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TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 3
2. GLOSARIO ........................................................................................................................................................... 3
3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................................................................................... 4
4. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS .......................................................................................... 4
4.1 PAPELERÍA E IMPRESIÓN ....................................................................................................................... 4
4.2 ASPECTOS DE REDACCIÓN .................................................................................................................... 5
5. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................................. 5
5.1 ELEMENTOS A INCLUIR DE ACUERDO AL TIPO DE DOCUMENTO ............................................... 5
5.2 ENCABEZADO DE DOCUMENTOS ......................................................................................................... 6
5.3 PORTADA .................................................................................................................................................... 9
5.4 TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................... 9
5.5 OBJETIVO .................................................................................................................................................... 9
5.6 ALCANCE: ................................................................................................................................................. 10
5.7 CONDICIONES GENERALES .................................................................................................................. 10
5.8 DOCUMENTOS INTERNOS ASOCIADOS ............................................................................................. 10
5.9 NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERNCIA ........................ ¡Error! Marcador no definido.
DOCUMENTOS EXTERNOS .................................................................................................................... 10
5.10 GLOSARIO ................................................................................................................................................. 10
5.11 DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS................................................................................................ 11
5.11.1 Descripción de caracterización ......................................................................................................... 11
5.11.2 Descripción del procedimiento ......................................................................................................... 12
5.11.2.1 Simbología Diagrama de Flujo ........................................................................................... 13
5.11.2.2 Puntos de Control ............................................................................................................... 13
5.11.3 Descripción del instructivo ................................................................................................. 14
5.11.4 Formatos ............................................................................................................................. 14
5.12 ANEXOS ..................................................................................................................................................... 16
5.13 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 16
5.13.1 Descripción de cambios.................................................................................................................... 16
5.13.2 Revisión............................................................................................................................................ 17
6. LIDERES DE PROCESO
APROBACIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ................................................................................ 18
7. DISPONIBILIDAD Y CONTROL DE VERSIONES ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.1 PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB ...........................................................................................18
7.2 SOCIALIZACIÓN ..........................................................................................................................19
8. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................. 19
9. REVISIÓN Y APROBACIÓN ............................................................................................................................ 21
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1. OBJETIVO

Establecer las directrices y parámetros para la presentación y elaboración de los documentos asociados al Sistema Integrado
de Gestión del IDIPRON, con el fin de lograr el cumplimiento y estandarización de cada documento.

2. GLOSARIO

2.1 Codificación: Identificación secuencial de los registros y documentos para su fácil acceso.
2.2 Copia Controlada: Copia de un documento que ha sido sometido a los controles establecidos por el Sistema de
Gestión de Calidad del IDIPRON, de manera que puede asegurar al poseedor del documento que cuenta con la última
versión del mismo.
2.3 Copia No Controlada: Copia de un documento que, a pesar de ser sometido a los controles establecidos por el Sistema
de Gestión de Calidad de la IDIPRON, es utilizado por los usuarios interesados, pero no es posible garantizar la
posesión de la última versión.
2.4 Documento: Información y su medio de soporte.
2.5 Documento Externo: Documentos que son generados por entidades externas al IDIPRON, pero que son de obligatorio
cumplimiento para las actividades del mismo.
2.6 Documento Interno: Documento generado dentro de la Entidad parte de Sistema de Gestión de Calidad.
2.7 Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia o validez en fecha o contenido.
2.8 Formato: Esquema predeterminado que facilita el registro de la información, comúnmente repetitiva, que se genera
en un procedimiento o actividad o sus documentos asociados.
2.9 Instructivo: Documento que contiene las instrucciones detalladas a realizar por una única persona o grupo de personas,
para ejecutar una operación o actividad, y puede generar registros que se utilizan para demostrar que la actividad se
realizó y para garantizar la trazabilidad de la actividad misma.
2.10 Manual: Herramienta administrativa que describe en forma explícita ordenada y sistemática un sistema, modelo de
operación, proceso o una actividad.
2.11 Plantilla: Esquema predeterminado que permite construir, otros documentos como los son manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, etc.
2.12 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso que contiene las responsabilidades
de los cargos y dependencias involucradas en la realización de las actividades, puede generar registros que se utilizan
para demostrar que la actividad o proceso se realizó según lo planificado y garantiza la trazabilidad de la actividad o
del proceso mismo.
2.13 Proceso: Conjunto de subprocesos o actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados, en la que se agrega valor a un insumo y que contribuye a la satisfacción de una
necesidad manifestada por los componentes corporativos y el entorno.
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3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

Se establece la estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión para el IDIPRON, de acuerdo a los niveles,
que se presentan a continuación mediante la PIRÁMIDE DOCUMENTAL que es la representación gráfica de la clasificación
de los documentos manejados en el IDIPRON:

