CÓDIGO:

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS D-3419-601

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS DE APOYO E
INFORMÁTICA - DRAI VERSIÓN:
01

1. DEFINICIÓN

Esta guía tiene como objetivo normalizar la elaboración de los documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad SGC, en el Departamento de Recursos de
Apoyo e Informática DRAI, de la Facultad de Ingeniería.

Las instrucciones dadas en esta guía cubren todos los documentos internos que
se generen en el SGC del DRAI. A continuación se explica la diferencia entre
documentos internos y externos:

Documentos internos

Son aquellos que describen el quehacer de DRAI y que son generados al interior
de la dependencia, tales como: Manual de calidad, Procedimientos, Formatos,
Guías e Instructivos.

Documentos externos

Son aquellos que describen o regulan actividades relacionadas con el SGC del
DRAI y que han sido generados al exterior de la dependencia, tales como:
contratos, catálogos, normas obligatorias y resoluciones de Ley.

2. DOCUMENTOS DEL SGC

Los diferentes tipos de documentos del SGC del DRAI se citan a continuación:

Manual de calidad

Este documento es de carácter obligatorio para el SGC y establece las directrices

que dan cumplimiento a los requisitos establecidos en la norma NTC – ISO
9001:2000.

Procedimiento

Documento que describe la forma y los pasos específicos para llevar a cabo un
proceso.

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Guías o Instructivos
Documento que detalla una actividad o conjunto de actividades inherente a un
proceso o procedimiento y que por su grado de complejidad o por facilidad de
comprensión requiere aclararse.

Formatos

Documentos que sirven para consignar datos generados de una actividad

desempeñada, proporcionan evidencia de dicha actividad o presentan resultados
obtenidos.

Documentos de referencia

Son documentos tanto en formato impreso como electrónico que aplican a un

procedimiento, sirven de base y de orientación para que los funcionarios presten
adecuadamente los servicios, Entre ellos tenemos: manuales, folletos, libros,
reglamentos, archivos electrónicos o impresos, estadísticas, bases de datos,
decretos, leyes, resoluciones, acuerdos, etcétera.

3. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

Encabezados

El encabezado va únicamente en la primera página del documento y consta de:

• El logotipo de la Universidad de Antioquia.
• Título o nombre del documento del SGC: centrado, en negrita y en letra
Arial 10, de no ser posible, se utilizará el tamaño inmediatamente menor
que se acomode al espacio disponible.
• Dependencia de origen: indica la Dependencia a la cual pertenece el
documento. Se escribe preferiblemente en letra Arial 12 o el tamaño
inmediatamente menor que se adapte al espacio disponible, en negrita y
centrado.
• El logotipo de la Facultad de Ingeniería.
• Código: identificación alfanumérica que se asigna a cada procedimiento,
instructivo, guía, manual o formato, entre otros. Se escribe en letra Arial,
tamaño 10, sin negrilla y centrado. Tiene la siguiente configuración: X-3419-
###. Donde: X puede ser M para manuales, P para procedimientos, F para
formatos o D para guías, instructivos y en general cualquier otro documento
del SGC; 3419 corresponde al Centro de Costo de la Dependencia y ### en
el cual el primer dígito indica el número del proceso y los dos siguientes el
consecutivo del documento.
• Versión: identifica el número de ediciones que ha tenido el documento.
Cuando se modifique el documento la versión aumenta, se escribe en Arial
10, negrita y centrado

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 El encabezado general es el siguiente:

CÓDIGO:
GUÍA DE LEVANTAMIENTO DE REQUISITOS D-3419-201
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS DE APOYO E
INFORMÁTICA - DRAI VERSIÓN:
01

Sólo para los procedimientos, se agrega lo siguiente al encabezado:

• Elaboró: identifica el nombre de la persona o grupo de la Dependencia que

elabora el documento. Se escribe en Arial 10, sin negrita y centrado.
• Fecha de elaboración: se escribe el mes y el año en Arial 10 sin negrita y
centrado.
• Aprobó: Nombre del Jefe de la Dependencia donde se elabora el
procedimiento. Se escribe el mes y el año en Arial 10 sin negrita y centrado.
• Fecha de aprobación: se escribe el mes y el año en Arial 10 sin negrita y
centrado.
• Revisó: Nombre del Representante de la Dirección, encargado de la
revisión del procedimiento. Se escribe el mes y el año en Arial 10 sin
negrita y centrado.
• Fecha de revisión: se escribe el mes y el año en Arial 10 sin negrita y
centrado.

El encabezado para los procedimientos es el siguiente:

PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO DE UN CÓDIGO:

SISTEMA DE INFORMACION P-3419-201
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS DE APOYO E VERSIÓN:
INFORMÁTICA – DRAI 01
ELABORÓ APROBÓ REVISÓ
Juan Carlos González P. Martha Zapata R. Mónica Agudelo B.
Diony Arredondo H.

