Triskelion PDF

TKSystem by Gamelearn
©2010 Gamelearn. Prohibida su reproducción total o parcial sin permiso escrito del propietario del copyright.
LECCIÓN 1: INTRODUCCIÓN
El sistema se creó inicialmente en torno al Triskelion, que como sabe, es el

símbolo de la sabiduría. Cada una de sus tres ramas representa un pilar del
modelo. Por desgracia, muy pocos saben cuáles son esos tres pilares.
Durante años de estudio, he encontrado un elemento omnipresente en las

lecciones de la Orden: la proactividad. Es esencial en los escritos de Séneca
y aparece de forma constante en todos los documentos a los que he tenido
acceso durante mi investigación.
Permita que le ponga un ejemplo: Supongo que habrá esperado alguna vez
en el dentista. La mayoría de la población acepta que su dentista le haga
esperar. En algunas ocasiones diez o quince minutos. En otras, mucho más.
¿Qué es lo que pasa en la sala de espera? Con un poco de suerte, el dentista
ofrece algunas revistas del corazón de hace tres meses. Si ese no es el caso,
los clientes mirarán al techo o se mirarán entre ellos.
Lo más triste es que casi todos piensan que la culpa de esa pérdida de
tiempo es del dentista cuando la culpa es de todas y cada una de las
personas que esperan. ¿Cuántas veces exigimos que se nos atienda de
manera puntual?¿Cuántas veces nos quejamos formalmente por el retraso?
¿Cuántas mostramos claramente nuestra indignación?
El dentista hace muy bien su trabajo. Optimiza sus ingresos haciendo que las
esperas corran por cuenta de sus clientes. Mientras nadie se queje ¿Por qué
debería cambiar su modelo?
Este robo de nuestro bien más preciado, nuestro tiempo, sucede cada día en
las más variadas circunstancias, pero casi todos lo permitimos. ¿Por qué?
Según Séneca, porque ni siquiera somos conscientes del valor que tiene
nuestro tiempo. Si no lo valoramos ¿Cómo lo vamos a defender?
Y me dirá: Pero la culpa es del dentista. Yo llego puntual. No puedo evitar

que me haga esperar. Y yo le diría: ¡Sea proactivo! Cambie de dentista.
Busque uno que ofrezca puntualidad como parte de su servicio. Exija que se
le atienda de forma puntual. Reserve la primera hora de la mañana para que
no le afecte ningún retraso acumulado. Llame antes de ir para confirmar que
no hay retrasos. Pida que le avisen si los hay.
En el peor de los casos, si la espera es absolutamente inevitable, prepárese

para aprovechar el tiempo que estará esperando. Lleve algún documento
pendiente de leer, un libro, una revista de su interés, un portátil, su
teléfono... lo que sea.
Lo importante es que, si se produce la espera, pueda hacer lo que decida

que quiere hacer, y no lo que las circunstancias le obliguen a hacer.
No todas las opciones sirven a todo el mundo. Lo importante es empezar a

cuestionarse cómo podemos evitar que se produzca ese robo de nuestro
tiempo.
Al contrario de lo que muchos piensan, proactividad no significa sólo tomar

la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan;
decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer.
Entender que tenemos las riendas de nuestra propia vida.
No podemos decidir qué es lo que nos sucede, pero sí podemos decidir cómo
actuamos ante las cosas que nos suceden.
Otro ejemplo de esperas asumidas son los atascos de tráfico. De media, los
habitantes de ciudades grandes, están en el coche más de una hora diaria
para ir y volver del trabajo. Una persona reactiva diría que son inevitables.
Que son culpa del acalde. Incluso pueden ser culpa del resto de los
conductores.
Una persona proactiva, consciente del valor de su tiempo, buscaría formas

de evitar esos atascos: madrugaría más para evitar la hora punta, buscaría
una ruta alternativa, usaría el transporte público, compraría una moto,
negociaría nuevos horarios con sus superiores, solicitaría trabajar desde
casa, cambiaría de casa, cambiaría de trabajo, cambiaría de ciudad... Por
supuesto, no todas son opciones viables para todos nosotros, pero cada uno
es responsable de buscar proactivamente su propia solución.
De nuevo, si el tráfico es verdaderamente inevitable, podemos pensar en

formas de aprovechar ese tiempo: escuchando audiobooks (libros leídos),
cursos de idiomas, nuestra música favorita o haciendo llamadas pendientes.
Cinco días cada semana. Son 8 horas de aprovechamiento semanales. ¡Una
jornada laboral de regalo cada semana!
Con ese tiempo, durante un año podríamos “leer” en el coche 100 libros,
aprender a hablar un idioma, resolver el 20% de nuestro trabajo antes de
llegar a la oficina o mantener el contacto con familia y amigos.
Aunque un reactivo siempre encontrará excusas y justificaciones: “es

peligroso usar el móvil en el coche”,“la empresa no me paga el manos
libres”,“es muy temprano para llamar a mis amigos”.
Solamente con una actitud de valoración de nuestro tiempo, lucha por su

defensa y esfuerzo por sacarle el máximo partido, podremos aprovechar un
sistema de gestión del tiempo y productividad personal. Sea el que fuera.
El mejor sistema de gestión del tiempo es totalmente inútil si la persona que

debe utilizarlo no tiene la actitud adecuada.
A parte de la proactividad, he descubierto que el sistema del Triskelion

define técnicas y herramientas increíbles alrededor de conceptos como la
planificación, la organización y la ejecución.
Por lo que dicen los que conocen el sistema, las técnicas del Triskelion
permiten incrementar la productividad al tiempo que se controla el estrés.
Facilita la consecución de los objetivos personales y profesionales, multiplica
la eficiencia y refuerza el foco y la concentración.
LECCIÓN 2: LA VELA
Reunidos una vez más en el Foro Boario, en la plaza, junto a la fuente de la

verdad, el maestro se dirige a nosotros con prudente erudición...
Como acostumbra, se yergue solemne sobre el pedestal de la sabiduría con

el templo de Hércules Víctor de fondo. Después de saludarnos con una ligera
inclinación de cabeza, comienza su discurso...
S: La mayor parte de los hombres se queja de la naturaleza, culpándola de

que nos haya criado para edad tan corta. El tiempo que tenemos no es
corto; pero perdiendo mucho de él, hacemos que lo sea. La vida es
suficientemente larga como para ejecutar en ella cosas grandes, si la
empleáramos bien. El problema es que no lo hacemos.
Nos robamos a nosotros mismos tiempo y dejamos que otros lo hagan. Y eso
es así, porque no entendemos que nuestro tiempo es nuestra vida. Pensadlo
cuidadosamente y os daréis cuenta de que vuestra vida no es más que el
tiempo de que disponéis y cómo disponéis de él.
Vuestra vida es como esta vela. La cera es el tiempo. Cada pellizco de cera
que se consume, desaparece. No se puede recuperar. Como los minutos de
que está construida nuestra vida. Lenta pero irremediablemente, la cera se
consume y no hay nada que podamos hacer para evitarlo.
Muchos incautos se muestran tranquilos pues, al fin y al cabo, la vela es

larga. Pero, craso error es considerar que tendremos todo ese tiempo por
delante. En cualquier momento, de cualquier lugar, una pequeña bocanada
de aire podría hacer que la vela se apagara. Una enfermedad, un accidente,
una desgracia... cualquiera de ellos podría apagar vuestra vela antes de
tiempo. ¿Tan seguros estáis de que será la vuestra aquella vela que arda
hasta consumirse por completo?
Sólo cuando seamos conscientes de que cada minuto de nuestro tiempo es

un trozo de nuestra vida, cuando sintamos que el que nos roba un minuto
nos está robando un trozo de vida, cuando consideremos cada minuto como
un regalo que podría ser el último, sólo entonces, valoraremos
verdaderamente nuestro tiempo y lo defenderemos con uñas y dientes.
Muchos me preguntáis por el secreto de la dicha, el éxito, la riqueza... son

muchos los pasos que se han de dar pero, sin ninguna duda, gestionar bien
vuestra vida o, lo que es igual, gestionar bien vuestro tiempo, habrá de
llevaros al objetivo que tanto ansiáis.
R: Es la transcripción de una de las lecciones de Séneca. Además habla del

lugar donde se reunían. Es una prueba clara de que Séneca hablaba a sus
seguidores de los secretos del éxito y la felicidad... pero no demuestra la
existencia de La Orden.
LECCIÓN 3: REÚNE
Verás, lo más importante si quieres ser eficiente, sobre todo si deseas

controlar tus niveles de estrés, es que dispongas de un sistema en el que
confíes, que puedas llevar siempre encima y en el que puedas escribir
absolutamente todo.
Cuando hablo de todo, me refiero a tus citas, tus compromisos, tus tareas,
tus objetivos, tus ideas, tus proyectos... Y no sólo en el ámbito profesional;
también en el personal.
Muchas personas utilizan su cabeza para retener toda esa información.

Confían en su memoria para gestionar casi todo. Esto tiene tres problemas
fundamentales:
En primer lugar, por mucha memoria que tengas, siempre hay cosas que
olvidarás.
En segundo lugar, aunque el cerebro es un almacén de información regular,

es un pésimo sistema de alarmas y avisos:
Por un lado, te recordará temas pendientes cuando estás concentrado en la

ejecución de otros asuntos, lo cual es un enorme obstáculo para tu
concentración, tu enfoque y tu productividad. Por ejemplo, te acordarás de
que tienes que llevar el traje a la tintorería mientras estás concentrado
redactando un informe y no puedes hacer nada al respecto.
Distraerte recordando asuntos pendientes que no tienen relación con lo que

estás haciendo, multiplica el tiempo que le dedicas a una tarea.
Por otro lado, tu mente se olvidará de avisarte de algunos asuntos que

necesitas recordar en un momento y un lugar determinados. Por ejemplo,
olvidarás comprar las pilas para el mando de la televisión cuando estás en el
supermercado, aunque seguramente te acordarás cuando ya estés en el
coche, de vuelta a casa, después de haber esperado 10 minutos para pagar
en la caja.
Que tu mente no te recuerde las cosas cuando las necesitas es,

evidentemente, un serio obstáculo para tu calma y tu efectividad.
El tercer problema, y el más grave, de mantener toda la información en tu

cabeza es que genera un elevado nivel de estrés aunque no seamos
conscientes de ello.
Cada compromiso pendiente, cada problema sin resolver, cada tarea sin
hacer... revolotearán en tu cabeza de forma constante si es tu mente la

encargada de recordarlos. Esto hace que, a nivel inconsciente, tu cerebro
esté permanentemente pre-ocupado y estresado.
Sólo piensa en alguna situación en la que has recordado algo que tienes que
hacer mientras estás en un bar o justo antes de irte a dormir. Piensa en la
pequeña sensación de tensión y pre-ocupación que atraviesas hasta que,
finalmente, decides apuntarlo en una servilleta o enciendes la luz de la
mesilla para escribirlo en un papel. Multiplica esa sensación de tensión por
los cientos de pendientes que tienes en tu vida e imagina el nivel de estrés
inconsciente al que te sometes.
Recuerda la leve sensación de alivio que sientes cuando descargas tu mente

y lo vuelcas en la servilleta. Y eso que, en el fondo, eres consciente de que
esa servilleta terminará muy probablemente en la lavadora con tu pantalón.
Imagina el alivio que podrías sentir si los cientos de pendientes quedaran
escritos, y además, escritos en un sistema en el que confías. En un lugar en
el que sabes que podrás encontrarlo siempre que lo necesites.
Por lo tanto, hay tres poderosas razones para utilizar un sistema y escribir
en él absolutamente todo:
La primera es que la memoria puede fallarte.

La segunda es que la mente es un pésimo sistema de alarmas y avisos.
Y la tercera es que ocupar la mente para recordar todos tus pendientes
genera un elevado nivel de estrés.
Evidentemente, para que todo funcione, hay que seguir unas directrices
básicas y el sistema debe cumplir una serie de requisitos, pero me temo que
hoy no dispongo de más tiempo. Quizás en otra ocasión.
LECTURA: GESTIÓN DEL TIEMPO
Gestionar bien nuestro tiempo implica que, en cada momento, hacemos lo

que decidimos hacer y no lo que las circunstancias nos empujan a hacer.
Un buen gestor del tiempo decide, de forma totalmente consciente, qué es lo

que hace y cuándo lo hace.
Si estáis viendo una serie de televisión porque al llegar a casa os habéis

tirado por inercia en el sofá y habéis hecho zapping hasta encontrar por
casualidad la serie, entonces, es muy probable que no estéis gestionando
bien vuestro tiempo. Si al llegar a casa, habéis considerado las distintas
alternativas y, después de hacerlo, habéis decidido conscientemente que ver
la televisión es el mejor uso que podéis hacer de vuestro tiempo, entonces
podríais estar gestionándolo bien.
Ahora bien, me cuesta imaginar que esta segunda opción sea posible.
La mayoría de nosotros nos quejamos porque no tenemos tiempo para

disfrutar de nuestro hobbie, para pasar tiempo con los niños, hacer deporte,
leer, quedar con los amigos... Si ese es vuestro caso, me cuesta creer que
decidáis conscientemente ver la televisión en vez de hacer estas otras
actividades que son gratas, relajantes e importantes para vosotros. Más bien
diría que son la inercia y el cansancio los que os llevan a tiraros al sofá y
encender la tele.
Un buen gestor del tiempo sabe vencer esa inercia y se plantea, de forma
constante, cuál es el mejor uso de su tiempo. Tanto de su tiempo de ocio
como de su tiempo de trabajo.
Si estáis leyendo una revista porque es la única que tenían en la sala de

espera, no estáis gestionando bien vuestro tiempo. Si estáis leyendo esa
revista porque habéis decidido conscientemente leerla, podríais estar
gestionando bien tu tiempo.
Si estáis en una reunión en la que no aportáis, sólo porque os han invitado,

no estáis gestionando bien vuestro tiempo. Si decidís acudir a la reunión
porque consideráis que es importante estar en ella, podríais estar
gestionando bien vuestro tiempo.
¿Y por qué digo podríais? Porque para poder admitir que estáis gestionando
bien vuestro tiempo, además de ser decisiones conscientes, deben ser
decisiones correctas.
Un buen gestor del tiempo decide dedicar su tiempo a cosas importantes. ¿Y

cuáles son las cosas importantes? Pues aquellas que le ayudan a conseguir
sus objetivos. Objetivos profesionales y también personales.
Si uno de vuestros objetivos es estar sano; salir a pasear, hacer deporte,

descansar adecuadamente, realizar técnicas de relajación... son actividades
importantes.
Si uno de vuestros objetivos es incrementar las ventas; llamar y visitar

clientes son actividades importantes.
Cualquier persona tendrá objetivos relacionados con los distintos ámbitos de

su vida: el familiar, el personal y el profesional.
Gestionar bien el tiempo no es sinónimo de “producir” cada hora del día.

Tampoco es sinónimo de hacer mucho. Gestionar bien el tiempo implica
hacer lo más importante en cada momento.
Tengo un amigo que se levanta a las 5 de la mañana, sale a correr, desayuna

mientras lee el periódico, lleva a los niños al colegio, va a trabajar, tiene
clase de idiomas mientras come, sale de trabajar antes que los demás pero
cumple sus objetivos, acude a clases de baile con su mujer, juega con los
niños, los acuesta y, después de cenar, lee un poco antes de dormirse.
Tengo otro amigo que se levanta a las 11 de la mañana, pasea a su perro,

pinta algo a lo largo del día, visita alguna exposición y lee algún que otro
libro sobre pintura.
Si os pregunto cuál de los dos gestiona mejor su tiempo, probablemente

penséis que el primero lo hace mejor.
Si os dijera que el objetivo vital de los dos es convertirse en pintor y

dedicarse profesionalmente al arte, ¿cambiaría vuestra perspectiva?
Nunca olvidéis que gestionar bien el tiempo no es cuestión de hacer mucho,

sino de hacer lo que nos lleva a conseguir nuestros objetivos en cada uno de
los ámbitos de nuestra vida.
Gestionar bien el tiempo también implica ser eficiente haciendo esas cosas
que son importantes... pero eso ya es un tema sobre el que escribiré más
adelante.
En resumen: un buen gestor del tiempo es consciente del valor de su

tiempo, decide de forma consciente qué es lo que hace con él y decide
dedicarlo, eficientemente, a actividades que son importantes.
PD: Creo que en alguna de nuestras conversaciones ha surgido el tema de la

diferencia entre eficaz y eficiente. En terminología de La Orden, podríamos
definirlos así:
Eficaz: Consigue el objetivo.

Eficiente: Consigue el objetivo optimizando los recursos.
LECCIÓN 4: DECIDE
Nuestro sistema de productividad personal está rodeado de cosas que hacer,

problemas que resolver, peticiones, encargos, proyectos...
Todas aquellas cosas sobre las que no hemos tomado una decisión las
llamamos “pre-ocupaciones”. “Pre” guión “ocupaciones”. Es decir, cosas de
las que nos ocupamos antes de ocuparnos realmente de ellas.
Las pre-ocupaciones generan estrés, ocupan tiempo e interfieren con el resto

de cosas de las que sí te estás ocupando.
Existen dos formas de eliminar una pre-ocupación: hacer algo para

resolverla o decidir que no vamos a hacer nada al respecto.
Imagina, por ejemplo, que tienes un rayón en el coche. Cada vez que te
montas en él, lo ves y recuerdas que tienes que repararlo. El rayón se ha
convertido en una pre-ocupación y cada vez que lo ves te obliga a pensar en
él, a dedicarle tiempo y te provoca un leve nivel de estrés.
Mientras no tomes una decisión respecto al rayón, esa pre-ocupación seguirá

molestándote.
Hay dos formas en que podemos eliminar esta pre-ocupación y el estrés que
conlleva:
En primer lugar, podríamos decidir que no vamos a arreglar el rayón. Al fin y

al cabo, lo normal es que los coches tengan rayones y tener el coche
impoluto no compensa ni el tiempo ni el esfuerzo de llevarlo al taller. Puede
que sigamos viendo el rayón, pero a partir de la decisión, nuestra mente no
nos estará recordando que tenemos algo pendiente que hacer, ya que hemos
decidido no hacer nada.
En segundo lugar, podríamos decidir arreglarlo. La mejor forma de eliminar

la pre-ocupación sería llevar el coche al taller, pero quizás tomemos la
decisión de llevar el coche a reparar después de las vacaciones de verano o
deleguemos en alguien para que se encargue de hacerlo. Hacerlo,
postponerlo o delegarlo también eliminará la pre-ocupación y el estrés
asociado a ella.
Por lo tanto, una pre-ocupación seguirá siendo tal, hasta que tomemos una
decisión.
Si decidimos no hacer nada, la pre-ocupación se eliminará y no entrará en

nuestro sistema.
Si decidimos hacer algo, la pre-ocupación se convertirá en lo que llamamos

“una decisión” y entrará en nuestro sistema.
Debes registrar todas tus decisiones en tu sistema. Un sistema en el que

confíes y que evitará que las olvides. Sólo así conseguirás que no vuelvan a
ser pre-ocupaciones.
Por lo tanto, la primera pregunta que debes plantearte ante una pre-
ocupación es: ¿Esto requiere que yo haga algo?¿Implica una acción por mi
parte? ¿Voy a hacer algo al respecto?
Si la respuesta es “sí”, tendremos que convertir esa decisión en una acción

concreta. Es preciso definir cuál es exactamente el siguiente paso que vamos
a dar. El siguiente paso es la siguiente acción física y concreta para hacer
realidad esa decisión.
“Hacer deporte” es una decisión. “Matricularme en el gimnasio” es el

siguiente paso.
“Aprender un segundo idioma” es una decisión. “Inscribirme en un curso on-
line” es el siguiente paso.
Muchas decisiones son como mini-proyectos y tenemos que ser capaces de

desgranarlos en las distintas acciones físicas y concretas de que están
compuestos.
Por ejemplo, “llevar el coche al taller” no es la primera acción física concreta

que tendremos que llevar a cabo. Antes de poder hacerlo, tendremos que
localizar el teléfono del taller, llamar para pedir cita y, finalmente, llevar el
coche.
Por lo tanto, “Localizar el teléfono del taller” es el siguiente paso que

deberías registrar en el sistema. Es una acción concreta que es fácil de llevar
a cabo.
Quieres que tu listado maestro de tareas sea un listado de siguientes pasos

y no un listado de decisiones.
¿Cuánto crees que te movilizará a la acción una tarea como “aprender un

segundo idioma”? Imagina que tienes 15 minutos libres y que quieres
aprovecharlos. Empiezas a repasar tu listado de tareas y te encuentras con
la tarea “aprender un idioma”. Cuando la veas, pensarás que es una tarea
gigantesca, demasiado difícil, enormemente complicada. Nunca te plantearás
dedicar tus 15 minutos libres a algo así.
Si en vez de eso hubieras leído una tarea como “Buscar en Internet una
academia cerca de casa” seguramente hubieras encontrado más atractiva la
opción de dedicar 15 minutos a tu decisión de aprender un segundo idioma.
Si escribes decisiones en vez de siguientes pasos en tu sistema, cada vez

que revises tu listado de tareas tendrás que llevar a cabo un pequeño
proceso de planificación para definir cuál es el siguiente paso que debes dar
en cada una de las decisiones. Esto te hará perder mucho tiempo, evitará
que puedas tomar decisiones rápidas para aprovechar tiempos libres y te
desmotivará para mover tus proyectos adelante.
Tu sistema debe recoger todos los siguientes pasos que debes dar
relacionados con tus distintos objetivos y decisiones.
Constantemente debes estar preguntándote “¿Cuál es el siguiente paso?”.

Cuando planifiques, después de cada reunión, cuando establezcas un
objetivo a alcanzar, etc. No encontrarás mejor forma de acercarte a tus
objetivos y hacer realidad tus decisiones.
El secreto de las personas más eficaces y productivas es que son capaces de

definir un siguiente paso sea cual sea la magnitud del objetivo o del
proyecto. De esa forma, no se asustan ni procrastinan y empiezan a
moverse mucho más rápido que las personas que no saben hacerlo.
En definitiva: Las pre-ocupaciones rodean tu sistema y estarán presentes

hasta que tomes una decisión. Si decides hacer algo, las estarás dando
acceso al sistema. Dejarán de ser pre-ocupaciones y se convertirán en
decisiones. Y serán decisiones hasta que definas la siguiente acción física y
concreta a llevar a cabo. El listado de tareas de tu sistema deberá recoger
todos tus siguientes pasos, tanto del ámbito personal como del profesional.
LECTURA: DIAGRAMA DE DECISIÓN
En este documento voy a hablar del segundo pilar del sistema Triskelion:
“Gestiona”.
Este pilar establece tres pasos: reúne todas tus pre-ocupaciones, decide que
hacer con ellas y organiza las acciones derivadas de tus decisiones en el
sistema.
En concreto, voy a describir el diagrama de decisión, que establece la forma

en que procesamos cada pre-ocupación hasta convertirla en un elemento
que nuestro sistema pueda organizar.
1. ELEMENTOS DEL SISTEMA
Antes de empezar, voy a describir los distintos elementos que componen el

sistema Triskelion de Productividad Personal:
Bandeja de entrada física: Recoge los elementos físicos (papeles,

revistas, correo físico…) que aterrizan en nuestro sistema.
Bandeja de entrada (Inbox): Recoge el correo electrónico que recibimos.
Las bandejas de entrada deben contener únicamente elementos sobre los

que todavía no hemos tomado una decisión. Es decir, contienen pre-
ocupaciones. Estas pre-ocupaciones, junto a todas aquellas que revolotean
en nuestra cabeza, están a la espera de que decidamos darles acceso a
nuestro sistema o no.
Aquellas pre-ocupaciones sobre las que decidamos hacer algo, se convertirán

en decisiones. Estas decisiones accederán a nuestro sistema. Para
gestionarlas y organizarlas el sistema consta de las siguientes herramientas:
Listado de tareas: Registra y organiza todas y cada una de las acciones

pendientes de ejecución (los siguientes pasos)
Calendario: Registra y organiza todas y cada una de nuestras reuniones y

compromisos, con otras personas y con nosotros mismos.
Notas: Registra y organiza información útil de uso frecuente o relacionada

con proyectos en marcha. Algunos ejemplos: ideas, reflexiones; datos
recurrentes como números fiscales, direcciones, datos de facturación; citas
que nos han gustado, libros que queremos leer, películas que queremos ver,
ideas sobre regalos que podemos hacer a nuestra familia y amigos, artículos
interesantes; nuestras tallas de ropa, las de nuestra pareja o las de los
niños; recetas que nos gustan, restaurantes que queremos visitar, hoteles
que nos han gustado, datos recurrentes para viajes, check-lists de todo tipo
y un larguísimo etcétera.
Archivo: Registra y organiza información útil de uso poco frecuente.

