Guia Sistema Integral de Informacion en Salud-Siis Todo PDF

DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA
SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL VALLE

UNIVERSIDAD DEL VALLE
CENTRO DE INVESTIGACIONES EPIDEMIOLÓGICAS - CIE
DESARROLLO DE ESTRATEGIAS PARA EL FORTALECIMIENTO

DE LA DESCENTRALIZACIÓN EN LOS MUNICIPIOS
DEL DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA
GUÍA PARA EL DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN SALUD –
SIIS A NIVEL DEL MUNICIPIO
SANTIAGO DE CALI, 2007

GUÍA PARA EL DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN SALUD – SIIS
A NIVEL DEL MUNICIPIO
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL VALLE
UNIVERSIDAD DEL VALLE
CENTRO DE INVESTIGACIONES EPIDEMIOLÓGICAS - CIE
GUÍA PARA EL DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN SALUD –
SIIS A NIVEL DEL MUNICIPIO
Elaborada por:
Dr. José Arley Grisales A.
Dr. Pedro Vicente Guerrero Maldonado
Grupo de Apoyo Secretaría Departamental de Salud:

Ing. Aldemar Ascuntar
Ing. Alfonso Rojas
Ing. Guillermo Segura
Dr. Helmer de Jesús Zapata
Esta Guía es parte constitutiva de la Investigación “Desarrollo de Estrategias

para el Fortalecimiento de la Descentralización en los Municipios del
Departamento del Valle del Cauca”
SANTIAGO DE CALI, 2004
Centro de Investigaciones Epidemiológicas - CIE 3

TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN.………………………………………………………………………………………. 1
PRIMERA PARTE
MARCO DE REFERENCIA
1. MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................................. 2

1.1. CONCEPTUAL ............................................................................................................................... 2
1.1.1. Definición del Sistema Integral de Información ........................................................... 2
1.1.2. Misión ................................................................................................................................. 2
1.1.3. Objetivos ............................................................................................................................ 2
1.1.3.1. General ......................................................................................................................................... 3
1.1.3.2. Objetivos específicos .................................................................................................................. 3
1.1.4. Principios ........................................................................................................................... 3
1.2. MARCO LEGAL ............................................................................................................................. 3
1.2.1. Leyes .................................................................................................................................. 4
1.2.2. Decretos ............................................................................................................................ 4
1.2.3. Acuerdos ............................................................................................................................ 4
1.2.4. Resoluciones..................................................................................................................... 5
1.3. MARCO CONTEXTUAL .................................................................................................................. 6
1.3.1. El Sistema General de Seguridad Social en Salud ..................................................... 6
1.3.2. Agentes del Sistema Integrado de Información ........................................................... 6
1.3.3. El Sistema de Gestión de Datos - Concepto y Modelamiento de Datos ................. 7
1.3.4. El Sistema Operativo Misional y de Administración .................................................... 8
1.3.5. Desarrollos del SIIS ......................................................................................................... 9
1.3.6. El Sistema Municipal de Seguridad Social en Salud – SMSSS ................................ 9
1.3.6.1. Ámbitos e Involucrados ............................................................................................................ 10
SEGUNDA PARTE
INSUMOS DEL SISTEMA
CAPÍTULO I
METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN
SALUD - SIIS
2. ENFOQUE Y ESTRUCTURA SISTÉMICA DEL SIIS............................................................... 13

2.1. INSUMOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN................................................................................. 14
2.1.1. Insumos Descriptivos.................................................................................................... 14
2.1.2. Insumos Indicativos ...................................................................................................... 14
2.1.2.1. Política General ......................................................................................................................... 14
2.1.2.2. Requerimientos de Carácter Legal ......................................................................................... 16
2.1.2.3. Exigencias de Carácter Técnico ............................................................................................. 16
2.1.3. Insumos Operativos ....................................................................................................... 18

TERCERA PARTE
PROCESOS
CAPÍTULO II
LOS PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN SALUD - SIIS
3. PROCESOS INFORMÁTICOS DEL SIIS .................................................................................... 19

3.1. PROCESOS GERENCIALES DE LA DLS ...................................................................................... 20
3.1.1. Soporte a la Formulación del Plan Local de Salud ................................................... 20
3.1.1.1. Adopción y Adecuación de Políticas de Salud .................................................................... 20
3.1.1.2. Soporte del Sistema de Información al Diagnóstico de Salud ............................................ 21
3.1.1.3. Soporte del Sistema de Información a la Formulación del Plan ......................................... 21
3.1.1.4. Soporte del Sistema de Información al Banco de Proyectos de Inversión en Salud ...... 21
3.1.1.5. Soporte del Sistema de Información a la Elaboración del Plan Operativo Anual ............ 21
3.1.2. Soporte del Sistema de información al Control de Gestión ..................................... 21
3.2. PROCESOS DE SOPORTE O APOYO A LA GESTIÓN ................................................................... 21
3.2.1. Soporte del Sistema de Información al Marketing en Salud .................................... 22
3.2.2. Soporte del Sistema de Información al Marco Legal ................................................ 22
3.2.3. Soporte del Sistema de Información a la Contratación ............................................ 22
3.2.4. Soporte del Sistema de Información a las Comunicaciones ................................... 23
3.2.5. Soporte del Sistema de Información al Proceso Financiero .................................... 23
3.2.6. Soporte del Sistema de Información a la Administración de Recursos Materiales ..
..............................................................................................................................................
.......................................................................................................................................... 23
3.3. PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES .................................................................................. 23
3.3.1. Soporte del Sistema de Información al Aseguramiento en Salud........................... 24
3.3.2. Soporte del Sistema de Información a la Gestión y Supervisión del Acceso a la
Prestación de Servicios de Salud ............................................................................... 25
3.3.3. Soporte del Sistema de Información al Proceso: Gestión del Plan de Atención
Básica ..................................................................................................................................
.......................................................................................................................................... 26
3.3.3.1. Formulación del Plan ................................................................................................................ 26
3.3.3.2. Elaboración del Plan Operativo Anual ................................................................................... 26
3.3.3.3. Registro de la Ejecución y Avance de los Proyectos .......................................................... 26
3.3.3.4. Control de Gestión y Evaluación de Resultados e Impactos .............................................. 27
3.3.3.5. Gerencial y de Administración de Recursos ........................................................................ 27
3.3.4. Soporte del Sistema de Información al Proceso: Vigilancia en Salud Pública. .... 27
3.3.4.1. Vigilancia de Eventos Transmisibles y de Fuente Común .................................................. 27
3.3.4.2. Vigilancia de la Mortalidad Evitable ........................................................................................ 27
3.3.4.3. Vigilancia de cobertura de las acciones de protección específica, detección temprana y
atención de enfermedades de interés en salud pública: ..................................................... 27
3.3.4.4. Vigilancia de factores de riesgo/ protectores del ambiente, del Consumo y del
comportamiento ........................................................................................................................ 27
3.3.4.5. Vigilancia de enfermedades no transmisibles ....................................................................... 28
3.3.4.6. Vigilancia de eventos especiales en salud ............................................................................ 28

CUARTA PARTE
RESULTADO O PRODUCTOS DEL SISTEMA
4. RESULTADOS O PRODUCTOS DEL SISTEMA ...................................................................... 29

4.1. PROCESOS GERENCIALES ........................................................................................................ 29
4.1.1. Formulación del Plan Local de Salud .......................................................................... 29
4.1.1.1. Adopción y Adecuación de Políticas de Salud ................................................................... 29
4.1.1.2. Diagnóstico de Salud ................................................................................................................ 29
4.1.1.3. Formulación del Plan ................................................................................................................ 29
4.1.1.4. Banco de Proyectos de Inversión en Salud .......................................................................... 30
4.1.1.5. Elaboración del Plan Operativo Anual ................................................................................... 30
4.1.2. Control de Gestión ......................................................................................................... 30
4.2. PROCESO DE SOPORTE O APOYO A LA GESTIÓN ..................................................................... 30
4.2.1. Marketing en Salud ........................................................................................................ 30
4.2.2. Marco Legal .................................................................................................................... 30
4.2.3. Contratación .................................................................................................................... 31
4.2.4. Comunicaciones ............................................................................................................. 31
4.2.5. Administración de Recursos Humanos ....................................................................... 31
4.2.6. Financiero ........................................................................................................................ 31
4.2.7. Administración de Recursos Materiales...................................................................... 32
4.3. PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES ................................................................................. 32
4.3.1. Aseguramiento en Salud ............................................................................................... 32
4.3.2. Información de Prestación de Servicios de Salud ..................................................... 32
4.4. PLAN DE ATENCIÓN BÁSICA ...................................................................................................... 33
4.5. VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA................................................................................................ 33
4.5.1. Generación de Datos e Indicadores requeridos por el Sistema de Control
Integrado de la Gestión ................................................................................................. 33
ANEXO - METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD

PRESENTACIÓN
Esta Guía tiene como propósito, brindar los elementos básicos a tener en cuenta a la hora de
construir o definir el Sistema de Información para una Dirección Local de Salud, cuyo ejercicio
debe hacerse siguiendo las particularidades de cada Municipio.
El enfoque para el desarrollo del Sistema Integral de Información, está elaborado siguiendo los
lineamientos de la Metodología de Planeacion Estratégica aplicada a sistemas de información y
atendiendo las orientaciones establecidas por el Ministerio de la Protección Social.
El documento está estructurado en las siguientes partes:
Una primera, dedicada a explicar el Marco de Referencia conceptual, legal y contextual dentro
de los cuales actúa el Sistema de Información.
Consistentes con el enfoque sistémico, la segunda parte analiza los insumos que requiere el
Sistema de Información para realizar los procesos que le son propios y así generar los
productos esperados del mismo. Esta parte incluye el estudio de las principales características
del Sistema de Información que opera actualmente en el Municipio, identificando las
potencialidades y limitaciones existentes y como evaluar las actuales y futuras necesidades de
información.
Se hace una descripción e ilustración de la Arquitectura sugerida por el Ministerio de la

Protección Social para la definición del Sistema y finalmente se dan las orientaciones básicas
para la formulación de la Plataforma Estratégica del Nuevo Sistema de Información para la
Dirección Municipal de Seguridad Social en Salud en la cual se definen los objetivos, las
estrategias, la arquitectura del sistema y se plantean los recursos, necesarios para su
ejecución y la selección de las respectivas alternativas estratégicas.
La tercera parte del documento está dedicada a describir cuales deben ser los procesos del
Sistema Integral de Información en Salud – SIIS al interior de la Dirección Local de Salud a la
luz de los procesos organizacionales.
La cuarta y última parte guarda correspondencia con la etapa de los procesos y se refiere a los
“productos informáticos” que se espera obtener del Sistema de Información, una vez
ingresados los insumos y realizados los procesos.
Esperamos que este instrumento contribuya a aclararle a muchos el horizonte para la definición
del Sistema.
ANEXO METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA
DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
PRIMERA PARTE
MARCO DE REFERENCIA
1. MARCO DE REFERENCIA
1.1. CONCEPTUAL
1.1.1. Definición del Sistema Integral de Información
“El Sistema Integral de Información comprende el conjunto de instituciones y normas que rigen
el comportamiento en términos de deberes y derechos de los agentes o actores, los organismos
de dirección, de administración del sistema y de vigilancia y control; el diseño y operación de los
procesos tecnológicos básicos para obtener, procesar, consolidar, analizar y disponer la
información, las herramientas tecnológicas y los productos informáticos básicos”.
1.1.2. Misión
El Sistema Integral de Información tiene como misión recolectar, procesar y mantener datos
actualizados y históricos que permitan a usuarios tanto internos como externos, efectuar su
análisis, interpretación y conversión en información para generar un mejor conocimiento de las
condiciones de salud de la población del Municipio; apoyar la planeación, ejecución y control de
la gestión de la Secretaría de Salud Municipal y del Sistema Local de Seguridad Social.
La información generada será oportuna, confiable, valida, flexible, suficiente, económica e

integral cubriendo todas las áreas de la organización y su entorno y para lograrlo se apoyará en
un equipo humano altamente capacitado y conciente de su papel, soportado en el uso de la
tecnología más moderna que se ajuste a nuestras capacidades científicas y económicas.
El Sistema de Información tendrá una alta imagen y reconocimiento de su eficacia y eficiencia

en la organización y será el encargado de estimular procesos de transformación institucional en
aras de contribuir a mejorar el nivel de vida y salud de los habitantes del Municipio.
1.1.3. Objetivos
El Sistema de Información está orientado a contribuir al mejoramiento de la Efectividad,

Eficacia, Eficiencia y Calidad en la gestión del aseguramiento y cubrimiento de servicios de
salud individuales y colectivos de la población y la participación del ciudadano. En
concordancia con lo anterior el Ministerio de la Protección Social ha definido los siguientes
objetivos para el SIIS.
1.1.3.1. General
Proveer la información necesaria para la toma de decisiones que apoye la elaboración de

políticas, el monitoreo regulatorio y la gestión de servicios, en cada uno de los niveles del
Sector, suministrando información a todos los usuarios y a la población en general.
2
1.1.3.2. Objetivos específicos
1. Estandarizar y normalizar el registro, almacenamiento, flujo, transferencia y disposición

de la información dentro del contexto del Sistema (actores y usuarios).
2. Establecer los niveles de información, agregación y análisis para la toma de

decisiones, el monitoreo regulatorio y la gestión de servicios en los procesos
esenciales del sector: aseguramiento, financiamiento, oferta, demanda y uso de
servicios, calidad, participación social e inspección, vigilancia y control.
3. Contribuir a la disminución de la asimetría de información existente en el Sector a

través de la disposición y uso de información única e integrada.
4. Garantizar el acceso a la información del sistema a la población en general, en

armonía con las políticas de gobierno en esta materia.
1.1.4. Principios
El Subsistema de Información del Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS se

regirá por los siguientes principios básicos:
 Uniformidad. Serán únicos los conceptos, definiciones y nomenclaturas de los sujetos

beneficiarios de la acción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, de las
actividades de salud y de los recursos del Sistema, con el fin de permitir la integración de la
información y la comparación de resultados.
 Veracidad. La información producida por el SGSSS, debe corresponder a la realidad de los

hechos que se registran.
 Correspondencia. Los desarrollos y recursos informáticos de que dispongan los actores

del SGSSS, deberán guardar correspondencia, de tal manera que permitan su
transportabilidad y replicabilidad con el fin de evitar la duplicación de esfuerzos y recursos.
 Subsidiariedad y Complementariedad. Los diferentes actores, podrán transitoriamente,

asumir parcial o totalmente los procesos de información, de los actores que no estén en
capacidad de hacerlo.
 Accesibilidad. Las personas naturales o jurídicas podrán obtener del SGSSS cualquier
información producida por éste, observando las normas que para el efecto se establezcan y
teniendo en cuenta las restricciones señaladas en disposiciones legales.
 Confidencialidad. La información de carácter individual de las personas, de que disponga

el SGSSS, no podrá ser suministrada a personas o entidades que la requieran, salvo las
autorizadas por las disposiciones legales.
1.2. MARCO LEGAL
3
El desarrollo y operación del Subsistema de Información del Sistema Nacional de Salud –

