Guia Sig - PPSX

GUÍA PRÁCTICA DEL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

Última actualización: 17-septiembre-2015
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
LA UNAD
GENERALIDADES DEL SIG
ESTRUCTURA DEL SIG
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
GLOSARIO
CONTENIDO
• Introducción
• La UNAD
• Misión
• Visión
• Estructura Organizacional
• Generalidades del SIG
• Referentes Normativos
• Hitos históricos
• Reingeniería al SIG
• Estructura del SIG
• Política del Sistema Integrado de Gestión
• Objetivos Integrales
• Enfoque basado en procesos

• Estructura Documental
• Mapa de Procesos del SIG
• Control y mejoramiento de la gestión
• Indicadores
• Auditorías
• Sistema de Atención al Usuario
• Seguimiento a Acciones de mejora

• Programas Ambientales
• Programas de Seguridad y Salud en el
ESTRUCTURA DEL SIG

Trabajo
• Preguntas y respuestas acerca del SIG
INTRODUCCIÓN
• Glosario
GLOSARIO
LA UNAD
INTRODUCCIÓN
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia, en coherencia con los

compromisos adquiridos por la Alta Dirección ha definido, construido,
implementado y evaluado su sistema Integrado de Gestión,
proyectándolo como una herramienta de gestión universitaria, que
facilita el desarrollo de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos
establecidos en el componente estratégico y misional de la UNAD.

Esta herramienta de gestión es el resultado de los acuerdos logrados en
los diversos espacios de concertación y discusión, y se fundamenta en la
constante revisión de metodologías e instrumentos implementados para
la mejora continua de la gestión universitaria, la cual en su conjunto
apunta a satisfacer las necesidades y expectativas de los diferentes
grupos de interés, de los servicios que presta la Universidad.

ESTRUCTURA DEL SIG
CONTENIDO
GLOSARIO
LA UNAD
LA UNAD
Misión
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) tiene como misión contribuir a la educación para
todos a través de la modalidad abierta, a distancia y en ambientes virtuales de aprendizaje, mediante
la acción pedagógica, la proyección social, el desarrollo regional y la proyección comunitaria, la
inclusión, la investigación, la internacionalización y las innovaciones metodológicas y didácticas, con la
utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones para fomentar y acompañar el
aprendizaje autónomo, generador de cultura y espíritu emprendedor que, en el marco de la sociedad
global y del conocimiento, propicie el desarrollo económico, social y humano sostenible de las
comunidades locales, regionales y globales con calidad, eficiencia y equidad social.
Visión
La UNAD se proyecta como una organización líder en Educación Abierta y a Distancia, reconocida a
nivel nacional e internacional por la calidad innovadora y pertinencia de sus ofertas y servicios

educativos y por su compromiso y aporte de su comunidad académica al desarrollo humano
sostenible, de las comunidades locales y globales
Estructura Organizacional Sistema

Sistema de Alta Política: Rectoría, Consejo superior y Funcional

Consejo académico.
ESTRUCTURA DEL SIG

Sistema Misional: Vicerrectorías
Sistema Funcional: Gerencias, Secretaría General y Oficinas
asesoras. Sistema Alta
INTRODUCCIÓN
Política
Sistema Operacional: Escuelas, Direcciones Zonales e
CONTENIDO
Instituto virtual de lenguas Sistema Sistema
GLOSARIO
Misional Operacional
(Consultar mayor información acerca de la UNAD)

GENERALIDADES DEL SIG 1/3
Referente Normativo
ISO 9001: Norma Internacional que especifica los requisitos para un sistema de
gestión de la calidad, cuando una organización necesita demostrar su capacidad
para proporcionar regularmente productos que satisfagan los requisitos del
cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y aspira a aumentar la
satisfacción del cliente.
NTCGP 1000: Norma técnica Colombiana que específica los requisitos para la
implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Creada
tomando como base las normas internacionales ISO 9000:2005 y la ISO
9001:2008 sobre gestión de la calidad.
ISO 14001: Norma aceptada internacionalmente que establece cómo

implementar un sistema de gestión ambiental eficaz. La norma se ha concebido

para gestionar el delicado equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y

la reducción del impacto ambiental.
OHSAS 18001: Es la especificación de evaluación reconocida internacionalmente

para sistemas de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo, el cual fomenta
los entornos de trabajo seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a
la organización identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y
seguridad, reducir el potencial de accidentes.
ISO 27001: Norma internacional que especifica los requisitos para establecer,
ESTRUCTURA DEL SIG

implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar un Sistema
de Gestión de Seguridad de la Información. La norma se ha concebido para
asegurar controles de seguridad suficientes y proporcionales que protejan los
INTRODUCCIÓN
activos de información y brinden confianza a las partes interesadas .