PIRÁMIDE DOCUMENTAL

CARACTERIZACIÓN

Nivel 1

MANUAL
DOCUMENTOS EXTERNOS

Nivel 2

DOCUMENTO INTERNO

Nivel 3

PROCEDIMIENTO

Nivel 4

INSTRUCTIVO

Nivel 5

FORMATO O PLANTILLA

Nivel 6

4. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

4.1 PAPELERÍA E IMPRESIÓN

 Para la impresión de documentos se utiliza el papel tamaño oficio y para algunos registros se emplea la papelería
tamaño carta, su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresión, la lectura y la reproducción del documento.
 Con el fin de contribuir al cuidado ambiental y de los recursos y dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 004 de
2012 y las directrices internas; los documentos se imprimen a doble cara y con orientación vertical, siempre y cuando
su estructura lo permita.
 Con el fin de aprovechar el espacio y disminuir el número de copias a imprimir se procura usar letra Times New
Roman 10, sin embargo, cuando por facilidad de impresión o visualización se requiera el uso de otro tamaño o tipo
de letra esta se podrá modificar.
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4.2 ASPECTOS DE REDACCIÓN

 La redacción del texto debe ser clara, concisa y precisa, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma
impersonal.
 El formato de fecha empleado en los documentos es: DD/MM/AAAA
 Utilizar siempre el mismo tiempo verbal (en infinitivo o presente)
 Evitar el uso de abreviaturas. En caso que se utilicen se debe colocar el nombre completo y entre paréntesis la
abreviatura. Ejemplo: Sistema Integrado de Gestión (SIG).

5. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

5.1 ELEMENTOS A INCLUIR DE ACUERDO AL TIPO DE DOCUMENTO

Para la elaboración de documentos se deben incluir mínimo requisitos que establece la siguiente tabla:

Documento Documentos Formato/

Caracterización Manual Procedimiento Instructivo Plantilla
Elemento Internos Registro
Encabezado    OP  EX N/A
Código       N/A
Versión       
No. de Páginas       N/A
Fecha de Entrada en
      
Vigencia
Portada N/A  N/A  N/A N/A N/A
Tabla de Contenido N/A  N/A OP N/A N/A N/A
Objetivo    OP  N/A N/A
Alcance  OP  OP  N/A N/A
Condiciones Generales o
 OP  OP OP N/A N/A
Políticas de Operación
Documentos internos
 EX  OP  N/A N/A
asociados
Normatividad y
 OP OP OP OP N/A N/A
Documentos Referencia
Glosario N/A OP  OP OP N/A N/A
Anexos N/A OP OP OP OP N/A N/A
Control de Cambios    OP  N/A N/A
Fecha Aprobación    OP  N/A N/A

: Aplicación Obligatoria N/A: No Aplica OP: Opcional EX: Existen excepciones

PLANTILLA: Las Plantillas por ser el esquema (“esqueleto”) para la construcción de otros documentos, contendrán la
versión y fecha de entrada en vigencia en la parte inferior derecha.
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5.2 ENCABEZADO DE DOCUMENTOS

Los documentos llevarán el encabezado como se muestra a continuación a excepción de aquellos que por su naturaleza se
encuentren preestablecidos o por su estructura no requieren este, como los son las comunicaciones oficiales y algunos
documentos internos como cartillas, brochure, algunos formatos y demás.

El encabezado debe ser en fuente Times New Roman – Negrilla – 10 – Mayúscula sostenida

Ejemplo Encabezado:

Proceso al que
Pertenece

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VIGENTE DESDE 03 /09/2008

Tipo de Nombre del

Documento Documento

Ejemplo Encabezado Caracterización:

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CARACTERIZACION GESTIÓN DE MEJORAMIENTO PÁGINA 6 de 21
VIGENTE
18/10/2011
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Proceso al que
Pertenece

5.2.1 Logo y Nombre de la Entidad

Ubicado en la parte superior izquierda de la página, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Identidad Visual.

Logo de IDIPRON

5.2.2 Proceso:
En la parte superior del encabezado se indica el nombre del Proceso al que pertenece el documento o registro.
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5.2.3 Tipo de Documento:

En la parte inferior izquierda del encabezado se indica el tipo de documento de acuerdo a la pirámide documental (Manual,
Caracterización, Procedimiento, Documento Interno, Instructivo y/o Formato).

5.2.4 Código
Los códigos son la identificación alfa numérica de los documentos y se ubica en la parte superior derecha del encabezado.

Para conformar la codificación del documento se debe identificar el código del tipo de proceso, el código del proceso, el
código del tipo de documento y el consecutivo de acuerdo a los códigos de la tabla que se muestra a continuación “Tabla 1.
Codificación”:

Tabla 1. Codificación
Tipo de Código
Código Proceso / Área
Proceso Proceso
PLA Planeación
MEJ Gestión de Mejoramiento
E Estratégico
COM Gestión de Comunicaciones
INV Investigaciones Código Proceso
MSS Área Sicosocial
MSL Área Socio legal
MSD Área Salud
MED Área Educación
M Misional MES Área Espiritualidad M Modelo pedagógico
MEM Área Emprender
MTE Territorio
MEX Externado
MIN Internado
ACI Atención a la Ciudadanía
CID Control Interno Disciplinario
GFI Gestión Financiera
GDO Gestión Documental
GAM Gestión Ambiental
SAD Servicios Administrativos
A Apoyo
GLO Gestión Logística
MBI Mantenimiento de Bienes
GJU Gestión Jurídica
GCO Gestión Contractual
GDH Gestión de Desarrollo Humano
TIC Gestión Tecnológica y de la Información
S Seguimiento SEG Seguimiento y Evaluación a la Gestión

