los datos señalados anteriormente, aparecerá un recuadro con información de

la disponibilidad de las copias registradas en la biblioteca.

Información de disponibilidad

• Disponibles: número de copias

disponibles para un determinado
título.
• Nº Copias: número total de copias
registradas en la biblioteca del
establecimiento.
• Disponible el: fecha en la que está
o estará disponible un determinado
título.

Edición de datos

Además, existen 4 opciones que el bibliotecario podrá explorar con el fin de editar la
información de las copias que estaba buscando:

Edición de datos

1. Ver copias
2. Editar
3. Nueva copia
4. Borrar

1. Ver copias

Al hacer clic en “Ver copias”, aparece cada una de las copias que se han asignado a un
título determinado, vale decir, la cantidad de “unidades” de que dispone la biblioteca
para una misma obra.

Ingresar en esta opción, nos permite “Editar” una copia existente o “Borrarla”, por
medio de los botones que indican tales acciones.
 Ver copias

Editar: Al ingresar a la opción “Editar”, podremos acceder a modificar los datos de una
copia en específico, es decir, una de las varias “unidades” que podemos encontrar bajo
un mismo título y autor.

Borrar: Hacer clic en el botón “Borrar”, eliminará una de las copias para siempre del
catálogo de la biblioteca.

2. Editar

Al trabajar en la sección “Búsqueda en catálogo” y hacer clic en la opción “Editar”,

podremos modificar los datos de una obra o título, en vez de los de una sola copia. Por
ejemplo, aquí podremos modificar los datos de autor, título, código Dewey, y/o año de
edición, entre muchos otros, pero no se alterará la información relativa a cada copia de
esa misma obra, como podría ser su código de pedido, descripción, estado físico o
fecha de ingreso a los registros de la biblioteca. Cuando se modifiquen los datos de
una obra, éstos se aplicarán a todas las copias. A modo de ejemplo, si cambiamos el
título de “Harry Poter” por “Harry Potter” (con dos “t”), este cambio afectará el título
de todas las copias.

3. Nueva copia

Hacer clic sobre esta opción permite agregar una nueva copia para una obra que ya se
encuentra registrada en el sistema. Por ejemplo, si un día recibimos un nuevo ejemplar
del libro “Harry Potter y la piedra filosofal”, podremos agregar dicho ítem en este
rincón de la plataforma. Desde luego, esto aumenta el número de copias, pero no de
obras o títulos.

Al hacer clic en el botón Nueva Copia aparece un formulario con la fecha actual y el
título de la obra a la que se le agregará una nueva copia. Aquí se completan los datos
de la nueva copia y se guardan en el sistema haciendo clic en el botón “Guardar”.

Es necesario agregar una nueva copia cada vez que se ingrese un nuevo ejemplar de
un cierto ítem al sistema, vale decir a pesar de que la biblioteca escolar tenga un sólo
número de un cierto material, deberá ser ingresada una nueva copia.

Aquí es donde se generará el código de pedido que posteriormente se utilizará para

solicitar un libro u otro material. Por lo tanto si no se realiza de manera correcta y
completa el ingreso de la información en esta ficha, la gestión que se podrá realizar
con la plataforma no será del todo eficiente.

Para el préstamo de un libro u otro material, es necesario que éste tenga un código de
pedido, que permita tanto solicitarlo como ordenarlo en las estanterías. Para que la
asignación sea más cómoda y simple de usar, el sistema entrega automáticamente un
código de pedido propuesto, el cual recomendamos usar, ya que posee los estándares
bibliotecarios necesarios suficientes para catalogar todas las colecciones que disponga
el establecimiento. Esta propuesta aparece al costado del cuadro código de pedido.

Ficha de Nueva Copia

4. Borrar

Esta opción permite eliminar una obra o título del catálogo. El procedimiento requiere
que primero sean eliminadas las copias asociadas a la obra que se eliminará.
3.1.2 Nuevo libro o publicación no seriada

La segunda pestaña que compone la sección de Catalogación, permite ingresar una

nueva obra o título a los registros de la biblioteca, ya sea un libro u otro material “no
seriado”, vale decir, que no tenga una publicación periódica o mensual, como podría
ser el caso de un diario o revista, los que sí son seriados.

Al hacer clic sobre esta pestaña, aparecerá un formulario en blanco que deberá ser
llenado con los datos de la publicación para el correcto funcionamiento de la biblioteca.
Los campos marcados con un asterisco de color rojo, serán obligatorios. La información
se divide en los siguientes conjuntos de datos:

• Clasificación
• MARC
• Edición
• Descripción física
• Ficha bibliográfica

Una vez que se ha ingresado toda la información que corresponda y que se ha

verificado que ésta es correcta, se presiona el botón “Guardar”. Con esta acción, el
libro o publicación no seriada queda registrada en el sistema.

3.1.2.1 Clasificación

En el primer cuadro denominado “Clasificación”, se deben elegir desde los menús

desplegables el tipo de material y la categoría de usuario para la cual se recomienda la
obra.

Además hay un cuadro llamado “Mostrar en Catálogo en línea” que deberá

marcarse para que el libro recién ingresado quede disponible para su posterior
búsqueda en el catálogo. Se sugiere que antes de elegir esta opción, se ingrese toda la
información del libro al sistema y se acondicione éste físicamente para empezar con el
proceso de préstamo. Esto implica catalogarlo adecuadamente, adosarle los marbetes
(estampillas autoadhesivas) con el código de pedido y/o código de barras, así como el
recordatorio con la fecha de devolución del libro.

Cuadro “Clasificación”
3.1.2.2 MARC

El segundo cuadro, llamado MARC, muestra un formulario en donde se debe ingresar la

información de la nueva obra. Cada casillero de información se detalla a continuación.

Cuadro “MARC”
Autor

El Autor se refiere al principal responsable del contenido intelectual de la obra, éste se

encuentra generalmente mencionado en la portada de ella. En el caso de más de un
autor, se consigna el primero que aparece en la portada.

Es muy importante que los autores sean ingresados consistentemente al sistema, esto
es, que haya una sola forma en que ellos aparezcan en el “Catálogo en línea”, por lo
tanto la gramática y la ortografía tanto del nombre como del apellido debe ser
idéntica.

Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario
primero, explorar en la opción “Buscar” (aparece junto al casillero de Autor) y si este
dato ya aparece en el sistema, tomarlo desde allí. Para ello basta con seleccionarlo con
un clic luego de lo cual aparecerá en el casillero correspondiente. En el caso que aún
no aparezca en el listado, se ingresa al sistema haciendo clic en “Nuevo”, arriba a la
derecha, luego en Guardar y finalmente en el nombre del autor que aparece
subrayado.

Pasos para agregar un autor:

1. Hacer clic en la opción “Buscar”

2. Se desplegará una ventana llamada “Buscar autor”
3. Escribir el nombre del autor sin faltas de ortografía
4. Hacer clic en el botón “Buscar”
5. Si el autor no está en la lista, hacer clic la opción “Nuevo”
6. Llenar la ficha “Nuevo autor” con los datos conocidos
7. Hacer clic en “Guardar”
8. Seleccionar el nombre que aparece subrayado en azul

1. Hacer clic en la opción “Buscar”

 2. Ventana “Buscar autor”

3. Escribir el nombre del autor sin faltas de ortografía

4. Hacer clic en el botón “Buscar”

5. Si el autor no está en la lista, hacer clic la opción “Nuevo”

6. Llenar la ficha “Nuevo autor” con los datos conocidos

7. Hacer clic en “Guardar”

8. Seleccionar el nombre que aparece subrayado en azul

Título y Subtítulo

El Título y Subtítulo de la obra corresponde al nombre que el autor le dio a su trabajo.

Es muy importante que los títulos sean ingresados consistentemente al sistema, esto
es, que haya una sola forma en que ellos aparezcan en el “Catálogo en línea”, tal como
lo mencionado anteriormente en el caso del Autor.

Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario,
primero, explorar en la opción “Buscar” (aparece junto al casillero de Título) y si este
dato ya aparece en el sistema, tomarlo desde allí. Para ello basta con seleccionarlo con
un clic y aparecerá en el casillero correspondiente. En el caso que aún no aparezca en
el listado, se realizará el mismo procedimiento señalado para Autor, es decir,
ingresando el título, haciendo clic en “Nuevo”, luego en “Guardar” y finalmente en el
título subrayado.

