EL CONTROL INTERNO

Concepto

El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y

todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con

miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:

 Efectividad y eficiencia en las operaciones.

 Confiabilidad en la información financiera.

 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas

adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y

veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las

operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de

las metas y objetivos programados.

Importancia

El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más

importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para

obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y

normas contable, fiscal y tributaria.

Objetivos

 Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y calidad en los

servicios que debe brindar cada entidad.

  Controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y que estas se

encuentren, dentro de los programas y presupuestos autorizados.

 Permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las

operaciones, a través de la auditoría interna o externa, reforzando el proceso de

responsabilidad institucional.

 La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como

herramienta útil para la gestión y el control.

 Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no

financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.

 Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos

financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.

 Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y

misión.

 Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el

marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

Principios generales del control interno

Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el

desarrollo de la estructura de control interno, a continuación se presentan los siguientes

principios:

 Responsabilidad delimitada: Se deben establecer por escrito las

responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los

 interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una

sola persona quien tenga conocimiento de ella.

 Separación de funciones de carácter incompatible: Debe e x i s t i r u n a

adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no

controle todo el proceso de una operación. Por ejemplo: el cajero no

debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones

incompatibles y deben ser desempeñadas por distintas personas.

 Servidores hábiles y capacitados: Se debe seleccionar y capacitar

adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia y economía

en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempeñado por una

persona que posea título profesional y la experiencia

c o r r e s p o n d i e n t e a s u nivel de responsabilidad.

 Aplicación de pruebas continúas de exactitud: Consiste en la verificación

periódica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar

la corrección en las operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total

cobrado diario con el total depositado en bancos.

 Movimiento de personal: Llevar a cabo un movimiento de personal hasta

donde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de

susv a c a c i o n e s , e n e s p e c i a l a q u e l l o s e m p l e a d o s q u e d e s e m p

e ñ a n c a r g o s d e responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta

medida permitirá entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de la

administración; erradicar la idea de que “hay empleados

i n d i s p e n s a b l e s ” y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.

  Fianzas: Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales,

deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse

adecuadamente de una pérdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Por

ejemplo: el cajero, los cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc.

 Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeño

de sus funciones deberán darse por escrito, en forma de descripción de

cargos.E s t o c o n t r i b u y e a q u e l o s e m p l e a d o s c u m p l a n m á s e f i c i e n t

e m e n t e c o n s u trabajo, por cuanto las órdenes o instrucciones impartidas

verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse.

 Uso de formas pre numeradas: Deberán utilizarse formas pre numeradas e

impresas para la documentación importante. Por ejemplo: recibos, órdenes de

compra, facturas, comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacén,

etc. Asimismo, se mantendrá un control físico sobre el uso y las existencias de

dichas formas, las cuales deberán conservarse en estricto orden numérico.

 Evitar el uso de dinero en efectivo: El uso de dinero en efectivo se

debe limitar solo para compras menores por medio del fondo fijo de caja chica.

Plan de organización

Un plan de organización adecuado se sustenta principalmente en lo siguiente:

 Independencia entre unidades operativas, sin que esto signifique ruptura de los

canales de comunicación.

 Reconocimiento de la necesidad de una efectiva segregación de funciones

(operación, registro y custodia).

 Fijación de líneas de responsabilidad y delegación de autoridad apropiadas.

Algunos factores a considerar para evaluar el plan de organización institucional se

resumen a continuación: ·

 La estructura organizacional debe ser lo más simple posible. · Las

responsabilidades funcionales deben segregarse con el fin de que una sola

persona no controle todas las etapas relacionadas con una operación.

 Cada funcionario debe estar facultado para tomar decisiones y cumplir

efectivamente con sus atribuciones con lo cual se evitan atrasos o inercia en la

entidad.

 La responsabilidad de cada persona debe estar definida en forma precisa para

que no pueda ser evadida o excedida en su ejercicio. La delimitación de

responsabilidad permite evitar transferir las deficiencias incurridas a otras

personas por inacción o acción inapropiada.

 Un funcionario que asigna funciones y delega autoridad a sus subordinados debe

implementar mecanismos adecuados de control, con el fin de determinar si las

tareas asignadas vienen cumpliéndose satisfactoriamente.

 Los empleados a quienes se les ha delegado autoridad están obligados a operar

según los términos del encargo, debiendo consultar a su superior en casos de

excepción.

 Toda persona está obligada a informar a su superior por la manera en que

cumplió con sus tareas y por los resultados obtenidos en relación con lo que

debió lograrse.
  La entidad debe ser tan flexible como para permitir una adecuada sincronización

con los cambios en su estructura organizacional, a consecuencia de cambios en

los planes, políticas y objetivos de las operaciones.

 Los organigramas o manuales de funciones son muy útiles para la comprensión

de la organización de una entidad, sus líneas de autoridad y asignación de

funciones y responsabilidades; evitándose la duplicidad de funciones o el

conflicto al asignarlas.

Requisitos de controles adecuados

Los requisitos para mantener un buen control interno son:

 Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las

correctas.

 Control de asistencia de los trabajadores.

 Al adquirir responsabilidad con terceros, éstas se hagan solamente por personas

autorizadas, teniendo también un fundamento lógico.

 Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.

 Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y

cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.

 Analizar si las personas que realizan trabajos dentro y fuera de la compañía los

realizan adecuadamente y de una manera eficaz.

 Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y

de fácil manejo para las personas encargadas de obtener información de estos.

 Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tributarias, fiscales y

civiles.

 Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los

resultados esperados.