El Proceso Misional (M) a diferencia de los demás se divide en las áreas de derechos del modelo SE 3.
Se manejará la codificación de los contextos pedagógicos Internado, Externado y Territorio, únicamente para documentos
administrativos o aquellos que no se puedan identificar con un área especifica.
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Código Tipo de Documento

MA Manual
CP Caracterización del Proceso
DI Documento Interno que no se clasifique en ningún tipo documental establecido
PR Procedimiento
IN Instructivo
FT Formato
PL Plantilla

Clase de
Documentos
Ejemplo:

Tipo de E E- MEJ- MA- 001

Proceso
- Proceso
Consecutivo del
Documento de 3
dígitos

 Cuando un documento quede obsoleto, el respectivo código se reserva hasta su nueva utilización al crear un nuevo
documento de acuerdo al listado maestro de documentos y registros del proceso.

5.2.5 Versión:

1. El manejo de Control de Versión representa los cambios sustanciales que, en cuanto a su estructura, contenido,
objetivo, alcance, descripción de actividades, etc.; ha tenido un documento a través del tiempo.

2. Está compuesto por dos (2) dígitos a partir de 01.

3. Si el documento es vigente, pero este requiere cambio de proceso; entra con la siguiente versión.

5.2.6 Página: (No. de página)

Se debe indicar la cantidad de páginas de los documentos con la forma “X de X”.

5.2.7 Vigente Desde: (Fecha de entrada en vigencia)

Se indica la fecha en la que el documento es aprobado por el (la) representante de la Dirección del Sistema Integrado de
Gestión (Jefe Oficina Asesora de Planeación) y por lo tanto a partir de la cual entra en vigencia y está disponible para
su uso.
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5.3 PORTADA

Encabezado Determinado en el punto 5.2

NOMBRE DEL DOCUMENTO (Título en mayúscula, Fuente: Times New Roman,

Tamaño: 30 (o según el contenido del título), Estilo: Negrilla,
Párrafo: Centrado, Color: Negro o Azul)

Logo, Dibujo alusivo, etc.

(Opcional)

5.4 TABLA DE CONTENIDO

Hace parte de los puntos del documento el cual debe llevar como título “TABLA DE CONTENIDO”.
Se debe realizar teniendo en cuenta los títulos, subtítulos, numeración y el número de página en el que se encuentran.

5.5 OBJETIVO

Corresponde a la razón de ser del procedimiento y debe iniciar con un verbo en infinitivo y responder a la siguiente estructura:

Controlar la
VERBO EN INFINITIVO OBJETO CONDICIÓN documentación
asociada a los
procesos del
Instituto,
EJEMPLO mediante su
identificación,
actualización,
Controlar la revisión,
Su identificación, Asegurar su
documentación aprobación y
Mediante actualización, identificación y
asociada a los Para distribución
revisión, vigencia.
procesos del para asegurar
aprobación y
Instituto su
distribución
identificación y
vigencia.
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5.6 ALCANCE:

Se debe indicar los límites del documento desde donde inicia, hasta donde abarca y cuando apliquen restricciones relevantes
del documento.

Para el caso de los procedimientos, el alcance debe INICIAR con la primera actividad de la descripción y debe TERMINAR
con la última actividad de la descripción.

5.7 CONDICIONES GENERALES

Se refiere a las políticas de operación o parámetros de ejecución más relevantes que debe resaltar el documento para un
adecuado funcionamiento.

5.8 DOCUMENTOS INTERNOS ASOCIADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO DEL DOCUMENTO

Hacen referencia a todos los documentos que tienen relación con el documento actual. En la tabla deben diligenciarse teniendo
en cuenta el orden de la Estructura de la documentación (Cap. 3).

5.9 DOCUMENTOS EXTERNOS

- Los documentos externos deben ser relacionados en las condiciones generales de los documentos o en las actividades
descritas (según el caso).
- Los documentos externos que son tomados como referencia para la elaboración de un documento o para la prestación
del servicio, se relacionan en la caracterización del proceso y se registran en el formato “Listado Maestro de
Documentos Externos E-MEJ-FT-010”.
- Los documentos de origen externo no requieren codificación interna.
- La versión vigente o fecha de elaboración de los documentos y formatos externos debe confirmarse en la fuente o
entidad que emite el documento o norma respectiva (Ministerios, Institutos de control y/o normalización públicos
y/o privados, entre otros).
- Las disposiciones normativas (Constitución Política, Tratados, Leyes, Decretos, Acuerdos, etc.), se identifican en el
Normograma del Instituto y se relacionan en la caracterización de cada Proceso.
- El líder de cada proceso, garantizará la disponibilidad, actualización y la necesidad de modificación de información
en relación con el contenido de los documentos internos, reportando cualquier novedad al Proceso de su
Mejoramiento Continúo para su debido control mediante el formato “Control de Documentos” E-MEJ-FT-002.
-
5.10 GLOSARIO