Título Secundario y Títulos Adicionales

Título Secundario y Títulos Adicionales son otros títulos con que se podría conocer la
obra. Cada vez que se necesite ingresar un Título adicional, primero se debe verificar
que se encuentre registrado. En caso de no estarlo debe ser ingresado digitando el
título y presionando “Agregar”, con lo que se agruparán en un listado. Una vez
agregados, se pueden seleccionar y presionar “Eliminar” para borrarlos si fuera
necesario.

Nota: Es importante que todos los formularios del sistema, en particular este, sean
llenados con la mayor cantidad de datos posibles, puesto que, como se mostrará mas
adelante, el motor de búsqueda realiza una búsqueda por cada uno de los campos del
formulario (según corresponda). Es decir, si al realizar una búsqueda se ingresa como
parámetro un Título secundario, y dicho dato no fue registrado en el sistema,
obviamente la búsqueda no arrojará resultados positivos.

Lo anteriormente mencionado es válido para todos los campos del formulario. Al ser
llenado de manera completa y precisa se obtendrán mejores resultados en la gestión
de la biblioteca escolar.

Autores Secundarios

Autores Secundarios son aquellas personas que también tienen responsabilidad en la

autoría de la obra.

El procedimiento es similar al descrito para el caso de Títulos Adicionales.

Materias

Materias (Tópicos) son palabras o frases que muestran al usuario de qué se trata la
obra. Es muy importante que las materias sean ingresadas consistentemente al
sistema, esto es, que haya una sola forma en que ellas aparezcan en el “Catálogo en
línea”.

Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario,
primero, explorar en la opción “Buscar” (que aparece junto al cuadro de Materias) y si
este dato ya aparece en el sistema, tomarlo desde allí. Para ello basta con
seleccionarlo con un clic y aparecerá en el casillero correspondiente. En el caso que
aún no aparezca el tema en el listado, se ingresa al sistema siguiendo los mismos
pasos señalados anteriormente para Autor, escribiendo la materia, haciendo clic en
nuevo, en guardar y finalmente en la materia subrayada.

Páginas web

En Páginas Web se registran direcciones electrónicas donde se podría encontrar la

obra, o parte de ella, en formato electrónico.

El procedimiento es semejante a los anteriormente descritos.

Serie

Serie es el título colectivo de un grupo de obras independientes que además de tener

sus títulos propios, se relacionan entre sí mediante un título colectivo que se aplica al
grupo como un todo.

Con el fin que estos nombres sean mantenidos consistentemente se puede buscar si ya
ha sido ingresado dicho dato o no. Si la serie aparece, se toma desde allí. Si no
aparece se incorpora una Nueva Serie digitándola en el cuadro respectivo. Y si desea
limpiar la información del cuadro bastará con presionar el botón Limpiar.

ISBN

ISBN es el número internacional normalizado que se le asigna a cada título de un libro,

considerando la edición de ella. Por ejemplo, si una obra se edita en rústica, esto es
con tapa blanda, y también tiene una edición en tapa dura, cada una de ellas tendrá
un ISBN diferente.

Generalmente se encuentra al reverso de la portada del libro.

Clasificación Decimal Dewey

La Clasificación Decimal Dewey (CDD), es una notación numérica que se le otorga a la

obra de acuerdo a la temática que trata y sirve para ordenar juntos en los estantes los
materiales que tratan un mismo tema. La notación de la CDD formará parte del Código
de Pedido del Libro.

La CDD es una obra muy extensa y detallada, pero para el efecto de las bibliotecas
escolares se usan los tres sumarios, esto es, un primer sumario que corresponde a las
10 clases principales en que el autor de este código dividió el conocimiento humano. El
segundo sumario, a su vez, segmenta cada una de las diez clases principales en diez
divisiones (100 opciones) y finalmente, cada una de estas divisiones las fragmenta en
diez secciones (1000 opciones).

La Clasificación Decimal Dewey, debería ser consultada al proveedor de libros de la

biblioteca escolar, en caso de no contar con la información requerida sugerimos su
búsqueda utilizando Internet.

Una página recomendada para tal efecto es la siguiente:

http://www.upaep.mx/Biblioteca/Sistema_decimal.htm
Código Autor Título

Para distinguir entre diferentes obras que tienen un mismo número de clasificación se
agregan las tres primeras letras del apellido del autor, en mayúsculas y la primera
letra de la primera palabra significativa del título en minúscula, llamadas Código Autor
Título.

Por ejemplo, el código de Autor Título del libro “El ingenioso hidalgo Don Quijote de la
Mancha”, de Miguel de Cervantes Saavedra, sería: “CERq”.

Notas

Notas aquí se consigna información de la obra que sea de interés para los usuarios y
que no haya sido anotada anteriormente en el registro.
3.1.2.3 Edición

La Edición corresponde a todos los ejemplares producidos esencialmente a partir de

una misma imagen y editado por la misma entidad. El número de edición, entonces, es
una cifra que indica que la publicación ha sido modificada en su contenido, con
respecto a la edición anterior. Se consigna en números árabes y la abreviatura ed.

Tanto el nombre de la editorial, como el lugar de edición, deberán buscarse

previamente, siguiendo el mismo proceso que para Autor. Para el caso del idioma, en
caso de requerir uno que no se encuentre disponible de la lista, puede solicitarse
llamando a mesa de ayuda.

Cuadro “Edición”
3.1.2.4 Descripción Física

El último cuadro denominado “Descripción Física” consta del registro del Nº de

volúmenes, en una obra publicada en más de un volumen, o el Número de Páginas,
cuando la obra ha sido publicada en un solo volumen. Luego se describe si contiene
ilustraciones con la abreviatura il. y finalmente se anota el alto del libro en
centímetros, con la abreviatura cm. Si el libro tuviera incorporado algún tipo de
material acompañante, por ejemplo, un CD rom, se especifica en el recuadro habilitado
para ello.

Cuadro “Descripción física”

3.1.2.5 Ficha Bibliográfica

La plataforma permite crear un sistema de fichas bibliográficas (Módulo “Biblioteca”,

sección “Administración”, pestaña “Fichas Bibliográficas”, opción “Configuración”) que
pueden contener los datos que el usuario desee y en el orden que éste estime
conveniente, por ejemplo, Autor, Año, Título; o Título, Número de copias; etcétera. Las
posibilidades son casi ilimitadas. Además, las fichas están diseñadas para ser impresas
en un formato que también es configurable.

Pueden diseñarse diferentes modelos de fichas, y en el recuadro “Ficha Bibliográfica”,

de la pestaña “Nuevo libro o publicación no seriada”, se elegirá bajo cuál de las fichas
diseñadas se desea que aparezca el título que estamos ingresando al sistema.

Cuadro “Ficha Bibliográfica”

3.1.3 Nueva revista o publicación seriada

Cuando el material bibliográfico es una publicación en serie, esto es, una publicación
que aparece en partes sucesivas, cada una de las cuales presenta designaciones
numéricas o cronológicas y que pretende continuarse indefinidamente, habrá que abrir
la pestaña Nueva Revista.

El conjunto de datos que se solicita, es casi idéntico al mencionado para un nuevo libro
o publicación no seriada, salvo por algunas casillas de información que se detallan a
continuación. Para el resto de las casillas, el lector podrá remitirse al capítulo anterior
del presente manual.

3.1.3.1 MARC

Existencias

Existencias dice relación con los fascículos de la revista que efectivamente se

encuentran en la colección de la biblioteca.

La forma de registrarlas es siguiente: volumen, número (año: mes):

Por ejemplo,

Vol. 5 Nº 15 (2005: may./jun.)

Vol. 5 Nº 14 (2005: mar./abr.)
Vol. 4 Nº 11 (2004: sep./oct.)
Vol. 4 Nº 9 (2004: may./jun.)
Vol. 2 Nº 3 (2003: may./jun.)
Vol. 1 Nº 2 (2003: mar./abr.)
Vol. 1 Nº 1 (2003: ene./feb.)

