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EXPEDIENTE
JUDICIAL ELECTRÓNICO
Informes de Modernización
Judicial en España
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EXPEDIENTE
JUDICIAL ELECTRÓNICO
Informes de Modernización
Judicial en España
ÍNDICE
1. Presentación................................................................................................... 5
2. definiciones y abreviaturas............................................................................... 7
3. Resumen Ejecutivo.......................................................................................... 9
4. Contexto y Antecedentes.............................................................................. 12
5. Justificación................................................................................................... 15
6. Definición y planificación del Proyecto........................................................... 16
6.1. Definición conceptual............................................................................. 18
6.2. Definición específica............................................................................... 22
6.3. Planificación de la ejecución................................................................... 28
7. Proyectos de carácter general....................................................................... 34
7.1. Proyecto de Definición............................................................................ 34
7.2. Proyecto de Gestión de Riesgos y Plan de Contingencia........................ 35
7.3. Proyecto de Coordinación General......................................................... 36
7.4. Proyecto de Implantación....................................................................... 38
7.5. Proyecto de Preapertura......................................................................... 39
7.6. Proyecto de Estabilización...................................................................... 42
8. Proyectos organizativos................................................................................. 47
8.1. Proyecto de Organización del SDD......................................................... 47
8.2. Proyecto de Documentación del SDD.................................................... 51
8.4. Proyecto de Mudanza al SDD................................................................. 58
8.5. Proyecto de Digitalización Masiva........................................................... 58
8.6. Proyecto de Archivo definitivo de la Documentación............................... 60
8.7. Proyecto de Formación y Capacitación.................................................. 62
8.8. Proyecto de Comunicación y Sensibilización.......................................... 66
8.9. Proyecto de Evaluación.......................................................................... 68
8.10. Proyecto de Implantación del Sistema de Calidad................................ 70
9. Proyectos tecnológicos................................................................................. 71
9.1. Proyecto de Integración Tecnológica...................................................... 71
9.2. Proyecto de Desarrollo de Aplicaciones.................................................. 73
9.3. Proyecto de Gestión de Usuario Único................................................... 77
9.4. Proyecto de Adecuación Tecnológica de Sedes...................................... 77
9.5. Proyecto de Adecuación del Puesto de Trabajo...................................... 78
9.6. Proyecto de Apoyo al Usuario y Resolución de Incidencias.................... 79
9.7. Proyecto de Ejecución de Pruebas Piloto............................................... 80
10. Resultados y mejoras obtenidas.................................................................. 82
11. Conclusiones y Recomendaciones.............................................................. 84
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Informes de Modernización Judicial en España
ÍNDICE FIGURAS
Figura 1. Esquema de evolución del contexto Figura 17. Modelo de ficha descriptiva de
con la implantación del EJE.............................13 puestos del SCRRDA de la AN........................55
Figura 2. Fases del proyecto y relación de Figura 18. Ejemplo de recorrido de la
principales actividades implicadas...................16 documentación y distribución de puestos........57
Figura 3. Arquitectura global de desarrollo Figura 19. Adecuación del SCRRDA de
del proyecto....................................................18 la AN...............................................................58
Figura 4. Mapa Documental: Categorización Figura 20. Formación presencial para
jerárquica de la información.............................24 personal de la Audicencia Nacional. ...............64
Figura 5. Plan de Simulación: particularización Figura 21. Índice y CD de los Manuales del
por orden judicial.............................................27 EJE en la AN...................................................65
Figura 6. Mapa de proyectos para la Figura 22. Imagotipo del Proyecto de
implantación del EJE.......................................31 Implantación del EJE.......................................68
Figura 7. Esquema de dependencias Figura 23. Ejemplo de materiales de
funcionales entre los proyectos........................32 comunicación en el EJE de la AN....................68
Figura 8. Ejemplo de cronograma de Figura 24. Ejemplo de medios de
actividades de preapertura..............................41 sensibilización en el EJE de la AN....................69
Figura 9. Diagrama de procesos del Servicio Figura 25. Ejemplo de ficha descriptiva de
de Digitalización Diaria.....................................48 indicador del EJE en la AN..............................71
Figura 10. Diagrama y tareas del proceso de Figura 26. Objetivos específicos del Sistema
recepción........................................................49 de Calidad.......................................................71
Figura 11. Carátula de documentación de Figura 27. Control de acceso al Registro de
entrada en el SCRRDA de la AN......................49 Entrada de la AN.............................................74
Figura 12. Diagrama y tareas del proceso de Figura 28. Registro de Entrada de la AN:
catalogación y reparto.....................................50 Recepción.......................................................75
Figura 13. Diagrama y tareas del proceso de Figura 29. Registro de Entrada de la AN:
digitalización....................................................50 Catalogación...................................................75
Figura 14. Diagrama y tareas del proceso de Figura 30. Gestor Documental de la AN...........76
archivo. ..........................................................51 Figura 31. Configuración del puesto de
Figura 15. Manuales del SCRRDA de la AN.....52 trabajo tipo con el EJE.....................................79
Figura 16 Relación de procedimientos de
aplicación al SCRRDA de la AN....................53
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EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
1. PRESENTACIÓN
España está haciendo un gran esfuerzo en el desarrollo de la administración
electrónica. Tanto es así que, a día de hoy, los resultados de 2010 del informe
bienal eReadiness de Naciones Unidas [N1] han situado a España en el puesto
diez del ranking mundial.
