¿QUÉ ES PROCESO ADMINISTRATIVO?

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de

planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo
común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo,
con los que cuenta la organización para hacerla efectiva.
Concepto
En primer lugar cabe preguntar ¿qué es proceso?
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)
Y ¿qué se entiende por administración?
Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales
por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.
Entendido esto, se tiene entonces que:
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el
logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los
administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a
través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización
alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o
administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el
proceso administrativo.
La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese
la interrelación y la continuidad de las actividades:
El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
Origen
El paradigma del proceso administrativo y
de las áreas funcionales fue desarrollado
por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se
discuta si la administración es una ciencia o,
por el contrario, es arte, desde una
perspectiva funcionalista se afirma que la
función básica de la administración, como
práctica, es la de seleccionar objetivos
apropiados y dirigir a la organización hacia
su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal,
requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades
administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.
Fases
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.
En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura
necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se
ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.
Actividades que lo componen
Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones
básicas: planeación, organización, dirección y control. A continuación una breve
introducción a cada una.
1. Planeación
Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se
va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea
conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a
hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro
deseado.
Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la
organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y
el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las
actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y
para que los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más
importantes.
2. Organización
La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos
cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar.
Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una
finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
suministrando los recursos.
Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de
la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace,
cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
3. Dirección
La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr
que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se
ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.
Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir
en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto
a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una
de las personas que trabajan con ellos.
4. Control
El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos
comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.
Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento
encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El
control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y
sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las
desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado
y lo conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el
sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos.
Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas por diversos
autores, entre ellas se tienen:
5. Integración
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los
recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios
para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la
comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección
entrenamiento y compensación del personal.
6. Previsión
Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los datos
disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del
contexto en el que la organización se encontrará.
 ORGANIZACIÓN

El término organización presenta dos referencias básicas. Por un lado, la palabra

organización se utiliza para referirse a la acción o resultado de organizar u organizarse.

La organización, una condición necesaria en cualquier actividad

La organización resulta ser una cuestión ampliamente requerida en el desarrollo de
diversas actividades, o en su defecto, también, en lo que respecta a nuestra vida
cotidiana.
Básicamente esto es así porque la organización implica orden y como está comprobado
ya, un escenario opuesto, como la desorganización o el caos no conducirán de ninguna
manera a la consecución de los objetivos propuestos en ningún ámbito o instancia,
jamás.

Traslademos lo expuesto a un ejemplo en concreto. Si en la habitación que usamos

como espacio de trabajo no disponemos de muebles que organicen los elementos y el
material que utilizamos para trabajar la tarea en todo aspecto será muy compleja de
concretar. En principio no tendremos donde sentarnos cómodos y deberemos hacerlo
en el suelo. Si trabajamos con papeles, con documentos y expedientes, tendremos que
tenerlos también en el piso y por más que estén dispuestos con cierto orden será más
complicado encontrar alguno en especial que si lo están en un mueble fichero con su
correspondiente ficha identificadora.
Como apreciamos del caso expuesto la organización es una condición sine quanom si
se quiere realizar un trabajo o actividad de manera efectiva y satisfactoria. No hay otra
opción aceptable que nos remita al éxito, solo la organización. Y esto es aplicable a un
ámbito laboral, como en la situación que expusimos como ejemplo, como en cualquier
otro.
La organización un sistema con fines específicos
Y por otro lado, se designa con el término de organización a aquel sistema diseñado
para alcanzar satisfactoriamente determinados objetivos o metas, en tanto, estos
sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que
cumplen funciones específicas.
Es decir y en otras palabras, una organización será cualquier grupo social conformado
por personas, una serie de tareas y una administración, que interactuarán en el marco
de una estructura sistémica con la meta de cumplir con ciertos objetivos propuestos.

Características de la organización
El rasgo esencial de cualquier tipo de organización y que sí o sí debe observar para
que exista y luego subsista, es que las personas que la integran se comuniquen y estén
de acuerdo en actuar de forma coordinada en el logro de los objetivos propuestos que
los lleven a cumplir efectiva y satisfactoriamente con su misión.

En tanto, para ayudar a esta coordinación y comunicación, las organizaciones casi

siempre funcionan a través de normas que servirán en la consecución de propósitos.
No estar de acuerdo o no cumplir con la normativa vigente así como la acción de
manera descoordinada atentará contra la supervivencia de la organización.