Existencias

ISSN

ISSN es el número internacional normalizado que se le asigna a cada título de revista y

su función es distinguir a un título de otro, aún cuando éstos sean muy parecidos o
iguales.

Las revistas no se clasifican, sino que se ordenan alfabéticamente por sus títulos y
dentro del título por sus denominaciones de volúmenes, números y año.
3.1.3.2 Edición

Año Edición del Nº 1

En el rectángulo anote el año en que se publicó el primer número de la revista (si es
posible la obtención de este dato).

Frecuencia

Se debe seleccionar la periodicidad con que aparece la publicación, indicando si es

diaria, anual, mensual, quincenal, etcétera.
3.1.4 Mantención

Como lo indica el nombre en esta pestaña es posible realizar mantención algunos datos
del sistema. Dichos datos son los siguientes:

• Autores
• Títulos
• Materias
• Series
• Editoriales
• Categorías
• Colecciones
• Ubicaciones

Estos datos son los mismos que se han ingresado al inscribir un nuevo libro o revista.
Por lo tanto, si se ha cometido algún error al ingresar los datos, ya sea de información
o de digitación, se podrá corregir en esta pestaña.

3.1.4.1 Autores/Títulos/Materias/Series/Editoriales

Lista de autores/títulos/materias/series/editoriales

Al ingresar un criterio de búsqueda (el nombre completo, una parte o incluso una
letra), el sistema entrega un listado de todos los nombres registrados que coinciden
con tal criterio.

Las columnas que aparecen son: número, nombre, reemplazar por, editar/borrar.

Lista de autores

Si se desea reemplazar un nombre por otro, sólo se debe hacer clic en la opción
“Buscar”, escribir un criterio de búsqueda y seleccionar el nombre correcto, que
aparecerá en color azul y subrayado. Por ejemplo, si hubiéramos registrado un libro
con el nombre de autor “Isabel Alende”, y otros libros con el nombre correcto “Isabel
Allende”, podríamos buscar “isabel” y reemplazar “Isabel Alende” por “Isabel Allende”.
Este cambio afectará a todas las copias que hubiesen tenido asociado el nombre
“Isabel Alende”.

Una vez que se procede al reemplazo de un nombre mal escrito por uno correctamente
escrito, se puede proceder a borrar el primero. Esto puede hacerse con la opción
“Borrar” que aparece a la derecha de los resultados de búsqueda.

Borrar un autor/título/materia/serie/editorial sólo es posible cuando ya no tiene copias

asociadas. La forma de quitarle las copias asociadas, consiste en reemplazar el nombre
que se eliminará por otro que será definitivo.

Asimismo, aparecerá la opción “Editar”, que nos permitirá modificar los datos de un
determinado resultado de búsqueda. En el caso de los autores, los datos que se
pueden modificar son:

• Nombre completo
• Sexo
• Nacionalidad
• Fecha/Año de nacimiento

Para el resto (títulos/materias/series/editoriales), sólo se editará el nombre que

poseen.

Agregar/Editar autores/títulos/materias/series/editoriales

Esta opción nos permite agregar nombres al catálogo de manera separada del resto de
los datos de una publicación. Vale decir, aquí puede cargarse una serie de nombres de
autores, y después, cuando se proceda a la catalogación del material bibliográfico,
podrán seleccionarse los autores que ya fueron ingresados. Lo mismo rige para
títulos/materias/series/editoriales.

3.1.4.2 Categorías

En esta opción podremos habilitar o deshabilitar las diferentes “Categorías” a las que
pertenezca el material de la biblioteca. Las opciones son variadas, y el encargado
deberá escoger aquellas que más se ajusten a su contexto.

Si un título ha sido configurado como perteneciente a una categoría, ésta no podrá

deshabilitarse. Para hacerlo, habrá que realizar una “Búsqueda por catálogo”,
escogiendo la o las categorías que se desee deshabilitar, identificar los libros que
aparecen bajo la categoría y luego cambiarla manualmente a cada uno, entrando a la
opción “Editar” para cambiar los datos del título.
 Categorías

3.1.4.3 Colecciones

La opción “Colecciones”, nos permite habilitar o deshabilitar diferentes tipos de

colecciones, siguiendo el mismo formato que la opción Categorías. Por lo tanto, habrán
colecciones que no podrán deshabilitarse, salvo que se cambie la colección de
pertenencia de los libros asociados a ellas.

Colecciones
3.1.4.4 Ubicaciones

En esta opción se pueden identificar diferentes espacios físicos donde se almacenan los
títulos de un establecimiento. Las opciones habilitadas son “Biblioteca” y “Laboratorio”,
pero si un colegio requiriera una nueva opción, puede solicitarla a Mesa de Ayuda.

Ubicaciones
3.1.5 Reportes

El sistema permite generar reportes relativos al ingreso que se ha realizado de la

información de los diferentes títulos. Esta subsección es de alta relevancia para el
bibliotecario ya que permite visualizar de manera ordenada el conjunto de datos de
que dispone.

3.1.5.1 Copias

En Copias es posible obtener un reporte de todo aquello que está registrado,

mostrando el detalle de todo el material catalogado en el sistema.

Los criterios de búsqueda aceptados son los siguientes:

• Título
• Código de Pedido
• Autor
• Tipo de Material
• Dimensiones
• Tipo de ingreso
• Disponibilidad (Estado en el que se encuentra un determinado ítem).
• Colección
• Ubicación

Reporte de copias
Una vez elegido el criterio de búsqueda, bastará con presionar el botón “Buscar” para
que el sistema muestre la información encontrada, la que podrá ser impresa o bien
exportada a Excel para su posterior análisis por parte del bibliotecario.

Una opción que puede ser de interés para el bibliotecario, radica en el hecho de que es
posible pedirle un informe a la plataforma que incluya todos aquellos datos que faltan,
con lo que es posible identificar visualmente qué títulos poseen información
incompleta.

La información que entregará el sistema es bastante amplia y se encuentra supeditada

al ingreso previo que haya realizado el usuario capacitado para dichos fines. Es por ello
que si algún dato faltase, es debido netamente a un deficiente ingreso de información.

Una vez ingresado los parámetros de búsqueda, la información que entrega el sistema
consta de lo siguiente:

• Nº (Número ordinal, entrega una posición relativa en la búsqueda).

• Cod Barra (código de barras)
• Título
• Cod. Pedido (código de pedido)
• Nº Copia (Número de copas)
• Autor
• Tipo Material
• Dimensiones
• Ingreso
• Disponibilidad
• Colección

Supongamos que buscamos, por ejemplo, “dracula” (sin acento y con minúscula). Esto
arrojará un listado que contiene todos los títulos que contengan dicha palabra.

Ejemplo de reporte de copias

3.1.5.2 Inventario

A final de año usualmente se realiza un inventario de la colección de libros que posee

la biblioteca. Para esto, la plataforma entrega la opción de realizar dicho proceso
utilizando un lector de código de barras.

El procedimiento es simple, deberá ingresar el código de barra en el cuadro respectivo

y posteriormente deberá presionar el botón “Ingresar”.

Al hacer esto, el ítem pasará a formar parte del inventario, apareciendo en los reportes
pertinentes.

Inventario

La opción “Ver lista de inventario” presenta todos los títulos que han sido
efectivamente inventariados.

La opción “Ver resultado de inventario” presenta todos los títulos, tanto los
inventariados como los no inventariados. Además informa si una copia está
“Disponible” o “En circulación”, junto con el nombre del usuario que la tendría.

La opción “Iniciar un nuevo inventario” permite comenzar un inventario desde cero, es

decir, elimina los registros que se habían ingresado previamente.
Ver resultado de inventario
3.1.5.3 Ingresos

Este reporte permite observar todos los títulos que han sido ingresados entre una
determinada fecha y otra. Al ingresar solamente la fecha de inicio, el sistema entrega
todos los títulos que se han agregado desde ese minuto hasta la actualidad.

Ingresos
3.2 Circulación

Esta sección del Módulo Biblioteca consiste, básicamente, en el préstamo, y devolución

del material bibliográfico.

