Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
PEREIRA
2008
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
Trabajo De Grado
Director:
Luz Stela Restrepo de Ocampo
PEREIRA
2008
2
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO
Pág.
1. RESUMEN 7
2. INTRODUCCIÓN 9
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 11
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
3.1.1. DIAGNÓSTICO O SITUACIÓN PROBLEMA 11
3.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN 13
4. DELIMITACIÓN 14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS 15
6. JUSTIFICACIÓN 17
7. MARCO REFERENCIAL 18
7.1. MARCO TEÓRICO 18
7.2. MARCO CONCEPTUAL 34
7.3. MARCO LEGAL 35
7.4. MARCO SOTUACIONAL 37
8. DISEÑO METODOLÓGICO 48
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 48
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN 48
8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS 50
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA 51
9.1. DISEÑO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52
9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 52
9.1.1.1. MISIÓN Y VISIÓN 52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53
9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54
9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO 56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA
ORGANIZACIÓN 57
9.1.3. ORGANIGRAMA 64
3
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71
9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87
10. CONCLUSIONES 101
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 106
12. BIBLIOGRAFÍA 114
13. ANEXOS 115
4
LISTA DE FIGURAS
pág.
5
LISTA DE CUADROS
Pág.
LISTA DE ANEXOS
Pág.
6
1. RESUMEN
7
SUMARY
8
2. INTRODUCCIÓN
9
Existen varias características de la división del trabajo que permiten que,
a través de ésta, se aumente la producción de la sociedad en general, al
aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos
disponibles, que en muchos casos son escasos.
10
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
11
3.1.2. Formulación del problema. ¿La elaboración del Manual de
Funciones y Procedimientos contribuirá a mejorar la ejecución de las
actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.
Sistematización:
12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN
13
• Establecer de manera clara y formal la razón de ser de cada empleo y
determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos
de educación, capacitación y experiencia laboral.
4. DELIMITACIÓN
14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS
5.1. GENERAL
5.2. ESPECÍFICOS
15
Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para
determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y
estandarizarlas.
16
6. JUSTIFICACIÓN
El problema para todo tipo de empresa radica en: ¿Cómo obtener mejores
desempeños económicos y laborales?; ¿Qué variables se deben tener en
cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; ¿Existe una forma
indicada y precisa para alcanzar las metas?; ¿Es la motivación un factor
clave que conduce al logro de los resultados esperados?; ¿Cuáles son
las razones del éxito o fracaso de una organización?
17
7. MARCO REFERENCIAL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación
Organización
Dirección
Control
18
FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR
DIRIGIR
PLANEACION
19
ORGANIZACIÓN
DIRECCION
CONTROL
Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas
anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto
particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y
estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas
formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante
toma oportuna de decisiones.
20
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA FASE DE PLANEACIÓN.
PLANEACIÓN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
RESULTADOS
21
FASE CONCEPTUAL:
MISIÓN.
VISIÓN.
POLÍTICAS DIRECCIONADORAS:
22
Delimitan un área dentro de la cual se establecen unas reglas de
comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean
consistentes y contribuyan tanto a la definición como al logro de
objetivos.
ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.
23
Pueden manejarse de dos maneras diferentes:
RESULTADOS ORGANIZACIONALES.
24
Los resultados pueden referirse a cualquiera de las áreas funcionales de
la Organización: administración, finanzas, aspectos legales, parque
automotor, prestación del servicio, personal, instalaciones físicos,
posicionamiento externo, etc.
OBJETIVOS.
DE CARÁCTER PERMANENTE:
DE CARÁCTER PUNTUAL:
META:
25
VALORES
PRINCIPIOS.
PROPÓSITO:
OPERACIONALIZACIÓN DE LA PLANEACIÓN.
26
EL PLAN DE LA ORGANIZACIÓN.
27
LA FASE DE LA ORGANIZACIÓN.
ORGANIZACIÓN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Estructura orgánica
División del trabajo Procesos
Especialización Procedimientos
Coordinación Plan de cargos
Supervisión Planta de personas
Eficiencia Funciones
Eficacia Competencias
Niveles jerárquicos Normalización
Comunicación Aseguramiento
Información Dotación
RESULTADOS
28
En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente
evidenciadas las áreas funcionales:
Comercial
Técnica
Talento Humano.
Legal
Logística
Financiera y económica.
29
LOS PROCESOS
LOS PROCEDIMIENTOS
30
por los colaboradores, servir como herramienta para el análisis de los
resultados obtenidos, ofrecer información que permita el establecimiento
de métodos de control y seguimiento y adelantar procesos de
autoevaluación de los logros obtenidos.
LA FASE DE LA DIRECCIÓN
CONOCIMIENTO DE
DIRECCIÓN OBJETIVOS
LIDERAZGO EJERCIDO
TRABAJO EN EQUIPO
EMPODERAMIENTO
COMUNICACIONES
RESULTADOS EFECTIVAS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
CAPACITACIÓN
IMPARTIDA
31
Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en
los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos
fundamentales para la efectiva ejecución del día a día, como son:
LA FASE DE CONTROL
32
FIGURA 5: FASE DE CONTROL
CONTROL
FASE OPERATIVA
RESULTADOS
33
7.2. MARCO CONCEPTUAL
Diagnóstico
Es un proceso de construcción de conocimiento, estructurado, reflexivo y
crítico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y
transformar los hechos de un determinado proceso o situación de lo
social.
Empresa u Organización
Es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la
finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios,
y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus
representantes.
Estrategia
Forma de distribuir recursos, configuración de objetivos a largo plazo,
conjunto de políticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
La conceptualización de cómo alcanzar los objetivos deseados en una
situación conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en
este caso, cuando y cómo, y la forma de lograr la máxima efectividad en
un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la
distribución práctica, adaptación y aplicación de los medios disponibles
para alcanzar los objetivos deseados.
Mercado
El mercado, en economía, es cualquier conjunto de transacciones,
acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y
vendedores. En contraposición a una simple venta, el mercado implica el
comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los
participantes.
34
Trabajo
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una
persona natural ejecuta permanente y conscientemente para sí o al
servicio de otra.
Ventaja Competitiva
En marketing y dirección estratégica, la ventaja comparativa es una
ventaja que una compañía tiene respecto a otras compañías
competidoras. Característica única de una empresa o producto que la
hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores
obtenida por ofrecer precios más bajos a los consumidores por
proporcionarles a estos más beneficios que justifiquen precios más altos.
Código de comercio
Un código de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado
de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por
objeto regular las relaciones mercantiles.
35
1. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública,
contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
2. Normas pertinentes del Código de Comercio y del Código Civil, en
lo no previsto por las disposiciones anteriores.
3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones.
4. Las demás disposiciones que por el objeto y la naturaleza del
contrato le sean aplicables.
5. Las propuestas que se presenten.
6. Los demás documentos que se produzcan durante el proceso de
selección.
CÓDIGO DE COMERCIO
CAPITULO II.
DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTICULO 19.
Es obligación de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de
sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
36
7.4. MARCO SITUACIONAL
HIERROS HB S.A
LA RAZÓN DE SU NOMBRE
HISTORIA
con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuantía, en las
Para el primer año y dada las necesidades detectadas por los socios
37
a otras regiones del país, se procedió a sistematizar la empresa y a
eficiente.
LA SUCURSAL DE BOGOTÁ…
nuevo punto de venta, razón por la cual se optó por la ciudad de Bogotá,
38
un circuito cerrado de televisión, a fin de incrementar la eficiencia y
seguridad de la empresa.
SUCURSAL DE CALI…
Inicialmente se ubicó en una zona industrial, allí funcionó por casi dos
39
CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOTÁ…
EN LA ACTUALIDAD…
40
Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de
CARGOS:
Subgerente. Cajera.
41
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA
EMPRESA
# EMPLEADOS DE LA EMPRESA
MUJERES;
29; 26%
HOMBRES
; 82; 74%
HOMBRES
MUJERES
ventas.
43
FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL
35 32
30 26
24
# PERSONAS
25
20
15 11 10 HOMBRES
8 MUJERES
10
5
0
PEREIRA BOGOTÁ CALI
CIUDAD
44
FIGURA 9: ÁREAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRATIVA:
Gerente
Subgerente
ADMINISTRATIVA Director Comercial
Auxiliar Contable
Auxiliar de Nómina
COMERCIAL
COMERCIAL:
Director de Cartera
OPERATIVA Asesor Comercial
Cajera (o)
Auxiliar de Inventario
Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
45
FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR ÁREA
ADMINISTRATIVOS;
16; 15%
OPERATIVOS;
58; 55%
VENTAS ;
32; 30%
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
18
20
13 14
15
9 10
10 6 6
4
5
0
PEREIRA BOGOTÁ CALI ADMINISTRATIVOS
VENTAS
CIUDAD
OPERATIVOS
46
FIGURA 12: RELACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIÓN
BODEGA CONTABILIDAD
COMERCIAL
47
8. DISEÑO METODOLÓGICO
48
Análisis de la información obtenida: se identificarán las
falencias y fortalezas de la compañía.
49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS
Misión
Diseño de la misión,
Visión visión, organigrama para
GERENCIAL
mejorar el
Organigrama
direccionamiento de la
compañía
Compra y venta de
MISIONAL productos Comercialización de los
productos
Financiero
Contar con
Recurso humano
colaboradores motivados
APOYO y comprometidos en el
Salud ocupacional
desarrollo de las
actividades
Comunicación
Ambiente de trabajo
50
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA
CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO
VARIABLES ESTADO
51
9.1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
MISIÓN
VISIÓN
52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
generadora de empleo.
integrante de la compañía.
53
9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
Valores:
organización.
requerimientos.
organización y la sociedad.
54
Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la
55
9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO
Cuidar y conservar en buen estado los implementos y Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y
elementos de trabajo suministrados por la empresa. visitantes de la compañía.
56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA ORGANIZACIÓN
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
La empresa cuenta con una infraestructura física propia para la ejecución de las
actividades inherentes a la comercialización de productos, contando con áreas
para oficinas y bodegas.
Es un salón grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12)
que desempeñan los cargos antes mencionados.
Inventario. Salón ubicado sobre parte del área de ventas, donde además se
encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.
Administración. Compuesta por la oficina de Gerencia, el área de
Contabilidad (salón dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetería
(cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nómina, Practicantes y
personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el
área de ventas y entrada a la bodega 1.
57
Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los
productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).
Bodega 1:
Bodega 2:
Bodega 3:
58
ÁREAS FÍSICAS
FIGURA 13: DISTRIBUCIÓN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS
OFICINA
PISO 2
59
FIGURA 14: DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS
G: GERENCIA
S: SUBGERENCIA AC: AUX. CONTABLE
V: VENTAS AN: NÓMINA
C: CAJA A: AUDITORIA
1: DIR. COMERCIAL CO: COCINA
2: DIR. CARTERA
D: DESPACHO
B: BAÑO
2
1
C C BODEGA 1
INVENTARIO
S
O
V
BODEGA 1 SALA DE
M JUNTAS
V
E B
V
R AN AC
B
B CO CONTABILIDAD
V V
A A A SALA DE
V D G ESPERA
60
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.
EQUIPO DE OFICINA:
COMPUTADORES: 13
Gerente, Subgerente, Nómina, Auxiliar Contable, Auxiliar General,
Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera,
Caja, Vendedores (2), Auditoria.
IMPRESORAS: 9
Auxiliar Contable, Nómina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de
Inventario (2), Ventas (1 para facturación de ventas de contado), Caja
(caja y ventas de Crédito) compartida con Director de Cartera, este
último posee otra más.
TELÉFONOS: 19
Todos los empleados del área administrativa y ventas cuentan con una
extensión telefónica.
FAX: 2
Área contable (1), ventas (1).
CELULARES: 4
Área contable (2), ventas (2).
61
EQUIPO DE SEGURIDAD:
Circuito cerrado de televisión con visor y cuatro (4) cámaras.
CAJA FUERTE: 2
PUENTE GRÚA.
62
MONTACARGAS.
63
9.1.3. ORGANIGRAMA
FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SUBGERENTE
64
Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de
la organización y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la
estructuración del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la
empresa la claridad en cuanto a la composición de la misma, por lo que se
procedió a utilizar la información recopilada para el diseño de la estructura
organizacional al momento de iniciar la práctica empresarial.
65
FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
66
CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR
FUNCIONES
ADMINISTRATIVA: COMERCIAL:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
67
FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SUBGERENTE
68
FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA AUDITORÍA
GERENTE
SUBGERENTE
69
ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A
(PROPUESTO 1):
En este diseño se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del
departamento comercial y haga parte de la administración como debe ser,
para colaborar con el manejo integral de la organización; el cargo de Director
de Cartera guíe y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director
Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales,
Cajera, Auxiliares de Inventario; la creación de un departamento de Logística
desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de
Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.
(PROPUESTO 2):
En este diseño se propone a diferencia del anterior que el departamento
comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de
Cartera, Comercial y Logístico para lograr una mayor interacción entre estos y
garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino también para los
clientes tanto internos como externos.
70
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA
Direccionamiento de la compañía.
Planteamiento de estrategias.
Revisión informes de ventas y cumplimiento de las
metas.
Interacción con proveedores.
Autorización de documentos y acciones a
implementar.
Establecimiento de políticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
Selección de personal.
Contratación.
Liquidación contrato.
Programación de vacaciones.
Capacitación técnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programación de actividades.
AUTORIZACIONES.
71
VENTAS
COMPRAS
METAS DE VENTAS.
72
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES.
Conocimiento de productos.
Asesoría y capacitación equipo de ventas.
Tramitación de asesoría muy especializada para
clientes.
73
RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCÍA.
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
74
GESTIÓN CONTABLE.
COBRO Y RECAUDO
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
75
Cuadre de los gastos del personal por actividades del
cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de
caja.
Cheques devueltos.
Recepción pago del cliente.
NÓMINA.
Liquidación de nómina.
Pago de nómina.
Pago parafiscales.
Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y
todas las prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nómina.
ESTUDIO DE CRÉDITO.
76
MENSAJERÍA.
SALUD OCUPACIONAL.
Selección de personal.
Afiliaciones y contrato de trabajo.
Inducción.
Asesoría y capacitación equipo de ventas.
Liquidación contrato de trabajo.
Vacaciones.
77
MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Préstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
78
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: COMPRA
INICIO
Consultar la información de
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
información
Producto de Redefinir
NO
alta punto de
rotación? reorden
SI
79
1
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Esperar
Compra el NO
alcanzar punto
producto? de reorden
SI
FIN
80
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
81
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPRA Código:
Nº Área
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
Determinar productos a
1 Administrativa Subgerente
comprar
Pedido de mercancía a
3 Administrativa Subgerente
proveedores
82
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
1.9 RIESGOS:
1.11 OBSERVACIONES.
83
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código:
DETERMINAR PRODUCTOS A Página
COMPRAR
Frecuencia
Actividad Responsable Área
N°
D S M O
Revisar o chequear la
3 Subgerente Administrativa X
información
Analizar si la cantidad es la
7 establecida como punto de Subgerente Administrativa X
reorden
Establecer la cantidad a
8 Subgerente Administrativa X
comprar
84
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia
la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la
integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y
cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia,
eficiencia y competitividad.
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente
de trabajo
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administración de personal; conocimientos en planeación estratégica.
VIII. ADIESTRAMIENTO
86
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
PERSONALES.
Honestidad e integridad.
Evaluación de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las
que se enfrenta.
Motivación.
Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades
encomendadas.
87
Responsabilidad.
Nivel de compromiso con las actividades que desempeña.
Compromiso con el desempeño de las actividades para las que fue contratado.
INTELECTUALES.
Capacidad de Aprendizaje.
Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los
conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la
información e instrucción.
Capacitación.
Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempeñar las
funciones que se le imputen.
Creatividad.
Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solución a los inconvenientes
a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.
Solución de problemas.
Capacidad de rápida respuesta y planteamiento de alternativas de solución a los
problemas generados en el desarrollo de la labor.
Toma de decisiones.
Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.
88
INTERPERSONALES.
Colaboración.
Relación y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compañía.
Comunicación escrita.
Canales de comunicación escrita utilizados para el direccionamiento de la
información y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.
Comunicación oral.
Manejo de las herramientas y mecanismos lingüísticos que le permiten
comunicación con las demás personas.
Liderazgo.
Capacidad para direccionar las estrategias diseñadas por el grupo de trabajo
hacia el logro de los objetivos planteados.
Manejo de conflictos.
Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.
Trabajo en equipo.
Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la selección de la
mejor opción y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.
89
ORGANIZACIONALES.
Control.
Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempeñar y
programación de cada una de ellas.
Comportamiento.
Conducta y características de las acciones y reacciones.
Cuidado y protección.
Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad física y la de
los elementos que manipula o utiliza.
Manejo de la información.
Consideraciones sobre el flujo de la información y la responsabilidad para con la
administración de la misma.
Planteamiento de estrategias.
Visión y estructuración de caminos para el logro de los objetivos.
Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.
Resultados.
Evaluación del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.
Medioambiente de trabajo.
Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempeña sus
actividades.
90
CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS
CATEGORÍA COMPETENCIAS
Capacidad de aprendizaje
Capacitación
INTELECTUALES Creatividad
Solución de problemas
Toma de decisiones
Control
Comportamiento
ORGANIZACIONALES Cuidado y protección
Manejo de la información
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de trabajo
91
FECHA: _____________________________
indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los
1. COMPETENCIAS PERSONALES
Acepta y rige su comportamiento bajo las normas
establecidas.
Aptitud ante las Ante la autoridad se muestra incómodo e indiferente.
reglas
Corrige los comportamientos ante las observaciones
realizadas.
92
Siente complacencia por las funciones que
desempeña.
93
2. COMPETENCIAS INTELECTUALES
Reconoce sus falencias cognitivas.
94
3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES
Brinda a las personas con las que se relaciona la
atención, trato y respeto adecuado.
Atención, trato y Respeta tanto a la persona como la actividad que
respeto hacia los esta realiza.
demás. Ofrece la mejor atención a clientes y visitantes.
95
Identifica objetivamente las causas y efectos de cada
situación conflictiva.
96
4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Lleva control sobre las actividades y resultados a
obtener.
Control Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la
ejecución de las demás actividades.
97
Conoce con claridad sus funciones y
responsabilidades.
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
FIRMA Y SELLO:
____________________________________
98
TÉCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS
100
10. CONCLUSIONES
Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales
fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o
por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no
fueron contratados. El análisis de los cargos existentes permite conocer
las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el
nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una
redistribución de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en
la organización.
Prevalencia del modelo autocrático: quien tiene el poder impone sus ideas
y da las órdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una
sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en
realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y
falta de delegación de autoridad y autonomía que permita y facilite la toma
de decisiones.
