3.

4 CONTROLAR LOS COSTOS

Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado Del proyecto para actualizar sus costos y
gestionar cambios de la línea base de costo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los
medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y
minimizar el riesgo.

Para actualizar el presupuesto es necesario conocer los costos reales en los que se ha incurrido hasta la
fecha.

Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo se puede aprobar a través del proceso.

Realizar el Control Integrado de Cambios Monitorear el gasto de fondos sin tener en cuenta el valor del
trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá
de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro de los márgenes de los fondos autorizados.

El control de costos del proyecto incluye:

 Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos autorizada;

 Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna;

 Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden;

 Asegurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por período, por componente
de la EDT/ WBS, por actividad y para el proyecto en su totalidad;

 Monitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las variaciones con
respecto a la línea base aprobada de costos;

 Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos en los que se ha incurrido;

 Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilización de costos
o de recursos;

 Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos
asociados; y

 Realizar las acciones necesarias para mantener los excesos de costos previstos dentro de
límites aceptables.
3.4.1 CONTROLAR LOS COSTOS: ENTRADAS

3.4.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto

Descrito en la Sección 4.2.3.1. El plan para la dirección del proyecto contiene la siguiente
información para controlar los costos:

• Línea base de costos. La línea base de costos se compara con los resultados reales para
determinar si es necesario implementar un cambio, una acción correctiva o una acción
preventiva.

• Plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los costos describe la forma en que se
administrarán y controlarán los costos del proyecto

3.4.1.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto

Descritos en la Sección 7.3.3.2. Los requisitos de financiamiento del proyecto incluyen gastos
proyectados y deudas anticipadas.

3.4.1.3 Datos de Desempeño del Trabajo

Los datos de desempeño del trabajo incluyen información sobre el avance del proyecto, tal como
las actividades que han comenzado, su avance y los entregables que se han completado. La
información también incluye los costos autorizados y los costos en los que se ha incurrido.

3.4.2 CONTROLAR LOS COSTOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

3.4.2.1 Gestión del Valor Ganado

La gestión del valor ganado es una metodología que combina medidas de alcance, cronograma
y recursos para evaluar el desempeño y el avance del proyecto.

Es un método muy utilizado para la medida del desempeño de los proyectos. Integra la línea
base del alcance con la línea base de costos, junto con la línea base del cronograma,

• Valor planificado. El valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado que se ha asignado al

trabajo programado.

• Valor ganado. El valor ganado (EV) es la medida del trabajo realizado en términos de
presupuesto autorizado para dicho trabajo. Es el presupuesto asociado con el trabajo
autorizado que se ha completado..

• Costo real. El costo real (AC) es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad
durante un período de tiempo específico. Es el costo total en el que se ha incurrido para llevar
a cabo el trabajo medido por el EV.

• Variación del cronograma. La variación del cronograma (SV) es una medida de desempeño
del cronograma que se expresa como la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado.
Determina en qué medida el proyecto está adelantado o retrasado en relación con la fecha de
entrega, en un momento determinado.

. Fórmula: SV = EV – PV

• Variación del costo. La variación del costo (CV) es el monto del déficit o superávit
presupuestario en un momento dado, expresado como la diferencia entre el valor ganado y el
 costo real. Es una medida del desempeño del costo en un proyecto. Es igual al valor ganado (EV)
menos el costo real (AC).

Fórmula: CV= EV − AC

• Índice de desempeño del cronograma. El índice de desempeño del cronograma (SPI) es una
medida de eficiencia del cronograma que se expresa como la razón entre el valor ganado y el
valor planificado. Refleja la medida de la eficiencia con que el equipo del proyecto está utilizando
su tiempo.

. Fórmula: SPI = EV/PV

• Índice de desempeño del costo. El índice de desempeño del costo (CPI) es una medida de
eficiencia del costo de los recursos presupuestados, expresado como la razón entre el valor
ganado y el costo real. Se considera la métrica más crítica del EVM y mide la eficiencia del costo
para el trabajo completado.

Fórmula: CPI = EV/AC

3.4.2.2 Pronósticos

Conforme avanza el proyecto, el equipo del proyecto puede desarrollar un pronóstico de la estimación a
la conclusión (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC), sobre la base del
desempeño del proyecto.

Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el trabajo,
más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo restante.

Fórmula: EAC = AC + ETC ascendente.

• Pronóstico de la EAC para trabajo de ETC a la tasa presupuestada. Este método de EAC tiene en cuenta
el desempeño real del proyecto a la fecha (ya sea favorable o desfavorable), como lo representan los
costos reales, y prevé que todo el trabajo futuro de la ETC se llevará a cabo de acuerdo con la tasa
presupuestada.