De acuerdo a la política de cada establecimiento educacional podrán efectuarse

distintos tipos de préstamos en relación al lugar donde será utilizado. Las opciones
más comunes son las siguientes:

• En la sala de lectura de la biblioteca

• A la sala de clases y bibliotecas de aula
• A domicilio

El préstamo en la sala de lectura de la biblioteca consiste en proporcionar al usuario el

material bibliográfico que necesite para que lo consulte dentro de la biblioteca.

El préstamo a la sala de clases y bibliotecas de aula es un convenio entre el profesor

de aula o el de asignatura que le permite llevar el material a la sala de clases por un
tiempo definido, y hacerse responsable de él, y luego devolverlo a la biblioteca.

El préstamo a domicilio es el préstamo que se realiza a cualquier usuario de la

biblioteca, registrado como tal, que le permite llevarse el material bibliográfico fuera
del recinto escolar.

La sección se divide en las siguientes pestañas:

• Principal
• Colecciones
• Tipos Usuario
• Resposición Copias
• Reportes
• Carta de aviso

3.2.1.1
3.2.2 Principal

Principal

En esta pestaña se puede administrar una situación de préstamo de material a un

alumno, profesor o personal no docente, para lo cual es necesario en primer lugar,
algún dato de identificación, idealmente el RUN.

Una vez que se ha identificado al Usuario que solicita material, se despliegan una serie
de sub pestañas que permitirán administrar la cuenta individual de cada usuario:

• Préstamos
• Devolución
• Multas
• Historial
• Principal

Pantalla de usuario

En el caso del ejemplo, vemos que el usuario aparece identificado con su nombre en la
esquina superior izquierda.

Respecto al número de pedidos habilitados para cada alumno, se trata de un dato que
se configura en el módulo “Biblioteca”, sección “Circulación”, pestaña “Tipos Usuario”.
3.2.2.1 Préstamos

Si se dispone de la pistola lectora de láser, bastará con presionarla para escribir el

código y hacer clic en “Continuar”.

Si no se dispone de dicha tecnología, se debe seguir el siguiente procedimiento:

• Hacer clic en la opción “Buscar”

• Escribir alguno de los campos que se solicitan
• Identificar el material que está solicitando el usuario
• Hacer clic en “Ver copias”
• Identificar la copia que se requiere o que esté disponible
• Hacer clic en “Agregar”

Al finalizar el procedimiento, se volverá a la pantalla “Principal” y el código de barras

del título que se solicita aparecerá automáticamente escrito en el lugar respectivo.
Luego se debe hacer clic en el botón “Continuar”.

La pantalla siguiente corresponde a una confirmación de préstamo. Para confirmar, se

selecciona la opción “Ingresar préstamos”. De lo contrario, se presiona “Volver”. Un
mensaje de éxito confirmará la operación.

Confirmación de préstamo

Al volver a la página “Principal”, y digitar los datos del alumno o funcionario del
establecimiento, aparecerá una ventana que advierte que el usuario presenta material
en su poder.
Identificación de préstamo vigente
3.2.2.2 Devolución

Se trata de la sección que permitirá configurar el retorno de un determinado título a la

biblioteca del establecimiento.

Al ingresar, aparecerán identificadas las obras que el usuario tenga pendientes bajo el
título “Libros por devolver”.

Devolución

Para proceder a devolver el libro, se puede utilizar un lector láser, o simplemente

hacer clic en el código de barras que aparece junto al título del mismo, en color azul y
subrayado. Al hacerlo, el código quedará escrito en el recuadro “Devolver copia”.

Es importante que se escoja un “Estado físico” al momento de la devolución,

especialmente en los casos en que un libro de entrega dañado o no se entrega, por
haberlo perdido. Las opciones serán justamente esas: “Bueno”, “Regular”, “Malo”,
“Perdido por usuario”.

Asimismo, la “Fecha de devolución” asociará el perfil del alumno a un estado de deuda,

en caso de que se haya configurado un sistema de multas por atraso.

Una vez que se ha configurado la calidad de la devolución, se presiona el botón

“Devolver”.
3.2.2.3 Multas

La configuración de las multas se realiza en Biblioteca -> Circulación -> Colecciones,

especificando cuántos días se permite el préstamo de un determinado material y
cuántos pesos debe cancelar el alumno en caso de presentar atraso.

En virtud de dicha configuración, el usuario moroso aparecerá en la pestaña multas,

donde también podrá hacer un abono en efectivo para paliar dicha deuda.

Alumno en deuda con el establecimiento

Historial

En esta sub sección aparece el historial de préstamos que presenta un usuario de la

biblioteca. Se presentan las opciones de ver los últimos 10 pedidos o el historial
completo.

En ambos casos, los datos que entrega el informe corresponden a:

• Código de barra
• Título
• Descripción
• Movimiento
• Fecha y hora de inicio
• Fecha y hora de fin

Historial
3.2.3 Colecciones

Esta pestaña permite configurar tanto el sistema de multas, como la cantidad de días
que se autoriza a un usuario a retener un libro o material, según el tipo de colección a
que pertenezca el objeto en préstamo.

Se solicita escoger una colección. Luego, se debe llenar un formulario con las “reglas”
de la biblioteca:

• Tipo de usuario (alumno, docente, no docente)

• Días préstamo (días que se autoriza a retener material)
• Días castigo (días durante los cuales no se permite solicitar material)
• Multa por día (monto en pesos que debe el usuario por cada día que pasa)
• Extensiones de préstamo (días de extensión)
• Días extensión (días que habilita la extensión)

Romper estas “reglas”, bloqueará a los usuarios, a no ser que se especifique lo

contrario, ya que se puede habilitar la extensión de préstamo a usuarios bloqueados
por:

• Castigo por atraso en la devolución

• Multa impaga
• Devolución de copia en mal estado
• Pérdida de copia

Colección
3.2.4 Tipos usuario

En esta pestaña se establece cuántos libros podrá pedir de manera simultánea un

usuario, ya sea alumno, docente o no docente.

Tipos de usuario
3.2.5 Reposición copias

Esta pestaña permite administrar la reposición de un libro que fue devuelto en mal
estado o perdido por el usuario.

Todos los casos de esta naturaleza que sean registrados aparecerán en esta sección de
la plataforma, habilitando tres opciones para dar solución del problema:

• Reemplazar copia
• Nueva copia
• Nuevo libro

Usuarios con copias en mal estado o perdidas

Las opciones “Reemplazar Copia” y “Nueva copia”, funcionan con sólo hacer clic
sobre ellas. Lo que ocurre al activar esta opción es la creación de una nueva copia en
el sistema, en cuya descripción aparecerá “Agregada como reposición de la copia
perdida”, indicando el código de barras de la copia que se perdió. Esto podrá verse en
“Biblioteca” -> “Catalogación” -> “Ver copias”. Los datos de la copia repuesta deberán
ser completados manualmente en esta misma ubicación dentro del sistema.

Copia repuesta

PROCEDIMIENTO DE REPONER “NUEVO LIBRO”

3.2.6 Reportes

Esta pestaña genera informes referentes a la circulación del material. Es importante

que el bibliotecario consulte con frecuencia algunos de éstos, en especial los relativos
al material en circulación y multas impagas.

Los reportes habilitados en la sección “Circulación” son:

• Historial Copia
• Copias no devueltas
• Reporte Circulación
• Ranking Alumnos
• Ranking Libros
• Multas Impagas
3.2.6.1 Historial Copia

Este reporte permite obtener un registro detallado de los movimientos de una

determinada copia. Para generarlo, se debe ingresar el código de barras o, en su
defecto, hacer clic sobre la opción “Buscar”, lo que permitirá buscar dicho código
mediante otros criterios, por ejemplo, el título.

Al buscar una copia de esta manera, se deberá hacer clic sobre el código de barras que
aparece junto al título de la obra.

Buscar

Una vez seleccionado el código de la copia específica sobre la cual se desea consultar
el historial, se procede a presionar el botón “Historial”. El sistema genera tanto el
historial de los últimos 10 movimientos como el historial completo.

Historial de una copia

3.2.6.2 Copias no devueltas

Este reporte permite genera un listado de todas las copias que no han sido devueltas
en el establecimiento. El color de la fuente de este informe es rojo.