Contaremos con dos archivos: el físico y el digital.
Contactos: Registra y organiza la información sobre las personas y la

manera de contactar con ellas.
Pendientes de lectura: Registra y organiza aquellos documentos, webs,

artículos, libros, informes… que tenemos que leer en algún momento.
Cuaderno: Registra de forma provisional información que, después, deberá

pasar a alguno de las otras herramientas de registro permanente del
sistema.
Para las pre-ocupaciones a las que no demos acceso a nuestro sistema,

contamos con la principal herramienta de un buen gestor del tiempo: La
papelera.
Una vez que están claros los distintos elementos que componen el TK
System (o sistema del Triskelion), podemos empezar a analizar el proceso de
decisión.
2. DIAGRAMA DE DECISIÓN
Nuestro sistema está rodeado de pre-ocupaciones. Es decir, asuntos sobre

los que todavía no hemos tomado una decisión.
Como no somos capaces de hacerlo todo, debemos intentar que a nuestro

sistema sólo accedan aquellas cosas que pueden contribuir a que
consigamos nuestros objetivos, tanto profesionales como personales.
¡Ojo! Tenemos que evitar, a toda costa, que alrededor de nuestro Triskelion
se acumulen pre-ocupaciones porque esto provoca muchas distracciones y
genera estrés. Debemos acostumbrarnos a tomar decisiones rápidas sobre
cada una de esas pre-ocupaciones.
La primera pregunta que tenemos que hacernos respecto a una pre-

ocupación es: “¿Hago algo?”. Es decir, ¿estoy dispuesto a llevar a cabo una
acción relacionada con esta pre-ocupación?
En este caso, nuestra respuesta preferida siempre será “no”. Recordad que
tenemos que ser estrictos en la defensa de nuestro tiempo y en la utilización
eficiente de nuestros recursos.
Si decidimos no hacer nada, nos desplazaremos por el diagrama hasta llegar

a una nueva pregunta: ¿Respondo? Es decir, para poder eliminar esta pre-
ocupación ¿debo comunicarle mi decisión a alguien?
De nuevo, la respuesta ideal es “no”. Si fuera así, podríamos movernos

directamente a la siguiente pregunta.
Pero en el caso de que debamos responder a alguien, tendremos que decirle

“no”. Un “no” asertivo. Es decir: diremos “no”, explicaremos por qué no (sin
excusarnos) y ofreceremos alternativas.
Intentaré escribir sobre el “no” asertivo en algún otro momento. En

cualquier caso, di “no” de la forma correcta pero, sobre todo, di “no” lo más
rápido posible. Todo el tiempo que transcurra hasta que lo hagas, la pre-
ocupación no se habrá resuelto.
Una vez salvado este paso, deberíamos preguntarnos: ¿lo necesito?
Imaginemos, por ejemplo, que la pre-ocupación es un correo electrónico que

ha llegado a nuestra bandeja de entrada. Hemos decidido que no vamos a
hacer nada al respecto y hemos respondido con un “no” asertivo (si es
necesario). Ahora, tenemos que decidir si necesitamos conservar ese correo
electrónico o no. Una vez más, la respuesta ideal es “no”. Si fuera así,
eliminaríamos ese correo trasladándolo a la papelera de nuestro sistema.
¡Cuidado! Una de las mejores maneras de mantener el control, reducir el

estrés, mejorar nuestra organización y eficacia es eliminar toda la
información que no es realmente necesaria para nosotros. Evitad la
tendencia a acumular información por miedo o por inercia, porque es una
costumbre enormemente nociva para nuestra productividad.
En el caso de que decidamos que la información del correo electrónico la

vamos a necesitar en el futuro, la tendremos que recoger en nuestro
sistema. Esto lo podemos hacer de dos formas: guardando el correo en el
archivo digital (para información de uso no frecuente) o transfiriendo la
información a una nota (para información de uso frecuente)
Por lo tanto, un e-mail sobre el que he decidido no hacer nada:

- Acabará en la papelera si no lo necesito en el futuro.
- Se archivará si contiene información que pudiéramos necesitar en el futuro.
- Se convertirá en nota si contiene información que vayamos a utilizar de
forma frecuente [NOTA: Algunos mails de uso frecuente podrán archivarse
en vez de convertirse en nota. Dependerá del uso que necesitemos hacer de
esa información]
Volviendo al inicio del proceso de decisión, si hemos decidido hacer algo

respecto a la pre-ocupación, entonces, debemos preguntarnos: ¿Puedo
hacerlo en menos de tres minutos? Si fuera así, deberíamos hacer lo que
fuese en ese mismo instante y convertir esa decisión en una tarea
completada.
Por ejemplo, si recibimos un mail en el que nos piden que mandemos un

dato de ventas, algo que podemos hacer en menos de tres minutos,
deberíamos hacerlo antes de cerrar el mail. Es decir, tendríamos que poner
en acción nuestro espíritu ejecutivo y zanjar la tarea en ese mismo instante.
Si no es algo de lo que podamos deshacernos en menos de tres minutos,

pasaríamos a la siguiente pregunta: ¿Tengo que hacerlo yo? De nuevo, la
respuesta preferida es “no”. Es decir, si es algo que debe hacerse pero puede
hacerlo otra persona por nosotros, tendríamos que delegar esa tarea.
Convertiríamos, pues, esta decisión en una tarea delegada.
Si es algo que tenemos que hacer nosotros y que va a llevarnos más de tres
minutos, tendremos que programar esa acción para más adelante. La
registraríamos en el sistema de tres formas posibles:
- Como una cita o reunión en nuestro calendario/agenda, si es algo que

tenemos que hacer a una hora concreta en un día determinado.
- Como una tarea, si es algo que aún teniendo un dead-line (fecha límite) no
necesita ejecutarse en un momento concreto.
- Como lectura pendiente si se trata de
¿Por qué tres minutos?
- Porque el proceso para delegar, registrar y hacer seguimiento de una tarea

tan breve podría llevarnos más tiempo que ejecutarla nosotros mismos
[NOTA: Determinadas tareas, independientemente de su tiempo de
ejecución, deben delegarse siempre]
- Porque programar una tarea para el futuro, registrarla en el sistema y

hacer el seguimiento correspondiente nos acabaría llevando más tiempo que
el que tardaríamos en ejecutarla.
LECCIÓN 5: ORGANIZA
Esta noche os hablaré de la importancia de la organización.
Si lo utilizamos correctamente, nuestro sistema incorporará una enorme

cantidad de elementos diferentes. Es esencial que cada uno de ellos tenga su
lugar específico y que todos los que son similares estén agrupados.
Un buen sistema de productividad personal debe ser capaz de ayudarnos a

tomar las decisiones correctas de la forma más rápida posible.
Tomar la decisión correcta implica analizar todas las diferentes tareas que
podríamos ejecutar en un momento dado y elegir cuál es la prioritaria.
Estemos donde estemos: En la oficina, en casa, en la calle, de viaje...
Imaginad que estamos en el aeropuerto. Faltan 15 minutos para el

embarque y queremos aprovecharlos.
Supongamos que tenemos parte de nuestras tareas pendientes apuntadas

en una libreta que llevamos encima, parte están en nuestra bandeja de
entrada en forma de correo electrónico y algunas más están escritas en el
cuaderno con el que trabajamos en la oficina.
A la hora de tomar una decisión nos encontraremos con varios problemas:
En primer lugar, parte de las tareas están en un cuaderno en la oficina por lo

que no podremos consultarlas. Sin una visión completa será imposible
decidir qué tarea es la más adecuada para este momento concreto.
En segundo lugar, tenemos algunas tareas en la bandeja de entrada, así que

tendremos que repasar todos nuestros correos electrónicos para encontrar
cuáles de ellos son tareas y cuáles no. Ésto supone perder parte del tiempo
disponible y, sobre todo, un enorme riesgo de acabar entreteniéndonos con
el correo electrónico.
En tercer lugar, después de identificar los correos que, efectivamente, son

tareas, encontraremos un problema adicional: para poder priorizar las
tareas, necesitamos compararlas con las que tenemos en nuestra libreta.
Esto es mucho más lento e ineficiente que si tuviéramos un listado unificado.
Una lista maestra con todas y cada una de nuestras tareas pendientes nos
permitiría hacerlo de forma rápida y eficiente. Especialmente si pudiéramos
revisar solamente aquellas que podemos llevar a cabo en el aeropuerto.
Aunque esto es algo de lo que os hablaré más adelante.
Para que un sistema como Triskelion funcione, es imprescindible el orden y

la organización. En el sistema, cada elemento tiene su lugar. Las tareas
deben estar dentro del listado de tareas y en ningún otro sitio.
Utilizar el calendario como repositorio de tareas no es correcto por varias

razones:
En primer lugar, no podremos contar con un listado que nos permita tener
una visión integral de todas las tareas y que facilite su ordenación y
priorización.
En segundo lugar, nos obliga a perder mucho tiempo navegando por el

calendario en busca de las tareas.
En tercer lugar, las tareas que no se ejecutan corren el riesgo de quedar

olvidadas en fechas pasadas del calendario.
En cuarto lugar, las tareas que no se ejecutan en la fecha prevista hay que
moverlas constantemente a nuevas fechas. Esto consume tiempo y nos hace
sentir mal porque nos recuerda que hemos fallado en la ejecución.
Por último, el calendario de nuestro software de productividad no está

diseñado para gestionar tareas. Más importante aún, no aprovechamos las
enormes ventajas que tienen las herramientas que sí que fueron
específicamente diseñadas para ello: los gestores de tareas de Outlook,
Lotus Notes, los gestores de tareas de papel u otro tipo de software
específico.
Utilizar la bandeja de entrada como repositorio de tareas, aunque

aparentemente cómodo, es un error grave por distintos motivos:
El primero es que la bandeja de correo electrónico no está diseñada para

gestionar tareas y no ofrece las funcionalidades de una aplicación
especializada.
El segundo es que las tareas acaban mezcladas con el correo pendiente de

lectura, el spam, el correo pendiente de respuesta... Consultar las tareas
pendientes, implica rebuscar entre decenas si no centenas de correos
electrónicos. A parte del coste en tiempo que esto supone, implica un
enorme riesgo de distraernos con el correo cuando estamos, de hecho,
buscando tareas que ejecutar.
El tercero es que todas las tareas que estén en la bandeja de entrada no

estarán en el listado maestro de tareas. Con lo que perderemos la visión
integral y la capacidad de priorizar para tomar decisiones rápidas y
adecuadas.
Por lo tanto, debemos recolectar las tareas en el listado maestro de tareas

única y exclusivamente.
LECTURA: EL SISTEMA
Me gustaría ahondar en el segundo pilar del TK System: “Gestiona”. En

concreto, quisiera compartir mi experiencia entorno al tercero de los
elementos de este pilar: “Organiza”.
No trabajamos solos. Eso hace que sea muy complicado contar con bloques
de tiempo largos en los que poder trabajar concentrados en una tarea. Por
eso es tan importante ser capaces de aprovechar al máximo los breves
bloques de tiempo libre que surgen a lo largo del día.
Para poder hacerlo, es necesario contar con un sistema de Productividad

Personal que nos permita tomar decisiones rápidas y correctas sobre lo que
hacer en un momento dado.
Para conseguirlo, nuestro sistema debe recoger y organizar perfectamente

todas nuestras tareas pendientes, reuniones, información y compromisos. Y
debe permitirnos acceder a todas ellas en cualquier momento y lugar en que
lo necesitemos.
Que el sistema sea útil depende en gran medida de que todos los elementos
similares estén en el mismo sitio y de que cada elemento tenga un único
lugar.
El orden y la organización son claves a la hora de crear un sistema eficaz.
Elementos esenciales del sistema
1. Listado de tareas
Es el centro neurálgico de nuestro sistema. En él deben estar recogidas

TODAS nuestras tareas pendientes.
Una vez que una pre-ocupación se ha convertido en decisión, esa decisión

hay que convertirla en un “siguiente paso” (la próxima acción física concreta
que tenemos que llevar a cabo)
Nuestro listado de tareas será el listado de “siguientes pasos” que vamos

generando a medida que tomamos decisiones respecto a nuestras pre-
ocupaciones.
La forma en que escribimos las tareas en el listado es muy importante para

facilitar su revisión, organización y ejecución. Estos son algunos consejos:
- Empieza siempre tus tareas con un verbo de acción. Eso empujará a tu

cerebro a la acción cuando este revisando el listado. Ejemplos: Redactar el
informe de ventas, comprar pilas para el mando de la televisión, llamar a
Eduardo para pedirle el diccionario de francés…
- El “asunto” de cada tarea deber ser muy descriptivo. Cuando repasas tus
tareas pendientes no quieres tener que pensar qué significa cada una de
ellas. Recuerda que, en muchos casos, la tarea puede quedar en el listado
durante mucho tiempo. Evita asuntos como: Resolver lo de Antonio, mandar
los papeles a Carmen…
- El “asunto” de cada tarea debe ser breve. Todo lo breve que sea posible sin
perder claridad.
- Cada una de tus tareas debe ser un “siguiente paso”. “Arreglar el grifo” no
es un siguiente paso. “Conseguir el contacto de un fontanero” es un
siguiente paso. Que las tareas sean “siguientes pasos” evitará que tu
cerebro tenga que procesar cada una de ellas cada vez que revisas el
listado.
¿Por qué es tan importante tener un listado de tareas?
- Porque evita que olvidemos las tareas que debemos ejecutar.
- Porque nos ofrece una visión global de todas nuestras obligaciones y nos
ayuda a ser más estratégicos en nuestras decisiones.
- Porque acelera la toma de decisiones.
- Porque permite ordenar, organizar y agrupar las tareas para que sea más
sencillo gestionarlas.
- Porque mejora nuestro control y permite rebajar los niveles de estrés.
- Y porque el cerebro necesita listados para poder priorizar. Necesita ver los
distintos elementos a la vez para poder decidir cuál de ellos es más
importante.
Nuestras tareas no pueden estar desperdigadas a lo largo de nuestro

cuaderno de trabajo, ni repartidas en cientos de post-its, ni en listados en
una hoja de cálculo, ni en hojas sueltas de papel… y mucho menos, en una
combinación de todos ellos.
Es ESENCIAL que contemos con UN LISTADO ÚNICO de tareas. En el que

registremos TODAS nuestras tareas pendientes de ejecución. Tanto
profesionales como personales.
Evidentemente, un software específico para gestión de tareas nos permitirá

contar con una enorme cantidad de funciones especialmente diseñadas para
la gestión de tareas: ordenación por prioridades, alfabética, por fecha de
vencimiento, por persona responsable…; agrupación por proyectos,
actividades, contextos…; delegación de tareas, control de dead-lines,
recordatorios, alarmas y un largo etcétera.
Casi todos contamos con este tipo de software. Viene incluido en nuestro
Outlook o Lotus Notes pero, generalmente, permanece infrautilizado por
nuestro desconocimiento.
También se puede conseguir software especializado en internet, de forma

gratuita. Merece la pena investigar sistemas como: Toodledo, Remember The
Milk y algunos otros.
2. Calendario
El calendario o la agenda es el lugar en el que debemos registrar nuestras

citas/reuniones.
Cualquier cosa que tengamos que hacer a una hora concreta en un día
determinado lo consideramos una “reunión”.
“Preparar la presentación de producto” es una tarea. Aunque tenga un dead-

line (fecha límite) es una tarea.
“Presentar el producto al cliente” es una reunión porque tendremos que

hacerlo en un momento concreto.
Si decido reservar dos horas el miércoles de 12h a 14h para preparar la

presentación, entonces “preparar la presentación de producto” sería una
reunión. Una reunión conmigo mismo pero una reunión al fin y al cabo
porque debe llevarse a cabo en un momento concreto.
Es muy importante diferenciar reuniones de tareas para evitar un uso

incorrecto del sistema.
Es bastante habitual utilizar el calendario para registrar tareas. Salpicar

nuestro calendario/agenda con las tareas que debemos ejecutar es
enormemente perjudicial por muchas razones:
- Desperdigar las tareas por el calendario nos impide tener un listado con
TODAS las cosas que tenemos que hacer. Perdiendo, por lo tanto, los
enormes beneficios de contar con un listado: no podremos ordenar,
organizar y agrupar; no podremos priorizar, ni revisar de forma rápida
nuestras tareas pendientes, ni tomar decisiones rápidas…
Para poder entender cuáles son nuestras acciones pendientes tendríamos

que navegar entre los días y semanas del calendario, perdiendo tiempo y
perdiendo la visión global que ofrecen los listados.
- Colocar una tarea el día que vence su dead-line es muy peligroso porque
corremos el riesgo de no ver esa tarea hasta que es demasiado tarde y ya
no tenemos tiempo de completarla.
- Colocar una tarea en un día previo a su vencimiento tiene todavía más

riesgos:
A) Si no completas la tarea el día que le has reservado, tendrás que moverla

a un nuevo día, con el desperdicio de tiempo que eso supone. Es mucho más
eficiente tener esa tarea en un listado, siempre a la vista hasta el día en que
se pueda ejecutar sin tener que estar cambiándola constantemente de lugar.
B) Cada vez que tienes que desplazar una tarea a una nueva fecha porque
no has sido capaz de completarla, tu cerebro recibe un mensaje negativo
que genera frustración y contribuye a incrementar tu estrés.
C) Si no haces la tarea y olvidas cambiarla de fecha, es muy posible que
acabe perdiéndose en el calendario a medida que avanzas en el tiempo. Es
poco habitual mirar fechas anteriores cuando trabajamos con el calendario,
por lo que existen muchas posibilidades de que olvidemos la tarea en
cuestión.
- Incluir tareas en el calendario implica que estamos utilizando la

herramienta incorrecta. Los calendarios se han diseñado para recoger
reuniones o eventos que suceden en un día concreto a una hora
determinada. Los listados de tareas se han diseñado para recoger tareas
pendientes y dead-lines de ejecución.
Igual que no utilizamos el listado de tareas para apuntar reuniones o para

archivar información importante, no deberíamos utilizar el calendario para
registrar tareas.
Estaríamos infrautilizando una herramienta que ha sido diseñada para

gestionar tareas y “forzando” una herramienta diseñada para gestionar
reuniones.
Por lo tanto, en el calendario sólo debemos incluir reuniones (con otras

personas o con nosotros mismos) y algunas tareas que, sí o sí, vamos a
ejecutar ese día. Por ejemplo: “Llamar a Luis por su cumpleaños”.
Para este último tipo de tareas, podemos utilizar la opción “Todo el día” de
nuestro calendario, de forma que la tarea aparecerá sin hora, al principio del
día.
3. Notas
En la zona de notas de nuestro sistema recogeremos cualquier tipo de

información útil, práctica o recurrente que necesitemos utilizar de forma
frecuente o que tenga relación con algún proyecto en marcha.
Por ejemplo, si viajamos mucho, es muy útil contar con un check-list para
viajes. De esta forma, evitamos olvidos y no perdemos tiempo en pensar
qué cosas son necesarias cada vez que hacemos nuestra maleta.
Un ejemplo de check-list para viajes sería el siguiente:
- Pasaporte.
- Tarjetas de crédito.
- Dinero.
- Moneda local.
- Billete de avión.
- Reserva de hotel. Dirección y teléfonos de contacto.
- Datos de contacto del seguro de viajes.
- Adaptador para enchufes.
- Ordenador.
- Cargador ordenador.
- Teléfono.
- Cargador teléfono.
- Paraguas.
- Mini-botiquín: analgésico, anti-ácido…
Nuestras notas pueden servir para que guardemos innumerables piezas de

información útiles y que queremos que estén accesibles. Algunos ejemplos:
- Información legal o fiscal.

- Información para reserva de viajes y hoteles.
- Recetas.
- Ideas para regalos.
- Ideas para negocios.
- Ideas para vender más.
- Ideas para nuestra novela, pintura, partitura…
- Citas.
- Lecciones y reflexiones.
- Datos de mercado.
- Lecturas interesantes, inspiradoras, motivacionales…
- Lugares que visitar.
- Restaurantes preferidos.
- Hoteles favoritos.
- Rutas de senderismo. Ideas para excursiones.
- Usuarios y contraseñas de páginas webs.
- Números de cuentas bancarias (sin contraseñas)
- Contraseñas wifi de tus redes habituales.
- Número de serie de ordenadores, tabletas, móviles…
- Datos de tus tarjetas de fidelidad.
- Agendas de reuniones.
- Notas de tus reuniones.
- Y un larguísimo etcétera.
Las nuevas tecnologías nos permiten registrar una ingente cantidad de

información, sin ocupar espacio, sin coste y con acceso inmediato a través
de las herramientas de búsqueda y organización.
Además, en muchos casos ya podemos acceder a esa información en

cualquier lugar, porque esa información se sincroniza entre todos nuestras
herramientas electrónicas (ordenador, smart phone, tableta…)
Todos nosotros tenemos acceso a software de gestión de notas. Tanto aquel

que incorporan los sistemas de productividad instalados en nuestros
ordenadores (Outlook o Lotus Notes) como distintas herramientas on-line
disponibles de forma gratuita, como Evernote o Springpad.
Os recomiendo encarecidamente que les echéis un vistazo para entender las

inmensas posibilidades que tienen.
El correo electrónico y nuestro sistema
No debemos utilizar nuestro inbox como repositorio para acumular tareas

pendientes de ejecutar.
NI aquellos correos de terceros que nos solicitan que llevemos a cabo alguna
acción, NI aquellos correos que nos enviamos a nosotros mismos para
recordarnos algo que debemos hacer. Tanto los unos como los otros deben
trasladarse al listado maestro de tareas donde puedan gestionarse junto con
el resto de tareas.
En nuestra bandeja de entrada SÓLO debe haber correos electrónicos

pendientes de lectura o pendientes de respuesta.
Las razones ya las hemos desgranado con anterioridad:
- Las tareas que permanezcan en el inbox con forma de mail no están en

nuestro listado maestro de tareas y por lo tanto no se pueden organizar,
filtrar, agrupar…
- Consultar distintos repositorios de tareas es ineficiente y lleva más tiempo

del necesario. Por lo tanto dificulta que tomemos decisiones correctas y
rápidas.
- Al no estar junto al resto de tareas complica la priorización.
- La bandeja de entrada está diseñada para gestionar correos electrónicos y

no tareas, reuniones o información de uso frecuente. A pesar de las
posibilidades que nos dan las carpetas, las banderas y las estrellas,
estaremos “forzando” una herramienta que no está diseñada para eso.
- La bandeja de entrada no puede indicarnos la fecha límite de las tareas, ni

ordenarlas en función de su vencimiento, ni controlar la delegación de las
mismas, ni ofrece posibilidad de alertas y avisos. Por lo tanto, utilizar el
inbox para gestionar tareas impide que optimicemos las ventajas que
ofrecen otras herramientas de nuestro software específicamente diseñadas a
tal efecto.
- En la bandeja de entrada hay una enorme cantidad de información, correos

pendientes de abrir, pendientes de leer, pendientes de responder, spam…
mantener nuestras tareas en ella, supone un riesgo cierto de que queden
completamente enterradas y acaben desapareciendo de nuestra vista.
Aunque mandarnos a nosotros mismos correos como recordatorio de tareas

que debemos ejecutar puede ser una buena idea para situaciones puntuales,
debemos considerarlo como una opción temporal. Una vez que lleguen a
nuestra bandeja de entrada, tendremos que transferirlas inmediatamente al
listado de tareas.
Para hacer esto último, es importante remarcar que tanto en Outlook como
en Lotus Notes, convertir un correo en una tarea (o en una reunión si fuera
el caso) es tan sencillo como “arrastrar” el mail sobre el icono del listado de
tareas (o el del calendario) tal y como podéis hacer en el TK System.
En resumen: Necesitamos contar con un sistema organizado, accesible en

todo momento y en el que cada elemento tiene su lugar. Todos los
elementos similares han de agruparse, registrarse y gestionarse desde
aquella herramienta específicamente diseñada para ello (listado de tareas,
calendario y notas) De todas ellas, la más importante es el Listado de
Tareas, donde deben estar organizados TODOS nuestros “siguientes pasos”
pendientes de ejecutar.
LECCIÓN 6: OBJETIVOS
A lo largo de mi vida, muchos hombres me han preguntado por el éxito y por

la forma de alcanzarlo. Viven con desasosiego una búsqueda permanente del
camino al éxito cuando ni siquiera se han parado a pensar en lo que el éxito
significa.
¿Qué significa “éxito” para ti?¿Cuándo considerarás que lo has alcanzado?
La mayoría ni siquiera se ha parado a pensar en ello.
¿No es acaso absurdo pretender encontrar algo sin saber siquiera lo que es?
Tener éxito significa lograr los objetivos que te has propuesto. En lo

personal, en lo económico, en lo artístico, en lo espiritual...
El gran problema con el éxito es que la gran mayoría de las personas no ha

definido claramente sus objetivos.
Muchos trabajan duro toda una vida ascendiendo por la escalera del éxito
para descubrir, demasiado tarde, que la han apoyado en la pared
equivocada. Tras alcanzar un éxito aparente, descubren que lo que han
conseguido y en lo que se han convertido no es lo que querían.
¿Sabes lo que quieres ser, lo que quieres tener, lo que quieres conseguir
durante tus próximos 20, 30 o 40 años de vida?
Lo normal es que, de pensar en objetivos, lo hagamos a muy corto plazo.

