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13 de septiembre de 2016

Puebla, Puebla

UAEM – Universidad Autónoma del Estado de Morelos


Av. Universidad No. 1001
Col Chamilpa, Cuernavaca, Morelos
México. C.P. 62209

Elizabeth García
Coordinación de Bibliotecas
Departamento de Servicios Digitales

Por medio de la presente, hacemos llegar a usted la siguiente propuesta de servicios de


consultoría especializada en la implementación de plataformas de software libre, principalmente
para la planeación, creación y preservación de repositorios institucionales utilizando DSpace.

Nuestra propuesta contempla servicios integrales de análisis, planificación, implementación de


los sistemas, migración de información, realización de pruebas, capacitación y acompañamiento.

De antemano agradecemos el interés prestado a nuestros productos y servicios, esperando que


sean de verdadera utilidad para su institución.

Atentamente

Araceli Hernández Morales


Directora General
ahernandez@escire.mx

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San Andrés Cholula, Puebla, México, C.P. 72810
01 (222) 230 55 94
contacto@escire.mx
www.escire.mx

Descripción detallada de los alcances del servicio
Sección 1 – Implementación tecnológica: DSpace

Objetivo

El proyecto consiste en realizar la implementación de un repositorio institucional utilizando el


software libre DSpace 5.4, que ha sido especialmente diseñado para la creación y difusión de
colecciones documentales digitales, ofreciendo una nueva forma de CENTRALIZAR, organizar
y preservar las publicaciones académicas o científicas que genera su institución. Este
sistema permite controlar el acceso a aquellos documentos privados, así como difundir la
producción documental que la institución decida publicar en acceso abierto.

La estructura de DSpace está basada en comunidades, subcomunidades, colecciones, registros


y documentos, lo que permite definir una estructura totalmente ajustada al organigrama
institucional, asegurando que se ajusta organizaciones académicas o científicas de cualquier
tamaño, permitiendo además:

§ Cada departamento o dependencia de la institución, podrá definir el flujo de trabajo y


proceso de publicación de sus documentos de forma independiente.
§ Cada departamento o dependencia de la institución, podrá formar las colecciones de
documentos que requiera, según sus necesidades.
§ Cada colección de documentos puede contar con un esquema de metadatos
personalizado, según las necesidades.
§ Cada colección de documentos puede contar con restricciones de acceso personalizadas,
según las necesidades.
§ Cuenta con un sistema de búsqueda que permite realizar filtros para delimitar búsquedas
por comunidad, colección, autor, título, año, temática, área de interés, clasificación, etc.
§ Permite suscribirse a colecciones por el sistema RSS.
§ Las colecciones pueden contener archivos de texto, imágenes, sonido y vídeo. Los
contenidos no textuales se enlazan con los documentos textuales o se acompañan de
descripciones textuales (como las leyendas de las figuras) para poder buscar y consultar
en modo de texto completo.
§ Cada colección puede manejar permisos diferentes para cada usuario, de forma que los
objetos que el usuario puede consultar irán variando dependiendo de los permisos
asignados; de igual forma es posible ocultar los objetos que no serán utilizados por los
usuarios sin necesidad de borrarlos o darlos de baja de la colección.
§ Un mismo objeto publicado puede mostrarse en tantas colecciones se definan, sin
necesidad de duplicarlo dentro de la plataforma.
§ Al ser una plataforma software libre, DSpace no genera pagos forzosos anuales, ni
establece límites de concurrencia o de descarga de recursos.

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§ Permite integrarse con manejadores de citas como RefWorks y Endnote.
§ Permite integrarse con sistemas de gestión de usuarios como LDAP o CAS.
§ Permite interoperar con sistemas compatibles con OAI-PMH y sistemas de educación a
distancia como Moodle.
§ Puede generar comunidades independientes para instituciones donde cada campus
administra sus contenidos, políticas y niveles de acceso de forma autónoma.

Beneficios

§ Mayor impacto de los contenidos institucionales.


§ Integración mediante el protocolo OAI-PMH de los contenidos que la institución desee
publicar en otras bases de datos o catálogos internacionales.
§ Centralización de los contenidos en un único punto de acceso institucional.
§ Describe los contenidos del repositorio a través del sistema de metadatos Dublin Core
cualificado.
§ Almacena todos los contenidos y tipos de formatos que su Institución genera (documentos
en PDF, imágenes, audios, videos, etc.) no importando la extensión o versión del mismo.
§ Difunde sus contenidos y se integra mediante cosechadores de datos con otras
plataformas académicas que a su vez quisieran integrar y promover sus contenidos.
§ Preserva sus documentos al permitir crear un registro de la existencia del mismo, así como
un control de versiones de cada registro.
§ Acceso concurrente, incluyendo administradores independientes para cada comunidad y
colección.
§ Estadísticas de uso.
§ Respaldos automatizados.
§ Consulta y administración vía web.
§ Consulta desde dispositivos móviles.