102
Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por
todos los empleados de la compañía.
A pesar que la empresa ha crecido en los últimos años y que cuenta con
estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca
flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apatía ante el cambio por
parte de los directivos no ha permitido un avance más importante y un
nivel de competitividad mejor.
104
No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa,
pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptación de las ideas
o proyectos innovadores diseñados por los colaboradores, a pesar de que
son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda así,
desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo
con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o
mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y
que redundarían en el bienestar general.
105
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LLAMADAS.
Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con más privacidad
debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso
de todo el personal principalmente el área comercial: ventas, subgerencia,
dirección comercial, dirección de cartera y caja.
106
SALUD OCUPACIONAL.
COMUNICACIÓN.
107
RECURSO HUMANO.
108
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
LOGÍSTICA.
109
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.
110
CRÉDITO A CLIENTES.
111
ALGUNAS MÁS…
112
Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la
información concerniente a la misión, visión, políticas, organigrama y
reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido
por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor
sentido de pertenencia y compromiso.
113
12. BIBLIOGRAFÍA
114
13. ANEXOS
Pág
COMPRA 119
Determinar productos a comprar 119
Selección del proveedor 120
Pedido de mercancía a proveedores 121
VENTA 138
Programar visita al cliente 138
Visita obra 139
Atención de mostrador (venta de contado) 140
Consulta disponibilidad de los productos 141
Asesoría Técnica 142
Cotización de productos para clientes 143
Seguimiento de las cotizaciones 144
Pedido 145
Facturación o remisión de mercancía 147
Seguimiento del pedido 152
115
METAS DE VENTA 153
Generación informe de ventas 153
Revisión estadísticas de ventas 154
Fijación meta de ventas 155
Seguimiento meta de ventas 156
AUTORIZACIONES 189
116
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES 190
Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas 190
Tramitar asesoría muy especializada para clientes 191
GESTIÓN CONTABLE
192
Consulta de saldo en bancos 192
Registro de consignaciones 193
Cuadre y revisión de la caja 194
Reembolso de caja menor 195
Conciliación bancaria 197
Ajuste de cuentas con clientes y proveedores 199
Revisión de la cartera de la empresa 200
Cancelación de anticipos de clientes 201
Manejo de información contable y general de las sucursales 202
Control de costos de inventario 203
Documentación e informes requeridos por entidades estatales 204
NÓMINA 208
Liquidación de nómina 208
Pago de nómina 210
Pago de parafiscales 211
Liquidación de vacaciones 212
Interfase de Nómina 213
MENSAJERÍA 238
Pagos y consignaciones en bancos 238
Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes 239
Entrega de documentos a clientes 241
Solicitar y entregar documentación en entidades 242
Compras eventuales de oficina 243
118
PROCESO: COMPRA
Consultar la información de
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
información
NO
Producto de Redefinir
alta rotación? punto de
reorden
SI
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Compra el Esperar
NO
producto? alcanzar punto
de reorden
SI
FIN
119
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
INICIO
Consultar proveedores de
los productos
SI Proveedor NO
conocido
(antiguo)?
SI
Solicitar información
de precio de
productos
Analizar la
información y
opciones ofrecidas
Consultar políticas de
compras
Iniciar negociación
FIN
120
PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCÍA A PROVEEDORES
INICIO
Elaboración o corrección
carta de pedido
Verificar información
contenida en la carta
(elaboración, producto y
cantidad)
NO Solicitar
Carta cambios y
aprobada? ajustes
SI
Autorizar el envío de la
carta de pedido vía fax
Enviar la carta
FIN
121
PROCESO: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA
INICIO
Consultar el documento e
identificar producto(s)
Entregar a Auxiliar de
Bodega anotación de la
mercancía a recibir
FIN
122
PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO
INICIO
Establecer mecanismo de
descargue
SI Puente grúa o NO
montacargas?
Descargue manual
SI NO
Empleado del
proveedor?
Supervisar labor
Tomar la mercancía
Transportar la mercancía
desde el vehículo hasta el
interior de la bodega
123
1 2
1 2
Confirmar sitio de
almacenamiento
NO
SI
Sitio
correcto?
Establecer lugar
indicado
Descargar la mercancía en
el sitio de almacenamiento
Verificar almacenamiento de
los productos
SI NO
Está bien?
Mover o ubicar
los productos
Descargue
completo?
SI
Anotar cantidad de
productos ingresados
Reportar el ingreso de la
mercancía
FIN 124
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
INICIO
Confrontar la información
reportada con la registrada en la
factura o remisión
SI Coinciden NO
productos y
cantidades?
Recontar la
mercancía
Revalidar la
información
SI Sigue NO
presentándose
diferencia?
Establecer las
diferencias
Hacer nota
manual
Anotar mercancía en el
cuaderno de entrada de bodega
FIN 125
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
INICIO
Verificar la concordancia de
material recibido y solicitado
Ingresar al software
Realizar cambio
NO
Ingreso de código,
correcto? proveedor, etc.
SI
Anotar información de la
mercancía en el
cuaderno de entrada
FIN
126
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN INGRESO DE MERCANCÍA AL SISTEMA
INICIO
Consultar documento
enviado por los
proveedores, notas y
cuaderno de entrada
Confrontar la información
(producto y cantidad)
SI NO
Requiere
ajuste?
Realizar los
ajustes
Cargar la entrada de
productos a inventario en el
sistema
FIN
127
PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES
INICIO
SI NO
Error de
ingreso?
SI NO
Reprocesar General?
información
SI NO
Convertir Corte?
paquete de
producto a
Calcular cuantas SI NO
cantidad menor Cambio de
unidades se producto?
pueden sacar del
producto
Analizar
conveniencia
o facilidad
Informar a la persona
solicitante
Archivar documentos de
ajuste
128
FIN
PROCESO: FIJACIÓN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Revisar y analizar la
información
(10% a 12%)
Se cumple el NO
margen?
SI
Conocer precio de la
competencia
NO SI
El precio
difiere?
Autorizar cambio
de precio
Cambiar precio al
producto
129
FIN
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO
INICIO
Ingresar al software
Confirmar información
NO
Es el
producto?
SI
Cambiar el precio
1
SI FIN
Imprimir listado
130
PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS
INICIO
Revisar y analizar la
información
Verificar margen de
ganancia mínimo (8%)
NO
Cumple
margen?
SI
FIN
131
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
SI NO
Pronto pago?
Ubicar facturas
en carpeta o lugar Archivar facturas
de fácil alcance y
próximo al sitio de
trabajo
FIN
132
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES
INICIO
SI La factura NO
tiene
abonos?
Calcular saldo
adeudado
SI NO
Descuentos?
Efectuar el cálculo
de los descuentos
Elaborar informe de
proveedores a quien se
adeuda y el saldo
133
1
Entregar lista de
proveedores a pagar e
informe de saldo en los
bancos a Gerente
SI NO
Cancelación
total?
Establecer cuantía a
abonar
Tomar la factura
correspondiente al
proveedor autorizado para
pago
FIN
134
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Consultar la factura
NO SI
Abono a la
deuda?
Fotocopiar la factura
Cancelar la deuda en
su totalidad Colocar sello de abono
en la factura original y
anexar copia del abono
Archivar factura
Elaborar comprobante de
egreso, adicionando el # de la
factura que se está cancelando
y el valor del descuento (si lo
hubo)
NO SI
Cheque?
1 2
135
1 2
Verificar el banco y el
valor que debe
contener el cheque
NO
Anular
Aprobado?
cheque
SI
Anotar la
Colocar sello para firmas observación
(2 de 3 firmas) en el
cuaderno de
bancos
Pasar a Gerente para
obtener firma
Firmar cheques
Remitir cheques a
Cajera
Recibir autorización de
consignación de Auxiliar
Contable y cheques
elaborados
Diligenciar consignación a
nombre del proveedor
3
136
3
Entregar consignaciones y
cheques a mensajero para
su tramitación en el banco
respectivo
Autorizar el cheque
NO Cancelación de SI
varias facturas a a
un proveedor?
Solicitar elaboración
de carta de pago a
Auxiliar General
Elaborar Carta de
pago relacionando las
facturas canceladas
Archivar facturas y
documentos de respaldo del
pago efectuado
FIN
137
PROCESO: VENTAS
INICIO
SI Visita fuera NO
de la ciudad?
Determinar número
Programar Visita
de días
local
Solicitar autorización
salida de la empresa
FIN
138
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES
INICIO
Desplazarse a la zona o
lugar determinado
Visita fuera
de la ciudad?
NO SI
Cliente
antiguo?
Brindar información
de los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
Obtener información de
productos necesitados
Cotizar productos
SI
Realizará NO
pedido?
139
FIN
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)
INICIO
Entablar comunicación
Determinar que
productos requiere
Ingresar al software
Consultar disponibilidad
del producto(s)
NO SI
Productos
disponibles?
Cotizar producto
SI
Algo más?
NO
NO SI
Efectuará la
compra?
Facturar o
remisionar
Entregar factura o
remisión al cliente
Indicar ubicación de
caja (para pago) y de
despacho (para
entrega de productos)
140
FIN
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
INICIO
SI NO
Está en la
empresa?
Ingresar al Comunicarse a la
software empresa
SI Productos NO
disponibles en
bodega?
Productos NO Informar al
disponibles en
cliente
otra sucursal?
SI
FIN
141
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA TÉCNICA
INICIO
SI Asesoría NO
Básica?
SI Asesoría NO
especializada?
Establecer los
productos que Solicitar Tramitar asesoría
más se ajustan colaboración a la muy
a la necesidad Ingeniera Civil de especializada con
del cliente la empresa el proveedor
idóneo
Describir las Realizar estudio
especificaciones de los Acompañar la
del material requerimientos asesoría
del cliente y/o
planos de la obra
Explicar al
cliente las
ventajas del Indicar el
producto(s) producto(s) que
se ajusta(n) a la
obra
Efectuar
despiece del
producto
Interpretar
cartilla
Establecer satisfacción de la
necesidad del cliente
142
FIN
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
INICIO
Consultar lista de
precios y descuentos
SI Requiere NO
informe
escrito?
Ingresar al software
Imprimir cotización
FIN
143
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
INICIO
Determinar consideración
sobre la cotización
SI NO
Realizará
pedido?
Conocer de otras
cotizaciones
Consultar precios
y descuentos
límites para la
mercancía
SI Cotizar
Es posible
recotizar? nuevamente
NO
Ponerse a
disposición
del cliente
FIN
144
PROCEDIMIENTO: PEDIDO
INICIO
Consultar disponibilidad y
existencia de mercancía en
bodega
Diligenciar formato de
pedido con datos del cliente
y cálculos efectuados
NO Realizar
Está bien?
correcciones
SI
Solicitar autorización de
Cartera y Comercial
NO Informar al
Aprobado?
cliente
SI
145
1
Solicitar programación de la
entrega de pedido
SI Mercancía NO
existente en
el sistema?
FIN
146
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE MERCANCÍA
INICIO
Ingresar al software
SI NO
Contado?
SI NO
Facturación Crédito?
Contado
Facturación Con anticipo
Crédito
Verificar concordancia de
precio y descuento
NO
Es correcto? Corregir
SI
Imprimir factura
SI NO
Error en
facturación?
147
FIN
PROCEDIMIENTO: ANULACIÓN DE FACTURA
INICIO
SI NO
Factura venta
de contado?
Confirmar la apreciación de
la observación
Recorrer la factura
Adicionar a la factura la
observación de la anulación
y la razón de la misma
148
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CONTADO
INICIO
SI NO
Existe?
Solicitar información
al cliente
Digitar información
en el sistema
Confirmar datos
NO Efectuar
Datos
correctos? modificaciones
SI
Anexar la información de la
mercancía (referencia,
cantidad y valor)
NO
SI
Compra
representativa?
Grabar información
del cliente en el
sistema
Revisar # factura
confrontando con el sistema
FIN
149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CRÉDITO
INICIO
NO Corregir
Datos
correctos? datos
SI
FIN
INICIO
FIN
150
PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE MERCANCÍA
INICIO
Solicitar a Auxiliar de
Inventario la elaboración de la
remisión facilitándole la
información del cliente,
producto y cantidad
Elaborar remisión de
mercancía diligenciando
formato del sistema
Verificar consecutividad de
la remisión
Relacionar la remisión en el
cuaderno de remisiones,
llenando las dos primeras
casillas (# remisión, nombre
del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
FIN
151
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
INICIO
NO SI
Ya se realizó
entrega?
Comunicarse o Comunicarse
recibir llamada con el cliente
del cliente
Informar al SI NO
Alguna
cliente etapa del observación?
despacho
Determinar tipo
de inconveniente
Ayudar a resolver
o participar en la
solución
FIN
152
PROCESO: METAS DE VENTAS
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN INFORME DE VENTAS
INICIO
Ingresar al sistema
Consultar información
general de las ventas
Establecer frecuencia de
presentación
SI NO
Informe
diario?
Verificar la información
NO
Información
correcta?
SI
FIN
153
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS
INICIO
Determinar la rotación
de los productos
1
Replantear
NO Establecer las estrategias
Información
correcta? diferencias y la
razón de estas
SI
Consolidar la información
Conocer las estrategias
desarrolladas Tomar nota de las ventas
totales
154
PROCEDIMIENTO: FIJACIÓN META DE VENTAS
INICIO
Revisión de la información
de ventas del mes anterior
Analizar la información
Calcular el promedio de
venta general
Conocer el comportamiento
del sector (mercado)
FIN
155
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS
INICIO
SI Se NO
alcanzarán
las metas?
Replantear las
estrategias
Establecer el alcance de la
meta de ventas
FIN
156
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA
INICIO
Consultar la información
de cartera de clientes
Analizar la información
SI NO
Cartera
vencida?
Relacionar clientes
Filtrar la información
por Asesor
Comercial
Imprimir listados
FIN
157
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Consultar listados de
cartera vencida
Establecer días de
vencimiento del cliente
SI NO
Mayor a 10
días?
Reunión con
Asesores Entregar listados a
Comerciales mensajero
Entregar listados
Recibir listados de
cartera vencida
FIN
158
PROCEDIMIENTO: COBRO
INICIO
SI Cobro NO
presencial?
SI Requiere NO
explicación?
Revisar con el
cliente el saldo
adeudado
159
FIN
PROCEDIMIENTO: RECAUDO
INICIO
Establecer comunicación
telefónica con el cliente
SI
NO Cobro
presencial?
Regresar a la empresa
SI NO
Mucho
dinero?
Diligenciar formato de
consignación
Realizar consignación
FIN 160
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
INICIO
Reunión de Cartera y
Comercial (Asesores
comerciales)
Confrontar la
información actual con la
anterior
FIN
161
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
INICIO
Recibir copia de
consignación
Consultar con
NO
Se identificó? Asesores
Comerciales
SI
Diligenciar Planilla de
consignaciones
Consultar consignaciones de
los clientes en los bancos
Confrontar información de
planilla de consignaciones y
bancos
Confirmada la NO
consignación?
SI
Aplicar la consignación a la
factura del cliente
FIN
162
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
INICIO
Consulta de saldos en
bancos
Consultar las
consignaciones realizadas a
favor de la empresa
Confrontar la información de
la Planilla de consignaciones
con la obtenida de los
bancos
SI Confirmada la NO
consignación?
1 2
163
Cuando han pasado
muchos días y no se
1 1 sabe de quien es el
dinero: elaborar recibo
de caja para enviar
dinero para anticipo
SI
Anotar la información en la
planilla de consignaciones
FIN
164
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA
INICIO
Recibir solicitud de la
información y/o hacerlo
cuando el desempeño del
cargo lo exija
Ingresar al sistema y
consultar la información
Estado de cuenta
Análisis de vencimientos
Circularizaciones
Libros auxiliares
Relación de recaudos
Otros
Imprimir documento(s)
Entregar o enviar
documento(s) o listado a la
persona solicitante o a
Asesores Comerciales
FIN
165
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA
INICIO
Consultar la información
contenida en el documento
Analizar la información
Zonificar la entrega
Según el material, tipo
de producto, tamaño de
los artículos, volumen de
Priorizar la entrega de la compra, requerimientos
mercancía del cliente, facilidad,
ubicación, etc.
Archivar NO
Se requiere
documento entregar?
SI
Entregar la Planilla de
Horario a Conductores del
empresa
166
1
Consultar la ruta
programada con los
conductores
Recibir observaciones de
los conductores
NO La ruta SI
requiere
ajuste?
Realizar ajustes
FIN
167
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO
INICIO
Recibir facturas o
remisiones
Consultar información
contenida en el
documento
Analizar información
FIN
168
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS
PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS
INICIO
Determinar productos y
cantidades a despachar
NO SI
Vehículo de
la empresa?
Planear el cargue en
el orden contrario en
Establecer contacto el que fueron
con el cliente entregadas las
facturas o
remisiones
Idear la distribución
de la mercancía en
el planchón del
Establecer ubicación en
bodega
FIN
169
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCÍA A DESPACHAR
INICIO
NO
Producto
correcto?
SI
SI NO
Requiere
corte?
NO
SI Debe
pesarse?
Consultar Colocar en
SI NO
dimensión báscula Mejorar
ubicación?
Transportar
Buscar Determinar productos
herramienta peso
Ubicarlo en un
Realizar corte Adjuntar tiquete lugar más
de pesio al próximo a la
producto salida
FIN
170
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHÍCULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
INICIO
NO
Producto
correcto?
SI
1
SI Requiere NO
marcación?
Se cargaron NO
todos los
Marcar productos?
productos con
pintura
SI
Solicitar la verificación de la
Transportar los productos mercancía cargada y
hasta el vehículo autorización de salida del
vehículo
171
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DEL CARGUE Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE LOS
VEHÍCULOS
INICIO
Consultar facturas o
remisiones
Confrontar información
del conteo con la
registrada en los
documentos
Producto y SI Autorización
cantidad Salida del FIN
correctos?
vehículo
NO
SI Otra NO
referencia?
Descargar
SI NO
productos Faltantes?
Cambiar SI NO
Establecer Sobrantes?
producto
cantidad
Establecer
Cargar cantidad
producto Cargar
correcto productos
faltantes al Bajar la
camión mercancía e
ingresarla a
bodega
172
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA
INICIO
Recibir facturas o
remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de las
entregas a realizar
Consultar información
contenida en la Planilla
Establecer dirección de
entrega
Buscar dirección
NO
Se ubicó Comunicarse con
dirección? despacho
SI
Corroborar dirección
Estacionar vehículo en el
lugar
SI
Dirección
FIN
correcta?