Pero si lo meditas con detenimiento, los objetivos más importantes son
objetivos a muy largo plazo que requieren esfuerzos prolongados en el
tiempo.
Si deseas alcanzar el éxito, el primer paso es definir qué significa para ti.
¿Quieres ser un gran profesional?¿Artista?¿Atleta?¿Padre?¿Amigo?¿Quieres
ser rico?¿Poderoso?¿Quieres tener libertad?¿Calidad de vida?
Antes de emprender el viaje, debes saber exactamente dónde te diriges.
Algunos me responden: “Yo lo tengo claro maestro. Deseo disponer de salud

y dinero”. Pero todavía están muy lejos de haber definido sus objetivos.
¿Qué es salud?¿Cómo se mide?¿Qué significa dinero?¿Son 10 denarios o son
10.000?
Debes definir claramente y con todo lujo de detalle cada uno de tus
objetivos. De manera que puedas medir cuán lejos estás de conseguirlos y
saber cuándo los alcanzas.
No es suficiente con definirlos. Hay que plasmarlos por escrito. Un listado

con tus objetivos más importantes será tu mejor herramienta para el éxito.
Te permitirá repasarlos, trabajar con ellos, recordarlos de forma constante,
te motivará y te guiará en tus decisiones del día a día.
Cuando lo hayas definido por escrito, no olvides hacer SIEMPRE, cada día del
resto de tu vida, algo que contribuya a acercarte a alguno de ellos.
Los grandes objetivos requieren de esfuerzos continuados a lo largo del

tiempo. Aprender un idioma, triunfar en una carrera, construir una familia,
desarrollar una habilidad artística, etc. ninguno de ellos puede conseguirse
de un día para otro.
Y no te confundas, muchos de tus objetivos no serán alcanzables. Serán una

forma de vivir. Por ejemplo, ser un gran bailarín, un gran líder o una persona
sabia, no son objetivos que se pueden tachar de una lista. Son una forma de
ser, una actitud personal, un trabajo y una mejora continuas a lo largo del
tiempo. Nunca llegarás a un punto en que no puedas aprender algo nuevo o
mejorar de algún modo.
No es llegar lo que cuenta. El camino es lo que importa. Disfruta de ese

camino porque sólo lo podrás recorrer una vez.
Disfruta de cada día de tu vida, sabiendo que estás haciendo lo que debes
para alcanzar las cosas que son importantes para ti. Y no esperes ni un
segundo. Cada día, a partir de este mismo momento, debes empezar a
moverte hacia las cosas que son importantes para ti.
La mayor rémora de la vida es la espera del mañana y la pérdida del día de

hoy.
Los objetivos no son solamente condición indispensable para alcanzar el

éxito, pues sin ellos no podríamos definir el éxito; tener objetivos tiene
innumerables beneficios:
Primero: Tener objetivos nos permite entender qué hay que hacer para
conseguirlos. Facilita que podamos crear planes y definir acciones para
alcanzarlos.
Segundo: Nos permite empezar a trabajar en ellos con mucha más

anticipación que el resto de las personas.
Tercero: Definir los objetivos con antelación posibilita analizar el coste que
tiene conseguirlos. Algunos han llegado a ocupar importantes puestos en el
senado o se han convertido en importantes hombres de negocios pero sólo a
costa de perder en el camino a sus amigos, sus familias y a sí mismos. Poder
analizar los planes y acciones necesarios para alcanzar un objetivo, permite
analizar de antemano los costes que tendremos que asumir y valorar si nos
compensa.
Cuarto: Facilita enormemente la toma de decisiones. Si debo decidir entre

hacer algo o no hacerlo, o entre hacer una cosa u otra, sólo tengo que
preguntarme: “¿Contribuye esto a alguno de mis objetivos?”
Quinto: Tener claro lo que buscamos, hace que estemos mucho más atentos
a las oportunidades que surgen en nuestro camino y que están relacionadas
con esos objetivos. Recordad que no hay viento favorable para el que no
sabe dónde va.
Sexto: Nuestro listado de objetivos es un recordatorio permanente y un

elemento motivador.
Por último: Tener objetivos nos presiona, nos empuja a movernos, a tomar
decisiones que a veces son difíciles y a asumir riesgos que nunca
asumiríamos de otra manera.
Por lo tanto: Define claramente tus objetivos. Escríbelos. Y haz algo, cada
día, que te acerque a ellos.
LECTURA: OBJETIVOS
El centro de operaciones de nuestro sistema es nuestro listado de tareas

pero el centro neurálgico, el corazón del Triskelion, es nuestro listado de
objetivos.
El maestro Séneca siempre hizo hincapié en la importancia de aclarar, definir

y escribir nuestros objetivos. Una de sus frases favoritas era: “No hay viento
favorable para un barco que no sabe a qué puerto va”.
A partir de nuestro listado de objetivos podremos definir cuáles son las

tareas que necesitamos ejecutar para alcanzarlos.
Son nuestros objetivos los que nos permiten identificar qué es prioritario y
qué no lo es. Recordad que la definición de importante es “aquello que nos
permite acercarnos a nuestros objetivos”.
Organizar y gestionar tareas sin saber dónde nos dirigimos, no tiene ningún
sentido. Nuestro sistema no está diseñado para gestionar tareas sin más.
Está diseñado para hacernos más eficaces y más eficientes.
Roles y objetivos
Antes de definir nuestros objetivos, debemos ser conscientes de que en

nuestra vida “representamos” diferentes roles. En mi caso, yo tengo el rol de
empresaria, el de madre, el de esposa, el de hija, el de hermana, el de
amiga, el de bailarina y el de mí misma.
¿Qué tienen que ver los roles con los objetivos? Muy sencillo: Cada uno de
los roles implica una serie de responsabilidades y, en muchos casos, lleva
parejos uno o varios objetivos.
Me explico: Por ejemplo, en mi rol de hija, uno de mis objetivos es “disfrutar

de mis padres todo el tiempo que pueda”. En el rol de bailarina, uno de mis
objetivos es “conseguir superar el examen de la academia de danza”. En el
rol de madre, uno de mis objetivos es “conseguir que mi hija sea una buena
persona”. En el rol de empresaria, uno de mis objetivos es “alcanzar los 30
millones de facturación en dos años”.
Como podéis ver, analizar nuestra vida desde el prisma de los roles que
tenemos, nos puede ayudar a entender un poco mejor qué queremos y qué
es importante para nosotros. Sobre todo, nos ayuda a tener un
planteamiento mucho más equilibrado a la hora de definir nuestras
prioridades porque evita que nos concentremos en exceso en una de las
áreas de nuestra vida y dejemos de lado alguna otra.
Por lo tanto, os sugiero que antes de definir vuestros objetivos identifiquéis

cuáles son vuestros roles porque de ellos emanaran, con toda probabilidad,
vuestros objetivos más importantes.
Es más, permitidme que os sugiera un ejercicio interesantísimo: lo

llamaremos “el homenaje”. Estas son las instrucciones:
- Busca un momento tranquilo en el que puedas estar solo y sin

interrupciones durante, al menos, 20 minutos.
- Sólo necesitas una hoja en blanco y algo para escribir.
- Imagina que tienes 98 años. Estás bien de salud, lúcido y con energía. Tus
seres más cercanos te han organizado una cena de homenaje. Todos están
allí. Tus padres, tus hermanos, tu pareja, tus hijos, tus mejores amigos y
algunos de tus compañeros de trabajo más cercanos. Durante la cena, varios
de los asistentes se levantarán para hacer un breve discurso hablando de ti,
de tu vida y lo que has significado para ellos.
- Escribe en tu hoja de papel uno o dos párrafos de lo que te gustaría que

dijeran: tu pareja, uno de tus hijos, uno de tus padres, uno de tus mejores
amigos, uno de tus compañeros de trabajo… Uno o dos párrafos por cada
persona será más que suficiente pero puedes alargar la reflexión todo lo que
desees (añadiendo más personas o extendiendo los discursos)
Os aseguro que si lleváis a cabo este ejercicio, a parte de que notaréis como
se aclaran muchas cosas, tendréis prácticamente definidos los objetivos más
importantes de vuestra vida, los que hacen referencia a quiénes queréis ser.
Pocos escribirán: “es el más rico de la ciudad”, “tiene la casa más grande del
barrio”, “me encantan sus coches de lujo”. En general, la mayor parte de la
gente, cuando realiza esta reflexión escribe expresiones del tipo: “es un
buen padre”, “me escucha y me ayuda”, “es una gran amiga, fiel y honesta”,
“ayuda a las personas”…
Es muy probable que hayáis escrito pocas cosas relacionadas con “tener” y
muchas relacionadas con “ser”.
Pues hay buenas noticias: en primer lugar, todavía no tenéis 98 años así que
os queda mucho tiempo para conseguir lo que habéis escrito; en segundo
lugar, casi todo lo que habéis escrito podéis empezar a hacerlo desde ahora
mismo.
Una de las grandes ventajas de tener claros vuestros objetivos lo más pronto
posible, es que tenéis más tiempo para trabajar en su consecución.
Pues bien, el ejercicio de identificar nuestros roles sólo es una forma más de
ayudarnos a aclarar nuestros objetivos. Al final, lo que importa es que
acabemos con un listado perfectamente definido y detallado de nuestros
objetivos.
Cómo triunfar gracias a los objetivos
Numerosos estudios señalan el impacto enormemente positivo que tiene la

definición de objetivos en nuestro rendimiento.
Uno de los más conocidos se llevó a cabo en una universidad estadounidense

en el que se pretendía encontrar qué rasgos característicos tenían los
“triunfadores” en comparación con los “no triunfadores”. Para este
experimento se analizaron las características personales de un grupo de
estudiantes universitarios y, durante 25 años, se les hizo seguimiento para
determinar si, finalmente, “triunfaban” o no.
Después de ese tiempo, se agrupó a los “triunfadores” y se analizaron las

características que los diferenciaban de los “no triunfadores”.
Tres fueron las características más repetidas entre los “triunfadores” que no
estaban presentes entre los “no triunfadores”:
La tercera característica más repetida era la persistencia. Es decir, los

“triunfadores”, desde que estudiaban en la universidad se caracterizaban por
su persistencia. No se daban fácilmente por vencidos. Cuando querían algo
lo perseguían hasta conseguirlo. No se desanimaban ante los obstáculos o
las adversidades. Persistían.
La segunda característica más repetida era la auto-confianza. Desde la

universidad, los “triunfadores” tenían confianza en sí mismos. Estaban
convencidos de que podían conseguir lo que se propusieran.
La primera característica, la más repetida entre los “triunfadores”, era que

desde la universidad tenían tendencia a la definición por escrito de objetivos.
Es decir, desde una edad temprana tenían claro lo que querían y, además, lo
plasmaban por escrito.
Si lo pensáis bien, “triunfar” no es otra cosa que conseguir nuestros

objetivos. Algunos de estos “triunfadores” se convirtieron en músicos de
renombre, otros consiguieron jugar en la NBA, otros se convirtieron en
padres de familia, grandes ejecutivos, bailarines, escritores… En realidad
daba lo mismo. Triunfar implica conseguir nuestros objetivos. Si no tenemos
objetivos ¿cómo podemos triunfar?
Los “triunfadores” resultaron ser personas normales que tenían

perfectamente claro lo que querían y lo plasmaban por escrito; tenían
confianza en que podían conseguirlo y persistían hasta lograrlo.
La inteligencia, la belleza, la creatividad, la capacidad de comunicación, la

persuasión, etc. a pesar de lo que pueda parecer, no fueron los
determinantes del triunfo. Seguramente ayudaran pero, finalmente, tres
características marcaron la diferencia. Tres características que cualquier
persona puede tener, que se pueden desarrollar y que están en nuestra
mano: definir por escrito nuestros objetivos, tener confianza y perseverar.
Los objetivos en nuestro sistema
La utilización de los objetivos para incrementar el rendimiento es una

constante en todos los ámbitos: las empresas, los equipos deportivos, los
equipos de proyectos, los atletas, etc.
Los objetivos son esenciales para motivar, para potenciar el esfuerzo, para
marcar el camino a seguir, para mejorar los resultados, para fomentar la
creatividad, etc.
Es imprescindible que en nuestro sistema encontremos un lugar para

nuestros objetivos. Tenerlos por escrito dentro del sistema nos permite
tenerlos siempre visibles y revisarlos cuando necesitemos definir nuevas
tareas, nuevos proyectos o nuevas prioridades. Serán la brújula que marcará
nuestro norte cada vez que debamos tomar decisiones.
El sistema Triskelion incluye los objetivos dentro del listado de tareas. De

esa manera une, en uno solo, el centro neurálgico y el centro de
operaciones. En algún momento, más adelante, explicaré de qué manera
podemos utilizar nuestro software de gestión de tareas para conseguir esto
(tanto para Outlook, Lotus Notes o Aplicaciones Web)
LECCIÓN 7: CONTEXTOS
El sistema Triskelion tiene tres pilares. Uno de ellos es la gestión.
“Gestionar” hace referencia a la manera en la que manejamos los elementos

que entran en el sistema.
Las pre-ocupaciones son todos los elementos que nos rodean y sobre los que
todavía no hemos tomado una decisión. Están, por lo tanto, fuera de nuestro
sistema.
A algunos de ellos les permitiremos entrar en el sistema. Si lo hacemos, es

imprescindible que decidamos si implican una acción por nuestra parte y, si
es así, cuál es exactamente el siguiente paso que tenemos que dar al
respecto. Esos “siguientes pasos” pasarán a formar parte de nuestro sistema
como tareas pendientes, citas, pendientes de lectura o, incluso, tareas
delegadas.
Aquellos elementos que no requieran acción por nuestra parte, se archivarán

o se eliminarán del sistema.
Una vez que hemos tomado una decisión sobre cada elemento, nos queda
organizarlos. Es decir: registrarlos, ordenarlos y tratarlos.
Cada elemento tiene un lugar concreto y ningún otro. Las tareas deben
quedar registradas en el listado maestro de tareas; las citas en el calendario
y los correos electrónicos pendientes de leer o responder, en la bandeja de
entrada.
El listado maestro de tareas pendientes es el corazón del sistema. El

componente del sistema al que se acude para tomar decisiones. Es una
herramienta increíble para mejorar la calidad y la velocidad de nuestras
decisiones.
Para que funcione, todas las tareas pendientes (todas las acciones que
tenemos que llevar a cabo) tienen que estar registradas en este listado
maestro.
Tener este listado tiene ventajas únicas: Permite mantener el control, evita
olvidos, rebaja los niveles de estrés, acelera la toma de decisiones, facilita la
priorización y mejora la calidad de nuestras decisiones.
Pero el beneficio más tangible del listado único es que permite ordenar,
agrupar, organizar, o filtrar nuestras tareas pendientes. Utilizando Outlook,
Lotus Notus o cualquier gestor de tareas, podemos ordenar las tareas por
fecha de vencimiento, ver sólo las que están a punto de vencer, agruparlas
por proyecto, por persona responsable, por recursos necesarios y un largo
etcétera.
Lo mejor de estas herramientas es que permiten agrupar las tareas. Déjeme

que le explique cómo esto puede ayudarle:
Imagine, por ejemplo, que se encuentra en un taxi. El viaje durará unos 20

minutos y quiere aprovechar el tiempo.
Gracias al listado maestro, como primera ventaja, tiene usted la posibilidad

de consultar en ese mismo momento todas sus tareas pendientes. Pero no
tendría sentido perder el tiempo revisando tareas que no puede hacer en el
taxi. Para eso utilizamos las agrupaciones.
Una de las agrupaciones más útiles tiene que ver con la situación y los
recursos disponibles.
Hay tareas que sólo se pueden hacer en la oficina porque necesitan de

recursos o personas a los que no tenemos acceso fuera de ella. Este tipo de
tareas las etiquetaremos como “oficina”. Quizás trabaja moviéndose entre
dos o más oficinas. En ese caso, podría etiquetarlas como “oficina uno” y
“oficina dos”.
Hay tareas que sólo se pueden hacer en casa. A éstas las etiquetaríamos
como “casa”.
Hay tareas que debemos hacer cuando estamos en la calle. Recados,

compras, encargos... para este tipo utilizaríamos la etiqueta “calle”.
Y hay tareas que se pueden hacer en cualquier lugar, simplemente contando

con un ordenador o un teléfono móvil, a las que etiquetaríamos como
“ordenador” y “móvil”.
Esta agrupación nos permite que, en el taxi, no perdamos tiempo ni nos

distraigamos revisando tareas que no podemos hacer en el taxi. En esa
situación, podríamos filtrar nuestro listado de tareas maestro y revisar sólo
aquellas que están etiquetadas como “móvil”. De manera rápida y eficiente
podemos analizar todas las tareas pendientes que podemos ejecutar en la
situación concreta en la que nos encontramos.
El objetivo de la agrupación por situación es que en cada momento podamos

tomar decisiones rápidas a la vez que optimizamos los recursos disponibles.
Por ejemplo, si voy a la oficina sólo un día a la semana, intentaré ejecutar
tareas “oficina” y no otro tipo de tareas como las tareas “ordenador” que
podría hacer en cualquier otro lugar. Por supuesto, otro gran objetivo es no
perder tiempo revisando tareas que no se pueden hacer en la situación
concreta en la que nos encontramos. Así que si estamos en la calle a falta de
media hora para una reunión, consultaremos nuestras tareas “calle” para ver
si hay algún recado o compra pendiente. Seguramente eso ayude a que no
tardemos dos meses en comprar esas pilas para el mando de la televisión.
El listado de la compra que tenemos colgado en la cocina es útil siempre y

cuando recordemos llevarlo con nosotros, lo que no pasa siempre. Tampoco
ayuda cuando nos acordamos de algo que hay que comprar y no estamos en
la cocina. Si ese listado está dentro de nuestro sistema, podremos
alimentarlo en cualquier momento y consultarlo siempre que lo necesitemos.
Como supondrá, tener un sistema portátil y siempre accesible, en el que

estén todas nuestras tareas pendientes, tanto personales como
profesionales, es esencial para sacarle partido a esta forma de gestión del
tiempo.
Gracias a las herramientas actuales de gestión de tareas, este proceso de

etiquetado es enormemente sencillo y, además, es rápido y fácil ordenar y
filtrar en función de esas etiquetas. Me gustaría comentarle cómo pero se ha
hecho tarde y me temo que no dispongo de más tiempo.
LECTURA: USO DE LAS AGRUPACIONES DE TAREAS
En el presente documento voy a explicar cómo adaptar la gestión de tareas

del TK System al software estándar con el que contamos la mayoría de
nosotros: Outlook o Lotus Notes. Las explicaciones son igualmente válidas
para otro tipo de software.
Categorías de situación/recursos: Los contextos
Empezaré con la agrupación de tareas en función de la situación y de los

recursos que se necesitan para ejecutarlas.
Cuando contamos con algunos minutos libres, en algún lugar en el que sólo
disponemos de unos recursos determinados, es increíblemente eficiente
poder consultar un listado de tareas reducido en el que sólo aparecen
aquellas tareas que podemos ejecutar con esos recursos.
Con esta estrategia, ahorramos un tiempo precioso que, de otra forma,

dedicaríamos a revisar decenas de tareas que no podemos ejecutar en ese
momento.
Además, no nos distraemos con asuntos que no podemos resolver en ese

momento y podemos concentrarnos en aquellos de los que sí podemos dar
cuenta.
Para crear las agrupaciones, en Outlook utilizaremos las categorías y en

Lotus las etiquetas. Os mandaré por e-mail la forma de hacerlo.
Los contextos son algo muy personal y que depende en gran medida de los
entornos en los que trabaja cada uno. En cualquier caso, hay algunos
contextos bastante comunes que voy a describir:
1) TELÉFONO
En este contexto incluiremos todas aquellas tareas que se pueden ejecutar

contando únicamente con el teléfono.
Todas las llamadas irán incluidas en este contexto.
También incluiremos en esta categoría aquellas tareas que por sus

características son susceptibles de ser ejecutadas con las nuevas
aplicaciones que incorporan los smart phones. Por ejemplo, lectura de
documentos, actualización de blogs, redacción de textos breves, lectura de
e-books, escucha de audio-books, etc.
2) ORDENADOR
En este contexto recogemos las tareas que podemos ejecutar utilizando el

ordenador.
Redacción de informes, preparación de presentaciones, diseño de

propuestas, trabajo con hojas de cálculo… son ejemplos de tareas a las que
podríamos asignar este contexto.
3) OFICINA
Para aquellas tareas que sólo podemos ejecutar si estamos en la oficina.
Por ejemplo, aquellas que implican interactuar con compañeros de trabajo,

tener acceso a archivos físicos, a documentación reservada, acceso a
material o recursos específicos como escáneres, impresoras, faxes, acceso a
internet (si no lo tuviera tu ordenador)…
En el caso de que viajes habitualmente o tengas dos centros de trabajo en

vez de uno, podrías crear dos categorías distintas. Por ejemplo: Oficina
Madrid y oficina Londres.
¿Para qué perder el tiempo revisando tareas que sólo puedes hacer en
Madrid cuando estás en Londres?
4) CASA
El contexto de las tareas que deben ejecutarse en casa.
Por ejemplo: arreglar el pomo de la puerta, cambiar la bombilla, ordenar el

trastero…
5) CALLE
Para aquellas tareas que se ejecutan en la calle.
Por ejemplo: Recoger el traje de la tintorería, hacer la compra, comprar el

regalo de tu pareja, enviar un paquete por correo…
Cuando tengamos un rato libre, para poder tomar una decisión rápida y
correcta, podremos consultar nuestro listado de tareas. Gracias a él
tendremos una visión global de todas nuestras tareas pendientes. Y gracias
a los contextos, podremos centrarnos en aquellas que podemos hacer en el
lugar en el que estamos y con los recursos con los que contamos.
Lo que haremos, por lo general, es aprovechar esos recursos al máximo. Es

decir, si estamos en la oficina, por ejemplo, deberíamos evitar hacer
llamadas (para las que sólo necesitamos el teléfono y que podríamos hacer
en cualquier otro sitio) y revisaremos tareas “oficina” (que optimizan
nuestros recursos disponibles y que no podemos hacer en otro lugar)
Para conseguir que las categorías estén ordenadas de la manera que más
nos convengan, podemos incluir un número delante del nombre. De esta
manera, Outlook y Lotus no las ordenarán por orden alfabético. En nuestro
listado de tareas, veríamos las categorías de la siguiente forma:
10 Teléfono
11 Ordenador
12 Oficina
13 Casa
14 Calle
Categorías de apoyo
Hay otras dos agrupaciones de tareas que pueden sernos enormemente