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Informes de Modernización Judicial en España
La idea de la oficina sin papeles es el horizonte que se plantea cuando se habla La Justicia española se
de la Administración Electrónica. En el ámbito de la Administración de Justicia moderniza para ofrecer
este concepto toma más relevancia por el impacto que tendrá en los juzgados y un servicio público
tribunales. Se trata de responder de forma rápida al cada vez más insostenible tecnológicamente
volumen de papel que se gestiona a diario en los juzgados, tribunales y Oficinas avanzado, más ágil
Judiciales. y eficiente, que
garantice los derechos
El plan de la Oficina Judicial sin papeles supone un objetivo necesario y
de los ciudadanos.
prioritario para la prestación de servicios judiciales eficaces y de calidad. La
En este imparable y
definición y puesta en marcha del expediente judicial electrónico es el punto
necesario proceso de
de partida, junto con otras medidas organizativas para la modernización de la
renovación, englobado
Justicia, como la Oficina Judicial.
en el Plan Estratégico
Este ambicioso proyecto se pone en marcha inicialmente en la Audiencia de Modernización del
Nacional para extenderse luego por el resto de órganos judiciales, permitiendo Sistema de Justicia
la progresiva desaparición del papel. Así, también están avanzados los 2009-2012 del Ministerio
trabajos en el Tribunal Supremo, en la Fiscalía de la Audiencia Nacional, en de Justicia, cobra
la Fiscalía Especial Antidroga, en la Fiscalía Especial contra la Corrupción y la especial importancia
Criminalidad Organizada, en el Tribunal Superior de Justicia de Castilla León y la implantación del
en las Audiencias Provinciales y Juzgados de las ciudades de León y Burgos. expediente judicial
electrónico. Esta
implantación, inicialmente
en la Audiencia Nacional,
y progresivamente
en otros juzgados y
tribunales del país,
permitirá la progresiva
superación de una
secular tradición jurídica
basada en el papel y la
adecuación de la Justicia
española a los nuevos
tiempos.
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2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ABREVIATURAS Y
SIGNIFICADO
ACRÓNIMOS
AN Audiencia Nacional
Definiciones
El uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en
Administración las administraciones públicas, combinado con cambios organizativos
electrónica [N6] y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los
procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas
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Informes de Modernización Judicial en España
Definiciones
Esquema Judicial Marco de colaboración bajo el paradigma de la compatibilidad,
de Interoperabilidad reusabilidad y seguridad, garantizando la implantación de la
y Seguridad (EJIS) Administración Judicial electrónica a través de la interoperabilidad de
[N8] todas las aplicaciones informáticas
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3. RESUMEN EJECUTIVO
La implantación del expediente judicial electrónico en la Administración de
Justicia española constituye uno de los proyectos más ambiciosos y relevantes
de los que se encuentran actualmente en curso en el ámbito de la Justicia.
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Los proyectos menores que integran el proyecto global (y sus respectivas áreas
de actuación) resultan:
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4. CONTEXTO Y ANTECEDENTES
La Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia del
Ministerio de Justicia lleva más de año y medio trabajando de forma continua en
este macroproyecto con la inestimable colaboración de la Audiencia Nacional
(AN). Se califica como “macroproyecto” porque está integrado, a su vez, por
más de veinte proyectos menores a través de los que han sido estudiadas,
planificadas y detalladas todas y cada una de las actuaciones organizativas y
tecnológicas que han permitido llegar a la fase operativa o de implantación, en
la que en el momento de edición del presente documento se encuentra en la
Audiencia Nacional.