SIIS, se orienta a través de la expedición de normas que reglamentan su contenido,
flujos, instrumentos y procedimientos.
Corresponde al Ministerio de la Protección Social como ente regulador del Sistema General de
Seguridad Social en Salud y como función que le otorga la Ley 100, que en su artículo 173
dice: “reglamentar la recolección, transferencia y difusión de la información en el subsistema al
que concurren obligatoriamente todos los integrantes del Sistema de Seguridad Social de Salud
independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales que regulan la
reserva y exhibición de los libros de comercio, estableciendo además que: La inobservancia de
este reglamento será sancionada hasta con la revocatoria de las autorizaciones de
funcionamiento”.
Así mismo y enmarcada dentro de ésta función del Ministerio de la Protección Social, la
Dirección de Sistemas de Información debe diseñar el Sistema Integral de Información y la Red
de Sistemas del Sector Salud. En concordancia con lo anterior, desde 1990, se han expedido
las siguientes normas que constituyen el marco Jurídico del SIIS
1.2.1. Leyes
 Ley 10 de 1990. Parágrafo 2, artículo 19, la organización administrativa debe contemplar

un sistema de información conforme a las normas técnicas y administrativas que dicte el
Ministerio de Protección Social
1.2.2. Decretos
 Decreto 1682 de 31 de julio de 1990, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 10 de

1990 en cuanto al Régimen de Información en Salud
1.2.3. Acuerdos
Son numerosos los Acuerdos expedidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud
– CNSSS en los cuales tacita y explícitamente se menciona el compromiso del Sistema de
Información.
4
1.2.4. Resoluciones
 Resolución 5165 de 1994, por medio de la cual se expiden los criterios, parámetros y
procedimientos metodológicos para la elaboración y seguimiento de los planes sectoriales
y de descentralización de la salud en los Departamentos y Distritos.
 Resolución 2390 de 1998, por la cual se determinan los datos mínimos, las
responsabilidades y los flujos de la información sobre afiliación en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud
 Resolución 2542 de 1998, por la cual se reglamenta el Sistema Integral de Información

para el Sistema General de Seguridad Social en Salud - SIIS
 Resolución 2546 de 1998, por la cual se determinan los datos mínimos, las
responsabilidades y los flujos de la información de prestaciones de salud en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud.
 Resolución 1830 de 1999, por la cual se adopta para Colombia las “Codificaciones Únicas
de Especialidades en Salud, Ocupaciones, Actividades Económicas y Medicamentos
Esenciales” para el Sistema Integral de Información del SGSSS - SIIS"
 Resolución 1832 de 1999, por la cual se modifican parcialmente las resoluciones 2546 de
1998 y 0365 de 1999
 Resolución 1995 de 1999, por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia
Clínica
 Resolución 0365 de 1999, por la cual se adopta la clasificación única de procedimientos

en Salud
 Resolución 3374 de 2000, por la cual se reglamentan los datos básicos que deben
reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de
beneficios sobre los servicios de salud prestados
 Resolución 0412 de 2000, por la cual se establecen las actividades, procedimientos e

intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas
técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de protección específica y
detección temprana y la atención de enfermedades de interés en salud pública.
 Resolución 3384 de 2000, por la cual se modifican parcialmente las Resoluciones 412 y
1745 de 2000 y se deroga la Resolución 1078 de 2000.
 Resolución 890 de 2002, por la cual se modifica la Resolución 2390 de 2002.
 Resolución 1375 de 2002, por la cual se modifican parcialmente la Resolución 890 de

2002
5
Se agrega a este marco, un conjunto de Circulares e Instrucciones expedidas por la

Superintendencia Nacional de Salud – SNS que determinan necesidades o requerimientos que
las DLS deben satisfacer.
Las responsabilidades de cada uno de los integrantes del SGSS están establecidas entre otras
por la Ley 100 de 1993, la Ley 789 de 2002, la Ley 797 del 2003, la Ley 776 de 2002, el
Decreto 1295 de 1994, la Ley 21 de 1982 y el Decreto 205 del 2003.
1.3. MARCO CONTEXTUAL
1.3.1. El Sistema General de Seguridad Social en Salud
Como se mencionó en el Marco Conceptual y Legal, el SGSS, constituye el marco o “Sistema

Superior” en el cual está inscrito el Sistema Municipal de Seguridad Social en Salud y dentro de
éste, el Subsistema de Información.
Por ser las funciones del Ministerio las de regular, dirigir, orientar; coordinar y reglamentar, su
ambiente de operación se relaciona con diferentes instituciones del orden nacional,
departamental, regional y local, y con la población en general. Todos ellos proveen o solicitan
datos e información al y del Ministerio. El intercambio de información es dinámico y permanente.
Las relaciones de contexto son variadas y complejas.
Figura 1. Diagrama de Contexto del SIIS en el Sistema General de Seguridad Social en Salud
ENTIDADES ORGANISMOS DE
ADSCRITAS Y REGULACION
VINCULADAS
ENTIDADES MINISTERIOS
TERRITORIALES
SIIS
ADMINISTRADORAS Y OTRAS ENTIDADES
PRESTADORES DEL ESTADO
SUPERINTENDENCIAS OTRAS
Y ENTIDADES DE ORGANIZACIONES
CONTROL
1.3.2. Agentes del Sistema Integrado de Información
En un esquema general los agentes del Sistema Integrado de Información son el Ministerio de
la Protección Social, las administradoras, los prestadores, los aportantes y la población en
general. (Ver Figura 2. Agentes del SIIS)
El eje del sistema de agentes está constituido por el puente que relaciona el Sistema integrado
de Información con las Entidades Administradoras en el Sector de la Protección Social. Ellas
por ser las entidades encargadas, por delegación, de garantizar las prestaciones de los
diferentes planes de beneficios o subsidios en salud, pensiones, riesgos profesionales,
6
empleo/trabajo y asistencia social, reportarán al Sistema Integrado de Información los datos

básicos sobre las personas y los beneficios legales y los servicios recibidos.
Figura 2. Agentes del SIIS
MINISTERIO DE LA
PROTECCION SOCIAL
ADMINISTRADORAS
(240)
PRESTADORES APORTANTES
(75.000) (890.000)
POBLACION
(44.000.000)
Las administradoras se relacionan de la siguiente manera.
 En salud: Empresas Prestadoras de Salud – EPS, Administradoras del Régimen

Subsididado – ARS, Direcciones Territoriales, Superintendencia Nacional de Salud – SNS.
 En Pensiones: AFP. Cajas de Previsión, Superintendencia Bancaria
 En Riesgos Profesionales: Administradoras de Riesgos Profesionales – ARP,
Superintendencia Bancaria
 En Trabajo/empleo: SENA.
 En Asistencia Social: Cajas de Compensación, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -
ICBF, Superintendencia de Subsidio Familiar
Las prestadoras de servicios serán todas aquellas instituciones que prestan o entregan
servicios o subsidios a la población. Entre ellas se cuentan:
 En salud: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS.

 En Pensiones: AFP. Cajas de Previsión
 En Riesgos Profesionales: AFP, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.
 En Trabajo/empleo: SENA, Cajas de Compensación Familiar.
 En Asistencia Social: Cajas de Compensación Familiar, Hogares de Bienestar Familiar,
Superintendencia de Subsidio Familiar
Los aportantes serán todas aquellas empresas, instituciones o personas que pagan un aporte a
una Administradora. La población será la población colombiana.
1.3.3. El Sistema de Gestión de Datos - Concepto y Modelamiento de Datos
El concepto de modelamiento de datos representa la capacidad del SIIS de captar en forma

simple la relaciones entre las personas y sus familias con sus atributos personales como edad,
sexo, etnia, miembros de la familia y sus riesgos principales, y el conjunto de características
que las relacionan con el sistema de protección de riesgos de la protección social: salud,
7
pensiones, empleo y trabajo, riesgos profesionales y asistencia social. (Ver Figura 3. Sistema
de Gestión de Datos – Modelamiento de datos para la Gestión)
Figura 3. Sistema de Gestión de Datos – Modelamiento de Datos para la Gestión
UBICACION
PERIODO
EVENTO GRUPO ETAREO

(Edad, sexo)
• Salud
• Pensiones
• Empleo / Trabajo
• Asistencia Social
• Riesgos
Profesionales CARACTERISTICAS DE
LA POBLACION
RECURSOS
FINANCIEROS
La forma como se disponen los datos permitirá a los usuarios generar sus propios modelos de
análisis, proveyendo un sistema de análisis dinámico, con las herramientas necesarias para que
el usuario sea autónomo en la generación de la misma con la finalidad que genere
conocimiento.
1.3.4. El Sistema Operativo Misional y de Administración
La propia operación de las actividades del Ministerio genera un conjunto de información que
está en permanente intercambio entre los diferentes procesos del Sistema. La información
generada por estos procesos alimentará en forma permanente el Sistema de Gestión de Datos.
En forma general se divide en cuatro procesos:
1. Aseguramiento, el cual corresponde a la forma como se garantiza el acceso de la

población a los diferentes beneficios y acciones de la protección social (planes de
beneficios, planes de subsidios, entre otros)
2. La Oferta, que se relaciona con el conjunto de recursos no financieros existentes y

que apoyan las prestaciones de los diferentes servicios de la protección social,
3. La Demanda y Uso de los Servicios de la Protección Social, el cual se relaciona

con todos las personas o grupos sociales que son potenciales de demandar los
servicios de la protección social y la identificación de factores de riesgo asociados, y el
uso de los servicios de la protección social relacionados con lo que efectivamente se
demanda.
4. El Financiamiento, tendrá que ver con todos los recursos financieros de la protección
social.
Para cada uno de los procesos se tendrá en cuenta la calidad, la participación social y la
inspección, vigilancia y control.
8
La información que se genere formará la base institucional del sector y servirá de base a los
planes, programas y proyectos institucionales y sectoriales.
1.3.5. Desarrollos del SIIS
A nivel general el Proyecto SIIS prevé dos tipos de desarrollo: El primero estará enfocado hacia
desarrollos informáticos que serán entregados a los actores del Sistema, y el segundo
corresponde a la normatividad que estandarice flujos, datos y procesos en el Sistema de la
Protección Social.
En referencia al Ministerio:
 Se construirá un sistema consolidador de información.
 Se construirá un Sistema de Gestión y estadísticas
 Se dotará con Herramientas de gestión
 Se construirá un Sistema de Información para la operación misional.
En referencia a los administradores:

 Se construirá un sistema consolidador de información.
 Se construirá un Sistema de Gestión y estadísticas
 Se entregarán mallas de validación para la generación de datos que sean utilizadas y
administradas localmente.
En referencia a los prestadores:

En referencia a los aportantes:

En referencia a la población en general.

 Se dispondrá de un generador de consultas interactivo.
Para todos los usuarios del Sistema se dispondrá la información a través de la WEB, y
dependiendo del usuario se establecerán niveles de acceso a la información.
Si se entiende como “Sistema”, a “un conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo

común”. La definición de un sistema particular está dada obviamente por su finalidad, que le
otorga sentido e identidad al mismo. Si bien la delimitación es siempre arbitraria, el objetivo
representa el marco de referencia para diferenciar los elementos que forman parte del sistema,
de aquellos que se encuentran fuera del mismo. Se iniciará este análisis con una visión del
contexto Municipal
1.3.6. El Sistema Municipal de Seguridad Social en Salud – SMSSS
La Ley 715 en su artículo 44, le otorgó al Municipio la competencia de “Dirigir y controlar el

Sector Salud y el Sistema General de Seguridad Social en Salud en el ámbito de su
9
jurisdicción” y le definió un conjunto de funciones relacionadas con la Dirección del Sistema,

el aseguramiento, la prestación de servicios y acciones y vigilancia en Salud Pública, en
concordancia con el Modelo General del SGSSS visto anteriormente.
De igual modo y de acuerdo con lo establecido en la ley, en el diseño del SGSSS se definió el
modelo de procesos y operaciones que en el nivel local o municipal deben realizarse para
contribuir al logro de los objetivos y productos del sistema en su conjunto y cuya representación
grafica se describe en la Figura 4. Modelo de Procesos y Operaciones
Figura 4. Modelo de Procesos y Operaciones
Procesos - Dirección Departamental / Distrital

/ Local de Salud (DDS / DLS)
Procesos de Gerencia de DDS / DLS o distritales
Desarrollar
Desarrollar Normatizar Contratar
Contratar Controlar
Controlar
Planear
Planear Normatizar
Servicios
Serviciosyy servicios
serviciosyy Evaluar
Evaluar
Gestión
Gestión Gestión
Gestión
Recursos
Recursos recursos
recursos Gestión
Gestión
Productos
DIFUNDIR
DIFUNDIR REGULACION
REGULACION DEL
DEL SGGS
SGGS •Políticas
Promover (Planear,
(Planear,Desarrollar
Desarrollar
recursos,
yyAdministrar
Administrarservicios
servicios/ / •Políticas
Promover
Servicios P recursos, adecuar normatización) )
adecuar normatización •Estrategias
•Estrategias
Servicios / / r
•Programas
Procesos Participación
Participación o •Programas
c
de Social
Social s •Planes
•Planes
o •Proyectos
Admón s •Proyectos
de DDS / Administrar
Administrar DIRIGIR IMPLEMENTACION TERRITORIAL
•Normas
•Normasyy
E DIRIGIR IMPLEMENTACION
(Operativizar políticas, TERRITORIAL
planes, Disposiciones
DLS Recursos
Recursos s (Operativizar
programas, políticas,
proyectos, planes,y
Financiar Disposiciones
e programas,
administrar proyectos,
servicios yFinanciar
recursos) y •Métodos
o n administrar servicios y recursos) •Métodos
distritales c
i
•Metodologías
•Metodologías
Administrar
Administrar a •Técnicas
l •Técnicas
Operación
Operación e •Modelos
s •Modelos
•Conceptos
•Conceptos
CONTROLAR
CONTROLAR SGGS
(Inspeccionar,SGGSAMBITO
AMBITOTERRITORIAL
TERRITORIAL •Estudios
•Estudiosyy
(Inspeccionar,Vigilar,
Vigilar,Controlar
ControlaryyEvaluar)
Evaluar)
propuestas
propuestas
•Recursos
•Recursos
La asignación de competencias y el modelado de sus procesos le da al Municipio un papel