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Capacitación virtual

Máximo de asistentes: 5 personas

Duración: 2.5 horas


Temas:
Modelo de Datos
• Crear/agregar metadatos al esquema dublin core
• Creación de Comunidades y Sub-comunidades
• Creación de Colecciones
• Configurar colección para cosechar
• Plantilla de una colección
• Agregar un ítem a una colección
• Editar/Eliminar Colecciones y Comunidades
• Editar ítems
• Actualizar/Eliminar archivos
• Actualizar metadatos
• Retirar ítem del repositorio
• Eliminar ítems
• Relacionador de ítems
• Embargo de archivos
• Mover ítem a otra colección
• Hacer privado un ítem
• Información del panel de control
• Tareas de curación
• Alertas del sistema

Duración: 2 horas
Tema: Roles y Autorizaciones

Duración: 1 hora
Tema: Metadata Editing

Duración: 1 hora
Tema: Simple Archive Format y SAF Builder

Sección 2 – Póliza de garantía, soporte y mantenimiento

Una vez que el proyecto ha sido liberado comienza la fase garantía, soporte y mantenimiento por
3 meses, misma que cuenta con los siguientes servicios de parte de nuestro equipo de soporte:

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§ Ajustes en la configuración del sistema que surgen una vez que la plataforma ya se
encuentra en uso habitual dentro de la Biblioteca, por ejemplo, la modificación de campos,
la creación de nuevas colecciones, ajustes en la visibilidad de los contenidos importados,
siempre que estos ajustes no impliquen:
o Ningún tipo de modificación al código fuente del sistema.
o La reconstrucción o reconfiguración del sistema, esto se refiere a la eliminación de
las políticas de operación o estructura lógica que se le haya dado al sistema con
el fin de dar de alta nuevas políticas de operación o una nueva estructura lógica.
§ Corrección de errores técnicos detectados posterior a la liberación, esto quiere decir que
será corregido cualquier error que sea causado por fallas del sistema, ya sean errores de
programación o errores de configuración.
o No se incluye la corrección de errores que pudieran traer los contenidos o
metadatos, esto quiere decir que las bases de datos proporcionadas por el cliente
serán migradas íntegramente y comparadas con los archivos originales
entregados.
o Es muy importante que el cliente valide tanto la configuración del componente de
migración, como el contenido de los archivos que entrega, ya que solamente se
incluyen tres ejercicios de configuración y prueba de importación y una
configuración e importación formal.
§ Apoyo en la generación de informes y reportes.
§ Solución de dudas respecto al uso y/o administración de la plataforma.
§ Ajustes mínimos en la personalización de la imagen gráfica, esto se refiere a que una vez
seleccionado y aplicado un diseño gráfico, se podrán realizar cambios de colores, cambios
de logotipos, pero no se podrá aplicar un cambio de diseño por otro totalmente nuevo.
§ Acompañamiento en el uso del sistema.
§ Soporte técnico vía correo electrónico en horarios hábiles un contacto técnico que su
institución designe para la solución de problemas o asesorías. Este requerimiento debe
cumplir con el formato “eScire - DSpace - Solicitud de soporte técnico” que le será
proporcionado al cliente al inicio del proyecto.

Sección 2 - Plan de trabajo

Fase I – Descripción del proyecto y prototipo


a) Creación y configuración del proyecto en el sistema de control, comunicación,
documentación y revisión de proyectos de eScire denominado AC.
a. AC es un sistema de gestión de proyectos al que eScire proporciona acceso sin
costo la póliza de garantía, soporte y mantenimiento por 3 meses.
b. Este sistema permite que las personas indicadas por el cliente puedan visualizar
los avances del proyecto en cualquier momento que lo requieran a través de:
i. Visualizar avances en gráficas de Gantt.
ii. Visualizar tareas pendientes y tareas completadas.
iii. Visualizar fechas compromiso por cada tarea y el estatus.
iv. Descargar manuales o documentos técnicos relacionados con el proyecto.

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v. Mantener un historial de comunicación con eScire.
c. Al finalizar el proyecto, el cliente recibirá una copia impresa de todos los contenidos
del sistema AC, que servirá como memoria técnica.
b) Revisión y explicación del proyecto.
c) Fechas de sesiones para la configuración de la plataforma (5 sesiones).

Fase II – Diseño y configuración de la versión DSpace versión 5.x


a) Entrega del respaldo e información a migrar.
b) Instalación del sistema, en ambiente de desarrollo en servidor de eScire.
c) Personalización gráfica básica.
d) Configuración y permisos de colecciones y subcomunidades básica.
e) Migración de información a DSpace.
f) Instalación del sistema versión “producción”.
g) Asignación de subdominio por ejemplo: repositorioinstitucional.institucion.mx

Fase III – Capacitación virtual Consultar sección 1 del documento.


a) Capacitación administrativa.

Fase V – Carpeta de liberación y pólizas


a) Formato de soporte técnico (Entrega y explicación).

