NOMBRE DE LA EMPRSA: FERRETERÍA SERVIFER Código: Versión

Logo empresa

PR-PE-01 1.0

NOMBRE DEL PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Tipo de proceso: Adquisición de Bienes y Servicios

OBJETIVO DEL PROCESO: Proveer los bienes y servicios que requiere la Entidad para el Area responsable
cumplimiento de su objeto social con criterios de calidad, eficiencia, oportunidad y de acuerdo con
lo establecido por la ley, al principio de selección objetiva, la transparencia y publicidad de las
actuaciones contractuales. Dirección general
Líder responsable

Gerente General

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Licitación pública Presupuesto asignado y Bien adquirido y Dependencia que requiere el bien
Concurso de méritos requerimiento de las Gestionar servicio prestado. o servicio.
Selección abreviada áreas solicitud de Acta de liquidación
Mínima cuantía contratación. Gestionar la asignación del presupuesto de la del contrato.
Contratación directa Entidad, que soportará directamente el plan anual
Continúa con las de adquisiciones. Ver Subproceso GF-SUB-001
actividades del Programación Presupuestal GF-SUB-001.
subproceso
selección y
evaluación de
proveedores, según
modalidad.

Identificar

REQUISITOS A CUMPLIR
Requisitos del cliente
La Subdirección Administrativa - Grupo Estudios de
Mercado, la Dirección de Soporte y Desarrollo
Organizacional, con el apoyo
de la Dirección de Estrategia y Evaluación,
coordinarán la elaboración del plan anual de
adquisiciones de cada vigencia.
Consolidar DOCUMENTOS REGISTROS
Consolidar necesidades *Actas de la * Notificación funciones y
Analizar y costear bienes y servicios reuniones de alta responsabilidades.
Fijar fechas de posible contratación. gerencia y junta * Registros de evaluación
Remitir plan a las Direcciones para aprobación . directiva. desempeño del personal.
*Informes. * Registros de capacitación.
*Documentos del * Circulares.
 Consolidar necesidades *Actas de la * Notificación funciones y
Existencia del respectivo registro presupuestal. Analizar y costear bienes y servicios reuniones de alta responsabilidades.
Fijar fechas de posible contratación. gerencia y junta * Registros de evaluación
Remitir plan a las Direcciones para aprobación . directiva. desempeño del personal.
*Informes. * Registros de capacitación.
*Documentos del * Circulares.
SGC.
*Informes de
supervisión.
*Informes del mapa
de proceso. *Memorandos.
* Registros de seguimiento
auditorias internas al proceso.
* Registros del sistema comercial.
Afiliación
Requisitosa legales
la compañía aseguradora de riesgos
laborales. Cuando se trate de contratación por
prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión, cuya duración sea superior
a un 81)
mes, el profesional de apoyo del grupo
transversal deberá efectuar la respectiva
afiliación del contratista según el análisis del Ajustar y aprobar
riesgo aplicable
Requisitos en la UGPP.
técnicos Ajustar, aprobar plan anual de adquisiciones de
* NTC-GP ISO 9001 - Requisitos generales. acuerdo al presupuesto asignado.
* Control de documentos y registros. Divulgar a las áreas a través de la carpeta
* Control de acciones correctivas y acciones compartida.
preventivas. Solicitar al área de Comunicaciones la publicación
del plan en la página WEB de la Entidad.
Publicar el plan en el Sistema Electrónico de
Contratación.
Requisitos internos y otros
Otros requisitos previos para la ejecución del
contrato. Cuando en el pliego de condiciones o
sus equivalentes se disponga la presentación y
o acreditación de documentos o circunstancias
prerrequisitos para la ejecución de un contrato,
corresponderá al supervisor del contrato en
cada
caso, verificar el cumplimiento de los mismos.
RECURSOS RIESGOS INDICADORES
Humanos Técnicos Financieros Laborales Operativos (del proceso) Solicitud de contratación, invitaciones a cotizar, aviso
Personal Hardware *Presupuesto *Condiciones *Inadecuada formulación de convocatoria.
competente Software para la desfavorables en de los planes.
para Internet contratación y cuanto a la *Manejo defiente por parte
gestionar el WEB formación del temperatura, ambiente, del gerente en la función
proceso. Intranet personal. ruidoso, iluminación y de planeación..
Como un Impresora ventilación. *Inadecuada asignación de
admisnitrado Escáner *Problemas recursos y de
r de Papelería ergonomicos. responsabilidad para el
 Solicitud de contratación, invitaciones a cotizar, aviso
Personal Hardware *Presupuesto *Condiciones *Inadecuada formulación de convocatoria.
competente Software para la desfavorables en de los planes.
para Internet contratación y cuanto a la *Manejo defiente por parte
gestionar el WEB formación del temperatura, ambiente, del gerente en la función
proceso. Intranet personal. ruidoso, iluminación y de planeación..
Como un Impresora ventilación. *Inadecuada asignación de
admisnitrado Escáner *Problemas recursos y de
r de Papelería ergonomicos. responsabilidad para el
empresas, Muebles de *Malas relaciones cumplimiento de los
Ingeniero oficina interpersonales. objetivos de la empresa.
Industrial, Salas de *Comunicación
gerente reuniones / organizacional deficiente.
comercial. capacitación. *
Presupuesto
para la compra
de los recursos
tecnicos.