preponderante en la conducción del desarrollo territorial en el campo de la salud,
constituyéndolo en el integrador del “conjunto de instancias y actores del orden municipal que
se interrelacionan de manera coordinada en su territorio, con el fin de garantizar la promoción
de la salud, la prevención de la enfermedad, el diagnostico precoz, el tratamiento oportuno y la
recuperación del estado de salud de su población”, tal como ha sido definido el SMSSS.
1.3.6.1. Ámbitos e Involucrados
Con base en el Modelo General, de competencia por agente y de procesos esenciales del
Sistema General de Seguridad Social en Salud señalados y descritos anteriormente cuya
operación se concreta en el Ámbito Municipal bajo el concepto y definición del Sistema
Municipal de Seguridad Social en Salud – SMSSS, dichos agentes asumen distintos papeles y
10
roles ocupando posiciones de proveedores y/o clientes del sistema de sus procesos según el
caso, cuyas transacciones pueden ser representadas como se observa en la Figura 5.
Transacciones de los Actores del SMSSS.
Figura 5. Transacciones de los Actores del SMSSS
MINISTERIO DE SALUD
DDS
DLS
Afiliados EPS
ARS
RIPS - PP
G. CALIDAD
SISBEN Afiliados
Quejas y Rec
CONTRATACION
ADMINISTRACION
MUNICIPAL
Sives RIPS
Personería
Control Interno
Agricultura
Obras Publicas
D. Comunitario
Transito
IPS
Gobierno
Vivienda
Educación
Salud
Planeación
Alcaldía
Hacienda
Tesorería Contratación
Entre todo este conjunto de Agentes del SMSSS, se establece un sinnúmero de transacciones,
medidas a través de un Sistema Integral e Integrado de información que a su vez es un
subsistema del SGSSS.
La nueva reforma del Sector, que hace partícipe a nuevos agentes con nuevos procesos,
conlleva a un reordenamiento del actual Sistema de Información y a establecer a nivel
Municipal, las políticas, estrategias y líneas de acción para su modernización de acuerdo con
los nuevos requerimientos.
El Sistema General de Seguridad Social en Salud crea la necesidad de precisar los nuevos
roles y competencias de sus integrantes como proveedores de servicios de aseguramiento,
como proveedor de servicios de salud, como usuario de los servicios del Sistema, como
orientadores de la política de salud, como responsables del financiamiento del Sistema, como
garante del cumplimiento de las normas y disposiciones que lo regulan; requiriendo por lo
tanto, de un Sistema de Información que garantice la integridad y la coherencia del Sistema.
De esta forma se hace necesario un ordenamiento, planeamiento y sostenibilidad del desarrollo

del Sistema de Información con el fin de contribuir a la consolidación del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, compatibilizar los componentes del Sistema de Información,
capitalizar los esfuerzos y buscar el rendimiento y aprovechamiento de los recursos.
11
12
SEGUNDA PARTE
INSUMOS DEL SISTEMA
CAPITULO I
METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN

SALUD – SIIS
2. ENFOQUE Y ESTRUCTURA SISTÉMICA DEL SIIS
El Sistema Integral de Información en Salud es por definición un Subsistema del Sistema

General de Seguridad Social en Salud y así mismo es también un Subsistema de la
organización que se denomina Dirección Local de Salud.
Como Sistema que es, está compuesto por tres grandes partes que son:
1. Los Insumos
2. Los Procesos y
3. Los Exumos o Productos
El modelo gráfico de este subsistema cuyos contenidos se desarrollarán y describirán más

adelante es el que se muestra en la Figura 6. Modelo Gráfico del SIIS.
Figura 6. Modelo Gráfico del SIIS
INSUMOS PROCESOS EXUMOS
DESCRIPTIVOS ACTUALIZACIÓN DATOS

VALIDACIÓN E
ORGANIZACIÓN INFORMACIÓN
INDICATIVOS ADMINISTRACIÓN PARA LA TOMA
TRANSFERENCIA DE DECISIONES
DISPOSICIÓN
OPERATIVOS
CONTROL
13
2.1. INSUMOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Están constituidos por todo el conjunto de necesidades de datos e información planteadas por
la DLS, los usuarios, por las definiciones, normas, estructuras y limitaciones establecidas
para su operación en los niveles Local, Departamental, Nacional e Internacional y por los
recursos operativos necesarios para la realización de los procesos y logro de los productos
que se propone alcanzar el Sistema Integral de Información – SIIS en la Dirección Local de
Salud.
En este Capítulo (Insumos) debe quedar claramente definido y estructurado el Sistema de

Información requerido para que éste pueda ejecutar los procesos asignados y se obtengan los
productos de información para la toma de decisiones que necesita la Dirección Local de Salud
Los Insumos o “Entradas” del Sistema de Información (SIIS), han sido clasificados en tres
grandes grupos o categorías:
1. Descriptivos
2. Indicativos y
3. Operativos
A continuación se hará una descripción de cada uno de ellos:
2.1.1. Insumos Descriptivos
Como su nombre lo indica, “Describen” los datos, estructuras, variables e indicadores de interés
de la DLS y cada una de sus dependencias, cuyo conocimiento es fundamental para establecer
las necesidades y demandas que debe atender y satisfacer el SIIS. Aquí se incluye el
diagnostico del estado de salud de la población y la caracterización de los riesgos.
2.1.2. Insumos Indicativos
Estos insumos, le señalaran al Sistema de Información la forma como debe operar de acuerdo
con las normas, políticas, estándares y procedimientos establecidos por el Nivel Nacional y de
modo particular por el Ministerio de la Protección Social, para lo cual se ha establecido que:
2.1.2.1. Política General
El Sistema de Información debe “Contribuir al desarrollo y consolidación del Sistema General de

Seguridad Social en Salud, mediante la integración de los esfuerzos, procesos e información
de los diferentes actores en un sistema que permita tener la información a su disposición, apoye
su gestión y armonice la interacción entre ellos”.
2.1.2.1.1. Políticas sobre Información
Se debe procurar que la información sea de calidad, cuantificable, intercambiable y

comparable, mediante la homogeneización de los datos e información en el Sistema General
de Seguridad Social en Salud, que permita la comunicación e interacción de todos los actores y
su uso en la operación y gestión.
14
Hay que democratizar el acceso a la información, dentro de los parámetros de

confidencialidad, reserva estadística y secreto profesional, como fundamento para mejorar la
calidad y eficacia de los servicios que ofrece el Sistema.
2.1.2.1.2. Políticas Establecidas sobre el Sistema de Información
Es necesario “propiciar el diseño, desarrollo y operación de un Sistema de Información que

integre a todos los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud y apoye su
gestión operativa y estratégica, mediante la planeación y evaluación permanentes de
necesidades y recursos en función del desarrollo institucional y del avance tecnológico”.
Para ello hay que “adoptar el esquema de oferta de información, que permita poner a
disposición de los integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, la información
generada por cada uno de los actores”.
2.1.2.1.3. Políticas Establecidas sobre Tecnología de Información
Se debe “orientar, impulsar e incentivar el uso de la tecnología de información, en todos los

actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en forma racional y eficiente,
teniendo en cuenta la función esencial del servicio y la misión de cada uno de ellos”.
Hay que procurar que cada institución unifique la plataforma de hardware y software,
bajo la filosofía de sistemas abiertos, con el fin de facilitar la operación y administración del
Sistema de Información.
2.1.2.1.4. Estandarización de la Información
Es menester “concietizar y motivar a los actores del Sistema General de Seguridad Social en
Salud, sobre la importancia de la información y su concepción como recurso integrador y
facilitador de la operación y la gestión.”
Por ello se debe “establecer, en forma concertada con los actores y usuarios, el Modelo de
Información y la información requerida regularmente para la gestión óptima del Sistema General
de Seguridad Social en Salud”.
El Modelo de Información debe incluir como mínimo información sobre: “aseguramiento,

administración de recursos y financiamiento, prestación de servicios, calidad de la atención y
vigilancia epidemiológica”, que constituyen en sí mismos, procesos esenciales del SGSS
Deben desarrollarse y actualizarse periódicamente estándares para la normalización de la

información, en términos de su definición, codificación, estructura y valores permisibles.
El SIIS es una expresión de una política que es absolutamente necesario conocer e incorporar
como insumo, para garantizar una adecuada operación del Sistema. Por ello se deben analizar
los contenidos y propósitos en materia de Sistemas de Información establecidos en:
 El Plan de Desarrollo del Gobierno Nacional

 El Plan de Desarrollo del Gobierno Departamental
 El Plan de Desarrollo del Gobierno Municipal
 El Plan Local de Salud.
15
2.1.2.2. Requerimientos de Carácter Legal
“Las políticas se concretan a través de leyes, doctrinas de organismos competentes y actos

administrativos correspondientes a cada nivel de ordenamiento jurídico administrativo”. Por ello
es necesaria una revisión y conocimiento a fondo toda la normatividad que el Gobierno
Nacional, Departamental, Distrital y Municipal hayan expedido en ejercicio de sus competencias
de Dirección, Vigilancia o Control, disposiciones (Leyes, Decretos, Acuerdos, Resoluciones y
Circulares) en relación al sistema de información.
2.1.2.3. Exigencias de Carácter Técnico
El Ministerio de la Protección Social ha dispuesto que el Sistema Integral de Información del

SGSSS, funcionará bajo el esquema de OFERTA, donde cada uno de los actores dejará a
disposición de los demás actores, la información que generen, teniendo en cuenta los niveles
de uso, restricción y la información de dirección definida para el SGSSS.
Se establece para el efecto, la generación de una franja común de información, que le permita a
todos los actores estandarizar la información en cuanto a conceptos, términos y contenidos de
las diferentes variables que se manejarán dentro de la estructura del Sistema.
2.1.2.3.1. Arquitectura del SIIS Propuesta por el Ministerio de la Protección

Social
A partir del modelo general de procesos, el Ministerio de la Protección Social, ha estructurado y

Modelado el Sistema Integral de Información del SGSSS, identificando una arquitectura de
información y las funciones básicas de los aplicativos computacionales que sería necesario
y deseable implementar.
La arquitectura de información corresponde a la agrupación lógica de la información del

SGSSS, la cual se integra en diferentes áreas de acuerdo con unas características que la hacen
homogénea.
Dicha arquitectura se expresa a través de los aplicativos computacionales, los cuales facilitan el
manejo de las áreas de información, para soportar el funcionamiento de los procesos, incluyen
las funciones de captura, validación, modificación, eliminación de datos; la generación de
consultas y reportes de información y la administración de la información.
A continuación se muestra el diseño de procesos, arquitectura y aplicativos propuestos por el

Ministerio de la Protección Social a través del SIIS, el cual recoge todos los aspectos que
acabamos de ver.
2.1.2.3.2. Componentes de Desarrollo del Sistema Integral de Información
Para que el Sistema Integral de Información cumpla con su objetivo es necesario enfocar su
desarrollo en dos vías:
 El desarrollo del sistema de información por niveles de ejecución en el cual se normalizaran

y estandarizarán procesos informáticos en el Ministerio y se desarrollarán todos los
aplicativos necesarios a nivel de las operaciones y del sistema de gestión de datos que
16
permitan la funcionalidad del sistema, mallas de validación y consolidadores. Los

desarrollos a realizar se muestran en la gráfica en la siguiente página.
 La actualización tecnológica a nivel del Ministerio que garantice el intercambio de datos en

forma oportuna y eficiente.
2.1.2.3.3. Subsistemas Informáticos del SIIS
El SIIS se ha organizado en diez subsistemas, siendo uno de ellos el que guarda relación con la
generación de información de tipo gerencial y para la toma de decisiones.
Figura 7. Subsistemas Informáticos del SIIS
Registro Único de
Afiliados
Aseguramiento
Planes, Programas y
Financiamiento Proyectos
Gestión Documental
SISTEMA
Oferta
Gestión de Trámites
ESTRATEGICO
Solicitudes –
Demanda y
centro de soporte
uso de
Servicios
ADMINISTRACION Y
Monitoreo y Control GESTION DE LA
INFORMACION
Los subsistemas informáticos relacionados con el Sistema de Gestión de Datos son:
 Subsistema de Gestión Estratégica

 Subsistema de Administración y Gestión de la Información.
Los subsistemas informáticos relacionados con el Sistema Operativo Misional -

Administrativo son:
 Registro Único de Afiliados

 Subsistema de Aseguramiento
 Subsistema de Financiamiento
 Subsistema de Oferta
 Subsistema de Demanda y uso de servicios
 Subsistema de Monitoreo y Control
 Subsistema de Planes, proyectos y programas
 Subsistema de Gestión Documental.
17
 Subsistema de Trámites
 Subsistema de Solicitudes o Centro de Soporte.
2.1.3. Insumos Operativos
Corresponde a la definición del conjunto de recursos humanos, técnicos, tecnológicos,

financieros, entre otros, requeridos para poner en marcha el Sistema dadas unas políticas,
definiciones y Normas vistas anteriormente.
Conocidos y analizados los Insumos Descriptivos e Indicativos del Sistema de Información, se

agrega a éstos últimos, la definición y construcción del Sistema requerido de modo particular
por la DLS y que se ajusta a sus necesidades y al marco legal y técnico del SIIS.
“Si no hay un sistema de información definido, no podrá realizarse los procesos de

manera adecuada ni obtenerse los resultados deseables”
Para realizar dicha definición, desarrollo e Implementación del SIIS a nivel Municipal, se sugiere
seguir los pasos descritos en el Anexo de esta Guía.
18
TERCERA PARTE
PROCESOS
CAPITULO II
LOS PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN SALUD – SIIS
3. PROCESOS INFORMÁTICOS DEL SIIS
El Ministerio para la Protección Social, bajo el principio de la Uniformidad, determinó que en el