NO
Recibir indicaciones
o regresar a la
empresa
173
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERIA
INICIO
NO
1
Descargue
autorizado? Descargar los productos en
el sitio indicado por el cliente
SI
Desarrumar la mercancía
del vehículo NO
Se descargaron
todos los
Alcanzar los productos productos?
SI
Ingresar la mercancía a la
obra o ferretería
1 174
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE
INICIO
Restablecer contacto
con el cliente
Entregar la factura al
cliente
SI El cliente NO
firmó la
factura?
Diligenciar y anotar
observaciones en
Planilla de Horario
FIN
175
PROCESO: DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
INICIO
NO SI
Mercancía
despachada?
Radicar en el formato de
Diligenciar formato de
relación devolución en Recoger mercancía devolución de
ventas: fecha, # factura,
mercancía
cliente, descripción
material, cantidad, Revisar el estado de los
observación (firma del productos Recibir la mercancía
vendedor) directamente o realizar
ingreso por bodega
Autorizar mediante Cargar los productos al
firma, garantizando que vehículo
la mercancía no ha
salido de bodega
Diligenciar formato de
devolución
Transportar los
productos a la empresa
Descargar mercancía
del vehículo
176
1 2
2
1
Diligenciar el formato de
devolución de ventas: código,
descripción material, cantidad,
valor unitario, valor total
177
3
FIN
178
PROCESO: CRÉDITO A CLIENTES
INICIO
NO Finalizar
Al cliente le
interesa? contacto
SI
Documentos requeridos:
Hacer llegar la
documentación a Director de
Cartera
FIN
179
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRÉDITO
INICIO
Confirmar información y
referencias comerciales
Revisar información
financiera
Determinar capacidad de
pago (análisis de
factibilidad)
SI NO
Cuenta con
respaldo?
Establecer cupo y
tiempo de pago
Crear cliente
FIN
180
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creación de terceros)
INICIO
Ingresar al software
Diligenciar formato de la
base de datos
Verificar información
digitada
NO Realizar
Información
correcta? modificaciones
y/o ajustes
SI
Grabar y guardar la
información en la base de
datos
Activar al cliente
Informar a Asesor
Comercial
FIN
181
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
INICIO
SI NO
General?
Asignar productos al
personal
Escoger la persona o
personas
Recibir el listado de
los productos
Recibir información y
anotación del
producto(s) a
inventariar
1
182
1
Cargar al sistema la
información recopilada
NO SI
Existen
diferencias?
Establecer la
cantidad
Analizar la razón de
las diferencias
SI NO
Inventario de
fin de año?
Efectuar
ajustes
INICIO
Establecer información y
especificaciones del nuevo
producto
Ingresar al software
Código SI
Generar código
preexistente?
NO
Grabar información
Imprimir información
INICIO
Sistematizar nota
Imprimir la nota
Revisar diligenciamiento de
la nota
Aprobación de la nota
SI NO
Proveedor?
Entregar copia de la
nota a contabilidad Diligenciar formato de
entrega de la nota
Causar la nota
contablemente Realizar seguimiento de
entrega de la nota
185
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE LAS REMISIONES
INICIO
Verificar existencia de la
remisión en el cuaderno de
remisiones
Numerar la factura
Relacionar la facturación de
la remisión en el cuaderno
de remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)
Revisar y subrayar la
facturación de la remisión en
el cuaderno de remisiones
Archivar documentos
FIN
186
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCÍA
INICIO
Diligenciar formato de
traslado de mercancía
Establecer comunicación
con la sucursal
Solicitar traslado de
mercancía
Efectuar facturación de la
mercancía
Contabilizar el traslado de
mercancía
Comunicar a la sucursal
respectiva el movimiento
contable realizado
FIN
187
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN FLETES DE MERCANCÍA
INICIO
1
Recibir información del
descargue e ingreso de la
mercancía a bodega Solicitar a Auxiliar General
elaborar comprobante de
egreso con copia
Efectuar los cálculos respectivos
para determinar costos
Elaborar comprobante de
egreso con los datos
Calcular la tarifa por peso o entregados por Auxiliar de
unidades totales Inventario
Recibir el comprobante de
Diligenciar formato del sistema egreso
para liquidación de fletes:
nombre completo del
transportador, dirección,
Desplazarse a caja con el
teléfono, ciudad, valor
formato de liquidación y
comprobante de egreso
Hacer retención del 1% para
régimen simplificado Solicitar el dinero para el pago
del flete
Imprimir formato de liquidación
Archivar comprobante de
egreso y enviar copia a caja
NO Realizar
Cálculos
correctos? correcciones
FIN
SI
188
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES
INICIO
Recepción de documentos
Consulta de documentos
Clasificación tipo de
autorización
SI NO
Pedido?
SI NO
Revisión Devolución?
diligenciamiento
SI NO
Formato de Revisión Gasto?
diligenciamiento
SI NO
Revisión precio Formato de Revisión Despacho?
de venta y concepto
descuentos de gasto Recibir
otorgados al Analizar la Formato Analizar y
cliente información de Pedido estudiar
Revisar factibilidad
factura
Establecer o Consultar
conocer cupo y
motivo Verificar mora
gasto
Aprobar o no la petición o
documento
SI NO
Aprobada?
Autorizar
mediante firma
FIN 189
PROCESO: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES
INICIO
Establecer requerimientos de
información
SI NO
Producto
nuevo?
Asistir al
lanzamiento
Programar asesoría y
capacitación conjunta con el
proveedor para el equipo de ventas
190
FIN
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
INICIO
Conocer asignación de
asesor del proveedor
Acompañar al cliente
durante la asesoría
Establecer satisfacción de
las necesidades del cliente
FIN
191
PROCESO: GESTIÓN CONTABLE
INICIO
NO SI
Por la red?
Digitar la clave
Registrar consignaciones y
cheques girados en el libro de
cada banco
Informar a Gerente
192
FIN
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES
INICIO
Verificar consignación
realizada
Señalar en el cuaderno de
bancos
Registrar en paquete
contable (software) el # de la
cuenta y nombre del cliente
Colocar a la consignación
sello de contabilizado
Archivar consignación en la
carpeta del respectivo banco
FIN
193
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA
INICIO
Determinar la necesidad de
reembolso (cuando los gastos se Verificar que la caja físicamente
aproximan al valor de la base) coincida con el dato de
contabilidad del sistema
Elaborar el comprobante de
egreso Imprimir el cuadre de caja
FIN
1
194
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
INICIO
Recibir comprobante de
egreso, facturas y formato
de gasto facilitados por caja
Formato de gastos con el
nombre del establecimiento,
Acumular los gastos diarios dirección, NIT o cédula del
y sus facturas propietario, firma del dueño,
nombre de quien realizó el
gasto y concepto
Revisar diligenciamiento y
autorización de los gastos
Elaborar nota de
contabilidad e ir registrando
el total de los gastos del día
con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Gastos = caja NO
menor?
SI
Elaborar comprobante de
egreso por valor del costo
del reembolso
195
1
Confrontar la información y
realizar las correcciones
necesarias
SI
NO
Factura
ingresada?
Adicionar valor a
la cuenta gastos
asumidos
FIN
196
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
INICIO
Revisar impuestos y
comisiones cobradas por los
movimientos del mes en
cada banco
Registrar la información en
formato de Excel (predefinido)
Elaborar nota de
contabilidad con la fecha del
último día del mes en
conciliación
Registrar la nota
197
1
Verificar concordancia de la
información del extracto
Revisar consignaciones
NO
Información o cuentas para
correcta? encontrar el origen o
causa de la anomalía
SI
Archivar libro
FIN
198
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
INICIO
SI NO
Cliente?
SI NO
Varias
Ingresar al sistema y realizar
facturas?
la consulta del cliente
Imprimir información
Confrontar cuantía adeudada de la cuenta
y pagos realizados
Revisar la cuenta
Establecer diferencias confrontándola con las
facturas del archivo
FIN
199
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
INICIO
Ingresar al software
Seleccionar la información
de cartera
Verificar la concordancia de
la información
Totalizar la cartera de la
empresa
FIN
200
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de
Cartera relación de los
anticipos de los clientes
Ingresar al sistema
Consultar la información de
los clientes
SI Conoce las NO
facturas a
cancelar?
Preguntar a Asesor
Comercial del cliente
Verificar la cancelación de
las facturas
FIN
201
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMÁS SUCURSALES.
INICIO INICIO
Anexar la documentación
Establecer el motivo por el
necesaria o solicitada por
cual se encuentran
las entidades y sucursales
diferencias, comunicándose
y preguntando a la persona
indicada
Enviar los documentos a la
sucursal respectiva
Recibir la información y
documentación de los
movimientos realizados en FIN
las demás sucursales.
FIN
202
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
INICIO
Confrontar información
impresa con la registrada en
contabilidad
NO SI
Existen
diferencias?
Comparar la información de
las compras con la
registrada en comercial
FIN
203
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIÓN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES.
INICIO
FIN
204
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnéticos)
INICIO
205
1
Revisar la
SI
Se presentan información de los
problemas? clientes y realizar las
correcciones
NO necesarias
Enviar la información
FIN
206
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA A
SUPERSOCIEDADES
INICIO
Total de empleados.
Número de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Cantidad de artículos que se
venden.
Cantidad de artículos devueltos.
Productos comprados y su costo.
Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administración.
FIN
207
PROCESO: NÓMINA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
INICIO
Consultar y revisar
compromisos financieros
pendientes de los empleados
NO Posee SI
compromisos?
Deducir préstamos,
cuotas o afiliaciones
NO SI
Final de
mes?
Efectuar descuento
para salud y pensión
NO SI
Sueldo < 2
SMLV?
Adicionar Auxilio
de Transporte
NO SI
Empleado
bodega?
Consultar horas
extras
Calcular cuantía de
dinero adicional
208
1
1
Revisar y verificar
información
SI
Requiere Realizar los
ajustes? ajustes que se
requieran
NO
Totalizar el valor de la
nómina
FIN
209
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA
INICIO
NO Esperar completar
Dinero
completo? el dinero
SI
NO SI
Requiere
explicación?
Explicar la razón de la
cuantía
FIN
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
INICIO
Revisar provisión en el 1
sistema y liquidación interna
Consultar autoliquidaciones
Imprimir listado de aportes a de la página Web del
las entidades operador (24 horas después)
Elaborar comprobante de
NO Realizar egreso por el valor pagado
Es correcta?
ajustes
FIN
NO Grabar
Se va a
pagar? información
SI
1
211
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VACACIONES
INICIO
NO
Es correcta? Realizar ajustes
SI
FIN
212
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NÓMINA
INICIO
Consultar la Provisión de
nómina
NO SI
Requiere
corrección?
FIN
213
PROCESO: MANEJO DE CAJA
INICIO
214
FIN
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA
INICIO
NO
Mayor a un
millón?
SI
Esperar autorización e
indicaciones
SI NO
Guardar en
caja fuerte?
Dirigirse a Área de SI NO
Pago a
Contabilidad proveedores?
Efectuar la consignación
215
FIN
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR
INICIO
Ir rebajando o disminuyendo
el monto de la caja menor
cuando se generan gastos
Solicitar reembolso de
dinero cuando los gastos se
aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor
FIN
216
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
INICIO
Verificar el gasto
217
1
Revisar el diligenciamiento de
los documentos
NO SI
Dinero
suficiente?
Establecer cuantía
NO SI
a pagar Sobró
dinero?
Recibir dinero
Pagar la suma devuelto por la
adeudada persona
FIN
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS
INICIO INICIO
FIN
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # del recibo y
nombre de la persona solicitante
FIN
219
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS
INICIO
Establecer comunicación
con el cliente
Ingresar al software
FIN
220
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE
INICIO
NO SI
Efectivo?
Consultar factura
Relacionar
consignaciones en el
documento de cuadre de Verificar la cuantía
caja diario
SI NO
Sobra dinero?
Devolver dinero
sobrante
221 FIN
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL
INICIO
Determinación de los
elementos a comprar
FIN
INICIO
SI NO
Compra el
producto?
Establecer cantidad
a comprar
FIN
222
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
INICIO
SI Productos de NO
buena
calidad?
Buscar nuevo
proveedor
Consultar proveedores
de los productos
NO
Cumple las Finalizar
normas del comunicación
ministerio?
SI
Solicitar información
de precio de productos
Evaluar la información
y opciones ofrecidas
Consultar políticas de
compras
Efectuar pedido
FIN
223
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
INICIO
Diligenciar formato de
compras con la información
del proveedor, descripción
del artículo, el valor y fecha
de recepción
Diligenciar formato de
entrega
FIN
224
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE UNIFORMES
INICIO
225
FIN
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN
INICIO
Recibir la observación de
requerimiento de dotación
del botiquín o realizar
Solicitar los
medicamentos y
elementos a droguería
Equipar el botiquín de
planta y de los
vehículos de la
empresa
FIN
226
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
SI NO
Accidente
grave?
Accidente muy leve:
Remitirse NO
Accidente Solicitar a la persona
rápidamente a la leve? encargada del
clínica
botiquín elementos
SI
Dirigirse a la clínica
SI NO
Recibe
incapacidad?
Informar a Jefe
inmediato
Hacer llegar
documento de
incapacidad a
Auxiliar de Nómina
FIN
227
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Diligenciar formato de la
página con la información
del empleado
Complementar la
información faltante en el
formato novedades, y/o la
información de lo ocurrido al
trabajador
Radicar el accidente
FIN
228
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O
ACCIDENTE DE TRABAJO
INICIO
Recibir información y
documento de incapacidad
Establecer duración de la
incapacidad
Diligenciar formato de la
página con la información
del empleado y los días de
incapacidad
SI
NO
Incapacidad
> 3 días?
Tramitar liquidación
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
229
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD
INICIO
Revisar documento de
incapacidad
Adjuntar copia de la
incapacidad
Enviar documentos a la
entidad
Esperar respuesta de la
entidad
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
230
PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL
INICIO
Analizar y detectar la
necesidad de contratación
de personal
Recibir información de
solicitud de personal
Establecer comunicación
con entidades o publicar el
requerimiento de personal
NO SI
Cumple
requisitos?
Contratar la
persona
FIN
231
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
SI NO
Se encuentra
suscrito?
232
1
FIN
233
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN
INICIO
Realizar un recorrido
institucional
Realizar entrenamiento en el
puesto de trabajo
FIN
234
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Imprimir en borrador de la
liquidación Entregar comprobante de
egreso a Auxiliar Contable
para que lo pase a Contadora
Revisar liquidación de
prestaciones sociales Pasar comprobante a Cajera
para su cancelación
NO
Información
Realizar ajustes
correcta?
SI
Imprimir liquidación en
original
235
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIÓN DEL EQUIPO HUMANO
INICIO
Identificar la necesidad de
capacitación
1
Retroalimentar los
SI NO
Todo el resultados de la capacitación
equipo?
Seleccionar
personal FIN
Determinar lugar de la
capacitación
SI NO
En la
empresa?
Programar
horario y fechas Facilitar
asistencia de
los Asesores
Brindar
herramientas al
expositor
236
1
PROCEDIMIENTO: VACACIONES
INICIO
Imprimir carta
Autorizar vacaciones
SI
NO
Descontar
días?
Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado
237
FIN
PROCESO: MENSAJERÍA
INICIO
Desplazarse al área de
contabilidad de la empresa
Consultar la información
contenida en los documentos
Entregar a la Cajera de la
empresa, al día siguiente, los
documentos de las diligencias
FIN
238
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
INICIO
Salir de la empresa y
desplazarse hasta el sitio de
ubicación del cliente
NO SI
Cantidad
considerable?
NO SI
Consignar?
Desplazarse al
banco
Realizar consignación
a cuenta de proveedor
o de la empresa
Regresar a la empresa
239
1
FIN
240
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
INICIO
FIN
241
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES
INICIO
SI Solicitar o NO
recoger
documentos?
Responder las
Entregar los documentos
inquietudes que se
a la persona que los
presenten sobre le
solicitó
estado de entrega de los
documentos
FIN
242
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
INICIO
Esperar la revisión y
autorización de los gastos
243
FIN
PROCESO: ARCHIVO
INICIO
Recepción de documentación
Consultar la información
contenida en el documento
Verificar el diligenciamiento 1
del documento
NO Crear
Existe la
Posee carpeta? carpeta
NO Devolver
autorización y documentos
sellos? SI
SI Seleccionar la carpeta
Es la NO
Ordenar documentos por carpeta
número correcta?
SI
Revisar consecutividad
Introducir los documentos en
la carpeta
Efectuar las acciones
respectivas a su preparación
(corte, perforación, etc.)
Guardar la carpeta en el
archivador o en caja
Buscar, ubicar o crear
carpeta
FIN
244
PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
INICIO
Ingresar al software de la
empresa
Ubicar en pantalla el
documento
NO Informar a
Existe el
solicitante Hacer firmar formato de
documento?
préstamo
SI
Esperar devolución
Identificar posición física en
archivo
Recibir documentos
Buscar y ubicar físicamente devueltos
el documento
Archivar documento
Entregar documento a la
persona solicitante
FIN
1
245
PROCESO: SERVICIOS GENERALES
Implementos de aseo:
Dirigirse a Caja y solicitar jabones para baños y
dinero para realizar las cocina, límpido, fabuloso,
compras
1
246
PROCEDIMIENTO:
INICIO INICIO
FIN
247
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS
INICIO INICIO
FIN
Lavar y limpiar lavaplatos y
mesón de la cocina
Asear la greca
FIN
INICIO
FIN
248
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA
Direccionamiento de la compañía.
Planteamiento de estrategias.
Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas.
Interacción con proveedores.
Autorización de documentos y acciones a implementar.
Establecimiento de políticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
Selección de personal.
Contratación.
Liquidación contrato.
Programación de vacaciones.
Capacitación técnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programación de actividades.
AUTORIZACIONES.
VENTAS
Programación de visita al cliente.
Atención de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesoría técnica.
Cotización de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturación.
Remisión de mercancía.
MISIONALES Seguimiento del pedido.
COMPRAS
Determinar productos a comprar.
Selección proveedor.
Pedido a proveedores.
METAS DE VENTAS.
Generación informe de ventas.
Revisión estadísticas de ventas.
Fijación meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.
249
RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCÍA.
Recepción de facturas o remisiones.
Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificación de los productos recibidos.
Sistematización ingreso de mercancía.
Revisión ingreso de mercancía al sistema.
Ajustes de inventario.
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
Gestión de devolución de mercancía
GESTIÓN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
Cuadre y revisión de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliación bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
Revisión de la cartera de la empresa.
Cancelación de anticipos de clientes.
Manejo de información contable y general de las sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentación e informes requeridos por entidades
estatales.
COBRO Y RECAUDO
Generación de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.
Cheques devueltos.