Elaboró: María Yanet Morales P. Revisó: Juan David Lopera Aprobó: Sandra Bustamante

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Gerente administrativo Cargo: Gerente General

Fecha: Noviembre 8 de 2017 Fecha: Noviembre 8 de 2017 Fecha: Noviembre 8 de 2017
ón

ón de Bienes y Servicios

CLIENTES
ndencia que requiere el bien
icio.
 REGISTROS
ficación funciones y
nsabilidades.
stros de evaluación
mpeño del personal.
stros de capacitación.
ulares.
ADORES
nvitaciones a cotizar, aviso
 NOMBRE DE LA EMPRSA: FERRETERÍA SERVIFER Código:
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PR-PE-01

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS TECNOLOGICOS Y FINANCIEROS Tipo de proceso: Gestión

OBJETIVO DEL PROCESO: Apoyar la gestión mediante la administración de bienes muebles y Area responsable
suministros, el establecimiento de controles en materia ambiental por medio de la
implementación y gestión del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, así como garantizar la
implementación , administración y prestación de los servicios para la optimización de las TICS, Subdirección administrati
mantenimiento, soporte y desarrollo de software, salvaguardando la información Líder responsable
(Confidencialidad,integridad y disponibilidad), con el fin de garantizar la ejecución de los servicios
informáticos, que aporten al cumplimiento de la misión Institucional.
Subdirector administrativ

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Proceso planeación Plan estrátegico. plan operativo y
de la gestion. Necesidades del bien y Planear comunicación de
Proceso gestión de servicio. Plan anual de adquisición de
recursos. Proceso adquisiciones. Base de Formular plan operativo. Solicitar la contratación de bienes y servicios.
gestión documental. datos de elementos de bienes y servicios. Elaborar cronograma de
consumo. Normatividad inventarios. Identificación de requisitos legales.
ambiental nacional. Elaborar plan de contingencias.
Descripción de
actividades de los
procesos. Lineamientos y
normatividad.

Hacer
Ejecutar las acciones correspondientes al plan
operativo. Circulación de inventarios y toma física.
Implementar cada uno de los proyectos definidos.
Ejecutar el plan de contingencias. Tramitar las
peticiones quejas y reclamos.
 REQUISITOS A CUMPLIR Consolidar DOCUMENTOS
Requisitos del cliente Consolidar necesidades *Actas de la
Seguimiento trimestral a las actividades. Analizar y costear bienes y servicios reuniones de alta
Informe de revisión por parte de la dirección. Fijar fechas de posible contratación. gerencia y junta
Auditorias de control interno y externo. Remitir plan a las Direcciones para aprobación . directiva.
*Informes.
*Documentos del
SGC.
*Informes de
supervisión.
*Informes del mapa
de proceso.

