WORKFLOW

INTEGRANTES:
NANCY ROGRÍGUEZ.
FERNANDO GUALOTUÑA.
JUVELI INLAGO.
BLANCA SANCHEZ.
SORAYA GUERRERO.
CHRISTOPHER GARCÍA.

ING: ALEXANDRA ZURITA

AE7-2
Julio 18, 2015
 WORKFLOW

Definición:

Es el flujo de trabajo que permite la implementación, automatización y

seguimiento de procesos administrativos que involucra documentos,
información o tareas que pasen de un participante a otro, para la realización
de tareas específicas.

Objetivos:

 Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el

sistema de información.

 Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los

procedimientos organizativos.

 Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo

ejecutan.

 Facilitar la movilidad del personal.

 Soportar procesos de reingeniería de negocio.

 Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma

de decisiones de una organización, empresa o institución.

 Adicionalmente optimizar el servicio.

Ventajas

 Puntualidad

 Mejora de los procedimientos

  Seguimiento de
la ejecución de
los proyectos

 Automatización
de los
procedimientos

 La reducción del ti
empo de búsqueda de papeles o el menor gasto en papelería

 La estandarización de los procesos lleva a tener un mayor

conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a obtener una
mejor calidad de estos.

 Recursos disponibles. Se asegura que los recursos de información

(aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los trabajadores
cuando ellos los requieran.

 Diseño de procesos. Se fomenta a pensar los procesos de una

manera distinta a la tradicional forma jerárquica que se utiliza para
diseñarlos en la actualidad.

Desventajas

 Análisis largo y difícil.

 Limitaciones impuestas por el software.

Características:

 Automatización

Cada flujo de trabajo automatiza la secuencia de acciones del proceso asi

también como las herramientas necesarias para controlarlo, es decir que
brinda información a la gente correcta en el orden correcto con las
herramientas adecuadas
.
 Diseño gráfico de los procesos:

Es una herramienta gráfica para crear

los mapas de procesos que definen el flujo del trabajo y las tareas desde el
comienzo hasta el final.

 Favorece la eliminación de la burocracia

Ayuda a mejorar la gestión de la empresa, eliminando la acumulación

innecesaria de papeles y
agilizando los trámites
administrativos al interior de ella.

 Fortalece el control de gestión

El acceso que tiene el ejecutivo a la
información que fluye a través de
Workflow le permite la detección y/o
evaluación de los problemas en forma oportuna.
Manejo de excepciones: manejo de las siempre presentes "excepciones a
la regla".

Por ejemplo, la característica de reasignar una tarea de un usuario a otro si

el usuario está ausente o por causa de un daño en su computador.

Monitorización:

Cada usuario con privilegios tiene la posibilidad de ver los incidentes de

Workflow en los cuales han participado. Este punto es especial importancia
para los supervisores que podrán controlar los cuellos de botella y ver o
prever necesidades de ampliación o reestructuración de recursos.

Comunicación:

Los usuarios son notificados con sus nuevas tareas, retrasos y los
supervisores informados cuando un proceso se detiene.
 Permite una adecuada coordinación e integración
Facilita una óptima coordinación entre personas, comunicación,
procedimientos y sistemas de información.

CLASIFICACIÓN

o Workflow de producción:

Este tipo de Workflow es también conocido Workflow de Transacciones,

esta se encargar de automatizar los procesos que tienden a ser
repetitivos, bien estructurados y con gran manejo de datos.
 Ejemplo:

Institución: Banco del Pacifico

 Matriculación de Alumnos

 La Secretaria recibe copia de la cedula y papel de votación

 Verifica los datos en el Sistema.

Si ha pasado el semestre.

Si no reprobó una materia.

 Si todo está bien, procede a ingresar los datos y a matricular al

alumno.

 Recibe el certificado de matriculación.

 El sistema automáticamente ubica al alumno el curso y las materias

que le corresponden ver en ese semestre.

o Workflow de colaboración:

Los Workflow de colaboración estructuran o semi-estructuran procesos

de negocios donde participan personas, con el objetivo de lograr una
meta común.

Los documentos son elemento clave para este tipo de Workflow es por
ello que mantiene la integridad de los documentos.

Ejemplo

 Institución: Municipio de Milagro

 Recepción de documentos

El usuario deja el documento donde la recepcionista.

 La recepcionista sube el documento a Alcaldía.

La secretaria ingresa el documento en el Sistema, obtiene un código.

El Alcalde revisa el documento, y determina a qué lugar debe ir.

o El documento va al lugar designado para seguir el trámite.

o En caso de no proceder el documento regresa a la Secretaria y es

archivado.

La dependencia sigue con la acción determinada.

El usuario verifica que paso su documento preguntando a la Secretaria.

Y lo envía a la dependencia donde esta documento.

o Workflow Administrativo:

Es aquel que involucra procesos de administración en una empresa tales

como órdenes de compra, reportes de ventas, etc.

El Workflow Administrativo se aplica bajo las siguientes condiciones:

- Hay gran cantidad de procesos administrativos de la empresa.

- La posibilidad de hacer cambios debe ser frecuente ya que es muy

importante.

- El personal de la organización es un potencial participante.

Ejemplo

 Cualquier empleado de la empresa dentro de la empresa podría llenar

una orden de compra para un cliente, esto debido a que la aplicación debe
proporcionar tanto facilidades de manejo como de cálculos. Si la orden de
compra es menor que cierto monto la misma pasa directamente a depósito,
allí se hace un control automático de stock y si hay disponible mercadería
se hace la entrega de la misma. Si la orden es mayor a un monto dado,
entonces la misma es pasada al supervisor para su aprobación y luego
sigue su ruta habitual si fue aprobada.
 WEBGRAFÍA

http://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htm

http://es.slideshare.net/isa0418/workflow-12323651

http://www.utm.mx/temas/temas-docs/nfnotas518.pdf

http://es.slideshare.net/guestc13577/workflow-1167198

http://es.slideshare.net/isa0418/workflow-12323651

http://es.slideshare.net/jcfdezmx2/workflow-presentation-662536

http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/workflow-o-flujos-trabajo/workflow-o-
flujos-trabajo.pdf

https://sites.google.com/site/contalc301/home/tarea1-tema2