Copias no devueltas
3.2.6.3 Reporte circulación

Este reporte permite observar todas las copas que se encuentren disponibles, en
circulación, o ambas. La información que presenta incluye:

• Título
• Autor
• Editoria
• Año
• Número de copias en la biblioteca
• Número de copias disponibles
• Número de lista
• Código de barras
• Código de pedido
• Dispobilidad
• Usuario
• Run
• Tipo
• Curso
• Fecha de préstamo
• Fecha de plazo

Reporte de circulación
3.2.6.4 Ranking Alumnos

Este reporte entrega la cantidad de préstamos que ha solicitado un determinado

usuario, generando un ranking, el que puede observarse tanto a nivel global de toda la
escuela como dentro de cada curso.

Ranking Alumnos
3.2.6.5 Ranking Libros

Este reporte se genera considerando los libros que más han sido solicitados en el
establecimiento durante el año vigente.

Ranking Libros
3.2.6.6 Multas impagas

Este reporte informa acerca de todos los usuarios que presenten deudas en el sistema,
señalando el monto de ésta.

Multas impagas
3.2.7 Carta de aviso

Esta pestaña permite imprimir las cartas de aviso respectivas en caso de haber “Atraso
en la devolución” o “Multa impaga”. Las cartas son configuradas en el módulo
“Biblioteca”, sección “Administración”, pestaña “Carta de aviso”.

Para imprimir las cartas, se debe seleccionar entre usuarios con “Atraso en devolución”
o “Multa impaga”.

Luego, se debe seleccionar a los usuarios para quienes se desea generar la carta,
marcando el casillero que aparece asociado a su nombre. También es posible generar a
todos los usuarios de la lista por medio del casillero superior, junto a la palabra
“Generar”.

Finalmente, es necesario hacer clic sobre el botón “Generar Cartas”.

Carta de aviso
3.3 Catálogo en línea

Esta herramienta nos permite ubicar las obras que haya en la biblioteca de un autor
dado, los títulos que se encuentren en la colección y/o las obras que existen sobre un
tema o tópico determinado.

El catálogo en línea está disponible para todos los perfiles y permite generar
búsquedas con el fin de solicitar préstamo de material.

El resultado de la búsqueda dependerá exclusivamente de la información con la que

hayan sido agregados tanto los libros como las revistas y cualquier otro material, por
lo que se recomienda que todos los campos disponibles sean llenados con acuciosidad.
De esta manera el resultado de la búsqueda será mejor.

Sugerimos que como política exista un encargado de realizar las tareas de catalogación
del material.

Los criterios de búsqueda mediante los cuales se puede obtener información son:

• Código de Pedido
• Título
• Autor
• Materias
• Código de Barra

Una vez que se ha ingresado el criterio y presionado el botón “Buscar”, aparecerán los
resultados con la opción “Ver copias” a la derecha. Al ingresar a “Ver copias”,
aparecerá el código de pedido para cada copia asociada a un título, junto con el estado
de disponibilidad del mismo. Estos datos le servirán al bibliotecario para procesar la
solicitud de préstamo en la sección “Circulación”.
Resultados de la búsqueda

Ver copias
3.4 Administración

Esta sección del Módulo Biblioteca tiene por finalidad la gestión o administración tanto
del código de barra como del código de pedido que ira adosado al libro o revista.

Para un uso más eficiente del sistema, éste genera los códigos de barras y los códigos
de pedidos haciendo que el trabajo para el personal de biblioteca se aliviane
considerablemente.

La configuración para dicho proceso se realiza en este apartado.

3.4.1 Código de barras

El sistema genera los códigos de barra necesarios para pegar tanto en los libros como
en revistas o cualquier material según corresponda. Mediante el uso del código de
barras se individualiza cada ejemplar, permitiendo ordenar la gestión de cada copia en
términos de préstamo, devolución, bloqueo de usuarios por multa o atraso, etcétera.

La pestaña contiene dos opciones:

• Imprimir: se eligen los códigos a imprimir y se realiza esta última acción.

• Configuración: se determina el formato del papel y el tamaño que ocuparán en
él los códigos de barra.

3.4.1.1 Imprimir

Imprimir

Las opciones para generar los códigos de barra son:

• Generar sólo los códigos no impresos: en caso de que se desee imprimir todos
aquellos códigos cuya impresión no haya sido confirmada dentro del sistema.

• Especificar los códigos para imprimir: en caso de que se necesite imprimir

solamente un código o un pequeño número de ellos, lo que podría ocurrir, por
ejemplo, cuando llega un nuevo libro a la biblioteca.

Al elegir la primera opción, el sistema preguntará si se desea escoger algún criterio

para ordenar los códigos una vez generados, indicando además el número total que
aún no se ha impreso. Si no se escoge ningún criterio, el sistema ordenará todos los
códigos por orden de título.

Sólo los códigos no impresos

Si se elige la segunda opción, se deberá escribir el número de códigos que se desee
generar y hacer clic en el botón “Generar”, con lo que se desplegará una ventana que
permite al usuario seleccionar las copias exactas para las que se desea imprimir un
código.

Especificar los códigos para imprimir

Si la impresión de los códigos ya se ha realizado con éxito, entonces se deberá

seleccionar la opción “Confirmar impresión exitosa (Si ya ha impreso)”, lo que
permitirá ordenar este proceso con el fin de no imprimir dos veces los mismos códigos.
3.4.1.2 Configuración

En esta opción es posible configurar los parámetros de impresión, vale decir Datos de
la página usada (tamaño carta, oficio u otra), los márgenes de impresión y las
dimensiones de la etiqueta a imprimir. También es posible elegir si se desea Mostrar
Título, Autor, Editor y/o Código de Pedido en el código de barra que se desea imprimir.
Basta hacer un clic en la casilla respectiva.

Configuración de impresión

El tamaño de la fuente se expresa en píxeles, es decir, el número que se escriba está

en la misma escala que, por ejemplo, el tamaño de la letra en Microsoft Word.
3.4.2 Código de pedido

El funcionamiento de esta pestaña es idéntico al de “Códigos de barra”, y el

tratamiento que requiere para poder operar correctamente debe ser replicado.

El lector podrá remitirse al capítulo anterior para comprender la dinámica de esta

sección.
3.4.3 Código barras alumnos

Esta pestaña contiene lo necesario para poder construir e imprimir una lista con los
códigos de barra asociados a cada uno de los alumnos del establecimiento.

La lista contendrá los siguientes datos:

• Código de barras
• Run
• Nombre completo del alumno

Para generar la lista, sólo deberemos elegir el tipo de enseñanza, el grado y el curso.
El sistema permite generar la lista para “todos” los tipos de enseñanza, “todos” los
grados y/o “todos” los cursos. Finalmente, presionar el botón “Imprimir”.

Código barras alumnos

Impresión de la lista
3.4.4 Credenciales

Si los usuarios lo desean es posible imprimir credenciales de biblioteca, para ello basta
con seleccionar la ficha “Credenciales” en la sección “Administración” del módulo
“Biblioteca”.

El primer paso es señalar a qué nivel se desean crear las credenciales:

• Por curso: todos o algunos alumnos de un determinado curso

• Docentes: todos o algunos de los usuarios docentes del establecimiento
• No docentes: todos o algunos de los usuarios no docentes del establecimiento
• Especificar usuarios: una o varias personas específicas del establecimiento

3.4.4.1 Por curso

Crear credenciales por curso requerirá escoger el curso puntual con el que se desea
trabajar, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se
quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botón “Imprimir”. Para la siguiente
imagen, se han creado las credenciales para el 4º medio A.

Credenciales por curso

3.4.4.2 Docentes / No docentes

Para crear credenciales a los funcionarios del establecimiento, se deben seleccionar de

la lista, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se quiere
que aparezca el logo y luego hacer clic en el botón “Imprimir”.

3.4.4.3 Especificar usuarios

Para usuarios específicos a los que se desea crearles una credencial, se deberá hacer
clic sobre la opción “Buscar” que aparece a la derecha de las opciones. Con esta
acción, aparecerá una ventana en la que se deberá indicar algún dato del alumno,
idealmente el RUN, y luego seleccionarlo.

Buscar alumno

Seleccionar alumno

Los pasos siguientes serán establecer una fecha de vencimiento para la credencial,
especificar si se quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botón “Imprimir”.
3.4.5 Credenciales

Si los usuarios lo desean es posible imprimir credenciales de biblioteca, para ello basta
con seleccionar la ficha “Credenciales” en la sección “Administración” del módulo
“Biblioteca”.