CONTENIDO
GLOSARIO
ISO 20000-1: Norma internacional que especifica los requisitos para planificar,
LA UNAD
establecer, implementar, operar, monitorizar, revisar, mantener y mejorar un

Sistema de Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información.
Hitos históricos
2004: inicio al diseño del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC en la UNAD.
2005 y 2006: Levantamiento documental del SGC.
2007: Cambio organizacional a la UNAD por lo cual se generan nuevas disposiciones procedimentales
al SGC. Establecimiento de la política de salud ocupacional, creación y regulación del Comité paritario
de salud Ocupacional
2008: Expedición de resolución por la cual se implementa el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC en
la UNAD . Expedición de resolución 0636 del 24 de abril de 2008 Por la cual se establece la política
ambiental y se estructura el Sistema de Gestión Ambiental de la UNAD. Adopción del reglamento
interno de trabajo de los servidores públicos administrativos de la universidad
2009: Certificación del SGC, bajo la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004.

2010 y 2011: Mejora continua de los procesos del SGC y recepción de visitas de seguimiento.
Propuesta inicial del Sistema de Gestión Ambiental de la UNAD basada en el modelo establecido en
la NTC ISO 14001
2012: Recertificación del SGC bajo la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 Inicio de articulación
del SIG con el modelo de acreditación. Establecimiento del reglamento de higiene y seguridad
industrial y Creación del comité de convivencia laboral.
2013: Recepción de visita de seguimiento, e inicio a reingeniería del SGC.
ESTRUCTURA DEL SIG

2014: Establecimiento del Sistema Integrado de Gestión - SIG (Gestión de la Calidad, Gestión
Ambiental, Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión de la Seguridad de la Información y
INTRODUCCIÓN
Gestión de Servicios de Infraestructura Tecnológica).

CONTENIDO
Certificación del componente de Gestión Ambiental bajo la norma ISO 14001:2004 y del
GLOSARIO
componente de Seguridad y Salud en el trabajo bajo la norma OHSAS 18001:2007. (las dos
LA UNAD
únicamente con alcance en la Sede Nacional JCM)

Reingeniería del SGC para la construcción del SIG

Dentro de los compromisos definidos en el Plan de Desarrollo 2011-2015, la UNAD,
Modelo estableció la actualización del SGC que soportaba el actuar y la gestión universitaria.
de auto-
evaluaci Con el objetivo de restructurar el sistema en función de consolidarse como
ón
herramienta de la gestión.
SGC
Desde el año 2012, la Gerencia de Calidad en conjunto con el equipo de trabajo de
Lideres de Proceso y Lideres estratégicos de gestión, comenzó la formulación de un
nuevo sistema, que partiera de los elementos base del vigente a esa fecha, pero con el
valor agregado de buscar la articulación del SGC con el modelo de autoevaluación de la
universidad.
Así mismo para las vigencia 2014, se inició todo un proceso de diseñar e implementar el alistamiento
institucional con fines de certificación sobre el Sistema de Gestión Ambiental (SGA), y el Sistema de Gestión de

Salud y Seguridad en el Trabajo (SGSST), todos articulados al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), en busca de
consolidar la gestión universitaria como un Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Sistema
Integrado
SGC SGA SGSST de
Gestión
(SIG)
ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001
ESTRUCTURA DEL SIG

Por último en octubre de 2014, se articulan dos nuevos
INTRODUCCIÓN
elementos al Sistema Integrado de Gestión (SIG) los

cuales son el componente de Gestión de la Seguridad de
CONTENIDO
GLOSARIO
la Información y el componente de Gestión de Servicios
LA UNAD
de Infraestructura Tecnológica.
ESTRUCTURA DEL SIG 1/5
Política del Sistema Integrado de Gestión
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, en el marco de su autonomía y en

cumplimiento de su misión universitaria, coherente con sus criterios de actuación, su modelo
organizacional y en especial con el Modelo Académico Pedagógico en sus múltiples contextos
y ámbitos de actuación, está comprometida con:
• El mejoramiento continúo de su gestión y el cumplimiento de los requisitos legales y

demás suscritos por la institución, para la satisfacción de todos los actores académicos y
administrativos, beneficiarios y usuarios de sus programas y servicios educativos, en
procura de superar sus expectativas.
• La prevención de la contaminación, controlando los aspectos ambientales significativos
asociados a las actividades desarrolladas en la Institución, mitigando los impactos

ambientales asociados al consumo de recursos naturales y a la generación de residuos, y
fomentando el desarrollo sostenible en la Universidad.
• La promoción de la salud y la prevención de lesiones y enfermedades laborales del
personal, identificando, mitigando y controlando los riesgos laborales que pueden
generarse en el desarrollo de las actividades académicas y administrativas.
• El diseño, desarrollo, puesta en producción, provisión y operación de los servicios de
infraestructura tecnológica, para la prestación eficaz y eficiente dentro de los márgenes
de disponibilidad definidos, propendiendo por el cumplimiento de las funciones

misionales de la entidad.
• La protección, preservación y soporte de la información institucional almacenada en
medio electrónico, salvaguardando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de
INTRODUCCIÓN
esta.
CONTENIDO
GLOSARIO
LA UNAD
(Conforme a lo declarado en la Resolución 5317 del 29 de mayo de 2015)

