Planes de trabajo

Todo plan es un conjunto sistemático de actividades que se lleva a cabo para

concretar una acción. De esta manera, el plan tiende a satisfacer necesidades o
resolver ciertos planes.
Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar
información relevante para realizar un trabajo. Esta especie de guía propone una
forma de interrelacionar los recursos humanos, financieros, materiales y
tecnológicos disponibles.

En que consiste
La tecnología, la informática e Internet dan la oportunidad en la actualidad de que
quien desee realizar un plan de trabajo lo pueda hacer de una manera sencilla y
también de que el seguimiento y gestión de aquel sea de la misma forma. En
concreto, existen varios programas o plataformas que dan esta opción como sería
el caso, por ejemplo, de Comindwork, de Wrike, de Centraldesktop, de ProjectPier
o de Huddle.
Las acciones que aparecen incluidas dentro del plan de trabajo pueden ser
seguidas, controladas y evaluadas por el responsable; de esta manera, cuando la
organización está lejos de cumplir con sus objetivos, es posible dictaminar un
cambio en la conducta y rectificar las acciones.
Es importante subrayar que también existen los llamados planes de trabajo
individualizados que son aquellos que son realizados por profesionales, a nivel
personal, con el claro objetivo de planificar sus labores y de acometer un
seguimiento de las mismas para ver si cumplen los objetivos previstos. Por
ejemplo, este tipo de planes es habitual que sean desarrollados por los profesores
dentro del ámbito educativo y en aquellos se incluyen todos los datos relativos a
sus alumnos para realizar un control del desarrollo de aprendizaje de los mismos.
El plan de trabajo suele ser válido para un determinado periodo de tiempo. De
esta manera, las acciones que propone deben desarrollarse en un cierto plazo y
los objetivos tienen que ser cumplidos antes de una fecha límite. Al concluir un
plan de trabajo (que puede ser mensual o anual, por ejemplo), éste es
reemplazado por uno nuevo.

Como elaborarlos
Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y
procesos con los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus objetivos.
Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensión del alcance del proyecto.
Dentro del ámbito profesional o académico, los planes de trabajo te ayudarán a
mantenerte organizado mientras llevas a cabo algún proyecto. Con su ayuda,
podrás dividir un proceso en tareas más pequeñas y alcanzables, así como a
identificar las cosas que quieres lograr.
Pasos
1.

Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por

las que se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, deberás
determinar lo que quieres lograr con él para que así puedas prepararte
adecuadamente. Ten en cuenta que la mayoría de estos planes están
orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 año).
o En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor
saber qué proyectos se realizarán en el trascurso de los próximos
meses. Por lo general, se desarrollan justo después de una
evaluación anual de desempeño o cuando los equipos emprenden
proyectos de gran envergadura. Los planes de trabajo también
pueden ser el resultado de sesiones de planificación estratégica que
realiza la organización al principio de un nuevo año calendario o
fiscal.
o En el ámbito académico, los planes de trabajo pueden ayudar a los
estudiantes a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los
maestros a planificar el material didáctico para el semestre.
o Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te
ayudarán a determinar lo que piensas hacer, la manera en que lo
harás y la fecha en que planeas hacerlo. Si bien no son
estrictamente necesarios, te ayudarán a llevar un registro de tus
metas y tu progreso.
Escribe la introducción y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo
profesional, probablemente debas escribir una introducción y los antecedentes.
Esto le dará a tu supervisor o jefe la información necesaria para poner en contexto
el plan de trabajo. En un ámbito académico, estos puntos suelen ser innecesarios.
o La introducción debe ser breve e interesante. Recuérdales a tus
superiores la razón por la que vas a crear este plan de trabajo.
Asimismo, presenta los proyectos específicos que desarrollarás
durante este periodo.
o Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que
crearás el plan de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los
datos estadísticos de informes recientes, identifica los problemas que
es necesario resolver, o evalúa las recomendaciones o los
comentarios que hayas recibido en proyectos de trabajo anteriores.

Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo

referente a que ambos señalan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de
trabajo. No obstante, también debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las
metas son generales y los objetivos, más específicos.
o Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto.
Menciona el máximo resultado que esperas obtener con el plan de
trabajo y mantenlo en un ámbito amplio. Por ejemplo, establece
como meta completar un informe de investigación o aprender más
sobre la redacción.
o Los objetivos, por su parte, deben ser específicos y tangibles. En
otras palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los
cumplas. Por ejemplo, entrevistar personas para tu informe de
investigación sería un buen objetivo.
o En el caso de objetivos que varían considerablemente, muchos
planes de trabajo los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por
ejemplo, la meta a corto plazo de la empresa para aumentar el
público en un 30 % en tres meses podría variar considerablemente
de la meta a largo plazo de reforzar la visibilidad de la marca en los
medios sociales durante el próximo año.
o Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y
emplean verbos de acción con significado específico (por ejemplo,
“planear”, “escribir”, “incrementar” y “medir”) en lugar de unos con
significado ambiguo (por ejemplo, “examinar”, “entender”, saber”,
etc.).
Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo objetivos ”SMART”.
SMART (siglas en inglés para específico, medible, alcanzable, relevante y con
tiempo limitado) es un acrónimo utilizando por personas que buscan resultados
más tangibles y factibles en los planes de trabajo.
o Especifico. ¿Qué se hará exactamente y para quién? Explica el
público en el que te enfocarás y todas las acciones específicas que
emplearás para ayudarlo.
o Medible. ¿Se trata de un objetivo cuantificable y es posible medirlo?
¿Puedes contar los resultados? ¿Has estructurado el plan de trabajo
de una manera tal que “la salud en Sudáfrica se incremente en el
2020” o que los casos de VIH/SIDA en bebés sudafricanos recién
nacidos disminuya un 20 % en el dicho año?”.
 Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te
permita cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de
incidencia del VIH/SIDA en los recién nacidos de Sudáfrica, te
será imposible señalar con seguridad que pudiste reducirla en
un 20 %.
o Alcanzable. ¿Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y
con los recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo
en cuenta las limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un
objetivo razonable únicamente si tienes una empresa pequeña. No
obstante, si tu empresa es la que domina el mercado, este objetivo
es casi imposible.
 En algunos casos, quizás necesites consultar con un experto
o una autoridad para determinar si los objetivos establecidos
en el plan de trabajo son factibles.
o Relevante. ¿Este objetivo tendrá un efecto en la meta o estrategia
deseadas? Si bien quizás sea importante para la salud en general,
¿medir la talla y el peso de los estudiantes de secundaria produce
directamente un cambio en los procedimientos de salud mental?
Asegúrate de que tus objetivos y métodos establecidos guarden una
relación clara e intuitiva.
o Tiempo limitado. ¿Cuándo se logrará este objetivo o cuándo se
sabrá que todo está terminado? Especifica un plazo límite invariable
para el proyecto. Estipula (si es posible) qué resultados harían que el
 proyecto finalice de manera prematura, habiendo alcanzado todos
los objetivos.

Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que
necesitarás para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarán
según la finalidad del plan de trabajo.
o En un ámbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales
como un presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o
habitaciones, y libros. Si tu plan de trabajo es más formal, podrías
incluir un presupuesto detallado en un apéndice.
o En el ámbito académico, los recursos pueden incluir el acceso a
diversas bibliotecas, materiales de investigación (p.ej. libros,
periódicos y diarios), acceso a computadoras e Internet, así como
maestros y otras personas que puedan ayudarte en caso de que
tengas dudas.

Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstáculos que pueden

interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar
un informe de investigación para la escuela, podrías descubrir que tu itinerario
está demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada.
Por ende, una limitación sería tu horario demasiado apretado, de modo que
necesitarías eliminar algunas cosas durante el semestre para así finalizar con
eficacia el plan de trabajo (si tienes más de una clase difícil por semestre,
necesitarás recurrir a la planificación).
Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor
esencial en un buen plan de trabajo. ¿Quién será responsable de terminar
cada tarea? Puede haber un equipo de personas trabajando en una tarea
(ver el punto donde se mencionan los recursos), pero solo una será la
encargada de hacer que se complete a tiempo.

Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cómo

emplearás los recursos a tu disposición y superarás las limitaciones con la
finalidad de alcanzar tus metas y objetivos.
o Enumera las acciones específicas. Identifica las acciones diarias o
semanales que deberás realizar para poder cumplir con tus
objetivos. También enumera las acciones que los demás integrantes
de tu equipo deberán realizar. Considera la posibilidad de utilizar un
software de gestión de proyectos o un calendario personal para
mantener esta información organizada.
o Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo
tentativo, ten en cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y
que necesitarás contar con un espacio disponible que te impida
retrasarte.
Clases o tipos

Toda organización debe llevar a cabo una planeación. Este proceso consiste en
seleccionar proyectos y objetivos así como las acciones para lograrlos, lo cual
requiere toma de decisiones, es decir elegir una acción entre varias alternativas.
Debido a la amplitud de la planeación, existen ideas en conflicto en relación con
los planes. Para aclarar algunas de estas confusiones relacionadas con el proceso
de planeación es conveniente considerar los diferentes tipos de planes que existen
dentro de una organización.
Los planes pueden ser clasificados como: proyectos o propósitos, objetivos o
metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y
presupuestos.
Misiones o propósitos
La misión o propósito identifica el propósito básico, función o tareas de una
empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de operación
organizada, tiene o al menos debería tener, si es que tiene sentido, una misión o
propósito. Por ejemplo el propósito de una empresa en general es la producción y
distribución de bienes y servicios.
Algunos autores distinguen entre misión y propósito. Seria el caso, una empresa
que puede tener el propósito social de producir y distribuir bienes y servicios,
puede lograr esto al cumplir la misión de producir ciertas líneas de productos.
Objetivos o metas
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
Representan no sólo el punto final de la planeación sino el fin al que la
organización, la integración de personal, la dirección y el control están dirigidos.
Estrategias
La estrategia se define como la manera de determinar los objetivos básicos a largo
plazo de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación de
los recursos necesarios para alcanzar esas metas.
Políticas
Las políticas son guías generales para la conducta de la organización. Las
políticas, en general, establecen premisas amplias y limitaciones dentro de las
cuales tienen un lugar las actividades de planeación posterior. Una política es un
plan general de acción que guía a los miembros de la organización en la dirección
de sus operaciones.
Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y
asegurarse de que ésta será consistente y contribuirá con un objetivo. Las
políticas ayudan a:
 solucionar los problemas antes de que se vuelvan serios;
 hacer innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta;
 unificar otros planes.
Frecuentemente están publicadas en los manuales de organizaciones o políticas
de la empresa. Aún en aquellas situaciones en donde las políticas no estén
escritas, la organización debe tener todavía políticas que sean comprendidas y
conocidas claramente aunque se hayan establecido sin ceremonias.
Hay muchos tipos de políticas, como por ejemplo políticas de sólo contratar
ingenieros con capacitación universitaria.
Procedimientos
Los procedimientos son menos generales que las políticas y establecen
procedimientos y métodos más definidos para el cumplimiento de ciertas
actividades. La diferencia básica entre una política y un procedimiento es una
cuestión de jerarquía, ya que ambos proporcionan una guía con respecto a cómo
debe ser tomada una decisión particular.
Los procedimientos son planes que establecen un método necesario para el
manejo de actividades futuras. Son secuencias cronológicas de acciones
requeridas; son guías para la acción y detallan la manera precisa de cómo deben
realizarse ciertas actividades.
Reglas
Las reglas establecen acciones, o falta de acción, las cuales no permitirán que
existan desviaciones. Por lo común son el tipo de plan más simple. La finalidad de
una regla es reflejar una decisión gerencial de que cierta acción deba o no deba
seguirse
Programas
Los programas son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para realizar un curso de acción determinado.
Presupuesto
Es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en términos
numéricos. Puede expresarse en términos financieros, laborales, unidades de
producto o en cualquier término numéricamente conmensurable.