Fórmula: EAC = AC + (BAC – EV)

• Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC con el CPI actual. Este método asume que lo que el proyecto
ha experimentado hasta la fecha puede seguir siendo esperado en el futuro. Se asume que el trabajo
correspondiente a la ETC se realizará según el mismo índice de desempeño del costo (CPI) acumulativo en
el que el proyecto ha incurrido hasta la fecha.

Fórmula: EAC = BAC / CPI

 • Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC considerando ambos factores, SPI y CPI. En este
pronóstico, el trabajo correspondiente a la ETC se realizará según una tasa de eficiencia que
toma en cuenta tanto el índice de desempeño del costo como el índice de desempeño del
cronograma. Este método es más útil cuando el cronograma del proyecto es un factor que afecta
el esfuerzo de la ETC.

Fórmula:

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

3.4.2.3 Revisiones del Desempeño

Las revisiones del desempeño comparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo, las
actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que están
por debajo de éste, y los fondos necesarios para completar el trabajo en ejecución. Si se utiliza
el EVM, se puede establecer laa siguiente:

• Análisis de variación. El análisis de variación utilizado en el EVM constituye la explicación

(causa, impacto y acciones correctivas) de las variaciones de costo (CV = EV – AC), cronograma
(SV = EV– PV), y de la variación a la conclusión (VAC = BAC – EAC). Las variaciones que se analizan
más a menudo son las relativas al costo y al cronograma.

• Análisis de tendencias. El análisis de tendencias examina el desempeño del proyecto a lo largo

del tiempo para determinar si está mejorando o si se está deteriorando.

• Desempeño del valor ganado. La gestión del valor ganado compara la línea base para la
medición del desempeño (PMB) con respecto al desempeño real del cronograma y del costo.
3.4.3 CONTROLAR LOS COSTOS: SALIDAS

3.4.3.1 Información de Desempeño del Trabajo

Los valores calculados de CV, SV, CPI y SPI, así como los valores de VAC para los componentes
de la EDT/WBS, en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan
y comunican a los interesados.

3.4.3.2 Pronósticos de Costos

El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados.

3.4.3.3 Solicitudes de Cambio

El análisis del desempeño del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio de la línea
base de costos o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. Las solicitudes
de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas, y se procesan para su revisión y
tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios

3.4.3.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen,
entre otros:

• Línea base de costos. Los cambios de la línea base de costos se incorporan en respuesta a
las solicitudes de cambio aprobadas relacionadas con cambios en el alcance del proyecto,
en los recursos de las actividades o en las estimaciones de costos.

• Plan de gestión de los costos. Los cambios del plan de gestión de los costos, tales como
cambios de los umbrales de control o de los niveles especificados de exactitud, necesarios
para gestionar los costos del proyecto, se incorporan como respuesta a la retroalimentación
de los interesados relevantes.

3.4.3.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

• Las estimaciones de costos

• La base de las estimaciones.

3.4.3.6 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

• Las causas de las variaciones

• Las acciones correctivas seleccionadas y las razones que las justifican,

• Las bases de datos financieras

• Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del Proyecto
LA GESTION DE COSTOS

La Gestión de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los

rangos económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados

para la actividad correspondiente).

ESTIMACIÓN DE COSTOS

La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una

aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del
cronograma. Al hacer la aproximación de los costos, el estimador debe considerar las posibles
causas de variación, incluyendo los

riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades monetarias

(dólares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto dentro como entre los
proyectos.

La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo

largo del ciclo de vida del proyecto.

ENTRADAS

1. Factores Ambientales de la Empresa

2. Activos de los Procesos de la Organización

3. Enunciado del Alcance del Proyecto

4. Estructura de Desglose del Trabajo

5. Diccionario de la EDT

6. Plan de Gestión del Proyecto

7. Plan de gestión del cronograma.

8. Plan de gestión de personal.

9. Registro de riesgos.

Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)

Es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables y las
tareas necesarias para desarrollar un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y
crítica en la gestión de proyectos.

El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite
una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al
alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo
a ser hecho en el proyecto

debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.

Una EDT es una simple y organizada presentación del trabajo requerido para completar el
proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentación de este trabajo. Por ejemplo,
 se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificación,
Ejecución, Control y Cierre),

mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto. Otra forma organizarla es teniendo
en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de recordar es que la EDT
documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecución.

Mientras la organización estructura jerárquicamente a las personas para desarrollar el trabajo,

la EDT estructura jerárquicamente los productos a ser producidos y en los cuales las personas
trabajarán.