Objetivos Integrales
La UNAD define los siguientes Objetivos para el Sistema Integrado de Gestión derivados de la
Política Integrada de Gestión establecida, cuyo propósito es la implementación, mantenimiento
y mejora permanente del Sistema Integrado de Gestión.
Mejorar las competencias, habilidades, conocimientos y condiciones de trabajo del

1 talento humano, para responder a las necesidades, expectativas y características de los
stakeholders de la Universidad, en función de la calidad en la prestación de los servicios
educativos.
Mejorar continuamente la calidad de los materiales, la atención al estudiante, el

2 acompañamiento tutorial y de consejería, y los procesos de evaluación en Ambientes
Virtuales de Aprendizaje, fortaleciendo el modelo pedagógico Unadista apoyado en e-

learning a partir de la fundamentación y operación de sus componentes pedagógicos,

didácticos, curriculares, tecnológicos y organizacionales.
Impulsar la Gestión del Conocimiento y la innovación a partir del incentivo a la

3 producción intelectual con calidad y pertinencia, del fomento de la cultura de la
investigación y de la diseminación del conocimiento en la Web 3.0 y otros dispositivos
que fortalezcan ambientes virtuales de aprendizaje.
Optimizar la gestión universitaria a través del seguimiento y

4 control de los procesos, apoyándose en los dispositivos
definidos por la universidad.
INTRODUCCIÓN
Incrementar el impacto de los programas de Bienestar

5
CONTENIDO
Institucional mediante la gestión y desarrollo de estrategias
GLOSARIO
LA UNAD
acordes con la política institucional y normatividad vigente.
(Conforme a los declarados en la Resolución 6858 del 22 de agosto de 2014)

Enfoque basado en procesos
El SIg se soporta sobre un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de
manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí.
Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos
individuales que forman parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e
interacción.
Este enfoque permite mejorar la satisfacción de los clientes, y el desempeño de las entidades previniendo la
contaminación ambiental y los riegos ocupacionales, circunstancia que debe ser la principal motivación
para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión.
De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como

“Ciclo PHVA” que puede describirse brevemente como:
• Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios

para conseguir resultados, de acuerdo con los requisitos
Planificar
del cliente, los legales aplicables y las políticas de la
entidad.
• Hacer: implementar los procesos.

Actuar Hacer
• Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los
procesos y los productos y/o servicios respecto a las
INTRODUCCIÓN
políticas, los objetivos y los requisitos para el producto

y/o servicio, e informar sobre los resultados.
CONTENIDO
GLOSARIO
Verificar
LA UNAD
• Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el

desempeño de los procesos.
Estructura Documental
Para el adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión, la UNAD utiliza la siguiente
estructura documental, la cual integra cada uno de los elementos documentales que constituyen el
desarrollo de sus diferentes procesos y procedimientos, en coherencia con los puntos de control
documental y control de registros.
Manual Especifica la estructura, responsabilidades y autoridades del Sistema Integrado de Gestión de

del SIG
la UNAD (consultar el documento)
Describe un proceso de manera global definiendo entre otros, el objetivo, el alcance, las entradas,
Caracteri-
zación
las actividades específicas y las salidas asociadas al proceso.
(consultar caracterizaciones)
• Ficha de Especificación: Especifican los requisitos que deben cumplir los productos o
Ficha de servicios para su uso. (consultar especificaciones)

especificación

• Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las actividades de los
Procedimiento diferentes procesos. (consultar procedimientos)
• Formatos: documento soporte del procedimiento donde se deben realizar registros

como insumo para el desarrollo o resultado de una actividad. (consultar formatos)
Formato
• Instructivos: orientan sobre la forma detallada y específica de adelantar una
Instructivo actividad de un procedimiento. (consultar Instructivos)
Documento que hace referencia a un tipo especial de documento que presenta

Registro los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.
Puede estar en medio físico o digital.
Documento de origen interno o externo que da o expresa alguna guía general,

INTRODUCCIÓN
Documentos de referencia (Internos y protocolo o marco de referencia de carácter institucional que requiere ser
CONTENIDO
Externos) tenido en cuenta en el establecimiento y/o realización de actividades.

(consultar documentos)
GLOSARIO
LA UNAD
Documentos generados por la UNAD u organismos externos, en los cuales se

Normatividad (Interna y Externa) establecen reglas que se deben seguir y sobre las cuales se deben regir las
actividades desarrolladas en la UNAD.
Mapa de procesos (Consultar Mapa)
El mapa de Procesos del SIG, se estructura

sobre el ciclo PHVA, respondiendo a los
principios de calidad definidos en las Normas
ISO 9001 y NTC GP 1000.
La estructura del Mapa identifica cuatro

tipos de procesos:
Procesos Estratégicos: Direccionan el

SIG, liderando la planeación y la
actuación del ciclo PHVA.