Se deben indicar las definiciones técnicas que se usarán en el documento, las cuales se deben organizar en orden alfabético
de la A a la Z y numeradas, la palabra debe ser resaltada en negrita seguida de su respectiva definición. Las definiciones deben
ser claras y deben tomarse del diccionario de la real academia de la lengua o cuando aplique de la normatividad o documento
externo que la regula con su respectiva referencia bibliográfica como Nota al pie.
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5.11 DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

5.11.1 Descripción de caracterización

En este se describen el objetivo o propósito, alcance, líder, participantes, entradas, salidas, proveedores, usuarios, políticas de
operación, relación con el mapa de riesgos, relación con activos de información, relación con documentos asociados, recurso
para el desarrollo de actividades, descripción de actividades de monitoreo y seguimiento, indicadores, trámites relacionados
con procesos misionales, referenciación del normograma y la interacción del proceso con los demás, utilizando el ciclo
Deming para la descripción de procesos y definición de entradas y salidas y el respectivo control de documentos.
CÓDIGO: E-MEJ-CP-001

VERSIÓN:
CARACTERIZACIÓN
PAGINA:

VIGENTE DESDE:

OBJETIVO INDICADORES

ALCANCE

POLÍTICAS DE OPERACION

PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: RECURSOS

MAPA DE RIESGOS E-MEJ-FT-009 DEL PROCESO FINANCIEROS:
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL PROCESO E-MEJ-FT-001
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS E-MEJ-FT-010 TECNICOS Y TECNOLOGICOS:
NORMOGRAMA
INFRAESTRUCTURA:
HUMANOS:
1. LIDER DEL PROCESO.
2. OTROS PARTICIPANTES.

COMUNICACIONES
MENSAJE MEDIO EMISOR FRECUENCIA RECEPTOR
Qué Como Quién Cuando A quién Externo Interno

CONTROL DE CAMBIOS
No. Versión Fecha (DD/MM/AA) Descripción de Cambios ELABORO
01
02

CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

FECHA
NOMBRE CARGO FIRMA
(DD/MM/AÑO)

REVISÓ

APROBÓ
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5.11.2 Descripción del procedimiento

Se refiere a la secuencia lógica de actividades que determina el procedimiento y se contempla la siguiente información:

RESPONSABLE DOCUMENTO
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN TIEMPO
DEPENDENCIA CARGO /REGISTRO
Se describe de Se escribe el cargo
forma clara y teniendo en cuenta
Se escribe el
especifica la el nivel (Asesor, Indicar el
nombre del
actividad, en Profesional tiempo mínimo,
Documento,
tiempo presente. Especializado, máximo y
Formato y/o
Inicia con verbo en Se escribe la Profesional, promedio
Registro arrojado
infinito. dependencia Técnico, Auxiliar requerido para
por la actividad con
Se describe el tipo Responsable de Administrativo y/o la ejecución de
Se escribe la actividad el código
de documento o acuerdo al secretarial) y la actividad.
puntual, iniciando con correspondiente
registro mediante el organigrama de la cuando aplique una
una palabra en cuando aplique.
cual se captura la Entidad descripción del Use la misma
infinitivo. Ej.
información (Se responsable unidad de
Verificar Listado “Nombre del
relaciona en el designado. Ej. medida para los
documento
campo Profesional 3 datos.
CÓDIGO”
“Documento/ responsable del
Registro”. presupuesto.

En las actividades de verificación o decisión: si lo requiere, se debe primero nombrar la actividad empezando por verbo en
infinito y posteriormente indicar la decisión, primero se debe mencionar la decisión que llame la siguiente actividad y después
la actividad del caso contrario.

Los conectores entre actividades se deben utilizar siempre y cuando dicha actividad no se encuentre en la misma página, de
lo contrario solo deben usarse las flechas para indicar la continuación del procedimiento.

Los documentos deben estar alineados de forma centrada, el campo de descripción y tiempo deben estar justificados, para los
demás deben estar centrados.

Cuando sea necesario se debe disminuir el tamaño de la letra a mínimo 8 en los campos y mínimo hasta 6 en las figuras.

Para la descripción de las actividades es necesario tener en cuenta cuando aplique la información relativa a las necesidades y
expectativas identificadas de los niños, niñas, adolescentes y/o jóvenes.
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5.11.2.1 Simbología Diagrama de Flujo

La simbología establecida por el SIG para la elaboración de los diagramas de flujo en los procedimientos es la siguiente:
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN DEL SÍMBOLO
Inicio/ Fin: Se escribe en MAYUSCULA sostenida, en negrilla. (INICIO/FIN)

Un paso o tarea del proceso: Se realiza la descripción del paso que se presenta dentro del símbolo, se escribe
tipo oración e inicia con un verbo infinitivo o en presente.