útiles.
I. DELEGADAS
Cuando hemos delegado una tarea o estamos esperando a que alguien haga
algo por nosotros, no podemos incluir la tarea en una de las categorías de
situación/recursos ya que no somos nosotros quienes vamos a tener que
ejecutarlas.
Pero queremos tener estas tareas registradas en nuestro sistema porque no

queremos que se nos olviden o necesitamos hacer seguimiento.
Si no queremos utilizar nuestra cabeza para recordar lo que tenemos que

hacer nosotros, mucho menos la querremos utilizar para recordar lo que
tienen que hacer los demás.
Por ejemplo, si estamos esperando que el fontanero nos mande un

presupuesto, que un compañero nos pase unos datos de mercado, que
nuestra pareja nos recoja un libro en la tienda, que un amigo nos devuelva
un disco que le hemos prestado… son todo tareas que terceros deben hacer
y que podemos controlar si las incluimos en nuestro sistema. Eso sí, lo
haremos en una agrupación que no interfiera en nuestro trabajo
(“DELEGADAS”)
Gracias a las nuevas tecnologías, la categoría “delegadas” tiene todavía

posibilidades mayores. Tanto Outlook como Lotus Notes nos permiten crear
tareas y, después, delegarlas a alguna de las personas de nuestro equipo.
Esa tarea quedaría registrada en nuestro listado de tareas pero,
automáticamente, se incorporaría al listado de tareas de la persona en quien
la hemos delegado.
La persona en quien hemos delegado recibiría un aviso por e-mail de la

tarea que le ha sido delegada y, lo más importante, cuando la complete o la
cambie, recibiremos una actualización automática del estatus de esa tarea.
Es decir, que con un esfuerzo mínimo, podemos hacer un seguimiento
estrecho de todas las tareas que las personas con las que trabajamos tienen
que hacer para nosotros.
Esta funcionalidad es crítica para cualquier persona que tiene equipos a su

cargo. Es imposible tener en la cabeza todas las tareas pendientes (las
propias y las del equipo) Con este sistema, de una forma sencilla podemos
tener una visión global de la situación de todos los proyectos que tenemos
abiertos y de las tareas pendientes de todas las personas involucradas.
II. ALGÚN DÍA
Hay muchas cosas que queremos hacer en algún momento pero que, ni son
prioritarias ni corren ninguna prisa. Pero son cosas que no queremos dejar
de hacer cuando tengamos la oportunidad.
Aunque queremos hacerlas, no queremos que nos distraigan ni que nos

estresen. Queremos tenerlas controladas pero registradas en un lugar en el
que no interfieran con nuestras decisiones diarias.
“Algún día” es una agrupación de tareas que no consultaremos de forma

habitual pero que evitará que olvidemos cosas que nos importan.
Por ejemplo, “llevar a mi hija a ver ballenas”, “volar en globo”, “aprender a

pintar”, “visitar Toledo”, “pilotar un planeador”, “hacer caída libre”, etc.
Esta agrupación nos permite incluir deseos, sueños, experiencias que

queremos vivir… pero que no tienen un dead-line específico y que no
queremos que nos obliguen ni nos comprometan en ningún sentido. Están
ahí. Cuando podamos o cuando nos apetezca, las haremos.
Una agrupación como esta, evita que algunas de las mejores ideas que se
nos ocurren a lo largo del tiempo, acaben cayendo en el olvido. De esta
forma, están ahí para cuando las necesitemos.
Con estas dos categorías adicionales, nuestra lista de categorías quedaría

como sigue:
10 Teléfono
11 Ordenador
12 Oficina
13 Casa
14 Calle
20 Delegadas
21 Algún día
Como veis, reservo los números del 10 al 19 para categorías de

situación/recursos y utilizo 20 y 21 para estas dos categorías adicionales. De
esta forma quedan separadas y facilitan su revisión.
Categorías de dirección
Como ya sabéis, los objetivos son el corazón del TK System. Es por eso que
queremos tenerlos siempre visibles y que orienten nuestras decisiones día a
día.
De hecho, pensar en nuestros roles y en nuestros objetivos hará que se nos

ocurran tareas que ejecutar y nuevos proyectos que emprender. Es decir, son
fuente de nuevas tareas para nuestro listado.
La mejor forma de conseguir que nuestros objetivos dirijan nuestras

acciones es que formen parte del centro de operaciones del sistema: el
listado de tareas.
Ni los roles ni los objetivos son tareas en sí mismas pero dado que ni
Outlook ni Lotus nos ofrecen un lugar para incorporar nuestros objetivos a
nuestro sistema, el TK System ha ideado la forma de hacerlo:
I. ROLES
Creamos una categoría llamada “roles” en la que incluimos varias tareas

ficticias que representan nuestros roles.
Por ejemplo:
Categoría: ROLES
Tarea 1: Familia
Tarea 2: Amigo
Tarea 3: Pareja
Tarea 4: Directivo
Tarea 5: Salud
En realidad, estas tareas NO son tareas. Nunca las completaremos. Pero

hacer esto, nos permite tener nuestros roles dentro del listado de tareas,
para poder revisarlos a menudo.
Cuando revisemos los roles y vea “Amigo” quizás recordemos que tenemos
que quedar para tomar un café con Laura. Si es así, crearemos una tarea
“Llamar a Laura para café” que incluiremos en la categoría “TELÉFONO”.
Aunque “amigo” (que es un rol) aparezca en el listado de tareas, estará

separado, dentro de una categoría específica (“ROLES”) y sabemos que NO
es una tarea.
“Llamar a Laura para café” es una tarea que se completa y se elimina del
listado de tareas. “Amigo” no es realmente una tarea, es un recordatorio.
Nunca se completa.
Las tareas “roles” conforman un listado para nuestra revisión y recuerdo.
Si revisando los roles vemos “salud” quizás pensemos que tenemos que salir
a correr dos días esta semana. Así que programaremos dos reuniones con
nosotros mismos en el calendario para ir a correr.
De esta forma, tener los roles siempre a la vista, impedirá que se nos
olviden las cosas verdaderamente importantes y nos obligará a generar
proyectos y tareas relacionadas con nuestros roles. Es una herramienta
excelente para ayudarnos a conseguir nuestros objetivos.
II. OBJETIVOS
De nuestros roles emanan la mayoría de nuestros objetivos.
Nuestros objetivos deben ser mucho más concretos y específicos que

nuestros roles. Ejemplos de objetivos serían: Del rol pareja, “salir a cenar
una vez por semana”; del rol directivo, “incrementar las ventas un 72% en
los próximos cinco años”, del rol salud: “salir a correr tres veces por
semana”.
Los objetivos podrán ser de corto, medio y largo plazo.
Funcionarán del mismo modo que los roles. Aunque los escribamos como
tareas, no son tareas. Compondrán un listado que nos ayudará a recordar lo
que es importante, a tomar decisiones, a generar proyectos y acciones que
nos muevan a conseguirlos, etc.
Salvo en algunas ocasiones, estos objetivos NO se completan y, por lo tanto,

permanecerán en el listado.
Al igual que los roles, presidirán nuestra lista de tareas y servirán para que
con cada revisión, nos planteemos si hay algo que podamos hacer para
acercarnos a ellos.
Los objetivos nos ayudarán a tomar decisiones, a priorizar y a definir

estrategias.
Con la inclusión de roles y objetivos, nuestra lista de categorías quedaría

como sigue:
00 Roles
01 Objetivos
10 Teléfono
11 Ordenador
12 Oficina
13 Casa
14 Calle
20 Delegadas
21 Algún día
Observad que incluyo estas dos categorías con los números 00 y 01 para
que permanezcan en la zona superior de la lista (presidiendo nuestro listado
de tareas)
Un ejemplo de listado de tareas podría ser el siguiente:
00 Roles
Padre
Empresario
Escritor
01 Objetivos
Acabar la novela este año
Conseguir ampliar capital (3 millones de euros)
Comer mucha fruta y verdura
Hacer deporte dos veces por semana
Aprender árabe
10 Teléfono
Llamar a Antonio para confirmar que ha recibido el paquete
Llamar al dentista para concerta cita para revisión
11 Ordenador
Terminar el informe de ventas
Preparar la presentación de producto
Redactar el artículo para la revista
12 Oficina
Consultar la cláusula 6 del contrato con Gamelearn
Pedir cargador al departamento de sistemas
Entregar declaración de gastos a contabilidad
13 Casa
Arreglar el grifo
Ordenar el trastero
14 Calle
Recoger el paquete en correos
Comprar adaptador para el teléfono
Comprar bombilla
Comprar calcetines para el niño
20 Delegadas
Elisa: Pasarme el presupuesto
Edu: Mandarme el estudio de mercado
Mamá: Confirmarme fechas para visita de navidad
21 Algún día
Hacer con Rosa a un curso de submarinismo
Aprender a programar
Las categorías “roles” y “objetivos” no son en realidad tareas. Digamos que

es una pequeña trampa que hemos hecho para poder incluir un recordatorio
constante de nuestros roles y objetivos en el centro de operaciones del
sistema (nuestro listado de tareas)
De esta forma, siempre los tendremos presentes a la hora de tomar

decisiones, de priorizar y de incorporar nuevas tareas al listado.
Observando el listado os daréis cuenta de la enorme utilidad y practicidad

que tiene el TK System y lo rápido que se pueden tomar decisiones basadas
en nuestra situación/recursos.
Veréis también como la categoría “delegadas” nos ofrece un enorme control

sobre aquellas tareas que no dependen de nosotros.
LECCIÓN 8: HAZLO YA. UNA A UNA, UNA VEZ Y HASTA EL FINAL
Lo primero que debe desarrollar un miembro de la Orden de la Sabiduría es

su “espíritu ejecutivo”, es decir, la capacidad de sacar cosas adelante, de
forma rápida y eficiente.
Un buen gestor del tiempo es capaz de evitar uno de los peores enemigos de
la productividad: la procrastinación.
Procrastinar es aplazar tareas importantes sustituyéndolas por tareas menos
importantes pero más fáciles y agradables de hacer.
Debes ser “ejecutivo”. Toma decisiones rápidas sobre lo que has de hacer y
lo que no, localiza sin dilación la tarea más importante a llevar a cabo y
HAZLA YA.
No esperes. No lo retrases. No te distraigas. No busques excusas. ¡Hazlo ya!
La capacidad para hacer las cosas YA marca la diferencia entre los mejores y
los mediocres.
El sistema Triskelion establece que SIEMPRE debes comenzar cada día

decidiendo cuáles son tus 3T.
Es decir, las tres tareas más importantes de entre todas las que tienes que
hacer.
De entre las 3Ts, hay una tarea que es la más importante de todas. Esta
tarea la llamamos “T+”.
Tu jornada debe comenzar trabajando en tu T+. En ninguna otra cosa. No lo

retrases. No procrastines. No busques excusas. Empieza por tu T+.
Casi todo el mundo inicia su jornada de trabajo revisando el correo

electrónico. Es la manera perfecta de perder el control sobre tus prioridades.
En vez de planificar tu propia agenda, pondrás en manos de los demás y de
sus correos electrónicos el resto de tu día.
De entre todas tus tareas, hay varias que son muy importantes. ¿Por qué no
empiezas el día trabajando en ellas?
Revisar el correo es una forma de procrastinar.
¿Te parece razonable empezar tu día sustituyendo tareas que sabes que son
importantes para ti por correos electrónicos que ni siquiera sabes sobre qué
tratan, de quién vienen o en qué pueden contribuir a tus objetivos?
Si empiezas revisando tu bandeja de entrada tienes todas las probabilidades

de acabar dedicando tus momentos de mayor energía y concentración a leer,
responder, ordenar y eliminar correos.
Cuando termines, habrás perdido tres, cuatro e incluso más horas y todavía
no habrás trabajado nada en tus tareas más importantes.
No pasa nada porque revises tu correo a media mañana. De hecho, todos los
expertos en productividad recomiendan hacerlo sólo dos o tres veces al día.
A no ser que tengas un trabajo que realmente exija que respondas en

tiempo real al correo electrónico, no va a pasar nada porque tardes en leer
un correo unas horas.
No se va a acabar el mundo, ni te van a despedir. Si de verdad existe una
emergencia y alguien necesita de tu respuesta inmediata, te aseguro que
encontrarán la manera de dar contigo.
Por lo tanto, lo primero al comenzar el día es definir tus 3T y empezar

trabajando en tu T+. Empieza con tu T+ a primera hora. No hagas ninguna
otra cosa antes. Empieza YA. No procrastines.
A la hora de ejecutar tareas, el sistema Triskelion establece un

procedimiento muy sencillo pero increíblemente eficaz. Se sintetiza en la
siguiente frase: “Una a una, una vez y hasta el final”.
A) “Una a una” significa que debes concentrarte plenamente en la tarea que

estás llevando a cabo.
Concéntrate al 100% en lo que estás haciendo. No inicies nuevas tareas más

pequeñas, más agradables o más atractivas. Enfoca todo tu esfuerzo y
atención en la tarea.
No te distraigas pensando en otras cosas, consultando el correo electrónico,

haciendo o recibiendo llamadas, revisando tu agenda o tu listado de tareas.
Multitud de estudios han demostrado que el cerebro sólo puede concentrarse

en una sola cosa cada vez.
Cuando hacemos multi-tarea, en realidad estamos dando saltos de una tarea
a otra y hacerlo, penaliza seriamente nuestra productividad.
Esos mismos estudios indican que la multi-tarea supone una reducción
importante de la eficiencia y de la calidad del resultado.
B) “Una sola vez” significa que a cada tarea sólo le dediques tiempo una vez.
Por nuestra tendencia a procrastinar y nuestra dificultad para tomar
decisiones rápidas acabamos dedicando a las tareas mucho más tiempo del
necesario.
Por ejemplo, abrimos un correo electrónico: un compañero nos plantea una

opción y nos pide que le demos el “OK”. Leemos el mensaje por encima y,
por falta de espíritu ejecutivo, decidimos que le tenemos que dar una vuelta
y responder más adelante.
Cerramos el mensaje sin hacer nada al respecto. Unos días más tarde,
vemos el encabezado del mensaje y lo volvemos a abrir para recordar de lo
que se trata.
Tras un vistazo rápido nos acordamos de lo que es y volvemos a cerrarlo
porque no nos parece el momento de responder. Una semana más tarde,
abrimos el mensaje por tercera vez y respondemos: “OK”.
Al final, hemos abierto el mensaje tres veces antes de hacer algo con él.
Quizás sólo hayas perdido tres minutos pero si, como es normal, gestionas
decenas de correos cada día, podrías estar perdiendo entre 30 y 60 minutos
cada día.
Gestionar “ejecutivamente” el correo nos permitiría ganar entre 3 y 5 horas
extras cada semana. ¡Media jornada extra cada semana!
Así pues, si abres el mensaje, es porque vas a hacer algo con él. Sino, ¿por
qué lo abres? Si lo abres es porque vas a responderlo, vas a archivarlo
donde corresponde o vas a eliminarlo.
Lo mismo aplica a esa revista que no acabas de leer, ese documento que no
acabas de archivar, esa factura que no terminas de registrar, etc.
C) “Hasta el final” significa que cuando empiezas una tarea tienes que
acabarla antes de cambiar a una tarea diferente.
Evidentemente hay tareas muy largas o situaciones que no lo permiten, pero
la norma general es que te concentres en la tarea y no la abandones hasta
que la hayas terminado.
Evita la tentación de dejar una tarea a medias porque te has aburrido, te has
cansado o te apetece hacer algo más fácil, más rápido o más divertido.
Volver a concentrarte después de nuevo en la tarea será mucho más difícil
de lo que crees.
Si mientras trabajas te viene a la cabeza algo que tienes que hacer, una idea
o alguna preocupación, apúntala en tu listado de tareas y sigue trabajando
en tu tarea sin distraerte.
Recuerda: “Una a una, una vez y hasta el final”. En resumen: Empieza el día
planificando tus 3T. Elige la T+ y empieza con ella antes de hacer ninguna
otra cosa. Trabaja en ella hasta que termines y, cuando lo hagas, vuelve al
listado de 3T y repite el proceso con la siguiente tarea.
LECTURA: SOBRE EL TERCER PILAR DEL TK SYSTEM: ¡HAZLO YA!
En esencia, el tercer pilar del sistema Triskelion te anima a ser ejecutivo, a

tomar decisiones rápidas respecto a tus pre-ocupaciones y a no procrastinar.
No quieres que, alrededor de tu Triskelion, se acumulen pre-ocupaciones.

Cuantas más pre-ocupaciones tengas, menor control y más estrés.
Debes tomar decisiones respecto a cada pre-ocupación de la forma más

rápida posible. Tienes que convertir las pre-ocupaciones en decisiones de
forma inmediata.
Aquello de lo que no te ocupas, te pre-ocupa y te genera estrés. Cuanto más

tiempo permanezca la pre-ocupación en el aire, peor.
En definitiva: ¡Hazlo YA! Toma esa decisión YA. No dejes que esa pre-
ocupación permanezca ahí más tiempo del necesario. ¿Vas a hacer algo al
respecto o no?
Si decides que vas a hacer algo, transforma esa decisión en un siguiente

paso. Hazlo YA. Define YA el siguiente paso. Una decisión sin su siguiente
paso es peor incluso que una pre-ocupación respecto a la que no hemos
tomado una decisión todavía.
Finalmente, una vez definido el siguiente paso, cuando llega el momento de

ejecutar ese siguiente paso, ¡hazlo YA! Ejecuta la tarea YA.
Evita que las tareas se oxiden en tu listado. Ocúpate de ellas sin dilación y
con decisión.
Debes combatir la procrastinación: la tendencia a retrasar la ejecución de

tareas que son importantes para dedicarte a otras tareas que no lo son pero
que son más sencillas, cortas o agradables de hacer.
La procrastinación es un enemigo muy peligroso. Completar pequeñas tareas

sin importancia te da una falsa sensación de productividad. Te engañas a ti
mismo pensando que has sacado mucho trabajo adelante cuando no es así.
En definitiva: toma una decisión YA, define el siguiente paso YA y, cuando

llegue el momento de ejecutar la tarea, ejecútala YA.
Mejora tu ejecución: Bloques de concentración
Los bloques de concentración son espacios de tiempo de entre media hora y

dos horas en los que te aíslas para poder trabajar concentrado al 100% en
una tarea y SÓLO en esa tarea.
Tres requisitos necesitas cumplir para generar un bloque de concentración:

bloquear tiempo, aislarte y enfocar.
1. BLOQUEA TIEMPO
Lo primero que debes hacer es asegurarte un espacio de tiempo libre. Para

hacerlo, la forma más efectiva es programar una reunión contigo mismo en
un día y a una hora concretas.
Por lo general, tendemos a ser muy poco respetuosos con nuestras planes
pero, por alguna razón, las reuniones que tenemos en el calendario solemos
cumplirlas porque involucran a otras personas. ¿Por qué no voy a cerrar una
reunión conmigo mismo? En realidad, soy la persona más importante de mi
vida. Si respeto mi compromiso con otras personas, ¿cómo no voy a hacerlo
con la persona más importante que conozco?
- Cuando programas algo en el calendario incrementan las posibilidades de

que lo hagas. Piensa por ejemplo en la hora de salida de la oficina. Si no
tienes ningún tipo de objetivo, es muy probable que te demores en
abandonar la oficina. Si un día en concreto tomas la decisión consciente de
dejar la oficina a una hora determinada, es probable que salgas antes de lo
habitual. Pero, ¿qué es lo que pasa si te has programado una reunión para
una clase de idiomas a la hora de salida? Es casi seguro que abandones la
oficina a la hora prevista.
- Cuando programas una reunión en el calendario para un bloque de

concentración, evitas que otros compromisos se cuelen en ese espacio de
tiempo. Si no te reservas ese bloque de tiempo, a medida que se va
acercando el momento, tu agenda se va llenando de compromisos que
acaban ocupando absolutamente todo el espacio disponible. Por lo tanto,
debes “reservar” espacio para llevar a cabo la tarea antes de que te quedes
sin él.
Pero recuerda, si vas a incluir una cita en el calendario es porque vas a

cumplirla. En tu calendario sólo pueden estar aquellos eventos/tareas que, sí
o sí, vas a completar el día en que están programados.
2. AÍSLATE
Tienes que conseguir aislarte todo lo que te sea posible. Necesitas minimizar
las distracciones externas: ruidos, movimiento, interrupciones, llamadas de
teléfono…
Ideas para aislarte:
- Busca una zona tranquila en la oficina.

- Cierra la puerta de tu despacho si cuentas con uno.
- Reserva una sala de reuniones para trabajar en ella.
- Trabaja desde casa.
- Trabaja en el comedor (cuando está cerrado)
- Ponte unos tapones para los oídos.
- Ponte unos cascos con música que te ayude a concentrarte.
- Avisa a tus compañeros que estarás trabajando en algo importante y
pídeles que no te interrumpan (serán mucho más comprensivos de lo que te
crees)
- Coloca algún símbolo distintivo sobre tu mesa que indique a tus
compañeros que estás concentrado plenamente en una tarea: un cartel de
“no molestar”, un banderín, un muñeco de peluche, un semáforo, una
gorra…
Obligatorio:
- Desconecta todas las alarmas y avisos. Especialmente el de “nuevo mail”.

- Desconecta todos tus blogs, foros, redes sociales…
- Apaga todos los programas que no vayas a necesitar.
- Pon tu teléfono en silencio o apágalo (si alguien llama, podrá dejarte un
mensaje. ¿No apagas el teléfono cuando estás reunido con otras personas?
¿Qué te impide hacerlo cuando estás reunido contigo mismo?
- Cierra el correo electrónico (los e-mails pueden esperar una hora sin ser
abiertos. Hay muy pocas tan urgentes que no puedan esperar 60 minutos)
NOTA: Evidentemente no todas estas recomendaciones son aplicables a

todas las personas o a todos los puestos de trabajo. Pero sé proactiva y
busca aquellas que sí lo sean en tu caso o utilízalas para generar nuevas
ideas que puedan ayudarte.
3. ENFOCA
Una vez has conseguido bloquear un espacio de tiempo en el que has

minimizado las distracciones externas, toca lo más difícil: evitar las
distracciones internas.
Son éstas las verdaderas enemigas de nuestra concentración y no las

distracciones externas aunque pueda parecer lo contrario.
Una vez que empieces a trabajar, recuerda: Una a una, una vez y hasta el
final.
Debes trabajar sobre una tarea y sobre NINGUNA otra. Y tienes que trabajar
en ella concentrado al 100%, hasta que la completes, antes de trasladar tu
atención a ninguna otra cosa.
Tenemos tendencia a la “multitarea” (o lo que creemos que es multitarea).