Implementación tecnológica: Póliza de garantía, soporte y


DSpace mantenimiento
(6 a 8 semanas) (3 meses)

NOTA: Tiempos aproximados, una vez autorizada la propuesta por parte de la institución es necesario
tener una reunión de 2 horas para establecer la fecha de inicio y el plan de trabajo a realizar para cada
una de las fases, indicando requerimientos técnicos y operativos a considerar para estas fechas.

Sección 7 - Casos de éxito

Colombia
Observatorio del Caribe Colombiano
http://occ.dspace.escire.net/index.jsp
Universidad Católica de Pereira
http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/
Universidad Libre de Pereira
http://repositorio.unilibrepereira.edu.co:8080/pereira/
Universidad Católica de Manizales
http://repositorio.ucm.edu.co:8080/jspui/

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México
Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico en Electroquímica
http://cideteq.dspace.escire.net/
Instituto Potosino de Investigación Científica y Tecnológica
http://repositorio.ipicyt.edu.mx/
CIESAS
http://repositorio.ciesas.edu.mx/
Banco de Información para la Investigación Aplicada en Ciencias Sociales
http://biiacs-dspace.cide.edu/
Centro Internacional de Mejoramiento de Maíz y Trigo
http://repository.cimmyt.org/
Universidad Autónoma Metropolitana
http://zaloamati.azc.uam.mx/
FLACSO México
http://bibdigital.flacso.edu.mx:8080/dspace/
Colegio de Postgraduados
http://colposdigital.colpos.mx:8080/jspui/
Universidad Pedagógica Nacional
http://campus.ajusco.upn.mx:8080/upn/
Universidad de Guadalajara
http://www.riudg.udg.mx/
Perú
Universidad Privada del Norte
http://repositorio.upn.edu.pe/
Puerto Rico
Instituto Tecnológico de Santo Domingo
https://repositoriobiblioteca.intec.edu.do/

Sección 8 - Propuesta económica

Descripción Precio
Implementación tecnológica: DSpace $110,000.00 MN *
§ Implementación, diseño, parametrización
§ Capacitación virtual
§ Póliza de garantía, soporte y mantenimiento (3 meses
posterior a la liberación).
§ Módulo para migración masiva de información (La
institución debe enviar los requerimientos necesarios).
§ Conector ORCID
§ Conector Repositorio Nacional
* Póliza de acompañamiento anual $44,000.00 MN

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Subtotal: $154,000.00 MN
I.V.A. 16%: $24,640.00 MN
TOTAL: $178,640.00 MN

[1]
La institución deberá compartir con 5 días de anticipación nombres completos, cargo, correo
electrónico y teléfono de los asistentes.
[2]
Póliza de acompañamiento - Posterior al mes de póliza, la Institución puede optar por renovar
una póliza opcional por 12 meses con las que mantendrá vigentes los servicios de soporte técnico
y mantenimiento de la plataforma. Esta póliza es totalmente opcional y en caso de no renovarse
la Institución no perdería absolutamente nada de la información migrada ni de las funcionalidades
de la plataforma.

Cobertura de las pólizas de acompañamiento, después de los 3 meses de cobertura


incluidos en el proyecto:
- Solución de errores o fallas del funcionamiento de la plataforma.
- Apoyo en la migración de un servidor a otro.
- Hasta 8 horas de formación a nivel operativo y administrador.
- Soporte técnico vía telefónica o skype para resolver dudas respecto a la operación del
sistema.

Notas importantes
v Las cantidades expresadas son en PESOS MEXICANOS y son más IVA 16%.
v Forma de pago: 50% al inicio y 50% en la entrega.
v Vigencia de la propuesta: 30 de noviembre de 2016.
v Una vez autorizada la propuesta por parte de la institución es necesario tener una reunión
de 2 horas para establecer el plan de trabajo a realizar para cada una de las plataformas,
indicando requerimientos técnicos y operativos a considerar.
v No incluyen servicio de conexión y configuración con sistemas externos y desarrollo a la
medida.
v Los precios no incluyen soporte técnico, configuración o administrador del servidor
institucional que alojará las aplicaciones.
v En caso de requerir sesiones de capacitación presencial adicionales, la institución deberá
cubrir los viáticos (transporte, hospedaje y alimentos).
v Cualquier servicio extra requerido, tendrá un costo adicional.
v Los términos de licencia libre, pueden consultarse en la siguiente URL:
http://www.dspace.org/license
v Lista de precios por hora para servicios adicionales que la institución podría solicitar a
eScire: Soporte técnico - USD$30.00, consultoría informática - USD$50.00, Programación
o desarrollo - USD$45.00, cursos o capacitaciones diversas (sin certificación) -
USD$40.00, captura o migración de información: USD$30.00.

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v La presente propuesta es confidencial y tiene como única finalidad ofrecer una visión
clara de los componentes, funciones y compromisos requeridos tanto por eScire S.A.
como por el cliente. Los términos y las condiciones de prestación de servicios, serán
definidos en la documentación correspondiente.

Historial de versiones

ü Versión 1.0 presentada por eScire con fecha 28 de enero de 2016.


ü Versión 2.0 presentada por eScire con fecha 12 de septiembre de 2016.

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