Procesos Misionales: (Cadenas de
Valor): Apuntan al cumplimento de la
misión y visión de la Universidad, los
resultados (productos y servicios) de
estos procesos son recibidos por los
usuarios de la Gestión Universitaria,
estudiantes, egresados y demás
beneficiarios. Se ubican el elemento de
Hacer dentro del Ciclo PHVA.
Procesos de Apoyo: Apoyan la gestión de los demás procesos del sistema para que la Gestión Universitaria cumpla
INTRODUCCIÓN
con la política, la misión y la visión de la Universidad. Los procesos de apoyo se ubican dentro del elemento Hacer
del ciclo PHVA.
CONTENIDO
GLOSARIO
LA UNAD
Proceso de Evaluación: Controlan la gestión desarrollada por los demás procesos del Sistema, evidenciando el
cumplimiento de logros y compromisos trazados por estos. El proceso de Evaluación ocupa el elemento de
Verificación del ciclo PHVA.
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN 1/6
Indicadores
Siguiendo los lineamientos establecidos en los requisitos de las Normas de Referencia del SIG, donde la
Universidad debe aplicar métodos de seguimiento a los procesos del SIG; los indicadores se han
establecido como sistema de medición de la gestión de los procesos.
(Consultar Indicadores)
Relación existente entre

¿Qué es un indicador? Eficacia la planeación definida y
la ejecución alcanzada.
Es la relación existente entre variables
cuantitativas o cualitativas, que
permite observar los factores críticos

de éxito y las tendencias de cambio al
interior de un proceso o sistema,
respecto a los objetivos y metas
definidos para estos.
¿Qué
Miden?
Relación que se establece entre el logro

obtenido (producto alcanzado, servicio Eficiencia Efectividad
ESTRUCTURA DEL SIG
prestado) y el esfuerzo invertido para

INTRODUCCIÓN
conseguirlo. El esfuerzo puede ser tiempo, Medida del impacto de la gestión

talento humano o dinero. Todos los procesos de los procesos. Los procesos
CONTENIDO
del SIG, deben establecer indicadores de este estratégicos y misionales deben
GLOSARIO
LA UNAD
tipo. establecer indicadores de este

tipo.
Auditorías
En la UNAD se llevan a cabo auditorías internas y externas a intervalos planificados, ejercicio que permite
determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los
requisitos de las normas sobre las cuales está certificado y con los requisitos del SIG establecidos por la
universidad, y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
¿Qué debe conocer para recibir una auditoría?

Aspectos e
Procedimientos Programas
Misión y impactos Comportamiento de los
y relación entre ambientales
Visión ambientales indicadores del proceso
los mismos y de
asociados a las seguridad en
actividades que Retroalimentación del
Política y Formatos e el trabajo
Mapa de realiza cliente por PQRS u
Objetivos Instructivos
Procesos otros medios
Integrales Registros que se Peligros y Acciones
generan riesgos Desempeño cualitativo correctivas

Manual del proceso
asociados a las y
Integrado de Fichas de preventivas
actividades que
Gestión Productos y/o realizadas
realiza Mapa de riesgos
servicios
¿Qué debe y NO debe hacer al

Debe -Ser puntual a la hora de recibir la auditoría
recibir una auditoría?
-Estar atento a las preguntas del auditor
-Tener seguridad y ser claro en las respuestas
-Tener claro que se auditan procesos y no a personas

ESTRUCTURA DEL SIG
-Tener ubicadas las evidencias de la gestión del proceso

INTRODUCCIÓN
-Llegar tarde
NO debe -Desviar la respuesta
CONTENIDO
GLOSARIO
-Responder cosas que No se han preguntado
LA UNAD
-Descargar en otro la responsabilidad

-Demostrar impaciencia
-Tomar las recomendaciones del auditor de forma personal
Sistema de Atención al Usuario - SAU

El SAU es el conjunto de actores, redes, dispositivos, y recursos que la UNAD ha puesto a disposición, con
el propósito de gestionar las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones - PQRSF
presentadas por los grupos de interés de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD.
El SAU se convierte en un elemento fundamental para el SGI de la UNAD, para obtener información acerca
del grado de conocimiento y percepción de los diferentes usuarios sobre los productos servicios de la
UNAD, como también para la identificación de oportunidades de mejora de los procesos del SGI.
Asesoría Virtual
Canales Aplicación web tipo chat http://chat.unad.edu.co
de Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.
atención y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
SAU

Asesoría presencial
Sede Nacional: Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y
sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
Línea telefónica
Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a
2:00 p.m., al número (1) 375 95 00 en Bogotá (Colombia) o la línea

nacional gratuita 01 8000 115223.
ESTRUCTURA DEL SIG
Correo electrónico
INTRODUCCIÓN
atencionalusuario@unad.edu.co
CONTENIDO
GLOSARIO
LA UNAD
Radicación de PQRS
Aplicación web http://sau.unad.edu.co
Seguimiento a Acciones de Mejora