SIIS “serán únicos los conceptos, definiciones y nomenclaturas de los sujetos beneficiarios de la
acción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, de las actividades de salud y de los
recursos del Sistema, con el fin de permitir la integración de la información y la comparación de
resultados”. De este modo, definió como Procesos Informáticos los siguientes:
 Actualización: Consiste en el registro primario del dato, la modificación, la eliminación y el

ingreso de éstos a medios magnéticos ó electrónicos.
 Validación: Consiste en la verificación de los datos registrados, en términos de la

correspondencia con la definición, estructura y características definidas; la correspondencia
con los valores y la referencia cruzada entre variables.
 Organización: Consiste en el ordenamiento de los datos sobre los servicios individuales

de salud que genera la institución de acuerdo con las estructuras estandarizadas que
maneja el Sistema Integral de Información en Salud establecidas en las normas.
 Administración de los Datos: Consiste en la conservación, depuración y eliminación de la

información en las bases de datos y en el establecimiento de los niveles de control y
seguridad de los datos.
 Transferencia de Datos: Consiste en el envío de los datos, utilizando un medio de

comunicación magnético o electrónico, que permita la actualización de los mismos entre las
diferentes entidades.
 Disposición de Información: Consiste en la oferta de información de dominio público en

medios masivos de comunicación.
En consecuencia, estos conceptos deberán ser aplicados para identificar todos y cada uno de
los procesos en los cuales interviene el Sistema de información. Vale la pena recordar antes de
iniciar que:
“La información generada en el SIIS es el conocimiento disponible que permite orientar las
acciones institucionales hacia el cumplimiento de la Misión, reduciendo el grado de
incertidumbre presente en cualquier proceso de toma de decisiones.
Los datos recolectados y la información producida por el SIIS; deberá por tanto ser integral, es
decir que satisfaga las necesidades internas y externas consideradas como básicas; deberá ser
19
lo más sencillo posible, con calidad, exactitud y oportunidad altamente aceptables; debe ser
único, no redundante, deberá ser específico es decir, debe contener la información que de
cuenta de las acciones realizadas por las instituciones del sector; deberá estructurarse como un
base de datos que permita a los usuarios el relacionamiento libre de las variables que contenga
y finalmente debe funcionar con normas estandarizadas de tal manera que la información sea
comparable, adaptable y pueda manipularse por medios electrónicos.”
El análisis de los procesos informáticos del Sistema Integral de Información, se abordará desde
la óptica de los Procesos Organizacionales cuyos requerimientos debe satisfacer de modo
estandarizado, único, articulado e integrado. En consecuencia por definición, el Sistema Integral
de Información tendrá tres (3) Subsistemas Integrados y por tanto articulados que son:
Figura 8. Subsistemas Integrados del SIIS
3.1. PROCESOS GERENCIALES DE LA DLS
Figura 9. Subsistema Proceso Gerencial
SUBSISTEMA GERENCIAL
FORMULACIÓN DEL PLAN CONTROL

LOCAL DE SALUD GESTIÓN
PREVENTIVO
POLÍTICAS
EJECUTIVO
DIAGNOSTICO
ESTRATÉGICO
VERIFICATIVO
FORMULACIÓN
INVERSIONES
EVALUATIVO
PROYECTO
GESTIÓN RECURSOS S
MODELO DE CONTROL
3.1.1. Soporte a la Formulación del Plan Local de Salud
3.1.1.1. Adopción y Adecuación de Políticas de Salud
20
El Sistema de Información de la DLS deberá estar en capacidad de actualizar, organizar,

administrar y disponer la descripción de las Políticas de Salud establecidas por el gobierno
Nacional, Departamental y adoptado por el Municipio.
3.1.1.2. Soporte del Sistema de Información al Diagnóstico de Salud
En este aspecto el Sistema de Información deberá soportar con sus procesos:
 La identificación. análisis y ponderación de los principales factores protectores y de riesgo

del medio ambiente natural y social que inciden en el estado de salud de la comunidad.
 Integrar los procesos de identificación de los principales problemas de salud y priorización
de las intervenciones que a nivel sectorial e intersectorial deben realizarse.
3.1.1.3. Soporte del Sistema de Información a la Formulación del Plan
 Establecimiento de objetivos, metas y estratégicas, formulación del Plan de Inversiones,

definición de programas, subprogramas.
 Identificación y cuantificación de las fuentes y recursos disponibles para la ejecución del
Plan Local de Salud en el Municipio.
3.1.1.4. Soporte del Sistema de Información al Banco de Proyectos de

Inversión en Salud
 Identificación y Registro de Proyectos

 Seguimiento y Evaluación
3.1.1.5. Soporte del Sistema de Información a la Elaboración del Plan

Operativo Anual
 Metas a Alcanzar periódicamente

 Cuantificación de las acciones a realizar
 Cronograma de Actividades y Tareas
 Elaboración del Presupuesto Global y por Actividad
 Manejo de Insumos y Suministros.
3.1.2. Soporte del Sistema de información al Control de Gestión
 Mediante la aplicación de indicadores de estructura, proceso y resultados, el registrar,

seguimiento y evaluación de cada uno de los proyectos.
 Valoración de los resultados obtenidos, dados unos recursos y unos procesos, haciendo
uso de indicadores cuantitativos y cualitativos que miden la gestión y el impacto alcanzado.
 Vigilancia y Control en la aplicación de los recursos.
3.2. PROCESOS DE SOPORTE O APOYO A LA GESTIÓN
Figura 10. Esquema Proceso de Soporte o Apoyo a la Gestión
21
SUBSISTEMA DE SOPORTE
MARKETING
SOPORTE LEGAL
CONTRATACIÓN
COMUNICACIONES
INF Y SISTEMAS
TALENTO HUMANO
R. FINANCIEROS
R. FÍSICOS
R. MATERIALES
3.2.1. Soporte del Sistema de Información al Marketing en Salud
Comprende desde una visión epidemiológica, “el conjunto de métodos dirigido a conciliar los
recursos y la capacidad de una organización, con las necesidades y preferencias de los
consumidores”1
Lo anterior implica conocer:
 Todos los individuos o grupos de interés internos o externos que influencias o podrían
potencialmente influenciar a la DLS.
 El Mercado o público con el cual la DLS establece relaciones de Intercambio.
 La identificación clara de los productos, caracterización de la Plaza o Municipio y la
definición de esquemas de promoción o publicidad, los cuales pueden o están inmersos en
varios procesos del Área Gerencial u Operativa.
3.2.2. Soporte del Sistema de Información al Marco Legal
Acceso y disposición de Información de tipo textual sobre leyes, decretos, acuerdos,

ordenanzas, resoluciones, circulares, sentencias y fallos relacionados con el Sector.
3.2.3. Soporte del Sistema de Información a la Contratación
Manejo Integrado del proceso de Contratación entre la Dirección Local de Salud y los Distintos
Contratistas proveedores de Bienes y Servicios.
1
Epidemiología y Administración de los Servicios de Salud. Dever, Alan.
22
3.2.4. Soporte del Sistema de Información a las Comunicaciones
Integra los procesos de comunicaciones internas y externas de la Dirección Municipal de

Servicios de Salud – DMSS, tales como manejo de correspondencia, documentos, correo
electrónico, entre otros.
3.2.5. Soporte del Sistema de Información al Proceso Financiero
Estará relacionado con la información en el campo presupuestal, financiero, contable, del gasto
público, recaudo, inversión y manejo de los fondos de la Dirección Territorial de Seguridad
Social en Salud – DTSSS, requerida tanto por la parte administrativa como por otros niveles del
Sector.
3.2.6. Soporte del Sistema de Información a la Administración de Recursos

Materiales
La aplicación e implantación de estos últimos procesos, depende fundamentalmente del grado

de desconcentración y descentralización que tenga la Dirección Municipal de Salud en relación
con la Administración Central del Municipio.
3.3. PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES
Las funciones y competencias con las cuales debe cumplir una Dirección Local de Salud, fueron
precisadas recientemente con la expedición de la Ley 715 y sus decretos reglamentarios, los
cuales constituyen necesariamente el marco legal y técnico para la definición de los
componentes del Sistema de Información. Comprende las siguientes funciones:
1. Identificar, Seleccionar, Priorizar y Asignar Beneficiarios del Régimen Subsidiado en

Salud
2. Gestionar y Supervisar el Acceso a la Prestación de Servicios de Salud
3. Promover la Integración Funcional de los Actores y Sectores
4. Realizar las Acciones en Salud Pública
5. Vigilancia en Salud de su competencia

Esquemáticamente dichas funciones pueden ser representadas de acuerdo a la Figura 11.
Esquema Proceso Operativo o Misional
Figura 11. Esquema Proceso Operativo o Misional
SUBSISTEMA OPERATIVO o MISIONAL
FOCALIZACIÓN
ASEGURAMIENTO
SELECCIÓN ARS
AFILIACIÓN
PRESTACIÓN
RED SERVICIOS
SERVICIOS
REF Y CONTRAREF.
SALUD PÚBLICA
NATALIDAD 23
3.3.1. Soporte del Sistema de Información al Aseguramiento en Salud
Deben conformarse módulos y componentes que permitan:
1. Identificación, selección y priorización de la población pobre y vulnerable beneficiaria

del Régimen Subsidiado Focalizando de modo objetivo, equitativo y con justicia social
los subsidios.
2. Ejecutar eficientemente los recursos asignados al Régimen Subsidiado, mediante el

control de las asignaciones y disponibilidades por fuente, la Selección y Contratación
con ARS, la interventoría y liquidación periódica y anual de los Contratos
3. Garantizar la Afiliación y el registro de los beneficiarios.
4. Facilitar la vigilancia del aseguramiento evitando doble asignación de subsidios.
Los Aplicativos deben permitir:
 El cargue de las Bases de Datos provenientes del SISBEN

 El cargue de las Bases de Datos provenientes del Régimen Contributivo.
 Identificación y Marcación de Vinculados y Población con capacidad de Pago.
 Capturar los Datos de los Potenciales Afiliados registrados en Listados de Poblaciones
Especiales y Listados Indígenas.
 Realizar el proceso de Validación de los Datos recibidos de las Aseguradoras
 Depurar las Bases de Datos Eliminando Duplicados
 Identificar, Seleccionar y Priorizar los Potenciales Afiliados
 Constituir una Base de Datos con todos los Potenciales y Beneficiarios del Régimen
Subsidiado.
 Generar Listados de Potenciales Afiliados para su Publicación.
24
 Recepcionar y Radicar los Inscritos en las Diferentes ARS

 Identificar posibles Duplicados en la Fase de Inscripción y Traslado
 Registrar las Novedades identificadas en el proceso de inscripción y Contratación.
 Registro de Información contractual con ARS
 Liquidación de UPC a pagar.
 Generación de Grupos Poblacionales
 Generación y mantenimiento de Grupos Familiares
 Carnetización (Para EAPB)
 Generación y Reporte de Información
 Expedición de Documentos de Autorización de Procedimientos
 Generación de Archivos de Intercambio con los demás actores del Sistema
3.3.2. Soporte del Sistema de Información a la Gestión y Supervisión del Acceso

a la Prestación de Servicios de Salud
Comprende los siguientes componentes:
 Soporte del Sistema de Información al registro y caracterización de las Instituciones de

Prestación de Servicios de Salud que operan en el Municipio.
 Soporte del Sistema de Información a la Red de Instituciones: Volumen, estructura,

identificación y características generales de las instituciones de Dirección,
Administración y Prestación de servicios de salud. Datos sobre la Red de Urgencias, la
infraestructura tecnológica en informática de las instituciones y los recursos humanos,
físicos y tecnológicos
 Soporte del sistema de información a la recepción, evaluación y control de Información

de Prestación de Servicios de Salud.
Deben realizarse los siguientes procesos:
 Recepción y Registro, de los medios magnéticos por medio de los cuales las IPS
hace la respectiva transferencia de los datos a las Administradoras de beneficios en el
caso de los afiliados a los Regímenes Subsidiado y Contributivo y a las Direcciones de
Salud en el caso de las atenciones a los vinculados y particulares, estableciendo con
precisión las fechas de reporte, el volumen de registros y el período reportado.
 Cargar y Validar la Estructura y Contenidos de los registros analizando:
 Correspondencia de los datos

 Comparación simulada de Valores Facturados / tarifas
 Validación de Limitaciones de Edad y Sexo vs. CIE
 Integridad de los datos
 Verificación de Campos Obligatorios
 Verificación de Campos No Obligatorios
25
 Consistencia de los datos

 Validación de Valores permitidos entre variables
 Rango de los datos
 Detección de errores de Rango en cada una de las variables
 Pertinencia de los datos
 Análisis de Relación Cualitativa entre los Procedimientos y Diagnósticos
Registrados.
 Configuración y Generación de Reportes Estadísticos
 Conformación de la Propia Base de Datos de Prestaciones de Servicios de Salud
 Generación de Archivos Planos para la Transferencia
3.3.3. Soporte del Sistema de Información al Proceso: Gestión del Plan de

Atención Básica
Deben conformarse los siguientes módulos y o aplicaciones:
3.3.3.1. Formulación del Plan
Comprende la Identificación, Análisis y Ponderación de los principales factores de Riesgo del

Medio Ambiente Natural y Social que inciden en el Estado de Salud de la Comunidad y que
sean objeto de Acciones colectivas a cargo del Estado.
 Identificación y Cuantificación de las Fuentes y Recursos Disponibles para la

 Ejecución del Plan de Atención Básica – PAB en el Municipio.
 Integra los Procesos de Identificación de los Principales problemas de salud y
Priorización de las Intervenciones a Realizar.
 Incorporación de las Guías de Atención Integral, Protocolos y Metodología para la
Vigilancia en Salud Pública y el Control de factores de Riesgo.
3.3.3.2. Elaboración del Plan Operativo Anual
 Objetivo a alcanzar periódicamente

 Cuantificación de las acciones a realizar
 Cronograma de actividades y tareas
 Elaboración del Presupuesto Global y por Actividad
 Manejo de Insumos y Suministros
 Formulación de Proyectos específicos
3.3.3.3. Registro de la Ejecución y Avance de los Proyectos
 Captura de todos los registros e informes de ejecución de actividades, procedimientos

y eventos realizados en respuesta al plan operativo.
26
 Monitoreo de cumplimiento de metas de producción y cumplimiento de protocolos y

estándares establecidos.
3.3.3.4. Control de Gestión y Evaluación de Resultados e Impactos
Hace relación a la valoración de los resultados obtenidos dados unos recursos y unos procesos,
haciendo uso de indicadores cuantitativos y cualitativos que miden la gestión y el impacto
alcanzado
3.3.3.5. Gerencial y de Administración de Recursos
Comprende el manejo de instrumentos que permitan determinar las necesidades,

disponibilidad y utilización de los recursos humanos, físicos, técnicos y tecnológicos.
3.3.4. Soporte del Sistema de Información al Proceso: Vigilancia en Salud Pública.
Deben conformarse los módulos o aplicaciones que permitan realizar:
3.3.4.1. Vigilancia de Eventos Transmisibles y de Fuente Común
Se considera la vigilancia de aquellas enfermedades, que por sus condiciones de

transmisibilidad, pueden ser de alto poder epidémico y/o en todo caso su ocurrencia se
reconoce como un riesgo para la salud colectiva
Por sus características especiales, este componente incluye como un módulo especial y con un
modelo operativo específico, la vigilancia de las enfermedades infecciosas nosocomiales.
3.3.4.2. Vigilancia de la Mortalidad Evitable
Vigila la ocurrencia de muertes que pudiesen haber sido evitadas si la población hubiese tenido
acceso oportuno y adecuado a acciones de prevención primaria, detección temprana y/o
tratamiento.
3.3.4.3. Vigilancia de cobertura de las acciones de protección específica,

detección temprana y atención de enfermedades de interés en salud pública:
Este componente hace referencia a la vigilancia de las coberturas de las acciones de protección
específica y detección temprana establecidas como obligatorias en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
3.3.4.4. Vigilancia de factores de riesgo/ protectores del ambiente, del

