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ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P.

GERENCIA GENERAL

OFICINA DE SISTEMAS Y ORGANIZACIÓN

INVITACION A COTIZAR EHUI-AGTXXX-2017

TÉRMINOS DE REFERENCIA

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LA PAGINA WEB


PARA “LA ELECTRIFICADORA DE HUILA S.A.E.S.P”

NEIVA, OCRUBRE DE 2017

1. OBJETO.

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Diseño, desarrollo e implementación de la pagina WEB para “La
Electrificadora de Huila S.A.E.S.P”

2. ALCANCE

Contratar los servicios para el Diseño, desarrollo e implementación la


plataforma web del portal institucional de “La Electrificadora del Huila
S.A.E.S.P”

La EMPRESA CONTRATISTA deberá realizar configuraciones al entorno de


trabajo de la plataforma web, en cuanto al equipo servidor en donde se
instalara y configurara la aplicación en cuanto al sistema operativo como de
las bases de datos. El diseño y desarrollo , se ejecutaran según plan de
trabajo definido entre ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P. y la
EMPRESA CONTRATISTA y para ser implementadas en el sistema. El
servicio de soporte consiste en la prestación de asistencia relacionada
con la resolución de dudas sobre los conceptos del sistema o sobre su
funcionalidad y utilización, sobre la operación de las aplicaciones. El
servicio de soporte incluye la capacitación adecuada del personal
involucrado en la actualización y administración de la página web de la
ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P. En caso que
ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P., requiera capacitaciones
adicionales por parte de EMPRESA CONTRATISTA, estos costos no están
incluidos, y serán facturados como servicios adicionales.

El proponente se debe comprometer a entregar la solución ajustada con los


requerimientos de ley y regulación sectorial vigentes en Colombia a la fecha

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del contrato y durante su vigencia. Este servicio debe incluir también el
derecho a cualquier tipo de actualización que se suceda en el producto sin
costo adicional entiéndase como corrección y/o nuevo release.

Corresponde al diseño y desarrollo de la página web teniendo como guía el


estado actual de la página web de la electrificadora (ANEXO 1), donde se
desarrolle la nueva página de acuerdo a las necesidades que se vayan
presentando y sugerencias realizadas por ELECTRIFICADORA DEL HUILA
SA ESP. Dichas sugerencias serán de análisis para la implementación de
las mismas y montadas en un plan de trabajo realizable en el tiempo que
dure el contrato. Entre otros procesos se llevará a cabo lo siguiente:

PRODUCTOS ESPERADOS:

Producto 1: plan de trabajo de la empresa contratada el cual debe incluir:

a. enfoque y metodología
b. experiencias similares que se puedan haber tomado como
referencia.
c. Cronograma de la programación clara y detallada de los
diferentes componentes establecidos en el modelo de
funcionamiento que permitan el desarrollo de la página Web en
los plazos estipulados en los términos de referencia.

Producto 2: diseño del sitio web que responda al modelo de


funcionamiento el cual contenga los módulos del anexo1 y además incluya
los siguientes requerimientos:

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1. Ajustar el diseño gráfico de la interfaz y sistemas de navegación de
acuerdo a los requerimientos institucionales los cuales una vez
contratado se definirán claramente.
2. Que cumpla los requisitos básicos de Gobierno en Línea relacionado
con las páginas web
3. El diseño de la página debe ser modular y ajuste a las nuevas
tecnologías (HTML5, CSS3,W3C).
4. Que cumpla con Soportar los servicios WEB, y la base de datos
que componen la integridad de las aplicaciones que se deben
desarrollar
5. Que la pagina pueda ser actualizada y administrada como los
CMS(sistemas administradores de contenidos)
6. Que los usuarios internos puedan consultar algún kiosko informativo
propio de Electrohuila mediante una intranet vinculada en la Web.
7. La página debe poder acceder desde cualquier sistema operativo,
dispositivo o navegador de páginas web.
8. APIs de las principales redes sociales
9. Página de inicio o principal en donde se presenten, menús, link o
botones que nos muestren:

a. Consulta para los usuarios el procedimiento y los requisitos para


solicitar una cuenta nueva.
b. Guía de tramites
c. Consultar el trámite de la aprobación de planos y la solicitud de
disponibilidad del servicio
d. Tramite de indemnización por falla pueda ser registrado por la web.
e. Suspensiones Programadas, comunicados de prensa (actualizada)
donde se muestre en un mapa georreferenciado la ubicación de los
sectores afectados
f. Que interactúe con el sistema OMS en línea para mostrar en un
mapa (gis) las novedades que se presente en los circuitos de la red
eléctrica de Electrohuila.
g. Tips para el ahorro de energía y medidas de prevención.
h. Tips de Uso Racional de Energía – URE de forma didáctica.
i. Consejos para evitar defraudación de fluido eléctrico y la forma de
denunciarlos de manera confidencial.
j. Normas técnicas vigentes.
k. Permitir registrar y listar técnicos e ingenieros electricistas que se
encuentran homologados para realizar obras eléctricas.
l. Información sobre Prevención de accidentes eléctricos en las
viviendas.

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m. Publicar información acerca de distancias mínimas de seguridad
(Normatividad RETIE) que se deben cumplir en las construcciones.
n. Que el usuario tenga la posibilidad de reportar las fallas en la
prestación del servicio mediante un link la página web.

o. Registro de nuestros clientes con campos que se definirán


puntualmente para poder crear la base de datos de nuestros clientes
que consultan la web
p. Publicar información acerca de los proyectos que la empresa
desarrolla para mejoramiento del servicio resaltando los beneficios
para la comunidad
q. chat que interactúe con el contact center
r. Puntos y horarios de atención mediante un mapa que muestre la
ubicación de las sedes (se debe incluir la línea 115)
s. Preguntas frecuentes. Debe recopilarse y publicarse información
básica. ¿Algunos ejemplos, que es una petición?, ¿una queja?, ¿los
recursos?, que es un silencio administrativo? cual es el
procedimiento para registrar una petición o un reclamo?, entre otros.
t. Módulo de Citaciones y avisos. Mediante conexión al sistema de
gestión documental, en donde se debe publicar automáticamente y
diariamente un link el nombre del destinatario y el número de
radicación, que al desplegarlo muestre la imagen del oficio de las
citaciones para notificación personal y notificación por aviso. Esta
publicación debe permanecer por 5 días hábiles. (Lo anterior dando
cumplimiento ley 1437/2011, Art. 37, 68, 69.)
u. Publicar el contrato de prestación de servicios públicos con
condiciones uniformes de energía eléctrica

v. Visualizar mediante un mapa los puntos de recaudo autorizados por


Electrohuila
w. Realizar los pagos electrónicos mediante el PSE.
x. Módulo de clientes el cual pueda visualizar en un mapa y con el
número de cuenta los pagos históricos realizados, los PQR que haya
solicitado tanto vía web, o a través de cualquiera de nuestras
oficinas, mapa interactivo que muestre los cortes y desconexión ya
sea por mora en el pago o por mantenimiento de uno o varios
circuitos eléctricos que involucren este mantenimiento.
y. Mostrar la factura mediante una animación que muestre
dinámicamente cada campo que compone lo impreso en la factura

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z. Elaborar el módulo de responsabilidad social y ambiental el cual
contenga un portal interactivo contando con el módulo de noticias y
galera de imágenes
aa. Que se puedan elabora encuestas las cuales se puedan analizar y
arrojar estadísticas.
bb. Estadísticas de uso de la página y de los sitios mas visitados.
cc. Espacio para lo normativo o de ley con temas de interés el cual
beneficie a nuestros usuarios internos y externos.