FECHA FECHA FECHA

Julio de 2005 Febrero de 2006 Febrero de 2006

Contenido del Manual de Calidad

El manual de Calidad está dividido en varios capítulos los cuales contienen como
mínimo una descripción de la Dependencia y la forma como se cumplen los
capítulos de la norma NTC-ISO 9001:2000: misión, visión, política y objetivos de
calidad, mapa de procesos, caracterizaciones, entre otros.

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Contenido de los procedimientos documentados

Los procedimientos tienen los siguientes capítulos o secciones:

1. DEFINICIÓN

Describe el objetivo y el alcance que se logra con el procedimiento. El objetivo

establece claramente lo que se obtiene con el procedimiento (propósito del
procedimiento). El alcance expresa el ámbito o aplicabilidad del procedimiento,
teniendo en cuenta la delimitación del mismo, desde una actividad inicial hasta
una final o el campo de aplicación del procedimiento, a quien se dirige:
personas, procesos, organizaciones, sistemas, entre otros.

2. CONTENIDO

El contenido de los diferentes procedimientos se describe a tavés de la

siguiente matriz:

PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÒN

01
DEPARTAMENTO O
DEPENDENCIA/
Cargo

PROCESO
Nombre del proceso

UBICACIÓN

Donde:

Paso

Es un número consecutivo que va desde el 01 hasta el número necesario de

pasos para la terminación del procedimiento.

Dependencia

Se refiere a la Dependencia que realiza las actividades del respectivo paso de

acuerdo con la Carta Orgánica de la Universidad; el nombre de las
dependencias se escribe en mayúscula sostenida.

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 Oficio

Es el cargo de la persona encargada de realizar el paso, acorde con la planta

de cargos de la Universidad, supernumerario o contratista según el caso. El
nombre del cargo se escribe con mayúscula inicial.

También es posible que se utilicen denominaciones genéricas frente a la

normatividad de la Universidad o al Sistema de Gestión de la Calidad SGC, por
ejemplo: Auditor Interno de Calidad, Interventor, Ordenador del Gasto, Comité
de Calidad, Representante de la Dirección, entre otros.

En caso de que en una Dependencia existan varios cargos iguales y sea

necesario diferenciarlos al interior de un procedimiento para efectos de
facilidad de comprensión de las tareas y asignación de las responsabilidades,
se anexa un literal consecutivo al nombre del cargo. Ejemplo: en el caso de
que existan varios Auxiliares Administrativos éstos se diferencian así: Auxiliar
Administrativo A, Auxiliar Administrativo B, y así sucesivamente.

Proceso

Corresponde a la denominación del proceso al cual se asocian las actividades

descritas en cada paso. Esta denominación del proceso es igual a la estipulada
en el manual de calidad.

Ubicación

Elemento que permite el acceso a información más completa acerca de los

responsables de la ejecución del paso, por medio de un vínculo al Directorio de
Servidores Públicos de cada SGC, como se muestra en la siguiente matriz:

Funcionario Dependencia Sede Bloque Oficina Cargo Teléfono Correo

electrónico

Descripción

Se describen detalladamente las actividades que se desarrollan en cada paso.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

En esta sección se citan todos aquellos documentos relacionados con el

procedimiento (leyes, manuales, procedimientos, entre otros). Incluyendo el
título, dirección de página Web o documento que sirve como referencia de
consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento. Se pueden
incluir documentos de referencia tanto internos como externos a la
Dependencia.

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 4. REGISTROS

En esta sección se relacionan todos los registros que se generen en el

procedimiento, para lo cual se utiliza la siguiente matriz:

CÓDIGO RESPONSABLE LUGAR DE TIEMPO DE

NOMBRE CLASIFICACIÓN DISPOSICIÓN
FORMATO DE DILIGENCIAR ARCHIVO ARCHIVO

Donde:

Código

Es el código que se asigna a los diferentes formatos utilizados para el registro

de la información, si no existe un código definido se debe escribir “no aplica”.

Nombre

Es el nombre asignado al respectivo registro.

Responsable de diligenciarlo

Es el nombre del cargo del responsable del diligenciamiento del registro

correspondiente, acorde con la planta de cargos de la institución.

Lugar de archivo

Sitio donde se guarda el registro realizado.

Clasificación

Forma en que se archivan los registros: por fecha, por código, entre otros.

Tiempo de archivo

Tiempo durante el cual los registros permanecen en el lugar de archivo.

Disposición

Acción que se toma con el registro cuando termina el tiempo de archivo.

5. NOTA DE CAMBIO

En este capítulo o sección se explica cualquier modificación que se realice al

procedimiento.

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 6. ANEXOS

Relación de los documentos que se requieren para la ejecución del

procedimiento: flujogramas, cuadros, formatos, entre otros. El anexo 1 en un
procedimiento es el flujograma y tiene carácter obligatorio.

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