Consumo y del comportamiento
Este componente busca vigilar la dinámica de aquellos eventos o situaciones relacionadas con
una exposición individual o colectiva a factores de riesgo/ protectores del ambiente, del
consumo y del comportamiento según la categoría del Municipio.
27
3.3.4.5. Vigilancia de enfermedades no transmisibles
En este componente, se vigilan las enfermedades no transmisibles y/o las lesiones de causa
externa, que por su impacto en la salud colectiva y por los altos costos de su atención, se
consideran de importancia en salud pública para el país y exigen su estudio permanente para
orientar las decisiones a implementar dentro y fuera del Sector y articularlas a los planes de
atención del régimen de beneficios del Sistema.
3.3.4.6. Vigilancia de eventos especiales en salud
Se refiere a la vigilancia de eventos en salud que por su naturaleza y por el objetivo mismo de
implementación de la vigilancia hacen necesario el diseño de un modelo específico de
operación que no es compatible con ninguno de los componentes ya diseñados en el Sistema;
las estrategias utilizadas para la observación del evento podrían diferir entre una Entidad
Territorial y otra y con frecuencia mucha información necesaria para la vigilancia se provee
fuera del Sector.
A este proceso se debe agregar la vigilancia de hechos vitales tales como la Mortalidad general
y especifica del Municipio y la Natalidad.
28
CUARTA PARTE
RESULTADOS O PRODUCTOS DEL SISTEMA
Vale la pena recordar que el Sistema Integral de Información en Salud es a su vez un

subsistema del Sistema Municipal de Seguridad Social en Salud y que por tanto debe contribuir
a alcanzar las finalidades de éste, “Midiendo el desempeño general del Sistema” para lo cual
debe proveer información Integral, Oportuna, Confiable y por tanto válida, como características
básicas de la calidad del sistema.
Una condición esencial de los sistemas es poder contar con información validada, organizada y
publicada; información epidemiológica, financiera y administrativa considerada significativa que
permita, además, hacer investigación sobre los servicios y el estado de salud de la población. A
pesar de que el sistema tiene claros los requerimientos para la regulación y el control, es
bastante preocupante que la mayoría de los actores en dicho sistema no hayan desarrollado ni
estén utilizando herramientas de control e información que cualquiera otra empresa moderna
consideraría indispensable para planear y gestionar eficazmente sus recursos y actividades.
Otra condición fundamental es que el Sistema de Información debe satisfacer los

requerimientos mínimos del SGSSS en los Niveles Departamental y Nacional conforme a las
normas y procedimientos establecidos.
Siguiendo el modelo de los Procesos Gerenciales, de Soporte y Operativos o Misionales, el

Sistema de Información debe poder generar los “Productos Informáticos intermedios y finales”
que cada uno de dichos procesos requiera para su propia gestión y los que requiera la
Dirección de Salud en General como entidad corporativa. Por consiguiente, los resultados
esperados del Sistema se estructurarán de acuerdo con dichos procesos tal como se explica a
continuación:
4. RESULTADOS O PRODUCTOS DEL SISTEMA
4.1. PROCESOS GERENCIALES
4.1.1. Formulación del Plan Local de Salud
4.1.1.1. Adopción y Adecuación de Políticas de Salud
Acceso y disposición de las políticas de salud establecidas por el Gobierno Nacional,

Departamental y adoptadas por el Municipio.
4.1.1.2. Diagnóstico de Salud
 Información que apoye la formulación del Plan Local de Salud y el PAB, cuyos
requerimientos básicos han sido desarrollados en la Guía “Plan Local de Salud”
 Es fundamental que el Sistema de Información disponga de una base de datos de toda la
población del Municipio.
4.1.1.3. Formulación del Plan
29
Consulta y actualización de objetivos, metas y estratégicas, Plan de Inversiones, de programas,

subprogramas, fuentes y recursos disponibles para la ejecución del Plan Local de Salud en el
Municipio.
4.1.1.4. Banco de Proyectos de Inversión en Salud
Administración del Banco de Proyectos de Salud en el Municipio en Interfax con el Banco

Municipal.
4.1.1.5. Elaboración del Plan Operativo Anual
Seguimiento y control al conjunto de actividades descritas en los Planes Operativos de cada

uno de los proyectos.
4.1.2. Control de Gestión
Apoyar la toma de decisiones en todos los niveles de la administración facilitar el control interno
y posterior de la gestión, mostrar los resultados y apoyar la coordinación y el análisis requerido
por los niveles directivos de la DLS.
4.2. PROCESO DE SOPORTE O APOYO A LA GESTIÓN
4.2.1. Marketing en Salud
Conformación y Disposición de Bases de Datos sobre:
 Todos los actores del Sistema Municipal de Seguridad Social en Salud

 Registro y memoria de eventos de participación social
 Identificación de todos y cada uno de los usuarios directos y potenciales
 Identificación, registro y seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas, reclamaciones, entre
otras, tramitadas por los usuarios y la comunidad en general.
En este componente la información básica que se maneja es:
 Lista de líderes y organizaciones comunitarias

 Lista de necesidades de la comunidad
 Lista de planes de acción, programas y proyectos presentados por la comunidad.
 Veedurías.
4.2.2. Marco Legal
El Sistema de Información legal deberá soportar los procesos jurídico-legales y de consulta de

normas y legalización, con el fin de optimizar la utilización de la información jurídica legal de la
DTSSS.
30
Acceso y disposición de Información de tipo textual sobre leyes, decretos, acuerdos,

ordenanzas, resoluciones, circulares, sentencias y fallos relacionados con el Sector.
4.2.3. Contratación
Información actualizada y disponible sobre la Contratación entre la Dirección Local de Salud y

los Distintos Contratistas proveedores de Bienes y Servicios. En este componente la
información básica que se maneja es:
 Número total de contratos por valor, objeto y plazo.

 Contratos vigentes por tipo de contratación.
 Lista de proveedores y contratistas por tipo de trabajo y capacidad de contratación.
 Lista de sanciones y procesos.
 Valores pagados por mes a contratistas.
4.2.4. Comunicaciones
Manejo integrado de la información bibliográfica, publicaciones, divulgaciones, control de

trámite, archivo y correspondencia y relaciones públicas tanto a nivel interno como externo.
4.2.5. Administración de Recursos Humanos
Este componente permitirá la administración de la información del personal tanto administrativo

como de salud con el fin de facilitar la evaluación del desempeño en las labores involucradas.
 Planta de cargos.
 Número total de funcionarios.
 Número total de personal de salud y administrativo.
 Categorías ocupacionales.
4.2.6. Financiero
Administración de la información del Fondo Local de Salud en sus componentes presupuestal,

contable y de tesorería, cuyas particularidades han sido tratadas en la Guía del “Fondo Local de
Salud”.
 Recursos para salud en dinero por fuente de financiación y por sector

 Programación y ejecución presupuestal por rubro
 Valor en dinero de los recursos programados y ejecutados por sector del total agregado
 Disponibilidad de recursos para régimen subsidiado
31
4.2.7. Administración de Recursos Materiales
La aplicación e implantación de estos últimos procesos, depende fundamentalmente del grado

de desconcentración y descentralización que tenga la Dirección Municipal de Salud en relación
con la Administración Central del Municipio. El Sistema administrara la información relacionada
con la adquisición y distribución de los materiales y suministros, los bienes muebles e
inmuebles
 Hoja de vida de los recursos físicos.

 Avalúo de los bienes especializados.
 Número de bienes por funcionario, dependencia y tipo.
 Registro de estado de los bienes.
 Lista de talleres especializados para mantenimiento.
 Costo del equipo.
 Costo de mantenimiento.
4.3. PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES
4.3.1. Aseguramiento en Salud
 Base de datos conforme a los requerimientos establecidos de la población afiliada a los

Regímenes Subsidiado, Contributivo, Regimenes Especiales y no atendida con subsidios a
la demanda.
 Identificación, de la población pobre y vulnerable priorizada de los potenciales beneficiarios
del Régimen Subsidiado.
 Información de la población empleada y desempleada del Municipio
 Gestión y supervisión del acceso a la prestación de servicios de salud
 Base de Datos que contenga el Registro y Caracterización de las Instituciones de
Prestación de Servicios de Salud que operan en el Municipio.
4.3.2. Información de Prestación de Servicios de Salud
Base de Datos con la Información de Prestación de servicios de Salud (RIPS) que permita
caracterizar la demanda de servicios con variables de persona, tiempo, lugar y administrativas.
 Lista de IPS en el territorio públicas y privadas.

 Portafolio de servicios que presta cada IPS.
 Capacidad de atención instalada, es decir, número de casos que puede atender por
servicio y por IPS
 Número de remisiones por IPS
32
4.4. PLAN DE ATENCIÓN BÁSICA
Disposición de Información de tipo textual sobre los componentes estratégicos y de inversiones

del Plan de atención Básica.
4.5. VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA
El Sistema mantendrá la información que permita la evaluación y monitoreo de la situación de

salud del Municipio, de los fenómenos observados y de la predicción de los hechos, para
mejorar el estado de salud de la comunidad.
 Eventos a notificar (vigilancia)

 Período de notificación
 Ubicación geográfica de eventos notificados.
 Características del caso notificado.
 Morbilidad y mortalidad de los eventos.
 Confirmación diagnóstica.
 Estudios de campo.
 Estudios de brotes.
 Identificación de riesgos
Registro y seguimiento de eventos transmisibles y de fuente común, enfermedades Crónicas

no transmisibles, Mortalidad General y evitable, cobertura de las acciones de protección
específica, detección temprana y atención de enfermedades de interés en salud pública y
Vigilancia de factores de riesgo/ protectores del ambiente consumo y del comportamiento.
4.5.1. Generación de Datos e Indicadores requeridos por el Sistema de Control

Integrado de la Gestión
El desempeño de una organización / empresa debe medirse en términos de resultados. Los

resultados se expresan en ÍNDICES DE GESTIÓN.
Los índices de gestión son una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño
de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de
referencia. En otras palabras, es la relación entre las metas, los objetivos y los resultados. Los
índices de gestión se clasifican en tres grandes categorías:
 Índices de Gestión Corporativos. Son el resultado global de la gestión en las

unidades estratégicas y operativas de la Dirección Local de Salud. Permiten
monitorear el comportamiento total de la organización.
 Índices de Gestión por Unidad Estratégica. Son los resultados por cada área
funcional de la organización. Si se tiene una estructura funcional, los índices se
agrupan por áreas funcionales, de finanzas, producción, administración, talento
humano, tecnología, etc.
33
 Índices de Gestión Operativos. Son el resultado de la gestión al nivel de unidades

como integrantes estratégicas de negocio. Se miden, por tanto, los departamentos o
secciones de cada una de las unidades estratégicas de negocio.
La formulación de indicadores de gestión permite evaluar la marcha de ciertos aspectos críticos

de cada área, p.e. Aseguramiento, Promoción y Prevención, Calidad de prestación de servicios,
etc. Éstos deben ser adoptados en el nivel municipal, según propuesta del Ministerio de Salud,
además de otros que las autoridades Departamentales o Municipales complementen; para ello
se relacionan a continuación un paquete de INDICADORES MÍNIMOS NECESARIOS PARA EL
SEGUIMIENTO DEL SMSSS
ASEGURAMIENTO
1 Cobertura de afiliación al SGSSS según régimen
3 Cobertura de afiliación al SGSSS según zona de residencia del afiliado y
régimen
4 Cobertura de afiliación al Régimen Subsidiado según nivel de pobreza
SISBEN
7 Densidad familiar de población asegurada al Régimen Subsidiado
9 Cobertura de aplicación del SISBEN (% de población NBI sisbenizada)
11 Porcentaje de afiliados al Régimen Subsidiado avalados por los Comités de
Veeduría Ciudadana
FINANCIAMIENTO
13 Balance de Tesorería de las subcuentas del FOSYGA. (Valor de la
subcuenta)
16 % de ejecución del presupuesto de Promoción y Prevención de las entidades
territoriales
19 Peso relativo de cada una de las fuentes de financiamiento de la salud en el
ente territorial
20 Disponibilidad de recursos para la afiliación de población al Régimen
Subsidiado
21 Peso relativo de los recursos de subsidio a la oferta transformados para
subsidiar la demanda de servicios por los entes territoriales
22 Gasto institucional per cápita en salud
23 Proporción de gastos administrativos y de gastos directos
24 Porcentaje del gasto en incapacidades frente al total recaudado
34
DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS
27 Disponibilidad de camas hospitalarias según nivel de atención públicas y
privadas
28 Disponibilidad de horas médicas para consulta médica general
29 Disponibilidad de horas médicas para consulta médica especializada
Número de IPS en el Municipio
Número de EPS con sede en el Municipio
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD

30 Extensión de uso de la consulta médica por edad y régimen
Consultas médicas especializadas por tipo
31 % ocupacional de cama hospitalarias por niveles de complejidad
32 Relación consulta/egreso
33 Promedio de estancia hospitalaria por servicio trazador
34 Extensión de uso de la consulta odontológica
35 Proporción de pacientes controlados en salud bucal
36 Intensidad de uso de consulta médica
37 Egresos hospitalarios por mil afiliados
38 Proporción de consultas de urgencia
39 Proporción de partos atendidos en instituciones de salud por cesárea
40 Porcentaje de citas incumplidas
41 Relación de exámenes de laboratorio por consulta médica, según nivel de
complejidad
42 Relación de exámenes de RX por consulta médica, según nivel de
complejidad
CALIDAD DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

