

 UNIDAD II. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO

DE VENTAS. - RECAPITULACIÓN UNIDAD I.
En la primera Unidad vimos LA PLANIFICACIÓN, en el cual validamos
las VARIABLES MACRO Y MICRO de manera tal que nos permita
orientar nuestras decisiones en términos comerciales.

Por ello en LA PLANIFICACIÓN nos involucramos desde la misión,

visión, valores, análisis macro (mercado, competencia variables sociales,
culturales, económicas, políticas o cualquier otra variable externa que
afecte o incida en el ejercicio comercial de la empresa), análisis micro
(las diferentes áreas internas de la compañía, iniciando con: capacidad
económica, capacidad financiera [ojo: hay diferencia entre lo económico
y financiero, favor leer sobre el tema --
https://negocios.uncomo.com/articulo/diferencia-entre-situacion-economica-y-situacion-financiera-
27003.html y http://www.asba-supervision.org/PEF/manejando-tu-dinero/diferencia-entre-lo-
economico-y-financiero.shtml], administración, rrhh, cobros, compras, logística,
etc).

De igual manera en LA PLANIFICACIÓN bajo el análisis de dichas

variables y en conjunto con nuestra misión, visión y valores, alineados
con los Planes Estratégicos de la compañía, evaluamos o seleccionamos
los MODELOS DE COMERCIALIZACIÓN más adecuados a las
condiciones macro/micro de nuestra empresa, de manera tal que se
logren los objetivos que se establecen - recordemos que los objetivos se
establecen sobre bases cuali-cuantitativas basadas en los análisis de
variables - . Para la selección y/o evaluación de los modelos de
comercialización tenemos claro las variables de Mkt (4P´s) que nos
permitan sobre todo para el GERENCIA DE VENTAS considerar nuestra
variable de PLAZA ya que es la que nos permitirá hacer llegar nuestros
productos/servicios a nuestros mercados (entiéndase: Segmentos - de
ahí que en la planificación nos alineamos con el PMKT para saber
exactamente los segmentos que servimos).

Recapitulando en PLANIFICACIÓN DE LA GERENCIA DE VENTAS, nos

enfocamos en:

1) Analizar las variables Macro y Micro que impactan en la labor

comercial.
 2) Alinear nuestras decisiones y acciones con los Planes Estratégicos de
la compañía (entiéndase también los PMkt).

3) Definir con base a los análisis y la alineación a todos los planes de la

compañía los objetivos, politicas y procedimientos que definiran el
quehacer del Departamento de Ventas.

CERRAR

 ORGANIZACIÓN DEL DEPTO DE VENTAS

CONCEPTUALICEMOS:

VENTAS:

Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", define a la venta como "la
cesión de una mercancía mediante un precio convenido. La venta puede
ser: 1) al contado, cuando se paga la mercancía en el momento de
tomarla, 2) a crédito, cuando el precio se paga con posterioridad a la
adquisición y 3) a plazos, cuando el pago se fracciona en varias entregas
sucesivas".

Allan L. Reid, autor del libro "Las Técnicas Modernas de Venta y sus
Aplicaciones", afirma que la venta promueve un intercambio de productos
y servicios.

El Diccionario de la Real Academia Española, define a la venta como

"la acción y efecto de vender. Cantidad de cosas que se venden.
Contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia
por el precio pactado".

Desde una perspectiva de mercadotecnia, la "venta" es toda actividad

que incluye un proceso personal o impersonal mediante el cual, el
vendedor
1) Identifica las necesidades y/o deseos del comprador,
2) Genera el impulso hacia el intercambio y
3) Satisface las necesidades y/o deseos del comprador (con un producto,
servicio u otro) para lograr el beneficio de ambas partes.
 ORGANIZACIÓN

Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y

objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros
subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas.

En otras palabras, una organización es un grupo social formado por

personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una
estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay
personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma
coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan
mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los
propósitos.