dd. LO QUE HACEMOS: Cadena de Valor, Presencia en el Huila,


Informe de Gestión
ee. ELECTROHUILA EN CIFRAS: Grafica de los principales indicadores,
del porcentaje de participación accionaria. Los estados financieros se
puedan cargar automáticamente a la web una vez aprobados por la junta
directiva
ff. Desarrollar el módulo de proveedores el cual permita el registro el
registro de la información definida en Electrohuila, que permita el
cargue consulta y modificación de los contratos que se deben
publicar en la página web. Elabora reportes de certificado de Ica,
estado de una cuenta, retención y paz y salvo a través del sistema
ERP. Se puedan enviar notificaciones del vencimiento de los
documentos que se han cargado en el registro de proveedores. Este
módulo debe ser administrable por los dueños del proceso de
contratación.
gg. la página puede poder realizar envíos masivos de correos a
todos los usuarios registrados en donde se les informe sobre
campañas o eventos especiales.
hh. Que se puedan crear formularios de registro de usuarios para
algún evento especifico.
ii. Ingresar información en un formulario de cuentas nuevas para que
el usuario previamente registrado pueda ver el estado de su solicitud
de matricula a Electrohuila, debe poder anexar documentos (planos,
notas , documentos)

Producto 3: manual de funcionamiento e instructivo para la operación,


mantenimiento y administración de la plataforma web. Capacitación al
administrador de la base de datos.
Así mismo como los informes que se hayan elaborado en la implementación de
la consultoría.

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Producto 4: acompañamiento y mantenimiento por un lapso de 4 meses, a
través de la cual se brindará asistencia técnica en caso de presentarse alguna
eventualidad.

Producto 5: los productos finales deberán ser remitidos por el gerente de


proyectos del proveedor para que sea aprobados por el coordinador del
proyecto de Electrohuila

3. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS

La Electrificadora de Huila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes criterios para evaluar y
calificar las propuestas:

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PUNTAJE


3.1 Experiencia 600
3.1.1 Certificación Empresarial 400
3.1.2 Hoja de Vida Talento Humano 200
3.2 Valor económico de la oferta 400
TOTAL 1.000

3.1 EXPERIENCIA – (600 Puntos)

3.1.1 CERTIFICACIÓN EMPRESARIAL – (400 puntos)

La firma oferente para acreditar la experiencia solicitada deberá anexar las


siguientes certificaciones requeridas a nivel empresarial:

EXPERIENCIA CERTIFICACIÓN REQUERIDA PUNTOS


El proveedor deberá certificar que ha
desarrollado e implementado páginas web
en los últimos 5 años aplicando las nuevas
tecnologías.
La certificación deberá estar expedida por
DISEÑO PÁGINAS
parte de la empresa que contrató los 250
WEB
servicios ejecutados y firmada por el
Representante Legal de la misma.
Si una empresa demuestra que de 1 a 5
años es su experiencia obtendrá 100 puntos,
de 6 años en adelante obtendrá 300 puntos
El proveedor deberá certificar que ha
DESARROLLO A desarrollado e implementado módulos web a
100
LA MEDIDA la medida de las necesidades de los
usuarios
IMPLEMENTACIÓN La empresa proponente deberá certificar que
50
PAGINAS WEB ha realizado implementación de paginas web

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3.1.2 HOJA DE VIDA TALENTO HUMANO (200 puntos)

Con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos de experiencia del talento
humano ofertado, el proponente, además, de adjuntar las certificaciones, deberá presentar
en su propuesta como mínimo el siguiente equipo de trabajo, conformado por profesionales
ingenieros de sistemas o afines, disponibles en forma presencial durante toda la ejecución
del contrato que se llegare a suscribir entre las partes, con el perfil y experiencia que se
describe a continuación:

N° ROL PERFIL EXPERIENCIA PUNTOS


Profesional con
certificación en
elaboración y diseño de
Mínimo tres (3) años de experiencia
páginas web de
en el desarrollo de páginas web.
acuerdo a la
herramienta que se usa
La certificación deberá estar
para el desarrollo
expedida por parte de la empresa
Desarrollador
1 que contrató los servicios ejecutados, 100
de paginas web NOTA: En caso de NO
a nombre del profesional que realizó
presentar este requisito,
dicha actividad. Por cada año de
no se considerará la
experiencia certificada se asignarán
experiencia presentada
33,33 puntos, para un máximo de
y en consecuencia se
100 puntos (2).
asignará cero (0)
puntos.