En realidad, el cerebro NO puede hacer multitarea. Numerosos estudios han
demostrado que lo que el cerebro hace es “saltar” de una tarea a otra. El
resultado final: reducción del rendimiento, más errores, menor calidad del
resultado, mayor tiempo dedicado e incremento del nivel de estrés.
Cuando se produce una interrupción durante la ejecución de una tarea, lo de

menos es el tiempo que dura esa interrupción. El coste más importante tiene
que ver con la enorme cantidad de tiempo que necesitamos para volver a
concentrarnos en la tarea. Numerosos estudios determinan que retomar una
tarea y llegar al nivel de concentración previo a la interrupción puede llevar
entre 10 y 20 minutos.
Cuando trabajas en una tarea, hay un momento en el que, de pronto, te

abstraes de todo, en el que sólo piensas en lo que estás haciendo, tu energía
se dispara, tu creatividad está desbocada, tu atención completamente
volcada en la tarea, las ideas fluyen, tu velocidad para resolver dudas y
problemas se multiplica, la tarea parece simplificarse… Ese estado de
absoluta concentración lo llamamos “Foco”.
Cuando ejecutas una tarea, debes “enfocarte” en ella. Necesitarás vencer la

tentación de trasladar tu atención a otra tarea, una tentación que siempre
está ahí y que es mucho más poderosa de lo que crees. Tu cerebro te pedirá
constantemente que cambies a otra cosa, se aburre si tiene que
concentrarse en algo por mucho tiempo, se cansa, necesita acción,
especialmente si la tarea que estás ejecutando es larga, ardua, aburrida o
compleja.
Tienes que ser fuerte y enormemente disciplinado para no dejarte llevar. En

cuanto notes que empiezas a pensar en otra cosa, oblígate a volver a centrar
tu atención en la tarea. En cuanto tengas la pulsión de hacer otra cosa,
aunque sea algo sencillo o breve, impídetelo a ti mismo. No interrumpas la
tarea por ninguna razón hasta que la hayas terminado.
Si mientras trabajas te viene a la cabeza algo que tienes que hacer,

recuerdas algo que se te había olvidado o se te ocurre una gran idea,
apúntalo rápidamente y sigue con lo que estabas.
No interrumpas tu tarea para hacer una llamada, para consultar el correo,

para ordenar tu bandeja de entrada, para comentar la última noticia con tus
compañeros…
Alcanzar el foco no es fácil y menos lo es mantenerlo durante un espacio

largo de tiempo. Dependiendo de cada persona, entre 40 minutos y 90
minutos, es el periodo máximo en que podemos estar enfocados.
Incrementar la cantidad de tiempo en que podemos estar enfocados es

cuestión de práctica. Prueba con 15 minutos durante unas semanas, después
incrementa poco a poco la duración de tu ciclo de concentración. Con el
tiempo, encontrarás cuál es tu ciclo óptimo.
Entre ciclo y ciclo es imprescindible hacer descansos para recuperar energía

mental.
Estos descansos son un buen momento para “premiarnos” por el esfuerzo

(con un refresco, una tarea divertida, un snack…) También es una buena
oportunidad para levantarnos, caminar unos minutos, estirarnos y relajar la
vista (mirando objetos lejanos, el paisaje desde nuestra ventana, por
ejemplo)
Una técnica muy útil e interesante consiste en utilizar un reloj de cocina. Con
él, podemos programar la duración de nuestro ciclo de concentración (40
minutos por ejemplo) y trabajar enfocados hasta que suene la alarma. El
reloj es un objeto que nos recuerda que debemos permanecer concentrados
en la tarea y, además, nos marca nuestros momentos de descanso. Una vez
que suena la alarma, programaríamos cinco minutos de descanso y al
terminar éstos, volveríamos a programar un nuevo ciclo de 40 minutos de
concentración. Y así, sucesivamente.
También puede ayudarte a alcanzar el estado de “foco” usar tapones para

aislarte de los ruidos o escuchar música barroca, instrumental suave o
sonidos relajantes.
En definitiva, si quieres multiplicar tu productividad, crea tus propios bloques

de concentración: reservando tiempo en tu agenda, aislándote y enfocando.
Para ser más eficaz y más eficiente, “hazlo YA” y hazlo concentrado.
LECCIÓN 9: ENFOCA
Muchos os lamentáis por la enorme cantidad de asuntos que os inquietan.

Por lo general, no gustáis de mi respuesta respecto al principal culpable de
tal situación. Y es que no hay mayor culpable que vosotros mismos.
No son ni los demás, ni las circunstancias las que provocan tan incómoda
situación.
Algunos responderéis: “Pero maestro... tengo tantas responsabilidades como

las que se me encargan”.
Mas coincidiréis conmigo en que no sois seres inertes. Tenéis capacidad para
hablar, para negociar, para decir que no.
Sin embargo, decir que no está lleno de inconvenientes: podéis herir la

sensibilidad de los demás, podéis dejar de agradar a otros, es difícil decir
que no...
Quizás necesitéis aprender a decir “no” de forma más asertiva. Quizás

preciséis de mayor coraje o fuerza de voluntad. Quizás sea sólo cuestión de
practicar algo más. O quizás debáis preocupaos un poco más de vosotros
mismos y menos de los sentimientos de los demás.
Creo haberos dicho más de una vez que proteger nuestro tiempo implica
cierto grado de egoísmo y mucha fortaleza.
Es preciso que toméis consciencia del daño que os hace, a vosotros, a

vuestro tiempo y a vuestra vida, aceptar encargos, proyectos o
responsabilidades que no son importantes para vosotros.
Muchas de esas responsabilidades que tanto os angustian nunca lo hubieran

hecho de no haber entrado en vuestro sistema. Sólo tendríais que haber
dicho que no.
Necesitáis habituaros a decir que no a todo aquello que no es importante

para vosotros. No disponéis de tiempo y energía suficientes como para
desperdiciarlos en asuntos triviales o que no os ayudan a conseguir vuestros
objetivos.
Pero no os llaméis a engaño. Las peticiones de los demás no son sino una
pequeña parte del problema. Vosotros mismos os causáis más daño que
ningún otro.
Pretendéis ocuparos de muchas más cosas de las que sois capaces. Y el que
se ocupa de muchas cosas, hace muchas veces entrega de sí a la fortuna.
Debéis aprender a decíos “no” a vosotros mismos. Hay asuntos que decidís
emprender aún siendo conscientes de que no podréis terminarlos, proyectos
que iniciáis sin disponer de tiempo suficiente para ejecutarlos,
responsabilidades que aceptáis sin tener la capacidad suficiente.
Suponéis que gozáis de más tiempo, de más energía y de más recursos de

los que realmente tenéis. Os exigís demasiado. Os sobrevaloráis. Pensáis
que las tareas implicarán menos tiempo del que realmente requieren. Y al
final, todo os conduce al mismo punto: Sin necesidad alguna, os frustráis y
os sentís mal por no poder cerrar todos los frentes que tenéis abiertos. Esto
afecta a vuestro estrés, a vuestra autoconfianza y a vuestra felicidad.
Cuanto digo habrá de aplicarse, también, a las posesiones e incluso a las

personas.
¿Por qué llenar nuestras vidas con objetos inútiles que utilizaremos unas
pocas veces?¿Por qué ensuciar nuestros hogares con posesiones estériles?
¿Por qué sacrificar espacio, patrimonio y tiempo en objetos inservibles?
Hay personas malas, negativas, críticas. Gente que nos hace sentir mal, que
nos desgasta, que roba nuestra energía. Sujetos que no aportan nada
positivo a nuestras vidas. También a ellos hemos de decirles que no. No
desperdiciéis vuestro tiempo con ellos. Eliminadlos de vuestras vidas.
El mundo está lleno de seres maravillosos de los que poder disfrutar.

Proteged vuestro tiempo para poder dedicárselo a ellos.
No hay tiempo para hacerlo todo. No hay necesidad de poseerlo todo.

Aceptad en vuestras vidas sólo aquello que os importa de veras.
Simplificad vuestra vida. Eliminad todo lo trivial, todo lo superfluo.

Concentraos en lo que es importante, en lo que os aporta beneficio o
bienestar, en lo que disfrutáis y en lo que os ayuda a conseguir vuestros
objetivos.
Haced menos y hacedlo mejor. Vivid más lenta pero más intensamente.
Disfrutad más de lo que hacéis.
Menos proyectos, menos preocupaciones y menos responsabilidades os

permitirán disfrutar de una vida más plena, más tranquila y relajada; y
sobre todo, os permitirá mejorar la calidad de lo que sí hacéis.
Debéis aprender a enfocar vuestra atención, vuestro tiempo y vuestra

energía en aquello que es verdaderamente importante. No os dejéis distraer
por lo trivial pues el tiempo que malgastéis en ello nunca podréis recuperarlo
y, más temprano que tarde, acabaréis arrepintiéndoos de semejante
desperdicio.
No podéis hacerlo todo. Sólo podéis hacer unas pocas cosas. Aseguraos de
que, al menos, son las cosas más importantes.
Proteged vuestra vida y vuestro sistema de todo aquello que no sea

importante. Enfocad vuestra atención, vuestra energía y vuestros recursos
en lo que sí lo es. Utilizad cuidadosamente vuestro tiempo, pues es limitado
y no podrá ser restituido.
LECTURA: EL CÍRCULO EXTERIOR DEL TRISKELION: “ENFOCA”
El círculo exterior que rodea el Triskel representa la barrera que debes crear
para protegerte de todas aquellas pre-ocupaciones no importantes que
quieren acceder a tu sistema.
Tres instrumentos te ayudarán a conseguirlo:
1. SIMPLIFICA
Identifica qué es verdaderamente importante en tu vida (profesional y

personal) y dedícale más tiempo.
Identifica todos aquellos proyectos, actividades, relaciones, posesiones… que

son triviales y elimínalos de tu vida.
Simplifica tu vida. De esa forma, ganarás libertad, ahorrarás, tendrás mayor

sensación de control y reducirás tus niveles de estrés.
2. CONCÉNTRATE EN TUS OBJETIVOS
Para poder impedir que lo que no es importante acceda a tu sistema,

primero necesitas saber lo que es y lo que no es importante.
Importante es aquello que te ayuda a conseguir tus objetivos, por lo tanto,

tu primer paso será definir claramente, y por escrito, esos objetivos.
Igual que “enfocas” cuando ejecutas una tarea y te concentras al 100% en

ella, sin permitirte interrupciones, tienes que enfocar en un sentido más
amplio: Es decir, tienes que “enfocar” y concentrar el 100% de tu energía, tu
tiempo y tu vida en conseguir aquello que es importante para ti.
La vida es muy breve como para desperdiciarla en cosas que no son

importantes para ti.
3. DI “NO”
La mejor herramienta de la que dispones para impedir el acceso a tu sistema

de las cosas no importantes es el “no”.
Decir que no a los demás y decirte que no a ti mismo es, probablemente, el

instrumento más eficaz con el que cuentas para ser más eficiente.
No puedes hacerlo todo. No tienes ni el tiempo ni la energía. Necesitas

elegir. Elige hacer lo importante.
LECCIÓN 10: REVISIÓN SEMANAL Y TO-DAY LIST
La revisión semanal es probablemente una de las herramientas más

importantes del sistema.
Imagina que participas en una expedición atravesando la selva amazónica.

Si te dedicas únicamente a cortar con tu machete toda la maleza que
encuentras a tu paso, trabajarás mucho, rápido y de forma aparentemente
productiva, pero corres el riesgo de acabar avanzando en círculo o, incluso,
de perderte.
De forma periódica, necesitas subirte a un árbol para analizar “desde arriba”

tu situación actual y el lugar al que quieres llegar; y para tomar decisiones
respecto al mejor camino para conseguirlo.
La maleza que apartas en tu camino son todas las tareas, compromisos,

interrupciones, crisis y fuegos que debes apagar a lo largo de tu jornada de
trabajo. En el día a día, estamos demasiado concentrados en la operativa. En
el corto plazo. Trabajamos cegados por lo inmediato de manera que la
maleza no nos deja ver la selva.
La revisión semanal, da la oportunidad de ver la selva desde arriba. Nos

ofrece una visión más integral de nuestra vida, nuestros objetivos,
responsabilidades y compromisos.
Además de ofrecernos una visión estratégica, la revisión semanal nos

permite poner al día nuestro sistema, repasarlo, ordenarlo, limpiarlo y
organizarlo para que siga siendo útil como herramienta de productividad
personal.
La revisión semanal debes efectuarla al final o al principio de cada semana.

Algunos prefieren hacerlo el viernes por la tarde, otros el lunes antes de
empezar a trabajar y algunos buscan un momento en el fin de semana en el
que están tranquilos. Cada persona debe elegir el momento que mejor
encaje en sus preferencias y asegurarse de que siempre es el mismo.
La revisión semanal está dividida en dos fases: decisión y planificación.
En la primera fase deberás convertir todas tus pre-ocupaciones en

decisiones.
Tus pre-ocupaciones estarán desperdigadas por diferentes lugares. Debes

reunirlas todas, transformarlas en decisiones y registrarlas en el sistema en
el lugar que les corresponda.
En primer lugar, vacía tu bandeja de entrada física. Toma cada uno de los
elementos que hay en ella, en el orden en que están y convierte cada uno de
ellos en una decisión.
No apartes ningún elemento, no lo re-ordenes, no lo vuelvas a dejar en la

bandeja de entrada. Cada vez que tengas un elemento en tus manos debes
procesarlo utilizando el diagrama de decisiones del sistema Triskelion.
Si la decisión no implica una acción por tu parte, elimina, archiva o crea una
nota.
Si la decisión implica una acción por tu parte, hazlo ya (si te lleva menos de
tres minutos) o conviértela inmediatamente en una tarea, una tarea a
delegar, una reunión o una lectura pendiente. A continuación, procede con el
siguiente elemento de la bandeja y así, sucesivamente, hasta que la bandeja
de entrada física esté vacía.
Cuando termines con la bandeja, repasa tu cuaderno de notas. Busca en él

tus notas de reuniones o cualquier anotación que implique una pre-
ocupación. Con cada una de ellas, procede de la misma manera que con los
elementos de la bandeja de entrada. No pases a la siguiente pre-ocupación
hasta que no la hayas procesado mediante el diagrama de decisiones.
En tercer lugar, repasa tu calendario. Especialmente las reuniones de la

última semana, de esta y de la semana que viene. Revisando las reuniones
pasadas podrías recordar alguna acción pendiente o algún compromiso
adquirido durante las mismas. Repasando las próximas reuniones, podrás
pensar si hay alguna acción que tengas que llevar a cabo previa a esas
reuniones. De nuevo, una a una, procesa cada pre-ocupación que emane de
la revisión del calendario.
Por último, repasa mentalmente si hay alguna pre-ocupación en tu cabeza.

Intenta convertir todas tus pre-ocupaciones en decisiones y procésalas como
corresponda.
En esta primera fase de la revisión semanal, habrás reunido todas tus pre-
ocupaciones y las habrás procesado. En este momento, todas tus pre-
ocupaciones deberían haber desaparecido. Aquellas sobre las que has
decidido no hacer nada se habrán eliminado, archivado o convertido en
notas. Aquellas sobre las que has decidido actuar se habrán convertido en
tareas o tareas a delegar en tu listado de tareas; en reuniones en tu
calendario o en lecturas pendientes.
La segunda fase de la revisión es la planificación.
En la planificación tendrás que definir cuáles son tus prioridades para la

semana que comienza.
En primer lugar, repasa tu listado de objetivos. Durante este repaso debes

preguntarte: ¿Qué puedo hacer esta semana para acercarme un poco más a
mis objetivos? Esta pregunta generará nuevas acciones que tendrás que
incluir en tu sistema.
Esta revisión semanal consigue que nunca pierdas de vista tus objetivos,
facilita tu toma de decisiones y, sobre todo, te obliga a planificar acciones
que te mueven hacia tus objetivos.
En segundo lugar, repasa tu calendario. De esta forma, puedes analizar

cuáles son tus compromisos y entender cuánto tiempo tendrás disponible
para poder ejecutar tareas entre reunión y reunión.
En tercer lugar, repasa tu listado de tareas para decidir si hay alguna de

ellas que sea imprescindible ejecutar a lo largo de la semana. Si es así,
programa el espacio que vas a dedicarles. Es decir, fija en tu calendario una
reunión contigo mismo para llevar a cabo esa tarea.
De esta forma, tendrás una visión perfecta de todos tus compromisos y de

todas tus prioridades para la semana. Pero sobre todo, habrás planificado
momentos de concentración para sacar adelante tus tareas prioritarias.
Reservar esos huecos multiplicará la probabilidad de que puedas ejecutarlas.
La segunda herramienta de la que voy a hablarte es el “To-Day List”. A pesar

de su simplicidad, su potencia es enorme.
Al comienzo de cada día, a primera hora de la mañana, dedica 10 minutos a

revisar tu calendario y tu listado de tareas. Haz este ejercicio con tu revisión
semanal en mente.
El objetivo de esta revisión es que generes un listado de un máximo de siete

tareas que, sí o sí, tendrás que ejecutar a lo largo del día. Puedes usar una
hoja de papel para escribirlas o utilizar las opciones de tu software de
productividad para marcarlas y filtrarlas.
A lo largo de la jornada, sacar adelante esas tareas debe ser tu principal

prioridad. Trabaja con tu listado siempre a la vista. Revísalo de forma
habitual. Disfruta tachando cada tarea completada. Y bajo ningún concepto,
dejes tareas sin completar en el “To-Day List” al final del día.
Sé realista. Nunca elijas más tareas de las que realmente puedes ejecutar.
Es mejor quedarse corto y añadir alguna más a medio día que finalizar la
jornada con la frustración de no haber sido capaz de limpiar el listado. Ten

en cuenta que a lo largo del día aparecerán nuevas obligaciones y muchas
interrupciones que dificultarán que puedas completar las tareas de tu “To-
Day List”.
La tarea más importante del día la llamamos “T+”. Empieza el día trabajando
con tu “T+” hasta que la termines. No hagas ninguna otra cosa antes de
terminar tu “T+”. NINGUNA OTRA COSA.
Muchos días, trabajar de esta manera se hace imposible. Al fin y al cabo, no

controlamos el 100% de nuestra agenda. Pero no poder hacerlo todos los
días no debe ser excusa para no intentar hacerlo cada día.
Utiliza la revisión semanal y el “To-Day List” como subirías a un árbol en

medio de la jungla para entender cómo y hacia dónde tienes que avanzar
para llegar a tu destino. Después de haberlo hecho, podrás blandir tu
machete con la tranquilidad de saber que estás cortando maleza en la
dirección adecuada.
LECTURA: EL TO-DAY LIST
Hoy quiero referirme al To-Day List y hacer constar las razones por las que
es uno de los instrumentos más importantes del sistema.
Nuestro día está completamente abarrotado de interrupciones,

compromisos, reuniones, llamadas de teléfono, correo que aterriza en el
inbox… Es un auténtico caos. Una verdadera selva.
En ese caos tenemos que desenvolvernos. Ser capaces de analizar

problemas, priorizar, tomar decisiones y, sobre todo, ejecutar tareas con una
concentración máxima.
Si comenzamos el día sin dedicar unos minutos a definir cuáles son nuestras
prioridades, después, ya no podremos hacerlo.
En medio de la selva, apagando fuegos, reaccionando a los

acontecimientos… perdemos de vista la visión global y sólo vemos la maleza
que tenemos delante. Acabamos haciendo lo primero que se presenta, lo que
parece más urgente, lo que alguien nos pide o, peor aún, acabamos dejando
que sea el correo electrónico el que va encaminando nuestras decisiones y
acciones.
Trabajamos mucho, sí, pero sin ningún tipo de guía. Con nuestro machete
cortamos con furia la maleza que tenemos delante. Pero sin orientación. Los
acontecimientos nos empujan de un lado a otro y nosotros reaccionamos.
Nos dejamos la piel pero trabajamos sin control. Sin una dirección definida.
El To-Day List es nuestra brújula para el día. Nos permite recuperar el

control. Aclara nuestras prioridades de la jornada. Como lo hacemos antes
de que empiece la vorágine, tenemos oportunidad de mirar las cosas con
perspectiva. Subidos al árbol podemos decidir en qué dirección queremos
avanzar. Y esa dirección queda por escrito como referencia para el resto del
día.
Es verdad que cuando empiecen las interrupciones, las reuniones, las

llamadas… volveremos a estar en el centro de la tormenta. Pero incluso
dentro de ella, contaremos con un listado de las tres cosas más importantes
que tenemos que sacar adelante. La decisión ya está tomada, la priorización
ya está hecha, la dirección ya está decidida. Lo hicimos a primera hora,
cuando nadie nos molestaba. De esa forma, cada vez que tengamos un
hueco libre, cada vez que podamos hacer algo, aún cuando la tormenta
sople fuerte a nuestro alrededor, tendremos una lista con la siguiente cosa
que tenemos que hacer.
Gracias al To-Day List evitamos que nuevos acontecimientos, mails,

interrupciones… hagan que nos distraigamos, que perdamos de vista lo que
es importante, que sin darnos cuenta cambiemos la dirección en que
avanzamos a través de la maleza.
El uso del To-Day List
Recordad que es imprescindible que el To-Day List se convierta en un listado

de las cosas que, sí o sí, vamos a hacer en el día. Es mejor escribir menos
tareas y tener que añadir más en el camino que acabar la jornada sin
completar todas las tareas del To-Day List. TODAS las tareas que escribamos
en el listado deben haberse completado para el final del día.
Por eso es recomendable empezar a habituarnos a su uso añadiendo dos o

tres tareas como máximo. Hasta que dominemos la herramienta,
deberíamos limitarnos a incluir únicamente nuestras 3T (las tres tareas más
importantes a ejecutar en el día de hoy)
Por supuesto, el día lo empezaríamos trabajando en nuestra T+ (nuestra

tarea más importante del día)
El To-Day List puede estar escrito en una hoja de papel, en vuestro cuaderno
de trabajo, en vuestra mano… da lo mismo siempre y cuando sea accesible
en todo momento. Evidentemente, el software de gestión de tareas es una
opción ideal. Las opciones para marcar, ordenar y organizar tareas son muy
útiles para construir nuestro To-Day List.
Por ejemplo, en Outlook o en Lotus, podemos marcar con la estrella o con la

exclamación de prioritaria las tareas que queremos incluir en el To-Day List.
Lo bueno de esta opción es que no hay que volver a escribir la tarea (sólo
marcarla) además, la decisión la hacemos directamente dentro de nuestro
listado de tareas que es, precisamente, la herramienta a partir de la cual
decidiremos nuestras prioridades. Después, sólo hay que filtrar u ordenar
para que el sistema sólo muestre aquellas tareas que hemos marcado con la
estrella o con la admiración. También es posible crear un campo
personalizado llamado “To-Day List” para construir nuestro listado sin
necesidad de utilizar la estrella o la exclamación (os mandaré un mail con
instrucciones de cómo hacer esto)
Usar nuestro software de gestión de tareas hace muy fácil incluir tareas en
el To-Day List, ordenarlas por prioridad, sacarlas del listado si fuera
necesario y marcarlas como completadas.
A medida que avanzamos en el día, marcaríamos cada tarea como

completada hasta terminar con todas y, al día siguiente, partiendo de un
listado vacío, incluiríamos las nuevas 3T para la jornada. Así, sucesivamente.
Es muy importante que cada vez que completemos una de las tareas del To-
Day List no nos dejemos llevar por la inercia y volvamos a entrar en la
dinámica de dejar que los acontecimientos dirijan nuestras decisiones:
Cuando termines una 3T debes volver a concentrarte en tu To-Day List para
empezar a trabajar en la siguiente 3T.
En definitiva, se trata de utilizar el concepto del “foco” también cuando

estamos trabajando en nuestro día a día. Es decir, concentrarnos en aquellas
tareas que son prioritarias mientras que el círculo protector del Triskelion
evita que otros asuntos menos importantes desvíen nuestra atención;
concentrándonos en nuestros objetivos, simplificando y diciendo “no”, a
nosotros mismos y a los demás.
LECCIÓN 11: EQUILIBRIO
Desde que conocí el sistema Triskelion me he sentido especialmente

intrigado por los aspectos más espirituales del mismo. Quizás por inclinación
personal, quizás porque entré en contacto con La Orden siendo ya algo
mayor y la cosa de la tecnología se me quedaba un poco grande.
El caso es que acabé profundizando en los aspectos actitudinales del

sistema, más que en las herramientas concretas.
Tres son los asuntos en los que más he profundizado: la proactividad, el

equilibrio y el control del estrés.
La primera cosa que me atrajo del sistema fue la importancia que le da a la

proactividad. Siempre me ha molestado la gente que pone excusas y busca
justificaciones para todo. Creo que cada persona, en gran medida, tiene lo
que se merece. Suena algo duro pero es lo que pienso.
Si hay algo que no te gusta, cámbialo. Si hay algo que quieres, trabaja para
conseguirlo. Deja de esperar que las cosas sucedan. Haz tú que sucedan.
Date la oportunidad de soñar y el privilegio de trabajar para hacer tu sueño
realidad. No hay mayor felicidad que la de esforzarte por lo que es
importante para ti.
Y no me refiero sólo al trabajo, la carrera profesional o la riqueza. Hablo de

muchas otras cosas: de tu forma de vida, de tu familia, de tus amistades, de
tus inclinaciones artísticas, etc.
Aquí es donde entra en juego el segundo de los asuntos de los que te

hablaba: el equilibrio.
Uno de los conceptos más repetidos por el maestro Séneca era,

precisamente, el del equilibrio. Es decir, la necesidad de mantener
balanceados los distintos ámbitos de nuestra vida.
El sistema Triskelion define tres ámbitos esenciales: el personal, el familiar y

el profesional.
El profesional hace referencia a nuestro trabajo, carrera y economía. El

familiar a nuestra pareja, hijos, padres, hermanos, etc. Y el personal a
nosotros mismos; nuestra educación, crecimiento personal, salud,
amistades, espiritualidad, hobbies, etc.
Dado que el tiempo de que disponemos es finito, si nos excedemos en el

tiempo dedicado a uno de ellos, inevitablemente se lo estaremos robando a
los otros dos. Conservar un equilibrio perfecto es prácticamente imposible,
pero debemos intentarlo.
De hecho, hay momentos en la vida en los que conscientemente

sacrificamos alguno de los ámbitos por otro que tiene especial prioridad.
Cuando entramos en un nuevo puesto de trabajo o acabamos de tener un
hijo, por ejemplo.
Pero nunca olvides que desatender de forma continuada alguno de tus

ámbitos acabará pasando factura.
Recibir una llamada del colegio informándote de que tu hijo se ha metido en

problemas, que tu pareja te diga que vuestra relación está en crisis, sufrir
un amago de infarto, tener un ataque de ansiedad, perder una amistad o
una oportunidad de promoción son formas en las que los distintos ámbitos,
al ser desatendidos, pueden acabar llamando a tu puerta.
Llegues o no al punto de un desenlace grave, relegar uno de tus ámbitos

provocará en ti estrés. Porque en el fondo, sabes que hay cosas importantes
en tu vida que estás dejando de hacer.
Es precisamente el estrés y cómo evitarlo, el tercer asunto del que quería

hablarte.
Simplificando mucho las cosas, podemos decir que el estrés funciona por un
sistema de puntos. Cada preocupación, cada crisis, cada problema... suma
puntos a tu nivel de estrés. Los puntos de estrés que acumulas tras un
divorcio o un despido no son, evidentemente, los mismos que provoca una
mudanza o una tarea a punto de vencer. Pero todos, en su medida, suman
en tu “barra de estrés”.
Los seres humanos podemos lidiar con un cierto nivel de estrés, pero hay
dos cosas que no llevamos nada bien: Superar el nivel máximo aceptable y
mantener niveles elevados de estrés durante periodos largos de tiempo. Las
consecuencias de ambas sobre la salud son mucho peores de lo que muchos
imaginan.
La forma en que gestionamos nuestro tiempo tiene un impacto directo en

nuestro nivel de estrés. Algunas recomendaciones del sistema Triskelion
contribuyen directamente a reducir en gran medida los puntos de estrés que
vamos sumando en nuestra vida.
Deja que enumere algunas de ellas...
Elimina tus pre-ocupaciones tomando decisiones rápidas sobre ellas y

definiendo el siguiente paso.
Elimina pre-ocupaciones diciendo “no”. A ti mismo y a los demás.
Simplifica tu vida. Evita que elementos no importantes accedan a tu sistema.