El Sistema Integrado de Gestión de la UNAD, tiene a disposición el Sistema de
Seguimiento a Acciones de Mejora-SSAM, herramienta utilizada para hacer la Ciclo básico
Análisis de indicadores
formulación, aprobación y seguimiento a los planes de mejoramiento que surgen utilizado
como resultadoEjercicios
de los diferentes ejercicios de revisión yde
de Autoevaluación análisis, tanto internos
programas Académicos
como externos.
Encuestas de satisfacción al cliente Realizar ejercicio
de Evaluación o
Producto
Esta herramienta y/ose servicio noaplicación
soporta en una conforme revisión
web, a la cual tiene acceso algunos usuarios
Resultados
con ciertos niveles deo auditorías externas
roles de accesibilidad,
Identificar
Resultados
que de auditorías
facilitan la gestión internas
y administración de la oportunidades de
información dentro del sistema. mejora
Resultados despliegues y revisiones del clúster
Resultados retroalimentación rendición de cuentas
Dentro de los principales ejercicios de Revisión Gerencial
revisión y análisis, que son

Formular plan de
fuente para la formulación de planes de Mejoramiento, se tienen: mejoramiento
•
Solicitudes
de mejoramiento
•
de los líderes
Análisis sobre los aspectos e
• Análisis
Autoevaluación de programas del comportamiento de las PQRS.
impactos ambientales
Académicos • Identificación y verificación de
•
Identificación
Encuestas de satisfacción al cliente
de aspectos y valoración de impactos
cumplimiento de requisitos
Revisar y aprobar
el plan
• Producto y/o servicio no conforme ambientales
legales ambientales y en
• Resultados de auditorías internas y seguridad y salud en el trabajo,
Identificación y valoración de riesgos ambientales
externas y suscritos Ejecutar

• (Análisis de Amenazas, • Vulnerabilidad
Materialización y Riesgos)
de Accidentes
ESTRUCTURA DEL SIG
Solicitudes de mejoramiento de los acciones

líderes y/o Emergencias.
•
Identificación y verificación
Análisis del comportamiento de las •
de cumplimiento de
Resultados de Simulacros.
INTRODUCCIÓN
PQRS. requisitos ambientales legales y suscritos Hacer

seguimiento
CONTENIDO
y dar cierre a
GLOSARIO
LA UNAD
acciones
(Consulte mas información en el Procedimiento de Gestión de planes de
mejoramiento y el Instructivo para el registro y formalización de planes de
mejoramiento)
Programas Ambientales
Los programas ambientales nos permiten establecer lineamientos y recursos, para dar un manejo ambiental
adecuado a los impactos ambientales generados, relacionados con las actividades ejercidas en la institución,
con el fin de prevenir la contaminación. Análisis de indicadores
Para ello se hanEjercicios

establecido losde Autoevaluación
siguientes de programas
programas ambientales, con los cualesAcadémicos
se busca:
Encuestas
•Gestionar la minimización en la
de satisfacción
•Identificar los
al cliente
procesos, •Buscar oportunidades de ahorro
generación asociada a la Producto y/o servicio no conforme
actividades y productos que de energía, nuevas opciones
producción y fortalecer el generan residuos con tecnológicas que brinden más
consumo responsable, Resultados
el de auditorías
características peligrosas en externas
la eficiencia; y reducir las
aprovechamiento y valorización organización y establecer necesidades de energía eléctrica
de residuos con potencial deResultadosmedidasdedeauditorías
prevención internas
y de los Funcionarios, realizando
recuperación. minimización de impactos sobre
Resultados despliegues
el ambiente.
y revisiones delcampañas clúster formativas e
informativas enfocadas a su uso
Resultados retroalimentación rendición de cuentas
eficiente.
Programa de gestión Programa de gestión
Revisión Gerencial

Programa de Ahorro y
integral de residuos integral de residuos
uso eficiente de la
sólidos convencionales peligrosos y
– PGIRS
Solicitudes de mejoramiento
especiales– PGIRP
de los líderes
Energía
Análisis del comportamiento de las PQRS.
Identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales
•Buscar oportunidades de ahorro •Promover una cultura que usa
de agua, nuevas opciones racionalmente los recursos y
Identificación y valoración de riesgos
buenosambientales
tecnológicas, que brinden hábitos en el uso del

mayor ahorro y prevenir su papel promoviendo la eﬁciencia
(Análisiscontaminación
de Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)
ESTRUCTURA DEL SIG
realizando y productividad, reduciendo