Recepción pago del cliente.
250
NÓMINA.
Liquidación de nómina.
Pago de nómina.
Pago parafiscales.
Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las
prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nómina.
ESTUDIO DE CRÉDITO.
Solicitar y recibir documentación.
Estudio de crédito.
Creación de terceros.
APOYO MENSAJERÍA.
Pagos y consignaciones en bancos.
Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.
Solicitar y entregar documentación en entidades.
Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
Dotación de elementos de protección personal.
Dotación de uniformes.
Dotación de botiquín de la planta y de los automotores de la
empresa.
Accidente de trabajo
MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Préstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería.
Servicio de cafetería.
Aseo áreas de oficinas.
Oficios varios.
251
INDÍCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Pág.
COMPRA 256
Determinar productos a comprar 257
Selección del proveedor 259
Pedido de mercancía a proveedores 261
VENTA 291
Programar visita al cliente 292
Visita obra 294
Atención de mostrador (venta de contado) 296
Consulta disponibilidad de los productos 298
Asesoría Técnica 300
Cotización de productos para clientes 302
Seguimiento de las cotizaciones 304
Pedido 307
Facturación 308
Remisión de mercancía 312
Seguimiento del pedido 314
252
METAS DE VENTA 316
Generación informe de ventas 317
Revisión estadísticas de ventas 319
Fijación meta de ventas 321
Seguimiento meta de ventas 323
AUTORIZACIONES 386
253
Autorizaciones 388
NÓMINA 420
Liquidación de nómina 421
Pago de nómina 423
Pago de parafiscales 425
Liquidación de vacaciones 427
Interfase de Nómina 429
254
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO 464
Selección de personal 465
Afiliaciones y contrato de trabajo 467
Inducción 469
Asesoría y capacitación del equipo humano. 471
Liquidación contrato de trabajo 473
Vacaciones 475
MENSAJERÍA 477
Pagos y consignaciones en bancos 478
Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes 480
Entrega de documentos a clientes 482
Solicitar y entregar documentación en entidades 484
Compras eventuales de oficina 486
255
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por le
empresa.
1.7 RIESGOS:
Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación.
Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.
Código:
COMPRA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
256
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía
existente.
1.9 RIESGOS:
Información de stocks de mercancía desactualizado.
1.11 OBSERVACIONES.
257
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Analizar si la cantidad es la
7 Subgerente Administrativa X
establecida como punto de reorden
258
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la
empresa y que cuente con certificación de calidad.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
2.9 RIESGOS:
Elección inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
2.11 OBSERVACIONES.
259
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Subgerente
Consultar proveedores de los
1 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
2 Establecer contacto con el proveedor y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Conocer si cuenta con certificado de
3 y/o Director Administrativa X
calidad
Comercial
Subgerente
Solicitar información de precio de
4 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
Analizar información y opciones
5 y/o Director Administrativa X
ofrecidas
Comercial
Subgerente
6 Consultar políticas de compras y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Administrativa
7 Escoger la mejor opción y/o Director X
Comercial
Subgerente
8 Iniciar negociación y/o Director Administrativa X
Comercial
260
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.
3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de carta de pedido.
Equivocación en la referencia o cantidad de productos solicitados al
proveedor.
3.11 OBSERVACIONES.
261
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
262
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercancía durante su manipulación.
Faltantes o sobrantes de mercancía.
Pérdida de los productos.
Código:
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Recepción de facturas o
1 Bodega Jefe de Bodega
remisiones
Descargue, ingreso y
2 Bodega Auxiliar de Bodega
almacenamiento
Reporte y verificación de los Auxiliar de Bodega y
3 Bodega
productos recibidos Jefe de Bodega
Sistematización del ingreso de
4 Comercial Auxiliar de Inventario
producto(s)
Revisión del ingreso de mercancía
5 Comercial Director de Cartera
al sistema
6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario
263
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de
la empresa.
1.9 RIESGOS:
Pérdida de facturas o remisiones.
1.11 OBSERVACIONES
264
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Conocer llegada de los camiones de
1 Jefe de Bodega Bodega X
los proveedores
Recibir las facturas o remisiones de
2 Jefe de Bodega Bodega X
la mercancía
Consultar el documento e identificar
3 Jefe de Bodega Bodega X
producto(s)
Determinar a que bodega llevar el
4 Jefe de Bodega Bodega X
producto
Coordinar el ingreso de los Asistente de Jefe
5 Bodega X
productos de Bodega
Anotar las referencias de los
6 Jefe de Bodega Bodega X
productos en un papel
Entregar a Auxiliar de Bodega
7 Jefe de Bodega Bodega X
anotación de la mercancía a recibir
265
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotación de las referencias de los productos.
2.9 RIESGOS:
Pérdida o deterioro de los productos.
Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.
Errores de almacenamiento como arrumes de mercancía muy altos.
2.11 OBSERVACIONES.
266
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
267
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar anotación de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.
3.9 RIESGOS:
Mal conteo de los productos.
No identificar las cantidades faltantes.
3.11 OBSERVACIONES.
268
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
269
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, remisiones o notas.
4.9 RIESGOS:
Referencia equivocada de producto.
Cantidades erróneas.
4.11 OBSERVACIONES.
270
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
271
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.
5.9 RIESGOS:
Mercancía mal ingresada al sistema.
5.11 OBSERVACIONES.
272
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
273
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y petición.
6.9 RIESGOS:
Equivocación en la modificación de los datos.
Pérdida del documento de soporte del ajuste.
Errores de cálculo del ajuste.
6.11 OBSERVACIONES.
274
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar de
1 Recibir nota o petición del ajuste Comercial X
Inventario
Auxiliar de
2 Identificar tipo de ajuste Comercial X
Inventario
Reprocesar información por error de Auxiliar de
3 Comercial X
ingreso Inventario
Convertir paquete de producto a
Auxiliar de
4 cantidad menor o solicitada Comercial X
Inventario
(General)
Calcular cuantas unidades se
pueden sacar de un producto si este Auxiliar de
5 Comercial X
es cortado en una dimensión Inventario
diferente a la recibida
Analizar conveniencia o facilidad de Auxiliar de
6 Comercial X
realizar un cambio de producto Inventario
Informar la realización del ajuste a Auxiliar de
7 Comercial X
la persona solicitante Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir documento de ajuste Comercial X
Inventario
Revisar el ajuste y el documento de Director de
9 Comercial X
ajuste Cartera
Entregar copia de los ajustes a Auxiliar de
10 Comercial X
Contabilidad Inventario
Auxiliar de
11 Archivar documentos de ajuste Comercial X
Inventario
275
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
El cálculo erróneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada
fijación de precios y descuentos.
La no revisión y actualización de los precios ocasionará pérdidas económicas
para la empresa.
Código:
FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
276
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es
posible alcanzar el margen de ganancia esperado.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.
1.9 RIESGOS:
Equivocación en el cálculo del precio.
No cumplimiento de margen de ganancia.
Cambios de las condiciones del mercado.
1.11 OBSERVACIONES.
277
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
9 Cambiar precio al producto(s) Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario
278
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea
necesario.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorización y petición del cambio de precio.
2.9 RIESGOS:
Cambiar precio al producto equivocado.
Referencia de producto inadecuada.
2.11 OBSERVACIONES.
279
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
CAMBIO DE PRECIO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir petición de cambio de precio
1 Subgerente Administrativa X
del producto(s)
Auxiliar de
2 Ingresar al software Comercial X
Inventario
Consultar ítems y ubicar producto en Auxiliar de
3 Comercial X
pantalla Inventario
Auxiliar de
4 Confirmar información Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Relacionar ítem y nuevo precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Cambiar el precio Comercial X
Inventario
Actualizar y guardar los cambios Auxiliar de
7 Comercial X
efectuados Inventario
Auxiliar de
8 Consultar producto y precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Salir del software Comercial X
Inventario
11 Revisión y autorización del cambio Subgerente Administrativa X
Entregar listado a integrantes del Área Auxiliar de
12 Comercial X
Comercial. Inventario
280
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.
3.9 RIESGOS:
Incumplimiento de las políticas de precio y descuentos.
Desactualización de la información.
3.11 OBSERVACIONES.
281
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
282
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Enviar dinero a cliente equivocado.
Error en el cálculo del descuento.
Vencimiento de los pagos.
Código:
PAGO A PROVEEDORES
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
283
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
1.9 RIESGOS:
Mora en el pago por equivocación en el archivo de las facturas por fecha de
pago.
1.11 OBSERVACIONES.
284
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
285
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la
semana.
3.9 RIESGOS:
Error de selección de facturas de proveedores a cancelar.
Pérdida de descuentos.
Cancelación de mayor valor de saldo adeudado.
3.11 OBSERVACIONES.
286
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
287
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para
minimizar la deuda.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.
4.9 RIESGOS:
Elaboración de cheque por suma mayor a la adeudada.
No recepción de la carta de pago enviada a los proveedores.
Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.
Anulación de cheque y no registro en el libro de bancos.
4.11 OBSERVACIONES.
288
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
PAGO A PROVEEDORES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar
1 Consultar la factura Contable y de Contabilidad X
Nómina
Auxiliar
2 Establecer el valor adeudado Contable y de Contabilidad X
Nómina
Auxiliar
Cancelar la deuda en su totalidad o
3 Contable y de Contabilidad X
realizar abono
Nómina
ABONO:
Fotocopiar la factura
Auxiliar
Colocar sello de abono a la
4 Contable y de Contabilidad X
factura original y anexar copia del
Nómina
abono a realizar
Archivar la factura
Elaborar comprobante de egreso, Auxiliar
adicionando el # de la factura que se Contable, de
5 Contabilidad X
está cancelando y el valor del Nómina o
descuento si lo hubo General
Auxiliar
Establecer forma de pago (efectivo o
6 Contable y de Contabilidad X
cheque)
Nómina
EFECTIVO
Pasar la factura a Auxiliar de Nómina Auxiliar
7 Contabilidad X
o General Contable
Verificar el valor y la cuenta donde se Auxiliar
8 Contabilidad X
está llevando Contable
Auxiliar
9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Contabilidad X
Contable
Enviar a pagar o consignar a cuenta Auxiliar
10 Contabilidad X
del proveedor Contable
CHEQUE
Determinar al banco por el que se Auxiliar
11 Contabilidad X
puede girar la cantidad adeudada Contable
Pasar la factura del proveedor a Auxiliar
Auxiliar de Nómina o General y Contable, de
12 Contabilidad X
solicitar la elaboración del cheque del Nómina o
banco establecido General
Anotar en el cuaderno del banco # del Auxiliar
13 Contabilidad X
cheque Contable
289
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar de
14 Elaborar cheque Nómina o Contabilidad X
General
15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar el banco y valor de cada
16 Auxiliar Contable Contabilidad X
cheque
Para cheque aprobado, anotar
17 cheque en cuaderno de bancos de lo Auxiliar Contable Contabilidad X
contrario anularlo
Colocar sello para firmas (requiere
18 Auxiliar Contable Contabilidad X
dos de tres firmas autorizadas)
Pasar cheques a Gerente para
19 Auxiliar Contable Contabilidad X
obtener firma
20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X
21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X
22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
Recibir autorización de consignación
23 de Auxiliar Contable y cheques Cajera Comercial X
elaborados
Diligenciar consignación a nombre del
24 Cajera Comercial X
proveedor
Revisar cheques y firmar si es
25 Cajera Comercial X
necesario
Enviar cheque a proveedor o
26 Cajera Comercial X
consignar en efectivo o cheque
Entregar consignaciones y cheques a
27 mensajero para su tramitación en el Cajera Comercial X
banco respectivo
Auxiliar Contable
28 Recibir llamada del banco Contabilidad X
o de Nómina
Auxiliar Contable
29 Confirmar firma y valor del cheque Contabilidad X
o de Nómina
Auxiliar Contable
30 Autorizar cheque Contabilidad X
o de Nómina
Para informar al proveedor del pago
de varias facturas:
Elaborar carta de pago relacionando
31 Auxiliar General Contabilidad X
las facturas canceladas
Enviar carta de pago al proveedor vía
fax
Archivar facturas y documentos de
32 Auxiliar General Contabilidad X
respaldo del pago efectuado
290
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código:
VENTA
Nº Área
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
291
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elección del sector o población objetivo.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada programación de las visitas por desconocimiento de la zona.
1.11 OBSERVACIONES.
292
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Elegir sector o población objetivo Comercial X
Comercial
Asesor
2 Armar Plan de Trabajo Comercial X
Comercial
Determinar si la visita es fuera o Asesor
3 Comercial X
dentro de la ciudad Comercial
Para visita fuera de la ciudad, Asesor
4 Comercial X
determinar el número de días Comercial
Asesor
5 Programar visita local Comercial X
Comercial
Solicitar autorización salida de la Asesor
6 Comercial X
empresa Comercial
Director
Autorización del Plan de Trabajo de
7 Comercial o Comercial X
los Asesores Comerciales
Subgerente
293
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar
los productos y servicios de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.
2.9 RIESGOS:
Pérdida del tiempo de la visita ante indecisión de compra por parte del cliente.
No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisión de compra.
Accidentes en la obra.
2.11 OBSERVACIONES.
294
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
VISITA OBRA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Desplazarse a la zona o lugar Asesor
1 Comercial X
determinado (obra u oficina) Comercial
Para visita fuera de la ciudad iniciar
viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana; Asesor
2 X
para visita local, salir de la empresa a Comercial Comercial
mitad de la mañana
Asesor
CLIENTE ANTIGUO Comercial
Comercial
Establecer comunicación y recordarle
Asesor
3 los productos y servicios ofrecidos por Comercial X
Comercial
la empresa
Asesor
CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Comercial X
Comercial
Buscar a la persona que pueda tomar Asesor
4 Comercial X
la decisión de compra Comercial
Identificarse con nombre propio y el Asesor
5 Comercial X
de la empresa Comercial
Brindar información de los productos y Asesor
6 Comercial X
servicios ofrecidos por la empresa Comercial
295
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la
empresa en el punto de venta.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.
3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de la factura.
Liquidación errónea del valor de los productos.
3.11 OBSERVACIONES.
296
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
ATENCIÓN DE MOSTRADOR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Recibir visita del cliente Comercial X
Comercial
Asesor
2 Entablar comunicación Comercial X
Comercial
Determinar producto(s) requeridos por Asesor
3 Comercial X
el cliente Comercial
Asesor
4 Ingresar al software Comercial X
Comercial
Consultar disponibilidad del Asesor
5 Comercial X
producto(s) Comercial
Si los no se encuentran disponibles Asesor
6 Comercial X
informar al cliente Comercial
Asesor
PRODUCTOS DISPONIBLES Comercial
Comercial
Asesor
7 Cotizar producto(s) Comercial X
Comercial
Asesor
8 Informar el valor al cliente Comercial X
Comercial
Indagar y establecer si el cliente Asesor
9 Comercial X
requiere algún producto más Comercial
Establecer si el cliente realizará la Asesor
10 Comercial X
compra Comercial
Asesor
11 Facturar o remisionar la mercancía Comercial X
Comercial
Asesor
12 Entregar factura o remisión al cliente Comercial X
Comercial
Indicar al cliente la ubicación de la
caja para que realice el pago y de Asesor
13 Comercial X
despacho para que reclame los Comercial
productos
297
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicación de los Asesores
Comerciales.
4.9 RIESGOS:
Desactualización de los stocks de mercancía.
4.11 OBSERVACIONES.
298
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
TRASLADO DE MERCANCÍA
299
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que más se ajusten a su
necesidad.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definición del tipo de obra para la que el cliente requiere
el material.
5.9 RIESGOS:
Pérdida del cliente.
Definición errónea de materiales.
5.11 OBSERVACIONES.
300
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
ASESORÍA TÉCNICA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Definir tipo de obra para la que el Asesor
1 Comercial X
cliente requiere el material Comercial
Asesor
2 Determinar clase de asesoría Comercial X
Comercial
Asesoría Básica:
Establecer los productos que más
se ajustan a la necesidad del
cliente
Asesor
3 Describir las especificaciones del Comercial X
Comercial
material
Explicar al cliente las ventajas del
producto
Asesoría especializada:
Solicitar colaboración de la
Ingeniera Civil de la empresa
Realizar estudio de los
requerimientos del cliente y/o Asesor
4 Comercial X
planos de la obra Comercial
Indicar el producto(s) que se
ajusta(n) a la obra
Efectuar despiece del producto
Interpretar cartilla
Asesoría muy especializada:
Tramitar con el proveedor idóneo Asesor
5 Comercial X
la asesoría para el cliente Comercial
Acompañar asesoría
Establecer satisfacción de la Asesor
6 Comercial
necesidad del cliente Comercial X
301
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.
6.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
6.11 OBSERVACIONES.
302
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
303
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del
cliente.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Comunicación con el cliente.
7.9 RIESGOS:
Perder el cliente y la oportunidad de negocio.
7.11 OBSERVACIONES.
304
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Comunicarse con el cliente Comercial X
Comercial
Determinar consideración sobre la Asesor
2 Comercial X
cotización Comercial
Establecer si el cliente realizará el Asesor
3 Comercial X
pedido Comercial
Tomar los datos del pedido si el cliente Asesor
4 Comercial X
ha decidido realizarlo Comercial
Si el cliente ha decidido no realizar el
pedido:
305
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.4 OBJETIVO: Tomar anotación y tramitar el pedido de los productos solicitados por
los clientes.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.
8.9 RIESGOS:
Pedido erróneo de productos.
8.11 OBSERVACIONES.
306
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
PEDIDO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Tomar datos del producto y cliente Comercial X
Comercial
Consultar disponibilidad y existencia Asesor
2 Comercial X
de mercancía en bodega Comercial
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial X
Comercial
Diligenciar formato de pedido con Asesor
4 Comercial X
datos del cliente y cálculos efectuados Comercial
Revisar que los datos estén Asesor
5 Comercial X
completos y correctos Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones necesarias Comercial X
Comercial
Solicitar autorización de Cartera y Asesor
7 Comercial X
Comercial Comercial
Subgerente
Administrativa
8 Autorización Comercial o Director
y Comercial X
Comercial
Director de
9 Autorización de Cartera Comercial X
Cartera
PEDIDO NO AUTORIZADO
Asesor
10 Informar al cliente Comercial X
Comercial
PEDIDO AUTORIZADO
Pasar formato de pedido a despacho Asesor
11 Comercial X
si se obtiene la autorización Comercial
Solicitar programación de la entrega Asesor
12 Comercial X
de pedido Comercial
Facturar pedido si la mercancía está
Asesor
13 cargada al sistema, de lo contrario, Comercial X
Comercial
remisionar los productos
Informar al cliente la fecha de entrega Asesor
14 Comercial X
de la mercancía Comercial
Asesor
15 Realizar seguimiento del despacho Comercial X
Comercial
307
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Cálculo del valor total de la venta.