El primer paso es señalar a qué nivel se desean crear las credenciales:

• Por curso: todos o algunos alumnos de un determinado curso

• Docentes: todos o algunos de los usuarios docentes del establecimiento
• No docentes: todos o algunos de los usuarios no docentes del establecimiento
• Especificar usuarios: una o varias personas específicas del establecimiento

3.4.5.1 Por curso

Crear credenciales por curso requerirá escoger el curso puntual con el que se desea
trabajar, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se
quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botón “Imprimir”. Para la siguiente
imagen, se han creado las credenciales para el 4º medio A.

Credenciales por curso

3.4.5.2 Docentes / No docentes

Para crear credenciales a los funcionarios del establecimiento, se deben seleccionar de

la lista, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se quiere
que aparezca el logo y luego hacer clic en el botón “Imprimir”.

3.4.5.3 Especificar usuarios

Para usuarios específicos a los que se desea crearles una credencial, se deberá hacer
clic sobre la opción “Buscar” que aparece a la derecha de las opciones. Con esta
acción, aparecerá una ventana en la que se deberá indicar algún dato del alumno,
idealmente el RUN, y luego seleccionarlo.

Buscar alumno

Seleccionar alumno

Los pasos siguientes serán establecer una fecha de vencimiento para la credencial,
especificar si se quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botón “Imprimir”.
3.4.6 Carta de aviso

Esta pestaña de la sección Administración permite configurar una carta con el fin de
entregársela al usuario o al apoderado del alumno, en caso de que adeude dinero por
multa impaga o un libro.

El sistema permite crear una carta ‘tipo’ en la que los datos de cada usuario serán
actualizados mediante comandos que incrustarán la información que el sistema tenga
registrada.

Pasos para crear una nueva carta de aviso:

• Ir al Módulo “Biblioteca”, sección “Administración”, pestaña “Carta de aviso”

• Presionar el botón “Nueva carta”
• Ingresar un nombre para la nueva carta
• Marcar la casilla “Activa”
• Escribir la carta
• Determinar el tamaño de la carta, en milímetros
• Hacer clic sobre el botón “Guardar”

3.4.6.1 Escribir una carta

Al redactar una carta nueva, el encargado de la biblioteca encontrará una serie de

botones y diferentes opciones que le permitirán personalizar dicho documento con un
amplio grado de libertad.

Carta de aviso

Las opciones para editar texto en la ventana se explican como sigue:

Botones Acciones
Negrita
Cursiva
Subrayado
Tachado
Texto alineado a la izquierda
Texto centrado
Texto alineado a la derecha
Texto justificado
MESADEAYUDA
Formatos de texto predeterminados Transforma un texto
seleccionado en negrita, cursiva y/o subrayado, además de
cambiar el tamaño de la letra.
Fuente del texto. Permite elegir: Arial, Times New Roman,
Verdana, Courier, Georgia, Tahoma.
Tamaño de la fuente.
Cortar
Copiar
Pegar
Lista sin ordenar
Lista ordenada
Disminuir la sangría
Aumentar la sangría
Deshacer
Rehacer
Añadir un enlace a un texto seleccionado. Permite añadir un link a
una página web
Quitar enlace a un texto previamente vinculado a una página web
HTML: permite editar toda la carta utilizando código HTML
Inserta una tabla
Añade una fila en parte superior
Añade una fila en la parte inferior
Borra una determinada fila
Añade una columna a la izquierda
Añade una columna a la derecha
Borra una determinada columna
Añade una línea horizontal para dividir
Elimina el formato de un texto seleccionado
Transforma el borde de una tabla en invisible, de manera que al
generar la carta no se ven las líneas que la conforman
Añade un subíndice como en “H2O”
Añade un superíndice como en “E=mc2”
A la derecha de la pantalla, se pueden apreciar los comandos que permitirán que el
diseño de una misma carta sea válido para todos los usuarios a quienes estará dirigida.
Para agregar dichos comandos al cuerpo de la carta, bastará con seleccionar uno y
hacer clic en el botón “Insertar”.

Estos comandos y sus resultados se explican en la siguiente tabla:

Comando Acción

Logo colegio
Añade imagen del logo del colegio.
[LOGO_COLEGIO]

Datos colegio Añade los datos (nombre, dirección, comuna,

[DATOS_COLEGIO] teléfono, fax, email) en líneas separadas.

Nombre Usuario Añade el nombre completo del RUN que presenta la

[NOMBRE_USUARIO] deuda o el atraso en la devolución.

Curso
Añade nombre del curso, por ejemplo, “Cuarto Año A”
[CURSO]

Añade una tabla titulada “Libros con atraso en la

Libros atrasados
devolución” que contiene el o los Título(s), Fecha
[LIBROS_ATRASADOS]
préstamo, Fecha plazo.

Multa Añade el saldo adeudado en pesos, por ejemplo,

[MULTA] “$700”

Fecha Emisión Añade la fecha de emisión, precedida por la comuna

[FECHA_EMISION] del establecimiento.

Nombre apoderado Añade el nombre completo del apoderado en el caso

[NOMBRE_APODERADO] de que este dato esté disponible.

Una vez que se haya escrito la carta y se haya presionado el botón “Guardar”, se
deberá configurar el tamaño del papel sobre el que se imprimirá la misma,
estableciendo sus medidas en milímetros.

Tamaño del papel

Se recomienda que en el proceso de crear diferentes cartas, se hagan pruebas para
entender de manera práctica la funcionalidad de los comandos recién señalados. Si se
desea hacer pruebas, se puede desmarcar el recuadro “Activa”, con lo que la carta que
se esté creando no aparecerá disponible para se asignada a los usuarios.

Si se han creado varias cartas, el sistema permitirá escoger cuál se generará para cada
usuario en la sección respectiva (Biblioteca, Circulación, Carta de aviso), por lo que
pueden crearse distintas cartas para casos de deuda de dinero o de atraso de
devolución; dirigidas al apoderado o al mismo usuario; etcétera.
3.4.7 Fichas bibliográficas

Esta pestaña de la sección Administración permite configurar e imprimir una ficha

bibliográfica, según las necesidades de cada establecimiento, siguiendo las mismas
indicaciones generales que para la “Carta de aviso”.

La ficha bibliográfica podrá contener cuánta información desee el encargado de

biblioteca, pudiendo precisar datos que van desde el título, hasta el código Dewey,
pasando por el año de edición o el número de copias que posee el establecimiento de
un determinado título.

3.4.7.1 Impresión

Imprimir Fichas Bibliográficas

Para imprimir las fichas de todos los libros, basta con seleccionar la opción referida y
pulsar el botón “Continuar”.

Si se desea generar la ficha de un determinado libro o grupo de libros, se debe escoger

la opción “Especificar los libros para imprimir fichas” y luego pulsar el botón
“Continuar”. Al hacerlo, se desplegará la opción “Buscar”, la que se deberá presionar
para dirigirse a una ventana en la que se solicitará escribir algún dato que identifique
el material sobre el cual se desea imprimir la ficha.

Una vez identificado el material, se debe hacer clic en la opción “Seleccionar” y luego,
en la primera ventana, otra vez clic sobre “Continuar”.
3.4.7.2 Configuración

La configuración de las fichas bibliográficas se debe realizar de la misma manera que

las cartas de aviso.

Pasos para crear una nueva ficha bibliográfica

• Ir a “Biblioteca”; “Administración”; “Fichas bibliográficas”

• Presionar el botón “Nueva ficha”
• Ingresar un nombre para la nueva ficha
• Marcar la casilla “Activa”
• Seleccionar la casilla si se desea “Aplicar a todos los libros del catálogo”
• Escribir ficha
• Determinar las dimensiones de la ficha, en milímetros
• Hacer clic sobre el botón “Guardar”

A la derecha de la pantalla, se pueden apreciar los comandos que permitirán que el

diseño de una misma ficha sea válido para todos los títulos que se desee. Para agregar
dichos comandos al cuerpo de la carta, bastará con seleccionar uno y hacer clic en el
botón “Insertar”.