Verificación o de Decisión: Se escribe generalmente en la forma de pregunta. Cada camino está identificado para
que corresponda a una respuesta. Normalmente se refiere a puntos de control dentro del proceso en cuyo caso va
acompañado de una lupa.

Documento: Indica que en la actividad se genera un documento.

Proceso Predefinido: Se usa para indicar un procedimiento ya definido, se escribe el código del procedimiento.

Cola o Punto de Espera o de Conexión: Indica la conexión con un paso o tarea, se escribe el número de la
actividad con la que se conecta.

Dirección de flujo. La punta de la flecha indica la dirección del flujo del proceso.

Base de Datos. Representa información almacenada electrónicamente con respecto al proceso.

Conector de Fuera de Página: Se usa para conectar el procedimiento en cambios de página, indicando el mismo
número de conexión al final y al comienzo de la página.

Punto de Control: Se usa para identificar los puntos de control dentro del proceso.

Los símbolos deben guardar uniformidad y alineación entre sí.

5.11.2.2 Puntos de Control1

Los controles son entendidos como el conjunto de mecanismos que evitan las desviaciones de los recursos y evalúan el
cumplimiento del proceso, estos pueden provenir tanto externa como internamente de la organización; pueden ser financieros,
de gestión o informáticos y, de acuerdo con la unidad de tiempo que se aplique, se clasifican como previos, perceptivos o
posteriores.

La materialización de los controles en un procedimiento se conoce con el nombre de Puntos de Control, es un control aplicado
oportunamente, cuyo valor agregado en el proceso le da certeza sobre lo ejecutado.

Existen diferentes clases de Puntos de Control, entre los cuales se destacan:

1. Verificación de datos: El Punto de Control establece la existencia de los datos o información relevante necesaria para
asegurar el procedimiento que se ejecuta.

1
Guía de elaboración de procesos y procedimientos
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Ejemplo:

 Lista de chequeo: Es una relación de los documentos o soportes necesarios en el proceso para iniciarlo, continuarlo
o terminarlo.

 Verificación de tiempo: Es un cotejo del tiempo en el cual debe iniciar, continuar o terminar un proceso. Por lo
general, este punto de control se utiliza en los procedimientos que tiene términos legales o administrativos.

 Verificación de requisitos: Es una comprobación de la existencia de los documentos o información necesaria para
iniciar un procedimiento. Este tipo de control se utiliza, por lo general, en los procesos de reclamación, queja o
consulta.

2. Análisis de datos: El punto de control brinda información relevante y necesaria para asegurar el procedimiento que se
lleva a cabo. Su principal característica es el estudio o procesamiento de información proveniente de los mismos o
diferentes procesos.

Estos controles se realizan a las actividades, por lo tanto, serán incluidos dentro de la descripción de estas y para su fácil
identificación se ubicará una lupa en el diagrama de flujo, es importante tener en cuenta que la mayoría de actividades de
decisión representan un punto de control, así como aquellas que incluyen verificaciones o revisiones.

Por otro lado se debe tener en cuenta que al desarrollar un procedimiento se deben identificar e incorporar los controles
operativos referentes a: Riesgos de seguridad de la información, riesgos laborales y riesgos de los aspectos ambientales.

5.11.3 Descripción del instructivo

1. DESCRIPCION
RESPONSABLE REGISTRO
1.1 Descripción A (Si aplica)
Se escribe el cargo teniendo
Se describen de forma clara y especifica las actividades que se deben realizar. Se escribe el
en cuenta el nivel (Asesor,
Las actividades deben iniciar con verbo en infinito. nombre del
Profesional Especializado,
Se debe describir el tipo de documento o registro mediante el cual se captura la Documento,
Profesional, Técnico,
información (Se relaciona en el campo “Registro”). Formato y/o
Auxiliar Administrativo y/o
Cuando sea necesario, los puntos de control deben ser identificados con una Registro arrojado
secretarial) y cuando aplique
lupa. por la actividad con
una descripción del
el código
responsable designado. Ej.
correspondiente
Profesional responsable del
cuando aplique.
presupuesto.

5.11.4 Formatos

Todos los formatos deben contener su propio instructivo, estos instructivos pueden ser de tres (3) tipos:

5.11.4.1 Sobre el mismo formato: Cuando se deba diligenciar espacios en blanco, entre paréntesis () en letra color gris se
debe describir la información que debe diligenciarse.

Ejemplo:
“…representado por el Dr. (Nombres y apellidos del Director General) en su calidad de Director General, identificado con
la cédula de ciudadanía No (No de Documento) quien en este acuerdo se denominará el IDIPRON (Nombres y apellidos
de el/la Joven) quien actúa en su propio nombre, en forma libre y espontánea, identificado con cédula de ciudadanía No.
(No de Documento) …”
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5.11.4.2 Conservando la estructura del formato: El instructivo Se debe diligenciar en una hoja aparte, en el cual se
describe cada uno de los campos que contiene el documento conservando la estructura del formato, indicando las
opciones que deben ir en el campo cuando estas se encuentren parametrizadas.