Identificación
campañas y verificación
formativas
informativas enfocadas a su uso
e de cumplimiento de de
costos, tiempo y espacios
almacenamiento.
INTRODUCCIÓN
requisitos
eficiente. ambientales legales y suscritos
CONTENIDO
GLOSARIO
LA UNAD
Programa de Eficiencia
Programa de ahorro y
Administrativa y Cero
uso eficiente del Agua
Papel
Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo
Los programas de seguridad y salud en el trabajo permiten prevenir y minimizar los peligros y riesgos
Análisis
detectados en los lugares de trabajo definiendo de indicadores
objetivos, metas, responsables, funciones, medios y plazos.
Para ello se hanEjercicios desiguientes
establecido los Autoevaluación de programas
programas de Seguridad y Salud en Académicos
el Trabajo, con los
cuales se busca:
Producto y/o servicio no conforme
Resultados de auditorías externas
Resultados•Desarrollar
•Definir el conjunto de actividades de auditorías
actividades internas
dirigidas a la
dedicadas a la identificación, promoción de la salud y prevención
reconocimiento, Resultados
evaluación y despliegues y revisiones
de la enfermedad y control del
de la clúster
control de los agentes y factores salud del trabajador protegiéndolo
ambientales queResultados
se originan en retroalimentación
los de los factores rendición
de riesgos de cuentas
lugares de trabajo y que puedan ocupacionales; ubicándolo en un
Revisión
sitio de Gerencial

afectar la salud de los trabajadores trabajo acorde con sus
condiciones de los líderes
psico -fisiológicas
manteniéndolo en actitud de
y
Análisis del comportamiento

servicio laboral. de las PQRS.
Identificación de aspectos
Programa de Higiene
Programa y valoración de de impactos
Medicina
ambientales Preventiva
y Seguridad Industrial
y del Trabajo
Identificación y valoración de riesgos ambientales
(Análisis de Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)

ESTRUCTURA DEL SIG
Identificación y verificación de cumplimiento de

INTRODUCCIÓN
requisitos ambientales legales y suscritos

CONTENIDO
GLOSARIO
LA UNAD
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG 1/3
¿Por qué implementar un Sistema de Integrado de Gestión en la UNAD?

La finalidad es fortalecer la gestión al interior de los procesos de la Universidad,
generando un valor agregado a los productos y servicios que se entregan a los usuarios,
y previniendo la contaminación ambiental y la ocurrencia de lesiones y enfermedades
laborales que se generan en el desarrollo de las actividades académicas y
administrativas permitiendo ser más competitivos en el sector educativo.
¿Qué es la Certificación del SIG?

La certificación es el procedimiento mediante el cual Ente Certificador (organismo
externo a la Universidad) asegura que los productos y servicios ofertados por la
institución, y los procesos al interior de la misma, cumplen con los requisitos de
nuestros clientes (estudiantes) y los exigidos por las normas sobre las cuales se
requiere certificar. ambientales
¿Qué relación existe entre la implementación del SIG y el proceso de Acreditación de Alta Calidad?
Identificación
El proceso de Acreditación y verificación
de Alta calidad se desarrolladeconcumplimiento de la generación de
el objeto de promover
condiciones académicas de alta calidad en las instituciones y programas de educación superior, y la
implementación de un requisitos ambientales
SIG, permite articular los procesoslegales y suscritos
de la Universidad en pro del mejoramiento de
dichas condiciones académicas, ofreciendo a los estudiantes programas con los más altos estándares de
calidad.
¿Cuál es la fuente oficial para consultar la documentación asociada al SIG?

La página web del SIG http://sig.unad.edu.co es el sitio en el que se encuentran publicados los documentos
estandarizados y actualizados del SIG, y es el único desde el cual se debe realizar la consulta antes de ser
ESTRUCTURA DEL SIG
utilizados.
INTRODUCCIÓN
¿Cuál es la diferencia entre una acción correctiva y una corrección?

CONTENIDO
La acción correctiva es el conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad u
GLOSARIO
LA UNAD
otra situación indeseable, mientras que la corrección es una acción tomada de forma inmediata para eliminar
una no conformidad detectada.
¿Qué es una ficha de producto y/o servicio?

Es un documento que permite identificar para una salida de un proceso, y los requisitos que esta debe
cumplir para garantizar la calidad y conformidad del mismo para ser aceptado.
¿Qué es un producto o servicio no conforme?

Es todo aquel resultado o salida de proceso que no cumple con alguno de los requisitos establecidos en la
respectiva Ficha de Producto y/o Servicio, afectando la calidad en la prestación de un servicio o el desarrollo
de un proceso.
¿Qué son los Informes trimestrales de gestión - ITG?

Como su nombre lo indica, son Informes que se realizan cada tres meses, por parte de los procesos, en los
cuales se realiza un análisis cuantitativo y cualitativo de la gestión del proceso.
ambientales
(Análisis deEstratégicos
Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)
¿Qué papel desempeñan los Líderes de Gestión - LEG?

El Sistema de Gestión de la Calidad SIG
Identificación de la UNAD, ha de
y verificación establecido dentro de su de
cumplimiento gestión el rol de Líder
Estratégico de Gestión LEG, como mecanismo articulador para facilitar y garantizar el diseño,
requisitos
implementación, control ambientales
y mejora continua legales
de los procesos del SIG. y suscritos
¿Quién es el responsable del SIG en la UNAD?