CERRAR

 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL DEPTO

DE VENTAS
La importancia de la organización del departamento de ventas radica en
la planificación de las actuaciones futuras de modo tal que determinemos
y asignemos los recursos necesariospara alcanzar los objetivos
establecidos.
Como toda actividad su contenido se ha desarrollar de un modo
sistemático y estructurado.

Si en la primera unidad nos enfocamos en PLANIFICAR todas las

variables necesarias para crear o evaluar un departamento de ventas, en
esta segunda unidad nos enfocamos en ORGANIZAR todos los recursos
planificados de manera tal que organizando todos los elementos
logremos alcanzar los objetivos establecidos.

ACLARACIÓN: Normalmente en la mayoría de las empresas ya existe

un departamento de ventas constituido, eso significa que ustedes en
caso que tengan la oportunidad de ejercer la función de Gerente o Jefes
de ventas encontraran que ya esta la estructura constituida... sin
embargo eso no significa que no deba usted evaluar y analizar si la
estructura que existe es la idónea para las características de la empresa,
mercado, variables etc. Por ello es fundamental que aprendamos desde
el inicio, Planificamos (con todo lo que significa) y luego Organizamos
(distribución lógica y eficiente de los recursos).

Si tenemos la suerte de Fundar nuestra propia empresa o llegar a una

empresa a fundar el departamento de ventas, será usted quien iniciará
todo el entramado comercial de la empresa; pero si llegamos a un
departamento ya creado, es su deber y obligación Reevaluar la
estructura actual: probablemente se encontrará que la que tienen es la
adecuada, pues entonces continúe con la estructura actual, pero ya
siendo consiente que es la mejor opción; caso contrario empezamos a
realizar cambios en la estructura pero respaldados en decisiones
fundamentadas en el análisis de variables.

Cómo crear objetivos inteligentes (SMART) para tu empresa

Escrito por Jonathan Osorio

@jonathan1osorio

Definir objetivos de marketing de una manera SMART es probablemente una de las tareas más
difíciles para los líderes de las empresas. .

¿Qué son los objetivos de una empresa?

Los objetivos determinan las prioridades para cada equipo, ayudan a que los resultados de la
empresa sean medibles, y sirven como guía para el crecimiento de la empresa. Los objetivos
SMART cubren las características dentro de su definición para considerarse un objetivo
inteligente.
Sabemos lo importante que es contar con objetivos bien definidos pero ¿cómo identificarlos? si
estos objetivos no están alineados con la realidad de la empresa, se convierten en algo totalmente
inútil.

<< Descarga gratis la plantilla para crear objetivos SMART >>

Es por esto que es crítico definir objetivos inteligentes, o metas SMART. La característica
SMART nació por el acrónimo en inglés que hace referencia a las 5 características básicas que
cada objetivo debe de tener para considerarse un objetivo inteligente:

Specific (específico): ¿qué quieres conseguir en tu área de foco?

Measurable (medible): ¿qué KPI o indicadores se pueden utilizar para medir su
eficiencia?
Attainable (alcanzable): ¿es razonable la meta?
Relevant (relevante): ¿por qué le interesa a tu empresa o clientes?
Timely (a tiempo): ¿cuándo se tiene que conseguir esta meta?

A continuación, te presentamos unos cuantos ejemplos de cómo podrías definir objetivos

SMART. Espero que estos ejemplos te sirvan como referencia para que comiences a trabajar tus
metas de una forma estratégica, precisa y accionable:

Objetivo 1
Objetivo SMART: Aumentar las visitas de nuestro sitio web en un 50% (de 1,000 a
1,500) en los siguientes 30 días, duplicando la distribución de contenido y para
prepararnos para el lanzamiento de nuestro nuevo producto.
o S: Aumentar las visitas de nuestro sitio web en un 50%
o M: 50% (de 1,000 a 1,500)
o A: duplicando la distribución de contenido
o R: para prepararnos para el lanzamiento de nuestro nuevo producto.
o T: en los siguientes 30 días
Objetivo 2
ObjetivoSMART: Aumentar las ventas en un 20% (de $200,000 a $240,000) en los
próximos 12 meses, ofreciendo nuestros nuevos productos a los clientes existentes.
o S: Aumentar las ventas en un 20%
o M: 20% (de $200,000 a $240,000)
o A: ofreciendo nuestros nuevos productos a los clientes existentes
o R: (retención de clientes y aumentar ventas)
o T: 12 meses
Objetivo 3
ObjetivoSMART: Crecer el equipo de marketing en un 10% (de 100 a 110
empleados) para finales del primer trimestre del próximo año. Contratando 3
 empleados cada 3 meses para completar el equipo de creación de contenido.

o S: Crecer el equipo de marketing en un 10%

o M: 10% (de 100 a 110 empleados)
o A: contratando a 3 empleados cada 3 meses
o R: para completar el equipo de creación de contenido.
o T: para finales del primer trimestre del próximo año
¡Ahora es tu turno!

Nunca es tarde para tomar acción y crear las metas y objetivos inteligentes para tu organización.
Esto te ayudará a tener más enfoque, distribuir mejor los recursos y alinear a tu equipo para
alcanzar los mismos objetivos.

Organización del Depto de Ventas

VENTAS.

Una perspectiva de mercadotecnia, en el que la "venta" es toda actividad

que incluye un proceso personal o impersonal mediante el cual, el
vendedor
1) Identifica las necesidades y/o deseos del comprador,
2) Genera el impulso hacia el intercambio y
3) Satisface las necesidades y/o deseos del comprador (con un producto,
servicio u otro) para lograr el beneficio de ambas partes.

Una perspectiva general de la VENTA: es la transferencia de algo (un

producto, servicio, idea u otro) a un comprador mediante el pago de un
precio convenido.
Desde el punto de vista legal, se trata de la transferencia del derecho de
posesión de un bien, a cambio de dinero.
Desde el punto de vista contable y financiero, la venta es el monto total
cobrado por productos o servicios prestados.

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

En ventas la organización del departamento conlleva la planificación de

las siguientes actividades básicas:

o Previsión de las Ventas

o Presupuesto de Apoyo en Ventas
 o Asignación de la Fuerza de Ventas
o Fijación de Cuotas de Ventas

CERRAR

 1. PREVISIÓN DE LAS VENTAS

Previsión de las Ventas
Son las estimaciones cuantitativas de las ventas futuras, basadas en
diferentes técnicas de pronósticos de ventas. Una correcta previsión de
ventas es fundamental para una gestión exitosa.

Una previsión de ventas es una proyección, una aproximación. No se

puede predecir con exactitud cuánto se va a vender ni cuántos ingresos
se van a generar, pero se puede hacer una estimación.

La previsión de ventas es una conjetura de lo que puede suceder en

un negocio si tienen lugar una serie de requisitos. La información y el
conocimiento juegan un papel fundamental en este proceso. Cuantos
más datos reales se dispongan tanto del pasado como del presente,
tanto externos como internos, más indicadores tangibles se podrán incluir
en la previsión y más certera será.

FACTORES QUE AFECTAN A LA PREVISIÓN DE

VENTAS
A la hora de realizar la previsión, se deben tener en cuenta los distintos
factores, que se relacionan con la empresa, el mercado y el contexto:

o Presupuesto general de la empresa: se debe conocer el

presupuesto con el que cuenta toda la organización y su desglose
por departamentos, productos y acciones.
o Ventas de ejercicios anteriores: un desglose detallado por
periodos o meses, líneas de negocio, tipos de productos, etc.,
facilitará la elaboración de previsiones.
o Ingresos medios: conociendo los ingresos de la totalidad del
negocio y los productos podremos saber con qué margen
económico cuenta la empresa.
o Tendencias de la empresa al crecimiento o al decrecimiento de
los distintos ámbitos del negocio.
o La cartera de clientes: para realizar predicciones debemos
conocer al cliente: qué, cómo, cuándo y cuánto compra.
o Potencialidad del sector y el mercado: para saber lo que va a
vender la empresa, se debe atender a las características del
mercado, del sector y de la competencia.
o Previsiones económicas generales: el contexto socio-político y
económico influye de gran manera en las ventas. No es lo mismo
elaborar previsiones en épocas de crisis que en tiempos de
recuperación.
o Plan de marketing: las herramientas y acciones de marketing
que se emplean para promocionar los productos y servicios
también influirán en la previsión de las ventas.