9.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
Errores de diligenciamiento y de impresión.
9.11 OBSERVACIONES.
308
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ANULACIÓN DE FACTURA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir petición de Cajera o Asesor Director de
1 Comercial X
Comercial Cartera
Revisar que la factura se encuentre
completa: Director de
2 Comercial X
4 hojas factura venta de contado Cartera
3 hojas factura venta a crédito
Analizar las facturas y la anotación de
Director de
3 la observación de la razón de la Comercial X
Cartera
anulación
Confirmar la apreciación de la Director de
4 Comercial X
observación Cartera
Ingresar al sistema para efectuar la Director de
5 Comercial X
anulación Cartera
Habilitar la factura (ingresar a la Director de
6 Comercial X
factura por su # ) Cartera
Director de
7 Recorrer la factura Comercial X
Cartera
Adicionar a la factura la observación Director de
8 Comercial X
de la anulación y la razón de la misma Cartera
Colocar sello de anulada a la factura Director de
9 Comercial X
física Cartera
Auxiliar de
10 Archivar las facturas anuladas Comercial X
Inventario
309
Código: Página
FACTURACIÓN
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Calcular el valor total de la venta Comercial X
Comercial
Asesor
2 Ingresar al software Comercial X
Comercial
Revisar # de factura para no saltar Asesor
3 Comercial X
el consecutivo Comercial
Establecer tipo de venta (contado, Asesor
4 Comercial X
crédito, anticipo) Comercial
Verificar concordancia de precio y Asesor
5 Comercial X
descuento Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones requeridas Comercial X
Comercial
Asesor
7 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Comercial
Asesor
8 Imprimir factura Comercial X
Comercial
Asesor
9 Corroborar datos de la factura Comercial X
Comercial
Entregar factura al cliente si no se
presenta error de facturación, de lo Asesor
10 Comercial X
contrario solicitar anulación de la Comercial
factura
FACTURACIÓN CONTADO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Confirmar datos del cliente si existe
en el sistema, de lo contrario,
1 Asesor Comercial Comercial X
solicitar y digitar información del
cliente en el sistema
Confirmar los datos y/o realizar
2 Asesor Comercial Comercial X
modificaciones
Anexar información de la mercancía
3 Asesor Comercial Comercial X
(referencia, cantidad y valor)
Grabar la información del cliente en
4 el sistema si se trata de una compra Asesor Comercial Comercial X
representativa
310
FACTURACIÓN CRÉDITO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Consultar formato de pedido Comercial X
Comercial
Asesor
2 Digitar información del pedido Comercial X
Comercial
Verificar los datos del cliente y del Asesor
3 Comercial X
pedido Comercial
Asesor
4 Corregir los datos que se requieran Comercial X
Comercial
FACTURACIÓN ANTICIPO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Digitar información de cliente y Asesor
1 Comercial X
productos comprados Comercial
Solicitar revisión y autorización Asesor
2 Comercial X
Comercial y Cartera Comercial
Asesor
3 Facturar a un (1) día Comercial X
Comercial
311
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que aún no han sido
ingresados al sistema.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.
10.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
Errores de diligenciamiento y de impresión.
10.11 OBSERVACIONES.
312
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
REMISIÓN DE MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Tomar pedido de producto y Asesor
1 Comercial X
cantidad Comercial
Solicitar a Auxiliar de Inventario la
elaboración de la remisión Asesor
2 Comercial X
facilitándole la información del Comercial
cliente, producto y cantidad
Elaborar remisión de mercancía Auxiliar de
3 Comercial X
diligenciando formato del sistema Inventario
Verificar consecutividad de la Auxiliar de
4 Comercial X
remisión Inventario
Auxiliar de
5 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Inventario
Imprimir remisión (consta de 4 Auxiliar de
6 Comercial X
hojas) Inventario
Relacionar la remisión en el
cuaderno de remisiones, llenado las
Auxiliar de
7 dos primeras casillas (# remisión y Comercial X
Inventario
nombre del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la remisión y
Auxiliar de
8 entregar las demás a Asesor Comercial X
Inventario
Comercial
Asesor
9 Recibir remisión y entregar al cliente Comercial X
Comercial
313
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepción de los productos por parte del cliente.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.
11.9 RIESGOS:
No programación del despacho del pedido.
No recepción del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.
Pérdida del cliente.
11.11 OBSERVACIONES.
314
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
1 Consultar compras de los clientes Comercial X
Comercial
Consultar con despacho fecha de Asesor
2 Comercial X
entrega de la mercancía al cliente Comercial
Asesor
3 Establecer etapa del despacho Comercial X
Comercial
Comunicarse o recibir llamada Asesor
4 Comercial X
telefónica del cliente Comercial
Informar al cliente la etapa de Asesor
5 Comercial X
despacho de la mercancía Comercial
Participar en la solución de los
Asesor
6 inconvenientes cuando estos se
Comercial Comercial X
presenten
Establecer satisfacción del cliente
cuando se haya realizado la entrega Asesor
7
de los productos o conocer sus Comercial Comercial X
observaciones al respecto
315
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de
tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.
1.7 RIESGOS:
No cumplimiento de las metas.
Cambios imprevistos del mercado.
Planteamiento de estrategias erradas.
Pérdida del poder adquisitivo por parte del cliente.
Inadecuada interpretación de la información.
Código:
METAS DE VENTA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Subgerente y Director
1 Generación informe de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
2 Revisión estadísticas de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
3 Fijación meta de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
4 Seguimiento meta de ventas Administrativa
Comercial
316
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.
1.9 RIESGOS:
Selección errónea de la información.
1.11 OBSERVACIONES.
317
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
GENERACIÓN INFORME DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar al sistema Comercial X
Inventario
Verificar que el personal de ventas
Auxiliar de
2 no se encuentre utilizando el Comercial X
Inventario
sistema
Diligenciar y adicionar datos Auxiliar de
3 Comercial X
requeridos Inventario
Consultar información general de Auxiliar de
4 Comercial X
las ventas Inventario
Establecer frecuencia de la Auxiliar de
5 Comercial X
presentación del informe Inventario
Informe diario:
Seleccionar los datos de ventas
acumuladas del día y acumuladas
Auxiliar de
6 del mes hasta la fecha, de lo Comercial X X
Inventario
contrario, seleccionar las ventas por
vendedor- línea, vendedor- cliente,
línea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de
7 Verificar la información Comercial X
Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir los listados de ventas Comercial X
Inventario
318
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de informes de ventas.
2.9 RIESGOS:
Reportes de ventas erróneos.
2.11 OBSERVACIONES.
319
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Recepción informe de ventas Subgerente
1 y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
2 Analizar las estadísticas de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Determinar la rotación de los Subgerente
3 productos, los más y menos y/o Director Administrativa X
vendidos, etc. Comercial
Subgerente
Resaltar o señalar los datos más
4 y/o Director Administrativa X
relevantes
Comercial
Confrontar y verificar la información Subgerente
5 impresa con la registrada en el y/o Director Administrativa X
sistema Comercial
Subgerente
Establecer diferencias cuando se
6 y/o Director Administrativa X
presenten
Comercial
Subgerente
Conocer las estrategias
7 y/o Director Administrativa X
desarrolladas
Comercial
Subgerente
Estudio y análisis de los logros
8 y/o Director Administrativa X
alcanzados
Comercial
Subgerente
Determinar alcance de las
9 y/o Director Administrativa X X
estrategias
Comercial
Establecer las razones y replantear Subgerente
10 las estrategias cuando las metas no y/o Director Administrativa X X
han sido alcanzadas Comercial
Subgerente
11 Consolidar la información y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
12 Tomar nota de la ventas totales y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
Informar a Gerencia el nivel de
13 y/o Director Administrativa X X
ventas logradas
Comercial
320
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía que debe facturar cada Asesor Comercial.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisión de la información de las ventas efectuadas el
mes inmediatamente anterior.
3.9 RIESGOS:
Inadecuada fijación de la meta de ventas.
Errores de cálculo de la meta por manejo de información errónea.
3.11 OBSERVACIONES.
321
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
FIJACIÓN META DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Subgerente
Revisión de la información de
1 y/o Director Administrativa X
ventas del mes anterior
Comercial
Subgerente
2 Analizar la información y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular el promedio de venta
3 y/o Director Administrativa X
general
Comercial
Subgerente
Consultar las políticas de la
4 y/o Director Administrativa X
empresa
Comercial
Subgerente
Conocer el comportamiento del
5 y/o Director Administrativa X
sector (mercado)
Comercial
Subgerente
6 Realizar las proyecciones de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
7 Definir y revisar las metas fijadas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Establecer monto mínimo que debe
8 y/o Director Administrativa X
facturar cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente
9 Realizar reunión del Área Comercial y/o Director Administrativa X X
Comercial
Informar las metas a alcanzar de Subgerente
10 ventas a los integrantes del Área y/o Director Administrativa X
Comercial. Comercial
322
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión Área Comercial.
4.9 RIESGOS:
Reportes de ventas erróneos.
4.11 OBSERVACIONES.
323
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
SEGUIMIENTO META DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Subgerente y
1 Reunión de Área Comercial Director Administrativa X
Comercial
Reportar las visitas a los clientes y Asesor
2 Administrativa X
los negocios pactados Comercial
Subgerente y
Analizar las ventas logradas por
3 Director Administrativa X
cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente y
Comparar las ventas realizadas con
4 Director Administrativa X
la meta establecida
Comercial
Subgerente y
Conocer las estrategias
5 Director Administrativa X
desarrolladas
Comercial
Subgerente y
Replantear las estrategias si es
6 Director Administrativa X
necesario
Comercial
Subgerente y
Establecer el alcance de la meta de
7 Director Administrativa X
ventas
Comercial
324
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contraídas con la
empresa.
Rotación lenta de cartera.
Pérdidas económicas para la empresa.
Iliquidez.
Incurrir en gastos por trámites jurídicos para cobrar a los clientes.
325
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
COBRO Y RECAUDO
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
326
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía adeudada por los clientes de cada uno de los
Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar información de cartera de los clientes.
1.9 RIESGOS:
Desactualización de la cartera.
1.11 OBSERVACIONES.
327
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
328
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para
que proceda a su respectivo cobro y recaudo.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.
2.9 RIESGOS:
Pérdida del listado.
No recepción del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.
2.11 OBSERVACIONES.
329
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Subgerente
Consultar listados de cartera
1 y/o Director Administrativa X
vencida
Comercial
Subgerente
Establecer días de vencimiento del
2 y/o Director Administrativa X
cliente
Comercial
Subgerente
Realizar reunión con Asesores
3 y/o Director Administrativa X
Comerciales o Mensajero
Comercial
Entregar los listados de cartera con
Subgerente
vencimiento mayor a 10 días a
4 y/o Director Administrativa X
Asesores, de lo contrario entregar
Comercial
listados a Mensajero
Subgerente
5 Recibir listados de cartera vencida y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Guardar copia de las listas
6 y/o Director Administrativa X
entregadas
Comercial
330
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
3.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
3.11 OBSERVACIONES.
331
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
COBRO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de Comercial
1 Comercial o X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicación presencial
3 Comercial o Comercial X
o telefónica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboración de circular o Asesor
4 Comercial X
carta de cobro Comercial
Elaboración de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial
X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debió pagar y días de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 Comercial X
cobro Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 Comercial X
adeudado Comercial
Asesor
Solicitar cancelación del
11 Comercial o Comercial X
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial
332
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela
su obligación con la empresa.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
4.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
4.11 OBSERVACIONES.
333
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
RECAUDO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de
1 Comercial o Comercial X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicación presencial
3 Comercial o Comercial X
o telefónica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboración de circular o Asesor
4 Comercial X
carta de cobro Comercial
Elaboración de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debió pagar y días de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 Comercial X
cobro Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 Comercial X
adeudado Comercial
Asesor
Solicitar cancelación del
11 Comercial o Comercial X
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial
334
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.
5.9 RIESGOS:
5.11 OBSERVACIONES.
335
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de copia de consignación.
6.9 RIESGOS:
Cantidades faltantes por ajustar.
Efectuar ajuste a cliente equivocado.
6.11 OBSERVACIONES.
336
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Director de
1 Recibir copia de consignación Comercial X
Cartera
337
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.
7.9 RIESGOS:
Desconocimiento de cliente que realizó consignación.
7.11 OBSERVACIONES.
338
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar
1 Consulta de saldos en bancos Contabilidad X
Contable
339
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de solicitud de información o actividad propia
del cargo.
8.9 RIESGOS:
Desactualización de los datos.
8.11 OBSERVACIONES.
340
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
341
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
No poder establecer la ubicación del cliente.
Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte.
Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente.
Retrasos en la entrega.
Faltantes o sobrantes de mercancía.
Pérdida de los productos.
342
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
343
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, formatos de pedido o remisiones.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada programación de la ruta de entrega de la mercancía.
Sobrepeso de los vehículos.
1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programación de la ruta por desconocimiento de la ubicación de los
clientes causa demoras en la entrega y pérdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehículos puede ocasionar pérdidas económicas por
deterioro o daño de la mercancía y gastos por sanciones de tránsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la pérdida parcial o
total de los productos.
344
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
345
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: programación y ejecución de las acciones necesarias para
llevar a cabo el despacho y entrega de la mercancía.
2.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
2.11 OBSERVACIONES.
346
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehículo.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
3.9 RIESGOS:
Elección inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
3.11 OBSERVACIONES.
347
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
348
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el
cargue del vehículo de la empresa o del cliente.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.
4.9 RIESGOS:
Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados.
Avería o deterioro de la mercancía.
Error en el corte o pesaje de los productos.
4.11 OBSERVACIONES.
349
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CORTE
350
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.
5.9 RIESGOS:
Pérdida de la mercancía.
Avería o deterioro de los productos.
Sobrantes o faltantes de mercancía.
5.11 OBSERVACIONES.
351
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
352
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.
6.9 RIESGOS:
Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de
los productos.
Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de la productos
cargados.
6.11 OBSERVACIONES.
353
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
FALTANTES
Asistente Jefe
9 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Cargar productos faltantes al Auxiliar de
10 Bodega X
camión Bodega
SOBRANTES
Asistente Jefe
11 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Bajar la mercancía e ingresarla a Auxiliar de
12 Bodega X
bodega Bodega
Autorizar salida para vehículo con Asistente Jefe
13 Bodega X
productos y cantidades correctas de Bodega
354
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de Planilla de Horario y facturas o
remisiones.
7.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
No encontrar el sitio de entrega.
Pérdida de los productos.
Deterioro o avería de la mercancía.
355
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir las facturas o remisiones y
1 Planilla de Horario con la ruta de las Conductor
Bodega X
entregas a realizar
Consultar la información contenida
2 Conductor Bodega X
en la Planilla
SI NO SE UBICA LA DIRECCIÓN
356
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercancía.
8.9 RIESGOS:
Retrazo en las entregas.
Pérdida o deterioro de la mercancía.
Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio
indicado por el cliente.
Ubicación de productos en un nivel diferente al primer piso.
8.11 OBSERVACIONES.
357
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
8 Bajar los productos del vehículo Bodega X
Bodega
Levantar o recibir y sujetar los Auxiliar de
9 Bodega X
productos Bodega
Ingresar la mercancía a la obra o Auxiliar de
10 Bodega X
ferretería Bodega
Descargar los productos en el sitio Auxiliar de
11 Bodega X
indicado por el cliente Bodega
Acomodar los productos en Auxiliar de
12 Bodega X
estantes, burros o arrumes Bodega
Conductor y
Ir contando los productos
13 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Conductor y
Establecer cuantía de productos
14 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Proceder a entregar factura o
Auxiliar de
15 remisión al cliente cuando se hayan Bodega X
Bodega
descargado todos los productos
358
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona
encargada de la recepción de la mercancía.
9.9 RIESGOS:
Pérdida de las facturas o remisiones.
Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.
9.11 OBSERVACIONES.
359
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Reestablecer contacto con el cliente
1 o persona responsable de la Conductor Bodega X
recepción de la mercancía
2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X
Hacer firmar copia de la factura al
3 Conductor Bodega X
cliente
Recibir notas u observaciones por
4 Conductor Bodega X
parte del cliente
360
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercancía durante su manipulación.
Faltantes o sobrantes de mercancía.
Pérdida de los productos.
Código:
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Gestión de devolución de
1 Bodega Jefe de Bodega
mercancía
361
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercancía devuelta por los
clientes.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información de devolución de mercancía por
parte del cliente.
1.9 RIESGOS:
Aumento injustificado de las devoluciones.
Mercancía averiada.
1.11 OBSERVACIONES.
362
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Recoger mercancía
Recibir orden de recoger mercancía
8 Conductor Bodega X
en obra o ferretería
Conductor y
10 Revisar el estado de los productos Auxiliar de Bodega X
Bodega
Auxiliar de
11 Cargar los productos al vehículo Bodega X
Bodega
12 Diligenciar formato de devolución Conductor Bodega X
363
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
Nº Actividad Responsable Área D Frecuencia
S M O
Mercancía traída por el cliente
Auxiliar de
21 Contar la mercancía ingresada Bodega X
Bodega
364
D S M O
Revisar que la factura se encuentre
completa y el formato de devolución
Director de
31 bien diligenciado y con la firma del Comercial X
Cartera
Jefe de Bodega o de quien recibió la
mercancía (si fue despachada)
Director de
32 Firmar formato de devolución Comercial X
Cartera
Director de
35 Revisar la nota de devolución Comercial X
Cartera
365
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Otorgar crédito a personas que no cuenten con el respaldo económico y
financiero.
Pérdidas de dinero.
Código:
CRÉDITO A CLIENTES
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
366
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.
1.9 RIESGOS:
Iniciar el estudio de crédito sin la recepción de la documentación completa.
1.11 OBSERVACIONES.
367
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
368
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobación
del servicio de crédito.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentación del cliente.
2.9 RIESGOS:
Aprobar crédito sin contar con la documentación completa.
Información ficticia del cliente.
Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.
2.11 OBSERVACIONES.
369
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
ESTUDIO DE CRÉDITO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Director de
1 Recibir documentación del cliente Comercial X
Cartera
Confirmar información y referencias Director de
2 Comercial X
comerciales Cartera
Director de
3 Revisar información financiera Comercial X
Cartera
Establecer si realmente cuenta con Director de
4 Comercial X
el respaldo económico Cartera
Director de
5 Determinar capacidad de pago Comercial X
Cartera
Director de
6 Aprobar o negar el crédito Comercial X
Cartera
Para crédito aprobado establecer
Director de
7 cupo y tiempo de pago y crear Comercial X
Cartera
cliente
Informar a Asesor Comercial la
Director de
8 aprobación o negación del crédito al Comercial X
Cartera
cliente
370
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar al software.
PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creación del cliente en el
sistema.
3.9 RIESGOS:
Errores de ingreso de datos del cliente.
Equivocación en la correlación del cliente con el Asesor Comercial.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificación de la información.
3.11 OBSERVACIONES.
6CREAR CLIENTES
Informar a Asesor Comercial Código:
Director de Cartera Comercial Página X
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X
Diligenciar formato de la base de
2 Director de Cartera Comercial X
datos
Adicionar información del cliente y
3 Director de Cartera Comercial X
Asesor Comercial
Grabar y guardar la información en
4 Director de Cartera Comercial X
la base de datos
5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X
371
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Pérdidas de material.
Desactualización de los stocks de mercancía.
Deterioro de los productos.
Código:
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
372
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información y petición de la elaboración de la
misma.
1.9 RIESGOS:
No entrega de la nota a clientes o proveedores.
1.11 OBSERVACIONES.
373
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
374
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.
2.9 RIESGOS:
Errores en el conteo.
Equivocaciones en los ajustes al inventario.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema y la contada
físicamente.
Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
375
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
INVENTARIO FÍSICO DE LOS Código: PS SS
Página O
PRODUCTOS DE BODEGA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
PS SS O
Determinar tipo de inventario Director de
1 Comercial X X
general o aleatorio Cartera
Programar inventario (ocasional, Director de
2 Comercial X X X
mitad o final de año) Cartera
GENERAL
Programar inventario para fin de Director de
3 Comercial X
año Cartera
Informar al personal de la empresa Director de
4 Comercial X
la fecha del inventario Cartera
Listar todos los productos Director de
5 Comercial X
almacenados en bodega Cartera
Auxiliar de
6 Asignar productos al personal Comercial X
Inventario
Director de
7 Recibir el listado de los productos Comercial X
Cartera
ALGUNOS PRODUCTOS
Ocasional o programar para mitad Director de
3 Comercial X X
de año Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
4 Seleccionar producto(s) X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
5 Listar productos X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
6 Escoger la persona o personas X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Personal de
Recibir anotación del producto(s) a Bodega y
7 bodega y X X
inventariar Comercial
Comercial
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
376
Personal de
Bodega y
8 Ubicar productos en bodega bodega y X X X
Comercial
Comercial
Personal de
Contar o pesar uno a uno la Bodega y
9 bodega y X X X
cantidad existente del producto Comercial
Comercial
Personal de
Establecer la cantidad total Bodega y
10 bodega y X X X
almacenada en bodega Comercial
Comercial
Relacionar en el listado del producto Personal de
Bodega y
11 la cantidad total existente en bodega y X X X
Comercial
bodega Comercial
Cargar al sistema la información Auxiliar de
12 Comercial X X X
recopilada Inventario
Comparar datos recopilados con los Subgerente y/o
13 registrados en el sistema y las Director Administrativa X X X
entradas de almacén Comercial
Subgerente y/o
Ante la existencia de diferencias,
14 Director Administrativa X X X
calcular la cantidad.
Comercial
Subgerente y/o
15 Analizar la razón de las diferencias Director Administrativa X X X
Comercial
Realizar los ajustes al inventario si
Auxiliar de
16 se trata del inventario de fin de año Comercial X
Inventario
previa autorización
Elaborar informe de los productos y Auxiliar de
17 Comercial X X X
cantidades existente en bodega Inventario
Subgerente y/o
Presentar informe de los productos
18 Director Administrativa X X X
almacenados en bodega
Comercial
377
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir petición y/o conocer la incorporación de un
nuevo producto.
3.9 RIESGOS:
Asignación de código preexistente a nuevo producto.
Duplicidad de código para producto.
3.11 OBSERVACIONES.
378
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir petición y/o conocer Director de
1 Comercial X
incorporación de nuevo producto Cartera
Establecer información y Director de
2 Comercial X
especificaciones del nuevo producto Cartera
Director de
3 Ingresar al software Comercial X
Cartera
Director de
4 Digitar la información del producto Comercial X
Cartera
Asignación automática código al Director de
5 Comercial X
producto Cartera
Verificar la no existencia del código Director de
6 Comercial X
asignado en el sistema Cartera
Generar nuevo código ante código Director de
7 Comercial X
preexistente Cartera
Diligenciar formato del sistema para Director de
8 Comercial X
codificación de ítem Cartera
Director de
9 Grabar información Comercial X
Cartera
Director de
10 Copiar información en Excel Comercial X
Cartera
Director de
11 Imprimir información del producto Comercial X
Cartera
Informar código del producto y
Director de
12 enviar documento de soporte a las Comercial X
Cartera
demás sucursales
379
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.4 OBJETIVO: Realizar la facturación de las remisiones emitidas para la venta de los
productos.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
4.9 RIESGOS:
Pérdida de remisión.
No facturación de alguna remisión.
4.11 OBSERVACIONES.
380
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
FACTURACIÓN DE REMISIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir la factura enviada por el Auxiliar de
1 Comercial X
proveedor Inventario
Verificar la existencia de la remisión Auxiliar de
2 Comercial X
en el cuaderno de remisiones Inventario
Auxiliar de
3 Numerar la factura Comercial X
Inventario
Relacionar la facturación de la
remisión en el cuaderno de Auxiliar de
4 Comercial X
remisiones en la casilla respectiva Inventario
(# factura)
Revisar y subrayar la facturación de
Auxiliar de
5 la remisión en el cuaderno de Comercial X
Inventario
remisiones
Auxiliar de
6 Sumar y totalizar las remisiones Comercial X
Inventario
Auxiliar de
7 Verificar el total de las remisiones Comercial X
Inventario
Entregar informe del valor total y
Auxiliar de
8 listado de remisiones del día a Comercial X
Inventario
Subgerente y Director Comercial
Auxiliar de
9 Archivar documentos. Comercial X
Inventario
381
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercancía.
5.9 RIESGOS:
Pérdida, avería o deterioro de la mercancía durante el transporte.
No recepción por parte del cliente.
5.11 OBSERVACIONES.
382
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
TRASLADO DE MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de Comercial
1 X
mercancía Inventario
Establecer comunicación con la Auxiliar de
2 Comercial X
sucursal Inventario
Auxiliar de
3 Solicitar traslado de la mercancía Comercial X
Inventario
Recibir mercancía en bodega o Auxiliar de
4 Comercial X
enviarla directamente al cliente Inventario
Ingresar mercancía al sistema por la Auxiliar de
5 Comercial X
opción de traslado Inventario
Efectuar facturación de la Auxiliar de
6 Comercial X
mercancía Inventario
Archivar una copia de la factura,
Auxiliar de
7 entregar dos copias a Cartera y una Comercial X
Inventario
a Contabilidad
Recibir información y copia del Auxiliar
8 Contabilidad X
traslado efectuado Contable
Contabilizar el traslado de Auxiliar
9 Contabilidad X
mercancía Contable
Comunicar a la sucursal respectiva Auxiliar
10 Contabilidad X
el movimiento contable realizado Contable
383
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de mercancía ingresada a
bodega.
6.9 RIESGOS:
Errores del cálculo del valor a liquidar.
6.11 OBSERVACIONES.
384
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
385
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Equivocación en la aprobación.
Pérdidas económicas y generación de conflictos.
386
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
AUTORIZACIONES
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Administrativa y Subgerente, Director
1 Recepción de documentos
Comercial Comercial y de Cartera
Consulta del contenido del Administrativa y Subgerente, Director
2
documento Comercial Comercial y de Cartera
Administrativa y Subgerente, Director
3 Clasificación tipo de autorización
Comercial Comercial y de Cartera
PEDIDO
Revisión diligenciamiento Formato Subgerente, Director
4 Administrativa
de Pedido Comercial
Revisión precio de venta y Subgerente, Director
5 Administrativa
descuentos otorgados al cliente Comercial
DEVOLUCIÓN
GASTO
DESPACHO
387
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de documentos y/o consultas.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada interpretación de la información.
Equivocación en la aprobación o negación de la autorización.
1.11 OBSERVACIONES.
388
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
AUTORIZACIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Subgerente,
Recepción de documentos y/o Director Administrativa
1
consulta Comercial y/o y Comercial X
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
2 Consulta del contenido documento X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Revisión del diligenciamiento de los Director Administrativa
3 X
documentos Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
4 Análisis de la información contenida X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Clasificación del concepto o tipo de Director Administrativa
5 X
autorización Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
6 Establecer factibilidad X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
7 Tomar decisión X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
8 Aprobar o negar X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
9 Firmar documentos X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
10 Devolución de documentos X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
389
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un único proveedor).
Código:
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Conocimiento de productos,
1 asesoría y capacitación equipo de Administrativa Subgerente
ventas
Tramitar asesoría muy
2 Administración Subgerente
especializada para clientes
390
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus
características y especificaciones técnicas como herramienta fundamental en la
asesoría correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa.
1.9 RIESGOS:
Desconocimiento de productos, sus características o especificaciones y
ventajas.
1.11 OBSERVACIONES.
391
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
392
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.
2.9 RIESGOS:
Falta de compromiso con la asesoría por parte del proveedor.
No satisfacción de los requerimientos del cliente.
2.11 OBSERVACIONES.
393
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
394
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Errores de registro de información.
Cuentas cruzadas.
Estados financieros falsos.
395
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
GESTIÓN CONTABLE
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Auxiliar Contable o de
1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad
Nómina
Auxiliar Contable o de
2 Registro de consignaciones Contabilidad
Nómina
Auxiliar Contable o de
3 Cuadre y revisión de la caja Contabilidad
Nómina
Registro de reembolso de caja
4 Contabilidad Auxiliar Contable
menor
Auxiliar Contable o de
5 Conciliación bancaria Contabilidad
Nómina
Revisar cuenta con clientes y Auxiliar Contable o de
6 Contabilidad
proveedores Nómina
Revisión de la cartera de la
7 Contabilidad Auxiliar Contable
empresa
Cancelación de anticipos de
8 Contabilidad Auxiliar Contable
clientes
Manejo de información contable y
9 Contabilidad Auxiliar Contable
general de las sucursales
10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable
Documentación e informes
11 Contabilidad Auxiliar Contable
requeridos por entidades estatales
396
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos.
1.9 RIESGOS:
Consulta por personal no autorizado.
Desconocimiento del saldo por problemas de comunicación con los bancos.
Filtración de la información.
1.11 OBSERVACIONES.
397
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar
Establecer comunicación con los
1 Contable o Contabilidad X
bancos vía Internet o telefónica
de Nómina
Auxiliar
Internet: Ingresar a la página Web del
2 Contable o Contabilidad X
banco y digitar la clave.
de Nómina
Auxiliar
Consultar las cuentas, movimientos y
3 Contable o Contabilidad X
saldo del día anterior.
de Nómina
Auxiliar
Asentar la información en el libro de
4 Contable o Contabilidad X
bancos de cada entidad
de Nómina
Auxiliar
Registrar consignaciones y cheques
5 Contable o Contabilidad X
girados en el libro de cada banco
de Nómina
Auxiliar
Revisar y anotar el # de los cheques
6 Contable o Contabilidad X
para guardar consecutividad
de Nómina
Auxiliar
Totalizar el saldo de cada uno de los
7 Contable o Contabilidad X
bancos
de Nómina
Consolidar el saldo de todos los Auxiliar
8 Contabilidad X
bancos Contable
Relacionar los saldos de cada banco y Auxiliar
9 Contabilidad X
el general Contable
Informar a Gerente suma de dinero de Auxiliar
10 Contabilidad X
la empresa disponible en los bancos Contable
398
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Verificación de consignación realizada.
2.9 RIESGOS:
Consignación faltante de registro.
2.11 OBSERVACIONES.
399
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar de
1 Verificar consignación realizada Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
2 Señalar en el cuaderno de bancos Contabilidad X
Nómina
Registrar en el paquete contable
Auxiliar de
3 (software) el # de la cuenta y nombre Contabilidad X
Nómina
del cliente
Colocar a la consignación sello de Auxiliar de
4 Contabilidad X
contabilizado Nómina
Registrar con fecha de consignación y Auxiliar de
5 Contabilidad X
con fecha de registro en caja Nómina
Archivar consignación en la carpeta Auxiliar de
6 Contabilidad X
del respectivo banco Nómina
Revisar que la consignación Auxiliar de
7 Contabilidad X
corresponda al banco donde se envía Nómina
400
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos
anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).
3.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.
No determinación de las razones de las diferencias encontradas.
3.11 OBSERVACIONES.
401
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
402
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de
gastos facilitado por caja.
4.9 RIESGOS:
Registro de reembolso desfasado.
4.11 OBSERVACIONES.
403
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
404
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones
financieras.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción o impresión de los extractos bancarios.
5.9 RIESGOS:
Inadecuado registro del valor de la consignación.
Registro de la información en el libro de bancos equivocado.
5.11 OBSERVACIONES.
405
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
CONCILIACIÓN BANCARIA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir extracto del banco o Auxiliar
1 imprimirlo de la página Web de la Contable o Contabilidad X
entidad de Nómina
Revisar los impuestos y comisiones Auxiliar
2 cobradas por los movimientos del Contable o Contabilidad X
mes de cada banco. de Nómina
Auxiliar
Registrar la información en formato
3 Contable o Contabilidad X
de Excel (predefinido)
de Nómina
Auxiliar
Calcular uno a uno los ítems para
4 Contable o Contabilidad X
cada banco y totalizarlos
de Nómina
Elaborar nota de contabilidad con la Auxiliar
5 fecha del último día del mes en Contable o Contabilidad X
conciliación de Nómina
Auxiliar
6 Registrar la nota Contable o Contabilidad X
de Nómina
Auxiliar
Imprimir borrador del libro de
7 Contable o Contabilidad X
bancos
de Nómina
Auxiliar
Comparar extracto del banco con la
8 Contable o Contabilidad X
información del libro impreso
de Nómina
Auxiliar
Verificar concordancia de la
9 Contable o Contabilidad X
información del extracto
de Nómina
Revisar consignaciones o cuentas
Auxiliar
para encontrar el origen o causa de
10 Contable o Contabilidad X
la anomalía, cuando la información
de Nómina
no coincida
Cuando la información no presente Auxiliar
11 inconsistencia: diligenciar formato Contable o Contabilidad X
de conciliación bancaria de Nómina
Auxiliar
Archivar conciliación en la carpeta
12 Contable o Contabilidad X
del banco respectivo
de Nómina
Auxiliar
13 Imprimir libro de bancos Contable o Contabilidad X
de Nómina
Auxiliar
14 Archivar libro Contable o Contabilidad X
de Nómina
406
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción petición o llamada de clientes o proveedores
solicitando información.
6.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuantía adeudada.
Inconvenientes y generación de conflictos.
6.11 OBSERVACIONES.
407
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
408
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al software.
7.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuantía adeudada.
7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la información no sea la misma se presenta
cuando el recibo de caja se elabora el primer día del mes siguiente y la factura aún
no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.
409
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
410
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.
8.5 GENERALIDADES:
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de relación de anticipos.
8.9 RIESGOS:
Cancelación de factura equivocada.
8.11 OBSERVACIONES.
411
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir de Director de Cartera la
Auxiliar
1 relación de los anticipos de los Contabilidad X
Contable
clientes
Auxiliar
2 Ingresar al sistema Contabilidad X
Contable
Consultar la información de los Auxiliar
3 Contabilidad X
clientes Contable
Auxiliar
4 Establecer las facturas a cancelar Contabilidad X
Contable
Visualizar en pantalla las facturas Auxiliar
5 Contabilidad X
del cliente Contable
Generar otra pantalla e ir
Auxiliar
6 cancelando los mismos valores que Contabilidad X
Contable
el cliente tiene en anticipos y cartera
Verificar la cancelación de las Auxiliar
7 Contabilidad X
facturas Contable
412
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de informes financieros y documentos.
9.9 RIESGOS:
Informes no ajustados a la información del software.
9.11 OBSERVACIONES.
413
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
414
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10.5 GENERALIDADES:
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.
10.9 RIESGOS:
10.11 OBSERVACIONES.
415
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Realizar interfase del costo de Auxiliar
1 Contabilidad X
inventario Contable
En el software: Retirar información y Auxiliar
2 Contabilidad X
colocarla en la cuenta correcta Contable
Imprimir información del costo del Auxiliar
3 Contabilidad X
inventario Contable
Confrontar la información impresa Auxiliar
4 Contabilidad X
con la registrada en el sistema Contable
Si se presentan diferencias en la
información :
Imprimir información de las
compras realizadas a cada uno
de los proveedores Auxiliar
5 Contabilidad X
Comparar la información de las Contable
compras con la registrada en
comercial
Realizar los ajustes necesarios
416
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del
estado.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: elaboración de los documentos e informes.
11.9 RIESGOS:
Vencimiento del plazo para la presentación de los informes.
Multas por no entrega de la documentación.
11.11 OBSERVACIONES.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a
que siempre sale incompleto de la información que se ingresa de los balances.
417
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
418
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M A
Realizar actualización automática de Auxiliar
15 Contabilidad X
medios Contable
Imprimir el listado que arroja el sistema
(el sistema muestra cada formato con Auxiliar
16 Contabilidad X
los datos amarrados a cada una de las Contable
cuentas)
Revisar que cada concepto contenga la
información necesaria, en caso de que Auxiliar
17 Contabilidad X
falte algún dato, este debe ingresarse Contable
por medios manuales
Auxiliar
18 Generar listado final Contabilidad X
Contable
Auxiliar
19 Ingresar a la página Web de la DIAN Contabilidad X
Contable
Empezar a transmitir la información vía Auxiliar
20 Contabilidad X
Internet adicionando los formatos Contable
Si se presentan inconvenientes:
Auxiliar
21 Revisar la información de los clientes y Contabilidad X
Contable
realizar las correcciones necesarias
Enviar la información, cuando los Auxiliar
22 Contabilidad X
formatos sean habilitados Contable
SUPERSOCIEDADES Contabilidad
Bajar de Internet el formato para reporte Auxiliar
23 Contabilidad X
de la información Contable
Contar con el balance de fin de año,
sus anexos y la información de los Auxiliar
24 Contabilidad X
accionistas, contador, revisor fiscal y Contable
sus suplentes
Contar o solicitar la información de:
Total de empleados.
Número de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Auxiliar
25 Cantidad de artículos que se venden. Contabilidad X
Contable
Cantidad de artículos devueltos.