Ello permite, por una parte, adaptar la herramienta a las necesidades propias
de cada tipo de órgano judicial/fiscal integrando lo nuevo (nuevas aplicaciones
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5. JUSTIFICACIÓN
El proyecto de Implantación del Expediente Judicial Electrónico está encaminado
a lograr una Administración de Justicia con “papel cero“, que garantice una
mayor agilidad, eficacia y transparencia de los procesos. El expediente judicial
electrónico significará un importante ahorro en recursos y una simplificación de
la gestión documental, lo que repercutirá en una mayor celeridad en la adopción
de las resoluciones y, en consecuencia, en una reducción de los tiempos de
espera. Todo ello, con el objetivo de avanzar hacia una administración de
justicia más segura y garante de los derechos de la ciudadanía.
•• Una justicia más accesible, ya que será posible consultar los datos del
expediente judicial desde cualquier puesto con acceso a Internet, sin
necesidad de acudir a las Oficinas Judiciales.
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Por todo ello, tanto la definición del proyecto como su desarrollo, seguimiento y
control requieren la aplicación de un análisis sistémico, de forma que se abarque
la totalidad de los aspectos implicados, sus interacciones y su evolución en el
tiempo.
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•• Digitalización de la documentación
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Por ello, se deberá implementar un Gestor Documental con, entre otras, las
siguientes funcionalidades:
-- Búsqueda simple.
-- Búsqueda avanzada.
-- Lectura de documentos.
-- Envío de documentos.
-- Compartición de documentos.
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»» Visualizar el documento.
•• Acceso al ciudadano
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•• Archivo de documentos
•• Políticas y arquitectura
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•• Mapa Documental
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»» Metadatos Descriptivos
»» Metadatos Administrativos
»» Metadatos Estructurales
Para cumplir con este requisito, se han tenido en cuenta diferentes aspectos
contemplados en normas internacionales como son ISO 23081-1:2008;
23081-2:2008; el estándar DublinCore Metadata y el estándar de preservación
PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies), procediendo a
su estudio y valoración en su aplicación al sistema.
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•• Digitalización masiva
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Una vez determinado qué expedientes están vivos y cuáles muertos, se debe
discernir, de aquellos vivos, cuáles morirán antes de la fecha prevista para
la implantación fijada para cada bloque de órganos. Esto supondrá que,
aquellos expedientes que se consideren cerrados o muertos a la finalización
de los trabajos e inmediatamente antes de la implantación, lógicamente, no
deben ser incorporados al sistema ni, por tanto, digitalizados.
•• Plan de Simulación
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•• Toma de requisitos
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DEFINICIÓN
GESTIÓN
GESTIÓN DE RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIA
PREAPERTURA IMPLANTACIÓN
ESTABILIZACIÓN
EVALUACIÓN
SISTEMA DE CALIDAD
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La correcta definición de todos los elementos implicados en cada uno de los proyectos
(resultados, requisitos, recursos, responsabilidades, dependencias y plazos) resulta fundamental
para asegurar el éxito de la implantación del EJE. Por ello, se hace imprescindible la ejecución
de un proyecto específico de Definición general con continuidad en el tiempo hasta la propia
fase de transición. Durante la ejecución de este proyecto, se analizarán las definiciones propias
de cada proyecto menor a partir del objetivo y definiciones del proyecto global y, al mismo
tiempo, se integrarán las particularidades de cada proyecto en la definición general. Este
ejercicio continuo de análisis y síntesis de definiciones asegurará la coherencia entre el proyecto
global y los proyectos menores en que se desagrega.
Por último, la complejidad de las aplicaciones informáticas a desarrollar y, sobre todo, de las
interrelaciones, las comunicaciones y las sincronizaciones entre las mismas exige ejecutar, no
sólo los correspondientes proyectos de desarrollo de cada una de las herramientas informáticas
necesarias, sino un proyecto específico de Integración Tecnológica con entidad propia
independiente de los proyectos de desarrollo de las aplicaciones. Este proyecto de integración
proporcionará la visión global del sistema tecnológico y deberá iniciarse antes de cualquier
trabajo de desarrollo tecnológico, de forma que quede totalmente definida la arquitectura global
del sistema y asegure la coherencia entre todas las aplicaciones desde el mismo inicio del
proyecto global.
El establecimiento de estos tres proyectos con entidad propia e independientes del resto,
particularmente del de Coordinación General, favorecerá la uniformidad de criterios y de
directrices y la alineación del resto de proyectos en tres ámbitos críticos: definiciones, riesgos
y desarrollos tecnológicos.
Uno de los aspectos relevantes para asegurar la correcta implantación del expediente judicial
electrónico lo constituye la coordinación general del conjunto total de actividades implicadas.