Estos comandos y sus resultados se explican en la siguiente tabla:

Comando Acción

Logo colegio
Añade imagen del logo del colegio.
[LOGO_COLEGIO]

Nombre Autor
Añade el nombre del Autor
[NOMBRE_AUTOR]

Añade el nombre del Autor, en sentido inverso, es

Nombre Autor Inverso
decir primero el apellido y luego el nombre, separado
[NOMBRE_AUTOR_INVERSO]
de una “,” (coma).

Título
Añade el Título del material a la ficha bibliográfica
[TITULO]

Añade el número de edición de un título, en el mismo

Edición
formato en que se registró en la sección
[EDICION]
“Catalogación”.

País Añade el nombre del país en que se editó un

[PAIS] determinado título.

Editor Añade el nombre de la editorial bajo la cual se publicó

[EDITOR] un determinado material.
Año Edición
Añade el año en que se publicó el título.
[ANO_EDICION]

Código Autor/Título
Añade el Código Autor/Título del material
[CODIGO_AUTOR_TITULO]

Dewey Añade el Código Dewey, según se haya configurado

[DEWEY] en la sección “Catalogación”.

Número de Copias Añade el número de copias que se registran en la

[NRO_COPIAS] biblioteca

Una vez que se haya escrito la ficha y se haya presionado el botón “Guardar”, se
deberá configurar el tamaño del papel sobre el que se imprimirá la misma,
estableciendo sus medidas en milímetros.

Tamaño del papel

3.4.8 Revisión de Códigos

Aquí es posible buscar una obra tanto por Título o Autor, cerciorándose de esta manera
si sus respectivos “Código de Barra” y “Código de Pedido” han sido o no impresos. La
búsqueda se debe realizar por las primeras letras o palabras de un título o de un autor.
Una vez ingresado una palabra por ejemplo “Geografía” y seleccionando ordenar por
título, el resultado obtenido es el que aparece en el cuadro. Si se dejan los casilleros
en blanco y se pulsa el botón “Buscar”, el sistema entregará la lista completa de títulos
registrados en el sistema.

Para dar de alta un título bastará con hacer clic en el recuadro “Impreso”.Esto señala
que ya ha sido impreso el código según corresponda. Para finalizar la operación se
debe hacer clic en el botón “Guardar”.

Revisión de códigos
3.4.9 Carga de datos

Esta pestaña permite hacer una carga masiva de libros al sistema, tomando una
cantidad prácticamente ilimitada de material, ingresándola al mismo tiempo, mediante
el llenado de una planilla Excel.

Esta opción es altamente recomendable para el inicio del proceso de catalogación, ya

que permite hacer más expedito el trámite de creación de títulos y sus respectivas
copias.

Ante todo, se sugiere hacer pruebas con uno o dos libros antes de proceder a llenar un
archivo con un volumen muy grande de datos.

Para llevar a cabo el proceso íntegramente, se deben ejecutar 4 pasos, que

corresponden a las 4 opciones que presenta la pestaña:

• Subir Archivo
• Diagnóstico
• Revisión de datos
• Migración
3.4.9.1 Subir Archivo

El primer paso consiste en bajar una planilla desde la plataforma y llenarla con los
datos de todos los libros que se desee cargar en el sistema. Este procedimiento se
resume de la siguiente la manera:

Pasos para Subir Archivo

1. Presionar la palabra “Aquí” que señala el lugar donde está la planilla

2. Guardar el archivo ZIP en el disco duro
3. Abrir el archivo ZIP
4. Abrir el documento llamado “planilla_biblioteca.xls”
5. Llenar la planilla
6. Guardar la planilla en formato “texto delimitado por tabulaciones”
7. Hacer clic en el botón “Examinar” y encontrar el archivo TXT
8. Presionar el botón “Enviar”
9. Esperar mensaje de “Carga Exitosa”

1.- Presionar la palabra “Aquí” que señala el lugar donde está la planilla

2.- Guardar el archivo ZIP en el disco duro

 3.- Abrir el archivo ZIP

4.- Abrir el documento llamado “planilla_biblioteca.xls”

5.- Llenar la planilla

6.- Guardar la planilla en formato “texto delimitado por tabulaciones”

7.- Hacer clic en el botón “Examinar” y encontrar el archivo TXT

8.- Presionar el botón “Enviar”

9.- Esperar mensaje de “Carga Exitosa”

1.- Presionar la palabra “Aquí” que señala el lugar donde está la planilla

La palabra “Aquí” es un link que redirecciona hacia la ubicación del archivo que habrá
de ser bajado en orden a llenar la plantilla.

2.- Guardar el archivo ZIP en el disco duro

El archivo que se guardará en el disco duro corresponde a un archivo que está

“comprimido”. Este tipo de archivos se caracteriza por haber sido ‘transformados’ para
lograr dos fines: por una parte, ocupar menos espacio en el disco duro y, por otra,
empaquetar varios documentos en uno solo. La extensión de un archivo define la
naturaleza de éste, y en el caso del documento de la planilla de biblioteca se trata de
un archivo “ZIP”, aunque hay otras extensiones, por ejemplo, “RAR”, o “ACE”.

3.- Abrir el archivo ZIP

Al abrir el archivo, el usuario podrá encontrar dos documentos. Uno se llama

“instructivo.doc” y el otro “planilla_biblioteca.xls”. El instructivo contiene indicaciones
que ayudarán al llenado de la planilla, ya que define lo que significa cada columna y
orienta sobre los pasos a seguir cuando llegue el minuto de transformarlo a una
extensión “TXT”.

4.- Abrir el documento llamado “planilla_biblioteca.xls”

De los dos archivos que se encuentran al interior del documento ZIP, aquel que
permite el ingreso de los datos se llama “planilla_biblioteca.xls”. Contiene diversas
columnas con información, las que igualan la lógica de la sección “Catalogación” del
módulo Biblioteca. La apariencia de dicho archivo es:

5.- Llenar la planilla

La explicación de cada campo se entrega al final de este capítulo.

6.- Guardar la planilla en formato “texto delimitado por tabulaciones”

Una vez completa, se debe guardar la planilla seleccionando en el menú de Excel

“Archivo” la opción “Guardar como…”. En la ventana “Guardar como…”, seleccionar
desde el menú “Guardar como tipo” la opción “Texto delimitado por tabulaciones(txt)”.
De esta forma Excel creará un archivo de texto, el que debe ser subido al sistema para
cargar la biblioteca.

7.- Hacer clic en el botón “Examinar” y encontrar el archivo TXT

El archivo que se buscará en el disco duro tiene esta apariencia:

8.- Presionar el botón “Enviar”

Se recuerda que enviar el archivo es parte del primer paso. Luego habrá que proceder
con las otras opciones de la pestaña para verificar si la información que se ha subido
está correctamente ingresada.

9.- Esperar mensaje de “Carga Exitosa”

Explicación de los campos de la planilla:

Material: corresponde al tipo de material. Se puede escribir: Texto escolar, Revista,

Otro material seriado, Otro material no seriado, Libro (seriado), Libro, Lámina, Juego,
Cd rom, Cd de audio, Cassette, Calendario, Audiovisual.

Catálogo: corresponde a las categorías de público a la que están destinadas las

publicaciones. Se puede escribir: Profesores, Para todos, Adolescentes, 9 a 12 años, 10
años en adelante, etcétera.

Título: corresponde al nombre de la publicación.

Subtítulo: subtítulo de la publicación.

Título secundario: título secundario de la publicación, si lo hubiere.

Títulos adicionales: los títulos adicionales de la publicación, como podrían ser los
títulos de diversos cuentos en un libro de colección de cuentos.

Autor: nombre del autor de la obra que se cataloga. Si se trata de una publicación de
origen corporativo, se escribe el nombre la institución a cargo de la publicación, por
ejemplo, OIT, Mineduc, etcétera.

Autores adicionales: autores adicionales de la publicación, por ejemplo, en el caso

de un libro que compile cuentos de diversos autores, se escriben los más significativos
o los primeros tres que se mencionan.

Tópicos o Materias: temas de los que trata la publicación. Cada uno debe escribirse
en una columna diferente. Se sugiere escribir un mínimo de dos categorías. Algunos
ejemplos de éstas: cuento infantil, historia, aventuras, terror, literatura inglesa,
drama, ciencia ficción, realismo mágico, literatura latinoamericana, etcétera.