Productos comprados y su costo.
Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administración.
Diligenciar toda la información en cada
Auxiliar
26 uno de los anexos de la Contabilidad X
Contable
superintendencia
A medida que se van ingresando los
datos se va llenando un anexo que es Auxiliar
27 Contabilidad X
el balance (los datos que hagan falta se Contable
ingresan manualmente)
Auxiliar
28 Enviar el informe físicamente Contabilidad X
Contable
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
419
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Equivocación en el cálculo y liquidación de los salarios.
Billetes falsos.
Pagar mayor o menor valor al personal.
Código:
NÓMINA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
1 Liquidación de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina
420
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.
1.9 RIESGOS:
Error de liquidación de la nómina.
Cálculo errado de las deducciones o adiciones.
1.11 OBSERVACIONES.
421
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M Q
Consultar la base de datos de los Auxiliar de
1 Contabilidad X
empleados de la empresa Nómina
Verificar datos y vinculación del Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nómina
Consultar y revisar compromisos
Auxiliar de
3 financieros pendientes de los Contabilidad X
Nómina
empleados
Deducir préstamo, cuotas o Auxiliar de
4 Contabilidad X
afiliaciones Nómina
LIQUIDACIÓN PAGO EN Auxiliar de
Contabilidad X
SEGUNDA QUINCENA DEL MES Nómina
Efectuar descuento para salud y Auxiliar de
5 Contabilidad X
pensión Nómina
Adicionar Auxilio de Transporte para
Auxiliar de
6 personas que devenguen hasta dos Contabilidad X
Nómina
SMLV
Consultar y liquidar horas extras a Auxiliar de
7 Contabilidad X
empleados del Área de Bodega Nómina
Auxiliar de
8 Realizar los cálculos necesarios Contabilidad X
Nómina
Establecer cuantía a pagar a cada Auxiliar de
9 Contabilidad X
empleado Nómina
422
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.
2.9 RIESGOS:
Pérdida de dinero.
Errores en el pago a los empleados.
2.11 OBSERVACIONES.
423
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
PAGO DE NÓMINA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M Q
Auxiliar de
1 Recibir de Cajera el dinero Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
2 Contar el dinero y revisar los billetes Contabilidad X
Nómina
Esperar a completar el dinero
Auxiliar de
3 correspondiente al valor total de la Contabilidad X
Nómina
nómina
Disponer el dinero para el pago a Auxiliar de
4 Contabilidad X
los empleados Nómina
Recibir en la oficina una persona a Auxiliar de
5 Contabilidad X
la vez Nómina
Auxiliar de
6 Consultar la lista de pago de nómina Contabilidad X
Nómina
Separar y contar el dinero
Auxiliar de
7 correspondiente al salario de la Contabilidad X
Nómina
persona
Entregar el dinero y colilla de pago Auxiliar de
8 Contabilidad X
al empleado Nómina
Otorgar las explicaciones o
Auxiliar de
9 respuestas a los interrogantes sobre Contabilidad X
Nómina
el salario recibido
Hacer firmar la lista de pago de Auxiliar de
10 Contabilidad X
nómina (formato grande) Nómina
Auxiliar de
11 Archivar formato de pago Contabilidad X
Nómina
424
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efectúa vía Internet
por medio de un operador contratado para tal fin.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Provisión de pago de aportes.
3.9 RIESGOS:
Error de liquidación de los aportes.
3.11 OBSERVACIONES.
425
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
PAGO DE PARAFISCALES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar
1 Provisión de pago de aportes Contabilidad X
Contable
Revisar provisión en el sistema y Auxiliar de
2 Contabilidad X
liquidación interna Nómina
Auxiliar de
3 Realizar liquidación interna Contabilidad X
Nómina
Imprimir listado de aportes a las Auxiliar de
4 Contabilidad X
entidades Nómina
Comparar información impresa con Auxiliar de
5 Contabilidad X
la provisión del sistema Nómina
Auxiliar de
6 Realizar los ajustes necesarios Contabilidad X
Nómina
Ingresar a la página Web del
Auxiliar de
7 operador contratado para realizar el Contabilidad X
Nómina
pago de los aportes
Auxiliar de
8 Diligenciar formato de pago único Contabilidad X
Nómina
Guardar información si el pago se Auxiliar de
9 Contabilidad X
realizará después Nómina
Asignar # de cuenta para realizar el Auxiliar de
10 Contabilidad X
pago Nómina
Auxiliar de
11 Imprimir formato de pago único Contabilidad X
Nómina
Consultar autoliquidaciones de la
Auxiliar de
12 página Web del operador 24 horas X
Nómina Contabilidad
después de efectuar el pago
Imprimir por entidad los aportes Auxiliar de
13 Contabilidad X
cancelados a cada una de ellas Nómina
Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de
14 Contabilidad X
por el valor pagado Nómina
Imprimir documento soporte del
Auxiliar de
15 pago efectuado arrojado por la Contabilidad X
Nómina
página del operador
Archivar los documentos de pago en Auxiliar de
16 Contabilidad X
la carpeta de la respectiva entidad Nómina
426
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software.
4.9 RIESGOS:
Errores de liquidación.
No realizar los descuentos del periodo.
4.11 OBSERVACIONES.
427
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
LIQUIDACIÓN DE VACACIONES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Diligenciar formato de liquidación de
Auxiliar de
1 vacaciones del paquete de nómina Contabilidad X
Nómina
(software)
Revisar y realizar los descuentos Auxiliar de
2 Contabilidad X
pertinentes del periodo Nómina
Imprimir borrador de la liquidación Auxiliar de
3 Contabilidad X
realizada en el sistema Nómina
Efectuar el cálculo manual de la Auxiliar de
4 Contabilidad X
liquidación Nómina
Comparar liquidación del sistema Auxiliar de
5 Contabilidad X
con la calculada manualmente Nómina
Realizar los ajustes que sean Auxiliar de
6 Contabilidad X
necesarios Nómina
Auxiliar de
7 Imprimir original de la liquidación Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
8 Elaborar comprobante de egreso Contabilidad X
Nómina
Pasar comprobante de egreso a Auxiliar de
9 Contabilidad X
caja para su pago Nómina
Informar a la persona los Auxiliar de
10 Contabilidad X
descuentos realizados Nómina
Auxiliar de
11 Pagar el valor de las vacaciones Contabilidad X
Nómina
428
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nómina.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software.
5.9 RIESGOS:
Provisión de menor valor que los gastos ocasionados por nómina.
5.11 OBSERVACIONES
429
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
INTERFASE DE NÓMINA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Revisar que las provisiones que
pasan de nómina a contabilidad estén Auxiliar
1 Contabilidad X
acordes a las que cada mes se han Contable
estado pagando
Corregir las cuentas de provisión por
Auxiliar
2 liquidación de contratos y vacaciones Contabilidad X
Contable
pagadas
Establecer a que periodo pertenece la
parte de las vacaciones pagadas, de Auxiliar
3 Contabilidad X
acuerdo a lo que había quedado Contable
pendiente en el periodo anterior
Expedir los certificados de retención Auxiliar
4 Contabilidad X
de salarios Contable
Entregar los certificados de retención
de salarios a la Auxiliar de Nómina Auxiliar
5 Contabilidad X
para que los haga firmar de los Contable
empleados
Guardar los certificados en la Auxiliar
6 Contabilidad X
declaración de renta Contable
430
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 GENERALIDADES:
1.7 RIESGOS:
Descuadres de caja.
Pérdida de dinero.
Código:
MANEJO DE CAJA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
431
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos.
1.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.
1.11 OBSERVACIONES.
432
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
CUADRE DE CAJA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Establecer cuantía de las ventas de
1 Cajera Comercial X
contado
Revisar las ventas y los recibos de
2 caja contra la información del Cajera Comercial X
sistema
Diligenciar formato del cuadre del
día: valor de venta, gastos,
3 Cajera Comercial X
consignaciones, # de recibo de caja
y consignaciones
Revisar formato manual del cuadre
4 Cajera Comercial X
de caja
Efectuar los cálculos necesarios y
5 sacar una relación del valor total Cajera Comercial X
(tirilla)
Enviar o entregar formato de cuadre
6 Cajera Comercial X
de caja y tirilla a Auxiliar Contable
Recibir el formato revisado por
7 Cajera Comercial X
Auxiliar contable
Anotar en el cuaderno de caja la
8 Cajera Comercial X
información del cuadre
Anotar en la nueva hoja del cuadre
9 del día el número consecutivo de Cajera Comercial X
recibo de caja y consignación
Revisar, firmar y archivar formato de
10 Cajera Comercial X
cuadre de caja
433
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue
a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en
bancos a favor de proveedores o de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a
caja.
2.9 RIESGOS:
Pérdida de dinero.
2.11 OBSERVACIONES.
434
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir el dinero en efectivo que
1 Cajera Comercial X
ingresa a caja
Contar el dinero en efectivo
2 Cajera Comercial X
acumulado en caja
Informar a Auxiliar Contable la
cuantía de dinero recaudado
3 Cajera Comercial X
cuando la suma supera el monto
establecido para su manejo
PAGO A PROVEEDORES
CONSIGNACIÓN CUENTA DE LA
EMPRESA
Consignar en cuenta de bancos de
12 Cajera Comercial X
la empresa
Recibir de Auxiliar Contable
13 Cajera Comercial X
autorización y cheques elaborados
Elaborar el formato de consignación
14 Cajera Comercial X
a la cuenta indicada
435
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.
3.9 RIESGOS:
Pérdida de dinero.
3.11 OBSERVACIONES.
436
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir reembolso del dinero de caja
1 Cajera Comercial X
menor
Recibir solicitud de dinero para
2 sufragar gastos por parte del Cajera Comercial X
empleado
Entregar recibo de gastos y dinero
3 Cajera Comercial X
al empleado
Ir rebajando o disminuyendo el
4 monto de la caja menor cuando se Cajera Comercial X
generan gastos
437
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por
actividades del cargo.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o llamadas de solicitud de
autorización de los gastos.
4.9 RIESGOS:
Pérdida de facturas, recibos, dinero.
4.11 OBSERVACIONES.
438
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar
5 Generar relación de los gastos Contabilidad X
Contable
Devolver los documentos a la
6 Cajera Comercial X
persona que solicitó la autorización
439
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
En caso de que haya sobrado
dinero: recibir el dinero devuelto por
la persona
15 Cajera Comercial X
De lo contrario: establecer la
cuantía a pagar y realizar el pago
de la suma adeudada
Elaborar comprobante de egreso
16 con el nombre del empleado y la Cajera Comercial X
cantidad de dinero entregada
Pegar el formato de gasto y/o
17 Cajera Comercial X
facturas al comprobante de egreso
Hacer firmar el comprobante de la
18 Cajera Comercial X
persona que realiza el gasto
440
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Autorización y petición de la elaboración de los
documentos.
5.9 RIESGOS:
Pérdida de dinero.
5.11 OBSERVACIONES.
El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por
actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos
(Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeño de las
funciones de cu cargo.
441
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
CONSIGNACIONES
Recibir de Auxiliar Contable cheques
1 y autorización y o petición de Cajera Comercial X
elaboración de consignación
Diligenciar formato de consignación
2 Cajera Comercial X
de respectivo banco
Entregar a mensajero cheque y
3 Cajera Comercial X
formato de consignación
Enviar copia de consignación a
4 Cajera Comercial X
Auxiliar Contable
Auxiliar
5 Archivar copia de la consignación Contabilidad X
Contable
RECIBOS DE CAJA
RECIBOS DE GASTO
442
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: recepción de cheques devueltos por las entidades
financieras.
6.9 RIESGOS:
No comunicación con clientes.
Pérdida del cheque.
6.11 OBSERVACIONES.
443
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir cheques devueltos entregados
1 Cajera Comercial X
por mensajero
Informar al Asesor Comercial: cliente y
2 causal, y a Auxiliar Contable: cliente, Cajera Comercial X
causal y vendedor
Asesor
3 Establecer comunicación con el cliente Comercial X
Comercial
4 Ingresar al software Cajera Comercial X
Elaborar nota por cheque devuelto,
5 diligenciando formato para nota del Cajera Comercial X
sistema: cliente, banco, valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de caja para
6 Cajera Comercial X
aquellos cheques autorizados
Guardar los cheques que no han sido
7 autorizados o el vendedor no se ha Cajera Comercial X
comunicado con el cliente
444
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.
7.9 RIESGOS:
Billetes falsos.
Cobrar menor valor al registrado en la factura.
Errores en la devolución del dinero sobrante.
7.11 OBSERVACIONES.
445
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X
PAGO EN EFECTIVO
2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X
3 Consultar facturas Cajera Comercial X
4 Verificar la cuantía Cajera Comercial X
Informar el valor total de la compra al
5 Cajera Comercial X
cliente
446
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Elección inadecuada de elementos de protección personal y dotación.
Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.
447
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
SALUD OCUPACIONAL
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
DOTACIÓN ELEMENTOS DE
1 Contabilidad Auxiliar de Nómina
PROTECCIÓN PERSONAL
Determinación de los elementos a
a Contabilidad Auxiliar de Nómina
comprar
Cotización y selección del
b Contabilidad Auxiliar de Nómina
proveedor
Recepción y entrega de los
c Contabilidad Auxiliar de Nómina
elementos
2 DOTACIÓN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nómina
448
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinación de los elementos a comprar.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada elección de elementos.
Mala calidad de los elementos de protección personal.
1.11 OBSERVACIONES.
449
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
DETERMINACIÓN DE LOS
a
ELEMENTOS A COMPRAR
Revisar o recibir información del Auxiliar de
1 Contabilidad X
estado de los elementos Nómina
Confirmar el estado de los Auxiliar de
2 Contabilidad X
elementos Nómina
Calcular las cantidades existentes Auxiliar de
3 Contabilidad X
de cada producto Nómina
Establecer la cantidad a comprar si Auxiliar de
4 Contabilidad X
se requieren los elementos Nómina
COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL
b
PROVEEDOR
Evaluar la calidad de los productos Auxiliar de
5 Contabilidad X
del proveedor anterior Nómina
Buscar nuevo proveedor si se
requiere
Consultar los proveedores de
los productos
Solicitar información del precio
Auxiliar de
6 de los productos si cumple con Contabilidad X
Nómina
los normas del ministerio, de lo
contrario finalizar comunicación
Evaluar la información y
pociones ofrecidas
Elegir la mejor opción
Consultar las políticas de compras Auxiliar de
7 Contabilidad X
de la empresa Nómina
Auxiliar de
8 Efectuar el pedido Contabilidad X
Nómina
RECEPCIÓN Y ENTREGA DE
c X
ELEMENTOS
Recibir los elementos de protección Auxiliar de
9 Contabilidad
enviados por el proveedor Nómina
Verificar que los elementos Auxiliar de
10 Contabilidad X
correspondan a los solicitados Nómina
Diligenciar formato de compras con
la información del proveedor, Auxiliar de
11 Contabilidad X
descripción del artículo, valor y Nómina
fecha de recepción
450
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Organizar y disponer los elementos Auxiliar de
12 Contabilidad X
para la entrega Nómina
Auxiliar de
13 Diligenciar formato de entrega Contabilidad X
Nómina
Realizar entrega oficial de los Auxiliar de
14 Contabilidad X
elementos de protección y dotación Nómina
Entregar los implementos viejos y Auxiliar de
15 Bodega X
recibir los nuevos Bodega
Auxiliar de
16 Firmar el formato de entrega Bodega X
Bodega
Auxiliar de
17 Archivar el formato de entrega Contabilidad X
Nómina
Botar los elementos viejos Auxiliar de
18 Contabilidad X
(deteriorados) Nómina
451
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le
acredita como integrante de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotación de uniforme al personal.
2.9 RIESGOS
Compra de productos de baja calidad.
Implementos que no cumplan con las características necesarias para la labor
desarrollada.
Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.
2.11 OBSERVACIONES
452
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
DOTACIÓN DE UNIFORMES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Consultar fecha de dotación de Auxiliar de
1 Contabilidad X
uniforme Nómina
Auxiliar de
2 Establecer los tallajes requeridos Contabilidad X
Nómina
Imprimir formato para recopilación Auxiliar de
3 Contabilidad X
de tallas Nómina
Entregar formato a los empleados Auxiliar de
4 Contabilidad X
para que lo diligencien Nómina
Anotar en el formato talla de Auxiliar de
5 Contabilidad X
pantalón, camisa, zapatos, delantal. Nómina
Auxiliar de
6 Verificar las tallas Contabilidad X
Nómina
Diligenciar formato de dotación de
Auxiliar de
7 uniforme con las tallas informadas Contabilidad X
Nómina
por los empleados
Auxiliar de
8 Realizar pedido al proveedor Contabilidad X
Nómina
Recibir los uniformes enviados por Auxiliar de
9 Contabilidad X
el proveedor Nómina
Imprimir formato de entrega de Auxiliar de
10 Contabilidad X
dotación Nómina
Efectuar la entrega de los Auxiliar de
11 Contabilidad X
uniformes a los empleados Nómina
Anotar las cantidades entregadas a Auxiliar de
12 Contabilidad X
cada empleado Nómina
Personal de
13 Firmar formato de entrega Bodega y Bodega X
Mensajero
Archivar formato de entrega en Auxiliar de
14 Contabilidad X
carpeta de dotaciones Nómina
453
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Realización de inspección o recepción de requerimiento
de dotación del botiquín.
3.9 RIESGOS:
Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiquín.
3.11 OBSERVACIONES.
454
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir la observación de
Auxiliar de
1 requerimiento de dotación del Contabilidad X
Nómina
botiquín
Revisar el contenido del botiquín de
Auxiliar de
2 planta y de los vehículos de la Contabilidad X
Nómina
empresa
Listar los medicamentos y Auxiliar de
3 Contabilidad X
elementos faltantes Nómina
Solicitar los medicamentos y Auxiliar de
4 Contabilidad X
elementos a droguería Nómina
Auxiliar de
5 Recibir los elementos pedidos Contabilidad X
Nómina
Equipar el botiquín de planta y
Auxiliar de
6 entregar los elementos para el Contabilidad X
Nómina
botiquín del vehículo al conductor
Auxiliar de
7 Verificar la dotación del botiquín Contabilidad X
Nómina
455
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4a.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.
4a.9 RIESGOS:
No información del accidente de trabajo.
4a.11 OBSERVACIONES.
456
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
457
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4b.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar a la página Web de la ARP contratada.
4b.9 RIESGOS:
Equivocación en el registro de los datos del empleado.
No sistematización del accidente por desinformación del mismo.
4b.11 OBSERVACIONES
458
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
459
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4c.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información y documento de la incapacidad.
4c.9 RIESGOS:
Pérdida del documento de incapacidad.
