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La Resolución de
Problemas y el
Aprendizaje
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 La Resolución de Problemas y el Aprendizaje

Índice
1 La Detección de los Problemas. ........................................................................................................................ 3

2 Corresponsabilidad del Equipo. ......................................................................................................................... 3

3 Cultura de Transparencia........................................................................................................................................ 4

4 Aprendiendo de la Experiencia. ......................................................................................................................... 4

5 Consolidando la Organización............................................................................................................................. 5

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“Contar con mecanismos de detección
inmediata de problemas supone la
colaboración de todo el equipo, y puede
ser un factor determinante del éxito de un
proyecto”
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La Resolución de Problemas y el Aprendizaje
Introducción
Contar con el equipo, conseguir su corresponsabilidad en el logro de las metas y su
vigilancia proactiva en detectar los problemas es una de las herramientas de gestión
esenciales para el logro de los objetivos del proyecto.
1 La Detección de los Problemas.
Especialmente en proyectos complejos, no todo es previsible. Es posible que no se
hayan tenido en cuenta algunos factores, o que no se haya ajustado correctamente el
calendario de seguimiento. Sea como sea, todos los miembros del equipo pueden ser
candidatos a detectar problemas, y la dirección de proyecto debe animarlos a que
estén alerta.
Con frecuencia, lo más crítico de un problema no es el problema en sí, sino su
detección. Especialmente importante es su detección temprana o preventiva, para
tener margen de maniobra de actuación y evitar que afecte a la marcha del proyecto.
La detección inmediata de posibles conflictos no es algo que se pueda garantizar en
casi ningún proyecto. Sin embargo, se pueden tomar medidas para maximizar las
probabilidades de que esto sea así. A lo largo de toda la vida del proyecto, desde la
primera definición hasta el último seguimiento, es aconsejable:
 Realizar un estudio de riesgos.
 Conocer claramente los riesgos que se asumen, sus posibles causas, las
consecuencias que tendría cada uno de ellos, y definir en lo posible medidas de
contingencia para que en caso de que ocurran se actúe inmediatamente.
2 Corresponsabilidad del Equipo.
Como hemos repetido en distintos momentos del curso, un proyecto se caracteriza,
entre otras facetas, por ser vehículo de integración del conocimiento de distintos
especialistas en el logro de una meta común. La planificación detallada de las
actividades de los distintos especialistas, especialmente en proyectos complejos y de
gran tamaño, es imprescindible para que las personas comprendan qué se espera de
ellas en el contexto global. Pero no es suficiente, contar además con mecanismos de
detección inmediata de problemas supone la colaboración de todo el equipo y puede
ser un factor determinante del éxito de un proyecto.
Por otro lado, hay problemas de todo tipo y envergadura, y no siempre se puede
esperar a la disponibilidad del director de proyecto para la toma de decisiones. Los
participantes en el proyecto deben tener el conocimiento y la autoridad suficiente para
resolver los problemas que les afecten en el mismo momento en el que ocurren.
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3 Cultura de Transparencia.
Es importante que las personas comprendan su contribución a la meta global en cada
momento del proyecto desde esa perspectiva de riesgos e identifiquen las posibles
carencias o problemas en su área de actividad y con relación a las otras partes del
proyecto.

El director de proyecto es, en gran medida, responsable de la creación de un ambiente

de confianza y transparencia entre los distintos grupos, centrando la colaboración en la
detección y resolución de problemas y evitando la "cultura del ventilador", consistente
en disimular los problemas y buscar "culpas compartidas" con relación a los mismos.

En ese objetivo, la dinámica de las reuniones de seguimiento (presenciales o virtuales,

informales, frecuentes y muy centradas en identificar los riesgos del proyecto desde la
perspectiva de las actividades de cada grupo), son una gran oportunidad que tiene el
responsable del proyecto para crear el ambiente necesario de confianza, de
transparencia y de responsabilidad compartida entre los miembros del equipo. A su vez,
estas reuniones crean la oportunidad para que los problemas afloren de una manera
temprana e inmediata.

Qué hacemos si…

Supongamos por ejemplo, que estamos organizando la construcción del Arca de Noé.
Uno de los riesgos más evidentes sería que llegada la fecha de entrega del Arca, no la
pudiésemos entregar a tiempo. Si este riesgo no está previsto, la búsqueda de
alternativas sería prácticamente imposible, la reacción de Dios sería imprevisible y las
consecuencias nefastas para el objetivo real del proyecto.

Ante un riesgo mayor como éste sería aconsejable tener perfectamente definida:

 La información de qué actividades tendrán que apoyar el personal para facilitar el

cumplimiento.
 El procedimiento a seguir ante la posible tardanza de la ejecución de las fases
del proyecto.
 La posibilidad de alternativas.
 Donde alojaría a las parejas de animales, mientras se termina de construir el Arca.

Una vez más, la capacidad para detectar problemas tan pronto como surjan, estudiarlos
exhaustivamente para determinar sus causas y tomar decisiones ágiles para su
resolución puede ser un factor determinante en el éxito de un proyecto.

4 Aprendiendo de la Experiencia.
En ese contexto, cada proyecto es un laboratorio de experiencias de donde extraer un
aprendizaje para proyectos futuros. Claramente, la medición de resultados tendrá
relación con muchos de los capítulos que hemos analizado anteriormente, y el criterio
de éxito dependerá entre otras cosas de la claridad con la que fueran definidos los

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“Cada proyecto es un laboratorio de
experiencias de donde extraer un
aprendizaje para proyectos futuros”.
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La Resolución de Problemas y el Aprendizaje
objetivos y de la "sabiduría de la organización" para identificar los factores de
incertidumbre y su resolución.
Habrá indicadores de medición de coste, tiempo y calidad del proyecto, así como
indicadores más específicos que dependerán de la naturaleza del proyecto en sí.
El resultado de un proyecto, sea el que sea, no sólo será el conjunto “producto –
servicio” que el proyecto ha desarrollado, sino que además es una herramienta de
aprendizaje para el futuro. De la misma manera que hablábamos en los primeros
capítulos de que una manera de reducir el nivel de incertidumbre era el estudio de
proyectos anteriores, nuestro proyecto deberá servir de aprendizaje para futuros
proyectos.
5 Consolidando la Organización.
No cabe duda de que el gestor de proyectos contará con una mayor experiencia en su
trayectoria profesional que mejorará su actuación en el futuro. Pero no debe recaer en
su persona todo el conocimiento.
Las organizaciones deben tener prevista la gestión del conocimiento que aporta su
historial de proyectos y establecer los mecanismos de documentaci ón imprescindibles
para favorecer el aprendizaje. El riesgo que corre una organización en la cual el
conocimiento recae en individuos concretos y no en la organización en sí, es altísimo.
Una buena gestión de este aprendizaje incluye:
 La documentación de las revisiones sistemáticas de la evolución del proyecto.
 Las posibles incidencias que hayan surgido.
 Las causas y consecuencias de estas incidencias.
 Las decisiones tomadas.
 Los posibles resultados de otros proyectos similares emprendidos por otras
organizaciones.
 Las metas que se fijaron en un principio.
 Y el éxito o fracaso del proyecto así como las razones de ese éxito o ese fracaso.
Esta documentación favorece el desplazamiento del conocimiento hacia la propia
organización y debe constituir una herramienta útil y conocida de consulta para
cualquier componente de la organización que pretenda emprender proyectos en el
futuro.
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