GRUPO DE EMPRESAS CONPAX

PROCEDIMIENTO
PR-SGI-C-12
TÉRMINO DE FAENA Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

ÍNDICE
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. RESPONSABILIDADES
6. DESCRIPCIÓN
7. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
8. REGISTROS
9. ANEXOS

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1.- OBJETIVOS
Establecer una metodología que permita normalizar el conjunto de actividades
que compromete el término de una Obra en CONPAX.

2.- ALCANCE
Este Procedimiento se aplica a todas las Obras que ejecuta CONPAX,
incluyendo los Consorcios Administrados por CONPAX.

3.- DEFINICIONES
3.1 CONPAX: En este procedimiento se entenderá por CONPAX a las siguientes
empresas:

- Constructora CONPAX
- Minería y Montajes CONPAX
- Constructora CONDESI

4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS

4.1 De la administración de antecedentes del Contrato

Actas de los procesos administrativos del contrato

Convenios firmados con el Mandante

Estados de pagos cursados

Certificado Experiencia otorgado por el Mandante

Permisos otorgados para el desarrollo de las Obras

Registros de Pólizas y Boletas de Garantía

Correspondencia

Libro de Obra

CAS final

Memoria del Contrato

4.2 Gestión de Personal

Archivo de Personal

Libro de Remuneraciones

Certificado de la Inspección del Trabajo

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Base de datos del personal con su calificación

4.3 De la Contabilidad

Registro de Contabilidad

Cierre de Ordenes de Compra y Guías de Despacho

Registro de cuentas corrientes bancarias

4.4 Materias de administración Técnica

Cubicaciones

Planos As Built

Respaldos Técnicos

Especificaciones Técnicas Especiales y Generales

Planos

4.5 Gestión de Calidad y Otros

Archivos de la Gestión de Calidad

Archivos de Prevención de Riesgos

Archivos sobre Medio Ambiente

Programa de Higiene y Seguridad de la Empresa

4.6 Subcontratistas

Contratos con Subcontratistas y su Evaluación

5.- RESPONSABILIDADES
5.1 Del Administrador de Obra

5.1.1 Es responsable que el proceso de Término de Obra sea finiquitado en un

plazo no superior a 45 días de terminada la faena en terreno. Este plazo
incluye los cierres administrativos que se realizan en la Oficina Central.

5.1.2 Coordina las actividades del Jefe Administrativo, Jefe de Oficina Técnica,
Encargado de Calidad en Obra, Prevencionista de Riesgos y Encargado en
Medio Ambiente, para que cada cargo, entregue los Documentos que son
de su responsabilidad.

5.1.3 Es responsable directo de generar la siguiente Documentación:

Actas de Entrega de Terreno y Recepción Provisional

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Convenios de Obras firmados durante el contrato

Convenio de ajuste final de Obras

Registros de estados de Pago

Registro de materias pendientes

Correspondencia oficial

CAS de cierre

Informe de resultados

Certificados del Mandante

Permisos

Registro de boletas y pólizas

Memoria del contrato

Evaluación de Subcontratistas

Cualquier otra de ser necesario

5.2 Del Jefe Administrativo

5.2.1 Liquida todo proceso administrativo local relacionado con contabilidad,

personal, comercio, terceros, etc.

5.2.2 Prepara la Documentación correspondiente a:

Personal

Contabilidad

Cuentas corrientes bancarias

Comercio

Ordenes de Compra y Guías de despacho

Bodega

5.3 Del Encargado de Oficina Técnica

Prepara la Documentación correspondiente a:

Cubicaciones de la Obra

Planos As Built

Registros topográficos

Registros de Laboratorio

Protocolos de recepción

Correspondencia de Oficina Técnica

Otros

5.4 Del Encargado de Calidad en Obra

Prepara la Documentación correspondiente a:

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Plan de Calidad

Informes

Listas de Chequeo

Planes de Inspección y Ensayes

No Conformidades

Auditorias Internas de Calidad

Registros de Calidad

CD, con procedimientos, protocolos, plan de calidad, resumen ejecutivo,
etc.

Otros

5.5 Del Prevencionista de Riesgos

Prepara la Documentación correspondiente a:

Estadísticas finales de números índices de Prevención de Riesgos

Estadísticas de charlas impartidas

Registros de charlas

Etc.

5.6 Del Encargado de Medio Ambiente

Prepara la documentación correspondiente a:

Plan de cierre

Plan de Gestión Ambiental

Informe final

Etc.

6.- DESCRIPCIÓN

6.1 Recepción
El Administrador de Obra, con el Jefe Administrativo y el Jefe de Oficina
Técnica, reciben la información de cada una de las secciones, de acuerdo a
la Lista de chequeo de Término de Obra que se adjunta en Anexo.

6.2 Ejecución
El Administrador de Obra califica la información entregada por cada
sección, ordena su procesamiento y clasificación para el despacho a cada
uno de los Departamentos de la Oficina Central.

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NOTA: Las ventas de existencias en Obra al término de esta, deberá contar con el
VºBº del Gerente de área.

6.3 Entrega
El Administrador de Obra deberá entregar la siguiente documentación al
Gerente de área una vez finalizada la obra físicamente:

- Memoria del Contrato (ver Anexo Nº2)

- CAS final
- Carátulas de Estados de Pagos cursados
- Convenios de Modificación de Contratos
- Registro de Pólizas de Seguros y Registros de Boletas de Garantía
- Copia de permisos otorgados para el desarrollo de las obras
- Evaluación de Subcontratistas
- Copia Correspondencia, Copia de Libro de Obra y toda otra
documentación establecida tanto con la ITO como con la asesoria de
esta.
- Planos AS-BUILT (en archivo magnético)
- Acta de recepción de Obras

El Gerente de área recepciona esta Documentación la archiva y conserva

en su oficina, hasta la recepción definitiva.

Además se envía a la Oficina Central la Información del Contrato según la

materia, a saber:

Gerencia de Administración y Finanzas

Contabilidad

Personal

Cuentas corrientes

Bodegas

Departamento de Calidad

Registros e Informes de Control de Calidad

Registro e Informes de Prevención de Riesgos

Registros e Informes de Medio Ambiente

Archivo Técnico

Informe, Registro y Archivos Oficina Técnica

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Visitador

Lista de Chequeo

Informe de Resultados

Memoria del Contrato

7.- CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Toda la documentación requerida por este Procedimiento, deberá quedar

respaldada y resguardada en las diferentes áreas de destino.

8.- REGISTROS

8.1 Lista de Chequeo

8.2 Todos los registros generados por la aplicación de este Procedimiento

9.- ANEXOS

9.1 ANEXO Nº1 Lista de chequeo termino de faena.

9.2 ANEXO Nº2 Instrutivo elaboración Memória de Contrato

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