Ejemplo:

Formato Original Instructivo

Descripciones
Opciones

5.11.4.3 Con instructivo que describa cada campo: El instructivo se debe diligenciar en una hoja a parte del formato, no
debe conservar la misma estructura, pero si el orden de diligenciamiento de los campos, definiendo cada uno e
indicando las opciones que se encuentren parametrizadas.

Ejemplo:
Formato Original Instructivo

5.11.5 Plantillas

No requieren codificación, únicamente debe llevarse el control de la versión y la fecha de entrada en vigencia separados por
una coma (,). Ejemplo: Vr 03, 17/05/2016. Esta debe diligenciarse en la esquina superior o inferior izquierda. Para el caso de
las presentaciones en Power Point no es necesario que se vea esta información, pero si debe incluirse en el patrón de la
diapositiva.
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5.12 ANEXOS

Corresponde al(los) documento(s) que se adjunta(n) al documento en cuestión, cuya finalidad es dar información adicional
que complemente, explique, defina o soporte el contenido o actividades realizadas o a realizar.

Estos anexos deben numerarse con letras, así: Anexo A, Anexo B, Anexo C y así sucesivamente.

5.13 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

5.13.1 Descripción de cambios

El control de cambios aplica para todos los documentos de la pirámide a excepción de los formatos y plantillas y se debe
indicar la versión y la descripción del cambio realizado así:

 Versión: Se indica el número de la versión iniciando desde el número 01.

 Descripción de Cambios: En la versión 01 se indica la creación del documento, a partir de la versión 02 se indican
cuáles fueron los cambios realizados y el porqué de estos cambios.
 Cuando sea necesario pasar un documento de un proceso a otro, se realiza la justificación dejando como tipo de
solicitud la actualización del documento si el documento solo cambia de proceso o modificación y actualización: si
adicionalmente se generan cambios en el documento.
 Fecha: Se indica la fecha de elaboración en formato día/ mes / año, en números y de diligencia en la Oficina Asesora
de Planeación.
 Elaboró: Se indica el(los) nombre(s) de la(s) persona(s) que elaboró(aron) cada versión y en la última actualización
se indica el nombre y la firma de quien(es) lo elaboró(aron).
- Escribir el nombre completo en Mayúscula sostenida
- Escribir en cargo si es funcionario del IDIPRON, el objeto como fue asignado en el contrato, las primeras
palabras en Mayúscula. (Ej: Profesional de Apoyo)
- Escribir el nombre del área o dependencia a la que pertenece
- Siempre debe ir la firma del profesional de apoyo de la Oficina Asesora de Planeación que acompaña el proceso

XX. CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

FECHA
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS ELABORÓ
(DD/MM/AAA)

__________________
Fecha en la que se NOMBRE
01 Se indica la creación de documento
elaboró la versión 1 Cargo
Área o Dependencia

__________________
Fecha en la que se NOMBRE
02 Se indican los cambios realizados
elaboró la versión 2 Cargo
Área o Dependencia
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5.13.2 Revisión

El control de revisión y aprobación aplica para todos los documentos de la pirámide a excepción de los formatos y plantillas,
en el caso de las copias cargadas en la página web no se cuenta con la firma pues esta reposa en las copias físicas así:

 Nombre: Indicar nombre del servidor quien revisó el documento, generalmente es el responsable del área o
dependencia y el nombre del líder del proceso que corresponda, según la asignación de Lideres de proceso (Cap. 6.3)
 Cargo: Indicar el cargo del servidor que realizó la revisión teniendo en cuenta la escala (Director, Asesor,
Responsable, Líder) y para el caso del líder del proceso el cargo según corresponda: Director General, Subdirector
Administrativo, Subdirector Operativo, Subdirector (de la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano), Jefe de
Control Interno, Jefe Oficina Asesora Jurídica o Jefe oficina Asesora de Planeación.
 Fecha: Se indica la fecha de revisión y la fecha de aprobación por parte del líder del proceso en formato día/ mes
/año, en números.
 Firma: En el documento físico reposan las firmas correspondientes, mientras en el archivo digital se indica en rojo
y mayúscula sostenida “FIRMA EN ORIGINAL”

XXI. REVISIÓN Y APROBACIÓN

FECHA
NOMBRE CARGO FIRMA
(DD/MM/AÑO)
Nombre del servidor
REVISÓ Nivel del Servidor Fecha de Revisión FIRMA EN ORIGINAL
quien revisa
APROBACIÓN
Nombre del líder del Fecha de
LIDER DE Cargo del Líder FIRMA EN ORIGINAL
Proceso Aprobación
PROCESO