47 Proporción de afiliados satisfechos con los servicios de salud prestados
48 Proporción de afiliados satisfechos con los servicios de aseguramiento
prestados
49 Tasa de infección intrahospitalaria
50 Tasa de mortalidad hospitalaria por edad y sexo por niveles de complejidad
51 Tasa de mortalidad intrahospitalaria por causas evitables por niveles de
complejidad
52 Tasa de mortalidad por anestesia
53 Proporción de personas atendidas en hospitalización que reingresaron por la
misma causa de atención
54 Proporción de afiliados que fueron rechazados al solicitar un servicio
Remisiones
35
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
59 Cobertura de vacunación con esquema completo en menores de 2 años
60 Proporción de partos atendidos en instituciones de salud (<17 años, 17-34
años y >35 años)
61 Cobertura de vacunación de TT en embarazadas
62 Cobertura por citología cérvico-uterina en mujeres de 25 a 65 años
63 Cobertura de control prenatal
64 Cobertura de examen físico de seno por personal entrenado, en mujeres
mayores de 35 años
65 Cobertura de control integral del niño menor de 5 años
66 Cobertura de atención integral de niños por grupos de edad
67 Cobertura de atención integral de adulto sano
68 Cobertura de atención integral prenatal
69 Cobertura de atención integral de la mujer
70 Número de organizaciones sociales que participan en programas de
promoción de la salud
MORBILIDAD
71 Incidencia de Sífilis congénita
72 Incidencia de Cólera
73 Incidencia de Dengue hemorrágico
74 Incidencia de Hepatitis B
75 Incidencia de Sarampión
76 Incidencia de VIH
77 Incidencia de Tétanos neonatal
78 Incidencia de Parálisis flácida aguda, en menores de 15 años
79 Incidencia de Rabia humana
80 Incidencia de Fiebre amarilla
81 Incidencia de Lepra
82 Incidencia de Rubéola
83 Incidencia de Meningitis meningocócica
84 Incidencia de Meningitis por Haemophilus influenzae
85 Tasa de Hipertensión arterial
86 Tasa de Diabetes mellitus
87 Tasa de Cáncer de colon
88 Tasa de Cáncer de próstata
89 Tasa de Cáncer de piel
90 Tasa de Cáncer de seno
91 Tasa de Cáncer de cérvix
92 Distribución por causa de los Accidentes de trabajo
93 Primeras causas de Enfermedad profesional
94 10 primeros tipos de procedimientos quirúrgicos o tipos de cirugías
95 Proporción de niños con desnutrición global, por edad y sexo
96 Índice COE a los 6 y 12 años
97 Incidencia del maltrato y abandono en menores de 18 años, global y por
grupos de edad y sexo
98 10 primeras causas de morbilidad diagnosticadas en consulta médica
externa programada y de urgencias
36
99 10 primeras causas de morbilidad diagnosticadas en el servicio de

hospitalización
100 Tasa de discapacidad y minusvalía, por grupos de edad, género y causa
FACTORES DE RIESGO
101 Proporción de niños con bajo peso al nacer (<2.500 g), por régimen
102 Proporción de muertes en accidente de tránsito por alcoholemia
103 Índice de infestación por vectores Aedes Aegypti y Anofeles
104 Índice de artrópodos y roedores
105 Cobertura de vacunación de caninos y felinos contra la rabia
106 Proporción de manipuladores de alimentos con Licencia Sanitaria
107 Proporción de expendios de medicamentos controlados
108 Proporción de fumadores habituales, por edad y sexo
109 Proporción de bebedores problema, por edad y sexo
110 Cobertura del servicio de acueducto
111 Proporción de población con agua de buena calidad
112 Cobertura del servicio de alcantarillado
Proporción de Municipios con niveles inaceptables de contaminación del
113
aire
114 Proporción de Municipios con organizaciones sociales que participan en
programas de Vigilancia en Salud Pública y Control de Factores de Riesgo
MORTALIDAD
115 Tasa de mortalidad Infantil
116 Tasa de mortalidad Materna
117 Tasa de mortalidad por EDA en menores de 5 años
118 Tasa de mortalidad por Neumonía en menores de 5 años
119 Tasa de mortalidad por Desnutrición en menores de 5 años
Tasas de mortalidad por Homicidios, por edad y sexo, por zona de
120
residencia
121 Tasa de mortalidad por Suicidios, por edad y sexo, por zona de residencia
122 Tasa de mortalidad por Accidente, por edad y sexo, por zona de residencia
Tasa de mortalidad por Cáncer de cuello uterino, global y específica por
123
edad
124 Tasa de mortalidad por Malaria
125 15 primeras causas de defunción, por grupos de edad y sexo
126 Tasa de mortalidad en urgencias
Tasa de mortalidad general
SOLIDEZ FINANCIERA DE LAS EPS Y ARS

127 Margen de solvencia de cada una de la ARS y EPS
Participación del gasto en salud con relación al gasto operacional de cada
128
EPS o ARS
130 Razón de gastos de operación
37
SOCIODEMOGRAFÍA
145 Distribución de la población por edad, sexo y zona de residencia
146 Tasa de natalidad
147 Distribución de la población por nivel educativo
148 Población ocupada
149 AVISAS
38
ANEXO
METODOLOGÍA PARA LA
FORMULACIÓN DEL PLAN DE
DESARROLLO DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN
LOCAL DE SALUD
39
PRESENTACIÓN
El presente anexo de la Guía del Sistema Integral de Información en Salud SIIS, tiene
como propósito el desarrollo paso a paso de una metodología que nos permitirá
formular un Plan Básico para el Sistema Integral de Información para la Dirección
Local de Salud, el cual como es lógico deberá entrar a formar parte integrante del
“Plan Local de Salud del Municipio”
Para el logro de dicho propósito, se sugiere desarrollar las Fases que a continuación
se describen:
1. EVALUACION PREVIA:
a. Determinación de las Necesidades en la DLS.
En principio todos estamos de acuerdo en que una Organización como lo es la DLS,

requiere del desarrollo e implantación de un sistema de Información que de respuesta
a los requerimientos propios de los procesos y productos del SGSS.
b. Condiciones de Viabilidad para el Desarrollo del Sistema.
DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:
Conforme a lo establecido en el artículo 44.1.5. de la Ley 715 de 2001, corresponde al

municipio dentro de sus funciones de dirección, “Adoptar, administrar e implementar
el sistema integral de información en salud, así como generar y reportar la información
requerida por el Sistema”.
En virtud de este mandato, el Sistema Integral de Información en Salud, deberá

definirse atendiendo a los lineamientos establecidos por el Ministerio de la Protección
Social, cuyas normas reglamentarias fueron citadas en el marco legal, las cuales a su
vez constituyen un INSUMO INDICATIVO para el Sistema que vamos a definir.
DESDE EL PUNTO DE VISTA ECONÓMICO:
Corresponde a la valoración y definición del conjunto de recursos Humanos, técnicos,

Tecnológicos, Financieros etc., requeridos para poner en marcha el sistema dadas
unas políticas, definiciones y Normas vistas anteriormente y las condiciones de
capacidad Financiera del Municipio para su adquisición.
c. Definición del sistema Requerido
El Sistema Integral de Información surge como una respuesta a los requerimientos de

información a partir de la definición de Productos y Procesos del Sistema General de
1
Seguridad Social Integral y de modo particular a partir de las necesidades y

requerimientos particulares de la Dirección Local de Salud.
Por lo anterior se debe “adoptar” tal como lo señala la ley 715, como definición
del Sistema Integral de Información del Sistema General de Seguridad Social
en Salud – SIIS la siguiente de conformidad con lo establecido:
“Conjunto de Instituciones y normas, que rigen el comportamiento en

términos de Deberes y Derechos de los Agentes o Actores, los organismos
de Dirección, de Administración del Sistema y de Vigilancia y Control; el
diseño y operación de los procesos tecnológicos básicos para obtener,
procesar, consolidar, analizar y disponer la información, las herramientas
tecnológicas y los productos informáticos básicos.
Un Sistema así concebido, pretende integrar las funciones Organizacionales de

Gerencia, Administración y Operación de la Institución, estructurando bajo
una Plataforma Homogénea, las actividades de Administración y Distribución
de Recursos, la Dirección del Aseguramiento, Gestión y Supervisión de la
Oferta y Calidad en la Prestación de Servicios de Salud, Las Acciones y
Vigilancia en Salud Publica y la Promoción de la Participación Social con las
que debe cumplir la Dirección de Salud conforme a lo establecido en la ley 715
de 2001.
2. FORMULACIÓN DEL PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

DE INFORMACION
El desarrollo del Sistema Integral de Información, debe expresarse y realizarse bajo la

óptica de un “proyecto” en el cual quede claramente establecido:
a.
Su Descripción
b.
Objetivos, Metas y alcances
c.
Justificación
d.
Recursos Necesarios
e.
Costo estimado
f.
Financiación
g.
Cronograma
h.
Indicadores
i.
Responsables, etc. y gestionar su inclusión en el Banco de Proyectos del
Municipio.
3. DESARROLLO DEL PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
DE INFORMACIÓN
2
FASE I: ANÁLISIS FUNCIONAL Y ESTABLECIMIENTO DE LOS

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.
1. REVISIÓN DE ANTECEDENTES DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

EN SALUD
1.1. Análisis del Marco Conceptual
Se refiere al estudio de los Modelos, Definiciones y Conceptos desarrollados,

publicados e implementados por el hoy Ministerio de la Protección Social, los cuales
fueron tratados en la Primera Parte de éste documento.
1.2. Análisis del Marco Legal
Corresponde al estudio obligado de las normas actuales publicadas hasta el momento

y que regulan el funcionamiento del sistema. Es obligatorio su estudio, puesto que en
dicha normatividad se establecen con precisión, Definiciones, Estructuras, Códigos,
Magnitudes, Tablas, Valores etc. Que deben ser tenidos en cuenta a la hora de
implementar el Sistema de Información a nivel de la Dirección Local de Salud. Esta
normatividad está también relacionada en el documento antes mencionado y se
adjunta en medio magnético.
1.3. Análisis del Marco Contextual
No puede pensarse en el diseño del sistema Integrado de Información para la DLS sin
tener en cuenta el contexto Institucional, Sectorial, Social y Político Administrativo en
el cual debe operar.
Hay que convencerse de que la Secretaría de Salud es un “Sistema” y que como tal
debe analizarse primero como un componente o Subsistema de la Administración
Municipal a la cual sirve y en segundo lugar como un Subsistema del SGSSS con
una funciones y competencias claramente definidas en la ley y en cuyo desempeño
establece múltiples transacciones con los diferentes actores del sistema a nivel
Municipal, Departamental y Nacional.
Dicho contexto puede también ser consultado en el documento antes citado.
Agotado el análisis anterior, puede decirse que estamos “Claros en qué es y que
pretende el SIIS” y podremos seguir con la presente Fase en la cual
fundamentalmente se busca identificar y establecer las necesidades reales que tiene la
DLS en materia de información, para lo cual realizaremos las siguientes actividades:
1.4. Análisis Externo
1.4.1. Información sobre el Entorno de la Organización
3
En el diagnostico contenido en el Plan de Desarrollo del Municipio, el Plan Local de

Salud o el PAB del Municipio, aparecerán planteadas necesidades de Información
(Expresadas a través de Datos e Indicadores), sobre los factores Económicos, Sociales,
Políticos, Culturales, Ecológicos, Jurídicos, etc., requeridos para establecer los
factores de Riesgo y Protectores lo cual es de fundamental importancia para la DLS y
que por tanto el sistema de Información deberá Soportar.
Revise e identifique en el anexo “Análisis de la situación de Salud del Municipio y su

perspectiva Futura” entregado con la Guía del Plan Local de Salud, el conjunto de
Tablas, Datos e indicadores sugeridos como necesarios para conocer la situación de
la Demanda de Servicios de Salud.
1.5. Análisis del Sector Salud
1.5.1. Información sobre el Sector de la Seguridad Social en Salud a

nivel del Municipio
En este componente, del Diagnostico situacional se señalan los diferentes –Públicos-

con los cuales la DLS y en particular el Sistema Integral de Información establece
relaciones y transacciones directas o indirectas y que por tanto ejercen influencia
sobre el mismo Y entre los cuales cabe anotar:
 Ministerio de la Protección social

 Dirección Departamental de Seguridad Social
 Empresas Promotoras de Salud
 Instituciones Prestadoras de servicios de Salud
 Afiliados al Régimen Subsidiado
 Afiliados al Régimen Contributivo
 Asociaciones de Usuarios
 Comunidad y organizaciones Comunitarias en General
 Organismos de Vigilancia y Control
 Proveedores
Una adecuada administración del SIIS, requiere tener disponible, o preferiblemente

acceso a información acerca de cada uno de los anteriores grupos o Involucrados,
tales como Directorios, Bases de Datos sobre características especiales o de Interés
etc. Con los cuales la organización establece relaciones y transacciones a diario.
1.6. Análisis Interno de la SDS
1.6.1. Análisis del Plan Local de Salud
1.6.1.1. Análisis del componente Estratégico del Plan Local de Salud
4
Dentro del análisis interno debe analizarse con mucha atención y en primera
Instancia, la Plataforma estratégica de la DLS, la cual muy seguramente está
desarrollada en el Plan Local de Salud la cual contendrá definidas:
i. Visión
ii. Misión
iii. Objetivos,
iv. Áreas de Direccionamiento Estratégico y
v. El Diseño y Estructura Organizacional y sus Procesos
1.6.1.2. Análisis del componente Operativo (Plan De Acción) del Plan

Local de Salud
El cual seguramente contendrá Metas, Programas, Subprogramas, proyectos,

Presupuesto etc. Y habrá considerado o proyectado dentro de dicho plan, las
operaciones e inversiones que deberá realizarse para el Desarrollo del SIIS.
1.6.2. Análisis de los procesos
Comprende el análisis de todos y cada uno de los procesos (Gerenciales, De Soporte y

Operativos o Misionales) que en razón de las competencias legales y funciones
asignadas le corresponde desempeñar a una secretaría Municipal de Salud a fin de
conocer con mayor profundidad las necesidades reales que en materia de
Información se le plantean al sistema.
En general se acepta que a una DLS le corresponde realizar los siguientes procesos,
para cada uno de los cuales definiremos los requerimientos Básicos que deberán
satisfacerse.
5
Identifique los Subprocesos

relacionados con cada
proceso
MACRO-
PROCESO SUBPROCESO
PROCESO
Direccionamiento Gestión Estratégica
Estratégico Gestión de procesos
Gestión de cultura
Adopción de Políticas
Planeacion Diagnostico Situacional
Formulación del Plan
Análisis de Objetivos
GERENCIAL
Definir Factores críticos de Éxito
Definir Indicadores
Control
Determinar status, Umbral y Rango de los
Integrado de
Indicadores
Gestión
Diseñar la medición
Medir y ajustar
Estandarizar y formalizar
MACRO-
PROCESO SUBPROCESO
PROCESO
Focalización
Aseguramiento Selección de ARS
Afiliación
Oferta, Demanda Identificación y Caracterización de la Red
y Uso de Servicios Referencia y Contrarreferencia
de Salud Caracterización de los servicios Prestados
Formulación del PAB
OPERATIVO Gestión y Ejecución de acciones de P y P para
O MISIONAL Control de Factores de Riesgo del Comportamiento
Acciones en Salud
Publica Gestión y Ejecución de acciones de P y P para
Control de Factores de Riesgo del Ambiente
Desarrollo de Estrategias de Apoyo a las acciones de
PYP
Adopción del sistema de Información y Notificación
Vigilancia en
Ejecución del sistema de Vigilancia
Salud Publica
Evaluación del sistema de vigilancia
6
MACRO-
PROCESO SUBPROCESO
PROCESO
Administración presupuestal
Financiamiento
Administración contable
Selección de personal
Gestión del Vinculación
Talento Humano Capacitación
SOPORTE O
APOYO Evaluación del desempeño
Gestión de Compras
recursos Control de Bienes e Insumos
Logísticos
Apoyo Jurídico y Contratación
Regulatorio Regulación y conceptos Jurídicos
1.6.3 Análisis del Sistema de Información Actual
Se trata ahora de identificar de la mejor forma posible, cómo el actual sistema de