No aceptes más proyectos y compromisos de los que puedes gestionar.
Escribe tus objetivos, revísalos cada semana y define acciones para

conseguirlos.
Conserva el equilibrio entre tus tres ámbitos vitales.
Escríbelo todo en tu sistema. Si dejas de hacer algo, que sea porque has
decidido no hacerlo. No porque lo has olvidado. Y no sobrecargues tu cabeza
con información y distracciones innecesarias.
Ordena tus herramientas y tus espacios de trabajo.
No procrastines. Si hay algo importante que debes hacer, hazlo YA.
Invierte en el ámbito personal: cuida tu salud con una dieta equilibrada,

ejercicio, descanso y técnicas de relajación.
Dispón de un sistema de productividad personal en el que confías y al que

puedes acceder siempre que lo necesites.
Cada una de estas recomendaciones no sólo contribuirá a incrementar tu

productividad, también mejorará tu sensación de control y reducirá tu nivel
de estrés.
Para terminar: Nuestra actitud y nuestra forma de pensar respecto a la

gestión del tiempo puede generarnos más estrés del que creemos. Vivir en
línea con los tres principios maestros ayuda de forma considerable a vivir de
una forma más tranquila y relajada:
En primer lugar: No puedes hacer todo lo que quieres hacer. ¿Por qué vivir
constantemente preocupado por todas las cosas que no has podido hacer?
Celebra, cada día, que has hecho tus tres tareas más importantes.
En segundo lugar: No controlas el 100% de tu agenda. No te frustres porque

no puedes planificar tu día, porque trabajas rodeado de interrupciones o
porque no consigues cumplir tu programa diario. Asegúrate, eso sí, de que
aprovechas al máximo los pocos momentos del día que sí quedan bajo tu
control.
En tercer lugar: No puedes recordarlo todo. No sobrecargues a tu cerebro

con información y distracciones innecesarias. Escribe todo en tu sistema.
Aunque he hablado mucho y con desorden, sintetizaría mis conclusiones de

la siguiente manera: Gestiona proactivamente tu vida; Conserva el equilibrio
entre tus tres ámbitos vitales: el personal, el familiar y el profesional; Y
ayúdate del sistema Triskelion para controlar tu nivel de estrés.
LECTURA: EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO
El correo electrónico NO es tu trabajo. Es una herramienta de comunicación

y un instrumento de trabajo. No puedes permitir que se convierta en el
centro de todas tus decisiones y en el “director” de todas tus acciones.
No dejes que el correo sea el que determine qué es lo que haces y cuándo lo
haces. Si dejas que controle tu día, serán otros los que estén decidiendo por
ti.
Te pagan para que vendas, para que gestiones, para que des servicio a tus
clientes, para que investigues, para que controles presupuestos… NO te
pagan para responder correos electrónicos como un autómata.
Tienes que aprender a controlar el e-mail como lo que es: una herramienta a
tu servicio. El mail está a tu servicio, no tú al servicio del mail.
A continuación recojo algunas recomendaciones para el uso del correo

electrónico:
1. NO respondas el mail de forma inmediata: El e-mail es una

herramienta de comunicación asíncrona. Es decir, en la que las dos partes
que se comunican no lo hacen de forma simultánea. Por lo tanto, NO es
obligatorio responder en dos minutos. El mail NO es una herramienta para
solicitar decisiones o respuestas urgentes. Si fuera el caso, debe utilizarse el
teléfono o el cara a cara.
No mal acostumbres a tus colaboradores respondiendo el mail de forma

inmediata. Crearás un precedente y todos esperarán que sigas haciéndolo.
Tampoco utilices el e-mail cuando necesites una respuesta urgente. Para
eso, utiliza el teléfono.
2. No empieces el día consultando tu correo: Sé que es una inercia muy

poderosa pero tenemos que vencerla. No hay nada peor que empezar el día
leyendo el correo. Cuando lo hacemos, nos subimos a la ola del correo y es
muy probable que no podamos bajarnos de ella hasta que acabe el día.
Si empiezas con el correo, dejarás que sea el correo el que determine cuáles
son las prioridades de tu día. Tú eres quien debe determinar esas
prioridades. No los demás. A primera hora del día tienes que preparar tu To-
Day List. Después, empezar a trabajar en una de tus 3T.
3. Consulta el correo sólo 2 o 3 veces al día: Concéntrate en trabajar, en

sacar tus tareas adelante, en completar tu To-Day List. Eso es lo que has
decidido que es lo más importante para hoy. ¿Por qué vas a cambiar tus
prioridades casi sin pensarlo porque alguien ha decidido mandarte un correo
pidiéndote algo o preguntándote algo?
Todos los expertos en productividad recomiendan consultar el e-mail dos o

tres veces al día: a media mañana, a final de mañana y a media tarde. NO
pasa nada porque un correo permanezca sin ser leído durante dos o tres
horas. Cuando estamos reunidos, de viaje, de visita en un cliente… no
estamos leyendo mails y NO pasa NADA.
4. Apaga el programa de correo electrónico: Muchas personas se pasan

el día chequeando constantemente el inbox para comprobar si ha llegado
algún nuevo mail. Lo hacen de forma compulsiva. Esto hace que pierdan una
ingente cantidad de tiempo y erosiona notablemente su capacidad de
concentrarse en sus tareas importantes.
Cierra tu inbox mientras trabajas en otras cosas. Disfruta de la sensación de

poder enfocarte en tus asuntos importantes sin distracciones externas.
5. Desconecta el aviso de nuevo mensaje: Este aviso te distraerá

constantemente. Hará imposible que puedas concentrarte al 100% en una
tarea. ¿Te parece razonable otorgar a cualquier persona del mundo el poder
de interrumpirte cuando estás trabajando enfocado en algo que es
importante?
Debes desconectarlo porque incluso si vences la tentación de consultar el

mail (cosa que dudo mucho) el simple hecho de que el mensaje aparezca en
tu pantalla ya ha provocado tu desconcentración (y recuerda el enorme
coste que supone volver a recuperar la concentración una vez que la has
perdido)
6. Gestiona cada correo una sola vez: Muchas veces, abrimos y cerramos
un mismo mail varias veces sin hacer nada con él (sin tomar una decisión,
sin borrarlo, sin responderlo…) Si multiplicas el tiempo que pierdes de esta
forma por los cientos o miles de mails que recibes a lo largo del mes te
darás cuenta del problema que esto supone para tu productividad.
Si no vas a hacer nada respecto a ese correo ¿por qué lo abres?
Si lo abres es porque vas a hacer algo con él. No puedes cerrarlo y volver a
dejarlo en el inbox. Eso hará que pierdas tiempo y contribuirá a mantener tu
inbox completamente descontrolado.
Una vez que abres un mail (una pre-ocupación) tienes que tomar una
decisión: ¿vas a hacer algo al respecto? Si es que no, elimínalo o archívalo.
Si es que sí, y puede hacerse en menos de tres minutos, hazlo. Si lleva más
tiempo, conviértelo en una tarea, una tarea delegada, una reunión o una
lectura pendiente y sácalo del inbox. No te permitas volver a cerrar un mail
sin haber tomado una decisión sobre él.
7. No utilices tu inbox como repositorio de tareas: Recuerda que en el

inbox sólo debe haber mails pendientes de lectura o pendientes de
respuesta. Las tareas deben estar todas agrupadas en tu listado de tareas.
8. Mantén tu inbox en pantalla: No acumules más mails en tu inbox de

los que quepan en la pantalla (máximo 30 mensajes) Tomar decisiones
respecto a tus mails cuando sólo hay una docena es mucho más fácil, más
rápido, más eficiente y más motivador que hacerlo en un inbox con 200
mensajes.
Un inbox con cientos de mails es igual que un escritorio desordenado. Te

provocará estrés, reducirá tu control, dificultará tu concentración y dañará tu
productividad.
El inbox es el lugar en el que aterrizan tus pre-ocupaciones. Es un lugar de

paso. En cuanto tomas una decisión respecto a la pre-ocupación el mail debe
desaparecer del inbox.
El inbox NO es un archivo. Puedes archivar de forma rápida y sencilla. No

dejes mails innecesarios en el inbox. El inbox es la pista de aterrizaje de tu
sistema y tiene que estar despejada.
9. Define con tus colaboradores unas normas básicas del uso del
correo electrónico: Si lo piensas bien, gran parte del correo que recibes y
que envías es entre colaboradores. Si dentro de tu equipo/organización
fuerais capaces de coordinar una política sencilla de uso del mail, todos
saldríais enormemente beneficiados.
El uso incorrecto del correo le cuesta a tu organización millones de horas

perdidas cada año. Gran parte de esas horas perdidas las causan las propias
personas de la organización.
El beneficio de un decálogo del uso del mail para tu productividad y la de tus

colaboradores sería enorme. Sólo hace falta respetar algunas normas
básicas que podrían estar negociadas y consensuadas entre todos:
- Redactar asuntos breves y descriptivos: Que dejen perfectamente claro de

qué trata el contenido del mail. Nunca se envía un mail sin asunto.
- Coordinar una nomenclatura compartida para los asuntos: Incluir

indicaciones como “PTI” (Para Tu Información) o “PTR” (Para Tu Respuesta) o
“FM” (Fin del Mensaje - para los casos en los que se envía un mensaje sin
cuerpo y sólo con asunto)
- Un mail por tema: No tratar diferentes temas en un mismo mail.
- Redactar mails breves: Tan breves como sea posible.
- El cuerpo del mensaje debe comenzar con la conclusión, la pregunta o la

petición. Después, se escriben los argumentos, explicaciones…
- Limitar el uso de la exclamación de urgente.
- Reducir al mínimo el uso de “responder a todos” o de los envíos masivos.
- El correo electrónico NO se utiliza para temas urgentes.
- No utilizar el mail para delegar tareas: Si podemos enviar una tarea

delegada que automáticamente se incorpora al listado de tareas del
delegado y del delegante, ¿por qué enviar un mail?
- Evitar adjuntos: especialmente archivos pesados.
LECCIÓN 12: PRIORIZACIÓN
HB: Para la lección de hoy he traído este tarro de cristal y estas piedras.
Déjeme que las coloque dentro del tarro... ¿Diría usted que el tarro está
lleno?
R: Sí. Eso parece.
HB: He traído también algunos cantos rodados. Son algo más pequeños y
como puede ver, se cuelan entre los huecos que han dejado las piedras más
grandes. Ahora el tarro está lleno ¿No es así?
R: La verdad es que me hace dudar.
HB: Hace bien en dudar. Esta arena de playa que tengo aquí me permitirá
rellenar todavía más este tarro aparentemente lleno.
R: Parece que ahora sí que está lleno.
HB: Sí. Eso parece. Pero en realidad no es cierto. Esta jarra de agua me
permitirá demostrarlo. Ve... la arena empapa el agua y me permite vaciar
gran parte de la jarra dentro del tarro.
R: Es increíble.
HB: Lo es. Pero lo será más cuando entienda las implicaciones que esto tiene
sobre la gestión del tiempo.
Veamos... si el tarro representa una jornada de trabajo y las piedras, la

arena y el agua representan tareas. ¿Qué lección podríamos extraer de este
experimento?
R: ¿Que siempre hay tiempo para hacer mucho más de lo que creemos?
HB: En realidad, lo que quiere decirnos este ejercicio es que si no

hubiéramos puesto las piedras grandes al principio, nunca hubiéramos
podido hacerlo.
Las piedras grandes representan las tareas prioritarias. El resto (la grava, la
arena y el agua) son tareas que no lo son.
En su jornada de trabajo siempre habrá grava, arena y agua suficientes para

desbordar su tarro. No hay tiempo para hacerlo todo. Asegúrese, por lo
tanto, de colocar primero sus tareas prioritarias. Si no lo hace, después no
podrá hacerlo.
Dado que no podemos hacer todas las tareas pendientes a lo largo del día,
asegurémonos de que las que hagamos sean las tareas prioritarias.
Pero ¿qué significa “prioritario”? Muy sencillo: Una tarea es prioritaria si le

ayuda a conseguir sus objetivos. Cuando dude entre hacer una cosa u otra,
hágase siempre esta pregunta: “¿Me ayuda esto a conseguir mis objetivos?”.
Evite ejecutar tareas no prioritarias y concéntrese en las que sí lo son.
Hace mucho tiempo, un economista italiano llamado Wilfredo Pareto definió

la siguiente teoría:
“El 20% de los recursos de una nación producen el 80% de su riqueza”.
Desde entonces, esta teoría se ha ido aplicando a distintos ámbitos y una
vez tras otra, a demostrado su validez. Aplicada a la gestión del tiempo, la
teoría de Pareto señala que el 20% de nuestras acciones generan el 80% de
nuestros resultados.
Si lo piensa bien, unas pocas cosas de las que hace, contribuyen a generar la
mayor parte de sus resultados.
Por lo tanto, el primer paso que tiene que dar es localizar cuáles son sus
tareas Pareto. Detecte qué cosas son las que realmente contribuyen a sus
objetivos.
El segundo paso es dedicarles un poco más de tiempo cada día. Imagine el

incremento enorme de resultados que podría obtener dedicando un poco
más de tiempo a unas tareas que, aún suponiendo sólo un 20% del total,
son las responsables de generar el 80% de sus resultados.
Debe dedicar menos tiempo a tareas no prioritarias e invertir más en sus

tareas Pareto.
Asegúrese de que sus tareas Pareto son las primeras que coloca dentro del
tarro que representa su jornada. Si no lo hace, se arriesga a que queden
fuera, desplazadas por la ingente cantidad de tareas no importantes,
reuniones, interrupciones, crisis, etc. que con toda seguridad surgirán a lo
largo del día.
Empiece la jornada trabajando en sus tareas Pareto. Cuando lleguen las

interrupciones, por lo menos, habrá conseguido incluir alguna piedra grande
en su tarro de cristal.
Las crisis, los fuegos que apagar, las reuniones, las interrupciones, etc. son
algo que no podrá evitar. Debe asumir con naturalidad que siempre será así.
No se frustre por ello. Mientras trabaje con otras personas, no podrá

controlar el 100% de su agenda.
El problema es que muchas personas, cuando finalmente disponen de algo

de tiempo que sí está bajo su control, lo dedican a ejecutar tareas triviales
que no aportan nada a sus objetivos.
Este es el principal error que debe evitar. No se refugie en tareas banales en

los pocos tiempos que sí están bajo su control.
Lo que diferencia a los buenos gestores del tiempo es que aprovechan el

tiempo que sí controlan para ejecutar tareas prioritarias.
LECTURA: REFLEXIONES SOBRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
Simplificando un poco, podríamos clasificar todas nuestras actividades en

tres grupos diferentes: importantes-urgentes, importantes-no urgentes y no
importantes.
Importante: Contribuye a nuestros objetivos.

Urgente: Debe ejecutarse de forma inmediata o vence en un plazo menor
del que necesitamos para ejecutarla de forma adecuada.
Podemos definir tres áreas en las que agrupamos a todas nuestras

actividades:
1. IMPORTANTES Y URGENTES
Crisis, “fuegos” que debemos apagar, reuniones de última hora, una llamada
imprevista de tu superior, un cliente enfadado, emergencias médicas…
2. IMPORTANTES Y NO URGENTES
Proyectos que contribuyen a nuestros objetivos, formación y desarrollo,

investigación, networking, aprender idiomas, hacer ejercicio, descansar,
pasar tiempo con la pareja, jugar con los niños, cultivar las amistades,
planificar, mejorar procesos, etc.
3. NO IMPORTANTES
Responder e-mails no importantes, abrir spam, revisar correo publicitario,

zappear en la televisión, participar en charlas triviales, prolongar la comida
más de lo necesario, etc.
La mayoría de la gente pasa gran parte de su jornada participando en

actividades que son importantes y urgentes. El día a día no pone las cosas
fáciles y pasamos mucho tiempo apagando fuegos, resolviendo crisis y
cerrando asuntos con un vencimiento inminente.
Como ya sabemos, no tenemos el control del 100% de nuestra agenda.

Debemos asumir que lo normal, cuando trabajamos con otras personas, es
que gran parte del día esté dedicada a comunicarse, acudir a reuniones,
interactuar y ocuparnos de los temas importantes y urgentes que surgen a lo
largo de la jornada (los hayamos incluido o no en nuestro To-Day List)
Como es natural, trabajar de esa forma nos agota y cuando tenemos un rato
de descanso, un momento libre en el que recuperamos el control sobre
nuestra agenda, muchos tenemos la tentación de “descansar” dedicándonos
a tareas no importantes: Consultamos nuestras redes sociales, charlamos

con los compañeros, “limpiamos” nuestro inbox, miramos una revista que no
nos interesa, encendemos la televisión, revisamos algún blog, etc. En
definitiva, cuando tenemos el control, saltamos del área 1 al área 3.
Lo que diferencia a los grandes gestores del tiempo es que en los pocos
momentos en que recuperan el control sobre su agenda, dedican su tiempo
a actividades que son importantes (normalmente las cosas que han incluido
en su To-Day List) Es decir, saltan del área 1 al área 2. Y pueden hacerlo
porque saben lo que es importante (dado que han definido claramente sus
objetivos) y porque han identificado sus prioridades (gracias a la
planificación semanal y al To-Day List) De esta forma, se adelantan a los
acontecimientos e impiden que sus tareas importantes y no urgentes acaben
convirtiéndose en tareas importantes y urgentes.
Si nos fijamos bien, observaremos que las actividades incluidas en el área 2

son esenciales para la consecución de nuestros objetivos. Pero como no son
urgentes, no les prestamos toda la atención que merecen.
El problema de las tareas importantes y no urgentes es que, con el tiempo,

si no las ejecutamos, se van convirtiendo en urgentes (o porque se acerca su
dead-line o porque se nos echan encima las consecuencias de no haberlas
resuelto a tiempo) Es decir, con el tiempo, las tareas importantes y no
urgentes se acaban convirtiendo en crisis que resolver, en fuegos que
apagar…
Por ejemplo, “hacer deporte” es una actividad importante (contribuye a

nuestro objetivo “salud”) pero no es urgente. No pasa nada si hoy no
hacemos ejercicio. Esa falta aparente de urgencia hace que no le
dediquemos atención. Con el tiempo, la falta de ejercicio físico puede
convertirse en una urgencia en forma de lesión, de dolores, de infarto…
Otro ejemplo, “aprender un idioma” es una actividad importante (contribuye

a nuestro objetivo de desarrollo profesional) pero no es urgente. No pasa
nada si este mes no nos inscribimos en la academia. Pero con el tiempo,
podríamos perder una oportunidad de promoción por no haber aprendido ese
nuevo idioma.
Casi todos nuestros objetivos dependen de tareas que son importantes pero
no urgentes. La mayoría de nuestros objetivos necesitan de esfuerzos
moderados pero prolongados a lo largo del tiempo, no de esfuerzos
extremos y puntuales. No se consigue tener buena salud de un día para otro,
ni cultivar una network rica y amplia, ni mejorar nuestra relación de pareja,
ni dar una buena educación a nuestros hijos…
El sistema Triskelion nos obliga a mirar al área 2. Definir nuestros objetivos

nos ayuda a identificar las actividades importantes y no urgentes, mientras
que el “foco”, la planificación semanal y el To-Day List evitan que actividades
no importantes nos quiten tiempo que podríamos dedicar a las tareas del
área 2.
Cambiar las ruedas
Es paradójico pero muchas de las actividades del área 2 nos obligan a

“parar”. Realizarlas no aporta beneficios evidentes a corto plazo. Por
ejemplo, formarnos en Gestión del Tiempo, investigar el mercado, diseñar
estrategias, planificar, crear nuestro sistema de productividad o preparar
nuestro To-Day List… son todas actividades que nos obligan a “parar” y que
no generan resultados inmediatos.
Cuando vivimos con tanta presión de resultados, con tanta prisa, no es fácil
“parar” y dedicar tiempo a las actividades del área 2.
Pero pensemos en un piloto de Fórmula 1 en medio de una carrera.