6. LÍDERES DE PROCESO
Proceso Líder del Proceso
Planeación
Gestión de Mejoramiento
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Gestión de Comunicaciones
Investigaciones
Modelo Pedagógico (SE3)
- Área Sicosocial - Territorio
- Área Sociolegal - Externado
- Área Salud - Internado Subdirector (a) Operativo (a)
- Área Educación
-Área Espiritualidad
- Área Emprender
Atención a la Ciudadanía
Control Interno Disciplinario
Gestión Financiera
Gestión Documental
Gestión Ambiental Subdirector (a) Administrativo (a)
Servicios Administrativos
Aprovisionamiento
Mantenimiento de Bienes
Gestión Tecnológica y de la Información
Gestión de Desarrollo Humano Subdirector (a)
Gestión Contractual
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Gestión Jurídica
Seguimiento y Evaluación a la Gestión Jefe Oficina Control Interno
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 APROBACIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Después de aprobada la resolución de adopción del Manual de Operaciones y Procedimientos, las actualizaciones realizadas
a este, serán formalizadas y se entienden oficiales mediante las respectivas firmas del Líder del Proceso y el Representante de
la Dirección del Sistema Integrado de Gestión, en el Control de Documentos; puesto que en su calidad de representantes ante
la dirección son garantes de la pertinencia y aprobación de los documentos del Instituto.

7. DISPONIBILIDAD Y CONTROL DE VERSIONES

 Los documentos vigentes se encuentran disponibles para su consulta y uso en la página web y en el archivo físico y
magnético de la Oficina Asesora de Planeación.
 Todo documento magnético publicado en la página web, se considera Copia NO CONTROLADA y la COPIA
CONTROLADA se encuentra en el Manual de Operaciones y Procedimientos.
 El líder del Sistema Integrado de Gestión es el único autorizado para emitir COPIAS CONTROLADAS de los documentos
publicados en la página Web y de llevar el control de su distribución
 En caso de requerirse copias de los originales para fines de información, capacitación y entrenamiento se podrán reproducir
copias sin que exista control de su distribución, pero deben identificarse como COPIAS NO CONTROLADAS.
 Las versiones obsoletas serán archivadas en la carpeta de OBSOLETOS, en orden de proceso y consecutivo y reposan en
la Oficina Asesora de Planeación.
 El listado maestro de documentos será actualizado en digital y se conserva los documentos (digitales) de la Oficina Asesora
de Planeación.

7.1 PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB

Los documentos se publican en la página web en el Centro de Documentación, así:

 En la categoría Manual de Procesos y Procedimientos, en la cual se encuentran sub-categorías para cada proceso y dentro
de cada proceso sub-categorías de caracterización, documentos internos, formatos, instructivos, manuales y
procedimientos.
 Al cargar los documentos es necesario seguir los siguientes parámetros:
1. Tipo de Documento: Se selecciona de la lista desplegable según corresponda (Procedimiento, Instructivo, Formato,
etc.).
2. Fecha de expedición: se selecciona la fecha en la que se carga el archivo del documento.
3. Descripción: Se escribe el último número del código, en tres dígitos y el nombre completo del documento.
4. Documento: se selecciona el archivo que corresponda, teniendo en cuenta que previamente se debe guardado el
archivo, asignando como nombre el código del archivo.
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5. Los Manuales, Documentos Internos, Procedimientos e Instructivos se deben cargar en PDF.

7.2 SOCIALIZACIÓN

La socialización de los documentos se realiza mediante correo electrónico masivo, el cual contendrá la siguiente información:

 El proceso, Documento, código y fecha a partir de la cual entra en vigencia.

 La responsabilidad de implementar el documento.
Para lo cual se sugiere el siguiente texto:

Mediante el presente se informa que el proceso Gestión de Mejoramiento, mediante aprobación del líder del proceso (Jefe de
la Oficina Asesora de Planeación), ha generado una nueva versión (o nuevo formato, según corresponda) del formato
“Listado Maestro de Documentos”, E-MEJ-FT-001, el cual entra en vigencia a partir del 10 de marzo de 2013, en versión
03.

Este se encuentra disponible en la página web en el link Formatos/ Gestión de Mejoramiento (o copiar la ruta de la página).

Recuerde que el uso de los documentos del instituto es responsabilidad de todas y todos y su implementación está en cabeza
de los líderes de procesos, responsables de área y/o encargados de unidad.

Cuando los documentos aplican para un grupo, actividad o proceso específico se realiza la aclaración en el correo enviado.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AÑO)
01  Se crea el instructivo para la elaboración de documentos 03 /09/2008 IVÁN ROBERTO CORTES
 Se simplifica y aclara el objetivo y alcance del instructivo.
 Se describe la forma general de elaborar documentos
unificando los parámetros técnicos para ello tales como: letra,
márgenes, simbología etc.
 Se indica la metodología para codificar los documentos.
02 07/01/2011 YULI MELO MORENO
 A la pirámide documental se agregan nuevos niveles de
acuerdo a los tipos documentales con el fin de controlar las
versiones de cada uno de estos.
 Se modifica la composición del código en el que se establece
una tabla denominada “Codificación”.
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 En la descripción del proceso se agrega la columna formato por