No se debe olvidar que la previsión de ventas es una aproximación y que

está condicionada por múltiples factores, muchos de los cuáles escapan
a nuestro control, como las crisis políticas o los fenómenos naturales.

¿CÓMO DEBE SER UNA PREVISIÓN DE VENTAS?

Toda previsión de ventas debe reunir cuatro características básicas:

o Realista: ha de conocerse el modelo de negocio y los productos

y servicios que se ofertan. Debe ser coherente y acorde a los
datos de ejercicios anteriores.
o Contextualizada: debe estar enmarcada dentro del contexto
externo (mercado, sector, competencia, etc.) e interno (productos,
precios, negocio, etc.)
o Alcanzable: las previsiones se han de poder cumplir teniendo en
cuenta los recursos económicos, humanos y técnicos de los que
dispone la empresa.
o Objetiva: no es recomendable dejarse influenciar por la presión
de cumplir grandes objetivos, las directrices empresariales o
conseguir cifras desmesuradas.

Teniendo en cuenta todo lo citado anteriormente, la previsión de ventas

se llevará cabo recopilando la mayor cantidad de información posible
haciendo un desglose detallado y procurando no ser ni pesimistas ni
autocomplacientes. Es decir, es mejor quedarse corto que no alcanzar
las predicciones y terminar perdiendo dinero y poniendo en peligro la
estabilidad del negocio.
 Las técnicas variaran entre las diferentes empresas, por lo general las
técnicas de estimación de pronósticos son mezcla entre cualitativos y
cuantitativos. (vistos en unidad I)

CERRAR

 2. PRESUPUESTO DE APOYO A LAS VENTAS

Presupuesto de Apoyo en Ventas
Con el presupuesto se cuantifica el esfuerzo que la empresa está
dispuesta a realizar en las actividades dela Fuerza de Ventas. En su
calculo deben considerarse como mínimo los elementos de:

o Numero de Vendedores – Planificación del Tamaño de Fuerza de

Ventas.
o Remuneración de los agentes / Vendedores
o Plan de gastos y apoyo de vendedores
o Número de Vendedores – Planificación del tamaño de la
fuerza de ventas

Mientras más grande sea la fuerza de ventas (planilla), mayores gastos

de incurre y estos deben presupuestados. De igual manera la estructura
comercial define los gastos de la fuerza de ventas.

Dos aspectos fundamentales a la hora de Organizar el número de

vendedores que necesito.

5. Sistema de Ventas de la empresa - Estructura de

comercialización.
 Canales propios – Cuántos vendedores necesita para
atender a un cliente o a la demanda potencial de clientes?
 Piso de ventas, vendedores ruteros, prevendedores,
vendedores de campo, callcenter, etc.
 Canales Externos – Necesita supervisores de venta por
distribuidor? Cuántos? Por territorio? Etc.
6. Variedad de funciones que le confieren a un vendedor.
  Sobre todo en canales propios. Dependerá de las
funciones que realiza el personal, así debe considerar el
numero de vendedores que debe contratar.
o
 En el caso de canales externos, debe considerar que
potestades le dará a su canal externo y de ahí usted
elegirá cuántos canales externos necesita.
o Remuneración de los agentes / Vendedores

3 Aspectos fundamentales a tomar en cuenta cuando vamos a establecer

la Remuneración de los vendedores.

Cantidad total de la retribución.

Se refiere a la suma de todos los beneficios que conforman la
compensación económica que se le entrega al personal.