Páginas web: direcciones web relacionadas con la publicación, si las hubiere.

ISSN: código ISSN para publicaciones seriadas.

ISBN: código ISBN para publicaciones no seriadas.

LCCN: código LCCN de la publicación, si lo hubiere.

Volumen: cantidad de volúmenes en total que posee la publicación. El número exacto

de la copia se registrará más adelante.

Tomo: número de tomos en total que posee la publicación. El número exacto de la

copia se registrará más adelante.

Serie: nombre de la serie a la que pertenece la publicación, si la publicación pertenece

a una serie. Por ejemplo, “Las crónicas de Narnia” de C.S. Lewis, son una serie a la
que pertenecen “El León, la Bruja y el ropero”, “El Príncipe Caspian”; también las
“Crónicas vampíricas” de Anne Rice, son una serie a la que pertenecen “Entrevista con
el vampiro”, “Lestat el vampiro”, etcétera.
Dewey: corresponde al código Dewey de la publicación. Se recomienda visitar la
siguiente página http://www.upaep.mx/Biblioteca/Sistema_decimal.htm

Edición: corresponde al número de edición del material en proceso de catalogación.

Se puede escribir: 1, 2, 3, etcétera.

Editor: corresponde al nombre de la editorial a la que pertenece el material en

catalogación o en su defecto, a la institución que patrocina la publicación de un
determinado material. Se puede escribir cualquier casa editorial, por ejemplo,
Alfaguara, Andrés Bello, Universitaria, Paidós, McGraw-Hill, Mineduc, Minsal,
Greenpeace, OIT, etcétera.

Fecha Edición: corresponde al año de edición. Para el caso de publicaciones seriadas

es el año de publicación de la n°1.

Lugar: corresponde a la ciudad de publicación

País: país de publicación.

Idioma: idioma de la publicación. Se puede escribir: Alemán, Español, Español/Inglés,

Francés, Inglés o Italiano.

Frecuencia: corresponde a la frecuencia con que se publica una obra seriada. Se

puede escribir: Anual, Diaria, Mensual, Quincenal, Semanal, Semestral, Trimestral.

Detalles:

Ilustraciones: se indica si el material posee ilustraciones. Se escribe: Sí o No.

Número de páginas: corresponde al número de páginas del material que se cataloga.

En caso de contar con partes al inicio que no siguen la numeración de toda la obra (por
ejemplo, las páginas del índice se cuentan en números romanos), se utiliza el número
que indica la última página del libro.

Altura: corresponde en realidad a las dimensiones del texto. Se puede escribir por
ejemplo, “20 x 15”; “10 x 8 cm”, etcétera

Notas: este es un espacio para escribir cualquier observación que no cupiera en las
otras columnas y que añade información respecto al ejemplar que se está catalogando.

Código de Barras Alternativo: si anteriormente se utilizaba un código de barras y

desea que este sistema lo utilice, debe indicarlo en este campo. El código de barras
alternativo debe cumplir con el estándar EAN13 (13 dígitos). Si desea que el sistema
genere automáticamente un código de barras deje este campo en blanco.

Código de autor/título: este código debe ser diferente en cada copia y se construye
con las primeras tres letras del apellido del autor en mayúscula y la primera letra
significativa del título en minúscula.

Descripción: corresponde a un espacio disponible para los lectores del catálogo en

línea, en el que se pueden hacer comentarios relativos al contenido del texto.
Colección: se refiere a la colección a que pertenece la copia. Dependiendo de las
colecciones empleadas por la biblioteca, se puede escribir: Audiovisual, Biblioteca
General, Instrumentos Musicales, Juegos, Lectura Obligatoria, Lectura Personal,
Mapas, Profesores, Radios, Referencia, Referencia Domicilio, Referencia en Aula.

Ingreso por: corresponde a la forma de obtención de la copia. Se puede escribir:

Compra, Donación, Canje, Reposición.

Estado Físico: corresponde al estado físico de la copia que se está catalogando.

Dependiendo del grado de deterioro, se puede escribir Bueno, Regular, Malo o Perdido
por usuario.

Volumen: Número de volumen de la copia que se está añadiendo al catálogo. Este

dato debe tomarse desde el mismo libro o revista u otro, según sea el caso.

Tomo: Número de tomo de la copia que se está añadiendo al catálogo. También debe
tomarse desde el cuerpo del libro u otro material.

Copia: número de copia. Este dato diferenciará una misma publicación, bajo el mismo
título y autor, de otra. Mediante el número de copia se establecen las ‘unidades’ de
cada obra que posee la biblioteca. Sólo debe escribirse un número diferente para cada
una, por ejemplo, 1, 2, 3, 4, 5, y así sucesivamente (NO ingresar “c.1”, “c.2”,
etcétera).

Nro: campo de uso interno de Sineduc.

Moneda: moneda con la cual se adquirió la publicación. Por el momento, el sistema

sólo reconoce la moneda “Pesos”.

Proveedor: nombre del proveedor de la publicación.

Fecha Ingreso: fecha en la que se ingresa la copia al sistema. Es importante que la

configuración de la celda (en la planilla Excel) esté configurada en el siguiente
formato: “DD-MM-AAAA” (separada por guión), ya que de otra manera, la fecha no
será reconocida por el sistema. Si escribe la fecha, pero cambia de formato de manera
automática, debe intentar lo siguiente:

• Clic derecho sobre la celda (o un conjunto de celdas)

• Formato de celdas
• En “Categoría” escoger “Fecha”
• En “Locación” escoger “Español (Chile)”
• En “Tipo” escoger el formato adecuado “DD-MM-AAAA”
3.4.9.2 Diagnóstico

Una vez que se ha subido correctamente el archivo, se deberán ejecutar los tres
diagnósticos que aparecen en esta opción, los que corresponden a:

• Parámetros
• Inconsistencias
• Duplicidades

Al ejecutar estos diagnósticos, aparecerá información en pantalla que indicará cómo

continuar con el proceso. Por ejemplo, si en la columna “moneda”, se hubiera escrito
“Dólares”, el sistema arrojaría un error en este diagnóstico indicando que dicho
parámetro no es reconocido por el sistema. Al mismo tiempo, ofrecería un menú
desplegable con las opciones que sí reconoce el sistema. Una vez seleccionada la
opción definitiva, se debe hacer clic en el botón “Modificar”.

Error en los parámetros

El diagnóstico de duplicidades intenta evitar que se produzcan errores en la digitación,

por ejemplo, al escribir los nombres de un mismo libro varias veces con el fin de
agregar varias copias. Si esto ocurre, el sistema arrojará un mensaje indicando que
uno de los libros puede ser el mismo que otro, lo que se deberá corregir en el paso
siguiente llamado “Revisión de datos”.

Error de duplicidades
3.4.9.3 Revisión de datos

Este paso consiste en el chequeo de la información que se ha subido a la plataforma,

en el que podrán revisarse todos los títulos, nombres de autores, tópicos agregados,
etcétera. Existe la opción de ver sólo los datos distintos entre sí o todos los datos que
se han ingresado, pudiendo elegir, además, el número de copias que se visualizarán
por pantalla. Por defecto, el sistema arroja grupos de 50 resultados.

La función crítica de este paso, radica en que se puede modificar el texto que se haya
escrito. Para hacer esto se debe escribir el texto de la manera correcta y luego
presionar el botón “Actualizar”.

Revisión de datos

Este paso será el último antes de confirmar la carga masiva de información, por lo
tanto es la “última oportunidad” para cambiar un dato.

Luego de subido el archivo definitivo, modificar la información del material será posible
a través de las opciones ya revisadas en la sección “Catalogación”.
3.4.9.4 Migración

El último paso en la carga masiva de material a los registros de la biblioteca consiste

en “Ejecutar” la “Migración” de los datos.

Si se está cargando un número abundante de libros, este proceso puede tomar algunos
minutos, por lo que se recomienda altamente esperar a que el sistema termine, y ante
todo: NO PRESIONAR EL BOTÓN EJECUTAR POR SEGUNDA VEZ, ya que los archivos
podrían quedar “montados” unos encima de otros.