Dada la fuerte interrelación y dependencia entre los diferentes proyectos, esta coordinación
incluye la sincronización correcta de participantes en la ejecución de tareas y en la obtención de
resultados. La identificación de las dependencias y el avance armonizado, coordinado y estable
de todos los proyectos favorecerá minimizar desajustes de programación y de los recursos
asignados.
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Dicho proyecto deberá analizar detalladamente cada uno de los proyectos menores que
integran el proyecto global, determinar las repercusiones mutuas ante desviaciones particulares
e identificar el camino con riesgos críticos para establecer los adecuados y oportunos
mecanismos de seguimiento, control y actuación.
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•• Identificar las tareas tipo, así como las tareas críticas en el desarrollo
del proyecto global y de cada uno de los proyectos que lo integran.
El documento está estructurado en las distintas fases del proyecto y los ámbitos
de actuación aplicables: fases de despliegue, transición y operativa, y ámbitos
tecnológico y de gestión del cambio, respectivamente.
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Las reuniones de proyecto global. Dichas reuniones deben celebrarse a los niveles organizativos
seguimiento y control y de decisión que proceda en función del ámbito de actuación necesario.
a los diferentes niveles No obstante, es imprescindible planificar y llevar a cabo las reuniones a alto
de ejecución del nivel directivo que aseguren la implicación directa de la alta dirección de las
proyecto deben contar organizaciones y de las áreas involucradas en el proyecto.
con los participantes Las reuniones de seguimiento y control a los diferentes niveles de ejecución del
adecuados, tanto en proyecto deben contar con los participantes adecuados, tanto en representación
representación de los de los grupos implicados como en el nivel de decisión que proceda.
grupos implicados
como en el nivel de Así, en este sentido, se constituye el Grupo Técnico de la Implantación (GTI)
decisión que proceda. con participación de los máximos niveles de representación de las áreas
tecnológicas como del resto de las áreas implicadas (formación, comunicación,
etc.).
Para asegurar la correcta coordinación del proyecto, a todos los niveles, deben promoverse
las reuniones de seguimiento y de intercambio de información no sólo a nivel directivo, sino
también a nivel operativo con la participación de todas las partes, áreas y empresas implicadas.
La planificación de ejecución de actividades debe ser el resultado consensuado de todos
los participantes como consecuencia del conocimiento completo de las tareas, esfuerzos y
recursos necesarios.
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Es importante que todas las acciones que se están ejecutando y que quedan por
ejecutar en los días inmediatamente anteriores y posteriores a la implantación
del expediente judicial electrónico para su correcta puesta en funcionamiento
estén coordinadas y planificadas.
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•• Atención al público.
•• Recepción de documentación.
•• Actuaciones urgentes.
•• Celebración de vistas.
En el ámbito logístico se presentan los aspectos necesarios para que en los días
inmediatamente previos a la entrada en funcionamiento del expediente judicial
electrónico se haga efectiva la desaparición del papel en los órganos judiciales/
fiscales afectados y se garantice que espacios, mobiliario y equipamiento está
disponible para el correcto funcionamiento del Servicio de Digitalización Diaria
y los órganos judiciales/fiscales afectados por la entrada del expediente judicial
electrónico.
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PROYECTO DE PREAPERTURA
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Los resultados esperados en cada uno de los ámbitos identificados son los
siguientes:
a Componente Tecnológico
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b Componente organizativo
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8. PROYECTOS ORGANIZATIVOS
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a Recepción
Una vez que los documentos han sido entregados al personal del nuevo
servicio, se realizará una revisión o cotejo de los mismos para su validación,
verificando que la información necesaria al respecto está cumplimentada y
que no se ha producido ningún error en la misma.
b Catalogación y reparto
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c Digitalización
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d Archivo
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•• Servir para el análisis de las tareas que contiene, de forma que la utilización
por todo el personal hace posible una actualización, corrección y mejora
continua del mismo;
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La información clave de los puestos de trabajo que componen la organización objetivo del
SCRRDA se ha estructurado a partir de fichas descriptvas, que recogen los datos más relevantes
que caracterizan a cada uno de los puestos identificados.
-- Documentalista
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•• La austeridad presupuestaria.
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Para favorecer la correcta catalogación del gran volumen de documentación objeto del proyecto
de Digitalización Masiva, se considera fundamental potenciar los mecanismos para estandarizar
y unificar los criterios de asignación de sus metadatos.