Entre las varias características que distinguen a una organización se cuentan: conjunto
de personas con recursos, objetivos asignados, normas y orden jerárquico establecido,
satisfacción de necesidades, producción o venta de bienes o servicios, transmisión de
cultura, generación de trabajo, creación, conservación y transmisión de conocimiento,
entre otras.

Clasificación de las organizaciones

Por otra parte, las organizaciones pueden ser clasificadas de acuerdo a los siguientes
criterios: por su finalidad (con fin de lucro y sin fin de lucro), por su estructura (formales
e informales), por su tamaño (pequeña, mediana, grande, micro emprendimiento), por
su localización (multinacional, regional, nacional), por su tipo de producción (bienes o
servicios), por el tipo de propiedad (privada, pública o mixta), por el grado de integración
que presenta (totalmente integrada o parcialmente integrada) y por su actitud frente a
los cambios (rígida o flexible).
Organizaciones civiles y de gobierno, las más comunes
Los dos tipos más comunes de organización que se dan en casi todas las comunidades
son las organizaciones civiles, que son aquellas agrupaciones ciudadanas creadas para
cubrir alguna necesidad social, como ser los partidos políticos, las ONGs, sindicatos,
clubes, entre otras.

Y las organizaciones gubernamentales, que son aquellas creadas por el estado para
desarrollar algún tipo de tarea social y que están dirigidas por el gobierno en función y
financiadas a través de fondos públicos.
Todos los tipos mencionados tienen como finalidad última el logro del bienestar general
de los individuos y por ello es que su presencia es muy importante en la vida de las
sociedades.

NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN
La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación
de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro
del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los
hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón
de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los
casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de
una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso,
que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de
esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con
todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán
mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en
que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en
cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades
que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra
un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve
los objetivos de la empresa.
 A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales,
una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:
Elementos de la organización:
División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que
abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones
del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda;
(departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en
unidades específicas, con base en su similitud.
Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social,
con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los
objetivos.
Características básicas de la organización formal
 Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidas en el organigrama
 Es racional
 Es una de las principales características de la teoría clásica
 Según Taylor (defensor de este tipo de organización) la organización debe basarse
en la división del trabajo y por consiguiente en la especialización del obrero,
pretendiendo una organización funcional superespecializada.
 Distribución de la autoridad y de la responsabilidad
Organización Lineal
Es la estructura más simple y más antigua, esta basada en la organización de los
antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.
Características De La Organización Líneal
 Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquización
de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos
subalternos), muy defendida por Fayol en su teoría clásica de la administración.
 Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente se comunican los órganos o
cargos entre sí a través de las líneas presentes del organigrama excepto los
situados en la cima del mismo.
 Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así
sucesivamente hasta la cúpula de la organización
 Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el
número de cargos u órganos.
 Ventajas De La Organización Lineal
 Estructura sencilla y de fácil compresión.
 Delimitación nítida y clara de las responsabilidades de los órganos o cargos
involucrados.
 Facilidad de implantación.
 Estabilidad considerable.
 Es el tipo de organización más indicado para pequeñas empresas.
Desventajas De La Organización Lineal
 La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez
y a la inflexibilidad de la organización lineal.
 No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de la
sociedad moderna.
 Esta basada en la dirección única y directa, puede volverse autoritaria.
 Enfatiza en la función de jefatura y de mando y la exagera, pues supone la existencia
de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
 La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en
nada (la organización lineal impide la especialización).
 A medida que la empresa crece, la organización lineal conduce inevitablemente a la
congestión, en especial en los niveles altos de la organización.

INDICADORES CLAVES, PRINCIPIOS Y PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

Los indicadores clave de rendimiento son fundamentales dentro de una empresa que
se gestiona por procesos. Este tipo de gestión requiere un análisis y mesura de los
resultados, que se consigue gracias a el uso de indicadores clave.
Conocidos también como KPIs, son considerados un valor cuantificable, valorable y
clasificable que se obtiene de comparar los datos que se relacionan con un proceso
durante un período determinado de tiempo.
Un indicador clave permite medir sus resultados en referencia a algún objetivo inicial.
Cada proceso de una empresa tendrá sus propios indicadores, que suelen variar a lo
largo del tiempo. Los KPI ayudarán a conocer de forma más precisa si un proceso
cumple con sus objetivos marcados.