Información y en qué condiciones, está satisfaciendo o no los requerimientos que
demandan los procesos señalados en el punto anterior. Este análisis lo abordaremos
desde el estudio de cuatro (4) componentes:
a) El conjunto de Datos, Variables, indicadores, informes etc., que

actualmente se generan y utilizan en la Gestión de la DLS en cada uno de
los Procesos
b) El Hardware o Equipos disponibles y en Operación
c) El Software o programas computacionales actualmente Instalados y en

uso y
d) La infraestructura de Comunicaciones de la que se dispone
Para el desarrollo de los cuatro puntos anteriores, nos apoyaremos en los siguientes
cuadros:
7
ANEXO METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
1. Registre cada de los Formatos o Medio para la Recolección y al frente de cada uno de ellos señale los Datos,
Variables, Indicadores, etc., que actualmente se generan y utilizan en la Gestión de la DLS en cada uno de los Procesos
Datos
MACRO-
PROCESO SUBPROCESO Formatos o Medio O Indicadores
PROCESO
Variables
Gestión de cultura
GERENCIAL
Definir Factores críticos de Éxito
Definir Indicadores
Control
Determinar status, Umbral y Rango
Integrado de
de los Indicadores
Gestión
Medir y ajustar
8
Datos
MACRO-
PROCESO
Variables
Focalización
Afiliación
Identificación y Caracterización de la
Oferta, Demanda Red
y Uso de
Referencia y Contrarreferencia
Servicios de
Salud Caracterización de los servicios
Prestados
OPERATIVO Gestión y Ejecución de acciones de P
O MISIONAL y P para Control de Factores de
Riesgo del Comportamiento
Acciones en
Gestión y Ejecución de acciones de P
Salud Publica
y P para Control de Factores de
Riesgo del Ambiente
Desarrollo de Estrategias de Apoyo a
las acciones de P Y P
Adopción del sistema de Información
Vigilancia en y Notificación
Salud Publica Ejecución del sistema de Vigilancia
Evaluación del sistema de vigilancia
9
Datos
MACRO-
PROCESO
Variables
Administración presupuestal
Financiamiento
SOPORTE O
Gestión de Compras
recursos
Control de Bienes e Insumos
Logísticos
Apoyo Jurídico y Contratación
Regulatorio Regulación y conceptos Jurídicos
2. Registre El Hardware o Equipos disponibles y en Operación
10
INVENTARIO DE HARDWARE
NOMBRE
No PROCESADOR RAM D.D FLOPPY CD ROM MODEM MONITOR TECLADO MOUSE
DEPENDENCIA
11
3. Identifique y registre el Software o programas computacionales actualmente Instalados y en uso
INVENTARIO SOFTWARE
WINDOWS OFFICCE ANTIVURUS
NOMBRE No No No
No VER LIC OEM CO VER LIC OEM CO VER LIC OEM CO
DEPENDENCIA LICENCIA LICENCIA LICENCIA
1 Despacho XP SI X 1 2000 SI X 1
2 Aseguramiento 98 SI X 1 97 SI X 1
3 PAB ME SI X 1 97 SI X 1
4 SISTEMAS 98 SI X 1 97 SI X 1
INVENTARIO SOFTWARE
WINDOWS OFFICCE ANTIVURUS
NOMBRE No No No
No VER LIC OEM CO VER LIC OEM CO VER LIC OEM CO
DEPENDENCIA LICENCIA LICENCIA LICENCIA
4. Identifique y registre la Infraestructura de Comunicaciones de la que se dispone
12
COMUNICACIONES
CARACTERÍSTICAS
DEPENDENCIA TIPO Puntos OBSERVACIONES
Switch Cableado
Habilitados
DMSSS ENLACE DE LA RED 1 Y LA RED 2 DE
DATOS 2 TRED NET 16 PTOS ESTRUCTURADO 20
(SISTEMAS 2) LA DMSSS
DMSSS
DATOS 2 TRED NET 16 PTOS ESTRUCTURADO 32 RED 1 NOVELL
(SISTEMAS 1)
DMSSS
DATOS 1 TRED NET 8 PTOS ESTRUCTURADO 16 RED 2 WINDOWS 2000 SERVER
(SANEAMIENTO)
5. Identifique y registre la Conexión a Internet de la que se dispone
CONEXIÓN A INTERNET
CARACTERÍSTICAS
DEPENDENCIA PROVEEDOR OBSERVACIONES
VELOCIDAD
SISTEMAS AVANTEL 48KBPS LÍNEA PORTÁTIL
DIRECCIÓN TELECOM 36 KBPS LÍNEA TELEFÓNICA COMPARTIDA
6. Relacione el Talento Humano en Información y sistemas del que se dispone
TALENTO HUMANO
FORMACIÓN EN
DEPENDENCIA No. FUNCIONES ASIGNADAS
SISTEMAS
(SISTEMAS) INGENIERO 1 Coordinador de Sistemas de Información de la DMSSS
(SISTEMAS) TÉCNICO 1 Encargado de Soporte y Asistencia Técnica
(SISTEMAS) TÉCNICO 1 Encargado de la Administración de Bases de Datos
13
7. Si se dispone de una Red de sistemas, Haga el esquema de acuerdo con el Plano de la Planta Física, señalando
la ubicación de cada una de las estaciones de Trabajo, Servidor, Concentrador, Rakc, etc. utilice los elementos del
ejemplo siguiente
ADMISION ARCHIVO
Y H.C
CITAS
ESTADISTICA
RURAL
SECRETARIA INFORMACIÓN
SISBEN
PAB ASEGURAMIENTO
DESPACH
O
14
1.7. Análisis de las Debilidades y Fortalezas del SI:
Agotada la etapa del “Inventario” anterior, seguramente estamos en condiciones de

categorizar la situación real en la que se encuentra el Actual Sistema de
Información de la Dirección Local de Salud.
Para tal fin analizaremos dentro de cada uno de los procesos cual es su situación
actual en términos del Hardware, Software, Comunicaciones etc. con el propósito de
determinar qué áreas son débiles o fuertes y en qué intensidad.
Califique la situación final indicando con:

1. Una situación Muy débil en el proceso
2. Una situación ligeramente Débil
3. Una situación intermedia
4. Una situación Ligeramente Fuerte
5. una situación Fuerte en el Proceso
15
MACRO- CALIFICACIÓN
PROCESO SUBPROCESO
PROCESO 1 2 3 4 5 OBSERVACIONES
Gestión de cultura
GERENCIAL Definir Factores críticos de
Éxito
Control Definir Indicadores
Integrado de Determinar status, Umbral
Gestión y Rango de los Indicadores
Medir y ajustar
16
PROCESO SUBPROCESO
Focalización
Afiliación
Identificación y
Oferta, Caracterización de la Red
Demanda y Uso Referencia y
de Servicios de Contrarreferencia
Salud Caracterización de los
servicios Prestados
Gestión y Ejecución de
acciones de P y P para
OPERATIVO Control de Factores de
O MISIONAL Riesgo del Comportamiento
Acciones en Gestión y Ejecución de
Salud Publica acciones de P y P para
Control de Factores de
Riesgo del Ambiente
Desarrollo de Estrategias de
Apoyo a las acciones de P Y
P
Adopción del sistema de
Información y Notificación
Vigilancia en Ejecución del sistema de
Salud Publica Vigilancia
Evaluación del sistema de
vigilancia
17
PROCESO SUBPROCESO
Administración
Financiamiento presupuestal
SOPORTE O
Gestión de Compras
recursos Control de Bienes e
Logísticos Insumos
Contratación
Apoyo Jurídico y
Regulatorio Regulación y conceptos
Jurídicos
CALIFICACIÓN FINAL
DISTRIBUCIÓN PORCENTUAL
SITUACIÓN FINAL (%)
18
ANEXO METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE
Con el ejercicio anterior, podremos establecer finalmente cual es la situación
real del sistema de Información en cada uno de los Macro procesos, Procesos y
Subprocesos. La intención es también que en el punto que desarrollaremos a
continuación, se fijen objetivos de corto, mediano y largo Plazo en relación con
soluciones a las necesidades encontradas.
ANÁLISIS DOFA
Con el Diagnostico situacional de las Condiciones, Necesidades, Requerimientos etc.

que se le plantean al Sistema de Información tanto a nivel Externo como Interno,
estamos listos para realizar un análisis DOFA (debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas) el cual permite cruzar información externa e interna,
para determinar estrategias generales que se apoyen en las oportunidades y
fortalezas para reducir los riesgos producidos por las debilidades y amenazas.
Con la ayuda del siguiente cuadro, Listaremos de manera sintética, las

principales Oportunidades y Amenazas que pueda tener el Desarrollo del
Sistema de Información y las principales Fortalezas y Debilidades que
hayamos identificado para luego proceder a describir las posibles
alternativas Estratégicas conforme a las instrucciones dadas mas adelante.
1
FORTALEZAS DEBILIDADES
INTERNO 1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
6. 6.
7. 7.
8. 8.
9. 9.
EXTERNO 10. 10.
OPORTUNIDADES
1. Estrategias FO: Define Estrategias DO: Define
2. las estrategias que las estrategias que se
3. aprovechan las ventajas basan en las ventajas
4. tanto internas (fortalezas) competitivas
como las externas (oportunidades) del área
5.
(oportunidades) del área informática para superar
6. para lograr los objetivos. sus propias deficiencias
7. (debilidades) y lograr los
8. objetivos propuestos.
9.
10.
AMENZAS
1. Estrategias FA: Define Estrategias DA: Define
2. las estrategias que las estrategias que
3. aprovecha las ventajas pretenden reducir al
4. internas (fortalezas) del máximo tanto las
área para reducir los desventajas internas
5.
riesgos producidos por los (debilidades) como las
6. factores externos externas (amenazas) que
7. (amenazas) con el fin de pueda tener el área para
8. obtener los objetivos. lograr los objetivos
9. establecidos.
10.
Por último, se deben identificar las áreas en las cuales los sistemas de
información tienen un potencial estratégico, respondiendo en qué medida la
informática puede contribuir a atender las debilidades?, aumentar las
fortalezas?, aprovechar las oportunidades?, controlar las amenazas?
2
FASE II: FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DEL SISTEMA
Realizada la etapa anterior del diagnostico situacional y conocidas las

Fortalezas y Debilidades del sistema actual e identificadas las posibles
Estrategias, estamos listos para Formular el “Plan de Desarrollo del
Sistema de Información para la DLS”, de cual se extractará la informaron
necesaria para la Formulación del Proyecto mediante el cual se hará la
ejecución.
2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
En primer lugar definiremos la VISIÓN del sistema de Información, es decir

“El estado Deseado” al cual se aspira llegar en el largo plazo.
Para la construcción de la Visión, seguiremos las orientaciones dadas en la

“Guía Metodologica para la Formulación de Planes de las direcciones
Locales de Salud”
VISIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
En segundo lugar, definiremos la MISIÓN del sistema de información, o sea

“La razón de ser del sistema”, es decir para qué existe y a quien debe servir
en el futuro. La construcción de dicha Misión la haremos apoyados en la Guía
antes citada.
MISIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
En tercer lugar, procederemos a definir los objetivos que pretendemos lograr

en el largo Plazo (Durante la Presente Administración). Debe tenerse en cuenta
que dicha definición debe estar en concordancia con los lineamientos que
desde el nivel nacional viene estableciendo el Ministerio de la Protección
Social.
3
Se sugiere leer y usar como guía los siguientes:
2.1. Objetivos del Sistema de Información
 Implantar el Sistema Básico de Información en la Dirección Local

de Salud en sus componentes Gerenciales, Operativos y de
soporte o Apoyo
 Fortalecer la Capacidad técnica y Tecnológica de la DLSS,

desarrollando la Infraestructura mínima requerida en materia de
Hardware, software y sistemas de comunicación y la capacitación
del recuso Humano.
 Promover que el desarrollo del Sistema de Información sea

adelantado por todos los actores del Sistema General de
Seguridad Social en Salud que operan en el Municipio, teniendo
en cuenta los lineamientos y requerimientos de los organismos de
Dirección vigilancia, control, administración y financiación del
sistema, previniendo la Duplicación de esfuerzos.
 Desarrollar gradualmente el Sistema de Información Municipal y

concertar su Implantación con representantes de los actores del
Sistema General de Seguridad Social en Salud que operan en el
Municipio
 Procurar que los usuarios de la información, asuman la

responsabilidad de la captación y validación de los datos; y de la
actualización, conservación y consulta de las bases de datos.
Otros Objetivos que deben tenerse en cuenta al definir los propios son los
siguientes Objetivos específicos del SIIS.
1. Estandarizar y normalizar el registro, almacenamiento, flujo,

transferencia y disposición de la información dentro del contexto
del Sistema (actores y usuarios).
2. Establecer los niveles de información, agregación y análisis para la

toma de decisiones, el monitoreo regulatorio y la gestión de
servicios en los procesos esenciales del sector: aseguramiento,
financiamiento, oferta, demanda y uso de servicios, calidad,
participación social e inspección, vigilancia y control.
3. Contribuir a la disminución de la asimetría de información

existente en el sector a través de la disposición y uso de
información única e integrada.
4. Garantizar el acceso a la información del sistema a la población en

general, en armonía con las políticas de gobierno en esta materia.
4
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1.
2.
2.2. Arquitectura del Sistema de Información:
Ya conocidos y definidos los Objetivos que nos proponemos alcanzar con la

implantación del nuevo sistema de Información en la Dirección Local de Salud,
puede pensarse en el Diseño de la Arquitectura Global del Sistema de
Información Requerido, la cual debe estar de acuerdo con la Arquitectura
global del SIIS la cual considera:
1. Un “Sistema de Gestión de Datos” que comprende:
a. Subsistema de Gestión Estratégica

Tiene como función la generación de Información de tipo
Gerencial y de toma de decisiones.
b. Subsistema de Administración y Gestión de la Información.