4c.11 OBSERVACIONES.
460
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
461
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4d.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Revisión documento de incapacidad.
4d.9 RIESGOS
4d.11 OBSERVACIONES
462
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
463
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Inadecuada elección de las personas a ocupar cargos dentro de la compañía.
Falta de compromiso de los colaboradores.
Desmotivación de los empleados.
Código:
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
464
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición.
1.9 RIESGOS:
Elección incorrecta de la persona para el cargo.
1.11 OBSERVACIONES.
465
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
SELECCIÓN DE PERSONAL
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Analizar y detectar la necesidad de Gerente y
1 Administrativa X
contratación de personal Subgerente
Recibir información de solicitud de Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nómina
Establecer comunicación con
Auxiliar de
3 entidades o publicar el Contabilidad X
Nómina
requerimiento de personal
Auxiliar de
4 Recibir hojas de vida Contabilidad X
Nómina
Gerente y
5 Seleccionar los candidatos Contabilidad X
Subgerente
Auxiliar de
6 Convocar a los aspirantes Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
8 Verificar referencias Contabilidad X
Nómina
466
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la
empresa.
2.9 RIESGOS:
No afiliación del colaborador a alguna de las entidades.
2.11 OBSERVACIONES.
467
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
10 Elaborar contrato de trabajo Administrativa X
Nómina
Pasar contrato al Gerente para su Auxiliar de
11 Administrativa X
firma Nómina
Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X
Recibir y archivar contrato y
Auxiliar de
12 examen médico en la carpeta del Administrativa X
Nómina
colaborador
Auxiliar de
Alimentar paquete contable con la
13 Nómina y Administrativa X
información del empleado
Gerente
468
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicación del nuevo colaborador en el entorno
organizacional.
3.9 RIESGOS:
3.11 OBSERVACIONES.
469
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
INDUCCIÓN
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
470
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificación de la necesidad de capacitación.
4.9 RIESGOS:
Inasistencia a la capacitación por parte del personal.
Deserción del personal durante la capacitación.
Falta de presupuesto para la realización de la actividad.
4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitación del equipo de ventas se realizan semanalmente,
ello para mantener actualizada la información de los productos y comportamiento
del sector.
471
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
472
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información sobre desvinculación del
colaborador.
5.9 RIESGOS:
Errores en el cálculo de dinero a cancelar a la persona como liquidación.
5.11 OBSERVACIONES.
473
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
4 Verificar los descuentos parafiscales Administrativa X
Nómina
Auxiliar de
5 Imprimir borrador de la liquidación Administrativa X
Nómina
Revisar liquidación de las Auxiliar de
6 Administrativa X
prestaciones sociales Nómina
Realizar cálculo manual de la Auxiliar de
7 Administrativa X
liquidación Nómina
Confrontar la información arrojada
Auxiliar de
8 por el sistema con calculada Administrativa X
Nómina
manualmente
Imprimir liquidación en original si la
Auxiliar de
9 información es correcta, de lo Administrativa X
Nómina
contrario, realizar ajustes
Auxiliar de
10 Elaborar comprobante de egreso Administrativa X
Nómina
Firmar el comprobante (la persona Auxiliar de
11 Administrativa X
que lo elaboró) Nómina
Hacer firmar comprobante de
Auxiliar de
12 egreso por el empleado Administrativa X
Nómina
desvinculado de la empresa
Entregar comprobante de egreso a
Auxiliar de
13 Auxiliar Contable para que lo pase a Administrativa X
Nómina
la Contadora
Pasar comprobante a Cajera para Auxiliar
14 Administrativa X
su cancelación Contable
Pagar a la persona dinero por
15 Cajera Comercial X
concepto de liquidación de contrato
474
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elaboración de carta de solicitud de vacaciones.
6.9 RIESGOS:
Programar periodo de vacaciones por mayor número de días.
Errores de liquidación de vacaciones por mayor o menor valor.
6.11 OBSERVACIONES.
475
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Pedir a Auxiliar de Nómina la
elaboración de la carta de Empleado
1 Todas X
solicitud de programación de solicitante
vacaciones
Elaborar carta de solicitud de Auxiliar de
2 Administrativa X
vacaciones Nómina
Auxiliar de
3 Imprimir carta Administrativa X
Nómina
Entregar carta de solicitud de
Auxiliar de
4 vacaciones a la persona Administrativa X
Nómina
interesada en la misma
Empleado
5 Entregar carta a Subgerente Administrativa X
solicitante
6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X
Programar las vacaciones de los Auxiliar de
7 Administrativa X
empleados Nómina
Si se requiere descontar los días
Auxiliar de
8 antes tomados y calcular los Administrativa X
Nómina
pendientes
Llamar al colaborador y
Auxiliar de
9 comunicarle el periodo de Administrativa X
Nómina
vacaciones programado
Recordar a los empleados los
Auxiliar de
10 días de sus vacaciones (fecha de Administrativa X
Nómina
salida e ingreso)
476
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Asaltos y pérdida del dinero.
Accidentes de Tránsito.
Código:
MENSAJERÍA
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Pagos y consignaciones en
1 Comercial Mensajero- Cobrador
bancos
Recaudo o recepción de dinero
2 Comercial Mensajero- Cobrador
pagado por clientes
3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador
Solicitar y entregar documentación
4 Comercial Mensajero- Cobrador
en entidades
5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador
477
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento al área de contabilidad de la empresa.
1.9 RIESGOS:
Pérdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en
efectivo.
Asaltos.
1.11 OBSERVACIONES.
478
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
479
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de relación o listado de recaudos a realizar.
2.9 RIESGOS:
Pérdida de dinero por asalto o descuido.
Pérdida del listado de recaudo.
2.11 OBSERVACIONES.
480
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
481
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas a entregar.
3.9 RIESGOS:
Pérdida de facturas.
3.11 OBSERVACIONES.
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturación,
se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del
nuevo mes.
482
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
483
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la
empresa.
4.9 RIESGOS:
Pérdida de documentos.
4.11 OBSERVACIONES.
484
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
485
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la
empresa.
5.9 RIESGOS:
Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las demás
actividades propias del cargo.
5.11 OBSERVACIONES.
486
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir de personal administrativo Mensajero -
1 Comercial X
de la empresa Cobrador
Recibir el listado de productos a Mensajero -
2 Comercial X
comprar y el dinero para ello Cobrador
Efectuar la compra de los productos Mensajero -
3 Comercial X
solicitados Cobrador
Entregar los elementos a la persona Mensajero -
4 Comercial X
solicitante de la compra Cobrador
Entregar a Director de Cartera las
Mensajero -
5 facturas de las compras realizadas Comercial X
Cobrador
en la semana
Esperar revisión y autorización de Mensajero -
6 Comercial X
los gastos Cobrador
Dirigirse al área de caja de la
Mensajero -
7 empresa y entregar las facturas Comercial X
Cobrador
autorizadas
Esperar a que la Cajera realice los Mensajero -
8 Comercial X
cálculos respectivos Cobrador
Cuadrar los gastos generados por
las compras, con la Cajera, Mensajero -
9 Comercial X
entregando el dinero sobrante o Cobrador
recibiendo el faltante
Solicitar y recibir de Cajera, el Mensajero -
10 Comercial X
dinero para las compras de oficina Cobrador
Firmar el recibo de egreso Mensajero -
11 Comercial X
elaborado por la Cajera Cobrador
487
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada.
Pérdida de documentos.
No devolución de los documentos ante préstamo.
Código:
MANEJO DE ARCHIVO
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
488
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de documentos.
1.9 RIESGOS:
Pérdida de documentos.
Equivocación en la puesta de documentos en carpetas o cajas.
1.11 OBSERVACIONES.
489
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Auxiliar de
Comercial o
1 Recibir la documentación Inventario o
Administrativa X
General
Auxiliar de
Consultar la información contenida Comercial o
2 Inventario o
en el documento. Administrativa X
General
Auxiliar de
Verificar el correcto diligenciamiento Comercial o
3 Inventario o X
y autorizaciones requeridas Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
4 Identificar tipo de documento Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Seleccionar y separar la Comercial o
5 Inventario o X
documentación Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
6 Ordenar documentos por número Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
7 Revisar consecutividad Inventario o X
Administrativa
General
Efectuar las acciones respectivas a Auxiliar de
Comercial o
8 su preparación (cortes, Inventario o X
Administrativa
perforaciones, etc.) General
Auxiliar de
Comercial o
9 Buscar, ubicar o crear carpeta. Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
10 Seleccionar carpeta Inventario o X
Administrativa
General
Verificar que los documentos Auxiliar de
Comercial o
11 correspondan a la carpeta Inventario o X
Administrativa
seleccionada General
Auxiliar de
Introducir los documentos en la Comercial o
12 Inventario o X
carpeta Administrativa
General
Auxiliar de
Guardar la carpeta en el archivador Comercial o
13 Inventario o X
o caja Administrativa
General
490
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción petición de búsqueda de documentos.
2.9 RIESGOS:
Pérdida de documentos.
No devolución del documento.
2.11 OBSERVACIONES.
491
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir petición del préstamo Auxiliar de
1 Comercial X
(personal o telefónicamente) Inventario
Preguntar por información o Auxiliar de
2 Comercial X
identificación del documento Inventario
Auxiliar de
3 Establecer tipo de documento Comercial X
Inventario
Auxiliar de
4 Ingresar al Software de la empresa Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Ubicar en pantalla el documento Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Identificar posición física Comercial X
Inventario
Buscar y ubicar físicamente el Auxiliar de
7 Comercial X
documento en carpeta Inventario
Diligenciar formato de préstamo
(tipo de documento, a quién, fecha Auxiliar de
8 Comercial X
de préstamo y de devolución, Inventario
estado (si fue o no devuelto))
Entregar documento a la persona Auxiliar de
9 Comercial X
solicitante Inventario
Auxiliar de
10 Hacer firmar formato de préstamo Comercial X
Inventario
Auxiliar de
11 Esperar devolución Comercial X
Inventario
Auxiliar de
12 Recibir documentos devueltos. Comercial X
Inventario
Registrar la devolución del
Auxiliar de
13 documento en el formato de Comercial X
Inventario
préstamo
Auxiliar de
14 Archivar documento Comercial X
Inventario
492
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Inadecuada atención de los clientes.
Código:
SERVICIOS GENERALES
Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
493
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse.
1.9 RIESGOS:
No compra de algún producto de gran consumo.
Errores de determinación de los productos y sus cantidades existente y por
comprar.
Contaminación de los productos de cafetería con elementos de aseo.
Agotamiento de los productos.
1.11 OBSERVACIONES.
Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la
disponibilidad y consumo de los elementos de cafetería y aseo.
Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el
servicio a domicilio.
494
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
495
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender
a los visitantes.
2.9 RIESGOS:
Equivocación en la atención de los requerimientos de las personas.
No contar con el producto solicitado por la persona.
2.11 OBSERVACIONES
496
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
SERVICIO DE CAFETERÍA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Recibir llamado de los integrantes
Servicios
1 de la empresa solicitando bebidas o Operativa X
Generales
atención a clientes y proveedores
Ofrecer bebidas a los visitantes y Servicios
2 Operativa X
empleados de la empresa Generales
Preguntar y establecer las bebidas Servicios
3 Operativa X
solicitadas Generales
Servicios
4 Preparar las bebidas Operativa X
Generales
Llevar a las personas lo que
solicitaron, de la manera como lo Servicios
5 Operativa X
solicitaron y hasta el sitio donde se Generales
encuentren
Recoger la vajilla y vasos para Servicios
6 Operativa X
llevarlos de regreso a la cocina Generales
497
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del Área de las oficinas, baños, cocina.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Aseo de pisos.
3.9 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
3.11 OBSERVACIONES.
498
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
LIMPIEZA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Barrer y trapear los pisos de las Servicios
1 Operativa X
oficinas Generales
Sacudir el polvo de los escritorios,
Servicios
2 teléfonos, muebles, computadores, Operativa X
Generales
etc.
Limpiar vidrios de las ventanas de Servicios
3 Operativa X
las oficinas Generales
Limpiar y ordenar la cocina Servicios
4 Operativa X
(cafetería) Generales
Lavar los utensilios de la cocina Servicios
5 Operativa X
(vajilla, vasos, etc.) Generales
Servicios
6 Realizar la limpieza de los baños Operativa X
Generales
Lavar y cambiar las toallas de los Servicios
7 Operativa X
baños Generales
Recoger y botar la basura de los
Servicios
8 cestos dispuestos en oficinas y Operativa X
Generales
baños
499
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar están estrechamente
relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y
organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO FINAL:
4.9 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
4.11 OBSERVACIONES
500
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código: Página
OFICIOS VARIOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
MANTENER LIMPIA Y
ORGANIZADA LA COCINA
Conservar vasos, pocillos y platos Servicios
1 Operativa X
lavados Generales
Servicios
2 Tener la vajilla organizada Operativa X
Generales
Lavar y limpiar lavaplatos y mesón Servicios
3 Operativa X
de la cocina Generales
Servicios
4 Asear la greca Operativa X
Generales
Tratar en lo posible de evitar la
Servicios
5 pérdida o avería de vasos, pocillos y Operativa X
Generales
platos
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS
OFICINAS
Servicios
6 Proporcionar agua a las plantas Operativa X
Generales
Podar las plantas dispuestas en las Servicios
7 Operativa X
oficinas Generales
Servicios
8 Quitar el polvo de las plantas Operativa X
Generales
ASEAR LA NEVERA
Servicios
9 Lavar la nevera Operativa X
Generales
Servicios
10 Eliminar los productos vencidos Operativa X
Generales
OTRAS COMPRAS
Comprar toallas para baños y Servicios
11 Operativa X
limpiones para la cocina Generales
Comprar loza, vasos, platos y Servicios
12 Operativa X
elementos faltantes Generales
OTRAS
Limpiar y organizar los escritorios y
pisos cuando se presente el Servicios
13 Operativa X
derrame de líquidos, en el momento Generales
de su ocurrencia.
Estar pendiente de que las
ventanas de la oficina del Gerente
Servicios
14 queden bien cerradas, todo Operativa X
Generales
organizado y el computador bien
tapado al finalizar la jornada laboral
501
ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración
de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora
que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y
competitividad.
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
502
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administración de personal; conocimientos en planeación estratégica.
VIII. ADIESTRAMIENTO
503
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
504
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
505
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
506
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
507
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
508
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad Colaboración
emocional. Comunicación escrita
Honestidad e integridad Comunicación oral
Motivación Liderazgo
Orientación a los resultados Manejo de conflictos
Reacción ante problemas Relación con compañeros
Responsabilidad Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
509
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable
Área: Administrativa
Cargo del Jefe Gerente
Inmediato:
II. OBJETIVO
510
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable
Área: Administrativa
39. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
ESPECIALES.
40. Manejar la contabilidad de Aspgo.
41. Pagar los impuestos del Gerente.
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
511
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
NÓMINA.
1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compañía para facilitar
el proceso de pago de nómina.
2. Liquidar y pagar la nómina a los empleados de la empresa.
3. Realizar la tramitología inherente a la contratación de nuevo personal.
4. Archivar la documentación correspondiente al personal.
5. Efectuar la liquidación de contrato.
6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo.
7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el
respectivo trámite.
8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la
empresa.
9. Reclamar y tramitar la cancelación del subsidio familiar de los trabajadores de la
empresa.
10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello
diseñado.
11. Liquidar primas, vacaciones, cesantías y todas las prestaciones contempladas por
la ley y que protegen a los trabajadores.
12. Efectuar la tramitología inherente a la contratación de practicante universitario o
aprendiz del SENA.
13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
14. Presentación de informes de personal.
15. Entregar a los empleados los carnets de afiliación a las diversas entidades.
16. Elaborar cartas de cesantías.
17. Entregar documentos al mensajero.
18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y
elementos de protección personal.
19. Adelantar la búsqueda y préstamo de documentos a empleados del área de
inventario.
20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera.
21. Manejar el botiquín de la planta y de los carros de la empresa.
22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa.
23. Contestar el teléfono, atender o direccionar las llamadas.
24. Fotocopiar documentos por solicitud de compañeros y por requerimiento de la
labor desempeñada.
25. Atender asesores de diversas entidades.
26. Administrar información Fondo de Empleados.
27. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
también de la compañía.
28. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
512
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PROVEDORES Y ACREEDORES.
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
513
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
514
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
515
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
516
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
517
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
518
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
519
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.
520
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
521
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
522
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
1. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en
la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella.
2. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente.
3. Ofrecer servicio de crédito a clientes mayoristas solicitando la información y
documentación requerida para el estudio del mismo.
4. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera vía telefónica o desplazándose
a la oficina del cliente.
5. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignación en caja o en cuenta de la
empresa en los bancos.
6. Efectuar la venta de la mercancía.
7. Realizar pedido.
8. Consultar disponibilidad de la mercancía en el sistema asegurándose de la existencia
física en bodega.
9. Llevar a cabo la facturación de los productos.
10. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al
cliente.
11. Efectuar seguimiento del cliente.
12. Tramitar Devoluciones.
13. Brindar asesoría técnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa.
14. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones
producto de las ventas realizadas.
15. Atender el teléfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada.
16. Atender los clientes de los compañeros.
17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de
la compañía.
18. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.
ESPECÍFICA.
19. Atención de mostrador.
OTRAS.
523
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si
mismo, percepción y análisis para la adecuada atención de los visitantes y clientes.
Debe poseer como mínimo título de bachiller. Mínimo seis meses desempeñando
labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
524
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
525
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
526
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
527
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
528
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
ESPECÍFICAS.
BODEGA 1.
28. Manejar productos SIKA.
29. Realizar inventario de productos SIKA.
529
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
BODEGA 2.
30. Manejar el puente grúa.
BODEGA 3.
31. Operar el montacargas.
32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente
grúa.
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
530
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA.
EN LOS CARROS.
OTRAS.
531
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
532
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
533
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
Contar como mínimo con básica primaria. Mínimo cuatro meses de haber
conducido vehículos de carga
pesada.
VIII. ADIESTRAMIENTO
534
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atención, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio demás
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboración
Honestidad e integridad Comunicación escrita
Motivación Comunicación oral
Orientación a los resultados Liderazgo
Reacción ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relación con compañeros
Trabajo en equipo
535
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Contar como mínimo con básica primaria. Mínimo tres meses de haber
desempeñado labores afines al
cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
536
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitación Comportamiento
Creatividad Cuidado y protección
Solución de problemas Manejo de la información
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
537
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Rutinaria. Las actividades que realiza son de carácter repetitivo y solo sigue
instrucciones.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de un día para conocer las actividades y tareas que debe desempeñar.
538