Mínimo tres (3) años de experiencia


configuración instalación y
administración de paginas web.
Profesional con
La certificación deberá estar
experiencia en
expedida por parte de la empresa
Implementación configuración
2 que contrató los servicios ejecutados, 100
páginas web instalación y
a nombre del profesional que realizó
administración de
dicha actividad. Por cada año de
página web
experiencia certificada se asignarán
33.33 puntos, para un máximo de
100 puntos (2).
(1) Para el desempeño del ROL “1” y “2”, podría ser desempeñado por un mismo profesional
dentro del equipo de trabajo ofertado, siempre y cuando cumpla con los dos (2) perfiles y la
experiencia asociada a los mismos. Los soportes dentro de la respectiva hoja de vida deberán
permitir evaluar y calificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos anteriormente
descritos.
(2) En caso de que los proponentes obtengan el mismo puntaje por año; se tendrá en cuenta al
proponente que tenga el mayor número de certificados por año en desarrollo e implementación
de paginas web

El proponente dentro de la hoja de vida de cada uno de los profesionales ofertados deberá incluir la
tarjeta profesional, requisito que no otorga puntos, pero que es indispensable para considerar la
evaluación y calificación del respectivo profesional ingeniero de sistemas o afín.

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Los profesionales correspondientes al equipo mínimo de trabajo ofertado por el proponente
seleccionado, con fundamento en los cuales será evaluado, no podrán ser sustituidos durante la
ejecución del contrato, y sólo en el evento de presentarse fuerza mayor o caso fortuito
debidamente comprobado, la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. autorizará el reemplazo del
profesional a sustituir, previa la evaluación del profesional que lo sustituirá que permita verificar el
cumplimiento con el perfil y los requisitos acreditados del profesional que se va a reemplazar, para
tal efecto el proponente deberá entregar las certificaciones correspondientes del nuevo profesional.

NOTA: Para continuar con la evaluación económica de la propuesta, el oferente deberá obtener un
puntaje mínimo de 600 puntos en la evaluación del criterio “3.1 Experiencia”, distribuidos en la
evaluación de los criterios “3.1.1 Certificación Empresarial” (400 puntos mínimo) y “3.1.2 Hoja
de Vida Talento Humano” (200 puntos mínimo).
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3.2 VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA

Cálculo del puntaje


La evaluación económica tendrá un valor máximo de 400 puntos. Este puntaje
será calculado así:
POi = (VOmin / VOi) * 400
Donde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.

Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en
medio magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.

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Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.

4. PRESUPUESTO Y APROPIACIÓN PRESUPUESTAL.

Electrohuila pagara el valor total del contrato, con recursos provenientes del
rubro 06057503001001 denominado “SISTEMA DE INFORMACION
COMERCIAL Y FINANCIERO” del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la
vigencia 2017.

ANEXO No 1

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10. El objetivo de este anexo consiste en documentar los módulos que en la
actualidad cuenta LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P con su página
web www.electrohuila.com.co, los cuales deben ser desarrollados con las
respectivas mejoras. Estos módulos son administrados por usuarios de cada una
de las áreas o procesos que se encargan de publicar información en la página
web según sus roles definidos en el módulo de administración de la página; estos
módulos en la actualidad presentan algún tipo de inconsistencias las cuales en el
nuevo desarrollo deben quedar en su nuevo diseño mejorados al momento
implementar la página web por parte del proponente o posible proveedor.
Es de anotar que la página web de Electrohuila no se cuenta con los
programas fuentes, por esta razón ningún modulo puede ser mejorado o
actualizado.