Características de los indicadores clave de rendimiento

  Aunque los indicadores clave suelen variar según el proceso, tienen unas
características comunes entre ellos:
 Son unas herramientas que ayudan a determinar los resultados de los procesos
en relación a los objetivos marcados inicialmente
 Ayudan a la organización a progresar y mejorar sus procesos
 Sirven para reducir costes operativos
 Permiten marcar unos objetivos relacionados con los resultados que se obtienen
 Son comparables en el tiempo y ayudan a marcar tendencias
 La información que proporcionan es fiable
 Es fácil establecer una definición y uso de los KPIs
 Son cuantificables

Categorías de los indicadores clave

Los indicadores clave se pueden dividir en categorías. Las más comunes son las
siguientes:
 De eficacia: relacionados con la capacidad y/o acierto en la consecución de los
objetivos de los procesos
 De eficiencia: relacionados con los recursos invertidos en la consecución de los
objetivos de los procesos
 De cumplimiento: relacionados con el grado de consecución de los objetivos de
los procesos
 De productividad: relacionados con los niveles de productividad del proceso
 De evaluación: relacionados con medir el rendimiento que se obtiene de una
actividad o proceso
 De calidad: relacionados con los niveles de calidad del proceso. Ayudan a
identificar posibles complicaciones, problemas, etc.
 De satisfacción del cliente: relacionados con los niveles de calidad del procesos,
desde el punto de vista del cliente
 Propósitos y beneficios de los indicadores clave
 Los indicadores clave tienen un objetivo: medir el éxito del proceso para que este
consiga sus metas iniciales. Además, los KPI como sistema de medición deben
cumplir con los siguientes parámetros:
  Deben comunicar la estrategia de la compañía
 Deben comunicar las metas
 Su función es la de identificar problemas y oportunidades
 Ayudan a diagnosticar problemas
 Facilitan el entendimiento de los procesos
 Ayudan a definir las responsabilidades dentro de cada proceso
 Facilitan la identificación de iniciativas y acciones necesarias
 Miden los comportamientos relacionados con los procesos
 Facilitan la delegación en las personas
 Los KPIs son una temática muy amplia. Se debe tener en cuenta que cualquier
sistema de indicadores dentro de la gestión por procesos tiene que mantenerse
de forma continuada en el tiempo, revisando constantemente que cumplan sus
objetivos.

PRINCIPIOS
Los 9 principios de la organización más relevantes
1- Orientación al objetivo
Como cualquier proceso dentro de la administración, este debe responder al objetivo
que se ha planteado la empresa.
Cada acción que se contemple, así como el modo de seleccionar y estructurar la
información en la que se basa el plan, deben atender al objetivo principal de la empresa.
También se deben tener en cuenta criterios de administración, como la eficiencia y la
eficacia. Se trata de lograr ganancias con bajos costos operativos y de producción.
2- Especialización
Es el principio que establece la realización en serie de una tarea muy específica.
Se trata de aprovechar al máximo una capacidad muy concreta de un empleado o de
una máquina, a fin de obtener el máximo rendimiento en esa tarea.
Esto implica que la cadena de producción debe estar muy bien estructurada, pensada
y cronometrada para dar cabida a esa secuencia de tareas especializadas.
3- Jerarquía
Es el principio según el cual el poder se distribuye dentro de la empresa para que sea
ejercido en beneficio del cumplimiento de los objetivos.
Generar esa cadena de mando ayudará a tener un mejor control de las tareas en cuanto
a metodología (cómo se hacen las cosas) y resultados (para qué se hacen las cosas).
Esta cadena de mando también funciona como un incentivo para las personas que
integran la organización, porque les presenta posibilidades de crecimiento profesional
y/o laboral dentro de la empresa.
Y esto también tiene una dimensión educativa poco evidente; las personas dentro de la
empresa pueden comprender la estructura de un Estado y su razón de ser.
4- Responsabilidad
Organizar el uso y la gestión de recursos y asignar tareas requieren también la
generación y distribución de responsabilidades.
La magnitud de las responsabilidades dependerá del rango y rol de la persona dentro
de la institución.
Este principio permite tener idea del alcance de las acciones, manejar las expectativas
y elaborar indicadores de gestión.
También es importante que a cada responsabilidad se le asigne una persona con
suficiente autoridad para hacerla cumplir.
5- Cadena de mando
En esa organización hay que establecer normas de actuación y procedimientos dentro
de la cadena de mando.
De ese modo se evitarán malos entendidos en el transcurso de las labores operativas,
y se podrán establecer responsabilidades en caso de fallas y reconocimientos en casos
de éxitos.
El administrador deberá procurar la comunicación clara y efectiva de esta cadena de
mando, para que los empleados puedan reconocer a sus jefes inmediatos y rendirles
cuentas.
6- Difusión o divulgación
Es una parte fundamental de todo el proceso administrativo: solo difundiendo correcta
y oportunamente la estructura de la empresa y sus procesos, los empleados tendrán
claro su margen de acción.
En la difusión interna de esta información participan todos los miembros, pero
principalmente los rangos altos y medios de la empresa, quienes bajan los datos en
cascada a los empleados de base.
Es clave que haya soporte escrito de todas estas informaciones, para llevar registro del
acontecer institucional y para que haya modos de verificar órdenes y procedimientos.
7- Tramo de control
En el momento de la organización se debe pensar en la estructura de la línea
supervisoria, un grupo de personas con la responsabilidad de supervisar a otros.
Aquí hay que manejar un criterio de racionalidad para determinar el número de
subordinados por cada supervisor. Lo ideal es que una persona no supervise a más de
5 empleados directos.
8- Coordinación
Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las
responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas unidades
aportan proporcionalmente al logro del objetivo.
9- Continuidad
La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe pensarse
en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso en el tiempo.
La idea es que cada proceso tenga forma de iniciarse y transcurrir hasta el logro de los
objetivos, e incluso en pueda prolongarse más allá de los objetivos, a su verificación y
ajuste respectivos.
Este principio surge de la certeza de que la estructura organizacional requiere
mantenerse, pero también ajustarse a las condiciones de su entorno.
Este principio lleva aparejado una tarea de documentación constante de los procesos
para que haya continuidad de procedimientos independientemente de que cambien las
personas que los ejecutan.