Podríamos decir con seguridad que tiene bastante prisa. De hecho, la
diferencia entre subirse al podio y no hacerlo es cuestión de décimas de
segundo. Entonces, ¿cómo es posible que pare en medio de la carrera para
cambiar las ruedas?¿por qué no continúa sin cambiarlas? Así podría
adelantar a todos los pilotos que paran a cambiar sus ruedas.
La razón es sencilla: “perder” 8 segundos cambiando las ruedas le permite

ganar entre 2 y 3 segundos en cada una de las siguientes vueltas. No
cambiarlas le obligaría a ir cada vez más lento o correr el riesgo de salirse
en alguna curva.
Si a un piloto en medio de la carrera le compensa parar a cambiar los

neumáticos, a nosotros, por mucha prisa que tengamos, también nos será
rentable.
Por ejemplo, “parar” para analizar nuestra forma de trabajar, identificar

mejoras y aprender nuevas herramientas y sistemas de trabajo es como
cambiar nuestras ruedas. “Parar” para hacer un curso de Productividad
Personal y Gestión del Tiempo es como cambiar nuestras ruedas. “Parar”
para realizar técnicas de relajación y control del estrés es como cambiar
nuestras ruedas.
Aprender, mejorar, desarrollarse, cultivarse, planificar, relajarse, descansar,

hacer deporte, invertir en preparar a los miembros de tu equipo para poder
delegar en ellos, invertir en crear tu propio sistema de productividad
personal… son todos ejemplos de “cambios de rueda”. Planifica tiempo para
este tipo de actividades.
Incluye dentro de tus roles el de “piloto”. De esa forma, siempre tendrás

presente que debes invertir en cambiar los neumáticos. Para un momento
para que, después, puedas ir más rápido.
LECCIÓN 13: ORDEN
Piensa en el tiempo que dedicas a buscar cosas que no encuentras. Las

llaves de casa, del coche, la cartera, el reloj, ese mail, aquel documento,
aquella factura... Algunos estudios han calculado que una persona normal
dedica, de media, 20 minutos al día a buscar cosas.
¡20 minutos! Eso significa que a lo largo del año dedicamos 120 horas a
buscar. El equivalente a 15 jornadas laborales. ¡3 semanas de trabajo!
15 jornadas completas que podríamos dedicar a nuestra familia, a disfrutar

de nuestro hobby o a conseguir nuestros objetivos. 15 jornadas que
podríamos ahorrar fácilmente siendo más organizados.
Ten un lugar para cada cosa y deja siempre cada cosa en su sitio. De
esta forma tan sencilla, podrás ganar gran parte de esas 15 jornadas
anuales que muchos tiran a la basura.
Hasta ahora te he hablado de la organización en el sistema. Pero el orden y

la organización deben extenderse mucho más allá; a nuestra mesa de
trabajo, a nuestro ordenador, a nuestros archivos, a nuestra casa... incluso a
nuestra vida.
Múltiples estudios han analizado el impacto que el desorden tiene sobre la

productividad, y todos ellos coinciden en los mismos resultados:
El desorden provoca distracciones, genera estrés, disminuye la

concentración y reduce la productividad.
Repito: el desorden distrae, dificulta la concentración, genera estrés y

reduce la productividad.
Una de las claves del trabajo productivo tiene que ver con el orden en tu
espacio de trabajo.
Un escritorio cubierto de papeles, correo, fotos, adornos, etcétera es el

primer enemigo de la productividad. Ten en cuenta que cada uno de los
elementos que hay sobre la mesa es un recordatorio de algo que tienes que
hacer, algo que te preocupa o algo que tienes que colocar en su sitio.
Imagina, por ejemplo, que trabajas elaborando un informe y por el rabillo

del ojo ves una factura asomando debajo de un montón de papeles. Lo
quieras o no, tu mente desconectará momentáneamente del informe y
empezarás a pensar que tienes que preparar tu hoja de gastos y que tienes
que imprimir la factura del vuelo y que, hablando de vuelos, tienes que
hacer la reserva de tu próximo viaje... y así, sucesivamente.
Dependiendo de lo “fuerte” que seas, volverás a concentrarte en el informe

relativamente rápido o acabarás ordenando el montón de papeles o
preparando tu hoja de gastos. Peor aún, podrías acabar divagando sobre lo
que tienes que hacer sin hacer en realidad nada.
El tiempo que dediques a tu distracción es lo de menos. Lo peor es la

cantidad enorme de tiempo que te costará volver a estar completamente
concentrado en tu informe. Nunca subestimes el tiempo y el esfuerzo que
ello supone.
Al igual que los papeles sobre la mesa son una distracción, también lo son
los iconos en el escritorio de tu ordenador, los programas abiertos con los
que no estás trabajando, los avisos de nuevo e-mail recibido, los
documentos por archivar sobre la mesa auxiliar, etc.
Las interrupciones no son el único problema del desorden en tu escritorio.

Un escritorio desordenado genera sensación de estrés, de desequilibrio, de
desasosiego.
¿Alguna vez, antes de empezar a trabajar en algo importante, no has tenido

el impulso de ordenar tu mesa de trabajo? ¿No te resulta enormemente
positiva, casi placentera, la sensación de empezar a trabajar en algo con una
mesa totalmente limpia y despejada?
Al igual que debemos despejar la mente para poder concentrarnos en algo,

tenemos que despejar nuestro espacio de trabajo.
Aunque lleguemos a acostumbrarnos a ello, una mesa abarrotada y

desordenada provoca estrés. Inconscientemente tenemos la sensación de
falta de control, de desbordamiento. Una mesa atestada provoca, incluso,
una falta real de espacio físico y de libertad de movimiento que son, por lo
general, factores estresantes.
Si no lo has hecho antes, hazlo como un experimento; dedica un tiempo a

ordenar tu mesa y trabaja en una tarea con la mesa completamente
despejada. Notarás una sensación de alivio, de orden, de control y sentirás
cómo mejora tu concentración. No te cuesta nada probarlo y los beneficios
pueden ser enormes.
El mejor consejo que podría darte es que cuando tengas que trabajar en
algo, en la mesa (o en el ordenador) sólo debe haber una cosa: aquello
en lo que vas a trabajar. Ninguna otra cosa que pueda provocar
distracciones o que impida que tu mente se concentre al 100% en la tarea
que vas a llevar a cabo.
Muchas personas creen que una mesa con montones de papeles da

sensación de trabajo duro, de esfuerzo. Creen que así demuestran que están
muy ocupadas. Otros justifican el desorden como algo necesario para su
creatividad. También los hay que aseguran que, dentro del desorden, saben
perfectamente dónde está cada cosa. Busquemos la excusa que busquemos,
el desorden provoca distracciones, perjudica nuestra concentración, genera
estrés y reduce nuestra productividad.
Es más, en muchos casos, el desorden es consecuencia de la falta de

disciplina, de fuerza de voluntad, de estructura y de profesionalidad.
Perdona mi falta de delicadeza pero, como dijo el maestro Séneca: “Prefiero

molestar con la verdad que complacer con adulaciones”.
LECTURA: PROYECTOS VS TAREAS
En la siguiente lectura quiero aclarar la diferencia entre “proyecto” y “tarea”.

Algo que nos será muy útil a la hora de estructurar y organizar nuestro
listado maestro de tareas.
Como todos sabemos, una tarea es un “siguiente paso”.
“Conseguir el teléfono del dentista” es un siguiente paso.

“Comprar bombilla de 50W” es un siguiente paso.
El “siguiente paso” es la próxima acción física concreta que debemos dar

para acercarnos a un objetivo o completar un proyecto.
¿Y qué es un proyecto?
Un proyecto es un conjunto de “siguientes pasos”. Cualquier cosa que

requiere más de un paso se podría considerar un proyecto.
Por ejemplo, “Organizar la fiesta de cumpleaños de mi hija” es un “proyecto”

ya que requiere varios “siguientes pasos”:
- Comprar comida y bebida.

- Contratar un payaso.
- Preparar las invitaciones.
- Enviar las invitaciones.
- Pedir ayuda a mi hermano para que me ayude durante la fiesta.
- Comprar el regalo de cumpleaños.
El TKSystem nos anima a hacer cada cosa una sola vez. Esto aplica a la
planificación de nuestros proyectos. Queremos definir todos los “siguientes
pasos” del proyecto una sola vez. De forma que ya queden definidos y
cuando tengamos algunos minutos libres y queramos aprovecharlos para
ejecutar una tarea, no tengamos que “planificar” mentalmente cuando
veamos una tarea como “Organizar la fiesta de cumpleaños de mi hija”.
No tenemos tiempo para eso. Queremos poder tomar una decisión rápida
revisando ágilmente tareas (siguientes pasos). Cuando leamos “Comprar el
regalo de cumpleaños” no tendremos que pensar. Sólo tendremos que
ejecutar.
Los sistemas informáticos son utilísimos para incorporar la gestión de

proyectos en nuestro listado de tareas. Con el uso de etiquetas o categorías,
podemos indicar qué tareas pertenecen a un proyecto determinado. De esa
forma, podemos agrupar todas esas tareas en una vista que sólo incluye las
tareas relacionadas con ese proyecto.
La forma de hacerlo sería asignar a esas tareas, dos etiquetas/categorías

diferentes: una de proyecto y otra de contexto.
Por ejemplo, “Comprar el regalo” tendría dos etiquetas/categorías: “Fiesta

cumpleaños” y “Calle”.
De esta forma, cuando estemos planificando o revisando el proyecto,

podremos filtrar por “Fiesta cumpleaños” y ver todas las tareas relacionadas
con el proyecto.
Y cuando estemos en la calle, podremos ver la tarea “Comprar el regalo”

cuando filtremos por el contexto “Calle”.
En algunos sistemas, podremos utilizar carpetas o agrupaciones específicas

para proyectos. En cualquier caso, para los más habituales (Outlook y Lotus
Notes) es suficiente con utilizar dos etiquetas/categorías a la vez.
LECCIÓN 14: GESTIONA
Este pilar se basa en tres principios fundamentales:
• 1. No puedes hacerlo todo.

• 2. No puedes controlarlo todo.
• 3. No puedes recordarlo todo.
En primer lugar, no es posible hacer todo lo que quieres hacer. Debes ser
consciente de que al final del día, muchas de tus tareas pendientes quedarán
sin hacer. Aprende a asumirlo con naturalidad. No sufras por ello. Hay gente
que ejecuta dos o tres tareas al día. No te castigues por sacar adelante
“sólo” cinco tareas de las 20 que te habías propuesto. Celebra que fuiste
capaz de hacer 5. Y aprende a no exigirte más tareas de las que puedes
ejecutar.
En segundo lugar, no es posible controlar tu agenda al 100%. Muchas

personas se frustran porque a lo largo del día, muy poco tiempo está
realmente bajo su control. Hay reuniones, interrupciones, crisis que atender,
etc. De nuevo, asume que esto es natural. No hay nada que puedas hacer
para evitarlo. Trabajar en una organización implica interactuar con otras
personas.
Dos cosas sí podrás hacer:
La primera: Reducir, en la medida de lo posible, el tiempo que dedicas a esas

interacciones y maximizar su rentabilidad. Asegúrate de que asistes sólo a
las reuniones que son necesarias, de que ocupan el menor tiempo posible y
de que maximizas el rendimiento de cada una de ellas.
La segunda: Sacar el máximo provecho de los pocos huecos libres que te

quedan. Tras las crisis, las reuniones, las interrupciones... muchas personas
tienden a ocupar esos huecos con tareas banales e improductivas que les
permiten descansar, en cierta medida, del ajetreo diario. No se dan cuenta
de que, de esta forma, están desperdiciando los pocos momentos de
productividad que sí están bajo su control. Tu sistema de productividad
personal tiene que permitirte, en unos segundos, hacer una evaluación
rápida de tus tareas pendientes para poder elegir cuál de ellas ejecutar en el
momento y en el tiempo disponibles.
El tercer principio es que no puedes recordarlo todo. No cometas el error de

utilizar tu memoria como único almacén para tu información, tareas, citas,
compromisos, etc. pues no sólo incrementará tu estrés sino que afectará
seriamente a tu eficacia.
Basado en esos tres principios, el pilar “Gestiona” propone tres pasos

básicos:
1. Reúne.
2. Decide.
3. Organiza.
El primer elemento es “reúne”. Vuelca en un único sistema, cómodo y

siempre accesible toda la información que necesitas tanto a nivel personal
como profesional. Desde tus objetivos, hasta tus tareas, pasando por tus
citas, tus contactos o tus ideas.
Escríbelo todo. En cuanto pienses en ello. De esa forma, evitarás olvidarlo y,

sobre todo, te librarás del estrés que conlleva mantener tus pre-ocupaciones
en la cabeza.
El segundo elemento es “decide”. Pregúntate, para cada una de tus pre-

ocupaciones, si vas a hacer algo al respecto o no.
Si decides que no, elimina la pre-ocupación y, si fuera necesario, archiva o

registra en tus notas.
Aprende a decir que no, a ti mismo y a los demás. A ellos, de forma

asertiva.
Si decides que sí, convierte esa decisión en un elemento que tu sistema

pueda gestionar: un siguiente paso en la lista de tareas, una cita en tu
calendario, un documento pendiente de lectura o una tarea a delegar.
El tercer elemento es “organiza”. Asegúrate de que cada elemento se

registra en el sistema en su lugar correspondiente. Todos los elementos
iguales en el mismo lugar. Un lugar para cada elemento.
Convierte el listado maestro de tareas en la herramienta central de tu

sistema. Asegúrate de que está estructurado de forma que te permita tomar
decisiones rápidas y correctas sobre qué tarea llevar a cabo en cada
momento, en función de su prioridad y del contexto en el que te encuentras.
Para ello, utiliza las categorías para organizar y filtrar tus tareas.
Evita utilizar tu bandeja de entrada como repositorio de tareas. Maneja el

mail con inteligencia y evita que se convierta en uno de los principales
obstáculos de tu productividad.
Asegúrate de que el orden reina en cada uno de las herramientas de tu

sistema y, también, en tu espacio de trabajo, en tu casa e incluso en tu vida.
En resumen: El pilar “gestiona” del sistema Triskelion tiene tres elementos

fundamentales: reúne, decide y organiza.
No olvides que tu sistema de productividad personal es tuyo. Deberás

adaptarlo para que se ajuste a tus preferencias, tus gustos y tus
necesidades. Si el sistema no te resulta cómodo, útil y atractivo no lo
utilizarás.
Necesitas confiar en él y utilizarlo de forma continuada. Sólo si lo utilizas en

todo y para todo conseguirás que se convierta en una herramienta
verdaderamente útil.
Quizás, al principio, implique algo de disciplina acostumbrarse a él. Pero te

aseguro que si trabajas con él durante al menos 21 días, habrás creado un
hábito que te ayudará mucho más de lo que puedas imaginar.
LECTURA: EL SEGUNDO PILAR DEL SISTEMA TRISKELION:

“GESTIONA”
Tu sistema de productividad personal debe permitirte reunir, tratar y

organizar toda tu información, compromisos, tareas, objetivos, tus ideas…
Debe ser cómodo de utilizar y estar permanentemente accesible.
El fin último del pilar gestiona es organizar toda esa información para que
tengas la posibilidad de tomar las decisiones correctas de forma rápida.
Tres principios fundamentales justifican la utilización de un sistema que

permita organizar y estructurar toda esa información:
- No puedes hacerlo todo.

- No puedes controlarlo todo.
- No puedes recordarlo todo.
El pilar “Gestiona” de divide en tres sub-pilares fundamentales:
1. Reúne
Vuelca en un único sistema TODA la información. Tanto la profesional como

la personal.
Escríbelo todo. En cuanto te venga a la cabeza.
2. Decide
Utiliza el diagrama de decisión del TKSystem para eliminar pre-ocupaciones

o convertirlas en elementos que puedan ser gestionados por el sistema:
archivo, nota, delegada, tarea, reunión o para leer.
Hazlo de forma constante y automática. No dejes pre-ocupaciones sin

resolver más tiempo del necesario.
3. Organiza
El orden en el sistema te permitirá tomar decisiones rápidas y correctas.
Registra cada elemento en su lugar correspondiente. Todos los elementos

iguales en el mismo lugar. Un lugar para cada elemento.
Estructura toda la información usando correctamente los distintos elementos

del sistema: listado de tareas, calendario, notas, archivo y pendientes de
lectura.
Utiliza las categorías para organizar todas tus tareas dentro del listado de
tareas.
LECCIÓN 15: PLANIFICA
Joyce hace referencia constante a la planificación. Insiste en la necesidad de

trabajar con una meta en mente y con un plan de acción para llegar a ella.
Habla continuamente del segundo pilar de un sistema. Se refiere a él como

“planifica”. En algún momento escribe sobre otros tres pilares pero no he
conseguido descubrir nada sobre ellos.
En su diario menciona de forma persistente tres elementos que giran en

torno a la planificación: los objetivos, la revisión semanal y el “To-Day List”.
El primer elemento es la necesidad de definir claramente nuestros objetivos.

Tanto personales como profesionales.
No basta con pensar en ellos o creer que los tenemos claros. Los objetivos
deben estar perfectamente definidos y contener todo lujo de detalles. Es
más, hay que plasmarlos por escrito. Eso ayuda a cristalizar el pensamiento,
a aclarar la mente e, incluso, facilita su consecución.
Cada uno de nosotros debe tener un listado de objetivos. Especialmente de

nuestros objetivos a medio y largo plazo. Este listado es el elemento central
de nuestro sistema. Un instrumento que nos ayuda a tomar decisiones, que
nos motiva y nos impulsa a movernos en la dirección correcta.
Hay una diferencia abismal entre las personas que trabajan cada día con sus
objetivos en mente y las que no lo hacen. Es muy fácil olvidar lo que es
importante en el torbellino del día a día, por eso el listado de objetivos es
tan valioso. Evita que olvidemos lo que es importante.
El segundo elemento es la revisión semanal.
Antes de comenzar la semana y de empezar a concentrar nuestra atención

en el corto plazo y los aspectos operativos del día a día, es imprescindible
disponer de una vista de pájaro de nuestros objetivos, proyectos, tareas y
reuniones.
De esta forma, evitaremos vernos cegados por las cosas urgentes y los
detalles operativos, y podremos tomar las decisiones correctas para la
semana que vamos a comenzar. Decisiones “correctas” porque nos permiten
tener en cuenta la agenda, la carga de trabajo y nuestros objetivos.
En la revisión semanal debemos proceder de la siguiente manera:
- Reunir todas nuestras pre-ocupaciones.

- Decidir qué vamos a hacer con ellas.
- Organizar, en nuestro sistema, las acciones y proyectos que emanan de
ellas.
- Revisar nuestros objetivos y generar tareas que nos muevan hacia ellos.
- Revisar nuestro listado maestro de tareas.
- Por último, con todo en mente, definir las prioridades de la semana.
El tercer elemento es el “To-Day List”.
Cada día, debe comenzar con una breve planificación en la que definiremos
las tareas que, sí o sí, debemos completar en el día.
Parte de estas tareas habrán surgido a lo largo de la semana y otras las

habremos definido en nuestra planificación semanal.
El “To-Day List” debe incluir sólo unas pocas tareas. Debemos recordar que
son tareas que, pase lo que pase, tendremos que ejecutar en el día.
Dentro del “To-Day List” deberemos identificar las 3T. Es decir, las tres
tareas más importantes a llevar a cabo en el día.
De entre las 3T, identificaremos la más importante. Esa tarea la llamamos

T+ y es con la que empezaremos a trabajar a primera hora del día. Antes de
hacer ninguna otra cosa.
Trabajaremos sobre la T+ hasta que esté completada para después, si es

posible, empezar a trabajar en otra de las 3T.
En definitiva, lo que Joyce reflejó en su diario no era más que un sencillo

proceso de trabajo que obliga a pensar y a tomar decisiones antes de
ejecutar. Puro sentido común.
El pilar “planifica” implica la definición por escrito de objetivos; la revisión de

éstos, de nuestros proyectos y de nuestras tareas al comenzar la semana; y
una breve planificación diaria en la que concretamos las tareas más
importantes a llevar a cabo en el día.
De esta manera, mantenemos el foco en nuestros objetivos y trabajamos

sobre nuestras prioridades evitando que el ajetreo diario nos haga olvidar lo
que es verdaderamente importante. Al terminar la jornada, puede que
acabemos ejecutando sólo unas pocas tareas, pero de forma constante, día
a día, habremos hecho las más importantes.
Recuerdo incluso una cita de Joyce en la que dice: “Si una persona fuese
capaz de hacer, cada día, su tarea más importante... aún haciendo sólo esa
única tarea, nada ni nadie podría pararle”.
LECTURA: EL PRIMER PILAR DEL SISTEMA TRISKELION:

“PLANIFICA”
El pilar “Planifica” del TKSystem se divide en tres sub-pilares:
1. Define tus objetivos
El primer paso que debes dar antes de diseñar tu propio sistema de

productividad personal es definir, exactamente qué es lo que quieres
conseguir en tu vida, en tu trabajo… a corto, medio y largo plazo.
Debes definir claramente tus objetivos, escribirlos e incorporarlos a tu

sistema de forma que puedas repasarlos constantemente para evitar que se
te olviden y para que te ayuden a tomar decisiones.
Incorpora tus objetivos a tu listado de tareas para tenerlos siempre

presentes. Inclúyelos en la categoría “objetivos”.
2. Revisa cada semana
Una vez a la semana párate para tener una vista de pájaro y para salir de la
operativa del día a día. Súbete a un árbol para recordar dónde vas y decidir
el mejor camino para llegar allí.
Revisa tus roles, tus objetivos, tus compromisos y tus tareas pendientes.
Define tus prioridades para la semana. En especial, define los “siguientes

pasos” que han de moverte, semana tras semana, hacia la consecución de
tus objetivos.
3. Usa el To-Day List
Cada día, antes de hacer ninguna otra cosa, define cuáles son tus
prioridades para la jornada.
Especifica qué tareas, sí o sí, tendrás que ejecutar HOY. Elabora tu To-Day
List y mantén la lista visible durante toda la jornada. Tacha cada tarea a
medida que la completas.
Incluye en tu To-Day List tus 3T. Es decir, las tres tareas más importantes
que debes ejecutar a lo largo de la jornada.
Empieza el día trabajando en tu T+, es decir, la tarea más importante del

día. Hazlo antes de hacer ninguna otra cosa.
Cuando termines con una tarea del To-Day List, no olvides volver a
concentrarte en el listado para empezar con la siguiente tarea. No te dejes
llevar por el día a día. No olvides que has marcado unas prioridades para la
jornada. Sé estricto con tu plan, contigo mismo y con los demás.
LECCIÓN 16: ENFOCA
El sistema Triskelion está compuesto por tres pilares fundamentales. Pero

alrededor de ellos, hay un elemento que “envuelve” esos tres pilares.
Los miembros de La Orden lo llaman “Foco”.
Si te fijas en el Triskelion, verás que un círculo lo envuelve.

Este círculo simboliza una barrera de protección que evita que entren en
nuestro sistema y en nuestra vida elementos que no son importantes para
nosotros.
Eso nos hace mucho más eficientes y nos permite tener un mayor control
sobre nuestra vida.
L: Veo que en lo referente a simbolismos, los miembros de La Orden no

dejaban nada al azar.
R: Así es. Cada elemento del Triskelion quiere decirnos algo.
En este caso, que debemos enfocar nuestro esfuerzo y nuestra atención

hacia las cosas que son verdaderamente importantes para nosotros.
Debemos evitar que elementos no relevantes entren en nuestro sistema y

nos interrumpan, nos hagan perder el tiempo o nos distraigan de nuestros
objetivos.
Dentro de esta parte del modelo del Triskelion se incluyen tres elementos
fundamentales: Simplifica, concéntrate en tus objetivos y di “no”.
No hay tiempo en nuestro día para hacer todas las tareas pendientes. Por lo
tanto, debemos asegurarnos de que las pocas cosas que hacemos sean, al
menos, las más importantes.
“Importante” significa que contribuye a la consecución de nuestros objetivos.