No existe un único responsable del SIG, la responsabilidad es de todos y cada uno de
los servidores públicos de la UNAD. Quienes deben velar por garantizar que el SIG
opere, se mantenga y mejore continuamente.

ESTRUCTURA DEL SIG
¿Quién es el representante del SIG en la UNAD y cuales son sus funciones?

INTRODUCCIÓN
El Representante del SIG en la UNAD es el Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario, quien debe
CONTENIDO
asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación
GLOSARIO
del sistema de gestión de la calidad, de igual forma deberá informar a la alta dirección de la Universidad sobre
LA UNAD
el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y se asegurará de que
se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los estudiantes en todos los niveles de la entidad.
¿Cómo identifico los aspectos e impactos ambientales asociados en mis actividades??

Identifico qué recursos naturales o materiales son usados en mis actividades, por ejemplo: consumo de
agua, energía, generación de residuos; y cuáles son los posibles impactos positivos o negativos derivados
de estos usos.
¿A quién me dirijo si tengo una duda relacionada con un aspecto o impacto ambiental
identificado?
Debe dirigirse al líder zonal ambiental de su respectiva zona, o al líder Nacional ambiental.
¿Cómo identifico los peligros y riesgos asociados a mi labor?

Identificó las condiciones de seguridad y saludambientales
en el trabajo que se relacionan con la actividad que realizó:
ejemplo riesgos locativos
(Análisis (caída
dedeAmenazas,
objetos) riesgos biomecánicos (posturas
Vulnerabilidad inadecuadas) entre otros y
y Riesgos)
califico cuales son las condiciones mas prioritarias en mi lugar de trabajo..

¿Qué es el Comité Paritariorequisitos
de Seguridad yambientales
Salud en el Trabajolegales y suscritos
(COPASST)?
el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo es un organismo de coordinación integrada por varios
representantes tanto del empleador como de los funcionarios de la Universidad, que tienen como función,
promover, divulgar y apoyar las normas y actividades de salud ocupacional que se realizan en la Universidad.
¿Qué es y cuando se considera un accidente de trabajo?

todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que
ESTRUCTURA DEL SIG
produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o

psiquiátrica, una invalidez o la muerte o aquel que se produce durante la ejecución
INTRODUCCIÓN
de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su

autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
CONTENIDO
GLOSARIO
LA UNAD
GLOSARIO DEL SIG 1/3
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u y/o servicio que no es conforme con los requisitos
otra situación no deseable. especificados.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u
Ejercicios de Autoevaluación de
otra situación potencial no deseable. programas
Corrección: Académicos
Acción tomada para eliminar una no
conformidad detectada.
Adquisición de bienes y servicios:Encuestas de satisfacción
Cualquier modalidad de al cliente
contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o
Producto y/o
servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la
servicio
Diseñono conforme
y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma
los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente
entidad. Resultados de auditorías externas
en características especificadas o en la especificación de un
proceso o sistema, producto y/o servicio.
Alta dirección: Persona o grupo deResultados de auditorías internas
personas, del máximo
Resultados
nivel jerárquico que dirigen despliegues yDesempeño
y controlan una entidad. revisiones del clúster
ambiental: resultados medibles de la gestión
que hace una organización de sus aspectos ambientales
Resultados
Aspecto ambiental: Elemento retroalimentación
de las actividades, productos rendición de cuentas
o servicios de una organización que puede interactuar con Desempeño de S y ST: Resultados medibles de la gestión de
Revisión Gerencial
el medio ambiente. una organización en relación con sus riesgos de seguridad y

Solicitudes de9mejoramiento salud en elde los líderes
trabajo.
Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y
Análisisque,del
documentado para obtener evidencias comportamiento
al evaluarse de Documento.de las PQRS.
Información y su medio de soporte. Por
manera objetiva, permiten determinar la conformidad del ejemplo Registro, especificación, procedimiento
Identificación de aspectos ydocumentado,
Sistema Integrado de Gestión con los requisitos establecidos
valoración de impactos
dibujo, informe, norma.
y que se ha implementado y se mantiene de manera ambientales
eficaz,
eficiente y efectiva. Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el
Identificación y valoración logro de riesgos ambientales
de los resultados planificados, como en el manejo de

Calidad: Grado en el que un conjunto de características
los recursos utilizados y disponibles.
ESTRUCTURA DEL SIG
inherentes cumple con los requisitos.