MODULOS ACTUALES

1. MODULO DE PQR: Este Modulo Consiste en el registro de un usuario que


tenga una cuenta comercial con Electrohuila, una vez registrado este podrá
realizar una consulta a través del módulo de PQR, el cual se encentra
conectado a nuestro servidor de base de datos comercial quedando registrado
el PQR con un concepto web. Una vez registrado el PQR este emite un correo
a la persona responsable de los PQR WEB el cual debe dar solución tal como
se hace con un PQR en las oficinas de atención al cliente. cada acción que se
realiza con el PQR esta es reflejada en la grilla del módulo de PQR WEB el
cual puede ser consultada en línea por el usuario que la ha registrado su
solicitud mediante la página web de Electrohuila.
INCONVENIENTE: no está enviando el correo al usuario una vez realizada
la acción por parte del colaborador de la oficina de pqr.

2. MODULO DE TARIFAS: Con este módulo se publican las tarifas mensuales


que son de obligatorio cumplimiento, aquí se muestra mediante una lista de
valores el mes que se quiere consultar. Esta tarea la realiza un colaborador del
área comercial mediante un rol autorizado para que permite agregar un archivo

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en Excel a la página web. Este módulo no se conecta a ningún sistema de
información

3. MODULO GRANDES CLEINTES: Este módulo permite registrar usuarios


especiales los cuales pueden ingresar individualmente a una carpeta que
contiene información pertinente a Reliquidación Clientes No Regulados por
Ciclo, las cuales pueden ser consultadas por cada uno de los usuarios dueños
de esta carpeta que se le crea al momento de registrar el usuario. Cada vez
que se publica información la página web se genera un correo al usuario
notificándole de la publicación. Esta información es cargada manualmente por
un funcionario y no se conecta a ningún sistema de información
INCONVENIENTE: cuando se crea el usuario no está tomado el rol
automáticamente por tal razón el usuario administrador debe hacer la
asignación del rol.

4. MODULO SUSPENSIONES PROGRAMADAS: Para el manejo de estos


módulos han creado unos roles a colaboradores del área de operación y
mantenimiento, así como al área de cartera, los cuales tiene permisos
especiales para el cargue semanal de archivos en Excel, el cual puede ser
consultado mediante una grilla de la página web la cual muestra la información
básica de los cortes programados permitiendo descargar el archivo que
contiene la información completa. Este módulo no se conecta a la base de
datos

5. MODULO SIMULADOR DE CONSUMO: con este módulo se pretendía dar a


conocer al cliente de una manera didáctica el valor del consumo aproximado
ingresando la información en cantidad y en horas de los electrodomésticos que
un saurio pueda tener en su casa. Este módulo se conectaba directamente a la

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base de datos comercial y consultaba la tarifa teniendo en cuenta el estrato
seleccionado por el sumario que realiza el cálculo de su tarifa. Una vez
ingresado todos los elementos se procede a calcular el valor total aproximado
del consumo para este mes.
INCONVENIENTE: no está calculando el valor total y se debe diseñar un
módulo más dinámico con contenido multimedia

6. MODULO IMPRIMA SU FACTURA: consiste en que los usuarios del sistema


comercial se registren con una información básica incluyendo el número de
cuenta registrado el sistema comercial (esta cuenta se valida en el sistema de
información comercial conectándose en línea para su verificación) . Una vez
registrado los usuarios podrán imprimir la factura en línea tomando la
información directa mente en la base de datos. Para su buen funcionamiento
se requiere instalar una fuente de código de barras para que en la impresión
saliera como se requiere en los puntos de pago.
INCONVENIENTE: en ocasiones no genera la factura y no deja descargar
la fuente.

7. MODULO DE CONTRATACION: Mediante este módulo la empresa pública


todas las invitaciones públicas y sus respectivos anexos, adicionalmente se
pueden realizar preguntas a las respectivas publicaciones las cuales son
administradas por un colaborador; este módulo también tiene la posibilidad de
consultar las invitaciones dependiendo de su estado cerradas, abiertas,
desiertas y anuladas. El repositorio de esta información se encuentra en una
base de datos sqlserver y no se conecta al ERP
INCONVENIENTE: no permite colocar la fecha la hora de apertura y cierre,
la grilla solo muestra hasta 99 registros cuando pasa de 100 se pierde en la
consulta todos los registros, adicionalmente no deja agregar adendas.
8. MODULO IMPRIMA SU FACTURA

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