Maneras de construir una EDT

De arriba hacia abajo:

1. Inicie con el objetivo del Proyecto

2. Desagregue en partes

3. Determine los Hitos de cada parte

4. Identifique las actividades necesarias para obtener los resultados

5. Para fases tempranas del proyecto

De abajo hacia arriba:

1. Defina un listado de actividades detalladas

2. Agrupe por:

• Entregables

• Destrezas

• Cronología

3. Usualmente trabajo de grupo

Propósito de la EDT
Entregar una base para la estimación de los recursos del proyecto:

 Subcontratos
 Proveedores y sus productos
 Servicios
 Cualquier otro recurso identificable

Salidas
1. Estimaciones de Costos de las Actividades

2. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades

3. Cambios Solicitados 7

4. Plan de Gestión de Costos - Actualizaciones

PRESUPUESTO DE COSTOS
El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las actividades del
cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, a
fin de medir el rendimiento del proyecto.

Entradas

1. Enunciado del Alcance del Proyecto

2. Estructura de Desglose del Trabajo: proporciona la relación entre todos

los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto

3. Diccionario de la EDT

4. Estimaciones de Costos de las Actividades :

5. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades

6. Cronograma del Proyecto

7. Calendarios de Recursos

8. Contrato

9. Plan de Gestión de Costes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

1. Suma de Costes

2. Análisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que son asignaciones para
cambios no planificados, pero potencialmente necesarios.

3. Estimación Paramétrica : implica el uso de características (parámetros) del proyecto dentro

de un modelo matemático para predecir los costes totales del proyecto.

4. Conciliación del Límite de la Financiación: La conciliación requerirá que se ajuste el

cronograma de trabajo para allanar o regular dichos gastos, lo que se logra aplicando
restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o
componentes de la EDT en el cronograma del proyecto.

Salidas

1. Línea Base de Costo: es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base
respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el
proyecto.

2. Requisitos para la Financiación del Proyecto: Los requisitos de financiación, totales y

periódicos, se derivan de la línea base de coste y pueden establecerse para excederlos, en
general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.

3. Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)

4. Cambios Solicitados

CONTROL DE COSTOS

El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y
forma parte del Control Integrado de Cambios

Entradas
1. Línea Base de Coste

2. Requisitos para la Financiación del Proyecto

3. Informes de Rendimiento

4. Información sobre el Rendimiento del Trabajo

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas

6. Plan de Gestión del Proyecto

Herramientas y Técnicas

1. Sistema de Control de Cambios del Coste : documentado en el plan de gestión de costes,

define los procedimientos por los cuales la línea base de coste puede ser modificada. Incluye
los formularios, la

documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación necesarios para

autorizar los cambios.

2. Análisis de Medición del Rendimiento

3. Proyecciones

4. Revisiones del Rendimiento del Proyecto: comparan el rendimiento del coste a lo largo del
tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son
inferiores al presupuesto, los

hitos vencidos y los alcanzados.

5. Software de Gestión de Proyectos : las hojas de cálculo computarizadas, se usa a menudo

para supervisar el PV frente al AC, y para predecir los efectos de los cambios o las variaciones.

6. Gestión de Variación

Salidas

1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones)

2. Línea Base de Coste (Actualizaciones):

3. Mediciones del Rendimiento

4. Conclusión Proyectada

5. Cambios Solicitados

6. Acciones Correctivas Recomendadas

7. Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)

8. Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones

METODOLOGIA
Para realizar el proceso de aplicación de procesos asociados al plan de gestión de costos, se ha
utilizado del proyecto, cuyo contenido será descrito en detalle en el siguiente apartado.

En la fase exploratoria del estudio se ha realizado un diagnóstico respecto a la situación actual de

los procedimientos que se realizan cuando se inicia un nuevo proyecto. Posteriormente, se han
diseñado y documentado los procesos de iniciación, planeación, ejecución, control y monitoreo, y
cierre del proyecto mencionado, específicamente en el área del conocimiento de gestión de costos.

Por último, aplicando la investigación-acción, se han implementado las adaptaciones mencionadas

en el Proyecto “Construcción verificando los resultados de la aplicación de las técnicas y
herramientas empleadas.

El alcance del trabajo de investigación se enfoca sobre la verificación de que la propuesta del
estándar del PMI puede ser aplicable en el entorno . Las limitaciones se evidenciaron en la
recolección y ajuste de la información relacionada con la aplicación.

A continuación se presenta un esquema del diseño metodológico establecido para cada una de las
etapas del trabajo de investigación