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Directiva Nº 015-94-INEI/SJI

¨NORMAS TECNICAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y RESPALDO DE LA INFORMACION QUE SE


PROCESA EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO¨

I. FINALIDAD

Definir los procedimientos a ser observados por los trabajadores que utilizan equipos de
cómputo en las Entidades del Estado, para el adecuado manejo y control del almacenamiento
y respaldo de la información que se registra en medios magnéticos u ópticos.

II. OBJETIVOS

2.1 Salvaguardar la integridad y seguridad de los datos, adoptándose las precauciones técnicas
para su almacenamiento y recuperación.

2.2 Utilizar racionalmente los recursos informáticos para asegurar el adecuado


almacenamiento de la información en medios magnéticos u ópticos.

III. BASE LEGAL

3.1 Decretos Legislativos Nº s. 560 y 563, Ley del Poder Ejecutivo y su modificatoria.

3.2 Decreto Legislativo Nº 604, Ley de Organización y Funciones del INEI.

3.3 Decreto Supremo Nº 018-91-PCM , Reglamento de Organización y Funciones del INEI.

IV. ALCANCE

La presente Directiva está dirigida a todos los organismos del Estado conformantes del Sistema
Nacional de Estadística e Informática, que cuentan con equipos de cómputo.

V. DISPOSICIONES GENERALES
DE LA INFORMACION BASICA DEL ARCHIVO

5.1Toda información almacenada en medios magnéticos u ópticos debe contar con un


documento donde se registre:

- Intensificación del archivo, especificándose si se trata de un Archivo Maestro, Base de Datos,


Archivo Primario o Archivo Temporal.

- Identificación del Sistema o Aplicación que lo usa

- Frecuencia de proceso

- La longitud de registro del archivo (Número total de caracteres por registro).

- Los campos contenidos, cada uno con su nombre mnemotécnico, una explicación descriptiva,
longitud y tipo de campo (alfanumérico, numérico, fecha, etc.).

- Los rangos de validación de ciertos campos.

- Los valores predeterminados que pueden contener ciertos cam pos (Tablas).

5.2 Los medios magnéticos u ópticos (diskettes, cintas, discos), que contienen a los archivos de
información, deben tener etiquetas con el nombre de la aplicación, nombre del archivo y si
está empaquetado o no. Para el caso de las cintas magnéticas, las etiquetas también deberán
contener la longitud de registro, número de registros, versión y fecha de proceso.

5.3 La información consistenciada y/o validada (cuando corresponda),debe ser almacenada


por versiones como:

a) Versión 1 : Información original de Entrada de Datos consistenciada.

b) Versión 2 : Información consistenciada y validada


c) Versión 3 : Información definitiva.

DEL RESPALDO DE SEGURIDAD

5.4 La información almacenada en medios magnéticos u ópticos tendrán al menos una copia
de respaldo en (diskettes o en otro medio de que disponga la institución), debido a que el
costo de recuperación de la información puede ser demasiado alto. 5.5 La información
almacenada debe ser verificada íntegramente, tanto el original como las copias (en caso de
encontrarse empaquetada, desempaquetarla como verificación). Asimismo, debe verificarse
que la información no esté contaminada con virus informático.

5.6 Debe existir una copia de los archivos importantes que están concluidos, tanto en el
Organo Central como en uno de sus locales, como respaldo preventivo.

5.7 Los archivos que son textos, hojas de cálculo, gráficos, etc., mientras no se concluyan,
serán guardados en una sola copia por cada actualización para facilitar su almacenamiento.

Una vez concluidos se debe guardar una copia adicional de respaldo, en forma empaquetada o
no, dependiendo del tamaño del archivo.

5.8 Cuando se quiera almacenar un archivo de respaldo este deberá guardarse físicamente en
otra unidad magnética (diskette, cinta o disco) diferente a la que contiene el archivo original.

DE LA INFORMACION PERIODICA

5.9 La información que se procesa periódicamente, se almacenará por períodos.


Entendiéndose por período, al tiempo (mensual, bimensual, trimestral, semestral, o anual) que
transcurre para que se ejecute el procesamiento de la información.

DE LA INFORMACION DE LAS ENCUESTAS Y CENSOS

5.10 En el caso de las Encuestas y Censos se deberá contar con las dos versiones de los
archivos básicos:
a) La información sin imputar.

b) La información imputada (clasificada o comprometida)

c) Los archivos de procesos conducentes a generar tabulados.

5.11 Dos (2) copias adicionales con la información imputada podrán ser guardadas en
ambientes de otra institución del Estado, que garanticen el buen estado y la seguridad de los
archivos almacenados en medios magnéticos u ópticos.

DEL ALMACENAMIENTO FISICO

5.12 Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben contar con adecuadas
condiciones de temperatura y no presentar humedad.

5.13 Los medios magnéticos en los cuales se almacena la información histórica deben ser
completamente nuevos (primer uso), verifi-cándose su buen estado operacional.

5.14 Los medios magnéticos donde está grabada la información deben recibir mantenimiento
de limpieza cada tres meses como mínimo.

5.15 Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al ambiente
donde se encuentren estos medios magnéticos.

VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1 El personal encargado de la elaboración de los sistemas de procedimiento de datos deberá


estimar anticipadamente la cantidad necesaria de medios magnéticos requeridos para realizar
las copias de los archivos de datos y de programas.

6.2 En el modo de trabajo monousuario, los usuarios son los responsables de hacer el respaldo
de la información.

6.3 En el modo de trabajo multiusuario el responsables de hacer el respaldo de la información


es el administrador de la red, previa orden de trabajo por parte del usuario.
6.4 El disco duro es un medio de almacenamiento temporal de la información, el cual debe ser
depurado permanentemente de los archivos que no volverán a ser utilizados en forma
inmediata.

6.5 Semanalmente deberá efectuarse un respaldo de toda la información útil que se encuentra
almacenada en el disco duro, dicha actividad será realizada por el responsable designado para
este fin. 6.6 En caso de que se labore en red o en modo multiusuario, el administrador de la
red hará un respaldo diario de la información útil del disco duro

6.7 Sólo el personal encargado de la elaboración y procesamiento del sistema y el usuario


responsable del mismo podrán accesar y usar la información que está almacenada en los
medios magnéticos u ópticos.

VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7.1 Los Funcionarios o Directivos de las dependencias del Gobierno Central, por escrito
designarán al personal responsable de realizar el almacenamiento y respaldo, en medios
magnéticos de la información necesaria que procesa su Dirección.

7.2 Los Funcionarios o Directivos de las áreas de cómputo de las Entidades del Estado, son
responsables de cumplir y hacer cumplir las normas de la presente Directiva; para lo cual
emitirán de ser necesario, las especificaciones complementarias que permitan su
cumplimiento.