Tanto personales como profesionales.
Debes evitar que elementos no importantes accedan a tu sistema. Para

hacerlo tendrás que tener fuerza de voluntad y ser dura contigo misma y con
los demás.
Hay que aprender a decir “no”. Tanto a nosotros mismos como a los demás.
A nosotros mismos porque somos los primeros responsables de iniciar

nuevos proyectos que no podemos abarcar, porque no somos realistas en el
cálculo del tiempo y porque nos exigimos mucho más de lo que realmente
podemos hacer.
A los demás porque muchas veces acabamos haciendo cosas que no

queremos hacer sólo porque no nos hemos atrevido o no hemos sabido decir
que no a las personas con las que trabajamos y con las que convivimos.
Y, por último, debes simplificar. Es decir, tienes que eliminar de tu vida todo
aquello que es superfluo, que no te aporta nada, que no te genera beneficios
o que no contribuye a que consigas tus objetivos.
!Ojo¡ Una siesta, un café con los amigos o escuchar la música que te gusta
no son necesariamente superfluos.
Si contribuyen a tu objetivo de estar sana, de tener una vida social plena o
de disfrutar de los placeres de la vida, son elementos que deberías dejar
entrar en tu sistema.
Simplifica en tu vida: con menos responsabilidades, menos proyectos

abiertos, menos exigencias.
Simplifica en tu casa: con menos objetos, con menos propiedades inútiles,

con menos ropa que no utilizas, con menos adornos, con menos muebles...
Ten en cuenta que todo, además de un coste de adquisición, tiene un coste
en espacio, un coste en tiempo, un coste de mantenimiento y limpieza, etc.
Como dijo Séneca: “La verdadera libertad consiste en no ser esclavo de

ninguna necesidad”.
Simplifica en tu oficina: con menos papel, menos cosas sobre la mesa,

menos suscripciones que seguir, menos blogs que leer, menos twits que
seguir, etc.
Y simplifica, incluso, en tus relaciones: con menos relaciones pero más ricas
y profundas.
Eliminando relaciones con personas malas, negativas, críticas, dañinas o que
por cualquier razón no puedan aportar algo beneficioso a tu vida.
Hay muchas cosas muy buenas en el mundo. Tienes tiempo sólo para unas
pocas. Asegúrate de que, por lo menos, no dedicas tiempo a ninguna mala.
LECTURA: ENFOCA
El círculo protector que rodea el Triskelion nos permite evitar que las pre-
ocupaciones y los elementos no importantes, accedan a nuestro sistema.
“Importante” significa que contribuye a que consigamos nuestros objetivos.
El “foco” te permitirá incrementar tu productividad, mejorar tus resultados y

rebajar tus niveles de estrés. Evitará interrupciones, pérdidas de tiempo y
que te desvíes de tus objetivos.
Tres son los elementos que componen lo que en el TKSystem llamamos

“Foco”:
1. Simplifica
Simplifica tu vida. Reduce tus compromisos, tus proyectos abiertos, tus

exigencias…
Elimina de tu vida todo aquello que es superfluo, que no te aporta nada, que
no te genera beneficios o que no contribuye a que consigas tus objetivos.
Recuerda que tienes objetivos como “estar sano”, “disfrutar de tu vida de

pareja”, “tener una familia feliz”, “aprender”, etc.
Hay muchas cosas en el mundo que son “importantes”. No desperdicies el

poco tiempo del que dispones en aquellas cosas que no lo son.
2. Concéntrate en tus objetivos
Define, detalla, escribe y repasa permanentemente tus objetivos.
Utilízalos para planificar, para tomar decisiones, para priorizar…
Haz, todos los días, algo que te acerque un poco a tus objetivos.
Incorpora tus objetivos a tu sistema para tenerlos siempre presentes. No te

permitas dejar de hacer cosas que quieres, que te gustan y que necesitas
sólo porque el día a día, el exceso de trabajo o la desorganización hacen que
“olvides” tus objetivos.
Evita que las cosas “no importantes” accedan a tu sistema.
3. Di “no”
Aprende a decir “no”. A ti mismo y a los demás.
Di “no” de forma asertiva. Y di “no” mucho.
No inicies proyectos que no puedes acabar, no intentes abarcar más de lo

posible, evita involucrarte en actividades no importantes.
Sé realista cuando calcules el tiempo que suponen las cosas, no te

sobreestimes y no te exijas más de lo que realmente puedes hacer.
LECCIÓN 17: HAZLO YA
Es una de las partes críticas del sistema. Los otros pilares del modelo se
refieren a la planificación y a la organización, pero es precisamente la
ejecución la que hace la diferencia entre un buen y un mal gestor del
tiempo.
De manera muy sucinta, el primer pilar del modelo explica que debes definir
lo que quieres conseguir e identificar los pasos a dar para conseguirlo.
El segundo pilar desarrolla un sistema que organiza y te recuerda tanto tus

objetivos como tus planes de acción.
Pero no puedes quedarte ahí. A partir de ese punto, tienes que ejecutar los
planes que has establecido.
Aquí es donde muchas personas fallan.
El primer error a evitar es la procrastinación. Es decir, posponer cosas

importantes para hacer otras que no lo son.
Haciendo esas cosas menos importantes pero más agradables o que

suponen menos esfuerzo, nos autoengañamos con la sensación de estar
ocupados cuando, en realidad, no estamos haciendo nada relevante.
Por ejemplo, estamos procrastinando si, en vez de empezar a trabajar en

una presentación importante, empezamos a ordenar la mesa de trabajo,
limpiamos la bandeja de entrada de correos electrónicos o buscamos en
internet un nuevo software para presentaciones.
El problema de la procrastinación es que, además de minar nuestra

productividad, nos estresa ya que nos sentimos culpables por no estar
haciendo algo que tendríamos que estar haciendo.
El sistema Triskelion hace mucho énfasis en el espíritu ejecutivo, es decir, la

capacidad para empezar a trabajar de forma inmediata en las cosas que son
importantes. Sin esperar. Sin retrasar. Sin procrastinar.
El primer paso es identificar lo que es importante. Es decir, aquello que

contribuye a que consigamos nuestros objetivos. Mucha gente procrastina
sin darse cuenta porque ni siquiera tiene claro qué es y qué no es
importante.
El segundo es definir el “siguiente paso”, la siguiente acción física concreta

que tenemos que dar. De esta forma, por grande que sea o por difícil que
parezca la tarea, la habremos convertido en algo más manejable.
“Escribir la primera hoja de mi novela” es una tarea mucho más manejable

que “escribir mi novela”. Fragmentar los proyectos en tareas más sencillas
ayuda a evitar la procrastinación.
El tercer paso es EMPEZAR. Es lo más difícil pero no es imposible. Para

hacerlo más sencillo estas son algunas recomendaciones:
- Toma la decisión de ejecutar la tarea. No porque tienes que hacerlo. Sino

porque decides hacerlo.
- Ponte un dead-line para terminarla. Mejor aún, ponte un dead-line para
empezarla.
- Recuerda siempre que parece más difícil de lo que es. Una vez que
empiezas, te darás cuenta de que no es tan complicado como parecía.
- Programa una recompensa para cuando acabes la tarea. Un paseo, un
café, una chocolatina, una tarea agradable...
- Piensa en los beneficios que comporta ejecutar la tarea. Analiza cómo te
ayudará a alcanzar tus objetivos.
- Prepara tu “To-Day List” he incluye la tarea que estás procrastinando entre
las 3T.
- Trabaja en la tarea en el momento del día en que tengas más energía.
- Programa una reunión contigo mismo para llevarla a cabo. Reserva un
espacio de tiempo en tu agenda para aislarte y trabajar en ella.
- Si es una tarea larga, programa un período corto de tiempo para trabajar
sobre ella. Así conseguirás empezar y romper la inercia. Te dará menos
pereza trabajar 30 minutos en un informe, que pensar que tienes que
dedicarle 4 horas de una sentada.
- No te permitas hacer ninguna cosa al comienzo del día, que no sea
empezar a trabajar en la tarea.
- Reduce al mínimo las interrupciones. Lo último que quieres son más
excusas para continuar procrastinando. Crea un bloque de concentración.
- No pretendas hacerlo perfecto. El perfeccionismo es uno de los peores
enemigos de la productividad. Por un lado, te costará empezar porque la
tarea parecerá más difícil. Por otro lado, te costará terminar porque nunca
estará perfecto. Recuerda: “La perfección tiene coste infinito”.
Al final, es cuestión de actitud. Cuestión de decisión. No hagas ninguna otra

cosa antes, no pienses más, no sigas planificando, no busques más
información, no compres más herramientas, no busques el último software
disponible... empieza YA.
Sea como sea EMPIEZA. Da igual cómo. Da igual por donde. ¡Empieza!
Escribe el título del documento, abre la hoja de cálculo y prepara los títulos
de la tabla, escribe el primer párrafo de tu presentación, pulsa “nuevo mail”
y escribe “Estimado Señor...”, descuelga el teléfono y marca... Lo que sea.
Por pequeño que parezca, ayudará a que rompas tu inercia y te pondrá en
marcha.
Lo bueno del espíritu ejecutivo es que se puede ejercitar. A medida que te

acostumbras a ponerte a la tarea sin dilación cada vez te resulta más fácil y,
lo mejor de todo, empiezas a sentir una increíble sensación de logro,
optimismo y autoconfianza. Llegará un momento en el que pensarás que
cualquier cosa es posible.
El segundo error a evitar es trabajar sobe la tarea de la forma incorrecta. Es

muy importante ceñirse a una de las instrucciones más importantes del
sistema Triskelion: “Una a una, una sola vez y hasta el final.”
No hagas multitarea. Lo único que conseguirás es reducir la calidad de tu

trabajo y dedicar más tiempo del necesario a cada tarea.
Cuando trabajes sobre una tarea, mantén el foco. Aíslate en la medida de lo

posible. Evita distracciones (especialmente tus propias distracciones)
Vuélcate al 100% en terminar antes de hacer ninguna otra cosa. Vence la
tentación de cambiar de tarea, de consultar el mail, de archivar ese
documento, de hacer esa breve llamada pendiente... si en medio de la tarea
te descubres a ti mismo a punto de cambiar a otra cosa, detente. Sé fuerte.
Cambiar a otra tarea es como una adicción. Es difícil no dejarse llevar. Pero
te aseguro que si eres capaz de conseguirlo, tu productividad se multiplicará
por 10.
Cuando termines con ella, no olvides que en tu To-Day List todavía hay
tareas por hacer. No empieces a hacer ninguna otra cosa. Si has definido al
principio del día las tareas más importantes, cuando termines con la
primera, sigue con la segunda y después con la tercera, hasta que termines
de limpiar el listado.
Así que de eso trata el pilar Hazlo YA: Empieza (ya) por la tarea más
importante, trabaja con ella, y sólo con ella, hasta que la termines y vuelve
al To-Day List para empezar con la segunda tarea más importante del día.
LECTURA: EL TERCER PILAR DEL SISTEMA TRISKELION: “HAZLO YA”
Evita la procrastinación. Empieza YA. Desarrolla tu espíritu ejecutivo.
No te auto-engañes haciendo cosas no importantes para tener la sensación

de que avanzas. Un buen gestor del tiempo hace casi exclusivamente cosas
importantes.
Identifica lo que es importante para ti, define el “siguiente paso” y EMPIEZA

YA.
“Hazlo Ya”, el tercer pilar del TKSystem, se compone de tres sub-pilares:
1. Empieza por la T+
Identifica, cada día, cuál es la tarea más importante que tienes que ejecutar
y empieza con ella a primera hora del día. Antes de hacer ninguna otra cosa.
2. Una a una, una sola vez y hasta el final
Mantén el foco. Concéntrate al 100% en lo que estás haciendo. Aíslate. Evita

distracciones e interrupciones (tanto tuyas como de los demás) Huye de la
multitarea.
Dedícale tiempo a cada tarea una sola vez. Una vez que empiezas con ella
no quieres tener que volver a dedicarle tiempo. Debes eliminarla de tu
listado en tu primer intento.
Trabaja en la tarea hasta que la termines. Evita la tentación de cambiar de

actividad antes de haber terminado.
3. Vuelve al “To-Day List”
Cuando termines con lo que estás haciendo, no te dejes arrastrar por la

inercia. No empieces a revisar el mail, a trabajar en tareas superfluas, no te
distraigas… Vuelve a concentrarte en tu To-Day List y empieza a trabajar en
la siguiente tarea del listado.
Existirán interrupciones, crisis, imprevistos… No controlas el 100% de tu

agenda. Pero cuando recuperes el control, aunque sea un breve espacio de
tiempo, vuelve a enfocarte en lo que es importante: lo has decidido al
principio del día; está escrito en tu To-Day List.
LECCIÓN 18: EL SISTEMA DEL TRISKELION. EL TK SYSTEM.
Lo que voy a describir durante los próximos minutos es un modelo de

gestión del tiempo y productividad personal que ha ido evolucionando a lo
largo de cientos de años gracias a los miembros de la Orden de la Sabiduría
que lo han mejorado a partir de las enseñanzas iniciales de su gran maestro
Séneca.
Este modelo está representado por el Triskelion. El símbolo celta de la

sabiduría y el aprendizaje continuo. Cada una de sus tres patas, simboliza
uno de los pilares del sistema: Planifica, gestiona y hazlo ya. Alrededor de
estos tres pilares, encontramos un elemento que se encuentra presente en
todos y cada uno de ellos. Nos referimos a él como “enfoca”.
1. El primer pilar es “Planifica”. Antes de lanzarte a hacer por hacer,

asegúrate de que lo que haces es lo correcto. Planifica a largo, a medio y a
corto plazo.
1.1. El primer paso es “Define tus objetivos”. Antes de nada, debes tener
claro lo que quieres conseguir. Define tus objetivos a largo y medio plazo y
plásmalos por escrito en un listado que te acompañe permanentemente. El
listado te ayudará a no olvidar lo que es importante para ti, facilitará tu
toma de decisiones y te recordará constantemente que debes hacer algo
para acercarte a tus objetivos.
1.2. El segundo paso es “Revisa cada semana”. Una vez por semana, párate
y analiza el lugar donde estás y a dónde te diriges. Es el momento para subir
al árbol y ver la selva desde arriba. Tu revisión semanal te ofrece una visión
estratégica, te aparta de la locura del día a día y te permite mantener tu
sistema organizado y actualizado. Gracias a la revisión semanal podrás
despegar tu atención del corto plazo y decidir cuáles son tus prioridades para
la semana.
1.3. El tercer paso es “Usa el To-Day List”. Es la planificación más operativa.

Al inicio de cada día define unas pocas tareas que sí o sí tendrás que
terminar antes de que finalice la jornada. Comprométete a terminarlas pase
lo que pase. Usa el listado como una herramienta que te ayude a no dejarte
arrastrar por distracciones, interrupciones, tareas no prioritarias, etc. Será tu
plan para la jornada.
2. El segundo pilar es “Gestiona”. Cuando sabes lo que quieres y las acciones

que tienes que llevar a cabo para conseguirlo, necesitas un sistema que te
permita gestionar todas esas acciones.
2.1. En primer lugar, reúne todas tus pre-ocupaciones. Estás rodeado de

ellas. Debes juntarlas todas. Sácalas de tu cabeza, retíralas de encima de la
mesa, encuéntralas en tu cuaderno de notas, en tu bandeja de entrada
física, en tu calendario, etc. Toma conciencia de todas las pre-ocupaciones
que rodean tu Triskelion.
2.2. En segundo lugar decide. Tienes que procesar cada una de tus pre-
ocupaciones utilizando el diagrama de decisiones del sistema. Algunas pre-
ocupaciones ni siquiera entrarán en tu Triskelion. Las que sí que entren,
deberás transformarlas en un elemento archivado o en una nota (si no
requieren acción por tu parte) o en una tarea, una tarea delegada, una
reunión o una lectura pendiente (si requieren acción por tu parte).
2.3. En tercer lugar, organiza. Que tu sistema ordene estos elementos para
permitirte:
- Acceder a todos ellos de forma fácil, rápida y cómoda.

- Tomar decisiones rápidas y correctas sobre lo que puedes hacer en un
momento concreto.
- Evitar olvidos o pérdidas de información.
3. El tercer pilar es “Hazlo YA”. Cuando sabes lo que quieres, las acciones a
llevar a cabo para conseguirlo y tienes un sistema que recoge y organiza
todas esas acciones, hay que hacer lo más importante: Ejecutar esas
acciones.
Ante todo, evita la procrastinación. Haz lo que sea por romper la inercia y
comenzar ya a trabajar en tus tareas prioritarias.
Cuando lo hagas, sigue los siguientes tres pasos:
3.1. Empieza por tu T+. Lo primero que debes hacer cuando te sientes en tu
mesa es trabajar en tu tarea más importante. Cuando lleguen las
interrupciones, las reuniones, las crisis y los fuegos, por lo menos, habrás
conseguido avanzar algo en tu principal prioridad. Recuerda que en tu tarro
de cristal, primero debes colocar las piedras grandes.
3.2. Una a una, una sola vez y hasta el final. Concéntrate plenamente en la
tarea en la que estás trabajando. Evita distracciones e interrupciones,
especialmente las que tú mismo generas. No saltes de una tarea a otra. La
multitarea es enemiga de la productividad. Si las condiciones te lo permiten,
no pares de trabajar en la tarea hasta que esté terminada. Un buen gestor
del tiempo se dedica a cada tarea una sola vez.
3.3. Cuando termines de trabajar en tu primera prioridad, no bajes la

guardia: Al comienzo del día definiste un listado de tus prioridades para la
jornada y tienes que volver a él. El To-Day List tiene que estar siempre
presente. Es tu plan del día. Ajústate a él todo lo que puedas. Evita
apartarte de él trabajando en tareas no importantes y que no son prioritarias
para ti.
Asume con naturalidad que no podrás hacer siempre todo lo que tienes que
hacer. Nadie puede. Sólo podrás hacer unas pocas cosas cada día.
Asegúrate, pues, de que esas pocas son las más importantes que tienes que
hacer.
Asume también que no controlas el 100% de tu agenda. Las interrupciones,

las interacciones con otras personas, las crisis, etc. te apartarán de tu plan.
Pero recuerda, lo que verdaderamente diferencia a las personas altamente
productivas es que en los momentos que sí controlan, son capaces de
trabajar en tareas importantes.
Alrededor de los tres pilares hay un elemento que llamamos “Enfoca”. Está
simbolizado por el círculo que envuelve los tres pilares y está presente en
todos y cada uno de ellos.
Cuando planifiques, cuando gestiones y cuando ejecutes; simplifica,

concéntrate en tus objetivos y di “no” a los demás y, sobre todo, a ti mismo.
“Enfoca” constituye un círculo protector que impide que las cosas que no son
importantes, aquellas que no contribuyen a nuestros objetivos, accedan a
nuestro sistema. Es un escudo que tú mismo debes construir a base de
proactividad, asertividad y constancia.
En definitiva: Planifica, gestiona y hazlo ya. Y en cada uno de estos pasos,

mantén el foco.
LECTURA: SIGUE APRENDIENDO
Hola a todos,
Aunque corta, mi relación con La Orden ha sido intensa. Ésto me ha

permitido, no sólo conocer un sofisticado sistema de productividad personal,
sino reflexionar largo y tendido sobre el tiempo y la vida.
No creo haber aprendido nada extraordinario. Casi todo lo que recoge el

TKSystem es puro sentido común. Pero es un sentido común que muchas
veces no ponemos en práctica.
En realidad, da lo mismo qué sistema de productividad personal tengamos,

las herramientas con las que contemos, el nombre que utilicemos para
referirnos a ellas… Si no estamos dispuestos a probar, a aceptar cambios en
nuestra vida, a esforzarnos, a darle una oportunidad a lo nuevo… no servirán
de nada.
Tener un sistema de productividad personal no va a hacer que tengamos

menos cosas que hacer, no va a eliminar de nuestras vidas los problemas,
las crisis, las personas con las que tenemos que interactuar cada día… Pero
puede ayudar, y mucho, a mejorar nuestra sensación de control, a
incrementar nuestros resultados y a rebajar nuestro nivel de estrés.
El TKSystem recoge los últimos avances existentes sobre productividad y

gestión del tiempo a nivel internacional. Combina los consejos, las
herramientas y las reflexiones de los mejores gurús de la materia, pasados y
actuales.
Pero no debemos olvidar que siempre hay lugar para la mejora. Que no
podemos dejar de aprender. Que la gestión de la vida es un arte que nunca
terminamos de perfeccionar. Debemos seguir buscando, investigando,
probando… Siempre hay sitio para el crecimiento, la mejora y el desarrollo.
El sistema del Triskelion es un sistema flexible. Cada uno debe adaptarlo a

su perfil, a su forma de trabajo, a su puesto… Pero los pilares del sistema
son perfectamente aplicables a una gran variedad de situaciones y deben
permanecer como los cimientos sobre los que sustentemos el diseño de
nuestro propio sistema.
Nuestra vida puede cambiar, nuestros resultados pueden mejorar y nuestros

objetivos pueden conseguirse. Sólo depende de una cosa: de nosotros
mismos. ¿Estamos dispuestos a hacer el esfuerzo?¿a comprometernos con
nuestra mejora personal?¿a ser disciplinados?¿a ser constantes?
Un abrazo y mucha suerte a todos, Robert Wise.

Triskelion PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Triskelion PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

TKSystem by Gamelearn

El sistema se creó inicialmente en torno al Triskelion, que como sabe, es el

Durante años de estudio, he encontrado un elemento omnipresente en las

Y me dirá: Pero la culpa es del dentista. Yo llego puntual. No puedo evitar

En el peor de los casos, si la espera es absolutamente inevitable, prepárese

Lo importante es que, si se produce la espera, pueda hacer lo que decida

No todas las opciones sirven a todo el mundo. Lo importante es empezar a

Al contrario de lo que muchos piensan, proactividad no significa sólo tomar

Una persona proactiva, consciente del valor de su tiempo, buscaría formas

De nuevo, si el tráfico es verdaderamente inevitable, podemos pensar en

Aunque un reactivo siempre encontrará excusas y justificaciones: “es

Solamente con una actitud de valoración de nuestro tiempo, lucha por su

El mejor sistema de gestión del tiempo es totalmente inútil si la persona que

A parte de la proactividad, he descubierto que el sistema del Triskelion

Reunidos una vez más en el Foro Boario, en la plaza, junto a la fuente de la

Como acostumbra, se yergue solemne sobre el pedestal de la sabiduría con

S: La mayor parte de los hombres se queja de la naturaleza, culpándola de

Muchos incautos se muestran tranquilos pues, al fin y al cabo, la vela es

Sólo cuando seamos conscientes de que cada minuto de nuestro tiempo es

Muchos me preguntáis por el secreto de la dicha, el éxito, la riqueza... son

R: Es la transcripción de una de las lecciones de Séneca. Además habla del

Verás, lo más importante si quieres ser eficiente, sobre todo si deseas

Muchas personas utilizan su cabeza para retener toda esa información.

En segundo lugar, aunque el cerebro es un almacén de información regular,

Por un lado, te recordará temas pendientes cuando estás concentrado en la

Distraerte recordando asuntos pendientes que no tienen relación con lo que

Por otro lado, tu mente se olvidará de avisarte de algunos asuntos que

Que tu mente no te recuerde las cosas cuando las necesitas es,

El tercer problema, y el más grave, de mantener toda la información en tu

hacer... revolotearán en tu cabeza de forma constante si es tu mente la

Recuerda la leve sensación de alivio que sientes cuando descargas tu mente

La primera es que la memoria puede fallarte.

LECTURA: GESTIÓN DEL TIEMPO

Gestionar bien nuestro tiempo implica que, en cada momento, hacemos lo

Un buen gestor del tiempo decide, de forma totalmente consciente, qué es lo

Si estáis viendo una serie de televisión porque al llegar a casa os habéis

La mayoría de nosotros nos quejamos porque no tenemos tiempo para

Si estáis leyendo una revista porque es la única que tenían en la sala de

Si estáis en una reunión en la que no aportáis, sólo porque os han invitado,

Un buen gestor del tiempo decide dedicar su tiempo a cosas importantes. ¿Y

Si uno de vuestros objetivos es estar sano; salir a pasear, hacer deporte,

Si uno de vuestros objetivos es incrementar las ventas; llamar y visitar

Cualquier persona tendrá objetivos relacionados con los distintos ámbitos de

Gestionar bien el tiempo no es sinónimo de “producir” cada hora del día.

Tengo un amigo que se levanta a las 5 de la mañana, sale a correr, desayuna

Tengo otro amigo que se levanta a las 11 de la mañana, pasea a su perro,

Si os pregunto cuál de los dos gestiona mejor su tiempo, probablemente

Si os dijera que el objetivo vital de los dos es convertirse en pintor y

Nunca olvidéis que gestionar bien el tiempo no es cuestión de hacer mucho,

En resumen: un buen gestor del tiempo es consciente del valor de su

PD: Creo que en alguna de nuestras conversaciones ha surgido el tema de la

Eficaz: Consigue el objetivo.

Nuestro sistema de productividad personal está rodeado de cosas que hacer,

Las pre-ocupaciones generan estrés, ocupan tiempo e interfieren con el resto

Existen dos formas de eliminar una pre-ocupación: hacer algo para

Mientras no tomes una decisión respecto al rayón, esa pre-ocupación seguirá

En primer lugar, podríamos decidir que no vamos a arreglar el rayón. Al fin y

En segundo lugar, podríamos decidir arreglarlo. La mejor forma de eliminar

Si decidimos no hacer nada, la pre-ocupación se eliminará y no entrará en

Si decidimos hacer algo, la pre-ocupación se convertirá en lo que llamamos

Debes registrar todas tus decisiones en tu sistema. Un sistema en el que

Si la respuesta es “sí”, tendremos que convertir esa decisión en una acción

“Hacer deporte” es una decisión. “Matricularme en el gimnasio” es el