PROCESOS
Tipos de procesos
A la hora de identificar los procesos que tiene lugar en una organización, vemos
claramente que cada uno tiene una relevancia diferente, afectando a distintos niveles
de la jerarquía de la propia organización. A continuación, mostramos los diferentes tipos
de procesos que podemos identificar en toda organización:
1.- Procesos estratégicos: éstos están orientados a la propia definición y control de las
metas que la organización quiere lograr, así como las políticas a seguir y las estrategias
 a desarrollar para su alcance. Estos procesos son competencia directa de la alta
dirección.
2.- Procesos operativos: estos procesos buscan poner en prácticas las acciones
oportunas para poder hacer realidad las políticas así como las estrategias que durante
los procesos estratégicos han definido la alta dirección. De los procesos operativos se
ocuparán los diferentes directores de departamentos o también llamados directores
funcionales, en colaboración con el equipo humano de cada departamento.
3.- Procesos de apoyo: con éstos nos referimos a aquellos que no tiene vinculación
exacta con las políticas definidas, pero que son esenciales para garantizar un optimo
rendimiento de los procesos operativos.
La organización, analizará en primer lugar, cuál es el núcleo de su actividad y los
procesos vinculados estrechamente a ésta. Así pues, una vez hecho esto, categorizará
sus diferentes procesos en cada una de las 3 tipologías identificadas.
La mayor atención de la organización, se pondrá sobre los procesos operativos y en
base a los mismos define las relaciones existentes entre unos y otros procesos,
mediante el conocido como despliegue de procesos que puede conllevar:
 La definición de subprocesos, y la relación entre los mismos.
 La realización de una ficha de cada proceso, en la que se detalle las responsabilidades,
entradas y salidas aparejadas al mismo.
 Diseño de una matriz en la que se establezcan las relaciones entre procesos y
subprocesos.
Con el fin de facilitar la compresión de este despliegue de procesos, una buena
herramienta que puede ayudarnos es el conocido como mapa de procesos.
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Procesos más habituales en las organizaciones
Veamos a continuación, los procesos más habituales para cada una de las categorías
indicadas, que las organizaciones suelen emplear:
Procesos estratégicos
Dentro de los procesos estratégicos, que como hemos indicado, buscan dar orientación
a la organización, los que con carácter habitual realizan la mayoría de las
organizaciones son los siguientes:
 Establecimiento de políticas.
 Despliegue de políticas
 Implantación y revisión de éstas.
 Gestión del entorno organizacional.
Procesos operativos
Estos procesos, están orientados principalmente al negocio. Algunos de los procesos
más habituales que son considerados de este tipo son los siguientes:
 Planificación de la producción.
 Suministro de materias primas.
 Disposición del stock.
 Optimización del mantenimiento.
 Mantenimiento de las instalaciones.
 Formación técnica al personal.
 Generar el producto.
 Comercializar el producto.
 Vigilar el impacto medioambiental.
 Optimizar la producción.