Requisitos legales

Requisitos de las mediciones de los

indicadores. Seguimiento del mapa y manejo
de control de riesgo.
Ajustar y aprobar
Requisitos técnicos Ajustar, aprobar plan anual de adquisiciones de
* NTC-GP ISO 9001 - Requisitos generales. acuerdo al presupuesto asignado.
* Control de documentos y registros. Divulgar a las áreas a través de la carpeta
* Control de acciones correctivas y acciones compartida.
preventivas. Solicitar al área de Comunicaciones la publicación
del plan en la página WEB de la Entidad.
Publicar el plan en el Sistema Electrónico de
Contratación.
Requisitos internos y otros
Otros requisitos previos para la ejecución del
contrato. Cuando en el pliego de condiciones o
sus equivalentes se disponga la presentación y
o acreditación de documentos o circunstancias
prerrequisitos para la ejecución de un contrato,
corresponderá al supervisor del contrato en
cada
caso, verificar el cumplimiento de los mismos.
Otros requisitos previos para la ejecución del
contrato. Cuando en el pliego de condiciones o
sus equivalentes se disponga la presentación y
o acreditación de documentos o circunstancias
prerrequisitos para la ejecución de un contrato,
corresponderá al supervisor del contrato en
cada
caso, verificar el cumplimiento de los mismos.
RECURSOS RIESGOS INDI
Humanos Técnicos Financieros Laborales Operativos (del proceso) Solicitud de contratación
Personal Hardware *Presupuesto *Condiciones *Inadecuada formulación de convocatoria.
competente Software para la desfavorables en de los planes.
para Internet contratación y cuanto a la *Manejo defiente por parte
gestionar el WEB formación del temperatura, ambiente, del gerente en la función
proceso. Intranet personal. ruidoso, iluminación y de planeación..
Como un Impresora ventilación. *Inadecuada asignación de
admisnitrado Escáner *Problemas recursos y de
r de Papelería ergonomicos. responsabilidad para el
empresas, Muebles de *Malas relaciones cumplimiento de los
Ingeniero oficina interpersonales. objetivos de la empresa.
Industrial, Salas de *Comunicación
gerente reuniones / organizacional deficiente.
comercial. capacitación. *
Presupuesto
para la compra
de los recursos
tecnicos.

Elaboró: María Yanet Morales P. Revisó: Juan David Lopera Aprobó: Sandra Bustamante

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Gerente administrativo Cargo: Gerente General

Fecha: Noviembre 8 de 2017 Fecha: Noviembre 8 de 2017 Fecha: Noviembre 8 de 2017
Código: Versión

PR-PE-01 1.0

Tipo de proceso: Gestión de recursos fisicos tecnologico

Area responsable

Subdirección administrativa y financiera

Líder responsable

Subdirector administrativo y financiero

SALIDAS CLIENTES
plan operativo y Proceso de planeación de la
comunicación de gestión.
adquisición de
bienes y servicios.
 DOCUMENTOS REGISTROS
*Actas de la * Notificación funciones y
reuniones de alta responsabilidades.
gerencia y junta * Registros de evaluación
directiva. desempeño del personal.
*Informes. * Registros de capacitación.
*Documentos del * Circulares.
SGC.
*Informes de
supervisión.
*Informes del mapa
de proceso. *Memorandos.
* Registros de seguimiento
auditorias internas al proceso.
* Registros del sistema comercial.
 INDICADORES
Solicitud de contratación, invitaciones a cotizar, aviso
de convocatoria.

probó: Sandra Bustamante

rgo: Gerente General

cha: Noviembre 8 de 2017
 NOMBRE DE LA EMPRSA: FERRETERÍA SERVIFER Código:
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PR-PE-01

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURIDICA Tipo de proceso: Gestión

OBJETIVO DEL PROCESO: Representar al Consejo en los procesos judiciales en los que la Entidad es Area responsable
demandada o demandante, realizando las correspondientes acciones judiciales para la defensa de
sus intereses así como atender los asuntos jurídicos puestos a su consideración tramitándolos
conforme a su naturaleza y disposiciones legales aplicables. Subdirección juridica
Líder responsable

Subdirector juridico

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Direccionamiento Manual para la Seguimiento planes
estrategico. elaboración de politicas Planear de acción.
de prevención. Estrategia
institucional. Tutelas, Dirigir la correcta aplicación del marco legal.
demandas y pruebas. Identificar la estrategia institucional.