punto de control y se agrega la representación gráfica
(flujograma).
 Debido a la naturaleza de los documentos se cambia el tipo de
documento de instructivo a manual.
 Se actualiza el glosario. (2)
 Se elimina el plan y el listado de los niveles de la estructura
documental. (3)
 Se elimina la obligatoriedad del tipo y tamaño de letra y
márgenes. (4)
 Se modifican los elementos a incluir en los documentos y se
agrega la categoría EX (5.1)
 Se incluye el encabezado de la Caracterización (5.2)
 Se explica la forma y redacción `para elaborar Objetivos.
03  Se elimina el plazo de 15 días para realización de 04/03/2012 YULI MELO MORENO
modificaciones.
 Se elimina el campo de puntos de control y observaciones en la
del procedimiento.
 Se modifica y explica la explicación de los Puntos de Control
en la descripción de los procedimientos. (5.7.2)
 Se incluye en el control de cambios el campo de elaboro. (6)
 Se incluye el texto FIRMA EN ORIGINAL para los
documentos digitales. (6.1)
 Se incluye los líderes de los procesos. (6.2)
 Se incluye la descripción para la disponibilidad y control de
versiones. (7.)
 Se modifica como opcional el control de cambios para los
documentos internos.
 Se modifica el numeral 5.2 respecto a la eliminación del campo
subproceso del encabezado de los documentos. FIRMA EN ORIGINAL
04  Se actualiza la tabla de codificación conforme al nuevo mapa 25/08/2014 YULI MELO MORENO
de procesos. Profesional Universitario
 Se incluye en el numeral 5.7 la indicación respecto al tiempo.
 Se modifican los líderes de los procesos conforme al nuevo
mapa de procesos.
 Se modifica la pirámide documental con la siguiente estructura:
La documentación externa sale de la pirámide puesto que sirve
como insumo para modificar cualquier documento, 1.
FIRMA EN ORIGINAL
Caracterización, 2. Manual, 3. Procedimiento, 4. Documentos _________________
internos, 5. Instructivo, 6. Formato y Planilla. Este orden KATHERINE BETANCUR GARCÍA
obedece a los alcances de los documentos y referenciación. Contratista Profesional Universitario
 En el ítem 5.1 de la tabla de contenidos de los documentos, el Oficina Asesora de Planeación
05 elemento “documentos de Referencia” se modifica pasando de
“N/A” a “OP” (opcional) para los procedimientos, puesto que
permite remitir documentos que dan lineamiento frente a las
actividades.
 Del ítem 5.2.4, en la tabla de codificación se modifica el
nombre del proceso “Planeación de la Gestión y Control
Social” por “Planeación de la Gestión y Participación” ya que
responde a la estructura actual del mapa de procesos.
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 Se incluye el ítem 5.3 la portada con su descripción, el ítem 5.4

la tabla de contenido, el ítem 5.9 Documentos referencia, el
ítem 5.10 Anexos, el ítem 5.11 Caracterización, el ítem 5.13
Descripción del instructivo y el ítem 5.14 de Formatos, con el 30/08/2016
fin de dar mayor claridad sobre la información que debe
contener cada uno de estos ítems y la presentación de los
mismos.
 Se modifica en “Lideres de los procesos”, el líder para el
proceso “Gestión de Comunicaciones”, pasa de ser
“Coordinadora de Comunicaciones” por “Responsable Área de
Comunicaciones” puesto que responde a la estructura orgánica
y vigente en la entidad y para el proceso “Economía para la
vida” pasa de ser el “Subdirector (a) de Desarrollo Humano”
por el/la “Subdirector (a) Administrativo(a)” puesto que desde
esta Subdirección se darán los lineamientos para las actividades
de generación de ingresos.
 Se actualiza la tabla de contenido de acuerdo a las
modificaciones del documento.
 Se ajusta el objetivo a la estructura definida para el mismo.
 Se modifica la estructura de la documentación teniendo en
cuenta el tipo de información que maneja cada una.
 Se agrega al contenido de los documentos las opciones de
“documentos internos asociados”: puesto que es necesario
saber con qué documentos están articulados, se ampliará la
información de los "documentos externos" incluyendo en las
condiciones generales o en las actividades la normatividad que FIRMA EN ORIGINAL
sustenta dicha acción.
 Se modifica la tabla de codificación teniendo en cuenta el ______________________________
06 22/05/2017
nuevo mapa de procesos. KATHERINE BETANCUR GARCÍA
 Se adiciona al alcance la aclaración de los mismos en los Contratista Profesional Universitario
procedimientos. Oficina Asesora de Planeación
 Se adiciona la explicación y el formato de los documentos
internos asociados y la explicación y formato para la
normatividad y documentos de referencia.
 Se adicionará la imagen del formato de caracterización de
procesos.
 Se amplía la descripción de los procedimientos.
 Se amplía la descripción del control de cambios de documentos.
 Se modifican los líderes de proceso teniendo en cuenta el mapa
de procesos actual.

9. REVISIÓN Y APROBACIÓN

FECHA
NOMBRE CARGO FIRMA
(DD/MM/AÑO)
PROFESIONAL
REVISÓ LIGIA STELLA ROZO REINA 22/05/2017 FIRMA EN ORIGINAL
UNIVERSITARIO
APROBACION
KATTIA JEANETH PINZÓN JEFE OFICINA ASESORA
LIDER DEL 22/05/2017 FIRMA EN ORIGINAL
FRANCO DE PLANEACIÓN
PROCESO