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•• Formación e-Learning
•• Formación presencial
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La formación presencial impartida ha superado las 800 h con la asistencia de más de 500
usuarios contemplando los siguientes ámbitos: el Gestor Documental, la firma en el EJE,
Minerva y el EJE, Herramientas del SCRRDA (Recepción, Catalogación, Digitalización y Archivo)
y, Manuales de Puestos, Procedimientos y Organización del SCRRDA.
Una vez que el nuevo sistema del expediente judicial electrónico ya está en
producción, se presta soporte al usuario para conseguir su capacitación en el
nuevo modelo, solventar dudas y colaborar en la resolución de incidencias. El
objetivo es fomentar el desarrollo de sus habilidades desde el primer momento
y evitar, en la medida posible, errores de base o vicios y limitaciones en el
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Tras la implantación del nuevo modelo, durante la fase de su estabilización, se debe evitar que
el personal de dinamización desvíe el foco de su actividad al dedicarse a dar soporte al equipo
de resolución de incidencias tecnológicas de las aplicaciones y quitar, por tanto, parte de sus
recursos y su dedicación a su cometido de capacitación del usuario.
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9. PROYECTOS TECNOLÓGICOS
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•• Registro de Entrada
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Información del
procedimiento
destino
Documentos
entregados
•• Gestor Documental
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•• Gestión de Archivo
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•• Portafirmas
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Si bien el desarrollo de cada una de las aplicaciones que componen el EJE puede abordarse
como un subproyecto o tarea independiente del resto, sin embargo, el trabajo importante
de integración que conllevará el proyecto global aconseja potenciar la comunicación y el
intercambio de información entre los diferentes equipos de desarrollo.
El proyecto de Desarrollo de las Aplicaciones deberá estar, desde el primer momento, totalmente
tutelado por el proyecto de Integración Tecnológica.
Para poder identificar los usuarios y perfiles del nuevo sistema, se debe
elaborar un listado exhaustivo de todo el personal del órgano judicial/fiscal
por ámbitos, jurisdicciones y sedes, recopilando la información actual de
cada usuario y aquella adicional que sea necesaria como futuros usuarios del
expediente judicial electrónico. La identificación exhaustiva del personal, sus
características y su tipología de actividad en el órgano judicial/fiscal permitirá
la clasificación de los mismos en los perfiles de usuario definidos en el sistema
del EJE.
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Con carácter general, el trabajo con el nuevo modelo del expediente judicial
electrónico implica la sustitución de la documentación en papel, disponible en
el propio puesto de trabajo junto a la pantalla del ordenador con la aplicación
de gestión procesal en curso, por su réplica en formato electrónico. Así, la
necesidad de disponer simultáneamente de la aplicación de gestión procesal y
de la información del expediente judicial hace imprescindible habilitar la doble
pantalla en el puesto de trabajo.
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La configuración de los equipos de los usuarios resulta trascendental para la estabilización del
nuevo sistema. Carencias, errores o limitaciones de configuración de equipos son determinantes
para el funcionamiento o no de las herramientas informáticas y, por tanto, del sistema completo.
Independientemente de los propios fallos del sistema que pueden ocasionar los errores de
configuración de equipos, resulta crítico el impacto que pueden ocasionar en la estabilización
por no tenerlos identificados y desviar esfuerzos y recursos al análisis y resolución de incidencias
en otras áreas (desarrollo, comunicaciones, etc.) para intentar encontrar la causa.
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La eficaz resolución de incidencias desde el momento de puesta en real del nuevo sistema resulta
fundamental para asegurar la rápida estabilización del sistema. Debido a la elevada complejidad
tecnológica del expediente judicial electrónico resulta conveniente la creación de grupos de
trabajo específicos por tipología de incidencias tecnológicas para abordar la resolución de las
mismas, tanto para eliminar la causa raíz de la incidencia como las consecuencias o efectos
generados.
Dichos grupos de trabajo deberán contar con la participación de los diferentes equipos de
desarrollo y de las áreas de la SGNTJ con implicación en la correspondiente tipología de
incidencias. Asimismo, se deberán asignar las correspondientes responsabilidades de
coordinación y liderazgo.
Estos grupos definirán planes de trabajo con las actuaciones, a corto plazo y a medio plazo,
necesarias para resolver las incidencias. Las actuaciones comprenderán tanto acciones de
carácter paliativo (corrección o atenuación de los efectos de la incidencia) como correctivo
(eliminación de la causa origen de la incidencia) y preventivo (eliminación de posibles incidencias
equivalentes o semejantes en el resto del sistema).
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•• Ahorro de papel;
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•• Una justicia más accesible, tanto por parte de los profesionales directamente
ligados al ámbito judicial como por el propio ciudadano.
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