TIPOS DOCUMENTALES

KAREN DAYANNA MORENO CEBALLOS

SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

BUCARAMANGA

2018
 TIPOS DOCUMENTALES

KAREN DAYANNA MORENO CEBALLOS

Tipos de documentos y su elaboración

Fresia Elena García Posada

SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORA

BUCARAMANGA

2018

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 INTRODUCCION

Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como

fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un
importante medio de formación y docencia.

Tradicionalmente, la forma más habitual de un documento era el documento

impreso. Sin embargo y principalmente a lo largo del siglo XX, han ido
apareciendo nuevas formas de transmitir la información y por lo tanto, nuevos
tipos de documentos (fotografías, discos, películas, soportes magnéticos…).

Finalmente, la gran revolución ha llegado de la mano de la informática mediante

la aparición de los documentos electrónicos.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al

constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos
y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o
vicios, así, la gestión documental tiene sus ventajas y desventajas tales como la
escritura y gestión electrónica de documentos.

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NORMA ICONTEC

El propósito de esta norma es el de brindar herramientas a las empresas para

que le faciliten la gestión de los documentos Busca contribuir con la disminución
del tiempo y costos sin dejar de lado la calidad. Esta norma aplica tanto a las
entidades Gubernamentales como al sector privado, con el fin de orientar sus
procesos archivísticos hacia una gestión de mejoramiento continuo, haciéndolo
cada vez más competitivo.

La norma hace especificaciones orientadoras sobre los diversos documentos, en

aspectos relacionados con su estructura y aplicabilidad. Algunos documentos
referenciados dentro de esta normatividad son los siguientes.

CARTA COMERCIAL

La carta comercial es un documento a través del cual se tratan asuntos

comerciales tal y como su propio nombre indica. En la actualidad, esta carta ha
abandonado su tradicional formato en postal para convertirse en una carta
presentada vía e-mail.

¿PARA QUE SIRVE ESTA CARTA?

 Aliarse con otra empresa, particular o institución.

 Desarrollar promociones de la marca, producto o servicio.
 Formalizar pedidos, créditos o entregas.

PASOS PARA HACER UNA CARTA COMERCIAL

1. Fecha y nombre de la población

2. Datos del destiantario

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3. Saludo inicial de la carta comercial
4. Introducción
5. Cuerpo
6. Despedida
7. Firma

Además de la carta comercial en español es posible que se necesite

elaborar en otros idiomas, por ejemplo en ingles que es el idioma universal.
Los pasos para redactar una carta comercial en ingles son los siguientes:

Una carta comercial escrita en inglés es una de las mejores

presentaciones que puede hacer la empresa ya que da muy buena
impresión. Por ello, algunos de los consejos para saber cómo redactar
una carta comercial en inglés están relacionados con la naturalidad para
que no queden forzados:

 Definir el qué y el cómo con claridad.

 Crear una redacción atractiva.
 Mostrarse sincero.
 Dejar claros los objetivos.
 Hacer uso de un lenguaje formal y profesional, evitar expresiones
coloquiales y buscar tecnicismos cuando sea necesario.

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 JK JOYEROS

Bucaramanga, Santander

Tel 65652984

20 de Abril de 2018

Estimado sr. Alex Carrasco

Joyería AlexDaimont

El motivo de esta carta es relativa a la compra de materiales para la

elaboración de joyas a su empresa.

En fechas recientes hemos realizados varios pedidos de piedras, yeso y cera a

su empresa, pedidos que han llegado en tiempo y forma, a excepción del
último. En la orden 1517 Se solicitó 1000 piedras por cada color (azul, amarillo,
verde y lila), en su lugar me llego 2000 piedras por cada color, por lo que medio
del presente, insisto a que verifique los envíos de su empresa hacia la nuestra,
para evitar posibles errores a futuro.

Esperamos que este tipo de contratiempos no se den a futuro, para poder

continuar con nuestra normal relación comercial a largo plazo.

Agradezco su atención y sin más me despido enviando cordiales saludos.

José Alberto Manrique Pérez

Gerente administrador.

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CIRCULAR
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o
aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones
o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

o Movimiento interno de los jefes de la institución

o Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
o Ascensos del personal que elabora en la empresa

SU FUNCION

Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es
específico y de interés general para todos sus destinatarios
.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

o Cambios de horario.
o Rotación de jefes.
o Nombramiento de comisión reorganizadora.
o Ascensos del personal.

SU USO

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior

a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la

impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

SUS PARTES

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Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del
número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de

personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el

tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere

comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se
enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar

en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo
que ostenta la autoridad.
Guillermo Avilés
GERENTE DE VENTAS

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

REDACCION DEL TEXTO

El texto de la circular comprende dos secciones:

Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase
hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone
en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo
con......".

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 Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la
disposición o la información que se desea hacer conocer.

CIRCULAR INTERNA

ASUNTO: Cambio de materiales de producción

PARA: Producción de ceras

Debido a que el material que se ha utilizado hasta el día de hoy ya se a

acabado, procederemos los próximos días a su renovación.

Por lo tanto las personas de producción de ceras serán enviadas a unas breves
vacaciones mientras volvemos a comprar insumos.

ATENTAMENTE

José Alberto

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 MEMORANDO

El memorando es un documento que se utiliza en el interior de las empresas

para establecer un vehículo de comunicación entre distintos departamentos o
sectores de la misma. Tiene una estructura definida, con una serie de pautas
que caben cumplimentarse y tiene como fin dar a conocer distintas
disposiciones, normas o circunstancias de importancia que los empleados
deben tener en cuenta para el correcto desempeño laboral.

Un memorando se inscribe como un documento de tipo administrativo, es decir,

un testimonio material de las actividades internas que una entidad de estas
características tiene. No obstante, es importante señalar que este tipo de
término también se utiliza en ocasiones para referirse a intercambios de
información entre organismos del estado o incluso entre estados mismos.

PASOS PARA HACER UN MEMORANDO

1 PARTE
 Escribe “MEMORANDO” en la parte superior de la página
 Dirígete al destinatario correctamente.
 Escribe tu nombre en el renglón “De”
 Incluye la fecha
 Escoge una frase específica para el renglón “Asunto”.
 Pon el encabezado en el formato correcto.

2 PARTE
 Toma en cuenta quién será tu público lector
 Omite un saludo formal
 Presenta el problema o el asunto en el primer párrafo
 Brinda el contexto para el asunto en cuestión
 Respalda tu línea de actuación en el segmento argumentativo.
 Sugiere las medidas que el lector debe tomar

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EJEMPLO DE MEMORANDO

Memorándum: 7021/18.

Sr Armando Pérez

Pulidor

Bucaramanga, Santander 18 de Abril de 2018

Hago de su conocimiento que a partir del día18 de Abril de 2018, comenzarán las
pruebas para la implementación del nuevo sistema de pulición. Por lo que le
solicito que tanto usted como el personal a su cargo, den todo el apoyo que la
empresa necesita.

Sin más por el momento quedo en espera de que le dé seguimiento a mi solicitud.

Cordialmente

José Alberto Martínez Pérez

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Gerente administrador

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