Hacer
Determinar la estrategia de defensa juridica.
Estudiar el contenido de la tutela, demanda o
conciliación para establecer y/o definir la estrategia
de defensa jurídica por la que optará la Entidad.
Elaborar la contestación de la Tutela o Demanda y
de la demanda cuando sea el caso.
Elaborar y presentar la Ficha Técnica de Conciliación
al Comité de
Conciliación para su aprobación.
Asistir a la audiencia de conciliación, en la fecha
prevista.
 REQUISITOS A CUMPLIR Verificar DOCUMENTOS
Requisitos del cliente Revisar y comprobar los posibles nuevos procesos *Actas de la
Analisis y evaluación. Entradas de la revisión instaurados contra la reuniones de alta
por la dirección. Entidad. gerencia y junta
Efectuar seguimiento continuo a través de los directiva.
apoderados designados *Informes.
al estado de los procesos activos en el Sistema *Documentos del
Único de Gestión e SGC.
Información Litigiosa del Estado - eKogui, de *Informes de
acuerdo a las siguientes supervisión.
etapas: *Informes del mapa
*Audiencias inicial, de pruebas y de decisión de proceso.
*Pruebas
* Alegatos de Conclusión
* Sentencia
*Recursos
Requisitos legales E intervenir obligatoriamente en cada una de las
etapas indicadas
anteriormente de manera oportuna a través de los
Requisitos de las mediciones de los apoderados
indicadores. Seguimiento del mapa y manejo designados y bajo la responsabilidad de éstos.
de control de riesgo.
Actuar
Requisitos técnicos Determinar las acciones de mejora
Ajuste a la norma de calidad ISO 9001:2015, Definir las acciones preventivas y correctivas que
eliminación de la norma NTCGP: 1000 y de determinen estrategias
Desarrollo frente a los fallos desfavorables a la entidad para
Administrativo. Se hicieron ajustes en: Los evitar nuevas demandas por causas similares y así
insummos, actividades y los productos del contribuir al fortalecimiento de la Defensa Jurídica
Verificar y en los de la Entidad.
insumos, activides y productos del Actuar
Requisitos internos y otros
Otros requisitos previos para la ejecución del
contrato. Cuando en el pliego de condiciones o
sus equivalentes se disponga la presentación y
o acreditación de documentos o circunstancias
prerrequisitos para la ejecución de un contrato,
corresponderá al supervisor del contrato en
cada
caso, verificar el cumplimiento de los mismos.
Otros requisitos previos para la ejecución del
contrato. Cuando en el pliego de condiciones o
sus equivalentes se disponga la presentación y
o acreditación de documentos o circunstancias
prerrequisitos para la ejecución de un contrato,
corresponderá al supervisor del contrato en
cada
caso, verificar el cumplimiento de los mismos.
RECURSOS RIESGOS INDI
Humanos Técnicos Financieros Laborales Operativos (del proceso) Solicitud de contratación
Personal Hardware *Presupuesto *Condiciones *Inadecuada formulación de convocatoria.
competente Software para la desfavorables en de los planes.
para Internet contratación y cuanto a la *Manejo defiente por parte
gestionar el WEB formación del temperatura, ambiente, del gerente en la función
proceso. Intranet personal. ruidoso, iluminación y de planeación..
Como un Impresora ventilación. *Inadecuada asignación de
admisnitrado Escáner *Problemas recursos y de
r de Papelería ergonomicos. responsabilidad para el
empresas, Muebles de *Malas relaciones cumplimiento de los
Ingeniero oficina interpersonales. objetivos de la empresa.
Industrial, Salas de *Comunicación
gerente reuniones / organizacional deficiente.
comercial. capacitación. *
Presupuesto
para la compra
de los recursos
tecnicos.

Elaboró: María Yanet Morales P. Revisó: Juan David Lopera Aprobó: Sandra Bustamante

Cargo: Jefe de Oficina Cargo: Gerente administrativo Cargo: Gerente General

Fecha: Noviembre 8 de 2017 Fecha: Noviembre 8 de 2017 Fecha: Noviembre 8 de 2017
Código: Versión

PR-PE-01 1.0

Tipo de proceso: Gestión juridica

Area responsable

Subdirección juridica
Líder responsable

Subdirector juridico

SALIDAS CLIENTES
Seguimiento planes Direccionamiento estrategico.
de acción.
 DOCUMENTOS REGISTROS
*Actas de la * Notificación funciones y
reuniones de alta responsabilidades.
gerencia y junta * Registros de evaluación
directiva. desempeño del personal.
*Informes. * Registros de capacitación.
*Documentos del * Circulares.
SGC.
*Informes de
supervisión.
*Informes del mapa
de proceso. *Memorandos.
* Registros de seguimiento
auditorias internas al proceso.
* Registros del sistema comercial.
 INDICADORES
Solicitud de contratación, invitaciones a cotizar, aviso
de convocatoria.

probó: Sandra Bustamante

rgo: Gerente General

cha: Noviembre 8 de 2017