Estructura de la retribución.
Se refiere a cómo está dividida la compensación económica.
Ej: salario base + comisiones + bono + seguro médico + seguro de vida +
etc.

Relación entre el pago total y el rendimiento.

Se refiere a la productividad, cuánto representa el total de la
compensación económica otorgada al vendedor en relación a la totalidad
de sus ventas (en términos porcentuales) y se establece una política de
compensación en relación productividad.
Ej: rango de comisiones de acuerdo a porcentajes de cumplimiento (1%
de comisión al llegar al 100% de la meta, 0.8% abajo del 100% de la
meta)

Elementos de la Remuneración

SEGURIDAD INCENTIVOS PAGOS EN ESPECIE GASTOS

Salario Comisiones Pago de Vacaciones Viajes
Primas Seguros de vida Gastos de representación
Bonos seguros medico hospialarios Otros.
Participación Pensión
Promociones Vehículos
Reconocimientos Celulares
Otros Otros

o Plan de gastos y apoyo de vendedores

 El plan de gastos tiene por objetivo el administrar y controlar el nivel de
gastos, de manera tal que no se sobrepase ni se limite el pago para los
vendedores.
Así mismo las actividades o herramientas de apoyo para vendedores
permiten potenciar el gasto evitando el derroche de tiempo y dinero. Por
ejemplo el uso de Telemarketing como medio de disminución y control ya
que permite concertar citas y programar visitas claras y concretas,
minimizando el tiempo y recursos, tanto de la empresa como del
vendedor.

En el Plan de Gastos y Apoyo a los vendedores entran las herramientas

que requieren para el ejercicio de sus labores:

o Laptop
o Tablet
o Camara
o Celulares
o Áreas físicas de acomodamiento (cuando aplica)
o Etc.

CERRAR


  FORO

Consultas de la semana

 3. ASIGNACIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS

Fuerza de Ventas

La fuerza de ventas o equipo de ventas es el conjunto de vendedores

con que cuenta una empresa.

La fuerza de ventas actúa como punto de enlace entre una empresa y

sus clientes actuales y potenciales.

Por un lado representa a la empresa ante los clientes, brindándoles a

éstos últimos información, asesorándolos y aclarando sus
dudas. Mientras que por otro lado, representa a los clientes ante la
empresa,comunicándole o transmitiéndole a esta última las necesidades,
preferencias,gustos, dudas y preocupaciones de los clientes

La asignación de la Fuerza de Ventas depende de un análisis riguroso de

la compañía, buscando eficientar los recursos de acuerdo a las variables
macro y micro que afectan el desarrollo comercial de la empresa.

Acá veremos algunas asignaciones que comunmente se aplican a la

fuerza de ventas, sin embargo depende del análisis del gerente de
ventas cuál asignación será la más adecuada para la organización.

----------------------------------------------

La organización de la fuerza de ventas empieza por diferenciar a la

fuerza deventas interna (los vendedores que trabajan dentro de las
instalaciones de laempresa), de la fuerza de ventas externa (los
vendedores que salen al campopara visitar a los clientes).

En caso de contar con vendedores externos es necesario determinar

laestructura que contará esta fuerza de ventas, si se va a utilizar una
estructurapor territorio, una estructura por producto, una estructura por
cliente, o unacombinación de éstas:a)

Estructura por territorio

:a cada vendedor se le asigna undeterminado territorio geográfico en el
que venderá todos losproductos o servicios con que cuente la empresa.
Bajo estaestructura el vendedor tiene la posibilidad de entablar
relacionesduraderas con los clientes.b)
Estructura por producto
:cada vendedor o grupo de vendedores seespecializa en la venta de
determinados productos de la empresa.Esta estructura suele utilizarse en
empresas con una gran variedadde productos muy diferentes entre sí. c)
Estructura por cliente
:cada vendedor se especializa en la venta adeterminados clientes. Esta
estructura permite atender a los clientessegún su nivel de consumo,
algunos vendedores atenderán aclientes que compren bastante, mientras
que otros atenderán a loscompran regular o poco