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Desde hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas informáticos y a día
de hoy sería impensable hacerlo de otro modo.
Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un balance a una
fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál es el beneficio
de la actividad a día de hoy.
Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera
determinada antes ha habido que introducirle esa información.
Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser introducir
los asientos que correspondan en el programa que se utilice.
Desde mi punto de vista la clasificación más importante que se puede hacer en este
sentido es la siguiente:
Los primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador, los vas
actualizando, haces tus copias de seguridad,…
Los segundos son relativamente recientes pero han venido para quedarse y pronto
terminarán sustituyendo a los otros.
Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la
nube son importantes. Destaco estas dos:
Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para trabajar, lo que
permite la deslocalización tan valorada hoy día.
Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el
que se refleja la operación de que se trate.
Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su
veracidad.
A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las
facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de los
movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.
New call-to-action
Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento. Es lo que se llama
“mecanizar” o “picar datos”.
Conciliar los bancos, que también se llama “cuadrar los bancos”. Consiste en hacer
coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las
entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el
saldo concuerde en todo momento.
Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes
duplicados o erróneos.
Imagínate que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una idea
aproximada de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de octubre porque
necesitas hacer las previsiones de pagos.
Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es fantástico.
Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuanto has pagado
de electricidad desde enero.
Pero hay que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular ese importe
en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la contabilidad sólo
está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va a calcular es a esa fecha.
Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los
libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.
Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas.
Todas las operaciones económicas que realice la empresa así como sus cobros y pagos
deben ser contabilizados.
Se utilizarán los documentos y justificantes de cada una de ellas para realizar los asientos
contables que correspondan.
Los programas de contabilidad en la nube son los que hoy día tienden a imponerse por
las ventajas que ofrecen.