Identificación y verificación de cumplimiento
Eficacia. Grado en el que sede realizan las actividades
INTRODUCCIÓN
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
requisitos
producto y/o servicio. El término ambientales
cliente incluye a los legales y suscritos
CONTENIDO
destinatarios, usuarios o beneficiarios. Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los

recursos utilizados.
LA UNAD
Componente Ambiental: parte del sistema de gestión de

una organización empleada para desarrollar e implementar Enfermedad: Condición física o mental adversa
su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una
actividad laboral o una situación relacionada con el trabajo.
Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la Meta ambiental: requisito de desempeño detallado
interacción e interrelación entre los procesos empleados
por las entidades para lograr un resultado deseado. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, Objetivo de la calidad: Algo ambicionado o pretendido,
Ejercicios
asegurar y mejorar una entidad.
de Autoevaluación de programas
relacionado Académicos
con la calidad. Los objetivos se basan en la
política de la calidad definida por la entidad, y se
Gestión documental: Conjunto de actividades especifican, generalmente, para los niveles y funciones
Producto y/o
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, servicio no conforme
pertinentes de la entidad.
manejo y organización de la documentación producida y
Resultados de auditorías
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
externas
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en
Resultados
final, con el objeto de facilitar su utilización de auditorías
y conservación. términos deinternas
enfermedad o lesión a las personas, o una
combinación de estos.
Impacto ambiental: cualquierResultados cambio despliegues
en el medio y revisiones del clúster
Resultados
ambiente, ya sea adverso o beneficioso,retroalimentación
como resultado Política Integrada dede
rendición Gestión:
cuentasIntención(es) global(es) y
total o parcial de los aspectos ambientales de una orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad, el
organización. Revisión Gerencial
desempeño ambiental y de seguridad y salud en el trabajo
tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de

la entidad. de los líderes
Incidente: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los)

que ocurrió o pudo haber ocurridoAnálisislesión del comportamiento
9 o Procedimiento:
o enfermedad, de las PQRS.
victima moral. Un accidente es un incidente. Forma especificada para llevar a cabo una
Identificación de aspectos yactividad valoración de Estos
o un proceso. impactos
definen como mínimo: quién
Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.
servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad.
ambientales
Identificación y valoración Proceso. de riesgos
Conjuntoambientales
de actividades mutuamente relacionadas
Manual Integrado de Gestión: Documento que describe y o que interactúan para generar valor y las cuales
especifica el Sistema(AnálisisIntegrado de de Amenazas,
Gestión de la Vulnerabilidad y Riesgos)
transforman elementos de entrada en resultados.

organización.
ESTRUCTURA DEL SIG
Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un

Medio ambiente: entorno en requisitos
el cual una ambientales
organización legales
conjunto y suscritos
de procesos.
INTRODUCCIÓN
opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos

naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus Proveedor. Organización o persona que proporciona un
CONTENIDO
interrelaciones producto y/o servicio. Por ejemplo Productor, distribuidor,

minorista o vendedor de un producto, o prestador de un
LA UNAD
Mejora continua: Acción permanente realizada, con el fin servicio o información.

de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y
optimizar el desempeño.
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o Sistema de Gestión de la Calidad para entidades:
proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Los Herramienta de gestión sistemática y transparente que
registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en
la trazabilidad y para proporcionar evidencia de Análisis de indicadores
términos de calidad y satisfacción social en la prestación de
verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. los servicios a cargo de las entidades.
Ejercicios de Autoevaluación de programas Académicos
Requisito: Necesidad o Encuestas
expectativa de satisfacción
establecida, alCapacidad
Trazabilidad. clientepara seguir la historia, la aplicación
generalmente implícita u obligatoria. o la localización de todo aquello que está bajo
Producto y/o servicio no conforme
consideración.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la
Resultados de auditorías
conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad
externas
Validación. Confirmación mediante el suministro de
del tema objeto de la revisión, para Resultados de auditorías
alcanzar unos objetivos internas
evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos
establecidos. para una utilización o aplicación específica prevista.
Resultados despliegues y revisiones del clúster
Riesgo: Toda posibilidadResultados
de ocurrencia deretroalimentación
aquella situación
que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de
rendición
Verificación. de cuentas
Confirmación, mediante la aportación de
evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos
la entidad y el logro de sus objetivos. Revisión Gerencial
especificados.
Solicitudes de mejoramiento de los líderes

Riesgo laboral: Combinación de la probabilidad de que

Análisis del
ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) comportamiento
9 y la
peligroso(s), de las PQRS.
severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada
por el (los) evento (s) Identificación
o exposición(es). de aspectos y valoración de impactos
Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el
ambientales
Identificación
grado en que se han cumplido sus requisitos. y valoración de riesgos ambientales
Seguridad y salud en el (Análisis de Amenazas,

y factores que Vulnerabilidad y Riesgos)
trabajo: Condiciones
afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los
ESTRUCTURA DEL SIG
empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores

requisitos
temporales y personal por contrato), visitantesambientales
o cualquier legales y suscritos
INTRODUCCIÓN
otra persona en el lugar de trabajo .

CONTENIDO
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados

o que interactúan con el fin de
LA UNAD
lograr un propósito.
Mayores Informes:
Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario
Calle 14 sur 14-23, piso 4, Bogotá
Teléfono: 3443700 ext. 1434 y 1435
Web: http://sig.unad.edu.co
e-mail: gerencia.calidad@unad.edu.co

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