Su función esta relacionada con las operaciones que permitirán la
funcionalidad del sistema y estará alimentado por la información
generada por los procesos relacionados a continuación:
2. Un subsistema relacionado con los procesos Operativos o Misionales

y Administrativos o de Soporte que comprende:
a) Registro único de afiliados

b) Aseguramiento
c) Financiamiento
d) Oferta
e) Demanda y Uso de los Servicios
f) Monitoreo y control
g) Planes proyectos y programas
h) Gestión Documental
i) Tramites
j) Solicitudes o centro de soporte.
5
El Diseño debe ser Integral e Integrado que le permita a la DLS en
todas sus dependencias, realizar los procesos Informáticos de
Actualización, Organización, Administración, Disposición y
Transferencia de los datos generados por el Sistema de Seguridad
Social de modo Estandarizado, Único, Articulado e Integrado y que
responda sin redundancia de datos a los requerimientos de los
procesos que serán analizados en la Tercera parte de esta Guía.
La Magnitud y complejidad del sistema requerido y los recursos de

Hardware, Software y Comunicaciones necesarios para su implantación,
dependerán del número de Reparticiones y Cargos definidos en su
Estructura Organizacional, los cuales se construyen a partir del análisis de
los procesos.
2.2.1. Arquitectura del Sistema de Información para la DLS
La arquitectura, debe estar de acuerdo con los procesos definidos por las
competencias y funciones asignadas por la ley y sus actos reglamentarios a
una Dirección Local de Salud y que aparecen descritos en la Guía general de
procesos y en la 3 parte de este Documento
2.2.2. Aplicativos Requeridos para los Procesos
La Magnitud y complejidad del sistema requerido y los recursos de Hardware,

Software y Comunicaciones necesarios para su implantación, dependerán del
número de Reparticiones y Cargos definidos en su Estructura
Organizacional, los cuales se construyen a partir del análisis de los procesos.
Puede de antemano señalarse que el Sistema de Información estará definido

por tres (3) grandes Subsistemas o Macro procesos a saber:
 Gerencial o de Dirección
 Misional u Operativo y de
 Soporte o Apoyo
Esquematice en la página siguiente, la arquitectura que a su juicio debe

tener el sistema Integrado de Información en Salud a nivel de su secretaria de
Salud.
6
ARQUITECTURA DEL SIIS A NIVEL MUNICIPAL
7
3. DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS INFORMÁTICAS

PARA EL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN
El análisis DOFA tenía como propósito, la formulación de diversas estrategias

alternativas para el desarrollo del sistema de Información, las cuales se
complementan y desarrollan a continuación:
3.1. Análisis y Selección de las Alternativas Estratégicas de las

Aplicaciones
Esta etapa tiene como propósito el definir, evaluar y seleccionar

alternativas para el manejo de los programas computacionales en la
Dirección.
Esto es equivalente a responder a la pregunta: Cómo disponer de las

aplicaciones que requerimos?
En general, la respuesta a esta pregunta lleva a las siguientes alternativas:
 Migrar las aplicaciones actuales

 Modificar las aplicaciones actuales
 Adquirir aplicaciones existentes
 Hacer desarrollos a la medida
Para decidir por cuál alternativa decidirse se debe cuantificar:
 Esfuerzo, duración y costos de implantación y de

mantenimiento.
 Implicaciones respecto a la tecnología y a la organización
Una vez definidos los sistemas de información objetivos, es necesario

determinar cuándo deben implementarse. Para esto, los sistemas de
información se clasifican con base en unos criterios que definen su
importancia dentro de la Dirección.
Además, en esta etapa se establecen los mecanismos mediante los cuales se

realizan los desarrollos de los sistemas de información y su implantación
armónica y coordinada con los demás instancias del sector salud: nacional,
territorial y departamental.
Se debe tener en cuenta que la implantación de los sistemas de información

en el tiempo no necesariamente debe realizarse en forma secuencial: esto
significa que pueden desarrollarse varios sistemas de información en paralelo,
aun que su prioridad sea diferente.
8
Así mismo, el hecho de que un sistema de información sea prioritario no
significa que deba implantarse primero, ya que es necesario contemplar
criterios de dependencia y precedencia con los demás sistemas de
información, así como los recursos necesarios para su desarrollo e
implantación.
ESTRATÉGIA PARA LAS APLICACIONES ACTUALES
3.2. Alternativas Estratégicas para La Organización
El objetivo de esta etapa es definir, reorganizar, y establecer la

estructura organizacional del área de informática, necesaria para
apoyar la gestión de la Dirección. Se contemplan adicionalmente, las
funciones, nivel jerárquico, coordinación intra e interinstitucional y
perfil de los funcionarios del área.
Al respecto es importante considerar los siguientes aspectos y preguntas:
 Perfilar y dimensionar el Recurso Humano: qué cualidades,

cantidad y ubicación de recurso humano exige cada alternativa
anterior?
 Organización para informática: qué organización interna y

externa es más conveniente para llevar a la práctica los servicios
informáticos deseables? Es importante establecer la ubicación
orgánica del área, su organización y al interior.
 Estrategias para el cambio: cómo realizar el cambio a la nueva

estructura sin causar traumatismos graves en la operación y
funcionamiento normal de la organización?
Un componente fundamental de toda estrategia informática es la definición

que se formule de la estructura organizacional y de los recursos humanos que
deberán asumir la responsabilidad de ejecutar tareas en el desarrollo e
implantación de los sistemas de información objetivo, en el manejo adecuado
de la tecnología y en la administración de los actuales y futuros recursos
informáticos de la Dirección.
Se propone una estructura del área de informática de acuerdo con el tamaño

de la Dirección, pensando en mantener funciones de:
9
 Desarrollo y mantenimiento
 Procesamiento y producción de información
 Soporte técnico
Sin embargo, de acuerdo con las nuevas tendencias organizacionales y, en

especial del sector informático, se debe considerar:
 Los desarrollos de sistemas de información, si se requieren,

deberían contratarse externamente.
 Para algunas aplicaciones administrativas, pueden evaluarse

paquetes existentes en el mercado colombiano.
 Se debe procurar realizar cooperación horizontal (entre

Direcciones Territoriales) para la obtención de sistemas
especializados del sector de la salud.
 Se debe procurar la financiación de proyectos nacionales y

departamentales para el desarrollo de planes de informática.
 La contratación de servicios externos para el procesamiento de

la información (outsourcing).
Estas consideraciones afectan el esquema organizacional que se plantee, en

términos del número de personas requeridas (en general menos) o de los
perfiles necesarios (más administradores de proyectos que ingenieros o
tecnólogos de sistemas de información o computación).
Nota: Dentro de la estrategia organizacional, se determinan las

estructuras requeridas (en general temporales) para la ejecución
del plan estratégico.
Se debe obtener en la estrategia organizacional:
 La determinación de requerimientos y planta de personal.

 Las funciones por área en informática.
 Los requerimientos para el desarrollo del plan de sistemas.
ALTERNATIVAS ESTRATÉGICAS PARA LA ORGANIZACIÓN
10
3.3. Estratégicas para la Tecnología
Esta etapa tiene como propósito el definir, evaluar y seleccionar alternativas

tecnológicas (hardware y software) para la implementación de los sistemas de
información definidos para la Dirección.
Esto es equivalente a responder a la pregunta: Qué componentes tecnológicos

se requieren para las diferentes localizaciones donde se procesen y almacenen
datos?
Debe realizarse el análisis y valoración de alternativas considerando:
 Arquitectura de procesamiento, es decir, si se va a realizar de manera

centralizada o distribuida.
 Software para cada configuración, en términos de base, bases de datos,
herramientas de desarrollo y usuario final.
 Seguridad de datos.
 Metodología de desarrollo de sistemas.
 Criterios para administración de los datos.
 Conectividad.
Dentro de la estrategia tecnológica se deben contemplar los siguientes

objetivos:
 Identificar y definir ambientes tecnológicos típicos aplicables a la

Dirección. Estos ambientes típicos se basan, en especial, en los
sistemas de información definidos, la tendencia tecnológica del sector de
la salud, y la disponibilidad y facilidad de adquisición cercanas a la
Dirección. Se concluye en que se cuenta con: Microcomputadores no
conectados, redes locales y sistemas multiusuarios en algunos casos.
 Identificar los supuestos y restricciones que se tendrán en cuenta en la

evaluación. En cuanto a los supuestos, se pueden establecer:
capacidad de expansión, disponibilidad de información, compartir
información, diseño de sistemas modulares, uso de estándares
nacionales o del sector de la salud, conectividad. Entre las restricciones
están: infraestructura de la Dirección (luz, área), personal disponible,
cultura informática.
 Realizar una evaluación cualitativa para determinar y describir la

arquitectura apropiada. Se puede presentar las ventajas y desventajas
de cada tipo de ambiente tecnológico disponible y posible.
11
 Presentar y evaluar alternativas de equipos que soportan la arquitectura
definida. Se identifican las características técnicas particulares de la
tecnología posible y se presentan propuestas sobre su distribución en la
Dirección según necesidades funcionales.
 Determinar las alternativas de software operativo a utilizar en el

ambiente tecnológico definido. Se establecen las características del
sistema operativo que soporte la infraestructura tecnológica propuesta.
 Concluir sobre el ambiente informático actual y recomendar sobre la

estrategia tecnológica requerida. Se decide sobre la tecnología a usar en
la Dirección de acuerdo con las consideraciones anteriores.
ESTRATEGIA ADOPTADA PARA LA TECNOLOGÍA
12
FASE III: DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SI/TI
1. Desarrollo, Arrendamiento o Adquisición de Aplicaciones

(Programas computacionales) y Fortalecimiento de la Capacidad
Institucional
En esta fase, la DLS debe realizar las siguientes actividades:
Adecuación y Modernización Tecnológica

 Comprende la Adquisición y Actualización de los equipos
existentes y la adquisición del software Operativo necesario.
Desarrollo de la Capacidad Técnica del Talento Humano

 Hace referencia a la formación del recurso humano en
conocimientos básicos de sistemas e Información.
Adquisición Progresiva de soluciones Informáticas

 Significa el Desarrollo o la compra de los Aplicativos
computacionales que den respuesta efectiva a los problemas
y necesidades establecidas en los requerimientos y
arquitectura del Sistema de Información Integral en Salud
2. Pruebas y Ajustes de los Aplicativos
Una vez hechas las adecuaciones tecnológicas y adquisiciones o

recibido el Software requerido, se someterán a las pruebas de
funcionalidad correspondientes con datos reales
3. Implantación de los Aplicativos
Luego de realizadas las respectivas pruebas y ajustes respectivos, se procederá

a la implantación final de los Programas para que entren en plena operación
4. Socialización y formalización de requerimientos de Información

a los actores
Una vez implantado el sistema, se reunirá a los diferentes actores del Sistema
Municipal de Seguridad Social en Salud del Municipio con el propósito de
Definir, Aclarar y establecer los Estándares y requerimientos Básicos de
Información, conforme a las normas establecidas para la Actualización,
Administración, Disposición y Transferencia de los Datos
13
Cumplidas las etapas anteriores, se procederá a realizar la implantación
definitiva de los diferentes programas
5. Transferencia del sistema
Es una etapa que se inicia desde la Implantación misma del sistema, en la cual
se debe brindar capacitación y acompañamiento en “Caliente” a los usuarios
a fin de que se apropien del Sistema.
6. Determinación de Impacto
Es una etapa que en algunos casos no se evalúa ni documenta, pero que

merece analizar con el propósito de valorar la contribución real del sistema a
la eficiencia y eficacia organizacional
7. Socialización de los Resultados
Con el propósito de compartir la experiencia con todos los actores,

durante los tres meses siguientes a la Implantación debe procederse
a socializar los resultados obtenidos mediante la exposición en Sala
Situacional de los principales indicadores de Estructura, procesos y
resultados Obtenidos.
14

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DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL VALLE

DESARROLLO DE ESTRATEGIAS PARA EL FORTALECIMIENTO

GUÍA PARA EL DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL

SANTIAGO DE CALI, 2007

DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA

GUÍA PARA EL DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL

Grupo de Apoyo Secretaría Departamental de Salud:

Esta Guía es parte constitutiva de la Investigación “Desarrollo de Estrategias

SANTIAGO DE CALI, 2004

Centro de Investigaciones Epidemiológicas - CIE 3

1. MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................................. 2

2. ENFOQUE Y ESTRUCTURA SISTÉMICA DEL SIIS............................................................... 13

Centro de Investigaciones Epidemiológicas - CIE 4

3. PROCESOS INFORMÁTICOS DEL SIIS .................................................................................... 19

Centro de Investigaciones Epidemiológicas - CIE 5

4. RESULTADOS O PRODUCTOS DEL SISTEMA ...................................................................... 29

ANEXO - METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE

Centro de Investigaciones Epidemiológicas - CIE 6

El documento está estructurado en las siguientes partes:

Se hace una descripción e ilustración de la Arquitectura sugerida por el Ministerio de la

1.1.1. Definición del Sistema Integral de Información

La información generada será oportuna, confiable, valida, flexible, suficiente, económica e

El Sistema de Información tendrá una alta imagen y reconocimiento de su eficacia y eficiencia

El Sistema de Información está orientado a contribuir al mejoramiento de la Efectividad,

Proveer la información necesaria para la toma de decisiones que apoye la elaboración de

1.1.3.2. Objetivos específicos

1. Estandarizar y normalizar el registro, almacenamiento, flujo, transferencia y disposición

2. Establecer los niveles de información, agregación y análisis para la toma de

3. Contribuir a la disminución de la asimetría de información existente en el Sector a

4. Garantizar el acceso a la información del sistema a la población en general, en

El Subsistema de Información del Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS se

 Uniformidad. Serán únicos los conceptos, definiciones y nomenclaturas de los sujetos

 Veracidad. La información producida por el SGSSS, debe corresponder a la realidad de los

 Correspondencia. Los desarrollos y recursos informáticos de que dispongan los actores

 Subsidiariedad y Complementariedad. Los diferentes actores, podrán transitoriamente,

 Confidencialidad. La información de carácter individual de las personas, de que disponga

1.2. MARCO LEGAL

El desarrollo y operación del Subsistema de Información del Sistema Nacional de Salud –

 Ley 10 de 1990. Parágrafo 2, artículo 19, la organización administrativa debe contemplar

 Decreto 1682 de 31 de julio de 1990, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 10 de

 Resolución 2542 de 1998, por la cual se reglamenta el Sistema Integral de Información

 Resolución 0365 de 1999, por la cual se adopta la clasificación única de procedimientos

 Resolución 0412 de 2000, por la cual se establecen las actividades, procedimientos e

 Resolución 890 de 2002, por la cual se modifica la Resolución 2390 de 2002.

 Resolución 1375 de 2002, por la cual se modifican parcialmente la Resolución 890 de

Se agrega a este marco, un conjunto de Circulares e Instrucciones expedidas por la

1.3. MARCO CONTEXTUAL

1.3.1. El Sistema General de Seguridad Social en Salud

Como se mencionó en el Marco Conceptual y Legal, el SGSS, constituye el marco o “Sistema

1.3.2. Agentes del Sistema Integrado de Información

empleo/trabajo y asistencia social, reportarán al Sistema Integrado de Información los datos

Figura 2. Agentes del SIIS

Las administradoras se relacionan de la siguiente manera.

 En salud: Empresas Prestadoras de Salud – EPS, Administradoras del Régimen

 En salud: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS.

1.3.3. El Sistema de Gestión de Datos - Concepto y Modelamiento de Datos

El concepto de modelamiento de datos representa la capacidad del SIIS de captar en forma

Figura 3. Sistema de Gestión de Datos – Modelamiento de Datos para la Gestión

EVENTO GRUPO ETAREO

1.3.4. El Sistema Operativo Misional y de Administración

1. Aseguramiento, el cual corresponde a la forma como se garantiza el acceso de la

2. La Oferta, que se relaciona con el conjunto de recursos no financieros existentes y